Проблемы классических таск-менеджеров и способы решения
Если вы пользуетесь классическими таск-менеджерами, такими как Trello, Jira или YouTrack, то вы, вероятно, сталкиваетесь с некоторыми трудностями при работе, особенно в долгосрочной перспективе. В данном тексте мы будем обсуждать проблемы и возможные решения.
Не накапливается информация
Главная проблема состоит в том, что все классические таск-трекеры больше всего уделяют внимание инструментам для сосредоточения пользователей на работе в текущий момент. Они не заботятся о том, как эффективно сотрудник будет погружаться в задачу и где искать информацию о функционале, над которым предстоит работать. Этот эффект особенно проявляется, когда сотрудники меняются областью работы над разным функционалом, и им приходится собирать информацию о том, как это работало до них. Зачастую они узнают детали в ходе работы, что сказывается на сроках выполнения задачи из-за постоянных корректировок по мере ее выполнения.
Каждый раз как в первый раз
Задачи часто ставятся менеджерами с поверхностным описанием, подразумевая, что сотрудники понимают, как работает указанный функционал. В своей задаче они могут не учитывать нюансы и подводные камни уже работающего функционала.
Конечно, детальная работа над описанием задачи аналитиком может частично спасти ситуацию, но одному аналитику сложно помнить весь функционал проекта. Нагрузка на аналитика возрастает по мере роста функционала, и нанимать несколько аналитиков для отдельных фичей – не дешевое решение.
Выходом является написание документации по каждой фиче отдельно и ссылка на нее каждый раз в задачах. Однако часто документация развернута отдельным сервисом от задач, к нему нужны отдельные доступы, там другой интерфейс, и сотрудники пренебрегают им. Кроме того, документация часто теряет свою актуальность и может отставать от задач. В такой форме документация не будет работать естественным образом, и для ее работы нужно периодически контролировать и направлять усилия на профилактические митинги с сотрудниками для их обращения внимания на документацию и синхронизацию с задачами.
Задачи не группируются по фичам
Помимо самой документации, также важна история задач для каждой конкретной фичи, поскольку часто в ней можно найти нюансы.
Здесь проявляются проблемы классических таск-менеджеров, поскольку они не собирают все задачи о фичах в одну группу. Конечно, они представляют инструменты для этого, например, метки, но для того, чтобы это работало, необходимо сформировать термины для каждой фичи с самого начала проекта. Делать это спустя полгода может быть уже поздно, поскольку задачи могут не иметь в названии термина фичи, а разные сотрудники могут называть один функционал по-разному. Найти и сгруппировать все задачи спустя полгода может стать невозможной задачей.
Поэтому, чтобы избежать перечисленных выше проблем, всегда начинайте планирование проекта с документации.
— Во-первых, на начальном этапе это решит проблему интерпретации, когда все сотрудники ознакомятся с проектом, и документация будет согласована, задачи будут делатся эффективнее, а сроки будут меньше расплыватся.
— Во-вторых, у вас образуются термины для каждой части функционала, что позволит помечать задачи относительно соответствующих функционалов. В будущем это поможет отыскать историю задач и улучшить понимание вашей команды каждой части функционала проекта, а также уменьшить порог входа в погружение деталей функционала. Большим плюсом такого подхода будет привлечение новых кадров, им проще будет начать работать.
Решение всех проблем
Конечно же, вы должны понимать и контролировать все это вручную в классических менеджерах задач. Однако, существует более простой путь — использовать Doc-Tracker. Этот новый менеджер задач разрабатывается с учетом всех вышеописанных проблем. В нем проектирование начинается с документации по каждой части функционала, которая обсуждается всеми участниками проекта. Затем на основе документации ставятся задачи. Таким образом, все задачи прикреплены к своему разделу документации. Но это не мешает использовать его как классический менеджер задач. В Doc-Tracker также имеется канбан-доска, на которой можно увидеть все задачи проекта или отфильтровать их по спринту, чтобы сосредоточиться на работе в нужный промежуток времени. Вы также можете настроить свои поля для задач, свои спринты и прочие категории. Помимо командной работы, можно также сосредоточиться на своих задачах и следить за определенными документами. В Doc-Tracker имеется лента активности, где отображаются все комментарии, все изменения описания и полей задач. Там же можно отфильтровать активность только по отслеживаемым документам и задачам.
