3. Алгоритм создания БД
Перед тем как начать создавать базу данных, используя ПО, нужно определиться с целью создания БД, проанализировать входные данные, в целом представлять, что ты хочешь получить от этой базы данных, в каком виде должен быть отчёт.
Алгоритм создания БД
1. Анализ входных данных.
2. Составить план из задач, для которых создаётся БД.
3. Определиться с форматом внутренних и выходящих документов.
4. Создание таблиц и связей с ними.
5. Тестирование ввода данных.
6. Создание формы для ввода данных в БД.
7. Создание отчётов.
8. Создание запросов для анализа данных.
9. Сопровождение БД, т. е. корректировка работы БД в процессе.
10. Управление доступом к БД.
Основным элементом структуры БД являются поля . Поля представляют собой столбцы таблицы, описывающие какое-то одно свойство. Записи — это строки таблицы.
Рис. \(1\). Структура БД
Свойства поля
- Размер поля (выражается в знаках (или символах)).
- Имя поля (должно быть уникальным, чтобы не происходило путаницы).
- Подпись (отображается в заголовке столбца).
- Тип поля (устанавливает формат данных).
Рис. \(2\). Свойства полей БД
Ключевое поле — это поле, значения которого однозначно определяют каждую запись в таблице.
Обрати внимание!
Каждая таблица должна содержать по крайней мере одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице.
Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице, т. е. значение в ключевом поле индивидуально для каждого объекта.
Что такое поле в бд
Любой из нас, начиная с раннего детства, многократно сталкивался с «базами данных». Это — всевозможные справочники (например, телефонный), энциклопедии и т. п. Записная книжка — это тоже «база данных», которая есть у каждого из нас.
Базы данных представляют собой информационные модели, содержащие данные об объектах и их свойствах. Базы данных хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств.
Например, база данных «Записная книжка» хранит информацию о людях, каждый из которых имеет фамилию, имя, телефон и так далее. Библиотечный каталог хранит информацию о книгах, каждая из которых имеет название, автора, год издания и так далее.
Информация в базах данных хранится в упорядоченном виде. Так, в записной книжке все записи упорядочены по алфавиту, а в библиотечном каталоге — либо по алфавиту (алфавитный каталог), либо по области знания (предметный каталог).
База данных (БД) — это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Существует несколько различных структур информационных моделей и соответственно различных типов баз данных: табличные, иерархические и сетевые.
Табличные базы данных
Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, то есть объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства — в своем столбце, озаглавленном именем свойства.
Столбцы такой таблицы называют полями; каждое поле характеризуется своим именем (именем соответствующего свойства) и типом данных, представляющих значения данного свойства.
Поле базы данных — это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.
Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы, поэтому каждая запись представляет собой набор значений, содержащихся в полях.
Запись базы данных — это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.
Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице.
Ключевое поле — это поле, значение которого од нозначно определяет запись в таблице.
В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т. п.
- счетчик — целые числа, которые задаются автоматически при вводе записей. Эти числа не могут быть изменены пользователем;
- текстовый — тексты, содержащие до 255 символов;
- числовой — числа;
- дата/время — дата или время;
- денежный — числа в денежном формате;
- логический — значения Истина (Да) или Ложь (Нет);
- гиперссылка — ссылки на информационный ресурс в Интернете (например, Web-сайт).
- размер поля — определяет максимальную длину текстового или числового поля;
- формат поля — устанавливает формат данных;
- обязательное поле — указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.
Рассмотрим, например, базу данных «Компьютер», которая содержит перечень объектов (компьютеров), каждый из которых имеет имя (название). В качестве характеристик (свойств) можно рассмотреть тип установленного процессора и объем оперативной памяти. Поля Название и Тип процессора являются текстовыми, Оперативная память — числовым, а поле № п/п — счетчиком (табл. 3.1).
При этом каждое поле обладает определенным набором свойств. Например, для поля Оперативная память задан формат данных целое число.
| № п/п | Название | Тип процессора | Оперативная память (Мбайт) |
| 1 | Compaq | Celeron | 64 |
| 2 | Dell | Pentium III | 128 |
| 3 | IBM | Pentium 4 | 256 |
Вопросы для размышления
1. В чем заключается разница между записью и полем в табличной базе данных?
