Как определить готовность процесса к автоматизации

Оценка готовности компании к автоматизации

Заявляя о проекте автоматизации, заказчик зачастую ставит перед проектом совсем другие цели. За счет внедрения ERPсистемы предприятие хочет решить бизнес-проблему: снизить издержки, сократить ненужные запасы и неликвиды, повысить скорость обеспечения заказов клиентов, увеличить доходность предприятия.

В последнее время многие начали понимать, что без четко выстроенных правил работы предприятия автоматизация не дает нужного эффекта.

Поэтому до того, как начинать проект перехода на новую информационную систему, необходимо оценить управленческую готовность компании к автоматизации.

Для этого необходимо понять:

• Какую цель ставит перед собой компания, стартуя проект автоматизации. Чего на самом деле она хочет достичь и какие задачи решить за счет внедрения информационной системы;
• Кто является инициатором проекта, насколько высшее руководство заинтересовано в проекте и чего оно ждет от этого проекта. Какие проблемы на самом деле волнуют первое лицо (ведь в итоге генеральный директор или собственники будут спонсорами проекта);
• Какие бизнес-процессы существуют в компании. Все ли бизнес-процессы, которые должны в ней быть (с учетом специфики бизнеса и структуры управления), есть на самом деле;
• Насколько эти бизнес-процессы выстроены и автоматизированы, степень текущей автоматизации: только учет, учет и управление, наличие сложных аналитических данных;
• Насколько проработаны в компании методики и регламенты, задающие правила работы: учетная политика, бюджетная модель, методика расчета себестоимости и т.п.

Какие работы включает в себя оценка управленческой готовности компании к автоматизации?

• Уточнение реальных целей проекта автоматизации. Согласование с заказчиком задач, которые решаются автоматизацией и задач, требующих внутриорганизационных изменений;
• Верхнеуровневый анализ существующих бизнес-процессов и связей между бизнес-процессами. Определение основных и смежных процессов, которые необходимо включить в контур проекта;
• Анализ степени выстроенности бизнес-процессов, наличие и проработанности методик и правил выполнения бизнес-процессов. Определение необходимого состава работ проекта, в т.ч. работ, не связанных с автоматизацией.

Продолжительность первоначальной оценки как правило составляет от 1- 2х недель до месяца.

Если входе оценки выяснится, что для качественной автоматизации требуется выстроить /усовершенствовать бизнес-процессы и выработать правила их выполнения, необходимо до автоматизации провести детальный аудит деятельности компании с выработкой решений по ее совершенствованию.

Что вам может дать такая услуга:

• Повысить соответствие содержания работ и контура проекта требованиям и специфике предприятия. Тем самым, снизить риски, связанные с отсутствием необходимых методик, неформализованностью требований к будущей системе, появлению неучтенных требований на последних этапах проекта;
• Снизить риски срыва сроков проекта за счет появления задач, требующих проработки специалистами заказчика, и не заложенных в график проекта;
• Более точно определить состав команды и необходимые компетенции с обеих сторон. Тем самым обеспечить необходимое качество результатов;
• И самое главное — повысить успех проекта за счет того, что требования к результатам проекта и к самой системе будут сформулированы полно и корректно, однозначно понятны заказчику и вашим специалистам.

• Звоните+7 (985) 970-58-78
• Пишитеorg@cons-dir.ru
• Скайпskype_cons_dir

“Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем!” — Сергей Мироненко о готовности бизнеса к автоматизации

Мы идём по рынку 1С и наблюдаем за людьми, которые бегают в поисках автоматизации. В один момент они останавливаются: прежде чем автоматизироваться, важно понять, готов ли к этому бизнес.

Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем! Собственники бизнеса, которые не были готовы, знают, как это бывает: как приходят ребята, как красиво они танцуют, показывают классные презентации, а потом выставляют большие счета. Они делают то, что вам не нужно. Проверить это невозможно, потому что вы не специалисты. По итогу 70% проектов уже подписаны, оплачены и актами закрыты. Результата нет. Только в этот момент вы начинаете задумываться: “А какой планировался результат?”.