Таск-менеджер Jira. Что нужно знать о софте, который используют в Audi, университете Аризоны и The Daily Telegraph
Семейство продуктов Jira Atlassian — это популярный баг-трекер и система управления проектами и бизнес-процессами. Софт позиционируется как универсальный. Вокруг вендора сформирована экосистема из независимых разработчиков, которые расширяют функциональность базовых программ за счет дополнительных плагинов.
Сейчас для Jira разработано более 1600 разнообразных дополнений, для Jira Service Desk — более 900. Компании могут внедрять эти дополнения силами собственных IT-департаментов, не прибегая к помощи дорогостоящих «внедренцев» и разработчиков.
«Годзилла» для баг-трекинга и управления проектами
Jira вышла на рынок в 2002 году. Разработчик — австралийская компания Atlassian. Название Jira унаследовано от японского слова «Годзира», то есть Годзилла. Имя служит отсылкой к конкурирующему продукту Bugzilla, для замены которого и создавался этот софт.
Изначально основной задачей Jira было отслеживание проблем и ошибок, связанных с программным обеспечением и мобильными приложениями. Вскоре софт стали использовать для автоматизации управления проектной и процессной деятельностью. Сейчас продуктами Jira пользуются более 150 тысяч компаний во всем мире, число членов экосистемы — 2,6 миллиона.
Также
по теме
Почему Jira полюбили agile-манифесторы
Основная аудитория компании — agile-команды разработчиков программного обеспечения. Agile (англ. «проворный») — это методика разработки технологических продуктов, которую придумали программисты в начале нулевых. Благодаря подъему стартап-культуры agile-подход в последние годы стал вирусным во всем мире. Эту методику теперь используют не только маленькие команды, но и внедряют в своих IT-подразделениях большие корпорации.
Что представляет из себя Agile
Суть agile-манифеста — быстрая разработка (иногда экстремально быстрая) программ и продуктов за счет особенной организации рабочего процесса. Минимум бумаг, максимум личного взаимодействия разработчиков друг с другом, подрядчиками и заказчиками, возможность моментально вносить изменения в продукт.
Если в команде инди-разработчиков организовать такой способ работы — не сверхсложная задача, то в компаниях с тысячами сотрудников это возможно только с правильно выстроенной системой управления проектами.
Также
по теме
Каким командам подходит Jira
Jira — это семейство таск-менеджеров, которые, по задумке, можно внедрить в любых компаниях, где ведется разработка продуктов по гибким методикам. Функциональность софта позволяет организовать работу по способам Scrum (англ. «схватка»), когда над проектом работает одна универсальная команда, и Kanban (в переводе с японского — «вывеска»), при условии, что в проекте задействовано несколько узкопрофильных команд.
Как Jira внедрили в Audi…
В центрах исследований и развития Audi работают более 6 тысяч инженеров, дизайнеров, разработчиков программного обеспечения и сотрудников техподдержки, которые взаимодействуют с поставщиками по всему миру. Компания искала способ организовать работу перечисленных сотрудников в одной системе. В то время инженеры Audi уже пользовались Jira, как баг-трекером. Переход на систему управления процессами прошел успешно.
Теперь софт используется для сбора тысяч требований к функциям.
Также
по теме
А конкретнее?
Некоторые команды регистрируют в ней ошибки программного обеспечения, выявленные на тестировании автомобилей. Большинство отделов используют софт для ведения совместных документов, распределения задач, объявлений и протоколов. Audi также интегрирует Jira с устаревшими системами и добавляет функции с помощью дополнительных плагинов из маркетплейса Atlassian.
«Через Jira Software и Confluence (продукты семейства) люди просто сообщают, что им нужно для работы, и мы можем быстро создать проект или панель мониторинга», — говорит Флориан Банзер, бизнес-аналитик Audi.
… и в Arizona State University (ASU)
ASU — крупнейший в США публичный образовательный и исследовательский университет внедрил несколько продуктов Jira, когда столкнулся с проблемами, касающимися стоимости и удобства использования собственного инструмента управления проектами. Затраты на добавление новых пользователей и изолированность старого таск-менеджера угрожали эффективности IT-отдела. В университете протестировали несколько продуктов от разных вендоров и остановились на Jira.