2. Поля каких типов полей могут присутствовать в базе данных?
3. Чем отличается ключевое поле от остальных полей?
| http://nord-server.ru/ бу сервер в наличии — недорогие серверы. |
Физическая модель базы данных
Каждая таблица состоит из строк и столбцов и предназначена для хранения информации об однотипных объектах.
| Определение: |
| Запись — набор полей, содержащий информацию о конкретном объекте. Записям соответствуют строки таблицы. |
| Определение: |
| Поле — значение определенного типа, отражающее конкретную характеристику объекта. Столбец таблицы содержит поля записей, отвечающие за одну характеристику. |
Пример таблицы, содержащей информацию о студентах:
| StudentId: int | Name: varchar(60) | Birth: Date |
|---|---|---|
| 1 | Иван Иванов | 01.01.1998 |
| 2 | Петр Петров | 02.02.1999 |
Ключи
| Определение: |
| Ключом называется набор полей, уникально идентифицирующий запись. |
Выделяют следующие виды ключей:
- По структуре ключа:
- Простые (англ. simple) — состоящие из одного поля,
- Составные (англ. composite) — состоящие из нескольких полей.
- Естественные (англ. natural) — приходят из реальных данных,
- Суррогатные (англ. surrogate) — генерируются СУБД или придумываются специально для идентификации записи. Использование суррогатного ключа может быть обусловлено тем, что естественный ключ является длинным, составным или вовсе отсутствует.
- Основной (англ. primary) — ключ, используемый для того, чтобы ссылаться на таблицу. Использование различных ключей для ссылок считается плохой практикой.
- Дополнительные (англ. secondary) — ключи, позволяющие поддерживать уникальность поля или набора полей. Их не следует использовать для ссылок на таблицу.
Так, например, идентификатор студента будет простым суррогатным ключом, а серия и номер паспорта — составным естественным ключом.
Ссылки
Определение: Внешним ключом (или ссылкой, англ. foreign key) называют набор столбцов, соответствующий (как правило, основному) ключу другой или той же самой таблицы. 
Пример ссылки на другую таблицу
- Простые (англ. simple) — ссылки, состоящие из одного поля,
- Составные (англ. composite) — ссылки, состоящие из нескольких полей.
Графическая нотация
Пример графической нотации для таблицы $Students$
Пример внешней ссылки
Таблицы обозначаются прямоугольниками. В заголовке указывается имя таблицы.
Таблица состоит из трех столбцов со следующим содержанием:
- Имя поля
- Тип поля
- Свойства поля
Обозначение Свойство поля M Обязательное (англ. mandatory) O Необязательное (англ. optional) PK Основной ключ (англ. primary key) Kn Дополнительный ключ $n$ (англ. key) FKn Внешний ключ $n$ (англ. foreign key) - Так как любое поле обладает либо свойством обязательности, либо свойством необязательности, будем считать поля необязательными по умолчанию, не указывая это свойство явно.
- Основной ключ можно выделить, подчеркнув поля, входящие в него, сплошной линией.
Внешний ключ обозначается стрелкой, над которой указывается уникальный идентификатор ключа $FKn$. Этим идентификатором также отмечаются поля, выступающие в роли ссылки. Когда имена полей в таблицах различаются, на ссылке можно указать соответствие между полями.
Литература
- Дейт К. Введение в системы баз данных (глава 14)
- Уидом Д., Ульман Д. Основы реляционных баз данных (глава 2)
Введение в использование типов данных и свойств полей
Каждая таблица в Access состоит из полей. В свойствах поля описываются характеристики и поведение добавляемых в него данных. Тип данных поля — это самое важное свойство, которое определяет, какие данные могут храниться в поле. В этой статье описаны типы данных и другие свойства поля, доступные в Access, а также приведена дополнительная информация в разделе справочных сведений о типах данных.
В этой статье
- Общие сведения
- Когда какой тип данных использовать?
