Для чего нужна структура

Зачем нужна структура организации

Как показывает практика, кадровики считают, что организационная структура организации – это не их документ, он, скорее, нужен директору или его заместителю, а отдела кадров не касается. Однако именно по организационной структуре можно определить, кому подчиняется тот или иной работник (а это важно при разработке должностных инструкций), с кого спросить за нерадивого работника, а также кто из руководителей структурных подразделений может составлять докладные записки. Наконец, организационная структура лежит в основе структуры штатного расписания. В данной статье мы расскажем не только о структуре организации, но также о порядке действий кадровика в случае ее изменения.

Организационная структура – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение предоставленными им ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей, а также характер связи между ними.

Руководитель распределяет и передает свои права и полномочия.

Разработка структуры обычно осуществляется сверху вниз. Можно выделить следующие этапы построения структуры:

– разделение организации по горизонтали на широкие блоки;

– установление соотношений полномочий для должностей;

– определение должностных обязанностей.

Эффективность управления организацией во многом зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб, структурных подразделений, их ответственности и обеспечения в них рабочих взаимоотношений.

Справочно:
организационная структура, как правило, утверждается как один из внутренних документов, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений.

Таким образом, для обеспечения нормального функционирования предприятия и четкого определения порядка подчиненности в организации создаются следующие нормативные документы:

– приказы, распоряжения и т.д.;

– положения об отделах и службах;

Первичным элементом структуры управления является должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками предприятия и содержат:

– основные задачи и обязанности;

Способность предприятия реагировать на изменения внешней среды прямо зависит от того, как оно организовано, как построена его структура управления.

Таким образом, организационная структура предприятия – это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.

Справочно:
процесс внесения изменений в организационную структуру целесообразно приурочить к внесению изменений в штатное расписание таким образом, чтобы сначала была составлена и утверждена организационная структура, а затем – штатное расписание.

Изменение организационной структуры предприятия

Часто на практике установившуюся структуру предприятия приходится изменять: например, из-за сложной финансовой ситуации, происходит упразднение одних структурных подразделений и создание других, а также укрупнение отделов, объединение структурных подразделений со смежными функциями, переподчинение персонала и т.д.

Как правило, такие изменения порождают множество вопросов о порядке действий кадровой службы.

Алгоритм действий при изменении структуры организации

Создаем новый отдел

Шаг 1. Внесение изменений в организационную структуру.

Создание нового структурного подразделения требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура.

Согласно Инструкции № 4 документы могут быть утверждены или изданием распорядительного документа (приказа), или должностным лицом. Наниматель вправе самостоятельно выбрать одну из предложенных форм утверждения документов.

Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Шаг 2. Внесение изменений в штатное расписание.

Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры.

Внесение изменений в штатное расписание аналогично внесению изменений в организационную структуру.

Если решение о создании нового структурного подразделения исходит от учредителей организации, первоначально оно должно быть отражено в таких документах, как протокол или решение общего собрания участников. На основании этих документов нанимателем издается приказ.

Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.

Способы утверждения положения о структурном подразделении аналогичны способам утверждения любого другого ЛНПА (например, организационной структуры, о чем говорилось ранее).

Справочно:
ЛНПА – локальный нормативный правовой акт.

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся в том же порядке, в котором утверждается положение.

Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений предусматриваются в положениях об этих подразделениях.

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяют на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

После осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу персонала в созданное структурное подразделение.

Создаем новый отдел из двух старых

Шаг 1. Принятие решения об объединении отделов и создании на их основе нового отдела.

Шаг 2. Издание приказа об объединении отделов, внесение изменений в организационную структуру и штатное расписание.

Шаг 3. Разработка проекта и утверждение положения о структурном подразделении.

Шаг 4. Разработка проектов и утверждение должностных инструкций работников структурного подразделения.

Шаг 5. Решение вопросов кадровой ротации работников объединяемых отделов: перевод, перемещение или увольнение.

В отношении руководителей объединяемых отделов и их заместителей необходимо сделать следующее:

– предупредить их о предстоящем сокращении;

– предложить им другую работу, в т.ч. с возможностью переобучения;

– при их согласии – перевести на другую работу (например, на должность заместителя начальника объединенного отдела);

– при отказе от перевода – продолжить процедуру увольнения в связи с сокращением штата (уведомляем профсоюз), по истечении 2-месячного срока предупреждения уволить с выплатой выходного пособия.

Шаг 6. Оформление кадровой ротации.

– ознакомить с поручаемой работой (в т.ч. с должностной инструкцией, положением об объединенном отделе);

– провести инструктаж по охране труда;

– заключить новый трудовой договор;

– издать приказ о переводе;

– внести соответствующую запись в трудовую книжку;

– копию приказа поместить в личное дело.

