Создание формы в Access
В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в базе данных классического приложения Access, ее внешний вид играет важную роль. Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.
Создать форму на компьютере в базе данных Access можно несколькими способами. В этой статье мы рассмотрим наиболее распространенные из них.
В этой статье
- Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access
- Создание пустой формы в Access
- Создание разделенной формы в Access
- Создание формы, отображающей несколько записей, в Access
- Создание формы, содержащей подчиненную форму в Access
- Создание формы навигации в Access
- Дополнительные сведения
Создание формы из существующей таблицы или запроса в Access
Чтобы создать форму из таблицы или запроса базы данных, в области навигации щелкните таблицу или запрос, содержащие данные для формы, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Форма.
Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. При необходимости вы можете изменить оформление, например настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье об использовании инструмента «Форма».
Создание пустой формы в Access
- Чтобы создать форму без элементов управления и заранее отформатированных элементов, выполните следующее. На вкладке Создание нажмите кнопку Пустая форма. Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.
- В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
- Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля на форму.
Примечание: Порядок таблиц в области Список полей может изменяться в зависимости от выбранной части формы. Если не удается добавить поле в форму, выберите другую часть формы и повторите попытку.
Создание разделенной формы в Access
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях: в представлении формы и в режиме таблицы. То есть вы можете использовать возможности обоих этих представлений в одной форме. Например, можно быстро найти запись в режиме таблицы, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы. Эти две части формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом.
Чтобы создать новую разделенную форму с помощью инструмента «Разделенная форма», в области навигации щелкните таблицу или запрос с нужными данными, а затем на вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.
Access создаст форму, которую можно изменять по своему усмотрению. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Подробнее о работе с разделенными формами читайте в статье о создании разделенной формы.
Создание формы, отображающей несколько записей, в Access
Форма нескольких элементов (также называется ленточной) удобна, если требуется отобразить несколько записей. Кроме того, ее легче настроить, чем таблицу. Такую форму можно создать с помощью инструмента «Несколько элементов».
- В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
- На вкладке Создать щелкните Другие формы >несколько элементов.
Будет создана новая форма, которая отобразится в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, можно настроить размер полей в соответствии с данными. Подробнее читайте в статье Создание формы с помощью инструмента «Несколько элементов».
Создание формы, содержащей подчиненную форму в Access
При работе со связанными данными, хранящимися в отдельных таблицах, часто приходится просматривать их из нескольких таблиц или запросов в одной и той же форме, поэтому подчиненные формы отлично подойдут в такой ситуации. В зависимости от потребностей подчиненные формы можно добавлять несколькими способами. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы, содержащей подчиненную форму (форма с отношением «один-ко-многим»).
Создание формы навигации в Access
Форма навигации — это простая форма, содержащая элемент навигации. Формы навигации являются полезным дополнением любой базы данных, но особенно важны для баз данных, публикуемых в Интернете, так как область навигации Access не отображается в браузере.
- Откройте базу данных, в которую нужно добавить форму навигации.
- На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Навигация и выберите нужный стиль формы навигации.
Access создаст форму, добавит на нее элемент навигации и отобразит форму в режиме макета. Подробнее об этом читайте в статье Создание формы навигации.
Дополнительные сведения
Формы можно настраивать с помощью нескольких параметров. Выберите нужные из представленных ниже.
Если вы хотите иметь возможность выбирать поля, которые будут отображаться в форме, создайте форму с помощью мастера форм.
Добавление вкладок в форму позволяет упорядочить данные и сделать форму более удобной для восприятия, особенно, если форма содержит большое количество элементов управления.
Элемент управления «Веб-браузер» дает возможность отображать в форме веб-страницы. Вы можете связывать его с полями и элементами управления базы данных, чтобы динамически определять отображаемую страницу. Например, с помощью адресов в базе данных можно создавать настраиваемые карты на сайте, или использовать сведения о товаре в базе данных для поиска объектов на веб-сайте поставщика.
Элементы управления в Access размещаются вдоль направляющих линий (макетов), которые позволяют выравнивать элементы управления в форме. Узнайте, как перемещать и изменять размер отдельных элементов управления.
Вставка таблицы в форму
Таблица — это простое представление данных, расположенных в строках и столбцах. Если дважды щелкнуть таблицу в области навигации, Access отобразит ее в качестве таблицы. Из-за компактного представления данных таблицы хорошо работают, когда они используются в качестве подчиненной формы для отображения данных на стороне «многие» отношение «один-ко-многим». В этой статье описано, как добавлять таблицы данных в формы в Access.
В этой статье
- Просмотр примера таблицы в форме
- Перетаскивать таблицу в форму
- Вставка таблицы в существующую форму в представлении макета
- Вставка таблицы в существующую форму в конструкторе
- Различия между разделенной формой и формой, которая содержит таблицу
Просмотр примера таблицы в форме
Предположим, вам нужно создать форму, которая отображает данные о категориях продуктов, а также обо всех товарах в них. Данные в таблице «Категории» являются стороной отношения «один», а данные в таблице «Товары» — стороной «многие» отношения. Каждая категория может иметь много продуктов.
1. В основной форме отображаются данные на стороне отношения «один».
2. В таблице данных показаны данные со стороны отношения «многие».
Перетаскивать таблицу в форму
Чтобы быстро добавить существующую таблицу в форму, откройте ее в конструкторе, а затем щелкните, удерживайте и перетащите существующую форму таблицы из области навигации в область конструктора форм.
Если перед началом данной процедуры отношения были настроены правильно, access автоматически задает свойства «Основные поля» и «Основные поля» с правильными значениями, которые привяжет основную форму к режиму таблицы.
Пустая ссылка на «Пустая ссылка» и свойства «Мастер полей»
Если Access не удается определить, как связать его с основной формой, он оставляет пустыми свойства «Основные поля» и «Основные поля подчиненной формы». Эти свойства необходимо настроить вручную.
Вставка таблицы в существующую форму в представлении макета
Если связи между таблицами в базе данных уже определены, можно быстро добавить таблицу в существующую форму в представлении макета. При добавлении поля со стороны отношения «многие» в форму, основанную на стороне отношения «один», Access автоматически создает таблицу для отображения связанных записей.
- Откройте существующую форму в представлении макета, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации и щелкнув в этом меню пункт «Макет». Если область Список полей не отображается:
- Нажмите клавиши ALT+F8. — или — На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля. Обратите внимание на то, что в области «Список полей» таблицы делятся на разделы: доступные в этом представлении поля и поля, доступные в связанной таблице. В нижней части области «Список полей» все другие таблицы, не связанные напрямую с главной таблицей, перечислены в списке полей, доступных в других таблицах.
- В разделе «Поля, доступные в связанной таблице» разблокировать таблицу, содержаную первое поле таблицы, и перетащите его на форму. Access создаст таблицу и добавит в нее поле.
