Как создать отчет в access

§ 4. Создание, просмотр и экспорт отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации из баз данных на экран, принтер или в файл.

Отчеты предоставляют пользователю возможность обобщения и анализа данных. При создании реальных баз данных создание отчетов обычно является завершающим этапом работы. При создании реальных баз данных создание отчетов обычно является завершающим этапом работы. Источником данных для отчетов служат не только таблицы, но и запросы, создание которых рассматривается в следующем параграфе.

Работать с отчетами в Access можно в четырех режимах (пример 4.1). Выбор режима работы с отчетом определяется действиями, которые необходимо выполнить:

1. Представление отчета. Является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена.

2. Предварительный просмотр. В данном режиме отчет отображается в том виде, в каком он будет напечатан. Используется для просмотра сформированного отчета (например, перед отправкой на печать).

3. Режим макета и Конструктор. Эти режимы используются, если необходимо внести изменения в отчет, изменить его структуру либо редактировать данные.

В Access для создания отчетов можно использовать различные инструменты:

1. Отчет. Предназначен для быстрого создания отчетов. Достаточно выбрать источник данных и нажать кнопку .

2. Пустой отчет. Позволяет создавать отчет с нуля в режиме макета.

3. Наклейки. Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

4. Мастер отчетов. Служит для пошагового создания отчета. С его помощью можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

5. Конструктор. Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Технология работы с мастером и конструктором отчетов аналогична технологии работы с мастером и конструктором форм.

Помимо данных, извлеченных из таблиц или запросов, отчеты могут включать элементы, свойственные печатным документам. Элементы отчета можно увидеть в режиме конструктора в виде разделов (см. см. Приложение к главе 1):

1. Заголовок. Располагается в верхней части только первой страницы отчета. Используется для вывода данных, которые следует напечатать один раз в начале отчета (текст заголовка отчета, дата). Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню .

2. Верхний колонтитул. Располагается в верхней части каждой страницы. Используется для вывода таких данных, как заголовки столбцов, даты или номера страниц. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в контекстном меню конструктора отчетов . Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно уменьшить его высоту до 0.

3. Область данных. Располагается между верхним и нижним колонтитулами страницы. Является обязательным разделом отчета. Содержит данные, на которых основан отчет.

4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы.

5. Примечание. Используется для вывода общих итоговых значений или подписи, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

Для создания отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать источник данных.
2. Выбрать инструмент для создания отчета.
3. Добавить поля, расположить их в нужном порядке, применить форматирование.

В отчете можно создавать вычисляемые поля. Используют вычисляемые поля для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля отчета вводят выражение. Выражения — это формулы, в которых ссылками являются имена полей. Выражения могут содержать:

• имена полей, которые заключаются в квадратные скобки;
• операторы (арифметические, логические знаки, знаки сравнения и др.);
• функции (пример 4.3);
• константы.

Данные проще анализировать, если они разделены на группы (сгруппированы). Группировка записей в отчетах выполняется по определенному полю.

Добавление в отчет группировки и сортировки (пример 4.4) и итогов (пример 4.5) осуществляется на последнем этапе создания отчетов.

По окончании создания отчета необходимо отобразить отчет в режиме предварительного просмотра. В этом режиме можно выбрать ориентацию страниц отчета и настроить количество отображаемых страниц (пример 4.6).

Пример 4.1. Режимы работы с отчетами.

Пример 4.2. Группа инструментов Отчеты вкладки Создание.

Пример 4.3. Некоторые из функций, которые можно использовать в отчетах.

Суммирует значения в поле

Определяет среднее арифметическое значение в поле

Count()

Вычисляет количество значений в поле

Определяет в поле наибольший (наименьший) по значению или по алфавиту элемент

Пример 4.4. Добавление в отчет группировки, сортировки.

В базе данных хранится информация о квартирах, выставленных на продажу. Необходимо выполнить группировку по полю, содержащему год постройки дома, чтобы иметь представление о том, квартиры в каких домах имеют один год постройки.

1. Перейти в режим конструктора.

2. Для отображения области Группировка, сортировка и итоги на вкладке Конструктор выбрать:

3. В области Группировка, сортировка и итоги для добавления группировки или сортировки нажать соответствующую кнопку:

4. Выбрать поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные:

Пример 4.5. Добавление в отчет итогов.

1. Перейти в режим макета.

