Архив проектов
Когда нужно повторить закончченный проект или возобновить старый, вновь ставший актуальным — ищи его в архиве.
Архивировать проект #
Отправить проект в архив можно двумя способами:
- Способ 1: с помощью Drag’n’Drop перетащи проект на значок системной папки «Архив» либо на любую вкладку папки «Архив» (для этого папка «Архив» должна быть открыта).
- Способ 2: в контекстном меню проекта выбери Архивировать проект.
При архивировании проекта архивируются все его задачи и вложенные проекты (если они есть). При отмене архивации проекта он восстанавливается на прежнем месте в структуре проектов.
Если в проекте есть задача, для которой настроен повтор, то при архивации проекта она встанет на паузу. При отмене архивации проекта такая задача останется на паузе, и ты сможешь возобновить повтор вручную в любое время.
Очистить архив проектов #
Ты можешь очистить архив проектов одним движением, отправив в Корзину все архивные проекты разом.
- Открой системную папку «Архив», вкладку Проекты.
- Нажми Очистить архив под верхним тулбаром. При перемещении архивного проекта в Корзину, задачи этого проекта остаются в архиве задач, привязка к проекту сохраняется. При восстановлении такого проекта из Корзины он вернется на свое исходное место в структуре проектов, все незаархивированные задачи также восстановятся.
Архивирование проектов
Project Manager в Premiere Pro помогает организовать эффективный рабочий процесс, выполняя две функции: снижение затрат на хранение проекта и слияние файлов, связанных с проектом.
С помощью Project Manager можно создавать версию проекта, так называемый обрезанный проект, который ссылается только на материал, используемый в эпизодах. В нем также можно определить, какие эпизоды необходимо включить в обрезанный проект. Не обязательно включать их все. Обрезанные проекты сохраняются с уникальным именем в стандартном формате файла проекта Premiere Pro (PRPROJ).
В обрезанном проекте ссылки на файл будут изменены таким образом, что проект будет ссылаться только на части элементов материала, в том числе и на автономные клипы, которые используются в эпизодах. Можно указать в Project Manager, чтобы копировались соответствующие части исходных медиафайлов в виде исходных файлов обрезанного проекта, или пометить элементы материала обрезанного проекта как автономные, чтобы захватить их с видеоленты. (Последний метод полезен в случае, если автономный видеоряд низкого разрешения, используемый для редактирования, заменяется на оригинальный видеоряд высокого разрешения для экспорта.) Оба метода снижают требования к объему хранилища данных за счет использования только медиафайлов, необходимых для создания и экспорта эпизодов в проекте, а также архивированию и удалению оригинальных исходных медиафайлов.
Project Manager также может помочь объединить или собрать проект. Во время сборки текущий проект и все связанные с ним файлы мультимедиа копируются в единое расположение. Эту функцию можно использовать для сбора исходных медиафайлов проекта, хранящихся в различных местах, и подготовки проекта к совместному использованию или архивированию.
При создании обрезанного проекта и исходных файлов, следует учитывать перечисленные ниже моменты. Project Manager копирует только части исходного материала, используемые в эпизодах. Однако, можно задать число дополнительных кадров либо дескрипторов, которые будут включены в новый материал, чтобы можно было по-прежнему вносить изменения в обрезанном проекте. В новом материале будет использоваться тот же номер фрагмента оригинального захваченного материала. Если один или несколько подклипов используют кадры совместно с другим подклипом, то Project Manager создает файл материала, содержащий только эти общие кадры. Project Manager также копирует наборы неподвижных изображений, используемые в исходном проекте. Также сохраняются, но без обрезания, неподвижные изображения, заголовки и созданный материал, такой как цветовые шкалы и начала отсчета. Автономные клипы обрезаются.
При обрезке или сборке проекта можно указать, сохранять ли в новом проекте все неиспользуемые клипы из оригинального проекта.
