Создание и планирование встреч
Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов. Вы можете преобразовать встречу в собрание, добавив участников.
Создание встречи
- В папке Календарь выберите Создать встречу или нажмите клавиши CTRL+N. В любой другой папке щелкните CTRL+SHIFT+A.
- Введите тему, расположение, время начала и время окончания.
- Выберите Сохранить & Закрыть , чтобы сохранить встречу.
Примечание. По умолчанию Outlook начинает и заканчивает встречи в течение часа или полчаса. Если вы хотите ввести пользовательское время, например 12:22, щелкните поля времени начала или окончания и введите нужное время.
Настройка встречи и другие советы
Вы можете дополнительно настроить встречу, показывая свою доступность другим пользователям, сделать ее повторяющейся, превратить встречу в собрание или создать встречу из сообщения электронной почты.
Дополнительные параметры: фразы для времени начала и окончания, отображение доступности и создание повторяющейся встречи
- Выберите Создать встречу. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выбрать команду Создать встречу, дважды щелкнуть любую пустую область календаря или использовать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+A.
- В поле Тема введите описание.
- В поле Место укажите место проведения.
- Введите время начала и время окончания.
Совет: Вы можете вводить определенные слова и фразы в полях Время начала и Время окончания вместо дат. Например, можно ввести «Сегодня», «Завтра», «Новый год», «Две недели с завтрашнего дня», «За три дня до Нового года» и большинство названий праздников.
Примечание: При задании повторяемости встречи название вкладки Встреча изменяется на Ряд встреч.
Совет: Если вы хотите изменить встречу на собрание, выберите Пригласить участников в группе Участники на ленте.
Создание встречи или собрания из сообщения электронной почты
Существует два способа создания встречи или собрания из сообщения электронной почты.
- Выберите сообщение электронной почты в списке сообщений, а затем на ленте выберите Ответить собранием. При этом создается новый запрос на собрание с отправителем сообщения в строке Кому и сообщением электронной почты, включенным в текст приглашения на собрание.
- Настройте новый быстрый шаг, например Создание и встреча с вложением. После создания этого сообщения вы сможете щелкнуть правой кнопкой мыши сообщение электронной почты в папке «Входящие» и выбрать быстрые шаги >Создать встречу с вложением. Откроется встреча с сообщением электронной почты в виде вложения, и вы можете добавить участников, чтобы преобразовать встречу в собрание. Дополнительные сведения см. в статье Автоматизация распространенных или повторяющихся задач с помощью быстрых действий.
Создание ссылки «Добавить в календарь» в сообщении электронной почты
Если вы хотите пригласить людей на собрание или событие в Outlook, обычно нужно отправить приглашение на собрание. После этого получатель сможет принять запрос, и элемент будет добавлен в свой календарь.
Существует альтернативный способ, который более широко используется в Outlook и других программах календаря. В текст сообщения можно добавить вложение из интернет-календаря (iCalendar) или ссылку на файл iCalendar. Когда получатель открывает вложение или щелкает ссылку, событие добавляется в его календарную программу.
Примечание: В отличие от запросов на собрания Outlook, при использовании вложений iCalendar и ссылок вы не получаете подтверждения при их приеме или отклонении.
Шаг 1. Создание встречи
Если вы уже создали встречу в календаре, переперейти к следующему разделу (шаг 2. Отправка вложения iCalendar).
- В представлении Календарь перейдите на вкладку Главная и в группе Создать выберите пункт Создать встречу.
- В полях «Тема»и «Место» введите тему и сведения о расположении.
- Введите время начала и окончания.
- На вкладке Встреча в группе Действия нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Шаг 2. Отправка вложения iCalendar
- Щелкните встречу в календаре.
- На вкладке «Встреча» в группе «Действия» щелкните стрелку вниз для команды «Вперед».
- Щелкните «Переадреть как iCalendar». Появится окно нового сообщения, в которое вложен iCalendar.
Шаг 3. Добавление ссылки в текст сообщения
Ссылка может быть текстом или любым изображением, которое вы выберете.
Выполните одно из указанных ниже действий.
- Добавление текстовой ссылки в текст сообщения
- Добавление ссылки на изображение в текст сообщения
Добавление текстовой ссылки в текст сообщения
- В окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar ICS и выберите «Сохранить как».
- Выберите расположение, к которое смогут получить доступ все получатели.
Например, в организации можно выбрать общую сетевую сеть. Наиболее распространенный сценарий — сохранение ICS-файла iCalendar на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель получил к нему доступ.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- Щелкните текст сообщения.