2. Выделить поле, по которому необходимо выполнить вычисления.

3. На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги развернуть список кнопки Итоги:

4. Выбрать требуемую функцию из списка:

В колонтитул отчета добавится текстовое поле. В качестве значения его свойства Данные задается выражение для выполнения нужных вычислений. Если в отчете есть уровни группировки, Access также добавит текстовое поле, которое выполняет такие же вычисления в каждом разделе примечания группы.

Пример 4.6. Режим Предварительный просмотр.

Для настроек количества страниц воспользоваться инструментами группы Масштаб вкладки Предварительный просмотр:

В окне просмотра отобразится выбранное количество страниц:

Убедиться, что содержимое соответствует размеру страницы. При несоответствии (данные на одной странице отображаются только частично) изменить ориентацию страницы или отредактировать размеры и положение полей в режиме Макет.

В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Во всех остальных режимах (в режиме макета, при предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после области данных на последней странице.

Вопросы к параграфу

1. Для чего предназначены отчеты?

2. Какой объект БД может служить источником данных для отчетов?

3. В каких режимах можно работать с отчетами?

4. Для чего предназначен режим предварительного просмотра?

5. Какие инструменты Access можно использовать для создания отчетов?

6. Какова структура макета отчета?

7. В каком режиме работы с отчетами удобно добавлять группировку и сортировку данных?

8. Для чего используется режим Предварительный просмотр?

9. Какие функции можно использовать при добавлении итогов в отчеты?

10. В какие разделы структуры отчета могут быть добавлены функции итогов?

Упражнения

1. На базе таблицы «Резиденты ПВТ» базы данных «ПВТ.accdb» с помощью мастера отчетов создайте отчет, который позволяет просмотреть информацию о фирмах — резидентах Парка высоких технологий. Для этого выполните:

1. Откройте базу данных «ПВТ».
2. Выберите на вкладке Создание инструмент .
3. В окне Создание отчетов выберите поля: «Логотип», «Наименование», «Вид деятельности», «Телефон», «Год основания». Группировку записей не производите, отсортируйте записи по году создания в порядке возрастания. Выберите макет В столбец.
4. Перейдите в режим предварительного просмотра. Должно получиться:

5. Сохраните отчет, как «IT-компании».

2. Создайте отчет. В качестве источника данных используйте таблицу «Товары» базы данных «Остатки товаров на складе.accdb». Для этого выполните перечисленные действия.

1. Откройте базу данных «Остатки товаров на складе».
2. Выберите на вкладке Создание инструмент Отчет.
3. Выполните просмотр отчета в режиме двух страниц. Измените ориентацию страницы. Для этого выберите:

4. В режиме макета измените ширину полей так, чтобы содержимое отчета помещалось на одной странице.
5. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. При необходимости повторите пункт 4.
6. Сохраните отчет как «Товары».

3. Продолжите работу с отчетом «Товары» базы данных «Остатки товаров на складе.accdb». Выполните перечисленные действия.

1. Рассмотрите структуру отчета в режиме конструктора.
2. В область Примечание отчета добавьте элемент Надпись. Измените параметры шрифта текста надписи (цвет красный; размер — 16 pt):

3. Измените формулу в поле с итогом =Sum([Цена]) на =Sum([Цена]*[Количество]) . Измените размер символов в поле (16 pt).
4. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Должно получиться:

4*. На базе таблицы «Вершины» файла базы данных «Вершины мира.accdb» с помощью конструктора подготовьте отчет. Для этого выполните:

1. Откройте файл базы данных «Вершины мира.accdb».
2. Выберите режим Конструктор отчетов.
3. В отчет включите все поля, кроме поля «Код».
4. В верхний колонтитул в элемент Надпись внести «Вершины мира». Отформатируйте текст надписи. Установите цвет фона колонтитула. Параметры форматирования задайте в соответствии с образцом или выберите самостоятельно.
5. Сгруппируйте данные по полю «Континент», а затем по полю «Страна». Для этого выбрать в контекстном меню Области данных инструмент . В окне Группировка, сортировка и итоги выбрать , затем выбрать из списка «Континент». В столбце Порядок сортировки задать вариант начиная с А. Аналогично выполнить группировку для поля «Страна». Выбрать и задать сортировку по высоте от максимального к минимальному.