Project Manager не обрезает исходный материал для эпизодов многокамерной передачи. Поскольку вложенные эпизоды содержат весь исходный материал, то Project Manager не обрезает его.
Project Manager не переносит все эффекты в обрезанный проект. Тщательно проверьте обрезанный проект перед удалением исходного проекта.
Некоторые форматы длинных групп псевдокадров не могут быть обрезаны Project Manager.
Примечание.
Project Manager сохраняет все ключевые кадры эффектов и маркеры клипов, которые находятся за пределами начальной и конечной точек обрезанного клипа.
УЧИМСЯ АРХИВИРОВАТЬ
При работе на персональном компьютере довольно часто возникает необходимость уменьшить размер файла с целью экономии места на диске. Например, требуется перенести файлы с одного компьютера на другой на дискетах. Или нужно переслать большой файл по электронной почте — уменьшив его размер, можно сэкономить и время и деньги. Лучшее решение в таких случаях — создать так называемый архивный файл, или, проще говоря, архив . Это единый файл, в который для компактного хранения информации помещены в сжатом виде один или несколько исходных файлов.
Для работы с архивами предназначены специальные программы, которые называются архиваторами . С помощью архиваторов можно упаковывать файлы в архивы и распаковывать их, а также просматривать содержимое архивов. Упаковка файлов в архив называется архивированием или архивацией, а их извлечение — разархивированием .
Существуют разные форматы архивов: ZIP, ARJ, RAR, CAB, TAR, LZH и др. Когда создается архивный файл, ему присваивается расширение, совпадающее с форматом архива. Например, файл с именем MyDoc.zip — это архив формата ZIP. Формат влияет на эффективность сжатия файлов; к примеру, архив формата RAR занимает на диске меньше места, чем архив формата ZIP, содержащий те же самые исходные файлы. Кроме того, эффективность зависит от типа файлов, упаковываемых в архив. Файлы картинок, имеющие расширение BMP, документы Microsoft Word удается сжать в два-четыре раза, текстовые файлы — приблизительно в два раза. Несколько хуже подвержены сжатию исполняемые файлы (с расширением EXE), а графические файлы, имеющие расширение TIF, практически не сжимаются.
Почти все современные программы-архиваторы для Windows позволяют работать с архивами различных форматов. Принципы управления этими программами во многом схожи.
Приемы работы с архиваторами удобно рассмотреть на примере программы WinRAR. Эта программа обладает большими возможностями. Постараемся перечислить те из них, которые могут пригодиться начинающему пользователю. WinRAR позволяет создавать архивы двух форматов — RAR и ZIP. Кроме того, он поддерживает основные операции (распаковка, просмотр содержимого) с архивами других форматов: CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE.
ПРОСМОТР СОДЕРЖИМОГО АРХИВА
Запустите программу WinRAR, например, командой Пуск — Программы — WinRAR — WnRAR . При запуске отображается главное окно программы. Выделив в этом окне архивный файл и нажав кнопку Просмотр в панели инструментов, можно увидеть, что находится в архиве (1).
Можно оценить, насколько эффективно сжат тот или иной файл, сравнив числа в столбцах Размер и Сжат . С файлами, находящимися в архиве, программа WinRAR может выполнять любые действия: просматривать их, вносить в них изменения, запускать на выполнение исполняемые файлы (имеющие расширение EXE, COM, BAT). При этом WinRAR сам позаботится о распаковке необходимых файлов во временную папку, которая по окончании работы программы будет автоматически удалена. В этом же окне можно удалять файлы из архива и добавлять новые.
Чтобы добавить файлы, нажмите в панели инструментов кнопку Добавить, в появившемся диалоговом окне выберите нужные файлы и закройте диалоговое окно кнопкой OK .
Для удаления файлов, содержащихся в архиве, выделите их и нажмите в панели инструментов кнопку Удалить ( или клавишу Delete на клавиатуре). Перед удалением файлов программа WinRAR запрашивает подтверждение.