Управление, планирование, визуализация
Сейчас Jira Software Cloud используется в ASU для управления проектами, сетевого администрирования, поддержки клиентов, маркетинговых задач, отслеживания ошибок и отчетности. Confluence Cloud — для планирования проектов и совместной работы, поддержки и учебной документации, обновления статуса проекта. А также в университете используют дополнительные плагины Tempo для визуализации влияния проекта на общую картину, отслеживания времени по задачам и выставления счетов.
«С системами управления процессами Atlassian мы организовали рабочий процесс, который позволяет поддерживать стратегические инициативы университета», — говорит Филипп-Оливье Маршан, менеджер по успеху клиентов ASU.
Как выглядит управление процессами Jira Software.
Визуально Jira Software предлагает использовать одну командную доску для каждого проекта, которая разделена на столбцы (этапы создания продукта) и карточки (по одной на каждую задачу).
Для каждой задачи менеджер позволяет назначать исполнителей, сроки и приоритет, отслеживать выполнение. Можно настроить каждую карточку под собственные потребности: добавить или убрать учет времени, отображать или не отображать связанные карточки, авторов и исполнителей.
… и отчеты в системе
Для контроля задач предусмотрено несколько видов отчетности. Программа, например, может показывать список всех проектов с указанием степени выполненной работы в процентах.
С помощью другого таск-менеджера Jira Core, где предлагается несколько дополнительных возможностей, можно собирать комментарии и статусы всех задач, просматривать отчеты и отслеживать нагрузку сотрудников.
Интеграция с другими сервисами
Jira можно объединять с InVision, Adobe, Slack, Gmail и другими сторонними сервисами. Информацию о проектах также можно интегрировать в Jira Cloud, которая позволяет следить за процессами удаленно.
Мобильное приложение: есть
Не тормозит процессы в agile-командах разработчиков.
Есть возможность внедрять дополнительные плагины, их численность постоянно растет.
Почитать подробнее о системах управления бизнес-процессами можно здесь:
Как уследить за всеми и всем: восемь удобных таск-менеджеров для командной работы
Мы выбрали простые онлайн-сервисы для постановки, обсуждения и отслеживания задач при совместной работе. Все они служат в первую очередь этой цели и не отягощены избыточными функциями. Предприниматели и руководители проектов рассказали, почему работают именно с этими таск-менеджерами.
Trello
Как работает?
Первичная систематизация происходит с помощью досок — это разные проекты или процессы в компании. Каждая доска состоит из списков — вертикальных колонок, расположенных слева направо и отражающих этапы производства, от идеи до реализации.
В списки добавляются карточки с отдельными задачами. К карточкам можно добавлять описания, комментарии, файлы; присваивать им цветовые теги; отмечать ответственных и дедлайны, а также создавать чек-листы для понимания подзадач, которые необходимо выполнить в рамках общей задачи. Как только задача прошла текущий уровень реализации, карточка переносится в следующий список — и так до тех пор, пока не попадет в самую правую колонку, обозначающую финальный этап работы.
В меню доступно включение/отключение показа календаря, возможности голосования за отдельные карточки и визуального старения неактивных заданий.
Сколько стоит?
Сервис условно бесплатен — основной функционал позволяет работать почти без ограничений. За 5 долларов в месяц можно кастомизировать оформление и загружать более тяжелые файлы, а за 25 долларов — получить гибкое разграничение прав доступа, интеграцию с Google Apps и возможность выгрузки данных из аккаунта.
Мобильные приложения: iOS, Android, Windows 8, Windows RT.
Язык интерфейса: русский, английский.
Андрей Демидов
Сооснователь и генеральный директор сервиса мониторинга и аналитики Wobot
Trello наиболее удобен для организации процессов, для того чтобы быстро вводить людей в проект. У нас в нем представлены почти все сферы работы — и разработка, и маркетинг, и бухгалтерия.
Мы пользуемся также Redmine и Jira, и по сравнению с ними Trello — это такой minimal viable product, простой сервис, в котором нет ничего лишнего. В нем мы описываем и последовательно обсуждаем сложные задачи, которые после принятия решений переносятся в другие системы. И наоборот — сложные задачи из других систем дробим на более простые и переносим в Trello.