- Чтобы добавить дополнительные поля в новую таблицу, необходимо сначала щелкнуть таблицу, чтобы выбрать ее. Обратите внимание, что Access переупоряает область списка полей так, чтобы доступные для таблицы поля были вверху. Из раздела «Поля», доступного для этого представления, перетащите в таблицу любые другие нужные поля. Когда вы перетаскивать каждое поле в таблицу, Access рисует отрезок вставки, который показывает, куда будет вставлено поле, когда вы отпустите кнопку мыши.
- Продолжайте добавлять поля в основную форму или таблицу, щелкнув основную форму или таблицу, чтобы выбрать их, а затем перетащив поле из области «Список полей».
В разделе «Поля, доступные в других таблицах» области «Список полей» содержатся таблицы, не связанные напрямую с таблицей или запросом, на основе которые основана выбранная форма. Если вы определили все допустимые связи между таблицами в окне «Отношения», то поля в разделе «Поля, доступные в других таблицах», скорее всего, не будут допустимым выбором формы, которую вы строите. Если перетащить поле из этого раздела в форму, в Access отобразит диалоговое окно «Укажите отношение». Перед началом необходимо ввести поля, которые связывают две таблицы друг с другом. В этом случае область «Список полей» больше не будет сортироваться по разделам в соответствии с заранее заданной связью. Возможно, лучше нажать кнопку «Отмена» в этом диалоговом окне и перезаменить связи между таблицами. Дополнительные сведения о связях см. в статье «Создание, изменение и удаление отношения».
Вставка таблицы в существующую форму в конструкторе
Используйте эту процедуру, чтобы добавить таблицу, основанную непосредственно на таблице или запросе, в существующую форму в конструкторе.
- Откройте форму в конструкторе, щелкнув ее правой кнопкой мыши в области навигации и нажав кнопку «Конструктор».
- Если на вкладке «Конструктор» в группе «Элементы управления» выбран инструмент «Использовать мастера», щелкните его, чтобы он не был выбран. Почему? Если он используется, мастер управления подчиненной формы создает отдельный объект формы и создает на его основе его. Эта процедура, в свою очередь, создает таблицу, основанную непосредственно на таблице или запросе, а не на форме.
- На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Подчиненная форма/отчет.
- В бланке формы щелкните место, куда нужно вставить таблицу.
- Чтобы изменить положение и положение подчиненной формы, перетаскиванием углов и углов этого управления, можно изменить его положение.
- Чтобы изменить вложенную надпись для подчиненной формы, щелкните ее, дважды щелкните, чтобы выбрать текст, а затем введите новую метку. Если вы хотите удалить метку, щелкните ее один раз и нажмите кнопку DELETE.
- Если окно свойств не отображается, нажмите клавишу F4.
- Если это не так, щелкните его один раз, чтобы выбрать.
- На вкладке «Данные» в окне свойств щелкните список «Исходный объект» и выберите таблицу или запрос, которые вы хотите отобразить в таблице. Например, если вы хотите отобразить данные из таблицы «Заказы», щелкните «Таблица.Заказы».
- Если перед началом данной процедуры отношения были настроены правильно, access автоматически задает свойства «Основные поля» и «Основные поля» с правильными значениями, которые привяжет основную форму к режиму таблицы. Пустая ссылка на «Пустая ссылка» и свойства «Мастер полей» Если Access не удается определить, как связать его с основной формой, он оставляет пустыми свойства «Основные поля» и «Основные поля подчиненной формы». Задайте значения для этих свойств вручную, выполнив указанные ниже действия.
- Откройте основную форму в конструкторе.
- Щелкните один раз для выбора подчиненной формы.
- Если в данный момент не отображается лист свойств, нажмите F4.
- На вкладке «Данные» окна свойств щелкните(. )рядом с полем свойства «Личные поля связи». Будет открыто диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.
- В списках «Master Fields» (Поля)» и «Child Fields» (Поля master и Child Fields) выберите поля, с помощью которые вы хотите связать формы. Если вы не знаете, какие поля использовать, нажмите кнопку «Предложить», чтобы Access определил связывающие поля. По окончании нажмите кнопку ОК. Если вы не видите поле, которое требуется использовать для связываия форм, возможно, потребуется изменить источник записей для master или child form, чтобы убедиться, что поле в нем. Например, если форма основана на запросе, убедитесь, что связующий поле присутствует в результатах запроса.
- Сохраните основную форму и переключение в представление формы, чтобы убедиться в ее работе.
Различия между разделенной формой и формой, которая содержит таблицу
В форме, которая содержит таблицу данных, отображаются данные из различных (но, как правило, связанных) источников данных. Например, в форме могут быть показаны сотрудники, а в ней может быть таблица со всеми задачами, которые назначены каждому сотруднику. Источник данных в ней не такой, как в форме. Разделенная форма, в свою очередь, имеет два раздела (форму и таблицу), но в обоих из них отображаются одинаковые данные. В двух разделах данные отслеживаются друг с другом и вы можете одновременно работать с ними в двух разных представлениях.
Дополнительные сведения о создании разделенной формы и работе с ней см. в статье Создание разделенной формы.
4.12 Разработка многотабличных форм
Составная многотабличная форма создается для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами. Она может быть создана в режиме Конструктора или Мастера форм. Наиболее технологичным является первоначальное создание формы с помощью Мастера с последующей доработкой в режиме Конструктора.
Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля из нескольких взаимосвязанных таблиц и на их основе создает многотабличную форму.
При использовании Мастера форм подчиненная форма строится только для таблицы, подчиненной по отношению к таблице — источнику основной части. Можно создать составную форму, включающую несколько подчиненных форм стандартного вида.
Мастер форм позволяет создать подчиненные формы, которые не включаются непосредственно в основную форму. При этом в форму включается лишь кнопка, представляющая связанную форму. Этот способ построения удобен в сложных формах, а также в случае, когда пользователю нет необходимости постоянно видеть связанные формы.
Составная форма, построенная Мастером, может и не включать подчиненных и связанных форм. Такая форма создается, если необходимо дополнять записи подчиненной таблицы записями из одной или нескольких главных таблиц.
Полученная с помощью Мастера составная форма может быть отредактирована, в том числе и дополнена другими включаемыми формами.
Для создания формы в окне базы данных надо выбрать вкладку «Формы» и нажать кнопку Создать. В окне «Новая форма» выбрать режим создания Мастер форм и можно в качестве источника данных основной части формы выбрать из списка таблицу или запрос.
В открывшемся в первый раз диалоговом окне «Создание форм» последовательно выбираются таблицы и из них поля, включаемые в форму.
В окне «Создание форм», открывшемся второй раз, в рамке Выберите тип представления данных надо выделить таблицу, которая является источником основной части формы. Если таблица была выбрана в окне «Новая форма», то она уже выделена.
• Если таблица-источник основной части формы является главной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, в окне «Создания форм» можно выбрать один из двух возможных типов подключения формы:
* для непосредственного включения подключенной формы надо отметить Подчиненные формы;
* для включения кнопки, вызывающей связанную форму, надо выбрать Связанные формы.