Организационные структуры предприятия

Организационная структура компании помогает увидеть «внутрянку» бизнеса: как в нем распределены роли и сферы ответственности, как протекают основные бизнес-процессы. Структура помогает выявить «слабые места» предприятия, эффективно планировать и сокращать расходы, выработать продуктивную управленческую стратегию.

В материале расскажем о популярных схемах организационной структуры предприятия и разберемся, как выстроить оптимальную концепцию бизнеса.

Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»

Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами

Что из себя представляет оргструктура организации?

Схема или модель, поясняющая взаимосвязи сотрудников или подразделений для достижения общих целей бизнеса, называется организационной структурой предприятия.

Она выстраивает иерархию внутри компании и схематично определяет направления действий при принятии и исполнении решений.

На основании организационной структуры устанавливаются права и обязанности руководителей и сотрудников, разрабатываются должностные инструкции и описания бизнес-процессов.

Таким образом, цель создания оргструктуры — настроить работу компании. Опираясь на эту схему, руководство сможет:

• определять зоны ответственности по каждому подразделению;
• распределять обязанности между исполнителями;
• устанавливать каналы коммуникаций и передачи документов;
• определять загруженность работников и формировать вакансии.

Структурная схема организации или ИП

Организационная структура не считается обязательным атрибутом деятельности коммерческой компании — её должны разрабатывать только государственные или муниципальные учреждения. Но рано или поздно схема взаимодействия подразделений сформируется стихийно, иначе бизнес просто умрёт.

Если заранее уделить этому внимание, можно будет избежать многих ошибок, связанных с неэффективным коммуникациями внутри компании.

Принципы построения организационной структуры

Прежде чем переходить к непосредственной разработке оргструктуры предприятия, собственники и руководитель должны определиться с основными факторами развития бизнеса, а именно:

• разработать стратегию развития на 3 и более года — объёмы инвестиций, виды продукции и услуг, масштабы и география расширения, пути продвижения;
• провести сегментацию — если предполагается несколько направлений бизнеса, их нужно чётко разграничить (сегментировать) и расписать систему управления и подотчётности;
• определить центры ответственности — проанализировать выполняемые задачи и распределить обязанности по подразделениям (департаментам, отделам, группам).

Уже после построения организационной структуры нужно будет:

1. подробно расписать все бизнес-процессы — регламентировать действия по достижению основных целей бизнеса, с разбивкой по типам и исполнителям;
2. настроить каналы коммуникаций — расписать схему взаимодействия и обмена данными, установить цепочки связей по управлению и контролю с указанием ответственных лиц;
3. сформировать корпоративный кодекс (политику) — правила этики, поведения, внутреннего распорядка в компании.

Типы организационных структур управления предприятия

Нет двух одинаковых фирм, каждый бизнес уникален — у них разные подходы к управлению, масштабы и виды деятельности, менталитеты исполнителей, клиентов, и.т.д. Единственное, что есть у всех компаний, это формальный и неформальный типы оргструктуры:

• формальный — установленная внутренними нормативными актами система управления, в которой расписаны права и обязанности работников, схемы взаимодействия между подразделениями, правила внутреннего распорядка;
• неформальный — устоявшаяся система взаимодействий, построенная на личных взаимоотношениях между сотрудниками. А они, в свою очередь, зависят от социального и психологического климата в компании.

При этом подходы к формированию этих двух типов оргструктур могут быть разными:

Подход	Описание
Механистический	Жёсткая система разграничений обязанностей с прямым подчинением руководителям блоков. Система управления каждого блока замкнута. Схема взаимодействия работает как часовой механизм — стабильно и без изменений.
Органический	Гибкая система взаимоотношений. Нет центрального объекта управления, окончательные решения принимаются коллегиально. Подходит в условиях постоянно меняющихся реалий ведения бизнеса.
Традиционный	Самый распространённый подход для небольших компаний — управление идёт сверху вниз, чётких разграничений между блоками управления нет.

Подходы к схеме организации работ

Рассмотрим 8 основных видов оргструктур, которые применяются в управлении бизнесом. Никаких ограничений в их использовании нет — можно адаптировать структуру под себя, поменять, если не подойдёт, или совмещать виды при разных направлениях деятельности.