- Свойство «Размер поля»
- Типы данных в связях и соединениях
- Справочные сведения о типах данных
Общие сведения
Типы данных могут показаться запутанными, например, если тип данных поля — Short Text, в нем могут храниться данные, состоящие из текстовых или числовых символов. Но в поле с типом данных «Число» могут храниться только числовые данные. Поэтому вам нужно знать, какие свойства используются для каждого типа данных.
Тип данных поля определяет много других важных характеристик поля, в частности:
- форматы, которые можно использовать в поле;
- максимальный размер значения в поле;
- способ использования поля в выражениях;
- возможность индексирования поля.
В зависимости от способа создания нового поля тип данных поля может быть задан заранее или его можно выбрать. Например, если при создании поля в режиме таблицы вы:
- используете существующее поле из другой таблицы, типы данных уже определены в ней или в шаблоне;
- вводите данные в пустом столбце (или поле), Access назначает полю тип данных, исходя из вводимых значений, или вы можете назначить тип данных и формат для поля;
- На вкладке Поля таблицы в группе Добавить & удалить щелкните Другие поля, Access отобразится список типов данных, которые можно выбрать.
Когда какой тип данных использовать?
Тип данных поля — это набор качеств, которые применяются ко всем значениям, содержащимся в поле. Например, значения, хранящиеся в поле «Короткий текст», могут содержать только буквы, цифры и ограниченный набор знаков препинания, а поле «Короткий текст» может содержать не более 255 символов.
Совет: Иногда все выглядит так, как будто данные в поле имеют один тип, а на самом деле это данные другого типа. Например, поле вроде бы содержит числовые значения, но на самом деле это текстовые значения, представляющие номера комнат. Часто для сравнения или преобразования значений с разными типами данных используются выражения.
В таблицах ниже показаны форматы, доступные для каждого типа данных, и описаны результаты форматирования.
Основные типы
Отображаемые данные
Короткий текст
Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилия или почтовый адрес. Помните, что начиная с версии Access 2013, текстовый тип данных переименован в Краткий текст.
Числовой, Большое число
Числовые значения, например расстояния. Помните, что для денежных значений есть отдельный тип данных.
Значения «Да» и «Нет», а также поля, содержащие только одно из двух значений.
Дата/время, дата/время с расширенным расширением даты и времени
Дата и время: значения даты и времени для лет с 100 по 9999.
Дата и время: значения даты и времени для лет с 1 по 9999.
Форматированный текст
Текст или сочетание текста и чисел, которые отформатированы с помощью элементов управления цветом и шрифтом.
Вычисляемое поле
Результаты вычисления. Вычисление может ссылаться на другие поля в той же таблице. Вычисления создаются с помощью построителя выражений. Вычисляемые поля впервые появились в Access 2010.
Вложенные изображения, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие файлы поддерживаемых типов в записях базы данных (как и в сообщениях электронной почты).
Гиперссылка
Текст или сочетание текста и чисел, сохраненное как текст и используемое в качестве адреса гиперссылки.
Длинный текст.
Длинные блоки текста. Обычно поле «Длинный текст» используется в виде подробного описания продукта. Помните, что начиная с версии Access 2013, тип данных MEMO переименован в «Длинный текст».
Подстановка
Список значений, которые получены из таблицы или запроса, или набор значений, которые вы указали при создании поля. Запускается мастер подстановок, с помощью которого можно создать поле подстановки. Тип данных поля подстановки — «Короткий текст» или «Число» в зависимости от выбранных вариантов, которые вы делаете в мастере.
У полей подстановки есть дополнительный набор свойств, которые находятся на вкладке Подстановка в области Свойства поля.
Примечание: В файлах формата MDB недоступны вложения и вычисляемые данные.
Числовой
Отображаемые данные
Числа без дополнительного форматирования (точно в том виде, в котором хранятся).
Обычные денежные значения.
Обычные денежные значения в формате ЕС.
Фиксированный
Стандартный
Числовые данные с десятичными знаками.
Значения в процентах.
Экспоненциальный
Дата и время
Отображаемые данные
Краткий формат даты
Дата в кратком формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14.03.2001 для России.