“К автоматизации можно подготовиться. К автоматизации нужно подготовиться. Нельзя автоматизировать бизнес, если он не готов. Нельзя предъявлять претензии тем, кто делает автоматизацию, если на старте не было готовности” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Как понять, что бизнес готов к автоматизации? Рассмотрим алгоритм действий.

№1 Оценка собственной готовности и готовности бизнеса

Собственник должен грамотно поставить задачу. Для этого необходимо понимать, в каких процессах и что именно нужно улучшить.

“Сформулировать задачу для автоматизации невозможно, если я не понимаю и не представляю процесс, который планирую автоматизировать. Это является центральным требованием цифровизации и автоматизации бизнеса” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Есть 2 варианта:

1. Автоматизация, направленная на сокращение операционных затрат компании. Рассмотрим простой пример. Изначально было 20 человек, выполняющих определённые операции. Мы оцифровали эти действия, автоматизировали их. Потребность в 20 сотрудниках исчезла. Теперь нужно 2 человека вместо 20. Раньше заработную плату начисляли 20 людям, сейчас — двоим.
2. Автоматизация с целью ускорения реакции. Изначально мы разбирали заказы в течение 3 дней. За счёт применения алгоритмов, которые дублируют действия людей, заменяют их, процессы ускорились. Сейчас мы разбираем заказы не 3 дня, а 2 часа. Соответственно, можем обработать большее количество заказов.

Каждый из вариантов автоматизации предполагает сокращение издержек. Нужно понимать, в каком конкретно месте оно произойдёт.

“Если я понимаю, какие бизнес-участки и операции могут быть подвержены такому качественному изменению, чтобы на выходе затраты на эти операции уменьшились, я готов к автоматизации данного участка” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

№2 Выбор исполнителя

Нужно найти подрядчика, который предложит оптимальный вариант решения поставленной задачи. Когда мы хотим автоматизировать процесс, в котором полностью разбираемся, мы сталкиваемся с необходимостью выбора. Действия можно оцифровывать или автоматизировать посредством разных алгоритмов. Из этого множества нужно выбрать оптимальный, который подойдёт именно для вашего бизнеса.

Отдать задачу на откуп тем подрядчикам, которые будут заниматься автоматизацией, — в корне не верное решение. Это значит дать возможность принимать бизнес-решения людям, которые бизнесом не занимаются. Они будут заинтересованы не в поисках оптимальной позиции для бизнеса — оптимального расхода, оптимальной производительности и эффективности, — а в меньшей нагрузке непосредственно на них. Такие исполнители отдадут предпочтение наиболее простым и знакомым алгоритмам.

“Они делали это вчера и хотят делать это сегодня. Такие подрядчики не предлагают варианты, не входят в обсуждение, не модерируют процесс выбора. Они хотят приложить минимум усилий и продать вам те компетенции, которые у них есть сегодня” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Передать ответственность за принятие решения специалистам по автоматизации — это ошибка. Остаётся 2 варианта, каждый из которых с точки зрения эффективности является правильным:

1. Принимать личное участие, пользоваться собственной экспертизой. Для этого необходимо разработать определённые регламенты и политики. Например, политику ценообразования или регламент оборачиваемости склада. Необходимо описать контрольные точки, показатели и алгоритмы, с помощью которых можно реализовывать ту или иную бизнес-функцию. Эти документы и понятия могут разрабатываться владельцем бизнеса совместно с командой топ-менеджеров.
2. Поручить реализацию задачи экспертам по автоматизации бизнеса.

Как проверить эксперта? Сделать это просто. Эксперт отличается от специалиста тем, что предлагает несколько вариантов решения задачи.

“Чтобы это проверить, я разработал простой тезис. Эксперт отличается тем, что он организует круглый стол, собирает заинтересованных со стороны клиента лиц и выбирает оптимальное решение. Проведение такой встречи, такой модерации — это и есть работа эксперта. На выходе предприниматель может совершенно спокойно, вменяемо и рассудительно принять решение, твёрдое и жёсткое. Относительно его можно строить бизнес-процессы, потому что это решение меняться не будет. Все остальное — манипуляции” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”

На базе своего опыта эксперт рекомендует то решение, которое для данного бизнеса является самым оптимальным. Собственник должен рассмотреть его предложение. Далее решение можно транслировать подрядчику, который занимается автоматизацией. Не стоит терзать специалиста мыслями, что он должен быть экспертом. Это миф, который приводит нас в стан черных автоматизаторов (о них скоро выйдет отдельная статья).