Линейная система

Самая распространённая структура, которая состоит из нескольких цепей звеньев. Главному руководителю подчиняются заместители — руководители блоков, а им, в свою очередь, начальники отделов и специалисты. Решения спускаются сверху вниз по цепочке. Схематично это выглядит так:

Для малого бизнеса подходит структура управления линейного типа

Положительные стороны такой оргструктуры заключаются в:

• простоте взаимодействия;
• чёткости разграничений прав и обязанностей;
• высоком уровне дисциплины и контроля;
• оперативном рассмотрении вопросов;
• возможностях карьерного роста исполнителей.

В то же время присутствуют и недостатки:

• руководители занимаются широким кругом вопросов, из-за чего может страдать качество работы;
• окончательные решения зависят от конкретных лиц, и если они неверные, то могут повлиять на всю компанию в целом;
• часто отсутствуют коммуникации между исполнителями и высшими уровнями управления;
• возможности для использования высокой должности для корыстных целей.

Линейная структура подходит ИП и юрлицам без филиалов, которые занимаются узкими направлениями деятельности (страховые компании, клининговые фирмы, микрофинансовые организации, и т.д.).

Линейно-штабная система

Расширенная версия линейной структуры — с добавлением штаба (мозгового центра), которому делегируются некоторые бизнес-процессы, преимущественно аналитического типа. Некоторые сотрудники выделяются в отдельную структуру (штаб), которая помогает руководству принимать управленческие решения. Штаб собирает и анализирует информацию, даёт рекомендации, но не имеет права выносить решения.

Сама структура будет выглядеть так:

Схема организации бизнеса по линейно-штабному типу

Плюсы линейно-штабной структуры:

• снижение нагрузки на руководителя;
• повышение качества принимаемых решений по итогам аналитической работы;
• более узкая и глубокая специализация сотрудников;
• большее влияние исполнителей на конечный результат.

• отсутствие чёткой иерархии при взаимодействии с сотрудниками штаба может вызвать снижение качества управления;
• распределение обязанностей более размыто, чем при линейной структуре;
• замедление процесса принятия решений из-за необходимости согласования решений между участниками процесса.

Такая структура часто носит временный характер — её создают в период выхода на новые рынки или продвижения нового продукта.

Функциональная система

Распределение обязанностей производится по горизонтали — согласно выполняемым функциям. Есть генеральный директор, и есть функциональные директора — по финансам, продажам, производству, и т.д. Каждый отвечает за своё направление деятельности. У каждого из них в подчинении службы и отделы, выполняющие задачи своего узкого направления для всего предприятия. Схема следующая:

Функциональная схема организации предприятия

Чем хороша система? В ней присутствуют:

• высокий профессионализм и специализация исполнителей;
• чёткая иерархия внутри направлений — исполнители знают с кем взаимодействовать и куда обращаться;
• высокое качество работы;
• равноценный вклад подразделений в конечный продукт. Не бывает особых “каст” и “любимчиков”.

В то же время есть и недостатки:

• замкнутость — отделы одного направления зациклены на себе, и мало взаимодействуют с другими службами;
• узко ориентированный сотрудник имеет меньше шансов получить более высокую должность;
• возможно дублирование функций — сотрудники разных направлений могут заниматься одними и теми же вопросами внутри своего блока;
• громоздкость системы и трудности с общим управлением.

Такую модель применяют холдинги — предприятия с множеством направлений деятельности и широкой линейкой продукции.

Линейно-функциональная система

Смешанная, линейно-функциональная структура, характеризуется ступенчатой системой управления. Сначала функциональны руководители доносят задачи до линейных руководителей (начальников отделов, цехов), а затем те распределяют их по исполнителям. В этой структуре линейные руководители не принимают самостоятельных решений, а обрабатывают запросы от функциональных управляющих.

Схема такая:

Организационная структура организации: линейно-функциональная схема

Достоинства структуры:

• чёткое распределение обязанностей;
• ответственность линейных руководителей за качественное управление своими службами, а функциональных директоров — за выполнение целей по направлению;
• высокая производительность и качество работы.

• большая нагрузка на главного руководителя — необходимость решения как функциональных так и линейных задач;
• одновременное взаимодействие по вертикали и горизонтали усложняет обмен информацией, продлевает сроки согласования вопросов;
• сложно оценить конкретный вклад служб в конечный результат или продукт бизнеса.

Дивизионная система

В этой структуре генеральный руководитель отвечает за стратегию и развитие компании, а руководители дивизионов (подразделений) — за оперативное управление ими. Дивизионы могут распределяться по:

1. видам продукции и услуг (дивизион продаж продуктов питания, дивизион аренды площадей, дивизион строительства, и т.д);
2. территориальному расположению (представительство в Казани, представительство в Самаре, и т.д.);
3. конечному потребителю (дивизион по работе с коммерческими структурами, дивизион по работе с государственными учреждениями, и т.д.).