Средний формат даты
Дата в среднем формате. Например, 03-апр-09 для России.
Длинный формат даты
Дата в длинном формате. Зависит от региональных параметров даты и времени. Например, 14 марта 2001 г. для России.
Время (12 часов)
Время только в 12-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.
Средний формат времени
Время в 12-часовом формате, после которого указываются символы AM (до полудня) или PM (после полудня).
Время (24 часа)
Время только в 24-часовом формате, который будет соответствовать изменениям в региональных параметрах даты и времени.
Логический
Отображаемые данные
«Истина» или «Ложь».
Включено/Выключено
Объект OLE Объекты OLE, например документы Word.
Свойство «Размер поля»
После создания поля и указания типа данных для него можно настроить дополнительные свойства поля. Набор доступных дополнительных свойств зависит от типа данных поля. Например, можно управлять размером поля Short Text, задав его свойство Размер поля .
Для числовых и денежных полей свойство Размер поля особенно важно, поскольку определяет диапазон значений поля. Например, одноразрядное числовое поле может содержать только целые числа в диапазоне от 0 до 255.
Свойство Размер поля определяет также, сколько места на диске занимает каждое значение числового поля. В зависимости от размера поля число может занимать 1, 2, 4, 8, 12 или 16 байт.
Примечание: Поля «Короткий текст» и «Длинный текст» имеют переменные размеры значений полей. Для этих типов данных свойство Размер поля задает максимальный размер доступного пространства для одного значения.
Дополнительные сведения о свойствах полей и той роли, которую они выполняют для различных типов данных, см. в разделе Справочные сведения о типах данных. Ознакомьтесь также со статьей Задание размера поля.
Типы данных в связях и соединениях
Связь между таблицами — это связи между общими полями в двух таблицах. Связь может быть одного из следующих типов: один к одному, один ко многим, многие ко многим.
Соединение — это операция SQL, которая объединяет данные из двух источников в одну запись в запросе набор записей на основе общих значений в указанном поле. Соединение может быть внутреннее соединение, левое внешнее соединение или правое внешнее соединение.
Когда вы создаете связь между таблицами или добавляете соединение в запрос, типы данных в соединяемых полях должны быть одинаковые или совместимые. Например, нельзя создать соединение между полем Number и Short Text, даже если значения в этих полях совпадают.
При использовании связи или соединения поля с типом данных «Счетчик» совместимы с полями числового типа, если для свойства Размер поля последних задано значение Длинное целое.
Для поля, участвующего в связи между таблицами, нельзя изменить тип данных или свойство Размер поля. Чтобы изменить свойство Размер поля, временно удалите связь. Но после изменения типа данных вы не сможете снова создать связь, пока не измените тип данных связанного поля. Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.
Справочные сведения о типах данных
Тип данных, применяемый к полю, содержит набор свойств, которые вы можете выбрать. Чтобы получить дополнительные сведения, щелкните типы данных ниже.
Вложение
Назначение. Используется в поле, которое позволяет вкладывать файлы и изображения в запись. Например, если у вас есть база данных рабочих контактов, вы можете с помощью поля вложения прикрепить резюме или фотографии контактов. Для файлов некоторых типов Access сжимает добавляемые вложения. Тип данных «Вложение» доступен только в базах данных формата ACCDB.
Типы вложений, сжимаемых в приложении Access
При вложении в базу данных файла любого из указанных ниже типов приложение Access сжимает его.
- Точечные рисунки, например BMP-файлы
- Метафайлы Windows, включая EMF-файлы
- Файлы формата EXIF
- Значки
- Файлы формата TIFF
Вы можете вложить в запись различные типы файлов. Однако некоторые типы файлов, которые могут представлять угрозу безопасности, блокируются. Как правило, можно вложить любой файл, созданный в одной из программ Microsoft Office. Кроме того, можно вкладывать файлы журнала (LOG), текстовые файлы (TEXT, TXT) и сжатые ZIP-файлы. Список поддерживаемых форматов файлов изображений см. в таблице далее в этом разделе.
Список блокируемых типов файлов
Access блокирует вложенные файлы следующих типов: