Как отправить напоминание в календарь другого пользователя

Поделиться ссылкой на календарь в email-рассылке

Многие пользователи для планирования задач используют сервисы календарей: Google Календарь, Outlook, iCloud. Чтобы участники не забыли о вашем мероприятии и включили его в свои планы, дайте им возможность добавить событие в свой календарь прямо из письма.

italki предлагает добавить напоминание об уроке в iCal или в Google Календарь

Рассмотрим подробно, как получить ссылку на мероприятие из календаря в разных сервисах и как добавить её в email-рассылку.

Как поделиться календарём

Есть два основных способа, как можно добавить событие себе в календарь, — открыть файл ICS или открыть прямую ссылку на календарь.

Файл ICS

ICS — это общепринятый формат файла для календарей. Большинство сервисов и приложений для календарей поддерживают его. Чтобы добавить мероприятие в свой календарь, подписчику нужно скачать файл и открыть его.

Универсальность. Подписчики смогут открыть файл на любом устройстве.

Файл нужно будет разместить в файловом хранилище. Это не так удобно, как просто скопировать ссылку.

Ссылка

Здесь всё просто — календарь генерирует ссылку, вы копируете её и вставляете в письмо. Подписчик кликает по ссылке и добавляет мероприятие в свой календарь.

Удобство. Не нужно размещать файлы в облаке, а получателям не придется ничего скачивать.

Разные календари генерируют ссылки в разных форматах, которые не всегда поддерживают другие сервисы. Если вы хотите охватить широкую аудиторию, придётся создавать ссылки в каждом календаре отдельно.

Какой способ выбрать

Если вы уверены, что все подписчики используют конкретный сервис для календарей, вы можете взять ссылку в этом сервисе и использовать её. Если такой информации нет, лучше вставить в письмо ссылку на файл ICS, этот вариант более универсален. Дополнительно вы можете сгенерировать ссылки в нескольких популярных сервисах и добавить их в письмо.

Также учитывайте, что в некоторых сервисах можно делиться только конкретным мероприятием из календаря, а в других — всем календарём.

В таблице ниже мы сравнили популярные сервисы календарей по их возможностям:

Можно поделиться ссылкой	Можно поделиться файлом ICS	Публикуем одно событие или весь календарь
Google	+	+	Событие, если делимся ссылкой.

Что учесть при создании мероприятия

Называя календарь или событие, позаботьтесь о том, чтобы пользователь понял, о каком событии идет речь. Укажите полное название, краткое описание и ссылку на программу или дополнительную информацию.

В качестве цвета календаря и фона в рассылке используйте корпоративные цвета ваших мероприятий.

Теперь разберём, как расшарить календарь в каждом из этих сервисов.

Шаг 1. Создайте ссылку на календарь

Google Календарь

Чтобы поделиться мероприятием, сначала сделайте календарь общедоступным. Для этого кликните на шестерёнку в правом верхнем углу и выберите «Настройки».

На панели слева выберите календарь, которым вы будете делиться, далее выберите «Настройка календаря» и отметьте галочку «Сделать общедоступным».

Готово. Теперь вернитесь в календарь и создайте мероприятие. Если мероприятие уже создано, пропустите этот шаг.

Нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу, введите название, дату, время и остальные параметры. Кликните «Сохранить».

Теперь кликните на созданное мероприятие, а во всплывающем окне нажмите на карандаш для редактирования.

Здесь выберите «Дополнительные действия» → «Опубликовать мероприятие».

Появится окно со ссылкой на мероприятие и HTML-кодом. Нажмите «Копировать» напротив ссылки.

Также в Google Календаре можно скачать календарь в виде ICS файла. Но в этом случае вы скачаете весь календарь, а не конкретное мероприятие.

Если вы хотите поделиться конкретным мероприятием с помощью файла ICS, создайте для него отдельный календарь.

Скачать файл можно в настройках. Кликните на шестерёнку, выберите «Настройки», далее выберите календарь, который нужно скачать, раздел «Настройки календаря» и кликните «Экспортировать календарь».

Файл скачивается в формате ZIP-архива, внутри файл с расширением .ics.

Outlook.com

Здесь мы описываем, как работать с веб-версией Outlook, которая входит в состав Microsoft 365. Если вы используете настольную программу Outlook, руководствуйтесь следующим разделом.

Откройте Outlook в браузере. Перейдите к календарю.

Сначала создайте календарь. Если вы уже создали его, пропустите этот шаг.

Для создания нажмите «Добавить календарь».