Выделите нужные файлы. Группу файлов удобно выделять мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Нажатие Ctrl+A приводит к выделению всех файлов, отображаемых в окне. Можно также пользоваться соответствующими пунктами меню Файл . Нажмите кнопку Добавить в панели инструментов (или комбинацию клавиш Alt+A ). Появится окно Имя и параметры архива (2). В этом окне следует ввести полное имя создаваемого архивного файла. Для этого удобно воспользоваться диалоговым окном Поиск архива , которое вызывается нажатием кнопки Обзор. В окне Имя и параметры архива также можно выбрать формат создаваемого архива: RAR или ZIP. По умолчанию установлен формат RAR, и в большинстве случаев нет необходимости изменять его, так как он обеспечивает значительно лучшее сжатие, чем ZIP. Если вы собираетесь передать архив другому пользователю, поинтересуйтесь, есть ли у него архиватор, поддерживающий данный формат.
Когда нужно сохранить большой архив на дискетах, приходится создавать многотомный архив, т.е. состоящий из нескольких частей, называемых томами . Каждый том представляет собой отдельный файл. Если хотите создать такой архив, в поле Размер тома выберите опцию 1475500 (это размер трехдюймовой дискеты). Рекомендуется также установить флажок Информация для восстановления . Это нужно для того, чтобы архив можно было восстановить в случае повреждения данных, поскольку дискета — ненадежный носитель информации. Многотомный архив удобно создать на жестком диске, а впоследствии копировать тома на дискеты. Прежде чем создавать многотомный архив, учтите одно важное ограничение: он не допускает изменений, то есть файлы, содержащиеся в нем, нельзя изменять или удалять, нельзя также их добавлять. Если пользователь все-таки пытается внести изменения в многотомный архив, на экран выводится окно, сообщающее о невозможности данной операции.
Если вы собираетесь передать архив другому пользователю, но не уверены, что у него есть соответствующий архиватор, можно создать самораспаковывающийся архив. Для этого нужно установить флажок создать SFX archive (SFX — от англ. SelF eXtractor). Такой архив представляет собой исполняемый файл, он имеет расширение .EXE, и архиватор для его распаковки не нужен. Самораспаковывающийся архив занимает на диске больше места по сравнению с обычным. Многотомный архив также может быть самораспаковывающимся.
После того как вы установили необходимые параметры на вкладке Общие, желательно перейти на вкладку Файлы (3).
Убедитесь, что имена всех файлов, которые вы хотите заархивировать, присутствуют в поле Добавляемые файлы. Если это не так, воспользуйтесь специальным диалоговым окном, которое вызывается кнопкой Добавить .
Нажмите кнопку ОК, и программа приступит к созданию архива. На экране при этом появляется специальный индикатор, информирующий пользователя о процессе архивации.
Архив можно распаковать весь целиком, а можно — только отдельные файлы, содержащиеся в нем. В первом случае надо выделить заархивированный файл, во втором — перейти в режим просмотра архива с помощью кнопки Просмотр и затем выделить нужные файлы. Нажмите в панели инструментов кнопку Извлечь в (или комбинацию клавиш Alt+E ) , появится окно Путь и параметры извлечения (4), в нем при необходимости можно указать папку, в которой будут сохранены распакованные файлы. По умолчанию задана папка, в которой находится архив. Щелкните по кнопке OK , и программа начнет разархивировать файлы.
Проще всего дело обстоит с самораспаковывающимся архивом. Его нужно запустить из проводника Windows, как обычную программу, при этом появится диалоговое окно, в котором следует указать папку, предназначенную для сохранения файлов (5).
Но как быть, если вам нужно просмотреть содержимое SFX-архива или извлечь не все файлы, а только часть из них? WinRAR позволяет работать с самораспаковывающимся архивом так же, как и с любым другим.