Далее можно выбрать вид Ленточная или Табличная для подчиненной или связанной формы.• Если таблица-источник основной части формы является подчиненной по отношению к другой таблице, тоже выбранной для формы, то создаваемая многотабличная форма не будет включать подчиненную форму. Однако эта форма будет содержать поля из главной таблицы. В окне «Создание форм» автоматически будет установлен тип формы Одиночная форма. Далее предоставляется возможность выбрать вид формы: В один столбец, Ленточный или Табличный.
В следующем окне предоставляется возможность выбрать стиль оформления (Обычный или другой), который определяет отображение надписей и значений полей в форме.
В последнем диалоговом окне «Создание форм» можно отредактировать заголовки форм и выбрать дальнейшие действия — Открытие формы для просмотра или ввода данных или Изменение макета формы.
Если был выбран вариант Открытие формы для просмотра или ввода данных, автоматически выводится форма с данными из таблиц, задействованных в форме. После нажатия кнопки Готово, Мастер завершает создание формы. Сохранение форм производится автоматически. При выборе дальнейших действий — Изменение макета формы — форма выводится в режиме Конструктора, позволяющем произвести нужную доработку. После работы Мастера в форме размещены заданные поля из таблицы-источника основной части. Если включена подчиненная форма, то для нее выделена область, в которой указано только присвоенное ей имя.
В режиме Конструктора можно производить создание или редактирование ранее сохраненной формы.
При редактировании могут быть произведены чисто косметические правки по изменению расположения отдельных полей, их отображений и подписей. Могут быть выполнены и более радикальные изменения, включая удаление и дополнение новых полей, удаление встроенных форм, добавление новых подчиненных форм, включение полей со списком, внедрение объектов из других приложений, например, рисунков, диаграмм и т.д.
Чтобы добавить новые поля в форму. Необходимо отобразить на экране список полей, доступных для внесения в форму, и перетащить требуемые поля в форму. Для отображения списка полей выполняется команда Вид | Список полей или нажимается соответствующая кнопка на панели Конструктора форм. Список полей доступен только в режиме Конструктора формы.
В процессе создания формы или редактирования ранее созданной формы, в том числе однотабличной, можно добавить подчиненную форму. Включение формы на этапе редактирования требует предварительного создания включаемой формы.
Для встраивания подчиненной формы необходимо в режиме Конструктора нажать кнопку панели элементов Подчиненная форма/отчет. Затем установить курсор на место размещения создаваемого объекта в форме, нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть рамку подчиненной формы до нужного размера.
Для установления связи с ранее созданной подчиненной формой надо выделить внедренный объект и выбрать пункт меню Вид | Свойства или нажать правую клавишу мыши и в контекстном меню выбрать Свойства. В окне «Подчиненная форма/отчет» надо выбрать вкладку «Данные».
В строке Объект-источник выбрать из списка имен форм, существующих в базе данных, ту форму, которая будет подчиненной. Имя выбранной формы вставится в рамку подчиненной формы в окне Конструктора.
Связь между основной и подчиненной формой устанавливается автоматически (Подчиненные поля – Основные поля) если ранее в схеме данных была определена связь таблиц, соответствующим формам. Если связи между таблицами не определены в схеме данных, необходимо выполнить действия по установке связи. В строках Подчиненные поля и Основные поля ввести имена полей, по которым связываются таблицы.
Для включения подчиненной формы может быть также использован Мастер, который позволяет не только включить, но и создать нужную подчиненную форму. Чтобы при нажатии кнопки Подчиненная форма/отчет запускался Мастер необходимо предварительно на панели элементов нажать кнопку Мастера элементов.
Особым способом включения подчиненной формы является использование метода «подтащи и брось». Таким способом можно перетащить в форму из окна базы данных готовую подчиненную форму или таблицу, для которой нужно создать подчиненную форму.
При оформлении подчиненной формы часто полезно избавиться от линий, разделяющих области заголовка, данных и примечаний. Этого можно добиться, например, удалив область заголовка и примечаний с помощью команды Вид | Заголовок | Примечание формы. Область данных нужно сделать больше по высоте, чем окно вывода подчиненной формы в основной.
При определении вида формы можно использовать свойства самой формы. Для перехода к просмотру и редактированию свойств формы надо установить указатель мыши в области выделения формы и нажать правую клавишу мыши. Из контекстного меню надо выбрать пункт Свойства.
4. Работа с системой управления базами данных Microsoft Access
Запрос — Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Записи — Однотипные сведения о различных объектах БД.
Ключи — Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа.
Конструктор — Мастер для создания различных форм БД.
Отчет — Одна из форм БД, позволяющая представить её в удобном для просмотра результатов выборки форме.
Поля таблицы данных — Поля имею уникальные имена, длину и тип и определяют формат информации об объектах БД.
Реляционная БД — БД логически связанная с другими БД с помощью полей с одинаковыми именами.
Сортировка данных — Операция, позволяющая отсортировать данные в таблице по алфавиту или величине, возможно многоуровневая сртировка, сначала по одному полю, потом по другому и т.д.
СУБД — Система управления БД. Комплекс программных средств, например, ACCESS для работы с БД — их создание, модификацию, заполнения, создание различных форм и т.д.
Типы данных — Типы, определяющие вид данных в БД — числовые, текстовые, даты, логические и т.п.
Фильтр — Способ выделения из БД тех данных, которые отвечают заданному запросу.
Формы БД — Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов.
4.1. Создание однотабличной базы данных
Общие сведения. Access — это система управления базами данных (СУБД), под которой понимается комплекс программ, позволяющий хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатывать их и представлять в удобном для пользователя виде. Access дает также возможность автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т. п.). С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, а также составлять сложные отчеты.
Access — реляционная база данных (возможна одновременная работа с несколькими связанными таблицами базы данных), в которой предусмотрено много сервисных функций. Мастера облегчают создание таблицы, формы или отчета из имеющихся заготовок. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications — диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office) дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Для взаимодействия Access с другими приложениями — источниками данных используют такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface — интерфейс прикладных программ Windows).
Microsoft Access содержит множество средств для работы в Internet, а также набор инструментов для управления базами данных, включающий в себя конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Мощность и гибкость СУБД Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.
Структура таблицы и типы данных. Все составляющие базы данных (таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты) хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица, в которой хранятся вводимые данные. Таблица состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных.
При разработке структуры таблицы необходимо прежде всего определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Далее в режиме конструктора каждому полю присваивается один из типов данных:
- текстовый (по умолчанию) — текст или числа, не требующие расчетов (до 255 знаков);
- числовой — числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов четов;
- дата/время — хранение информации о дате и времени (с 100 по 9999 год включительно);
- денежный — денежные значения и числовые данные, используемые в расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части;
- поле МЕМО — хранение комментариев (до 65 535 символов);
- счетчик — специальное числовое поле, в котором автоматически присваивается уникальный порядковый номер каждой записи (значения поля обновлять нельзя);
- логический — может иметь только одно из двух возможных значений (True/False);
- поле объекта OLE — объект, связанный или внедренный в таблицу Access;
- гиперссылка — строка, состоящая из букв и цифр и представляющая собой адрес гиперссылки.