Обязанности, ответственность и задачи каждого руководителя будут зависеть от специфики ведения соответствующего направления бизнеса.

Схематично это выглядит так:

Опорная схема коммерческих организаций по дивизионному типу

Чем хороша такая структура:

• делегирование большинства вопросов деятельности руководителям дивизионов;
• оперативность и качество принятия решений;
• высокая производительность;
• фокусировка на оперативном управлении, что позволяет гибко реагировать на рыночные изменения и внештатные ситуации.

Что негативно влияет на качество управления такой моделью:

• оторванность дивизиона от головной компании может усложнить взаимодействие при решении стратегических вопросов развития;
• дивизионы варятся в собственном соку и слабо взаимодействуют с соседями по компании. Это может снизить производительность и сказаться на общем результате;
• нездоровая конкуренция между дивизионами может породить приписки и искажения отчётности.

Проектная система

На время осуществления отдельных проектов (например, по строительству нового завода или запуска новой линии продукции), может внедряться проектная структура управления. Компания привлекает проектные группы для решения оперативных задач, а когда проект завершается, группы распускают.

Задача группы — довести проект до логического завершения (ввести завод в эксплуатацию, выпустить опытную партию продукции). Как правило, это сотрудники, работающие по договорам оказания услуг с ограниченными сроками действия.

Модель структуры будет такой:

Проектная система

Положительные стороны проектной схемы:

• гибкость и простота управления — главный руководитель ставит задачи, руководитель проекта их выполняет;
• привлечение высококвалифицированных специалистов для решения специфических задач;
• экономия средств за счёт временной загрузки исполнителей.

Отрицательные моменты:

• сильная зависимость от компетенций, возможностей руководителя и команды проекта;
• высокая цена ошибок уже на начальных этапах внедрения проектов;
• нет интереса проектной команды к развитию объекта после внедрения. Поэтому возможны ситуации выбора решений, имеющих краткосрочный эффект, без учёта влияния на дальнейшую эксплуатацию.

Матричная система

Сложная структура — она предполагает одновременную подчинённость исполнителя функциональному руководителю, а также руководителю проекта или дивизиона. Применяется в крупных компаниях, периодически реализующих инвестиционные и инновационные проекты. Узких специалистов в той или иной области могут временно подчинить руководителю конкретного проекта по его направлению. При этом он не освобождается от основной работы, но оказывает помощь в реализации проекта за отдельное вознаграждение.

Приходится выполнять поручения и работу по двум направлениям. Выглядит это так:

Матричная система

Она вобрала в себя преимущества функциональной и проектной структур — специализацию, профессионализм, гибкость и оперативность принятия решений. Но в то же время у этой системы есть большой минус — распределение приоритетности работ. Исполнитель будет в постоянном цейтноте, если два руководителя будут требовать первоочередного решения именно их задач. Тогда пострадают оба направления деятельности. Чтобы этого не допустить, нужен постоянный контроль загруженности и соблюдения графика труда и отдыха.

Бригадная или кросс-функциональная система

Применяется на предприятиях с бригадным типом производства. До каждой бригады доводится план выпуска продукции, работники обеспечиваются достаточным количеством сырья и комплектующих. Внутри бригады автономная система управления и распределения работ. Ключевые решения принимаются самостоятельно. Линейные и функциональные службы заняты обслуживанием производственных рабочих.

Бригадная или кросс-функциональная система

Преимущества указанной модели состоят в следующем:

• сокращение уровней управления;
• дисциплина и надёжность работы бригад;
• эффективное распределение нагрузки;
• относительная свобода действий исполнителей в рамках своих компетенций;
• прямая зависимость полученного дохода от фактической выработки.

Отрицательные моменты:

• сложности в координации действий бригад;
• жесткие требования к квалификации работников;
• текучка кадров из-за физически тяжёлой работы;
• трудности в коммуникации между бригадами и линейными службами.

Заключение

Организационная структура предприятия — это один из основных инструментов развития бизнеса. Но чтобы он был эффективнее, рекомендуем придерживаться золотой середины между жёсткой иерархией и гибким позиционированием. Излишне формализованная структура не даёт возможности фирме быстро адаптироваться под изменения на рынке, но, с другой стороны, рациональное разделение ответственности и налаженные управленческие связи помогут избежать хаоса.

Также очень важна цикличность и надёжность внутренних процессов — они должны оперативно реагировать на изменения, но без излишней перестройки и доработки.

Иначе это существенно замедлит работу и снизит производительность.