Распаковывать многотомный архив будет удобнее, если предварительно скопировать все тома на жесткий диск в одну папку. Если этого не сделать, то, закончив распаковывать очередной том, архиватор будет выводить на экран диалоговое окно с требованием указать полное имя следующего тома. Начинать распаковку нужно с первого тома, его имя (если это архив формата RAR) — либо «имя_тома.part01.rar», либо «имя_тома.r00». Первый том многотомного SFX-архива имеет расширение .EXE.
Режим мастера (6) появился в WinRAR 3-й версии. Мастер вызывается одноименной кнопкой в панели инструментов. Он предназначен для начинающих пользователей и позволяет предельно упростить выполнение основных операций архивирования и распаковки с помощью простой пошаговой процедуры.
Еще одна популярная программа-архиватор для Windows. Ориентирована в первую очередь на работу с архивами в формате ZIP. Главное окно программы напоминает окно WinRAR, но приемы работы с этими двумя архиваторами несколько отличаются.
ПРОСМОТР АРХИВА.
ИЗВЛЕЧЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ФАЙЛОВ
Вначале архив нужно открыть, для этого нажмите кнопку Open в панели инструментов. Можно также воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+O. В появившемся диалоге выберите архивный файл и нажмите кнопку OK . Список содержимого архива отобразится в главном окне (7).
Если хотите просмотреть какой-нибудь файл, выделите его и нажмите кнопку View. Будет запущена та программа, которая ассоциирована с данным типом файла. Того же результата можно добиться двойным щелчком по значку файла.
Если нужно удалить файлы из архива, выделите их и нажмите клавишу Delete , в следующем диалоговом окне подтвердите удаление.
Перед распаковкой архива решите, собираетесь ли вы извлекать все файлы или только некоторые из них. Во втором случае нужные файлы следует выделить. В панели инструментов нажмите кнопку Extract , появится диалоговое окно (8), в котором нужно указать папку для размещения извлеченных из архива объектов. Закройте это окно, нажав в нем кнопку Extract.
СОЗДАНИЕ АРХИВА В WINZIP
Скопируйте все файлы, подлежащие архивированию, в отдельную папку на жестком диске. Щелкните по кнопке New , откроется диалоговое окно New archive (9).
Выберите папку, в которую будет помещен архивный файл. Если вам нужен многотомный архив, учтите, что он может быть сформирован только на дискетах — в отличие от WinRAR WinZIP не позволяет сохранить такой архив на жестком диске. В поле Имя файла введите имя архива. Проследите, чтобы был установлен флажок Add dialog (это нужно для дальнейшего определения архивируемых файлов). Закройте окно кнопкой OK .
В следующем диалоговом окне пользователь должен выбрать папку, содержащую исходные файлы. В поле Имя файла по умолчанию присутствует маска «*.*». Это означает, что в архив будут включены все файлы, содержащиеся в выбранной папке. Если такой вариант вас не устраивает, выберите нужные файлы щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl .
Если вы создаете многотомный архив, раскройте список Multiple disk spanning (Разбиение на несколько дисков) и отметьте позицию Automatic (Автоматическое). WinZIP присваивает всем томам одно и то же имя, поэтому на этикетках дискет желательно проставить номера.
Нажмите кнопку Add в диалоговом окне. В главном окне программы отобразится содержимое только что созданного архива (если это не многотомный архив). Когда создается многотомный архив, программа время от времени выводит на экран окно (10), требуя заменить дискету в дисководе. Если на дискете уже есть какие-то файлы, которые вы хотите удалить, прежде чем записывать очередной том, установите флажок Erase any existing files on the new disk before continuing . Замените дискету и нажмите OK .
Обычный архивный файл с расширением ZIP можно преобразовать в самораспаковывающийся архив. Чтобы сделать это, откройте архив в главном окне программы. Войдите в меню Actions и выполните команду Make .exe file , после чего появится диалоговое окно (11). Поле Default «UnZip To» folder (папка для распаковки, выбираемая по умолчанию) заполнять необязательно. Если оставить его пустым, будет выбрана папка C:\Windows\Temp . Щелкните по кнопке OK , программа создаст SFX-архив и предложит протестировать его. Под тестированием здесь подразумевается простая распаковка: вы можете проверить только что созданный архив «в действии». Если хотите выполнить такую проверку, выберите Да, появится еще одно окно, в котором следует нажать кнопку Unzip . В противном случае щелкните по кнопке Нет .
ИНТЕГРАЦИЯ С ПРОВОДНИКОМ WINDOWS
Создавать и распаковывать архивы можно в окне программы Проводник или Мой компьютер с помощью контекстного меню. Например, если на вашем компьютере установлен WinRAR, то, щелкнув правой кнопкой мыши по значку файла-архива, вы увидите следующие опции:
Extract files — распаковка архива в произвольную папку;
Extract to имя_папки\ — в текущей папке будет задана папка с данным именем, и в нее распакуется содержимое архива.
Чтобы создать архив, в контекстном меню файла (или папки, или группы файлов) выберите один из следующих пунктов:
Add to archive. — упаковка файлов в архив с произвольным именем;
Add to «имя_архива.rar» — создание в текущей папке архива формата RAR с данным именем.
Абсолютное большинство программ для Windows поддерживают технологию Drag-and-Drop (перенести и положить), и архиваторы — не исключение. Чтобы убедиться в этом, проделайте «эксперимент». Запустите архиватор в режиме просмотра архива. Откройте окно Мой компьютер , а в нем — какую-нибудь папку, например Мои документы . Разместите оба окна так, чтобы каждое из них занимало примерно половину экрана и не закрывало другое. Поместите курсор на значок одного из файлов, содержащихся в архиве, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в окно Мой компьютер . Теперь отпустите кнопку. Файл, извлеченный из архива, появится в папке, содержимое которой показано в окне Мой компьютер . Аналогичным образом «перетащите» какой-нибудь файл из окна Мой компьютер в окно архиватора. Архиватор отобразит диалоговое окно, спрашивая, действительно ли вы собираетесь изменить содержимое архива. Если ответите утвердительно, в архив будет добавлен новый файл.
Примечание . В зависимости от того, какие версии упомянутых архиваторов установлены в вашем компьютере, одни и те же команды могут обозначаться как по-русски, так и по-английски.
Электронный архив. Что нужно учесть при организации проекта
До определенного времени сдача электронных документов в архив ограничивалась тем, что в карточке электронного документа (ЭД) в соответствующем реквизите указывалось, к какому делу должен быть отнесен документ. Но сами электронные документы продолжали храниться в СЭД, а в архив передавались либо бумажные документы, которые формировались перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.
Мы же будем говорить о создании архивов электронных документов, для которых бумажного экземпляра не существует. При этом на протяжении всего срока хранения должна обеспечиваться сохранность и юридическая значимость ЭД, переданных в архив.
Для успешной организации проекта создания нужно решить ряд организационных и технических вопросов. А для начала изучить два методических вопроса:
- Что из себя представляет процесс сдачи электронного документа в архив?
- Как подготовиться к созданию электронного архива организации?
Требования к архиву электронных документов
Архивистам знакомы «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Министерством культуры РФ. Если рассматривать их обобщенно, то правила говорят о том, что передача ЭД в архив не сильно отличается от передачи в архив бумажных документов. И это усыпляет бдительность, но в реальности это не совсем так! Основная причина заключается в том, что ЭД сильно отличается от бумажного документа. Основное отличие зафиксировано в самом определении ЭД.
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче ЭД в архив. Но не только это…
Сам подход к работе с ЭД отличается от работы с бумажными документами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным документом каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.
В случае если работа с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы, в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (дела, содержащие ЭД).
Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:
- Проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления ЭД в архив
- Определить, где будут храниться ЭД
- Определить момент передачи ЭД в архив
- Определить формат передачи документов
- Сформировать дела
- Передать ЭД на хранение
В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.
Анализируем виды ЭД
Первое, с чего нужно начать – проанализировать, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это позволяет определить специфические требования, предъявляемые к хранению ЭД и сформировать с учетом этих требований номенклатуру дел (НД).
Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные документы, бухгалтерские документы и т.д. Такие документы не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками.
Системы-источники ЭД
На текущий момент типовой является ситуация, когда в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются ЭД. Каждая ИС может обладать особенностями, определяющими формат хранящихся документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой ЭП (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения в ИС. Кроме того, важно учитывать, что один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах. Например, документ может быть изначально создан и согласован в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки, или изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую систему, где на его основании формируется бухгалтерский документ.
Возникает вопрос «Откуда взять ЭД для передачи в архив?», другими словами, «Какая ИС будет являться ИС-источником?». В качестве ИС-источника имеет смысл выбрать ту ИС, в которой документ появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Определяем, где хранить ЭД
Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той ИС, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения ЭД использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение ЭД?» остается актуальным.
Альтернативой использованию для хранения оперативных ИС является вариант выделения в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной ИС – системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:
- Разгрузка хранилищ оперативных ИС
- Организация длительного хранения документов по единым требованиям
- Снижение стоимость хранения
- Снижение требований к SLA
- Упрощение работы архивариусов и делопроизводителей
В случае, когда принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.
Определяем момент передачи ЭД в архивную систему
ЭД, создаваемые и поступающие в организацию, обрабатываются в некоторой ИС. При этом идет активная работа с документом. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит дополнение ЭД метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.). После завершения работы с документом существует период времени, на протяжении которого вероятность и частота возникновения потребности в обращении к нему остается высокой – документ остается востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские — после завершения отчетного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.
Определяем формат передачи документов
Определив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, возникает вопрос: Какую информацию по ЭД передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате?
Упомянутые выше Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях предъявляют следующие требования к составу контейнера ЭД:
- документ в исходном формате и информация о его подписании;
- метаданные документа;
- копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность воспроизводимости документа на протяжении срока его хранения.
При этом решение достаточного большого количества вопросов остается на усмотрение самой организации. Взять хотя бы вопрос, какие метаданные передавать по документу. В зависимости от вида документа они могут содержать не только реквизиты самого документа, но и другую «полезную» информацию, отражающую, например, ход исполнения или согласования документа.
Формирование дел
Хранение ЭД в ИС упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов. Но это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Дела позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.
Для того чтобы передать ЭД в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел должны найти отражение все виды документов, которые есть в организации, в т.ч. и ЭД. Также может потребоваться несколько пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учетом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будет осуществляться предварительное формирование дел.
При этом большинство ИС организации, например, бухгалтерские, учетные и другие ИС, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «как сформировать дела?»
Возможно два варианта:
- Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача ЭД в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Тут приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.
- Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приема. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатуры дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника для архивной системы является СЭД.
Процесс сдачи дел в архив
После того, как дела сформированы, ЭД можно передавать в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами архивного делопроизводства может быть реализован как в СЭД, так и в архивной системе запуском специальных сценариев несколькими кнопками.
Подведем итоги
Управление бумажным архивом и оперативное хранение ЭД документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного хранения ЭД, и в т.ч. долговременного хранения ЭД, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (например, источник номенклатуры дел).
Кроме того, для передачи ЭД в архив организации необходимо решить ряд задач:
- Методических
- Разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество ЭД переводится в электронный вид.
- Пересмотр НД с учетом особенностей ЭД.
- Создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов.
- Определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями.
- Обеспечение исполнения разработанных НПА.
- Обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер.
- Организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки ИС-источников документов.
Следующие шаги возьмет на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:
- ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;
- обеспечить сохранность всех документов организации, в т.ч. документов временного, до 10 лет, срока хранения;
- снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также снизить стоимость хранения документов за счет меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.
Архивное хранение электронных документов – это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.