Как выгрузить ответы из гугл формы в excel

Воссоздать структуру Google Forms®

При переносе данных из Google таблиц в Vortex возникает проблема воссоздания той структуры вопросов, которая была в связанной с таблицей форме (анкете).
Данная процедура предназначена для автоматического формирования структуры таблицы данных, полученных таблицы данных, связанных с Формами Google.

Известные проблемы

• К сожалению, разработчики Google Forms не предусмотрели один важный нюанс, который значительно усложняет автоматическое распознавание структуры формы. Речь идет о запятых, котрые Google использует в качестве символа перечисления ответов для вопросов «Несколько из списка» или Поливариантных переменных в терминологии Vortex. Дело в том, что запятая может являться как частью фразы (формулировки ответа), так и знаком, что начался новый ответ. Из-за этого, на основании наличия запятых в тексте трудно установить — является данная переменная с одиночным или множественным выбором. Для решения этой проблемы программа прибегает к поиску совместных появлений частей фразы, полагая, что если две части всегда появляются вместе, то это одна фраза. Вместе с тем, бывают ситуации, когда одна часть фразы появляется совместно с другими частями фразы. Например: «да, полностью согласен» и «да, скорее согласен». Программа в обоих случаях сможет определить совместное появление, но если дополнительно будет просто «да» или в ответе на «другое» напишут фразу с «да», то программа не сможет корректно отличить ответы от частей фразы.
• Поскольку все ответы передаются текстом, то невозможно понять, какие переменные были строковыми (открытые вопросы), а какие содержали стандартные ответы (были закрытыми или полузакрытыми). Оставлять ли переменную строковой или делать ее стандартизированной программа решает при помощи параметра Количество вариантов ответа, свыше которого оставлять переменную Строковой (см. ниже).
• В полузакрытых вопросах не возможно определить, какие ответы являются стандартными, а какие носят характер «другое». Решение программа принимает с помощью параметра Частота, ниже которой объединять ответы в «ДРУГОЕ» (см. ниже).
• Не известен, в каком порядке были исходные стандартные ответы. Программа формирует список ответов по мере их появления.
• Еще одна проблема связана с тем, что если хотя бы в одной ячейке числовой переменной вместо числа будет текст, то программа распознает всю переменную, как строковую.
• Существуют определенные проблемы с передачей текста в кавычках.

Всвязи с этим несколько рекомендаций:

1. Старайтесь формулировать ответы вопросы множественного выбора без запятой.
2. Если запятую используете, то старайтесь не совмещать это с дополнительным вариантом «другое».
3. Если используете запятую, то старайтесь не создавать конструкций типа: 1. «согласен» 2. «согласен, но частично», лучше пишите «2. частично согласен».
4. Если Вы используете числовые вопросы, то настраивайте проверку данных (в Расширенных настройках вопроса) так, чтобы ответами были только числа.

В любом случае, если качество воссоздания структуры Вас не устраивает , Вы можете воссоздать структуру в ручном режиме, используя советы из этой статьи.

Порядок выполнения процедуры

Способ 1 — через Microsoft Excel

При наличии на компьютере Microsoft Office рекомендуется использовать процедуру Файл/Загрузить данные из Excel. Она менее быстрая, но дает меньше ошибок с использованием в тексте кавычек.

Шаг 1. Связанную с формой Google таблицу надо Файл/Скачать/Microsoft Excel
Шаг 2. В Vortex после создания нового исследования используйте Файл/Загрузить данные из Excel.
Программа вставит матрицу данных из буфера обмена и создаст соответствующие колонки — переменные, но они будут либо Строкового либо Числового типа. Это связано с тем, что Google записывает данные в ячейки в виде формулировок вариантов ответа. Причина такой записи понятна — в ходе опроса Вы можете внести изменения в форму, изменить, удалить или добавить ответы, и тогда непонятно что делать с теми ответами, которые уже записаны. Использование строковых переменных решает эту проблему- в ячейку заносится ответ в той формулировке, в которой он был выбран респондентом. Однако, в процессе анализа данных, использование строковых ответов очень неудобно, поэтому стоит выполнить следующий шаг.
Шаг 3. Если преобразование надо применить к конкретному разделу, сначала выберите в структуре нужный раздел. В меню программы «Переменные» выберите процедуру «Воссоздать структуру Google Forms».