Чем проще и короче каналы связи между подразделениями, тем быстрее и эффективнее решаются вопросы. Аналогично, чем меньше структурных единиц и конкретнее их обязанности, тем проще ими управлять.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Организационная структура предприятия: какие задачи решает

Организационная структура — это система взаимосвязей и взаимоотношений между уровнями управления на предприятии. Ее формируют в зависимости от целей бизнеса и от того, какие подразделения требуются для выполнения актуальных задач. Подробнее об оргструктуре рассказываем в статье

Цель и функции организационной структуры

Цель организационной структуры — обеспечить эффективное течение бизнес-процессов и распределение обязанностей между различными уровнями управления и сотрудниками. Организационная структура предприятия описывает порядок принятия решений на предприятии и кто за какие функции отвечает.

Функции организационной структуры:

• давать понимание, в каком направлении движется компания;
• распределять задачи бизнеса по подразделениям;
• обозначать и фиксировать порядок принятия решений;
• определять ответственность и компетентность каждого подразделения в решении задач;
• формировать связи между сотрудниками.

Та или иная организационная структура образуется на этапе создания компании. Она есть на любом предприятии. По мере эволюции компании, роста ее численности структура управления может и должна меняться.

Характеристики организационной структуры

Выделяют несколько характеристик организационной структуры управления:

1. Иерархичность. Руководитель компании ставит задачи непосредственным подчиненным, а те — своим подчиненным. Чем выше сотрудник находится в иерархии компании, тем больше зоны его контроля и ответственности.
2. Централизация власти. За конечные стратегические решения, касающиеся направления движения компании, может отвечать один человек либо несколько.
3. Наличие правил. Это свод регламентов, норм, инструкций, по которым компания работает. Они могут быть прописанными и нет, но обязательны для исполнения всеми: работники должны воспринимать структуру управления одинаково, вне зависимости от того, какой человек какую должность занимает.
4. Распределение обязанностей и специализация. Выявляет необходимость тех или иных должностей. В компаниях с высоким уровнем специализации сотрудники выполняют задачи, полностью соответствующие их квалификации, в компаниях с низким уровнем — выполняют много разнонаправленных задач.
5. Наличие подразделений, или департаментализация. Если департаментализация строгая, отделы не взаимодействуют между собой. При свободной департаментализации, наоборот, работники из разных подразделений коммуницируют и сотрудничают.

Полезные материалы для руководителей из закрытого клуба Деловой Среды

Деловая среда

Команда Деловой Среды подготовила материалы, которые содержат только самые эффективные методы и способы увеличения продаж от действующих предпринимателей. 87% наших партнёров с помощью данных материалов кратно увеличили продажи в своей компании! Мы стараемся как можно большему количеству предпринимателей помочь реализовать мечту об успешном бизнесе, поэтому делимся этой подборкой из нашей закрытой группы бесплатно. Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как сделать KPI маркетологу от результатов его работы?
Как сделать KPI маркетологу от результатов его работы?
Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза
Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза
Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах и снизить расходы до 20%
Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах и снизить расходы до 20%
Чек-лист: 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса и риска налоговой проверки
Чек-лист: 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса и риска налоговой проверки
Скачать подборку бесплатно
Уже скачали 27173 человек
Только до 12 января
Скачать полезные материалы для руководителей из закрытого клуба Деловой Среды

Как сделать KPI маркетологу от результатов его работы?

Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза

Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах и снизить расходы до 20%

Чек-лист: 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса и риска налоговой проверки

Только до 12 января

Типы организационных структур

В организационной структуре управления есть такие виды связей:

• горизонтальные — связи одного уровня, выстраиваются между подразделениями, которые иерархически никак не подчиняются друг другу;
• вертикальные — связи, формирующиеся между подчиненными и руководящими подразделениями.

Как открыть кафе с нуля: пошаговая инструкция

Организационные структуры в зависимости от преобладающих связей могут относиться к одному из нескольких типов.

Горизонтальная структура управления

Горизонтальная структура практически устраняет бюрократию. Процесс принятия решений идет быстро, как и распространение информации по всем сотрудникам компании. В итоге компания быстро адаптируется к изменениям на рынке и реагирует на них. Сотрудники находятся в равных отношениях, могут свободно генерировать идеи. Любая инициатива рассматривается, и если она ведет к развитию, то поощряется и принимается. За воплощение идеи, как правило, отвечает тот, кто ее предложил.

Такая структура предприятия обычно выстраивается в творческих коллективах, старт-апах, молодых рекламных агентствах, когда один предприниматель или группа бизнесменов начинают активно развивать компанию, приглашать в команду увлеченных единомышленников.

Четкое разделение труда и отделы как таковые могут отсутствовать. Многие сотрудники совмещают несколько обязанностей: например, менеджер по работе с клиентами может отвечать на звонки, заказывать канцелярию, бронировать гостиницы и заниматься корпоративным сайтом. Руководитель тоже участвует в производственном процессе. Любой сотрудник обращается к нему напрямую.