До того как пришли к этим трем сервисам, пробовали много чего — „Мегаплан“, Basecamp, Google Docs. „Мегаплан“ оказался слишком многофункциональным, Basecamp в то время сильно тормозил, таблицы были неудобны.
В Trello сразу было такое ощущение, как будто сделали продукт под тебя. Но надо понимать, что в нем нельзя отслеживать глобальные задачи, проводить аналитику, формировать отчеты. Одним словом, его недостатки — это плюсы Jira. И что важно, для Trello есть плагины, которые позволяют интегрировать его с другими сервисами
Basecamp
Один из первых минималистичных таск-трекеров для совместной работы. Создатели, американская компания 37signals, ставили перед собой задачу сделать простой сервис для постановки задач, лишенный надстроек и дополнительных опций.
Как работает?
Работа происходит внутри отдельных проектов. Главная страница каждого проекта показывает последние обновления проекта, последние обсуждения и списки задач, созданные пользователями.
Обсуждения отличаются от задач только тем, что не имеют ответственных и дедлайнов. При добавлении задачи можно выставить ответственного и сроки, а затем оставлять к задаче комментарии и прикреплять файлы. В отличие от многих других сервисов, текст комментариев форматируется — доступно выделение жирным, курсивом, выделение цитаты. При добавлении комментария можно выбрать, кому из участников придет уведомление об этом комментарии на почту. Опубликовать ответный комментарий можно прямо из почты, ответом на уведомление.
Все задачи просматриваются на отдельной вкладке — в формате календаря или списком задач. Календарь также позволяет заводить отдельные события, привязанные к дате, на основании которых при желании можно создать обсуждение. На отдельной вкладке можно отслеживать прогресс проекта в хронологическом порядке.
Сколько стоит?
Бесплатный пробный период — 60 дней. Платные тарифы начинаются от 20 долларов в месяц (до 10 проектов, до 3 Гб файлов). Если пробный или оплаченный период истекли, доступ к данным аккаунта полностью закрывается. В этом отношении Basecamp подобен наркотику — чем больше вы им пользуетесь, тем тяжелее отказаться, ведь ваша ценная информация внутри аккаунта будет потеряна.
Мобильные приложения: iOS.
Язык интерфейса: английский.
Лев Артамонов
Менеджер проектов акселератора научных проектов в области увеличения продолжительность жизни CrowdАge
Basecamp используем в основном для проектной работы. Удобно подключать новых сотрудников, работать со сторонними контрагентами. Для оперативных процессов почти его не задействуем, хотя это и возможно — практика у меня есть. Для девелопмента у нас Jira.
Изначально Basecamp выбрали еще во время работы нашей команды в другой компании. Он был больше остальных на слуху, им пользовались многие дружественные нам компании. Потом автоматом продолжили в новом проекте.
Меня полностью все устраивает в веб-версии. Не нравится работа через мобильные устройства — приложение не очень удобное. Дизайн тоже не айс, но это уже вкусовщина
редакция нетологии
Wrike
Продвинутый планировщик задач для командной работы. Позволяет гибко настраивать задачи, производить сложное планирование, следить за загрузкой участников проекта и проводить анализ выполненных задач.
Как работает?
Система предлагает три основных режима работы — обзор событий, тематические папки и отчеты.
Основная работа ведется на вкладке с папками. Структура папок создается по усмотрению пользователя — по проектам, сотрудникам, темам, процессам, включая возможность сделать вложенные папки. Задачи можно отнести к нескольким папкам одновременно.
При создании задач можно не только отметить ответственных и дедлайны, но и выставить задаче повышенный приоритет, обозначить период работы, создать зависимые задачи. Удобная функция — таймер, который запускается вручную и отсчитывает время, потраченное на задачу. Приложенные к задаче файлы можно редактировать прямо в интерфейсе сервиса, сохраняя все версии документа в одном месте. Оставлять комментарии к задаче, как и в Basecamp, можно прямо из своего почтового ящика.
Wrike также позволяет проводить сложное планирование задач в динамическом таймлайне — диаграмме Ганта (с отображением времени, необходимого на выполнение каждой задачи, отдельно по каждому сотруднику). На основе этих данных в отдельной вкладке отображается интерактивный график загрузки всех участников проекта, который можно редактировать в этом же окне, не переходя в интерфейс задач.
Глубокие настройки при выставлении задач позволяют формировать подробную аналитику, в которой в том числе отображается, за сколько времени была выполнена задача и насколько эффективным оказался каждый участник.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф устанавливает ограничение в пять участников, 2 Гб и закрывает некоторые из перечисленных выше функций. Минимальная платная ставка — 49 долларов в месяц — увеличивает объем хранения файлов до 5 Гб и открывает полный функционал, но по-прежнему ограничивает команду пятью участниками. Самый дешевый тариф для команды более чем из пяти человек — 99 долларов (15 пользователей, 15 Гб).
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Владислав Кудинов
Директор бизнес-инкубатора ИТМО, руководитель стартап-школы SumIT, серийный предприниматель
Прежде чем перейти на Wrike, мы много чего перепробовали для организационных задач — пользовались Assemblа, Basecamp, Asana.
Assembla больше подходит для программирования, она заточена под Scrum. В Basecamp неудобно добавлять задачи — у него тогда не было горячих клавиш, нет возможности делать зависимые задачи. Самое быстрое добавление задач и внесение изменений было в сервисе Asana именно благодаря интуитивно понятным горячим клавишам. Также удобно было, что по каждой приходящей задаче можно сразу принять решение — делать ее сейчас или отложить на потом. Но когда задач стало слишком много и их сложность возросла, Asana себя исчерпала.
Wrike был выбран, поскольку позволяет планировать сложные проекты, стратегические долгосрочные задачи. Без диаграммы Ганта, просто списками задач, этого не сделать. В нем можно следить за перегрузками сотрудников, правильно перераспределять усилия. Очень удобно, что можно смотреть зависимости задач — помогает увидеть критически длинные пути и вовремя понять, на что не хватает ресурсов
Teambox
Как работает?
Сервис условно поделен на три пространства — рабочий стол, дающий представление о состоянии дел в проекте, раздел задач и обзор последних действий. Структура стандартная — проекты, списки задач, задачи.
Списки задач можно отображать горизонтально (как в Basecamp) или вертикально, колонками (как в Trello). Благодаря этому структурировать работу можно в соответствии с разной логикой процессов. Добавлять задачи и оставлять комментарии можно прямо из почтового ящика.
Функционал задач минимален — ответственные, дедлайн, вложения. Помимо задач, к каждому проекту можно добавлять обсуждения и заметки. Во всех случаях форматирование текста отсутствует.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф поддерживает до пяти участников проекта и до 5 Гб информации. Неограниченное количество пользователей, неограниченный объем файлов, поддержка группового чата и приоритетная поддержка обойдутся в 5 долларов в месяц.
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android, Amazon, BlackBerry.
Алексей федотов
Евангелист и генеральный директор системы телесовещаний Dataved
Используем Teambox в основном для проектов, в которых надо работать вместе с клиентом. Производственные процессы у нас в Jira.
Выбрали Teambox, потому что это свободный продукт и потому что дружим с основателем (в 22 года сделал три бизнеса, умница). Нравится удобный интерфейс — клиентам понятно, что происходит в проекте. Заметно внимание к мелочам — можно ссылаться на людей с помощью @тегов, вести сложную работу через почту, писать свои плагины
курс
Teamer
Сервис был создан командой русских разработчиков компании Ateve Commercial для решения собственных задач. Самая простая система с незатейливыми интерфейсами.
Как работает?
Рабочее пространство состоит из разделов «Что делать?» (списки задач), «Кто виноват?» (задачи по срокам и ответственным) и «Где все?» (приглашение участников). Работа, как и в других сервисах, ведется в отдельных проектах. В них можно создавать папки, задачи и заметки. Удобно, что каждой задаче можно выставлять один из трех приоритетов (низкий, средний, высокий), а также отмечать не только дедлайн, но и дату начала работы над задачей. Логика назначения ответственных отличается от большинства других сервисов — исполнитель после выполнения задачи не переводит ее на администратора, а помечает задачу как выполненную, после чего она автоматически отправляется администратору на проверку.
Сколько стоит?
Сейчас сервис полностью бесплатен и не устанавливает никаких ограничений по функционалу или количеству пользователей.
Язык интерфейса: русский.
Мобильные приложения: нет.
Дмитрий Гладышев
Генеральный директор веб-агентства Bambaclad
Мы занимаемся разработкой мобильных приложений, и у нас несколько человек на фрилансе — дизайнеры и разработчики. Teamer был выбран по рекомендации одного из наших фрилансеров, который работает в нем довольно давно.