На панели слева выберите «Создать пустой календарь», введите название календаря, выберите цвет иконки и раздел, в котором он будет создан. Кликните «Сохранить».

Теперь создайте событие с помощью кнопки «Новое событие» в левом верхнем углу.

Введите название, дату, время, местоположение, описание. Кликните «Сохранить».

Теперь нужно сделать календарь публичным. Кликните на шестерёнку в правом верхнем углу, внизу выберите «Просмотреть все параметры Outlook».

Выберите слева «Календарь», далее «Общие календари». В разделе «Публикация календаря» выберите в первом выпадающем списке календарь, а во втором — «Может просматривать все сведения». Кликните «Опубликовать».

Появится две ссылки. Первая — ссылка на мероприятие в календаре Outlook. Вторая — ссылка на файл ICS.

Чтобы скопировать первую ссылку, кликните на неё и выберите «Копировать».

Ссылку на файл можно также скопировать или сразу скачать файл.

Как и в Google Календаре, вы будете делиться не конкретным мероприятием, а календарём со всеми событиями. Если хотите дать доступ только к одному мероприятию, создайте для него отдельный календарь.

Outlook

В этом разделе мы описываем, как поделиться мероприятием в программе Outlook.

Чтобы перейти в календарь, кликните на его значок в левом нижнем углу.

Теперь создайте встречу. На панели инструментов сверху, во вкладке «Главная», кликните «Новые элементы» и выберите в меню «Встреча».

Заполните данные встречи, нажмите «Сохранить и закрыть».

Найдите созданную встречу в календаре и откройте её двойным кликом.

На панели вверху, во вкладке «Встреча», кликните на стрелочку возле «Переслать», затем в меню «Переслать как iCalendar».

Откроется новое окно.

Напротив вложения кликните на стрелку и выберите «Сохранить как».

Выберите местоположение на компьютере, куда вы хотите сохранить файл ICS.

iCloud Календарь

Начните с создания календаря. Если он уже создан, пропустите этот шаг.

В календаре кликните на шестерёнку в правом нижнем углу и выберите «Новый календарь».

Введите название календаря и нажмите Enter.

Теперь создайте событие. Ещё раз кликните на шестерёнку и выберите «Новое событие».

Заполните поля и нажмите «OK».

Чтобы поделиться календарём, нажмите на значок свойств общего доступа напротив него.

Здесь отметьте галочку «Открытый календарь» и кликните «Скопировать ссылку».

Обратите внимание, вы будете делиться календарём, включая все его события. Если вы хотите дать ссылку только на одно мероприятие, создайте для него отдельный календарь.

Шаг 2. Вставьте ссылку в письмо

Если у вас нет точных данных, какие календари используют ваши подписчики, рекомендуем использовать файл ICS. Это универсальный способ, который будет работать у большинства адресатов. Дополнительно можно добавить ссылки на другие календари.

Для примера мы добавим четыре ссылки в письмо: основную ссылку для скачивания ICS файла и три дополнительные ссылки для календарей Google, Outlook.com, iCloud.

Разместите файл в облаке

После того, как вы создали файл в календаре, разместите его в любом облачном хранилище и откройте доступ по ссылке.

Добавьте ссылки в письмо

Рассмотрим, как добавить блок со ссылкой на календарь в конструкторе Unisender.

В личном кабинете Unisender нажмите «Создать рассылку» → «Email».

Выберите готовый шаблон или создайте письмо в конструкторе с нуля.

Для примера создадим в письме три строки, перетащив их с панели слева. На одной будет кнопка с основной ссылкой, в строке ниже — остальные три ссылки, а сверху для красоты добавим картинку с календарём.

Перетащите в верхнюю строку картинку, в строку ниже — кнопку, а в самую нижнюю — блок «Меню».

Так строки с блоками выглядят в письме.

Начнём с картинки. Вы можете нарисовать свою картинку, а мы сгенерируем её с помощью бесплатного сервиса Calendar Icons Generator.

Скачайте картинку и добавьте её в блок.

В свойствах блока «Кнопка» вставьте ссылку на файл и оформите кнопку.

Так выглядит кнопка после оформления

В свойствах меню в нижней строке добавьте три элемента, это будут три ссылки на календари.

В каждом элементе укажите название календаря и ссылку для него.

Меню с тремя пунктами. Между пунктами — разделитель

Добавляем оформление — меняем фон и цвет шрифта в меню. В итоге все три строки выглядят так:

Вы можете использовать этот пример или создать письмо в конструкторе по собственному дизайну, со своими кнопками, описанием мероприятия и любыми другими блоками.