Программа уточнит у Вас некоторые параметры:

• Преобразуемый раздел — раздел, содержащий исходные переменные, подвергающиеся преобразованию. По умолчанию (пустая строка) преобразуются все переменные. Чтобы выбрать конкретный раздел, сначала выберите его в структуре. а потом запустите эту процедуру.
• Создавать переменные в новом разделе — если вы ответите данный пункт, то программа создаст новый раздел «ПРЕОБРАЗОВАННЫЕ ПЕРЕМЕННЫЕ» и все новые переменные будут собраны в нем. Таким образом у вас останутся как старые (строковые) переменные, так и новые переменные в новом разделе. Если Вы этот пункт не отметите, то программа преобразует уже существующие переменные. Как правило, создавать переменные в новом разделе стоит, естли качество автоматического воссоздания вас не устроило и часть переменных нужно преобразовать в ручном режиме.
• Проводить поиск совместных появлений — Основная проблема переноса данных из Google Forms, это запятые. Дело в том, что Google использует запятые для перечисления ответов в переменных с множественным выбором (Поливариантных). Вместе с тем, запятая может быть просто частью фразы или речевого оборота. Таким образом, программе не всегда понятно, как рассматривать запятую, как разделитель смысловых вариантов или как элемент синтаксиса предложения. Поиск совместных появлений позволяет проверить, что две части фразы, разделенных запятой всегда появляются совместно, а значит являются одной фразой.
• Создавать поливариантные переменные — если Вы не уверены в качестве поиска (см.»Известные проблемы»), то программа может игнорировать переменные с запятыми, чтобы вы смогли обработать их вручную.
• Создавать табличные вопросы — программа найдет вопросы типа «Сетка» и сделает из них табличные вопросы.
• Знак-разделитель ответов — по умолчанию — запятая.
• Количество вариантов ответа, свыше которого оставлять переменную Строковой — при каком количестве оригинальных ответов переменную стоит преобразовывать в списки.
• Частота, ниже которой объединять ответы в «ДРУГОЕ» — в каком случае объединять редко отмечаемые ответы в «другое». Эта опция эффективна для обработки полузакрытых вопросов — вопросов со стандартными вариантами и возможностью дописать «свой вариант». В результате использования таких вопросов возникает распределение ответов с высокой частотой в стандартных ответах и большим количеством дописываемых ответов с очень низкой частой. Чтобы объединить эти «мелкие» ответы — укажите частоту, ниже которой значения будут объединяться в «другое». Состав «другого» всегда можно посмотреть в Одномерном распределении, раскрыв переменную и выбрав это значение в структуре.

Способ 2 — через буфер обмена

При отсутствии Microsoft Excel вы можете использовать буфер обмена.
Шаг 1. Выделите и скопируйте связанную с вашей формой Google таблицу в буфер обмена. Так же Вы можете предварительно скачать таблицу в формате Microsoft Excel, отредактировать и скопировать в буфер обмена.
Следует отметить, что если Вы вносили изменения в форму после начала опроса (что часто бывает, поскольку первые анкеты обычно носят характер тестовых), то в таблице могут присутствовать устаревшие колонки вопросов и устаревшие ответы в тестовых строках. На данном этапе желательно предварительно от лишних строк и столбцов таблицы, поскольку устаревшие вопросы и ответы дезориентируют воссоздание структур формы.
Шаг 2. Запустите Vortex и войдите в режиме «Создать новое исследование». При необходимости заполните информационные поля на странице «Исследование». В меню программы «Данные» выберите процедуру «Вставить матрицу данных» или перейдите на страницу «Данные» и нажмите большую кнопку «Вставить». В окне Особых настроек задавать не надо — просто нажмите [ОК].
Шаг 3. Если преобразование надо применить к конкретному разделу, выберите в структуре нужный раздел. В противном случае преобразование буде применено ко всем переменным.
Шаг 4. В меню программы «Переменные» выберите процедуру «Воссоздать структуру Google Forms». (о параметрах данной процедуры читайте выше).

После завершения процедуры стоит просмотреть внимательно каждую переменную в Одномерном распределении.