Процесс работ с использованием сервиса организован так, что в каждый проект добавлены разработчик интерфейса, дизайнер, разработчик и я в качестве менеджера проектов. Удобство Teamer в том, что есть ветка комментариев ко всему проекту в целом и комментарии к каждому сообщению участников. Например, дизайнер выкладывает макет, далее идут комментарии участников к нему, утвердили, разработчик получает задачи поэтапно и задает свои вопросы участникам проекта. Таким образом, у нас есть возможность обсуждать проекты в структуре форума.
Не нравится только интерфейс — могли бы сделать его поинтереснее
Podio
Красивый функциональный сервис с продвинутыми настройками организации дел.
Как работает?
Рабочее пространство состоит из разделов «Действия» (обзор активностей), «Проекты» (список проектов с включенными в них задачами), «Вдохновение» (обсуждение сторонних материалов для улучшения собственной работы, с возможностью голосования и обсуждения), «Встречи» (назначение и проведение встреч, с возможность конспектирования), а также дополнительные разделы, позволяющие отслеживать воронку продаж и расходы.
Работа начинается с создания проектов, к которым можно добавлять подробные описания, включая цели и метрики, а также привязывать элементы из других разделов — например, расходы. Описание проекта содержит шкалу прогресса, которая включена в общий прогресс-рейтинг всех проектов за месяц, выводящийся в отдельном виджете на рабочем столе аккаунта.
Функционал задач стандартен — за исключением возможности выставлять дедлайн не только по дням, но и по часам. Задачи можно посмотреть внутри проекта, вывести на отдельной вкладке, а также посмотреть в календаре. Удобно, что сортировка разделяет не только собственные и чужие задачи, но и дает возможность посмотреть, что было делегировано.
Для рабочего стола есть дополнительные виджеты, которые можно включать и отключать: отчеты, объявления, облако тегов, список ссылок.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф устанавливает ограничение до пяти пользователей и не позволяет предоставлять разные права доступа. Платный тариф рассчитывается от количества сотрудников в системе — каждый участник стоит 9 долларов в месяц. При этом количество пользователей «внешней команды» в платном тарифе не ограничивается и не оплачивается отдельно. Разница между собственными сотрудниками и внешней командой определяется по домену электронной почты.
Язык интерфейса: переведен на русский.
Мобильные приложения: iOS, Android.
Галима Ахмадуллина
основатель агентства Galima HR
Я использую Podio сразу для нескольких целей — внешних и внутренних, ставлю задачи всем участникам своей команды, отслеживаю статус выполнения проектов, получаю обратную связь от клиентов в виде комментариев и получаю отклики на вакансии через свой сайт.
Лично я стала активным пользователем программы после того, как самостоятельно собрала несколько нужных для работы приложений. А для того чтобы интегрировать сервис в свой сайт, мне не потребовалось долго разбираться в настройках. С помощью конструктора приложений я собрала удобную ранжируемую базу данных кандидатов, настроила сбор откликов на вакансии через свой сайт, настроила сбор объявлений для публикации на сайте.
До того как перейти на Podio, я успела поработать с Baseсamp и Redmine. В Podio меня привлек интуитивный интерфейс, в котором, в отличие от упомянутых выше сервисов, работать было приятно — синяя цветовая схема не напрягает глаза, а поток активностей напоминает привычную ленту Facebook. Все блоки и виджеты можно удобно настроить под свои нужды и предпочтения, таким образом собрав идеальный „рабочий стол“ на одной странице. Мне нравится видеть перед глазами общую картину по всем проектам и отдельные активности участников процесса в режиме реального времени. Особенно удобен внутренний чат и календарь, который позволяет интегрировать все задачи по проектам. У Podio удобная мобильная версия, iPad-приложение я открываю чаще любого другого на своем устройстве
курс
курс
Project
manager
Узнать больше
- Помогаем освоить востребованную профессию
за 6,5 месяцев - Научитесь эффективно управлять проектами и взаимодействовать с командой
- 160 часов практики, 127 часов теории
ProofHub
Инструмент для управления проектами, удалёнными командами и взаимодействием с клиентами.
Как работает?