Недостатки горизонтального типа:

1. Необходимость единого видения целей. Если оно различается у разных сотрудников, во взаимодействии появляются разногласия, снижается продуктивность команды.
2. Если бизнес расширяется и масштабируется, может наступить этап, когда исключительно горизонтальные связи уже не смогут эффективно работать на выполнение бизнес-задач. И организационная структура начнет меняться: появится уровень линейного менеджмента.

Горизонтальная неформальная структура может трансформироваться в вертикальную.

Вертикальная структура

Вертикальная структура подразумевает строгую иерархию. Она похожа на пирамиду: исполнитель подчиняется начальнику отдела, начальник отдела — директору департамента, директор департамента — генеральному. В крупной компании или корпорации может быть несколько звеньев управления: группы, отделы, дирекции, департаменты.

Вертикальная оргструктура логично выстроена: сначала задачи спускаются снизу вверх — от топ-менеджера к линейным менеджерам, затем к руководителям групп и к исполнителям. После выполнения задачи снизу вверх идет отчет.

Преимущества вертикального типа:

• управленческая функция четко выражена;
• на всех уровнях высокая степень ответственности;
• быстро принимаются решения и выполняются задачи — при условии гибкости топ-менеджмента.

Недостатки вертикального типа:

1. Искажение и застревание информации, особенно когда она идет снизу вверх. Пример: высшее руководство узнает о проблемах рядовых сотрудников, только когда они дошли до острой стадии.
2. Низкая адаптация к быстро меняющимся условиям рынка из-за бюрократии и долгого согласования.
3. Руководители загружены на всех уровнях.
4. Власть у одного человека. Руководитель может использовать ее для своей выгоды либо быть негибким, подверженным негативному влиянию, которое распространяет в директивном порядке на подчиненных.

В вертикальной структуре управления выделяют подтипы.

Линейная. Есть один руководитель, в руках которого — главная управленческая функция и власть. Ему подчиняются исполнители либо руководители подразделений. Подходит для небольших компаний. Задачи выполняются четко и в срок, поскольку действуют жесткая иерархия и дисциплина.

Функциональная. Порядок подчинения четкий, понятный. Каждый сотрудник выполняет определенную профессиональную функцию, штат распределен по подразделениям. Работники понимают свою ответственность, выполняют свои задачи с максимальной скоростью и эффективностью.

Возможные риски: сложно контролировать выполнение большого количества задач и действий; отсутствует командная работа, поскольку сотрудники не знают, что происходит у коллег.

Линейно-штабная, или линейно-функциональная. Есть руководитель и несколько линейных менеджеров. Последние не принимают стратегических решений, а могут действовать только в рамках своих отделов. Они помогают руководителю компании выполнять определенные функции управления — контролировать работу бухгалтерии, технических специалистов, отдела маркетинга.

У каждого линейного менеджера свой штаб, куда входят подчиненные подразделения, группы, сотрудники, выполняющие конкретные функции. Процесс принятия решений медленный, бюрократизация высока.

Матричная структура. Подтип вертикальной структуры с элементами функциональной и продуктовой, о которой расскажем позже. Для матричной структуры характерно двойное, в некоторых случаях тройное подчинение: исполнитель может получать задачи и отчитываться функциональному (непосредственному) руководителю и проектному (продуктовому) менеджеру.

Проектные менеджеры контролируют исполнение проекта, а функциональный руководитель управляет ресурсами. Менеджер проекта получает полномочия от высшего руководства, эти полномочия могут меняться в зависимости от сложности, срочности бизнес-задач.

Внимание. Эффективность достигается при условии, если проектный менеджер постоянно взаимодействует с сотрудниками-исполнителями.

Полезные материалы для руководителей из закрытого клуба Деловой Среды

Деловая среда

Для того чтобы стать хорошим руководителем, нужно предвидеть и знать многое. Команда Деловой Среды подготовила подборку полезных материалов вам в помощь, которая поможет разобраться во всех тонкостях управления.

Скачивайте, это бесплатно! Мы искренне хотим помочь вам реализовать мечту об успешном бизнесе:

Организационная структура: обзор популярных схем

«Когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет. И выйдет из него не дело, только мука». Организованная работа в компании — залог ее развития. Чтобы создать порядок и четко распределить труд на предприятии, нужно сформировать правильную организационную структуру.

Что такое организационная структура

Организационная структура — это не картинка для навигации по компании. Это матрица распределения функций в организации, которая устанавливает связи между подразделениями и разделяет ответственность между ними для достижения бизнес-целей.