• Если переменная ошибочно оставлена строковой, то используйте для ее преобразования процедуру Преобразование/Преоборазование строковой переменной.
• Если некоторые значения надо объединить, то используйте процедуру Преобразование/Объединение значений.
• Если некоторые переменные нужно объединить в табличный вопрос, то используйте процедуру Переменные/Объединить в табличный вопрос .
• Обратите внимание на порядок ответов. Если порядок нарушен, то откройте режим редактирования структуры и расположите значения в порядке возрастания или убывания. Например, переменная «Удовлетворенность жизнью» имела пять значений, расположенные по порядку «1.полностью удовлетворен», «2. скорее удовлетворен», «3.чем-то удовлетворен. чем-то нет», «4.скорее неудовлетворен», «5. полностью неудовлетворен». При чтении даных в первой строке был встречен ответ «скорее не удовлетворен». Его программа и сделает первым ответом. Исправить порядок ответов вариантов следует после выполнения процедуры в ручном режиме. Одновременно рекомендуется настроить цвета вариантов ответов и условные индексы.

Как перенести данные из Google Таблиц в Excel

Среди пользователей, создающих электронные таблицы, есть те, которые предпочитают онлайн-сервис от Google, а другие работают в Microsoft Excel. Поэтому иногда возникает потребность перенести данные из веб-сервиса непосредственно в программу.

Сделать это можно тремя разными методами.

Способ 1: Скачивание таблицы в формате XLSX

Если вы еще не знаете, то Google Таблицы поддерживают скачивание созданного документа в одном из шести форматов, среди которых есть и XLSX – фирменный формат Microsoft Excel. У этого способа есть свой минус, поскольку вы не сможете путем нажатия одной кнопки обновлять данные и просматривать, какие изменения были внесены онлайн. Однако если это и не нужно, скачивание будет самым простым и быстрым решением.

1. Откройте необходимую таблицу через любой удобный браузер с того аккаунта, который имеет доступ к просмотру. Вызовите меню «Файл», наведите курсор на «Скачать» и выберите вариант «Microsoft Excel (XLSX)».
2. Дождитесь окончания загрузки и откройте документ через программу.
3. Обязательно разрешите редактирование, поскольку изначально файл будет открыт в режиме защищенного просмотра.
4. Теперь все инструменты Excel станут активными, и вы сможете вносить необходимые изменения на листе.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Способ 2: Импорт запроса

Теперь предлагаю рассмотреть более сложные, но прогрессивные методы, позволяющие оперативно отслеживать вносимые изменения в Google Таблицах и работать с актуальными данными в Excel. Этот вариант подразумевает открытие доступа по ссылке к документу с последующим импортом таблицы в Excel, что выглядит следующим образом:

1. Попросите владельца документа выполнить следующие действия или сделайте это самостоятельно. Если вы уже получили ссылку доступа, пропустите этап настройки и переходите сразу к Excel. В противном случае в документе нажмите на «Настройка доступа».
2. В появившемся окне щелкните по ссылке «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка».
3. Скопируйте полученную ссылку. Уровень доступа при этом не имеет значения, поэтому можете оставить стандартное значение – «Читатель».
4. Откройте пустой лист в Excel, перейдите на вкладку «Данные», разверните меню «Создать запрос», выберите «Из других источников» и щелкните по варианту «Из Интернета».
5. Вставьте ссылку в появившемся окне.
6. Суть изменения заключается только в исправлении последней части на export?format=xlsx вместо edit?usp=sharing.
7. После этого нажмите «ОК» и дождитесь появления нового окна. В нем выберите импорт нескольких листов или укажите конкретный.
8. Через средство предпросмотра убедитесь в том, что выбрали правильный лист, после чего подтвердите его загрузку.
9. Импорт прошел успешно, хоть и форматирование может немного отличаться от оригинального.
10. Для проверки изменений на вкладке «Данные» используйте кнопку «Обновить все».
11. Как видно, кто-то внес изменения в Google Таблицах, и они успешно подгрузились в Excel без необходимости снова импортировать всю таблицу.
12. Для настройки времени автоматического обновления в меню «Обновить все» нажмите на «Свойства подключения».
13. Активируйте «Обновлять каждые» и укажите желаемое количество минут.

Крайне редко стиль ссылок для доступа меняется, что связано с выпускаемыми Google обновлениями. Случается это действительно очень редко, но если вы столкнулись с тем, что таблица в один момент перестала загружаться, проверьте еще раз ссылку. Если же к листу прекратить доступ по ссылке, загрузка данных в Excel тоже не выполнится.

Способ 3: Импорт файла CSV

Предлагаю обратить внимание на этот вариант, если с реализацией предыдущего возникли какие-то проблемы. У импорта файла CSV есть свои недостатки, поскольку весь документ в Google Таблицах придется сделать публичным. Если для вас это не имеет значения, приступайте к выполнению инструкции.