№3 Состояние Дзен

“Я называю это состоянием Дзен. Тогда бизнес может спокойно отнестись к процессу автоматизации. Крайне не рекомендуется заниматься автоматизацией, когда бизнес страдает, а показатели падают. Также не нужно этого делать, когда бизнес резко и быстро растёт” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Автоматизация — процесс, похожий на заливку бетона. Когда материал остывает, чтобы его сломать, требуются определённые усилия. В условиях роста бизнес-процессы меняются, причём достаточно быстро. Компания должна быть гибкой. При росте показателей эффективности даже на определённых участках рекомендуется использовать гибкую автоматизацию, то есть не склоняться лишь к одному решению, которое предложил подрядчик, а пользоваться теми инструментами — платными, бесплатными, — которые закрывают конкретные задачи. Например, Google Таблицы, где отчёты можно менять хоть каждую неделю. Пока бизнес растёт, лучше всего пользоваться именно такими инструментами.

Если бизнес терпит спад, реакция должна быть аналогичной. Важно оперативно реагировать на ситуацию и по мере необходимости применять антикризисные механизмы управления. Они тоже плохо дружат с регулярным менеджментом и закреплёнными процессами.

Если ваш бизнес находится в состоянии Дзен, планово растёт, он готов к автоматизации. Это управляемый, а не взрывной рост. Плановые снижения с понятными факторами, не влияющими на вашу модель.

Заключение

Итак, компания готова к нормальному, спокойному процессу автоматизации, когда есть:

1. Собственная готовность и готовность бизнеса. Он не сопротивляется изменениям.
2. Взаимодействие с экспертами. Выбор правильных моделей.
3. Качественно принятые регламенты и политики, которые проработаны вместе с экспертами, приняты на верхнем уровне и уже действуют в компании.

Наличие этих факторов говорит о том, что пора автоматизировать бизнес-процессы. Без нервов, без срыва сроков. Тогда подрядчик в состоянии разработать план-график и в принципе уложиться в оговорённый период времени.

Мифы, которые кружатся вокруг ИТ-отрасли — 1 из 10 проектов взлетает, а 9 остаются в убытке — лишь подтверждают то, что 9 компаний были не готовы. Это можно продиагностировать на старте. Диагностика содержит всего 3 аспекта и занимает 1 рабочую неделю. Если компания не готова, необходимо перейти к реализации рекомендаций по подготовке к автоматизации. Это целый процесс, по факту прохождения которого можно приступать к автоматизации.

Проблема рынка автоматизации — рынка 1С, в частности — заключается в том, что 90% компаний затевают этот процесс, абсолютно к нему не подготовленными. Ни по одному из пунктов готовности нет. Они нанимают подрядчиков, бегают по рынку и верят в то, что могут найти волшебника в голубом вертолёте, который прилетит и угостит их эскимо. А в итоге, к сожалению, прилетают орки без вертолёта и эскимо, но с огромными пиками, которые насаживают в мягкие места заказчика. Заказчик удивлённо смотрит: “Почему же?”. Все объясняется очень просто: готовности к автоматизации не было.

К автоматизации можно и нужно подготовиться. Мы знаем, как это сделать. И мы вас подготовим. Это займёт не годы, а 2-3 месяца в зависимости от объёма предприятия. Автоматизируйте свой бизнес вовремя!

Зачем нужна оценка зрелости бизнес-процессов при разработке системы

Привет! Меня зовут Анна, я ведущий аналитик ИТ-компании SimbirSoft. Недавно при обсуждении с потенциальным заказчиком встал вопрос, о том, что перед разработкой нужно провести анализ текущих бизнес-процессов компании. На что я получила вполне обоснованный вопрос, зачем анализировать работающий и прибыльный бизнес. Подумав, что с этим могут столкнуться и другие аналитики, я решила подготовить туториал, чтобы и вы могли объяснить своим руководителям или клиентам, зачем нужен анализ, когда и так всё работает хорошо.