- На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Гиперссылка.
- В текстовом поле введите текст, который будет отображаться в качестве ссылки.
- В поле «Адрес» введите расположение, в котором вы сохранили ICS-файл iCalendar. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес для этого расположения.
- Нажмите кнопку ОК.
- Продолжайте заполнять сообщение, как обычно, включая добавление получателей, а затем нажмите кнопку «Отправить».
Добавление ссылки на изображение в текст сообщения
- В окне встречи щелкните правой кнопкой мыши вложение iCalendar (ICS) и выберите «Сохранить как».
- Выберите расположение, к которое смогут получить доступ все получатели.
- Например, в организации можно выбрать общую сетевую сеть. Наиболее распространенный сценарий — сохранение ICS-файла iCalendar на веб-сайте. Помните, что при выборе места для сохранения файла важно, чтобы любой получатель получил к нему доступ.
- Нажмите кнопку Сохранить.
- Щелкните текст сообщения.
- На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните Рисунок.
- Щелкните рисунок, который нужно вставить, и нажмите кнопку «Вставить».
- Щелкните вставленное изображение.
- На вкладке Вставка в группе Ссылки выберите команду Гиперссылка.
- В поле «Адрес» введите расположение, в котором вы сохранили ICS-файл. Если вы сохранили его на веб-сайте, введите веб-адрес или URL-адрес для этого расположения.
- Нажмите кнопку ОК.
- Продолжайте заполнять сообщение, как обычно, включая добавление получателей, а затем нажмите кнопку «Отправить».
Отправка календаря Outlook по электронной почте
Бывает непросто запланировать встречу с человеком, который не может просмотреть ваш календарь Outlook, например с коллегой из другой компании. Вы можете отправить копию календаря в сообщении электронной почты, чтобы пользователи знали, когда вы доступны.
- На вкладке Главная нажмите Создать сообщение.
- Введите сообщение, а затем поместите курсор в место, куда нужно вставить сведения о календаре.
- Перейдите в раздел Вставкакалендаря >. Если на вкладке Вставка не отображается календарь, в правой части этой вкладки выберите Дополнительные команды, а затем в разделе Включить выберите Календарь.
- Выберите календарь, который нужно отправить, а затем выберите диапазон дат, который нужно отобразить.
- Выберите уровень детализации, который требуется отобразить, и укажите, будет ли отображаться только рабочее время.
- Нажмите кнопку ОК , чтобы указать сведения в сообщении электронной почты.
- Нажмите кнопку Отправить.
- На панель навигации выберите Календарь.
- Выберите Главная >Отправить календарь по электронной почте.
- В списке Диапазон дат выберите диапазон для календаря, который нужно отправить.
- Укажите другие параметры календаря и нажмите кнопку ОК.
- В строке Кому введите имя пользователя, которому требуется отправить календарь.
- Нажмите кнопку Отправить.
Теперь ваш коллега может просмотреть ваш календарь в сообщении, а также открыть вложенный файл в формате iCalendar (ICS) в Outlook или другой программе календаря.
Outlook открывает файл iCalendar как новый календарь, который вы сможете просматривать рядом со своим календарем. Можно также перетаскивать элементы из полученного календаря в свой календарь Outlook.
Автоматическое добавление событий из электронной почты в календарь
Электронная почта часто используется в повседневной жизни. В Outlook хранится огромный объем информации, который можно отслеживать: от билетов на самолет до бронирования автомобиля или сведений о доставке посылок.
Outlook автоматически извлекает важные события из сообщений поддерживаемых отправителей и добавляет их в календарь, чтобы вам не приходилось этого делать.
Важно: Эта функция доступна только в Северная Америка, Азиатско-Тихоокеанском регионе, Европе, Австралии, Соединенном Королевстве, Швейцарии, Индии, Японии, Корея и Латинице.
- События из электронной почты доступны в Outlook, Outlook.com и Outlook в Интернете. Его можно использовать только с Microsoft учетными записями, такими как Outlook.com или Microsoft 365 учетной записи.
- Эта функция недоступна для учетных записей в Служба Office 365, предоставляемая 21Vianet, Office 365 Germany или Office 365 для государственных учреждений планах.
- Некоторые типы событий не будут поддерживаться с середины августа 2020 г.
Как это выглядит
Когда Outlook впервые создает событие, выводится следующее сообщение, а также список добавляемых событий.