1. В Google Таблицах откройте меню «Файл», наведите курсор на «Открыть доступ» и щелкните по варианту «Опубликовать в интернете».
2. Решите, будет ли это публикация всего документа или только одного листа.
3. Из следующего меню выберите вариант «Файл CSV».
4. Активируйте автоматическую публикацию после внесения изменений.
5. По завершении нажмите кнопку «Начать публикацию».
6. Скопируйте полученную ссылку и переходите в Excel.
7. На вкладке «Данные» выберите вариант создания запроса «Из файла» и «Из CSV».
8. Вместо имени файла в новом окне вставьте полученную ссылку и нажмите на «Открыть».
9. Загрузка данных займет пару минут, после чего появится таблица, но вместо всех надписей будут «кракозябры». Для исправления разверните список «Источник файла» и выберите «Юникод (UTF-8)».
10. Если вся информация отображается корректно, подтвердите загрузку и начните работать с таблицей.

Обновление данных осуществляется точно так же, как это было показано в предыдущей инструкции, поэтому можете вернуться к ее последним шагам, чтобы получить соответствующую информацию по теме.

Принцип работы двух последних способов практически не отличается, разница лишь в методе импорта данных. При этом в третьем способе проблем после обновления ссылок не замечено, но есть и минус, связанный с публикацией, о котором уже шла речь выше. Поэтому взвесьте все за и против и выберите подходящий для себя вариант переноса листов из Google Таблиц в Excel.

Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Многие знают о существовании онлайн-сервиса под названием Google Формы. Это средство для создания опросов, анкет и различных тестов, которые можно распространять в сети и собирать ответы. Полученные результаты выводятся непосредственно в веб-сервисе Форм, однако у создателя есть возможность реализовать сбор ответов в Таблицы, чтобы управлять ими, создавать сводки и реализовывать другие задачи. Как раз об этом я и расскажу в рамках данной статьи.

Создание Google Формы

Начать нужно непосредственно с создания Google Формы. Для этого вам понадобится пустая таблица, в которую и будут приниматься все ответы в будущем. Процесс ее создания разбирать не буду, а вот организацию связи с формой покажу.

1. После перехода к новой таблице вызовите меню «Инструменты» и щелкните по кнопке «Создать форму».
2. Откроется новая вкладка, где вы можете изменить название для формы и добавить ее описание.
3. После этого заполните поле первого вопроса и выберите тип ответа.
4. В меню доступно много вариантов тестирования. Этот материал не посвящен разбору всех этих инструментов, поэтому опустим их описание.
5. После выбора одного из вопросов заполните варианты ответов или другие параметры, отобразившиеся ниже.
6. Можете открыть меню «Настройки темы», чтобы выбрать основной цвет, добавить изображение для колонтитула, поменять шрифт и цвет фона.
7. По завершении настройки переходите к отправке опроса.
8. Поддерживаются три типа распространения формы: личная рассылка по адресам электронной почты, ссылка для перехода и встраиваемый на сайт HTML-код. Выберите удобный для вас вариант отправки.

Тип отправки зависит непосредственно от вашей ситуации. Иногда удобнее отправить вопросы каждому лично, выставить ссылку на общий доступ в чате или встроить форму на свой сайт. Как только вы узнали, что юзеры начали предоставлять ответы, переходите к следующему шагу.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Вывод ответов в Google Таблицы

По сути, сейчас от вас больше ничего не требуется, поскольку вы только что автоматизировали процесс сбора ответов. Давайте рассмотрим то, что произойдет в дальнейшем.

1. Вы видите саму форму опроса. Пользователь заполняет ее в соответствии с вашими требованиями, указывает свой контактный адрес или другие личные данные, если это было предусмотрено настройками.
2. Далее отвечает на вопросы и нажимает на кнопку «Отправить». После этого появится уведомление о том, что ответы записаны.
3. Теперь в связанной таблице появляется новый лист с названием «Ответы на форму (1)». Откройте его для просмотра содержимого.
4. Вы видите, что таблица сформировалась автоматически, однако не имеет своего оформления. Если понадобится, вы можете изменить его вручную позже.
5. Таблица автоматически обновляется после поступления новых ответов, а вам остается только изучить полученную информацию.

Соответственно, само оформление таблицы зависит исключительно от того, как вы создали Форму, собираете ли личные данные юзеров, сколько вопросов создали и так далее. В этом плане переживать не стоит, ведь вы обязательно увидите все полученные от пользователей сведения.