В этой статье расскажу о том, зачем нужна оценка зрелости бизнес-процессов, какие степени зрелости существуют и что нужно сделать для перехода на новую стадию, а главное – как это помогает при разработке ИТ-системы. Материал будет полезен бизнес-аналитикам, технологам, управленцам и, конечно, разработчикам информационных систем на государственных и частных предприятиях.

Это поможет выявить проблемы и узкие места, а значит разработать оптимальную систему, которая будет учитывать все особенности и потребности бизнеса и даст возможность уверенно развиваться в будущем

Зачем анализировать зрелость бизнес-процессов

Основная цель анализа бизнес-процессов – помочь заказчику определить, как улучшить тот или иной бизнес-процесс и внести в него необходимые изменения для получения желаемых результатов.

Зрелость – один из ключевых показателей эффективности процесса. Он оценивает его логику, измеримость, контролируемость, гибкость и способность к развитию. Результаты анализа зрелости бизнес-процессов дают возможность оптимизировать процессы и повысить их эффективность.

Это, в свою очередь, может привести к достижению конечной цели, сокращению издержек и времени исполнения процесса, а также к готовности компании к быстрому реагированию на изменения рынка.

Для оценки зрелости текущих бизнес-процессов необходимо определить методологию оценки, например, CMMI (Capability Maturity Model Integration). Анализ полученных результатов позволит выявить «узкие места» в процессах и поможет в постановке задач на разработку будущей информационной системы.

А что еще даёт анализ зрелости бизнес-процессов?

• Улучшение качества продукции, что в свою очередь приведет к повышению удовлетворенности клиентов.
• Снижение издержек и оптимизация процессов. Изучение зрелости позволяет выявить «узкие места» в работе компании и определить направление для оптимизации конкретных процессов.
• Автоматизация процессов. Анализ позволит выделить те процессы, которые нужно первыми автоматизировать с помощью информационной системы.

Изучение зрелости бизнес-процесса позволяет уточнить требования и определить технические решения, которые будут эффективны для конкретного процесса.

Впоследствии это позволит бизнесу достигать поставленных целей, реагировать на изменения внешней среды и оставаться конкурентоспособным на рынке.

5 степеней зрелости бизнес-процессов

Кратко рассмотрим 5 степеней зрелости бизнес-процессов – их суть, основные характеристики и примеры.

1 степень зрелости – Начальный процесс

Характерна для компаний, которые начали деятельность и только выпустили свой продукт. Ведут активную маркетинговую деятельность, тратя много усилий на поиск клиентов

В составе – небольшая команда, бюджет ограничен. Регламентов нет, последовательность работ не определена, некоторые этапы и вовсе могут быть пропущены. Цель бизнеса может быть непонятна сотрудникам.

Пример: небольшая кофейня, которая только начала свою деятельность. Здесь еще нет автоматизации бизнес-процессов: заказы будут только в записях официантов или же записываются вручную в электронную таблицу.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Определить цель бизнеса и способы ее достижения. Для кофейни это может быть получение прибыли за счет увеличения среднего чека и привлечения новых и постоянных клиентов, благодаря улучшению сервиса и качества продукции.

Для успешного достижения цели должен быть выстроен весь бизнес-процесс. Затем его важно донести до каждого сотрудника, чтобы он осознал свое влияние на достижение общей цели.

Все сотрудники вносят вклад в успех бизнеса, поэтому их участие и вовлеченность в процессы должны быть активными.

Также необходимо разработать должностные инструкции и планы нагрузки, ознакомить с ними сотрудников. Это позволит определить и распределить задачи и ресурсы, обеспечить бесперебойную работу процессов, поддержать эффективность работы кофейни и достижение ее целей.

2 степень зрелости – Повторяемый процесс

Бизнес достигает своей цели, менеджмент и сотрудники понимают процессы, свои роли и выполняемые задачи.

Процессы имеют логическую последовательность выполнения, регламентированы, стандартизированы и могут быть частично автоматизированы. Есть режим работы сотрудников, график отпусков, а также управление процессами: планирование работ, бюджетов, управление рисками. Но пока не решен вопрос с качеством конечного продукта.