Отправка сообщения электронной почты с напоминанием

Отправляемые сообщения можно помечать, чтобы вы (или получатель) могли оповестить об этом.

Пометка для себя

Вы отправляете сообщение, которое требует ответа. Вы хотите убедиться, что не забыли о запросе и получаете необходимые сведения. Пометка для себя сообщает о том, что вы попросили других людей ответить. Добавив пометки, вы увидите задачу в области Задачи и обзоре задач.

1. Щелкните Сообщение >К последующим.
2. Щелкните Сегодня, Завтра, На этой неделе, На следующей неделе, Без датыили Пользовательские.

Так как сообщение будет в папке Отправленные, рекомендуем добавить напоминание для себя. Напоминания — это диалоговое окно оповещения, которое появляется, когда к ним нужно прибавиться, точно так же, как и для предстоящих собраний или встреч.

Чтобы добавить напоминание для себя, нажмите кнопку К > добавить напоминание. Введите дату и время появления диалоговых окна с напоминанием.

Пометка получателей

Пометка сообщения для получателей добавляет дополнительный акцент. В списке сообщений появится пометка, а над строкой «От» сообщения появится текст. Если получатель также использует Outlook, элемент будет добавлен в его список дел.

1. Щелкните Сообщение >К последующим.
2. Выберите пункт Другой.
3. Проверьте флажок Пометить для получателей.
4. В диалоговом окне Настройки мы рекомендуем изменить текст по умолчанию Пометка на описание или действие. Например, можно ввести: Отправить Юлии ответ на вопрос о разрешении. Это текст, который получатель увидит над строкой «От».

Для наглядности можно добавить напоминание. Напоминания — это диалоговое окно оповещения, которое появляется при сроке к началу собрания или встречи.

Чтобы добавить напоминание для получателей, проверьте флажок Пометить для получателей, а затем введите дату и время, которые должны отображаться в диалоговом окне напоминания для получателей.

Совет: Используйте осторожность при добавлении напоминания к флагу для получателей. Спросите себя, нужно ли прервать получателя в диалоговом окне напоминания или достаточно флага.

Как работают даты пометки в меню «К работе»?

Пометка элементов для последующего применения и напоминаний с помощью пометок. Для флагов доступны следующие стандартные даты начала, сроки и время напоминания. Вы можете настроить каждый из параметров.

Начальная дата

Дата выполнения

Установка и отмена напоминаний

Напоминания Outlook появятся в вашем сообщении электронной почты или календаре, чтобы сообщить, что запланированное событие вот-вот начнется.

Примечание: Эта функция не поддерживается в Outlook 2019.

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

В новом окне напоминаний можно отложить события и задачи календаря, присоединиться к собранию Teams или закрыть события и задачи в отдельном окне.

Включение окна напоминаний

Вы можете настроить Outlook для отображения календаря и напоминаний о задачах (или задачах) в отдельном окне, которое открывается поверх других программ, с которыми вы работаете.

1. Перейдите в раздел Параметры >Общиеуведомления >.
2. Разверните раздел Календарь , убедитесь, что включено напоминание о событиях и выбран стиль уведомления Напоминания . Чтобы закрыть напоминания о прошлых событиях (например, вы были в стороне и не хотите возвращаться к напоминаниям о событиях, произошедших во время исчезновения), установите переключатель Автоматически закрывать напоминания для прошлых событий .

Добавление или удаление напоминаний для событий календаря

Установка напоминания по умолчанию для всех событий календаря

Этот параметр применяется к существующим и новым собраниям, которые вы создаете.

1. Перейдите в раздел Параметры >Календарь >события и приглашения.
2. В разделе События, которые вы создаете, выберите раскрывающийся список Напоминание по умолчанию , а затем выберите время по умолчанию, в течение которого вы хотите напомнить о предстоящих событиях. При появлении запроса нажмите кнопку Сохранить .

Установка напоминания для одного собрания или серии

Вы можете переопределить параметр напоминания по умолчанию для одного собрания или ряда собраний.

1. На значках навигации в окне Outlook выберите Календарь .
2. В окне Календарь откройте собрание, которое вы хотите изменить.
3. Если вы изменяете ряд собраний, сначала выберите Просмотреть ряд. Если вы изменяете одно событие (или ряд событий, если выбран параметр Просмотреть ряд), перейдите на ленту, выберите раскрывающийся список Напоминание , а затем выберите сумму для нового времени напоминания. Если вы не хотите напоминать о событии или серии, выберите Не напоминать мне.