- Чтобы разрешить Outlook добавлять события из электронной почты, не нужно ничего делать. Если вы хотите отключить эту функцию, см . сведения об изменении параметров события.
- Прошедшие или неподдерживаемые события не будут автоматически добавляться в календарь.
Поддерживаемые типы событий
Outlook могут создавать события из электронной почты, которые содержат следующие сведения:
- Резервирование рейсов
- Бронирование гостиницы
- Резервирование аренды автомобилей
- Доставка пакетов
- Счета (событие этого типа не поддерживается с середины августа)
- Резервирования для резервирований (этот тип события не будет поддерживаться с середины августа)
- Резервирование событий — музыка, спорт или другие (этот тип события не поддерживается с середины августа)
- Резервирование служб — встреча с доктором, обслуживание автомобиля или другие (такое событие не будет поддерживаться с середины августа)
- Резервирование рейсов, автомобилей и гостиниц автоматически добавляется в календарь. Вы можете автоматически добавлять в календарь другие события, такие как счета и резервирования, путем изменения параметров событий.
- Если вы выбрали «Счета», Outlook алгоритмы машинного обучения для поиска предстоящих счетов. Он не имеет доступа к вашим финансовым сведениям и не может отслеживать финансовые активности для поиска этих событий.
- В настоящее время тип события «Счета» поддерживается только в Северная Америка.
Изменение параметров события
Вы можете включить или отключить события электронной почты и выбрать, какие сведения добавляются автоматически с помощью Outlook в Интернете или Outlook.com. Вы не можете изменить события из параметров электронной почты в Outlook для Windows, но ссылка на страницу параметров Outlook в Интернете или Outlook.com включается в сообщение электронной почты, которое вы получаете при первом создании события автоматически.
Совет: Чтобы найти адрес Outlook в Интернете, выберите Файл. На вкладке «Сведения» Параметры учетной записи адрес отображается в разделе «Доступ к этой учетной записи в Интернете».
Примечание: Если инструкции не совпадают с тем, что вы видите, возможно, используется более поздняя версия Outlook в Интернете. См. инструкции для классической версии Outlook в Интернете.
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Календарь >События из электронной почты.
- Под каждым типом события выберите один из следующих вариантов:
- Не показывать сводки по событиям по электронной почте или в моем календаре:В папке «Входящие» не будут отображаться сводные карточки для этих событий, а события не будут отображаться в календаре.
- Показывать только сводки по событиям по электронной почте: В папке «Входящие» вы увидите сводные карточки для этих событий, но эти события не будут отображаться в календаре.
- Отображение сводок по событиям в электронной почте и в моем календаре: В папке «Входящие» вы увидите сводные карточки для этих событий, которые будут отображаться в календаре.
По умолчанию события, созданные из электронной почты, помечаются как закрытые, поэтому их сведения видны только вам. Вы можете сделать свои события общедоступными, сняв флажок Помечать события как частные, чтобы они отображались только для меня.
Восстановление событий из электронной почты
Если вы заметили, Outlook больше не получает события, для которых вы выбрали получение сводок, события из электронной почты могли быть отключены для вашей учетной записи. Вы можете включить их, выполнив приведенные ниже действия.
- В верхней части страницы выберите Параметры .
- Выберите Календарь >События из электронной почты.
- Если вы видите сообщение «События из электронной почты не включены для вашей учетной записи», выберите «Включить события из электронной почты», чтобы снова начать их получать.
Примечание: После выбора параметра «Включить события» из электронной почты события не будут создаваться для прошлых сообщений и сводки по электронной почте.
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
- В верхней части страницы выберите Параметры.
- Выберите Настройки или Почта.
- На боковой панели слева выберите Календарь >События из электронной почты.
- Выполните одно из указанных ниже действий:
- Чтобы отключить события из сообщений, выберите Не добавлять события из электронной почты в мой календарь.
- Чтобы указать, какие именно события нужно добавлять в календарь, поставьте или уберите галочку рядом сРейсы, Резервирования гостиниц, Аренда автомобилей, Доставка посылок, Бронирования столиков, События, or Платежи.
Примечание: Если вы используете учетную записьMicrosoft 365 для бизнеса или другую коммерческую учетную запись с Outlook, сведения о доставке пакета не будут добавлены в календарь автоматически.
По умолчанию все события, полученные из сообщений, помечаются как частные и видны только вам. Вы можете сделать события общедоступными, оценив события пометки как закрытые, чтобы только я их вижу.