Оргструктура предприятия состоит из комплекса документов:

• Положение об организационной структуре — регламентирующий документ, который описывает все подразделения и их функции.
• Положение о структурных подразделениях. Документ составляется при необходимости детализировать работу подразделений, чтобы не нагружать основное положение.
• Должностные инструкции. Описывают все функции и обязанности каждой должности.
• Организационная схема (оргсхема). Она в графическом виде представляет оргструктуру. Оргсхема визуализирует то, что подробно описано в «Положении об организационной структуре» и в «Положении о структурных подразделениях». Она дает возможность быстро понять, как устроена организация.

Пример организационной схемы:

Зачем нужна оргструктура в бизнесе

В определенный момент развития компании, появляется необходимость четко распределить все функции в коллективе. Например, компания переходит от локального бизнеса к более глобальному — запускает новые виды продукции, открывает филиалы или начинает расширяться по системе франчайзинга. Появление новых задач требует найма новых сотрудников и организации их работы. Чтобы сохранить контроль над действиями команды, создают организационную структуру.

Оргструктура имеет значение для всех сотрудников компании — она служит связующим звеном между членами команды, организовывает их работу. Рассмотрим отдельно преимущества оргструктуры для руководителей и для линейных сотрудников.

Польза для руководителей

• Четкая система управления. Зачастую сотрудники закрепляются за функциями, но не несут ответственности за конечный результат. Оргструктура устраняет эту проблему — обозначаются зоны ответственности каждого подразделения и каждой должности.
• Рациональное распределение нагрузки. В организации без оргструктуры функции зачастую распределены стихийно. Поэтому одни сотрудники перегружены, а у других много свободного времени. Описание бизнес-процессов помогает сформировать структурные подразделения с оптимальным штатом и загруженностью каждого.
• Систематизация процесса найма. Разработанные должностные инструкции дают понимание, какие специалисты нужны в компанию, и какими знаниями и компетенциями они должны обладать. Читайте подробней как нанимать эффективных сотрудников

Польза для сотрудников

Сотруднику организационная структура предприятия помогает:

• Быстрее познакомиться с компанией при трудоустройстве, понять масштаб бизнеса. Выяснить, к кому и с какими вопросами обращаться
• Понять свою роль в организации, увидеть ценность своей работы. Разобраться как происходит общий бизнес-процесс и взаимодействуют разные отделы компании
• Определить, где заканчивается зона ответственности его отдела и начинается зона ответственности других подразделений
• Увидеть карьерные перспективы — какие возможности для вертикального и горизонтального роста есть в организации. Читайте подробней как составить план карьерного роста сотрудников

Совет. С помощью платформы для онлайн обучения Unicraft вы можете создать курс и рассказать сотрудникам про организационную структуру — какие есть отделения в компании и какие есть обязанности у работников в отношении оргсхемы. Это очень удобный инструмент, чтобы синхронизировать коллектив и убедиться в том, что каждый хорошо понимает свои функции.

6 видов организационных структур

Для каждой компании разрабатывается индивидуальная оргструктура, но в ее основе используют типовые формы. Чтобы выбрать тип организационной структуры, изучите возможные варианты.

Линейная структура

Линейная организационная структура — самый простой вид. Она позволяет руководителю легко принимать решения. Распоряжения быстро спускаются сверху вниз и приводят к оперативным эффективным действиям. Все бизнес-процессы контролирует один начальник, поэтому он может проявлять гибкость в своих действиях. Важное отличие от других схем — отсутствие структурных подразделений.

Кому подойдет: предприятиям малого бизнеса, узкой специализации или местного значения. Например, для маленькой адвокатской конторы или пекарни.

Из недостатков: руководитель может быть загружен работой; решения принимает один человек, поэтому он может использовать власть для личных целей.

Функциональная структура

С ростом производства и объемов возникает необходимость делегировать свои полномочия — либо полностью, либо некоторые функции. Функциональная организационная структура позволяет передавать ответственность функциональным руководителям, не теряя при этом контроль и сохраняя вертикаль власти.

Кому подойдет: в основном организациям, которые производят продукт в больших количествах.

Из недостатков: нет нормальной коммуникации между разными отделами; сотрудники плохо осведомлены о том, что происходит у коллег в других отделах.

Дивизионная структура

Сюда относят виды организационных структур, которые группируют сотрудников по различным подразделениям (дивизионам). Например, подразделения могут быть по типу продукции (продуктовая структура) или региону (региональная структура).

Если предприятие производит четыре линейки продукции, у нее будет четыре подразделения. Или, если она представлена в трех регионах, у нее будет три подразделения. Каждый дивизион работает самостоятельно.