В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:
- использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;
- выбор полей для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц. Это позволяет осуществить мастер таблиц;
- ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении таблицы данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;
- определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Независимо от метода, применяемого для создания таблицы, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать требуемую структуру таблицы, поэтому далее рассмотрим именно этот метод.
Ввод данных в ячейки таблицы. Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши Del ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу Esc, то восстановится старое значение, а если нажать клавиши Enter или Tab, то в ячейку заносится новое значение. Для редактирования текущего значения необходимо дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу F2. Для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность ввода.
Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поля объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных (режим конструктора, вкладка Общие, поле Условия на ограничение).
Можно использовать еще один инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (вкладка Общие), который удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.
Редактирование данных. Для редактирования курсор переводится в нужную ячейку, старые данные удаляются и вводятся новые данные. Если таблица большая, то для поиска можно использовать команду Правка Найти. Для замены большого количества одинаковых данных используется команда Правка Заменить.
Сортировка данных. Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи Сортировка Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию)) позволяют сортировать предварительно выделенные столбцы по возрастанию или по убыванию. По умолчанию сортировка записей начинается с крайнего выделенного столбца. Для восстановления порядка отображения записей используется команда Записи Удалить фильтр.
Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу (команда Записи Фильтр).
Ввод и просмотр данных посредством формы. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.
При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.
Создать форму можно несколькими способами, которые можно увидеть, если в режиме базы данных открыть вкладку Формы и щелкнуть по кнопке Создать.
Конструктор позволяет создать форму самостоятельно, но для начинающих пользователей это довольно сложно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. При необходимости форму можно исправить в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т. е. они создают заданные виды форм автоматически, практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит не много полей и нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица — со сводной таблицей Excel.
Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме можно выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы представления данных: в один столбец, ленточная, табличная и выровненная.
Поля в форме в один столбец упорядочены и представлены в виде столбцов. Access дает возможность использовать большинство стандартных элементов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Ленточная и табличная формы похожи друг на друга, но в табличной форме ограничены возможности редактирования. В ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводятся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами — один под другим.
4.2. Формирование запросов и отчетов для однотабличной базы данных
Формирование запросов на выборку. Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.
В Access можно создавать следующие типы запросов:
- запрос на выборку;
- запрос с параметрами (критерий отбора задает пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса);
- перекрестный запрос (позволяет создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц);
- запрос на изменение (удаление, обновление и добавление) записей (позволяет автоматизировать заполнение полей таблиц);
- запросы SQL (на объединение, к серверу, управляющие, подчиненные), написанные на языке запросов SQL.
Запрос на выборку используется наиболее часто. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.
Примечание. Простые запросы на выборку практически не отличаются от фильтров, причем фильтры можно сохранять как запросы.
Можно также использовать запрос на выборку, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и для других действий.
Для создания нового запроса надо в окне базы данных выбрать вкладку Запросы, щелкнуть по кнопке Создать и в открывшемся окне выбрать один из пяти пунктов: Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов. Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов (наилучший способ создания запроса для начинающих пользователей). Назначение перекрестного запроса указано выше. Пункт Повторяющиеся записи создает запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а пункт Записи без подчиненных — запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице (используется для многотабличных баз данных).
Формирование отчетов. Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
При работе с Мастером Access предлагает различные варианты макетов отчета. Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый отчет, в котором приведены шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволяет самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создает отчет на основе выбранных полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей.
Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный — простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает Мастер отчетов.
Мастер диаграмм создает отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.
4.3. Организация данных
Слово «реляционная» происходит от английского relation — отношение. Отношение — математическое понятие, но в терминологии моделей отношения удобно изображать в виде таблицы, в которой строки соответствуют кортежам отношения, а столбцы — атрибутам. Ключом называют любую функцию от атрибутов кортежа, которая может быть использована для идентификации кортежа. Такая функция может быть значением одного из атрибутов (простой ключ), задаваться алгебраическим выражением, включающим значения нескольких атрибутов (составной ключ).
В Access 97 выделяют три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и внешний ключ.
Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в возможности хранения логически сгруппированных данных в разных таблицах и задания связи между ними путем объединения их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.
В Access 97 можно задать три вида связей между таблицами: Один-ко-многим, Многие-ко-многим и Один-к-одному.
Связь Один-ко-многим — наиболее часто используемый тип связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В (поля с этими записями называются ключами), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А. При связи
Многие-ко-многим одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В — несколько записей в таблице А. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое — общим с таблицей В.
При связи Один-к-одному запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Этот тип связи используется не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением Один-к-одному применяют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы в целях ее защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.
Тип создаваемой связи зависит от полей, для которых определяется связь:
- связь Один-ко-многим создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым словом или имеет уникальный индекс, т. е. значения в нем не повторяются;
- связь Один-к-одному создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы;
- связь Многие-ко-многим фактически представляет собой две связи типа Один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, общих для двух других таблиц.
4.4. Формирование сложных запросов
В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке.
Запрос на изменение — это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.
Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц, причем можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри ее. Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.
Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных.
4.5. Создание сложных форм и отчетов с помощью кнопочного меню
Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления — кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет.
Меню — удобный инструмент с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий и фирм.
Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользовавшись диспетчером кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданные Диспетчером. Однако для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощь Диспетчера можно за несколько минут, тем более что впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню.
4.6. Практические задания
Задание 1. Создание базы данных
Создайте новую базу данных, таблицу базы данных, определите поля таблицы в соответствии с табл. 1, сохраните созданную таблицу.Таблица 1
Таблица данных. Преподаватели
Технология работы:
1. Для создания новой базы данных:
- загрузите Access, выберите пункт Новая база данных;
- в окне Файл новой базы данных в пункте Имя файла задайте имя базы Преподававтели (тип файла — Базы данных Access) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться;
- щелкните по кнопке Создать.
2. Для создания таблицы базы данных:
- выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать;
- в окне Новая таблица выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке ОК. В результате откроется окно таблицы в режиме конструктора.
3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1.
4. Сохраните созданную таблицу с именем Преподававтели.Задание 2. Заполнение базы данных
1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле Должность (должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент).
2. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле Должность.
3. Задайте значение по умолчанию для поля Должность в виде слова Доцент.
4. Введите ограничения на данные в поле Код (эти данные не должны повторяться).
5. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле Должность.
6. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.
7. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.
8. Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 650 р. до 720 р.
9. Произведите сортировку данных в поле Год рождения по убыванию.
10. Произведите фильтрацию данных по полям Должность и Дисциплина.
11. Просмотрите созданную таблицу (как она будет выглядеть на листе бумаги при печати).Таблица 2
Технология работы:
1. Войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы, щелкните по полю Должность, а затем по строке параметра Условие на значение. Щелкните по кнопке … и при помощи построителя выражений введите ограничения на данные, используя кнопку логического сложения Or.
