Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»
111. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам, договорам и другим документам.
112. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма выше реквизита «Подпись» через 2 межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатается от левого поля с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.
113. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:
Приложение: на 18 л. в 1 экз.
114. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров они нумеруются. Наименование приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.
1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.
2. Справка о результатах проверки на 3 л. в 1 экз.
115. В том случае, если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
заключение Экспертно-проверочной комиссии от 22.02.2013 N 14 и приложение к нему, всего на 15 л.
116. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.
117. В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.
| Реквизит «Отметка о контроле» | Глава 22. >> Реквизит «Подпись» |
| Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 «Об утверждении инструкции по делопроизводству. |
Приложения к документам
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
Отдельные вопросы оформления приложений
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
— если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
— если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
— об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
— о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
— об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
— о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
к постановлению Правительства
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении – отметка о приложении:
к договору купли-продажи
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Приложения визируются должностными лицами, ответственными за их подготовку.
3.3.16. Отметка о наличии приложений
Если письмо имеет приложения, то об этом делается отметка. Указанная отметка печатается через один межстрочный интервал ниже текста письма от границы левого поля и включает в себя: краткое наименование прилагаемого документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: Справка о . на 3 л. в 1 экз.
Отметка о наличии приложения, название которого указано в тексте письма, оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают краткое наименование, например:
Приложение: 1. Положение об . на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки . на 4 л. в 1 экз.
В том случае если приложение состоит из нескольких экземпляров, то указывается не общее количество листов во всех экземплярах, а количество листов, содержащихся в одном экземпляре, например:
Приложение: 1. Положение об . на 5 л. в 5 экз.
2. Правила подготовки . на 4 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Если к письму прилагается другой документ, также имеющий приложения, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.04.2007 N 02-4/156 и
приложение к нему, всего на 5 л.
Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
Отметка о приложении в сопроводительном письме
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.
По правилам делопроизводства, установленным в нашей стране, документ, не имеющий адресной части (адресата), мы не можем просто вложить в конверт и отправить без объяснений. Ведь иначе делопроизводитель организации-получателя не сможет проверить правильность его адресования и количество листов, экземпляров, – он просто про них не узнает. Некоторые скажут, что адресат можно посмотреть на конверте. Но из-за технической ошибки или невнимательности того, кто отправлял документ, может произойти так, что на конверте адрес указан один, а вложенный документ предназначен другой организации , находящейся по другому адресу. Или при пересылке документа одна страница не была отправлена, просто открепилась, потерялась и пр.
Аналогичная технология отправки материальных ценностей предусмотрена на почте – в посылку или бандероль вкладывается реестр вложений. Реквизит «отметка о приложении», оформляемый на сопроводительном письме, это своего рода «реестр вложений», по которому проверяется количество и перечень отправляемых документов.
Итак, для отправки документов, не имеющих адресной части (счет-фактура, программа, договор, акт, протокол и др.), необходимо составить сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо и приложение к нему связаны между собой только необходимостью пересылки документов (технологией обработки).