В окне конструктора появятся две новые области: Заголовок группы ‘Континент’ и Заголовок группы ‘Страна’.

6. В раздел Заголовок группы ‘Континент’ перетащите поле «Континент».
7. В раздел Заголовок группы ‘Страна’ перетащите поле «Страна». Разместите в области раздела элементы надписей: «Горная вершина», «Горная система» и «Высота, м» (для их перемещения можно воспользоваться буфером обмена).
8. Удалите элемент надписи «Фото».
9. В нижнем колонтитуле разместите номера страниц. Для этого воспользуйтесь инструментом конструктора .
10. Разместите элементы в соответствии с рисунком, размещенным ниже. Измените размеры областей разделов. Добавьте форматирование к элементам. Параметры форматирования выберите в соответствии с образцом или задайте самостоятельно. Для поля «Фото» рекомендуется выбрать прозрачный контур.
11. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. При необходимости измените размеры, местоположение и форматирование элементов и разделов. Сверьтесь с образцом.

Образец (режим конструктора):

Образец (режим просмотра):

Создание отчетов в Access

Если вам нужно поделиться информацией из своей базы данных с кем-то, но не хотите, чтобы этот человек действительно работал с вашей базой данных, подумайте о создании отчета . Отчеты позволяют организовывать и представлять ваши данные в удобном для читателя, визуально привлекательном формате. Access 2010 упрощает создание и настройку отчета с использованием данных из любого запроса или таблицы в вашей базе данных.

В этом уроке вы узнаете, как создавать, изменять и печатать отчеты.

Создание отчетов

Отчеты дают вам возможность представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате для печати. Access 2010 позволяет создавать отчеты из таблиц и запросов.

Чтобы создать отчет:

1. Откройте таблицу или запрос, который вы хотите использовать в своем отчете. Мы хотим распечатать список заказов в прошлом месяце, поэтому мы откроем наш запрос заказов.
2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Отчеты». Нажмите команду «Отчет».
3. Access создаст новый отчет на основе вашего объекта.
4. Вероятно, некоторые ваши данные будут расположены на другой стороне разрыва страницы. Чтобы исправить это, измените размер полей. Просто выберите поле, затем щелкните и перетащите его край, пока поле не станет нужным. Повторяйте с дополнительными полями, пока все ваши поля не подойдут.
5. Чтобы сохранить отчет, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для своего отчета и нажмите «ОК».

Подобно таблицам и запросам, отчеты можно сортировать и фильтровать. Просто щелкните правой кнопкой мыши поле, которое вы хотите сортировать или фильтровать, затем выберите нужную функцию сортировки или фильтрации.

Удаление полей

Вы можете обнаружить, что ваш отчет содержит некоторые поля, которые вам действительно не нужны. Например, наш отчет содержит поле Zip Code, которое не обязательно в этом списке заказов. К счастью, вы можете удалять поля в отчетах, не затрагивая таблицу или запрос, где вы вытащили ваши данные.

Чтобы удалить поле в отчете:

1. Щелкните любую ячейку в поле, которое вы хотите удалить.
2. Нажмите клавишу «Удалить».

Когда вы удаляете поле, обязательно удалите его заголовок. Просто выберите заголовок и нажмите клавишу «Удалить».

Печать и сохранение отчетов в режиме предварительного просмотра

Хотя вы можете печатать отчеты с помощью команд в представлении Backstage, вы также можете использовать Предварительный просмотр. Предварительный просмотр показывает, как ваш отчет будет отображаться на распечатанной странице. Он также позволяет вам изменять способ отображения отчета, распечатывать его и даже сохранять его как другой тип файла.

Чтобы распечатать отчет:

1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке. Ваш отчет будет показан, как он появится на распечатанной странице.
2. При необходимости измените размер страницы, ширину поля и ориентацию страницы, используя соответствующие команды на ленте.
3. Нажмите команду «Печать».
4. Появится диалоговое окно «Печать». Задайте любые параметры печати, затем нажмите «ОК».

Сохранение отчетов

Вы можете сохранять отчеты в других форматах, чтобы они могли отображаться вне Access. Это называется экспорт файла, и он позволяет просматривать и даже изменять отчеты в других форматах и программах.