2. В строку Сообщение об ошибке введите предложение «Такой должности нет, правильно введите данные».
3. В строку Значение по умолчанию введите слово «Доцент».
4. Замените в поле Код тип данных Счетчик на Числовой (тип данных Счетчик не обеспечивает возможности изменения кодов). Щелкните по строке параметра Индексированное поле, выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются), перейдите в Режим таблицы и сохраните таблицу.
5. Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 2. Попробуйте в поле Должность ввести слово Лаборант. На экране должно появиться сообщение: «Такой должности нет, правильно введите данные». Введите правильное слово.
6. Для изменения ширины каждого поля таблицы выполните команду Формат Ширина столбца и в появившемся окне щелкните по кнопке По ширине данных.
7. Для поиска в таблице преподавателя Миронова:- переведите курсор в первую строку Фамилия;
- выполните команду Правка Найти;
- в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;
- в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (искать по всем записям);
- в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой
частью поля; - в строке параметра Только в текущем поле установите флажок;
- щелкните по кнопке Найти. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;
- щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;
- щелкните по кнопке Закрыть для выхода из режима поиска.
8. Для изменения заработной платы ассистенту Сергеевой с 650 р. на 720 р.:
- переведите курсор в первую строку поля Зарплата;
- выполните команду Правка Заменить;
- в появившемся окне в строку Образец введите 650;
- в строку Заменить на введите 720;
- щелкните по кнопке Закрыть.
9. Для сортировки данных в поле Год рождения по убыванию выполните команду Записи Сортировка Сортировка по убыванию.
10. Для фильтрации данных по полям Должность и Дисциплина:- щелкните по записи Доцент поля Должность и выполните команду Записи Фильтр Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях-доцентах;
- щелкните по записи Информатика поля Дисциплина и выполните команду Записи Фильтр Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях-доцентах кафедры информатики;
- для отмены фильтрации выполните команду Записи Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.
11. Для просмотра созданной таблицы выполните команду Файл Предварительный просмотр. Закройте окно просмотра.
Задание 3. Ввод и просмотр данных посредством формы
1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип — форма в один столбец).
2. Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.
3. Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 720 р. на 750 р.
4. Произведите сортировку данных в поле Фамилия по убыванию.
5. Произведите фильтрацию данных по полю Должность.
6. Измените название поля Дисциплина на Преподаваемая дисциплина.
7. Просмотрите форму. Как она будет выглядеть на листе бумаги?Технология работы:
1. Для создания формы Состав преподавателей:
- откройте вкладку Формы в окне базы данных, щелкните по кнопке Создать и в появившемся окне выберите пункт Мастер форм;
- щелкните по значку списка в нижней части окна, выберите таблицу Преподаватели и щелкните по кнопке ОК;
- в появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме (в данном примере присутствовать будут все поля), а затем щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне выберите вид Форма в один столбец и щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне выберите стиль оформления и щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне задайте имя формы Состав преподавателей и щелкните по кнопке Готово.
2. Для поиска преподавателя Миронова:
- переведите курсор в первую строку поля Фамилия, выполните команду Правка Найти и в появившемся окне в строке Образец введите фамилию Миронов;
- в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (искать по всем записям);
- в строке параметра Совпадение выберите из списка параметр С любой частью поля;
- в строке параметра Только в текущем поле установите флажок;
- щелкните по кнопке Найти. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Миронов;
- щелкните по кнопке Найти далее. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Миронов;
- щелкните по кнопке Закрыть для выхода из режима поиска.
3. Для изменения зарплаты ассистенту Сергеевой с 720 р. на 750 р.:
- переведите курсор в первую строку поля Зарплата, выполните команду Правка Заменить и в появившемся окне в строке параметра Образец введите 720;
- в строку параметра Заменить на введите 750, щелкните сначала по кнопке Найти далее, а затем по кнопке Заменить;
- щелкните по кнопке Закрыть.
4. Для сортировки данных в поле Год рождения щелкните по любой записи поля Год рождения, выполните команду Записи Сортировка Сортировка по убыванию.
5. Для фильтрации данных по полю Должность:- щелкните по записи Доцент поля Должность и выполните команду Записи Фильтр Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях-доцентах;
- щелкните по записи Информатика поля Дисциплина и выполните команду Записи Фильтр Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях-доцентах кафедры информатики;
- для отмены фильтра выполните команду Записи Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.
6. Для изменения поля Дисциплина на Преподаваемая дисциплина:
- перейдите в режим конструктора (команда Вид Конструктор), щелкните правой кнопкой в поле Дисциплина. В появившемся меню выберите пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля Дисциплина;
- щелкните по строке с именем Подпись (где находится слово Дисциплина), удалите слово «Дисциплина» и введите «Преподаваемая дисциплина»;
- для просмотра результата перейдите в режим формы (команда Вид Режим формы).
7. Для просмотра созданной формы выполните команду Файл Предварительный просмотр. Закройте окно просмотра.
Задание 4. Формирование запросов на выборку
1. На основе таблицы Преподаватели создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и их должность.
2. Данные запроса отсортируйте по должностям и сохраните запрос.
3. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины. В качестве параметра задайте фамилию преподавателя и выполните этот запрос для преподавателя Гришина.Технология работы:
1. Для создания простого запроса:
- в окне базы данных откройте вкладку Запросы, в открывшемся окне щелкните по кнопке Создать, из появившихся пунктов окна Новый запрос выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК;
- в появившемся окне в строке Таблицы/Запросы выберите таблицу Преподаватели;
- переведите поля Фамилия, Имя, Отчество, Должность из окна Доступные поля в окно Выбранные поля и щелкните по кнопке Далее;
- в строке параметра Задайте имя запроса введите новое имя Должности преподавателей и щелкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с результатами запроса.
2. Для сортировки данных щелкните в любой строке поля Должность, отсортируйте данные по убыванию (команда Записи Сортировка Сортировка по убыванию), сохраните запрос и закройте окно запроса.
3. Для создания запроса на выборку с параметром:- создайте запрос на выборку аналогично п. 1 для следующих полей таблицы Преподаватели: Фамилия, Имя, Отчество, Преподаваемая дисциплина; задайте имя запросу Преподаваемые дисциплины и щелкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с результатами запроса;
- перейдите в режим конструктора (команда Вид Конструктор), в строке параметра Условия отбора для поля Фамилия введите фразу (скобки тоже вводить) [Введите фамилию преподавателя];
- выполните запрос (команда Запрос Запуск), в появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке ОК. На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине — его имя, отчество и преподаваемая дисциплина;
- сохраните запрос и закройте окно запроса.
Задание 5. Создание отчета с группированием данных
На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям.Технология работы:
1. Откройте вкладку Отчеты, щелкните по кнопке Создать и в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов.
2. Щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна, выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели и щелкните по кнопке ОК.
3. В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме (в данном случае присутствовать будут все поля из таблицы), а затем щелкните по кнопке Далее.