Пример: производственная компания, которая уже начала оптимизировать свои процессы и внедрять систематический подход к управлению бизнес-процессами. Можно сказать, что компания работает не зря, но можно и нужно лучше.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Провести анализ процессов с учетом соответствия ГОСТ и стандартам ISO для конкретной профессиональной области. Этот этап включает разработку декомпозированных схем процессов, т.е. их более детальное описание, оценку потоков данных. Особое внимание стоит уделить регламентирующим документам.

При переходе процессы описываются и изменяются с учетом отраслевых стандартов. Это позволяет выделить основные и второстепенные процессы. Ключевые в рамках профобласти процессы направлены на достижение основных целей и задач. Их оптимизация и улучшение способствуют повышению эффективности деятельности.

Второстепенные процессы оказывают вспомогательную роль в рамках зрелости процессов. Они представляют собой поддерживающие функции, которые обеспечивают гладкое функционирование основных процессов. Второстепенные могут быть изменены и оптимизированы, чтобы улучшить общую эффективность всей системы.

При переходе важно выявить и классифицировать процессы с точки зрения их значимости и влияния на конечные результаты. Это позволит определить приоритеты и сосредоточить усилия на оптимизации ключевых процессов. При этом обратите внимание на второстепенные процессы, которые нужно улучшать для обеспечения эффективного функционирования всей системы.

3 степень зрелости – Определенный процесс

Все процессы имеют логическую структуру, выстроены функциональные связи между отделами и направлениями, есть ответственное лицо и конечные сроки выполнения. Компания вводит показатели качества и эффективности процессов. Все стандарты и регламенты соответствуют ГОСТ и международным стандартам ISO. Сотрудники регулярно проходят обучение.

На этой степени зрелости бизнес решает вопросы качества конечного продукта, но еще сильно зависим от различных факторов и не умеет подстраиваться под изменения рыночных ситуаций.

Пример: крупный производитель бытовой техники. Процессы компании отлажены, регламентированы. Но есть высокая зависимость от условий рынка и низкий уровень сервисности.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Ввести показатели эффективности и показатели качества готового продукта, установить периоды мониторинга показателей. Компания должна разработать методики по повышению качества продукции, разработать регламенты или руководства по ведению процесса в различных ситуациях и внедрить их в производство.

4 степень зрелости – Управляемый процесс

В работу вводятся различные показатели, позволяющие повысить управление и контроль за процессами. Применение показателей приводит к снижению используемых ресурсов. Например, ввод системы электронного документооборота позволил компании сократить временные затраты на подписание документов и расходы на бумагу.

Процессы становятся гибкими, могут пересматриваться и оптимизироваться на основании собранной информации. Бизнес может адаптироваться к изменениям рынка, но не так легко и эффективно, как на пятой степени зрелости.

Пример: компания Coca-Cola. Активно работает над оптимизацией своих бизнес-процессов и внедрением новых технологий для повышения эффективности работы. Использует системы управления производственными рисками и контроля качества на всех этапах производства. В компании разработана программа управления рисками, которая позволяет ей оперативно реагировать на возможные угрозы и риски для бизнеса.

Что сделать для перехода на следующую стадию? Уделить особое внимание доработке стратегии управления рисками и анализу показателей процессов. Это время подходит для пересмотра существующих показателей или изменения подхода к их оценке.

5 степень зрелости – Оптимизированный процесс

Отличительная черта – наличие инновационных процессов. Этот высокотехнологичный этап развития процессов достаточно ресурсоемкий в части анализа собранных данных и организации работ по изменению процессов.

Применяются новые способы и инструменты анализа показателей процессов. Анализируются успехи и провалы в работе. Разрабатывается и применяется стратегия оптимизации процессов.

Пример: Toyota Motor Corporation. Компания уделяет огромное внимание оптимизации бизнес-процессов и внедрению новых технологий для повышения эффективности деятельности. Самый известный инновационный процесс корпорации – система Just-In-Time. Позволяет точно определять потребности клиентов и производить товары только в необходимом объеме, а значит снижать затраты на хранение запасов и улучшать качество продукции.