Рабочее пространство позволяет в полном объёме управлять ходом проекта. Выделяют такие блоки, как планирование, коммуникация, организация и реализация.
К основной функциональности относится таск-менеджмент (канбан-доски), коммуникация с командой и клиентами, отслеживание времени на выполнение задач, работа с документами (согласование, хранение, обмен), планирование с помощью диаграммы Ганта, проектный календарь, встроенная почта, ограничение доступа кого-либо к чему-либо и другое.
Для клиентов удобство в прозрачности процессов, работ и возможности быть в курсе реализации проекта без дополнительных телодвижений. Они могут оперативно согласовывать документацию и задавать интересующие вопросы непосредственно в сервисе.
Сколько стоит?
Бесплатный пробный период — 14 дней с неограниченным количеством пользователей и проектов. Есть два платных тарифа с оплатой за месяц, при этом лимита на количество пользователей нет. За $50 в месяц можно вести 40 проектов и хранить до 15 ГБ данных. За $150 долларов в месяц количество проектов неограничено, объем хранилища — 100 ГБ, также добавляется ряд дополнительных возможностей. Например, настройка пользовательских ролей с ограничением доступа к данным, «фейсконтроль» по IP для инфобезопасности, интеграция с внешним софтом и другие.
Язык интерфейса : английский, французский, португальский, испанский, немецкий, польский.
Мобильные приложения : iOS, Android.
Weeek
Простой таск-менеджер для личного пользования или для работы с командой.
Как работает?
Пользователи могут отслеживать и обсуждать задачи, делиться файлами, координировать работу, настраивать приватность проектов, устанавливать приоритетность задач и проектов. Есть опция оценки времени задач и спринтов в разработке продуктов, формирования и скачивания отчётов по проектам и сотрудникам. Работать в инструменте помогают быстрые клавиши.
При создании задач можно выбрать три стандартных типа: звонок, встреча или действие. В зависимости от выбранного Weeek будет по-разному отображать задачи и отправлять уведомления. В рамках задач можно создавать подзадачи.
Сколько стоит?
Тарифные планы различаются для личного пользования и командной работы. Там и там есть бесплатные функции.
В случае с совместным использованием бесплатно можно вести 7 проектов, количество пользователей — 5, объём хранилища — 250 МБ, количество досок неограничено, есть система уведомлений.
Платный командный тариф — 390 рублей за пользователя в месяц при оплате за год. Количество проектов, досок, шаблонов проектов и досок неограничено. Сервисом может пользоваться от 5 до 99 участников команды. На файлы отводится 5 ГБ.
Язык интерфейса : английский, русский.
Мобильные приложения : iOS, Android.
Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.
Российский таск-менеджер от Битрикс24 — альтернатива Asana, Trello и JIRA
Уход иностранных сервисов с российского рынка и возникшие сложности с оплатой лицензий зарубежных вендоров вызвали повышенный спрос на российские ИТ-решения. Мы собрали список сервисов, которые уже прекратили работу на территории РФ или скоро закроются, и подыскали им достойную замену. В статье мы расскажем о достойной альтернативе привычным Asana, Trello, JIRA и TodoIst, а именно о таск-менеджере для совместной работы от Битрикс24.
Для начала кратко вспомним ключевые моменты, которые так полюбились в сервисах Asana, Trello, JIRA и TodoIst, без которых уже сложно представить свою работу:
- Общий принцип работы: возможность создать проект и разбить на категории. В категориях выделить задания и контролировать их по времени, с возможностью делегирования;
- Редактирование и хранение документации в облаке;
- Создание автоматизированных процессов между командами-группами;
- Визуализация и хронология рабочего процесса — доски, списки, графики, календари, диаграммы;
- Управление проектами. Задачи и подзадачи. Календари, работа с задачами по группам.
- Общение — сообщения и комментарии в рамках групп, проектов, личные;
- Интеграция с другими сервисами;
- Сопровождение и техподдержка клиентов, гарантированные обновления;
- Синхронизация в режиме реального времени на всех устройствах, работа в пути: мобильное приложение;
- Отчётность — уведомления, графики, нагрузка, экспорт проектов;
- Поиск задач/проектов, сотрудников, тегов в системе;
- Личная эффективность — постановка плана на предстоящий день.