4. Переведите выделение на поле Должность, щелкните сначала по кнопке >>, а затем по кнопке Далее.
5. Параметры появившегося окна оставьте без изменений (щелкните по кнопке Далее), выберите стиль оформления отчета и щелкните по кнопке Далее.
6. В появившемся окне введите название отчета Преподаватели и щелкните по кнопке Готово. Просмотрите, а затем закройте появившийся на экране сформированный отчет.Задание 6. Создание инфологической и логической моделей базы данных
1. Разработайте инфологическую модель реляционной базы данных.
2. Разработайте логическую модель реляционной базы данных.Технология работы:
1. Для разработки инфологической (информационно-логической) модели базы данных выделим три объекта: Студенты, Дисциплины и Преподаватели. Представим состав реквизитов этих объектов в виде — «название объекта (перечень реквизитов)»: Студенты (код студента, фамилия, имя, отчество, номер группы, дата рождения, стипендия, оценки), Дисциплины (код дисциплины, название дисциплины), Преподаватели (код преподавателя, фамилия, имя, отчество, дата рождения, телефон, заработная плата). Типы связей между этими объектами представлены на рис. 1 (M:N — Многие-ко-многим, 1:M — Один-ко-многим).
Рис. 1. Типы связей между объектами Студенты, Дисциплины и Преподаватели
Множественные связи усложняют управление базой данных, поэтому желательно строить реляционную модель, не содержащую связей типа Многие-ко-многим. Введем вспомогательный объект связи Оценки, реквизитами которого являются код студента, код дисциплины и оценки. Тогда получаем инфологическую модель базы данных, приведенную на рис. 2.
Рис. 2. Инфологическая модель реляционной базы данных
2. В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, которые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей. На рис. 3 представлена логическая модель базы данных, где жирными буквами выделены ключевые слова, используемые для обеспечения связности данных.
Рис. 3. Логическая модель базы данных
Задание 7. Создание реляционной базы данных
1. Создайте базу данных Деканат.
2. Создайте структуру таблицы Студенты.
3. Создайте структуру таблицы Дисциплины.
4. Создайте структуру таблицы Преподаватели.
5. Создайте структуру таблицы Оценки.
6. Разработайте схему данных, т. е. создайте связи между таблицами.1. Для создания базы данных Деканат выполните следующие действия:
- загрузите Access, выберите пункт Новая база данных и щелкните по кнопке ОК;
- в окне Файл новой базы данных задайте имя Деканат, выберите папку, где база будет находиться, и щелкните по кнопке Создать.
2. Для создания структуры таблицы Студенты:
- в окне базы данных выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать;
- в окне Новая таблица выберите пункт Конструктор, щелкните по кнопке ОК и определите поля таблицы в соответствии с табл. 3;
Таблица 3
- в качестве ключевого поля задайте Код студента (команда Правка Ключевое поле), закройте таблицу, присвоив ей имя Студенты.
3. Аналогично п. 2 создайте структуру таблицы Дисциплины в соответствии с данными табл. 4.
Таблица 4
В качестве ключевого поля задайте Код дисциплины.
4. Структура таблицы Преподаватели уже создана в задании 2.1 и заполнена данными, поэтому используйте эту таблицу с одним изменением — в соответствии с рис. 3 в структуру таблицы надо добавить поле Код дисциплины и заполнить его в соответствии с данными табл. 4.
5. Аналогично п. 2 создайте структуру таблицы Оценки в соответствии с данными табл. 5.Таблица 5
В этой таблице задавать ключевое слово не надо, так как данные во всех полях могут повторяться.
1. Для создания связи между таблицами:выполните команду Сервис Схема данных, затем команду Связи Добавить таблицу и щелкните по кнопке Добавить;
- аналогично добавьте оставшиеся три таблицы, последовательно переводя выделение на следующую таблицу, и закройте окно, щелкнув по кнопке Закрыть;
- создайте связь между таблицами Дисциплины и Оценки. Для этого подведите курсор мыши к полю Код дисциплины в таблице Дисциплины, щелкните левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле Код дисциплины в таблицу Оценки, а затем отпустите кнопку мыши. На экране откроется окно Связи, в котором установите флажки в свойствах Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное обновление связанных записей. Щелкните по кнопке Создать;
- аналогично создайте связи между полем Код дисциплины в таблице Дисциплины и полем Код дисциплины в таблице Преподаватели, а также между полем Код студента в таблице Студенты и полем Код студента в таблице Оценки;
- закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.
Задание 8. Создание форм для ввода данных в таблицы
1. Создайте форму Студенты и заполните данными таблицу Студенты посредством формы Студенты.
2. Создайте форму Дисциплины и заполните данными таблицу Дисциплины посредством формы Дисциплины.
3. Создайте форму Оценки и заполните данными таблицу Оценки посредством формы Оценки.Технология работы:
1. Для создания формы Студенты откройте вкладку Формы, щелкните по кнопке Создать, выберите таблицу Студенты, затем пункт Автоформа: ленточная и щелкните по кнопке ОК.
2. Заполните данными, приведенными в табл. 6, таблицу Студенты посредством формы.Таблица 6
Закройте форму, присвоив ей имя Студенты.
3. Аналогично п. 1 создайте форму Дисциплины и заполните данными, приведенными в табл. 7, таблицу Дисциплины посредством формы. Закройте форму, присвоив ей имя Дисциплины.Таблица 7
4. Аналогично п. 1 создайте форму Оценки и заполните данными, приведенными в табл. 8, таблицу Оценки посредством формы. Закройте форму, присвоив ей имя Оценки.
Таблица 8
Задание 9. Формирование сложных запросов
1. Разработайте запрос с параметрами о студентах заданной группы, в котором при вводе в окно параметров номера группы на экран должен выводиться состав этой группы.
2. Создайте запрос, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине.
3. Создайте перекрестный запрос, в результате которого создастся выборка, отражающая средний балл по дисциплинам в группах.
4. Разработайте запрос на увеличение (на 10 %) заработной платы тех преподавателей, кто получает менее 600 руб.
5. Создайте запрос на удаление отчисленных студентов.
6. Разработайте запрос на создание базы данных отличников.
7. Для всех созданных вами запросов разработайте формы.Технология работы:
1. Для создания запроса с параметрами о студентах заданной группы:
- откройте вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать;
- в появившемся окне выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК;
- в появившемся окне в строке Таблицы/Запросы выберите из списка таблицу Студенты;
- перенесите все поля из окна Доступные поля в окно Выбранные поля и щелкните по кнопке Далее;
- выводить надо все поля, поэтому еще раз щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне введите имя запроса Группа и щелкните по кнопке Готово. На экране появится таблица с данными запроса. Для установления номера группы перейдите в режим конструктора;
- в строке Условия отбора для поля Номер группы введите фразу (скобки тоже вводить) [Введите номер группы];
- выполните запрос (команда Запрос Запуск), в появившемся окне введите 2В и щелкните по кнопке ОК. На экране появится таблица с данными о студентах группы 2В;
- сохраните запрос и закройте таблицу запроса.