Степень зрелости – изменчивый показатель. Для обеспечения достаточного уровня выполнения процессов необходимо постоянно анализировать состояние и тенденции рынка, активно работать над обеспечением качества своей продукции, а также активно приобщать сотрудников к ценностям и философии организации.

Как исследование зрелости бизнес-процессов помогает в разработке информационной системы

Результаты анализа зрелости бизнес-процессов можно применять на следующих этапах создания информационной системы:

• Формулирование требований к системе. Важно определить, какие функции должна выполнять система, какие данные для этого нужны и какие механизмы управления и контроля процессами должна содержать система.
• Разработка архитектуры системы. Требования помогут при разработке архитектуры системы путем выявления «узких мест» и проблем, которые могут возникнуть на этапе реализации. Это позволит обеспечить высокую производительность и надежность системы в будущем.
• Разработка информационной системы. Проведенная оценка помогает разработчикам лучше понимать функциональность системы.
• Тестирование. Тестировщики должны тестировать систему на соответствие требованиям, связанным со степенью зрелости бизнес-процессов заказчика.
• Запуск системы. Выполняется только после успешного этапа тестирования.

В конечном итоге учёт зрелости бизнес-процессов помогает в выборе наилучших решений для бизнеса, увеличивая шансы на успешную разработку.

Пример из практики

Оценка зрелости процессов в одной крупной компании, проведенная за несколько месяцев, стала основой для принятия решения о выборе между разработкой собственного решения и приобретением готового продукта с последующей адаптацией. В ходе оценки мы изучили регламенты и стандарты производственной отрасли, а также разработали модель процессов предприятия, которая включала группировку по направлениям и описание основных показателей этих процессов.

На основе заключения об оценке зрелости процессов было принято решение о закупке готового продукта с последующей адаптацией и интеграцией в существующие процессы производства компании. Это позволило клиенту быстро адаптироваться к новой системе и улучшить эффективность своих процессов.

Зачем вам это знать?

Оценка зрелости бизнес-процессов – важная задача при разработке информационных систем. Как вы уже поняли, она позволяет определить степень готовности бизнес-процессов к автоматизации и выявить проблемные места, которые необходимо оптимизировать.

Стоит учесть, что зрелость бизнес-процессов – динамическая характеристика. Для поддержания эффективности работы системы в целом оценку необходимо проводить с определенной периодичностью – один раз в месяц, квартал, год. Каждая компания сама выбирает этот период.

Почему оценку зрелости бизнес-процесса лучше передать на аутсорсинг? На это есть следующие причины:

• Экспертиза профессионального подрядчика в области управления бизнес-процессами и методиках оценки зрелости.
• Независимость. Независимая точка зрения внешних консультантов из-за отсутствия родственной, психологической и материальной зависимости от компании позволяет дать объективную оценку текущего состояния процессов.
• Опыт. Сотрудники аутсорс-компании имеют опыт работы на различных проектах в разных сферах и предметных областях. Это дает преимущество в скорости выявления проблемы и разработки предложений для решения по оптимизации процессов.
• Инструменты. Внешние эксперты владеют различными технологиями и инструментами для проведения оценки.
• Комплексное решение. ИТ-аутсорсер может предложить не только оценку бизнес-процессов, но и последующую разработку и внедрение информационной системы или подключить специалистов для усиления команды.

Решать только вам! Главное – помните, что оценка зрелости бизнес-процессов – не самоцель, а инструмент, который помогает достичь поставленных бизнес-целей.

Авторские материалы для аналитиков и разработчиков мы также публикуем в наших соцсетях – ВКонтакте и Telegram.

• бизнес-процессы
• оценка зрелости
• информационная система

10 признаков, что вашей компании нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов экономит компании время и деньги, помогает справляться с большим объёмом работы, не нанимая новых сотрудников, а ещё оберегает от ошибок, вызванных человеческим фактором. Но готов ли к автоматизации ваш бизнес? Мы подготовили тест, чтобы это выяснить.

Если описанная ситуация будет вам знакома, ставьте себе один балл.