Access предлагает варианты сохранения отчета в виде файла Excel, текстового файла, PDF, файла XPS, вложения электронной почты, текстового файла или HTML-документа . Поэкспериментируйте с различными вариантами экспорта, чтобы найти тот, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Чтобы экспортировать отчет:

1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Просмотр» и выберите «Предварительный просмотр» в раскрывающемся списке.
2. Найдите группу данных на ленте.
3. Выберите одну из опций типа файла на ленте или нажмите «Дополнительно», чтобы просмотреть параметры сохранения отчета в виде файла Word или HTML.
4. Сохраните файл.

Если вы сохраняете отчет как файл PDF или XPS:

1. Выберите место, где вы хотите сохранить отчет.
2. Поместите курсор в текстовое поле имени файла и введите имя для своего отчета, если вы хотите назвать его чем-то иным, чем заголовок отчета.
3. В раскрывающемся меню «Сохранить как» выберите PDF или XPS .
4. Выберите качество файла , щелкнув Стандарт для отчетов, которые вы планируете распечатать, или Оптимизирован для отчетов, которые вы планируете использовать в основном в Интернете.
5. После того как вы удовлетворены своими настройками, нажмите «Опубликовать», чтобы сохранить отчет.

Если вы сохраняете отчет как любой другой тип файла:

1. Нажмите «Обзор», чтобы указать местоположение и имя файла, затем нажмите «Сохранить».
2. В диалоговом окне «Экспорт» установите флажки, чтобы выбрать нужные параметры сохранения, если это применимо.
3. Нажмите «ОК», чтобы экспортировать отчет.
4. Появится диалоговое окно с уведомлением о том, что ваш файл был успешно сохранен. Нажмите «Закрыть», чтобы вернуться к вашему отчету.

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!

Новые статьи

• Проектирование собственной базы данных в Access — 21/08/2018 15:16
• Форматирование форм в Access — 21/08/2018 15:11
• Создание форм в Access — 21/08/2018 15:05
• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48

Создание простого отчета

В Access можно создавать различные отчеты, от простых до сложных. Начните с размышлений об источнике записей отчета. Независимо от того, является ли отчет простым списком записей или сгруппирована сводка продаж по регионам, сначала необходимо определить, какие поля содержат данные, которые вы хотите увидеть в отчете, и в каких таблицах или запросах они находятся.

После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов.

В этой статье

• Выбор источника записей
• Создание отчета с помощью средства «Отчет»
• Создание отчета с помощью мастера отчетов
• Создание наклеек с помощью мастера наклеек
• Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»
• Разделы отчета
• Элементы управления
• Доработка отчета в режиме макета
• Доработка отчета в режиме конструктора
• Добавление элементов управления в отчет
• Сохранение работы
• Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте
• Просмотр отчета
• Печать отчета
• Отправка отчета по электронной почте

Выбор источника записей

Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что при его использовании отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
3. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.

• На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
• Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как он будет выглядеть при печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые вы хотите добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

1. В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
2. На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
3. Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Отобразятся наклейки в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния Access можно увеличить масштаб, чтобы просмотреть детали. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других представлениях данные отображаются в одном столбце.

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если вам не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчет нужно добавить всего несколько полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия:

• На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет. В режиме макета будет открыт пустой отчет, а в правой части окна Access появится область «Список полей».
• В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые вы хотите включить в отчет.
• По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
• Используйте средства в группе Колонтитулы на вкладке Конструктор отчета , чтобы добавить логотип, заголовок, номера страниц или дату и время отчета.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. В следующем списке описаны разделы отчета и их использование:

• Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например логотип компании, название отчета или дата. Если в заголовок отчета добавлен вычисляемый элемент управления, использующий агрегатную функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
• Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
• Заголовок группы. Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по товарам, заголовок группы можно использовать для печати названия товара. Если в заголовке группы есть вычисляемый элемент управления с агрегатной функцией Sum, сумма вычисляется для текущей группы.
• Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
• Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации о ней.
• Нижний колонтитул. Выводится в конце каждой страницы. Используется для нумерации страниц и печати сведений, относящихся к странице.
• Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание: В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

Сведения об элементах управления

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.

• Связанный элемент управления —это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля «Фамилия» в таблице «Сотрудники».
• Свободный элемент управления —это элемент управления, который не имеет источника данных (такого как поле или выражение). Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
• Вычисляемый элемент управления — это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать для элемента управления, определив выражение в качестве его источника данных. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и +), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле «Цена за единицу» на постоянное значение (0,75): = [Цена за единицу] * 0,75 Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. Затем можно добавить несвязанные и вычисляемые элементы управления, которые завершают проектирование, с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчетов .

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.

Кроме того, вы можете привязать поле к элементу управления, введя его имя в сам элемент управления или в поле значения ControlSource на его странице свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат.

Элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

• Связанный элемент управления имеет прикрепленную подпись, и эта подпись по умолчанию принимает в качестве заголовка имя поля (или заголовка, определенного для данного поля в базовой таблице или запросе), поэтому не нужно вводить заголовок самостоятельно.
• Связанный элемент управления наследует многие параметры поля из базовой таблицы или запроса (например, свойства Format, DecimalPlaces и InputMask). Это гарантирует, что значения свойств поля не изменятся при создании связанного с ним элемента управления.

Если вы уже создали свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства ControlSource этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве ControlSource выполните поиск по слову «ControlSource» в справочной системе.

Доработка отчета в режиме макета

Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета.

Access выведет отчет в режиме макета.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор макета отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
• Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Доработка отчета в режиме конструктора

Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор.

Access выведет отчет в конструкторе.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
• Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Добавление поля из области »Список полей»

• Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
• Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в отчет.

При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

Добавление элементов управления в отчет

Некоторые элементы управления создаются автоматически, например элемент управления «Связанное текстовое поле», который создается при добавлении поля из области «Список полей » в отчет. Многие другие элементы управления можно создать в режиме конструктора с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчета .

Определение имени средства

• Наведите указатель мыши на средство. Access отобразит имя средства.

Создание элемента управления с помощью средств в группе «Элементы управления»

1. Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать поле проверка, установите флажок .
2. Щелкните в бланке формы место, где должен быть левый верхний угол элемента управления. Щелкните один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или щелкните средство и перетащите указатель мыши в бланке, чтобы получить элемент управления нужного размера.
3. Если вам не удалось с первой попытки поместить элемент управления туда, куда нужно, его можно переместить:
   1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.
   2. Наведите указатель мыши на край элемента управления и удерживайте его, пока указатель не примет вид четырехсторонней стрелки .
   3. Перетащите элемент управления в нужное место.

   В результате этой процедуры создается свободный элемент управления. Если тип элемента управления подразумевает отображение данных (например, текстовое поле или флажок), для этого необходимо указать в его свойстве ControlSource имя поля или выражение. Дополнительные сведения см. в разделе Элементы управления.

   Отображение страницы свойств

   Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:

   • На вкладке Депорт-конструктор в группе Инструменты щелкните Лист свойств.
   • Нажмите клавишу F4.

   Сохранение документа

   Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.

   Сохранение макета отчета

   • Щелкните Файл >Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S. Кроме того, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
   • Если у отчета нет названия, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

   Сохранение макета отчета под новым именем

   • Щелкните Файл >Сохранить как >Сохранить объект как.
   • В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта «Отчет» в, а затем нажмите кнопку ОК.

   Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте

   Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

   Просмотр отчета

   Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.

   • Если вы хотите временно изменить данные в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.
   • Если вы хотите изменить макет отчета, просматривая его данные, воспользуйтесь режимом макета.
   • Если вы просто хотите просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.

   Примечание: Если в отчете есть несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.

   Просмотр в режиме отчета

   Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.

   Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.

   Работа с данными в режиме отчета

   В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:

   1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать.
   2. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
   3. Сочетание клавиш: CTRL+C.

   Отображение только нужных строк с помощью фильтров

   В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец «Страна/регион» и требуется отобразить только строки, содержащие название «Канада», выполните следующие действия:

   1. В отчете найдите слово «Канада» и щелкните его правой кнопкой мыши.
   2. Выберите команду Равно «Канада».

   Access создаст и применит фильтр.

   Включение и отключение фильтров

   Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

   Удаление фильтра

   1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
   2. Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля. (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)

   Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.

   Примечание: Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета Access не применит фильтр. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

   Предварительный просмотр отчета

   Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

   Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.

   1. Щелкните, чтобы открыть первую страницу.

   2. Щелкните, чтобы вывести предыдущую страницу.

   3. Щелкните, чтобы вывести следующую страницу.

   4. Щелкните, чтобы открыть последнюю страницу.

   5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на указанную страницу.

   В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

   Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:

   • На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
   • Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор .

   Совет: После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в Microsoft Word, Microsoft Excel и некоторые другие программы Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.

   Печать отчета

   Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

   Изменение параметров страницы

   1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
   2. На вкладке Предварительный просмотр в группах Макет страницы и Размер страницы щелкните Книжная или Альбомная , чтобы задать ориентацию страницы, Размер , чтобы задать размер бумаги, Поля для настройки полей и т. д.
   3. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок навигации просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.

   Отправка отчета на принтер

   1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
   2. На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать. Откроется диалоговое окно Печать.
   3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
   4. Нажмите кнопку ОК.

   Отправка отчета по электронной почте

   Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.

   1. Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите Отправить по электронной почте.
   2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
   3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
   4. В почтовом приложении заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.

   Создание отчета с помощью Мастера отчетов

   Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является использование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позволяет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разработки отчетов, предоставляемыми Access 2002. Процесс создания отчетов, более сложных, чем позволяет мастер, описан в гл. 10.

   Чтобы более наглядно представить процесс создания отчета с помощью мастера, опишем процедуру создания отчета на основе сразу нескольких таблиц: «Товары» (Products), «Поставщики» (Suppliers) и «Типы» (Categories) базы данных «Борей» (Northwind). В отчете будет представлено текущее количество товаров на складе по категориям.

   Чтобы создать простой отчет:

   1. На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report) (см. рис. 6.1).
   2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите элемент Мастер отчетов (Report Wizard). В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите в нем таблицу «Товары». Нажмите кнопку ОК. Появится первое диалоговое окно Мастера отчетов (рис. 6.3).

   Рис. 6.3. Первое диалоговое окно Мастера отчетов

   1. Прежде всего нужно определить, какие поля включить в отчет. Из таблицы «Товары» в отчете будут использоваться следующие поля: «КодТовара» (ProductID), «Марка» (ProductName), «Цена» (UnitPrice), «НаСкладе» (UnitsInStock). С помощью кнопки «>» (или дважды щелкнув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). В отчете поля появляются слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения в списке Выбранные поля.

   Если на каком-либо шаге создания отчета при помощи Мастера отчетов была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо параметров, то для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания отчета и возвращения к окну базы данных.

   1. Кроме того, чтобы видеть поставщиков товара и категории, в создаваемый отчет необходимо добавить поле «Название» (CompanyName) из таблицы «Поставщики» (Suppliers) и «Категория» (CategoryName) из таблицы «Типы» (Categories). Для добавления первого недостающего поля раскройте список Таблицы и запросы (Tables/Queries) и выберите элемент Таблица: Поставщики (Table: Suppliers). Имя поставщика не должно отображаться в конце отчета. Чтобы столбец «Название» выводился сразу за столбцом «Марка», в списке Выбранные поля (Selected Fields) выделите поле «Марка», затем в списке Доступные поля (Available Fields) выделите поле «Название» и нажмите кнопку «>». Access переместит поле «Название» из списка Доступные поля (Available Fields) и вставит его в список Выбранные поля (Selected Fields) после поля «Марка», перед полем «Цена».
   2. Аналогично добавьте в конец списка поле «Категория» из таблицы «Типы». Чтобы перейти ко второму диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.4, нажмите кнопку Далее.

   Можно таким способом добавлять в создаваемый отчет поля из разных таблиц, которые связаны между собой в схеме данных.

   Рис. 6.4. Второе диалоговое окно Мастера отчетов

   1. Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблицами и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вариантов группировки записи в отчете. Чтобы осуществить группировку по товарам, выделите в списке элемент Товары (by Products).
   2. Нажмите на кнопку Вывести дополнительные сведения (Show Me More Information) в левой части диалогового окна для отображения одного из вспомогательных диалоговых окон Мастера отчетов. Если в этом диалоговом окне нажать кнопку Показать примеры (Show Me Examples), то Access выведет дополнительные вспомогательные диалоговые окна, в которых используются «примеры из таблиц «Продажи» (Sales Reps), «Клиенты» (Customers) и «Заказы» (Orders), позволяющие продемонстрировать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автоматически применить к создаваемому отчету. Закройте все вспомогательные диалоговые окна и вернитесь к диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.4. Нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к третьему диалоговому окну Мастера отчетов.