Добавление или удаление напоминаний для задач

1. На значках навигации в окне Outlook выберите значок «Сделать «.
2. Выберите задачу, для которой нужно добавить напоминание, и в открывающейся области задач выберите Напомнить. Чтобы удалить напоминание, выберите задачу и наведите указатель мыши на напоминание, пока оно не будет выделено и не появится значок отмены . Выберите его, чтобы удалить напоминание.

Отображение напоминаний над другими программами или приложениями

Вы можете настроить Outlook для отображения окна напоминания поверх других программ, с которыми вы работаете.

1. Выберите Параметры >файлов >Дополнительно.
2. В разделе Напоминания проверка поле Показывать напоминания поверх других окон.
3. Нажмите кнопку ОК.

Примечание. Эта функция недоступна для Outlook 2013, Outlook 2016 или 2019. Для подписчиков Microsoft 365 эта версия доступна, если вы используете версию 1804 (сборка 9226.2114) или более позднюю.

Добавление или удаление напоминаний для собраний

Настройка напоминаний для всех новых собраний

_{Это относится ко всем существующим встречам и собраниям в календаре. Сохраните этот параметр для будущих встреч и собраний.}

1. На вкладке Файл выберите пункт Параметры, а затем — категорию Календарь.
2. В разделе Параметры календаря установите или снимите флажок Напоминания по умолчанию.
3. Задайте время по умолчанию, в течение которого вы хотите получать напоминания перед новыми элементами календаря (например, 15 минут, 30 минут и т. д.).

Установка напоминания для существующего собрания

_{Это относится только к выбранному собранию в календаре.}

1. в нижней части экрана выберите Календарь;
2. Откройте собрание. Если появится диалоговое окно Открытие повторяющегося элемента, выполните одно из следующих действий:
   • чтобы установить напоминание только для одной встречи или собрания из ряда, выберите Только это;
   • чтобы установить напоминание для всех встреч или собраний ряда, выберите Весь ряд;
3. На вкладке Собрание (для повторяющегося собрания это вкладка Серия собраний ), щелкните раскрывающийся список Напоминание и выберите, за какое время до встречи или собрания вы хотите получить напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.

Автоматическое закрытие напоминаний о прошлых событиях

Если вы не хотите видеть напоминания о событиях в прошлом, вы можете указать Outlook, чтобы автоматически закрывать напоминания о прошлых событиях. Например, если вы не находитесь в офисе в течение трех дней, вы можете не возвращаться и просматривать напоминания о собраниях, которые проходили, когда вас не было.

1. Выберите Параметры >файлов >Дополнительно.
2. В разделе Напоминания выберите Автоматически закрывать напоминания о прошлых событиях.

Добавление напоминаний для сообщений электронной почты

1. В нижней части экрана выберите Почта.
2. Выберите сообщение.
3. Нажмите Главная >К исполнению >Добавить напоминание.
4. В диалоговом окне Другая установите или снимите флажок Напоминание.

Добавление напоминаний для задач

1. В нижней части экрана выберите Задачи.
2. Чтобы просмотреть задачи, выберите Главная>Список дел.
3. Щелкните задачу в списке.
4. Выполните одно из следующих действий:
   • Чтобы добавить напоминание о задачах в список задач, выберите задачу, а затем в группе Дальнейшие действия выберите интервал времени для соблюдения крайнего срока.
   • Чтобы удалить напоминание о задаче из списка задач или To-Do списка, в группе Управление задачами щелкните Удалить из списка.

Способы предоставления общего доступа к календарям на Mac

Предоставление доступа к календарю друзьям и членам семьи

Вы можете предоставить доступ к своим календарям iCloud другим пользователям, у которых также есть учетная запись iCloud. Вы можете решить, смогут ли другие пользователи редактировать календарь или только просматривать его.

Предоставление доступа к календарю коллегам по работе

Вы можете предоставить доступ к отдельным календарям или учетным записям календарей тем людям, которые пользуются той же службой календарей. Например, если Вы вместе пользуетесь сервером Exchange или CalDAV на работе, Вы можете решить, смогут ли Ваши коллеги редактировать Вашу учетную запись календаря или только просматривать ее.

Предоставление другому пользователю доступа к календарю только с правом чтения

Календарь можно опубликовать на веб-сервере или по определенному веб-адресу. Другие пользователи смогут просматривать этот календарь в интернете и подписываться на него с помощью приложения «Календарь». Подписчики могут просматривать Ваш календарь, но не могут его редактировать.

Отмена общего доступа к календарю

Вы можете прекратить совместный доступ или публикацию любых из своих календарей. См. статьи по ссылкам выше.