Антон работает коммерческим директором российского производителя шампуней и гелей для душа. Когда иностранные конкуренты покинули рынок, он понял: пришло идеальное время, чтобы увеличивать продажи. Но нанять в отдел еще пару человек не получится. Придется текущим составом команды работать допоздна.

За счет автоматизации у подчиненных Антона появится больше времени для выполнения новых задач. Вся информация будет в блоке CRM, а не в блокнотах и стикерах. Да и вести переписку станет проще благодаря внесенным шаблонам.

Знакомо, тоже хотим сейчас вырасти — 1 балл
Не сталкивались с таким — 0 баллов

3. Уже составили регламенты и инструкции

Операционный директор Иван любит порядок, поэтому пишет инструкции для всех процессов: отгрузок, акций, инвентаризаций и так далее. Сотрудники это ценят — теперь есть на что сослаться в споре с коллегами. Правда, руководителям еще приходится лично контролировать, чтобы все следовали установленным правилам. Практика показала: это сложно делать вручную, если в процессе участвует больше 10 человек.

Когда в бизнесе уже наведен порядок, пора закреплять эффект. И Ивану, и остальным руководителям станет гораздо легче, когда они делегируют контроль BPM-системе. Она всегда будет начеку и в нужный момент пришлет напоминание сотруднику, если он «забыл» про свою зону ответственности.

Любовь к регламентам и порядку нас объединяет — 1 балл
Не вижу в этом смысла — 0 баллов

4. Пользуетесь 1С и другими учетными системами

Бухгалтерия компании «Змей Горыныч» вносит всю информацию в 1С. Финансист Иван выгружает оттуда нужные данные, а затем обрабатывает их в Excel. Делает он это вручную, поэтому иногда допускает ошибки. Например, вводит информацию не в ту ячейку. Из-за этого процесс подготовки отчетов растягивается, начальство злится, а Иван страдает.

BPM-система интегрируется с другими IT-продуктами, экономит время и силы на обмене данными между приложениями. Что особенно приятно для Ивана — заниматься ручным трудом больше не придется.

Понимаю всю боль Ивана — 1 балл
У нас так не бывает — 0 баллов

5. Используете слишком много разных программ

Все сотрудники сетевой торговой компании «Усы, лапы и хвост» общаются в общем Telegram-чате. Там же руководители иногда ставят задачи, и их легко пропустить из-за бурных обсуждений. При этом 80% поручений прилетают письмами в Outlook, а еще чуть-чуть — в курилке. Общие собрания «по-старинке» проводят в Skype, а слоты под них бронируют в Google Календаре. Порядка это не добавляет.

С ВРМ-системой не нужно переключаться между десятком программ и запоминать устные договоренности. Все данные по задаче, история обсуждений и согласований будут храниться в одном месте. Руководство «Усы, лапы и хвост» точно оценит, что отговорки «вы не говорили» и «я не видел» навсегда исчезнут из рабочих коммуникаций.

Да, сейчас как раз куча программ открыта — 1 балл
Нет, не наша история — 0 баллов

6. Постоянно выясняете «кто виноват?»

PR-директор Виталий поставил задачу всему отделу — отправить заявку на участие в отраслевом рейтинге. Решить, кто и что делает, коллеги должны были сами. Все уже люди взрослые, и заявки подают пять лет подряд.

В последний день регистрации Виталий узнал, что взнос еще не оплатили, информацию о проектах собрали не полностью, а фотографии не загрузили. Час он выяснял «кто виноват», столько же решал «что делать». Подчиненные поклялись, что больше такого не повторится. Пожар потушили, но глобальная проблема осталась.

Время Виталия стоит дорого — неэффективно тратить его на выяснение отношений внутри команды. Вместо этого PR-директор мог бы запустить в системе бизнес-процесс «Участие в рейтинге», где уже прописаны ответственные. Тогда сотрудники получили бы отдельные задачи со сроками: отправить фото до первого марта, отдать счет на оплату до третьего. При этом Виталий в любой момент мог бы проверить, что уже сделано, а что еще только в планах.