   Рис. 6.5. Предупреждение Мастера отчетов

   1. В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить дополнительные уровни группировки в отчете. Выделите в списке поле «Категория» (Category) и нажмите кнопку «>» (или просто дважды щелкните по этому полю в списке), чтобы установить группировку по категории товаров (рис. 6.6).
   1. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по которым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диалоговом окне Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals), изображенное на рис. 6.7. Изменяя интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, первым трем буквам и т.д.

   Рис. 6.6. Третье диалоговое окно Мастера отчетов

   Рис. 6.7. Диалоговое окно Интервалы группировки

   1. Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группировки (Grouping Intervals) вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК. Для перехода к четвертому диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку Далее (Next).
   2. Access 2002 позволяет сортировать записи в пределах группы по значению произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по четырем полям (рис. 6.8). Выберите в первом раскрывающемся списке поле «КодТовара» (ProductID). По умолчанию принят порядок сортировки по возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию, то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.
   3. Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, нажмите» на кнопку Итоги (Summary Options). В появившемся диалоговом окне Итоги (Summary Options), изображенном на рис. 6.9, можно задать параметры для выбранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не являющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалоговом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соответствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму, среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по всем записям. Группа переключателей Показать (Show) позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя поля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными итогами в конце отчета. Для создаваемого отчета установите флажки Sum для поля «НаСкладе» и Avg для поля «Цена», переключатель данные и итоги (Detail and Summary) и флажок Вычислить проценты (Calculate Percent of Total for Sum), который позволяет выводить долю группы (в процентах) в общем итоге для всех групп (рис. 6.9). Для возврата к диалоговому окну Мастера отчетов нажмите кнопку ОК.

   Рис. 6.8. Четвертое диалоговое окно Мастера отчетов

   1. Нажмите кнопку Далее (Next), чтобы перейти к пятому диалоговому окну Мастера отчетов, изображенному на рис. 6.10. Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета. Выберите в группе Макет (Layout) переключатель ступенчатый (Stepped). По умолчанию Мастер отчетов устанавливает флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице (Adjust the field width so all fields fit on a page), что позволяет сэкономить бумагу и сделать отчет более удобным для чтения. В группе Ориентация (Orientation) можно выбрать расположение страницы отчета при печати. Широким отчетам, в которых отображается много полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная (Landscape). Для отчета же из нашего примера оставьте выбранным переключатель книжная (Portrait). Чтобы перейти к шестому диалоговому окну Мастера отчетов, нажмите кнопку Далее (Next).

   Рис. 6.9. Диалоговое окно Итоги

   Рис. 6.10. Пятое диалоговое окно Мастера отчетов

   1. В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отображается эскиз отчета выбранного стиля (рис. 6.11). Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый (Compact), а затем нажмите кнопку Далее (Next) для перехода к последнему диалоговому окну Мастера отчетов.

   В шестом окне Мастера отчетов отображается список всех доступных в данный момент стилей. Кроме шести заранее определенных стандартных стилей, Access позволяет настроить любой стандартный стиль или создать свой собственный для использования при оформлении форм и отчетов, в том числе с помощью мастера. Набор вариантов оформления для отчетов можно пополнить и применить аналогично тому, как это делается для форм (см. разд. «Применение автоформата»гл. 5).

   Рис. 6.11. Шестое диалоговое окно Мастера отчетов

   1. В последнем диалоговом окне Мастера отчетов (рис. 6.12) в качестве заголовка отчета введите: Товары на складе. Мастер отчетов сохранит созданный отчет под этим же именем. Выберите переключатель Просмотреть отчет (Preview the Report) и нажмите кнопку Готово (Finish) для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра. Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом, предварительно установите флажок Вывести справку по работе с отчетом? (Display Help on Working with the Report?).

   На рис. 6.13 изображен отчет, созданный мастером. Для просмотра всех частей отчета воспользуйтесь вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. Этот отчет можно использовать непосредственно в том виде, как его создал мастер, или применить его как основу для разработки более сложного отчета.

   Рис. 6.12. Последнее диалоговое окно Мастера отчетов

   Рис. 6.13. Отчет «Итоговый запрос предприятия», созданный Мастером отчетов

   Похожие публикации:

   1. Как изменить размер текста в css
   2. Как отключить вспышку на айфоне
   3. Лкм в экселе что это
   4. Что выведет программа если на вход подать 573