Кому подойдет: дивизиональная структура управления используется часто. Она подходит розничным магазинам с большим ассортиментом продукции или компаниям с большим количеством филиалов.

Из недостатков: может возникнуть нездоровая конкуренция между подразделениями; большое число дивизионов может препятствовать развитию бизнеса.

Интересно: в Японии дивизионный тип организационной структуры применяют 45% всех компаний.

Матричная структура

Это комбинация функциональной и дивизионной структуры. Сотрудники находятся в двойном подчинении (горизонтальном и вертикальном) — по функции и по проекту. Матричная организационная структура доказала эффективность при реализации новых проектов, она позволяет гибко распределять человеческие ресурсы. За каждым проектом следит отдельный менеджер, но его права сильно ограничены — в основном занимается распределением ресурсов. Основная ответственность за проект — на руководителе подразделения.

Кому подойдет: хорошо зарекомендовала себя в электронной промышленности, в авиастроении и в отраслях с высокими технологиями. Подходит для всех компаний, выполняющих проекты с длинным циклом, которые отличаются друг от друга по реализации.

Из недостатков: у менеджера по проекту нет полной власти, поэтому мало контроля над сотрудниками; может быть низкая эффективность сотрудников.

Проектная структура

Она обратна матричной — формирует производственные звенья под каждый отдельный проект. Менеджер по проекту управляет временным проектом узкой специализации и несет ответственность за него. Он руководит проектной группой, которая состоит из функциональных специалистов (маркетологи, программисты, бухгалтеры). Когда проект заканчивается, подразделение закрывают.

Кому подойдет: компаниям, которые внедряют новые технологии или новый продукт.

Из недостатков: под каждый проект формируется отдельная компетентная команда, ее финансирование несет дополнительную зарплатную нагрузку.

Оргсхема Рона Хаббарда*

Эта организационная структура широко распространена в компаниях США. В ней делается акцент на семи основных бизнес-функциях, реализация которых, по мнению Хаббарда, является обязательным условием жизнеспособности любой компании.

7. Администрирование

Этот главное отделение, которое создает идею бизнеса и управляет деятельностью компании. Руководители принимают решение, чем будет заниматься компания и какой продукт будет предоставлять клиентам, обеспечивает согласованность действий для реализации планов. Зачастую данную функцию выполняет либо сам владелец в единственном лице, либо целая группа директоров.

1. Персонал и построение структуры

Это создание команды, которая воплощает идеи администрации. Отдел отвечает за найм сотрудников, их ввод в должность и обучение. Сотрудники этого отдела делают так, чтобы новички подключались к рабочему процессу и начинали производить результат. В средних и крупных предприятиях эту функцию выполняет служба HR.

2. Маркетинг и продажи

Отдел отвечает за рекламирование услуг или продукта компании клиентам, за планирование и реализацию маркетинговой стратегии. Также сотрудники этого отдела общаются с клиентами и заключают с ними сделки.

3. Финансы

Отдел или сотрудник (бухгалтер) работает с деньгами организации. Он отвечает за рациональное использование финансов — планирует расходы, выставляет и оплачивает счета, платит зарплаты и ведёт финансовую отчетность по доходам и расходам компании.

4. Производство

Если компания производственная, то к этому подразделению относятся станки, рабочие, цеха и отдел снабжения — все подразделения, которые задействованы в производстве. Если компания дистрибьюторская, в числе подразделений будут склады, комплектация и логистика.

5. Контроль качества и квалификации

Отдел следит за соблюдением стандартов качества компании. Занимается улучшением качества предоставляемых услуг или продукции. Проводит оценку персонала и составляет планы развития.

6. Связи с общественностью

Создает узнаваемый бренд компании и работает над его репутацией, чтобы в компанию обращалось больше клиентов. Занимается взаимодействием с партнерами. Как правило, за эту функцию отвечают PR-менеджеры.

Все эти семь функций есть у компании любого размера. Просто в небольших предприятиях они лежат на плечах одного человека, а с ростом бизнеса за каждую функцию отвечает все больше людей.

Кому подойдет: компаниям малого и среднего бизнеса.

*Рон Хаббард является основателем Саентологической церкви. Генпрокуратора РФ признала деятельность этой организации нежелательной на территории России.

Выбирая вид организационной структуры, обратитесь к чужому опыту — как устроены компании, похожие на вашу.

Что дальше? Разработка организационной структуры — это не разовая подготовка комплекта документов, который впоследствии пылится на полках. Осознанная работа над структурой и своевременная ее коррекция поможет избежать стихийного формирования компании.