2. Для создания запроса, в котором выводятся оценки студентов заданной группы по заданной дисциплине:
- на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать, выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК;
- выберите таблицу Студенты и перенесите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы в окно Выделенные поля;
- в таблице Дисциплины выберите поле Название дисциплины;
- в таблице Оценки выберите поле Оценки. Вы сформировали шесть полей запроса, которые связаны между собой посредством схемы данных;
- щелкните по кнопке Далее, а затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне введите имя запроса Оценки группы, затем щелкните по ячейке Изменение структуры запроса и щелкните по кнопке Готово;
- в строке Условия отбора для поля Номер группы введите фразу [Введите номер группы], а для поля Название дисциплины — [Введите название дисциплины];
- выполните запрос;
- в первом появившемся окне введите 2В, затем щелкните по кнопке ОК, во втором — введите Информатика и щелкните по кнопке ОК. На экране появится таблица со списком группы 2В и оценками по информатике;
- сохраните запрос и закройте таблицу запроса.
3. Для создания перекрестного запроса о среднем балле в группах по дисциплинам сначала сформируйте запрос, в котором были бы поля Номер группы, Название дисциплины и Оценки. Для этого:
- на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать, выберите Простой запрос и щелкните по кнопке ОК;
- выберите из таблицы Студенты поле Номер группы, из таблицы Дисциплины — поле Название дисциплины, из таблицы Оценки — поле Оценки;
- щелкните по кнопке Далее, а затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне введите имя запроса Дисциплины оценки группы и щелкните по кнопке Готово;
- сохраните запрос и закройте таблицу запроса.
Теперь можно создавать перекрестный запрос. Для этого:
- на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать, выберите Перекрестный запрос и щелкните по кнопке ОК;
- щелкните по ячейке Запросы, выберите Дисциплины оценки группы и щелкните по кнопке Далее;
- выберите поле Название дисциплины и щелкните по кнопке Далее;
- выберите поле Номер группы и щелкните по кнопке Далее;
- выберите функцию AVG и щелкните по кнопке Далее;
- выберите название запроса Средние оценки и щелкните по кнопке Готово;
- закройте таблицу запроса.
4. Для создания запроса на изменение заработной платы преподавателей:
- на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать и выберите Простой запрос;
- в таблице Преподаватели выберите поле Зарплата;
- щелкните по кнопке Далее, а затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне введите имя запроса Изменение зарплаты;
- щелкните по ячейке Изменение структуры запроса, затем по кнопке Готово;
- в строке Условия отбора введите 600;
- откройте пункт меню Запрос и выберите Обновление;
- в строке конструктора запроса Обновление в поле Зарплата введите: [Зарплата]*1,1;
- выполните запрос, подтвердив готовность на обновление данных;
- закройте запрос, подтвердив его сохранение;
- откройте форму Преподаватели, просмотрите изменение заработной платы у преподавателей, получающих меньше 600 р., и закройте форму.
5. Для запроса на отчисление студента гр. 2Г Перлова Кирилла Николаевича:
- на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать и выберите Простой запрос;
- в таблице Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы;
- щелкните по кнопке Далее, а затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне введите имя запроса Отчисленные студенты;
- щелкните по ячейке Изменение структуры запроса, затем по кнопке Готово;
- в строке Условия отбора введите: в поле Фамилия — Перлов, в поле Имя — Кирилл, в поле Отчество — Николаевич, в поле Номер группы — 2Г;
- откройте пункт меню Запрос и выберите Удаление;
- просмотрите удаляемую запись (команда Вид Режим таблицы);
- если отчисляемый студент выбран правильно, то перейдите в режим конструктора и выполните запрос;
- закройте запрос, откройте форму Студенты (удостоверьтесь в удалении записи о студенте Перлове) и закройте форму.
6. Для создания запроса на создание базы данных отличников:
- на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать и выберите Простой запрос;
- в таблице Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы, а в таблице Оценки — поле Оценки;
- щелкните по кнопке Далее, а затем в появившемся окне снова щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне введите имя запроса Отличники;
- щелкните по ячейке Изменение структуры запроса, затем по кнопке Готово;
- выполните команду Вид Групповые операции, в строке Групповые операции поля Оценки щелкните по ячейке Групповые операции. Откройте раскрывающийся список и выберите функцию SUM;
- в строке Условия отбора поля Оценки введите 20 (отличниками будем считать тех студентов, которые за четыре экзамена набрали 20 баллов);
- просмотрите создаваемую базу (команда Вид Режим таблицы), перейдите в режим конструктора и выполните команду Запрос Создание таблицы;
- введите имя таблицы Студенты-отличники и щелкните по кнопке ОК;
- подтвердите создание таблицы и закройте (с сохранением) запрос;
- откройте вкладку Таблицы, затем таблицу Студенты-отличники. Удостоверьтесь в правильности создания таблицы. Закройте таблицу.
7. Для каждого из созданных запросов создайте форму для удобного просмотра данных (аналогично заданию 2.8).
Задание 10. Создание сложных форм
1. Разработайте сложную форму, в которой с названиями дисциплин была бы связана подчиненная форма Студенты и подчиненная форма Оценки студентов.
2. Измените расположение элементов в форме, оставив место для диаграммы.
3. Вставьте в форму диаграмму, графически отражающую оценки студентов.
4. Отредактируйте вид осей диаграммы.Технология работы:
1. Для создания сложной формы:
- на вкладке Формы щелкните по кнопке Создать, выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке ОК;
- в таблице Дисциплины выберите поле Название дисциплины;
- в таблице Студенты выберите поля Код студента, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы;
- в таблице Оценки выберите поле Оценки и щелкните по кнопке Далее;
- в появившемся окне оставьте предлагаемый вариант формы и щелкните по кнопке Далее;
- оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке Далее;
- выберите стиль оформления формы и щелкните по кнопке Далее;
- введите название формы Дисциплины и оценки, щелкните по кнопке Готово и просмотрите полученную форму.
2. Для изменения расположения полей на экране перейдите в режим конструктора, стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop) измените размеры подчиненной формы так, чтобы были видны все данные. Для этого надо переключаться из режима конструктора в режим формы, смотреть полученный результат и, если он не подходит, снова корректировать в режиме конструктора. Ширину столбцов в подчиненной форме можно изменять только в режиме формы.
3. Для того чтобы вставить в форму диаграмму оценок студентов по заданным дисциплинам, необходимо:
- переключиться в режим конструктора, выполнить команду Вид Панель элементов, на этой панели щелкнуть по кнопке ;
- создать прямоугольник для заголовка диаграммы, ввести надпись Диаграмма оценок и выполнить команду Вставка Диаграмма;
- на свободном месте формы создать прямоугольник для диаграммы, выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке Далее;
- выбрать поля Код студента, Оценки и щелкнуть по кнопке Далее;
- выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он стоит) и щелкнуть по кнопке Далее;
- дважды щелкнуть по надписи Сумма_Оценки, выбрать Отсутствует, щелкнуть сначала по кнопке ОК, а затем по кнопке Далее;
- вновь щелкнуть по кнопке Далее, так как в строках Поля формы и Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины;
- стереть название диаграммы Оценки (надпись для диаграммы уже задана) и щелкнуть по кнопке Далее.