Мы часто тратим много времени на подобное — 1 балл
Такого у нас не происходит, к счастью — 0 баллов

7. Срыв сроков влетает вам в копеечку

В «Винтике и Шпунтике» производят запчасти для сельскохозяйственной техники. Компания регулярно участвует в госзакупках, где предусмотрены штрафы за нарушение сроков поставки. Срывы даже на пару дней ощутимо бьют по бюджету. Директор Олег на каждой планерке спрашивает о готовности заказов, но менеджеры редко говорят конкретику. Они и сами не всегда в курсе, линейные специалисты скрывают проблемы до последнего.

Все становится проще, когда управление бизнес-процессами в компании автоматизировано. В BPM-системе сразу видно, на какой стадии находится любой из заказов «Винтика и Шпунтика». А если что-то пошло не так, хватит времени, чтобы Олег и его команда успели придумать план Б и не платить неустойки.

Да, мы от этого очень страдаем — 1 балл
У нас такой проблемы нет — 0 баллов

8. Вам сложно контролировать длительные процессы

Игорь работает в тендерном отделе компании «ЗапЧастиТут». Оформление документов для каждой заявки занимает не меньше недели, а их всегда минимум десять одновременно. Чтобы сделать все корректно и в установленный срок, нужен постоянный суперконтроль. Конечно, Игорь не раз пропускал дедлайн, и компания упускала выгодные контракты.

А ведь может быть по-другому. Игорь создает задачу «Подготовка к тендеру», автоматически запускается бизнес-процесс. В его списке дел появится несколько отдельных подзадач по этой заявке со сроками. Система будет следить за ходом подготовки к каждому тендеру и забросает ответственного, то есть Игоря, напоминаниями, если он что-то пропустит.

Как будто с нас списали — 1 балл
Таких сложностей у нас нет, процессы попроще — 0 баллов

9. Сотрудники в разных городах

У торговой сети «Ромашка» офисы открыты во всех регионах страны. А у агентства «Консалтинг+» всего один, но зато 90% сотрудников работает удаленно. Объединяет компании одна проблема: как понять, кто чем занимается? В «Ромашке» уверены, что только центральный офис выкладывается по полной, а руководство «Консалтинг+» подозревает сотрудников в подработках.

Расстояние и разные часовые пояса не помеха, когда все работают в BPM-системе. Список задач и результаты любого из подразделений «Ромашки» всегда на виду. Аналогично с удаленщиками из «Консалтинг+»: система покажет, кто и что должен сделать, как и когда это проверить.

Да, наша история — 1 балл
Для нас неактуально — 0 баллов

10. Готовность лидера к автоматизации

ООО «Лэфт» продает шнурки для левых кроссовок, ООО «Райт» — для правых. Обе компании одновременно внедрили одну и ту же BPM-систему. Но было одно важное различие. Директор ООО «Лэфт» Дмитрий хоть и был главным инициатором нововведений, первым же перестал ставить задачи в системе и писал поручения где придется. А директор ООО «Райт» Анатолий не питал надежд, что команда разберется сама. Он первым изучил все новые функции и подавал пример остальным.

Мы говорим Анатолию, что он — молодец! В компании обязательно должны быть амбассадоры автоматизации, особенно среди руководящего состава. Если директор, как Дмитрий, относится к этому процессу с безразличием, то сотрудники быстро подхватят такое настроение.

У нас Анатолий — 1 балл
У нас Дмитрий — 0 баллов

Настало время подсчитать баллы и узнать результаты

Меньше 2 баллов — холодно

Автоматизация — это не то, что вам нужно здесь и сейчас. Рекомендуем пока навести порядок в бизнес-процессах: подготовить регламенты, обозначить ответственных, пересмотреть систему коммуникаций внутри компании.

От 3 до 5 баллов — уже теплее

Ваш бизнес растет, появляются разные процедуры и внутренние политики, так что вы уже можете задуматься о внедрении BPM-системы. Пока мотивируйте команду на анализ своей работы. Так сотрудники смогут выделить повторяющиеся задачи, где много ручных и механических действий. Руководителям рекомендуем прислушаться к подчиненным и оценить масштаб проблемы.

6 и более баллов — горячо

Поздравляем, ваш бизнес к автоматизации готов!