Итак привычные сервисы больше не доступны, а в Битрикс24 есть всё необходимое для совместной работы с задачами и проектами. Онлайн-сервис разработан полностью на русском языке и недопонимания у сотрудников не возникнет.
Разберёмся с возможностями по порядку:
1. Task-менеджер Битрикс24 работает на основе модуля «Задачи и проекты» в связке с «Социальной сетью».
Помогает ставить задачи любой сложности сотрудникам и контролировать их выполнение. Объединять задачи в проекты.
Работать наглядно с задачами можно в шести представлениях: список, три варианта системы планирования канбан: классические стадии, «мой план» и сроки, диаграмма Ганта, календарь.
Добавляйте чек-листы и файлы; выбирайте ответственных, наблюдателей и сроки в несколько кликов.
К задаче, например, можно привязать и элементы CRM. Они будут показываться под описанием задачи. А если вам требуется отредактировать элементы сразу в карточке задания, для удобства можно установить наше приложение .
Вперёд! Редактируйте привязки к CRM без лишних кликов.
Для регулярных задач есть шаблоны, а процесс можно перевести в автоматический режим и сэкономить время. Шаблоны можно создавать, редактировать, сохранять, делиться с коллегами.
Гибкие фильтры помогут найти любую задачу за считанные секунды. Создайте столько фильтров, сколько нужно для работы. Сохраните и используйте при необходимости. Важные задачи — добавьте в «Избранное».
2. Команда — сила.
Создайте в Битрикс24 группы для сотрудников. Соответствующие отделам в компании или рабочим группам в рамках проекта.
Настройте общение в группах, чтобы сотрудники из одной группы не отвлекали перепиской коллег из других проектов, обсуждайте задачи, создавайте и редактируйте файлы.
Работайте по методологии «Скрам», планируйте и контролируйте спринты, достигайте результатов командой!
3. Планируйте наглядно.
Встроенный планировщик проектов — диаграмма Ганта. Позволяет оценить планируемое и фактически затраченное на задачи время.
Вы сразу видите общую картину проекта: какие задачи запланированы, какие готовы, что в процессе, какие задания просрочены или не имеют определенного срока.
Диаграмма Ганта удобна на больших проектах: вы сможете передвигать сроки, создавать новые события, назначать ответственных и устанавливать приоритеты.
4. Личная эффективность. Ведите списки дел.
Организуйте свои дела в списки, чтобы не потеряться в потоке задач.
Выбирайте, какие задачи просматривать: задачи на сегодня, неделю или месяц, приоритетные задачи, задачи в группах или проектах.
Вы сможете создавать любые удобные вам списки и пользоваться ими многократно.
5. Контролируйте работу
В менеджере задач Битрикс24 вся отчётность доступна в режиме онлайн.
Система сама считает, сколько сотрудники тратят времени на выполнение задач. Задачи разделены по степени участия и ответственности:
- «Делаю» — сотрудник назначен исполнителем;
- «Помогаю» — соисполнителем;
- «Наблюдаю» — наблюдателем;
- «Поручил» — для постановщиков задач;
- «Все» — все задачи.
К любой из задач в разделе можно перейти в пару кликов, посмотреть на каком она этапе и укладывается ли исполнитель в срок.
Просроченные задачи отмечаются красными счетчиками. А если установить дополнительное приложение Соли — в карточке задачи приближение крайнего срока будет отображаться дополнительно цветовым индикатором.
Оценка: Оценить загрузку подчиненных удобно через сводку в разделе «Руковожу».
В разделе «Проекты» размещены инструменты для организации и управления работой над проектом.
За что ещё полюбить таск-менеджер Битрикс24?
- Доступность: блок Задачи и проекты есть в бесплатной версии продукта. Можно работать совершенно бесплатно, не 30 дней, а навсегда.
- Открытый и надёжный API. Собирайте свою систему так, как видите её вы, а не так как навязал разработчик.
- Работайте когда вздумалось (например, в пути) с мобильного или стационарного устройства из любой точки нашей Родины.
- Битрикс24 не только таск-менеджер — это и CRM, и контакт-центр, и сайт и магазины. Огромный конструктор, блоки которого мы разберём в следующих статьях.
С Битрикс24 вы можете быстро оценить прогресс по всем основным процессам, в режиме реального времени и на одном экране. А наша команда поможет с настройкой Битрикс24 под ваши задачи.