4. Отредактируйте вид осей диаграммы. Для этого:
- дважды щелкните сначала по диаграмме, а затем по значениям вертикальной оси и выберите вкладку Шкала;
- уберите «галочку» у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1;
- уберите «галочку» у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5;
- уберите «галочку» у надписи Цена основных делений, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке ОК;
- расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы несколько правее;
- закройте окно Microsoft Graph, выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в дисциплины и оценки: форма;
- перейдите в режим формы, просмотрите ее для разных дисциплин и закройте форму.
Задание 11. Создание сложных отчетов
1. Создайте запрос, на основе которого будет формироваться отчет. В запросе должны присутствовать: из таблицы Студенты — поля Фамилия, Имя, Отчество и Номер группы, из таблицы Дисциплины — поле
Название дисциплины, из таблицы Оценки — поле Оценки.
2. Создайте отчет по итогам сессии. В отчете оценки студентов должны быть сгруппированы по номерам групп и дисциплинам. Для каждого студента должна вычисляться средняя оценка за сессию, а для каждой группы — среднее значение оценок по всем предметам.Технология работы:
1. Для создания запроса:
- на вкладке Запросы щелкните по кнопке Создать, выберите простой запрос и щелкните по кнопке ОК;
- из таблицы Студенты выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Номер группы, из таблицы Дисциплины — поле Название дисциплины, из таблицы Оценки — поле Оценки и щелкните по кнопке Далее;
- щелкните еще раз по кнопке Далее, введите название запроса Сессия , щелкните по кнопке Готово и закройте запрос.
2. Для создания итогового отчета:
- на вкладке Отчеты щелкните по кнопке Создать, выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка — запрос Сессия и щелкните по кнопке ОК;
- выберите все поля запроса и щелкните по кнопке Далее;
- щелкните еще раз по кнопке Далее, так как тип представления данных нас удовлетворяет;
- добавьте уровень группировки по номеру группы, выбрав в левом окне Номер группы и перенеся его в правое окно;
- щелкните сначала по кнопке Далее, затем по кнопке Итоги (для вычисления среднего балла);
- выберите функцию AVG для вычисления среднего балла и щелкните по кнопке ОК;
- щелкните по кнопке ОК, так как сортировка не требуется;
- выберите ступенчатый макет отчета (он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные) и щелкните по кнопке Далее;
- выберите стиль отчета и щелкните по кнопке Далее;
- введите название отчета Итоги сессии и щелкните по кнопке Готово.
Задание 2.12. Разработка кнопочной формы-меню для работы с базами данных
- Для создания кнопочного меню выполните следующие действия:
- выполните команду Сервис Надстройки Диспетчер кнопочных форм и щелкните по кнопке Да;
- щелкните по кнопке Создать, введите имя Меню и щелкните по кнопке ОК;
- в окне выберите Меню и щелкните по кнопке Изменить;
- создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать;
- в строке Текст введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке — Преподаватели;
- в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования;
- в строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кнопке ОК;
- введите в меню все созданные формы и отчет;
- закройте окно кнопочной формы (кнопка Закрыть) и щелкните по кнопке По умолчанию;
- закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке Закрыть;
- на вкладке Формы щелкните правой кнопкой мыши по надписи Кнопочная форма, выберите пункт Переименовать, введите новое имя Форма-меню и нажмите по кнопке Enter;
- откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.
4.7. Лабораторные работы
Лабораторная работа 1. Создание однотабличной базы данных (2 часа)
Порядок выполнения:
1. Ознакомьтесь с теоретическими сведениями (п. 4.1).
2. Выполните практическое задание 1.
3. Выполните практическое задание 2.
4. Выполните практическое задание 3.
5. Оформите отчет, в котором должны быть отражены следующие технологии по созданию однотабличной базы данных:- создание новой базы данных, создание таблицы базы данных, определение полей таблицы, сохранение таблицы;
- заполнение базы данных (ввод ограничения на данные; заполнение таблицы данными; изменение ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных; поиск, замена, сортировка и фильтрация данных);
- ввод и просмотр данных посредством формы.
Лабораторная работа 2. Формирование запросов и отчетов для однотабличной базы данных (2 часа)
Порядок выполнения:
1. Ознакомьтесь с теоретическими сведениями (п. 4.2).
2. Выполните практическое задание 4.
3. Выполните практическое задание 5.
4. Оформите отчет, в котором должны быть отражены следующие технологии по формированию запросов и отчетов для однотабличной базы данных:- формирование запросов на выборку (создание простого запроса, сортировка данных запроса, сохранение запроса, создание запроса на выборку с параметром);
- создание отчета с группированием данных по параметру.
Лабораторная работа 3. Разработка инфологической модели и создание структуры реляционной базы данных (2 часа)
Порядок выполнения:
1. Ознакомьтесь с теоретическими сведениями (п. 4.3).
2. Выполните практическое задание 6.
3. Выполните практическое задание 7.
4. Выполните практическое задание 8.
5. Оформите отчет, в котором должны быть отражены следующие технологии:- разработка инфологической модели (выбор объектов, реквизитов и типов связей между объектами);
- создание структуры реляционной базы данных и разработка схемы данных;
- создание форм для ввода данных в таблицы.
Лабораторная работа 4. Формирование сложных запросов (2 часа)
Порядок выполнения:
1. Ознакомьтесь с теоретическими сведениями (п. 4.4).
2. Выполните практическое задание 9.
3. Оформите отчет, в котором должны быть отражены основные технологии по формированию сложных запросов: разработка запроса с параметрами; создание запроса для полей одной таблицы по заданному полю другой; создание перекрестного запроса с выполнением статистических расчетов для выборки; разработка запроса на обновление записей одной или нескольких таблиц; создание запроса на удаление отдельных полей таблицы; разработка запроса на создание новой таблицы на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц; разработка форм для созданных запросов.Лабораторная работа 5. Создание сложных форм и отчетов (2 часа)
Порядок выполнения:
1. Ознакомьтесь с теоретическими сведениями (п. 4.5).
2. Выполните практическое задание 10.
3. Выполните практическое задание 11.
4. Выполните практическое задание 12.
5. Оформите отчет, в котором должны быть отражены следующие технологии:- создание сложной формы (разработка формы, изменение расположения элементов в форме, вставка в форму диаграммы для графического отображения информации, редактирование вида осей диаграммы);
- создание сложных отчетов (создание запроса, на основе которого формируется отчет; создание итогового отчета с помощью Мастера отчетов);
- разработка кнопочной формы-меню для работы с базами данных.