Управление Google Формой через Google Таблицу

В завершение рассмотрим некоторые полезные моменты, которые могут пригодиться при управлении формой через созданную Таблицу. Во-первых, через то же самое меню «Инструменты» вы можете вызвать «Управление формой». Там есть кнопки для перехода к изменению формы, открытию ее для просмотра, быстрое средство отправки и опция для удаления связи, если больше не нужно получать ответы.

Во-вторых, присутствует полезная кнопка «Показать сводку ответов», при нажатии по которой вы направляетесь на страницу формы и видите список предоставленных личных данных и диаграмм, отображающих ответы. Так у вас получится очень быстро узнать, какие варианты ответов выбирались чаще.

Если ваша форма еще не связана с Google Таблицей или вы потеряли этот документ, на вкладке «Ответы» щелкните по значку таблицы для ее открытия в новой вкладке. Ответы либо будут сформированы с нуля, либо вы получите доступ к своему старому листу, который создавали по инструкции выше.

Подобный сбор информации через электронную таблицу будет полезен в разных областях, где используется тестирование и анкетирование. Вы всегда будете в курсе последних изменений, сможете создавать любые сводные таблицы, фильтровать и сортировать данные в соответствии со своими потребностями.

Как работать с Google Таблицами

Google Таблицы — удобный функциональный инструмент для работы с данными. Сфера применения Таблиц невероятно широка, а базовые возможности может освоить даже пользователь с минимальным опытом. В этой статье мы расскажем об устройстве Google Sheets, интересных лайфхаках и плюсах, которые вы получите от их использования.

Начало работы

Для получения полного доступа к Таблицам необходимо иметь аккаунт в Google. Иконка сервиса расположена вместе с другими инструментами. Создание новых документов и редактирование старых возможно через главную страницу сервиса, а также через Google Диск.

Освойте профессию «Аналитик данных»
Аналитик данных

Аналитики влияют на рост бизнеса. Они выясняют, какой товар и в какое время больше покупают. Считают юнит-экономику. Оценивают окупаемость рекламной кампании. Поэтому компании ищут и переманивают таких специалистов.

Отображаться документы могут как списком, так и в виде превью. По умолчанию документы отсортированы по дате последнего просмотра. Можно настроить отображение по дате сохранения, названию в алфавитном порядке, дате собственных изменений. Также можно выбрать показ только своих документов или, наоборот, только чужих. Наконец, таблицы можно хранить в отдельных папках на Google Диске. В верхней панели главной страницы находится меню создания нового документа, а также галерея тематических шаблонов:

• личное (список дел, бюджет, календарь и т.д.);
• работа (табель учета времени, бюджет компании, расписание смен и т.д.);
• управление проектами (планы проекта, диаграммы контроля сроков и т.д.);
• образование (посещаемость, журнал успеваемости).

Открыть уже созданную таблицу или создать новую можно в один клик. При работе с документами не требуется дополнительно сохранять внесенные изменения — это происходит автоматически. По умолчанию все новые документы сохраняются в корневой папке на Google Диске. Если вы хотите перенести документ в конкретную папку, это можно сделать, кликнув по иконке возле названия таблицы и указав путь сохранения. На самом Диске также можно переносить таблицы из одной папки в другую — перетаскивая иконки или кликнув на название и выбрав пункт «Переместить в…». Но перед тем как переместить новую таблицу, нужно дать ей имя.

Ближайший аналог Google Таблиц — это Microsoft Excel, поскольку функционал их во многом перекликается. Открыть файл можно двумя способами:

1. Загрузить его на Google Диск, а затем открыть через меню «Файл» в Таблицах.
2. Через меню «Файл» — «Открыть» — «Загрузка» найти нужный файл на компьютере или перетащить вручную. Открыть это окно можно и с помощью горячих клавиш Ctrl+O.

Скачать созданные или измененные таблицы можно через соответствующий раздел во вкладке «Файл». Скачивание возможно в форматах .xlsx или .csv — они поддерживаются Microsoft Excel — или еще в нескольких форматах, для которых будет доступен только просмотр.

Важно учитывать, что иногда объемные файлы Excel с большим количеством сложных формул могут в Таблицах открываться некорректно. То же самое происходит и в обратную сторону: если на компьютере установлена устаревшая версия Excel, некоторые формулы могут быть посчитаны неверно.

Станьте аналитиком данных и получите востребованную специальность