Как в outlook настроить оповещение при приеме почты

Включение и отключение оповещений на рабочем столе

Оповещение на рабочем столе — это уведомление, которое появляется на вашем рабочем столе при поступлении нового сообщения электронной почты, приглашения на собрание или поручения. По умолчанию такие оповещения включены.

Информация, отображаемая в оповещении на рабочем столе, зависит от элемента, поступившего в вашу папку Входящие.

• Сообщение электронной почты
  Отображаются имя отправитель, тема и первые две строки сообщения. В оповещении на рабочем столе не отображается содержимое зашифрованных писем или сообщений с цифровой подписью. Чтобы просмотреть сообщение, просто откройте его.
• Запрос на собрание
  Отображаются отправитель, тема, дата, время и место проведения собрания.
• Запрос задачи
  Отображаются отправитель, тема и дата начала назначенной задачи.

Просмотрите видеоролик длительностью 1:54 минуты о всплывающих оповещениях (уведомлениях).

Включение и отключение оповещений

Совет: Если вы хотите оставить оповещение на рабочем столе видимым, чтобы было больше времени для его чтения, наведите на него указатель, прежде чем оно перестанет отображаться.

1. Выберите Файл >Параметры >Почта.
2. В группе Получение сообщения установите или снимите флажок Выводить оповещение на рабочем столе и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Чтобы запретить другие способы уведомления, такие как воспроизведение звуков, изменение формы указателя мыши или появление значка конверта на панели задач, снимите флажки, соответствующие этим функциям.

Если оповещения на рабочем столе не отображаются

Оповещения на рабочем столе не отображаются во время начальной синхронизации учетной записи электронной почты, а также при ручном запросе на отправку или получение.

Кроме того, если вы используете правила обработки сообщений и новые сообщения перемещаются из папки «Входящие» учетной записи, используемой по умолчанию, оповещения на рабочем столе могут не появляться.

Добавление уведомления о доставке для отслеживания сообщения электронной почты

В квитанции о доставке указывается, что сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя, но не указывает, был ли он виден или прочитал его. В квитанции о прочте читах указывается, что сообщение открыто. В обоих случаях вы получаете уведомление в своей почтовой ящике.

Примечание: Получатель сообщения может отклоить отправку уведомления о прочтке. Кроме того, почтовая программа получателя может не поддерживать уведомления о прочте читах.

1. В открытом сообщении нажмите кнопку Параметры.
2. В группе Отслеживание выберите запрос уведомления о доставке или Запрос уведомления о прочтениях.

Чтобы узнать, как включить эти параметры для всех отправляемных сообщений, см. статью Получение уведомлений о том, что другие люди получают или открывают сообщение электронной почты.

Примечание: Уведомления доставляются в ваш почтовый ящик и выставляются со значком : .

Получение уведомления о прочтении или доставке

В квитанции о доставке указывается, что сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя, но не указывает, был ли он виден или прочитал его. В квитанции о прочте читах указывается, что сообщение открыто. В обоих случаях вы получаете уведомление в своей почтовой ящике.

Примечание: Получатель сообщения может отклоить отправку уведомления о прочтке. Кроме того, почтовая программа получателя может не поддерживать уведомления о прочте читах.

• В открытом сообщении на вкладке Параметры в группе Отслеживание выберите запрос уведомления о доставке или Запрос уведомления о прочтениях.

Чтобы узнать, как включить эти параметры для всех отправляемных сообщений, см. статью Отправка уведомлений о доставке и прочтщении сообщений.

Примечание: Уведомления записывают в исходное сообщение в области Отправленные. Откройте сообщение, а затем на вкладке Сообщение в группе Показать нажмите кнопку Отслеживание.

Получение уведомления о прочтении или доставке

В квитанции о доставке указывается, что сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя, но не указывает, был ли он виден или прочитал его. Уведомления о прочтите говорит о том, что сообщение открыто. В обоих случаях вы получаете уведомление о доставке или прочтщении сообщения. Содержимое уведомлений автоматически записируется в исходном сообщении в папке Отправленные.

Однако не стоит полностью полагаться на эти уведомления. Получатель сообщения может решить не отправлять уведомление о прочтении. Если сообщение доступно только для чтении в области чтения, уведомление о прочтении может не отправляться. Кроме того, почтовая программа получателя может не поддерживать уведомления о прочтении.

1. В окне сообщения выберите вкладку Параметры.
2. В группе Параметры голосования и отслеживания установите флажок Уведомить о доставке этого сообщения или Уведомить о прочтении этого сообщения.

Сведения о том, как включить эти параметры для всех отправляемых сообщений, см. в статье Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений.

Добавление и запрос уведомлений о прочтении и доставке в Outlook для Windows

Уведомление о доставке подтверждает доставку сообщения электронной почты в почтовый ящик получателя, но не гарантирует, что оно было просмотрено или прочитано. Уведомление о прочтении подтверждает открытие отправленного сообщения.

В Outlook получатель сообщения может отклонить отправку уведомлений о прочтении. Существуют и другие сценарии, в которых не отправляются уведомления о прочтении, например, если программа электронной почты получателя не поддерживает уведомления о прочтении. Принудить получателя отправить уведомление о прочтении нельзя.

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

В сообщении, которое вы создаете, перейдите на вкладку Параметры на ленте, а затем выберите поле Запросить квитанцию о доставке или Запросить квитанцию о прочтении .

Если эти параметры не отображаются в разделе Параметры, выберите Дополнительные параметры в правом конце, а затем выберите нужный параметр.

Запрос квитанций о прочтении и (или) доставке для всех отправляемых сообщений

1. В меню Файл выберите Параметры >Почта.
2. В разделе Отслеживание выберите поле Уведомление о доставке, подтверждающее, что сообщение было доставлено на почтовый сервер получателя, или Считывание квитанции о том, что получатель просмотрил сообщение проверка.

Совет: Рекомендуется отслеживать только отдельные важные сообщения, а не все сообщения. Получатели, которые иногда получают уведомление о запросе уведомления о прочтении в вашем сообщении, с большей вероятностью отправят уведомление о прочтении, чем если они получают запрос каждый раз, когда они получают сообщение от вас.

Отслеживание одного сообщения

1. В новом сообщении электронной почты в меню Параметры в группе Отслеживание выберите поле Запросить проверка квитанции о доставке или запросить проверка квитанции о прочтении:
2. Создайте сообщение электронной почты и нажмите кнопку Отправить.

Если вы используете область чтения

Чтобы запросить уведомление при написании сообщения электронной почты в области чтения, сделайте следующее.

1. На ленте выберите вкладку Сообщение .
2. В группе Теги выберите параметры сообщения.
3. В диалоговом окне Свойства в разделе Параметры голосования и отслеживания выберите нужный тип квитанции для этого сообщения.

Отслеживание ответов на получение

1. Откройте исходное сообщение, отправленное с запросом на доставку или чтение квитанции. Обычно это сообщение находится в папке Отправленные .
2. На вкладке Сообщение в группе Показать выберите Отслеживание.

Примечание: Отслеживание не отображается до получения по крайней мере одной квитанции. После получения первой квитанции в папке «Входящие» может потребоваться несколько минут, прежде чем кнопка Отслеживания будет доступна.

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.

Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.

1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» или в другую папку электронной почты и выберите пункт правила.
2. Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.
3. В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.
4. Если вы хотите, чтобы правило переместило сообщение в папку, выполните указанные ниже действия установите флажок переместить элемент в папку, а затем выберите папку, в диалоговом окне Выберите папку, которая появится и нажмите кнопку ОК.
5. Нажмите кнопку OК, чтобы сохранить выбор и вернуться в окно создания правила.

Примечание: Если вы хотите применить правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок на появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите ОК.

Создать правило с помощью Мастера правил

Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.

• Будьте организованны: Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.
• Информированность: Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.
• Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.

Правила настраиваются практически неограниченно . Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.

1. Выберите Файл >Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.
2. На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.
3. Выберите один из шаблонов из Шага 1. Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.
4. В Шаге 2: измените окно описания правила, нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу, чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий, чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.
5. Нажмите Далее.

На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.
2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.
2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.

1. На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
2. Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».
3. По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
4. Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.

Удаление правила

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
3. Нажмите кнопки Удалить>ОК.

Выполнение правил вручную

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
2. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
3. Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК. Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
4. В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
5. Нажмите Выполнить.

Правила сервера и правила клиента

В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

• Правила сервера
  При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен. Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.
• Правила только для клиента
  Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Применение правил к другим элементам Outlook

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

• Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.
• Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.
• Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.
• Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

• Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку
  Это правило доступно только в том случае, если используется учетная запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.