Экспорт контактов из Outlook в Excel
При использовании в Excel контактной информации из приложения Microsoft Outlook, требуется экспорт контактов из Outlook в Excel. Для того чтобы экспортировать контакты из этого почтового приложения в файл Excel необходимо проделать несколько несложных операций.
Ниже приведены действия для экспорта контактов из MS Outlook 2007, для других версий приложения все делается аналогично.
1) Зайти в меню «Файл» приложения Microsoft Outlook и выбрать пункт «Импорт и экспорт. «;
2) В появившемся окне «Мастер импорта и экспорта» выбрать пункт «Экспорт в файл» и нажать кнопку «Далее»;
3) В появившемся окне «Экспорт в файл» выбрать пункт «Microsoft Excel 97-2003» и нажать кнопку «Далее»;
4) Выбрать папку для экспорта с названием «Контакты» и нажать кнопку «Далее»;
5) Через кнопку «Обзор» выбрать папку, в которую будет сохранен Excel-файл, а также указать имя этого файла и нажать кнопку «ОК»;
6) В последний раз нажать кнопку «Далее» и затем кнопку «Готово».
В файл экспортируются все доступные поля, предусмотренные для заполнения контактов в Outlook, что часто делает экспортируемый в Excel файл неудобным для дальнейшего использования. В случае, если необходимо выгрузить в Excel только определенные контактные данные или подставить определенные контактные данные из Outlook в определенные ячейки Excel, то лучше это сделать при помощи макроса VBA для переноса контактов из Outlook в Excel.
Другие материалы по теме:
- Создание и написание макросов. Как установить макрос на свой компьютер?
- Как удалить контакты из адресной книги Microsoft Outlook? Выборочное удаление контактов макросом VBA
- Как создать контакт в Outlook? Создание контакта макросом VBA
- Как импортировать модуль с макросом на свой компьютер?
- Как просмотреть контакты в Outlook? Просмотр адресной книги.
Импорт контактов из таблицы Excel в Outlook
Если у вас в электронной таблице хранится много деловых или личных контактных данных, вы можете импортировать их прямо в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows после минимальной подготовки. Существует три основных шага.
- Сохраните Excel как CSV-файл.
- Импорт контактов.
- Сое Excel таблицы с соответствующими Outlook таблицы.
Шаг 1. Сохранение Excel в CSV-файле
В Outlook можно импортировать файлы данных с разделами-запятами (CSV-файлы), но не книги с несколькими листами, поэтому в шаге 1 ваша книга Excel будет сохраняться как CSV-файл. Ниже описано, как это сделать.
- в книге нажмите лист с контактными данными, которые нужно импортировать;
- в меню Файл выберите команду Сохранить как;
- выберите расположение для сохранения файла;
- В окне Тип файла выберите CSV (разделители — запятые) (*.csv) и нажмите кнопку Сохранить. Появится сообщение Excel: «В файле выбранного типа может быть сохранен только текущий лист». Это относится к ограничениям CSV-файла; с исходной книгой (XLSX-файлом) ничего не случится.
- Нажмите кнопку ОК. Появится сообщение Excel: «Если сохранить книгу в формате CSV, некоторые возможности станут недоступными». Это относится к ограничениям CSV-файла, поэтому игнорируйте сообщение.
- Чтобы сохранить текущий Excel как CSV-файл, нажмите кнопку «Да». Исходная книга (XLSX-файл) закроется.
- Закройте CSV-файл.
Все готово к Excel. Теперь вы можете начать импорт в Outlook.
Примечание: В некоторых языковых стандартах по умолчанию применяются другие разделители элементов списка. Например, для немецкого языка в качестве разделителя используется точка с запятой. Однако Outlook полей не поддерживается. По этой причине перед переходом к следующему шагу вам может потребоваться заменить точки с запятой в CSV-файле запятыми.
Шаг 2. Импорт контактов в Outlook
Примечание: Если CSV-файл импортируется в учетную запись Outlook.com (или другую учетную запись Exchange ActiveSync) в Outlook 2013, см. статью «Импорт контактов в учетную записьOutlook.com».
- В верхней части ленты Outlook выберите «Файл».
- Выберите «Открыть & экспорт > импорт иэкспорт.
- Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
Совет: Если вам будет предложено ввести пароль и вы еще не задали его, нажмите кнопку Отмена, чтобы перейти к следующему окну.
Шаг 3. Связывайте столбцы CSV-файла с полями Outlook контактов
- Нажмите кнопку Соответствие полей. Откроется диалоговое окно Соответствие полей.
- В разделе Из вы увидите окно с именами столбцов из импортируемого CSV-файла.
- В поле «В»вы увидите стандартные поля, которые используются Outlook для контактов. Если поле совпадает со столбцом в CSV-файле, столбец отобразится в разделе Сопоставлено из.
- Поля «Имя»,«Имя» и «Фамилия» являются стандартными Outlook контактов, поэтому если контактные данные в файле имеют любые из этих имен контактов, можно приходить в него.
- Возможно, вам потребуется вручную соедуть сопоставление. Например, в этом импортируемом файле сотовый телефон контакта находится в столбце «Сот. сот. сот.». Он не будет иметь точного совпадения в Outlook. Чтобы найти подходящее соответствие в Outlook:
- прокрутите вниз список на панели справа, чтобы найти пункт Другой адрес и знак плюса (+) рядом с ним;
- щелкнув знак плюса, чтобы развернуть его, вы увидите подходящее соответствие Мобильный телефон;
- перетащите столбец Сот. тел. на панели слева в поле Мобильный телефон на панели справа. Вы заметите, что столбец Сот. тел. теперь расположен рядом с полем Мобильный телефон в столбце Сопоставлено из.
- Последовательно добавьте остальные значения с левой панели в соответствующие поля Outlook на правой панели. Например, значение Адрес можно перетянуть либо в Домашний адрес, либо в Рабочий адрес в зависимости от типа адреса в ваших контактах.
- Нажмите кнопку Готово. Контакты импортируется в Outlook.
- Чтобы просмотреть контакты в Outlook 2016, в нижней части панели навигации выберите значок «Люди».
Дополнительные сведения
- Если вы импортируете существующую папку контактов, переперейти к шагу 3.
- Чтобы создать папку в Outlook, щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите «Создать папку», введите имя новой папки и нажмите кнопку «ОК».
- Откройте вкладку «Файл» на ленте и выберите в меню пункт «Открыть».
- Щелкните вкладку «Импорт». Откроется мастер импорта и экспорта.
- Выберите пункт Импорт из другой программы или файла и нажмите кнопку Далее.
- Щелкните «Значения, разделенные запятой (Windows)и нажмите кнопку «Далее».
- Если отображается не тот файл, нажмите кнопку Обзор, перейдите к папке, которая упоминается в шаге 3, а затем дважды щелкните файл, чтобы выбрать его.
- При импорте в новую папку параметры параметров неактуальны, так как дубликатов нет. Если вы не импортируете ее в новую папку, выберите наиболее логический вариант. Если вы не уверены, что разрешить повторяющиеся записи, нажмите кнопку «Разрешить дубликаты», а затем нажмите кнопку «Далее».
- Щелкните папку «Контакты» или другую созданную папку типа «Контакты» и нажмите кнопку «Далее».
- Если вы не уверены, что имена столбцов в первой строке таблицы будут правильно соедополномы с полями Outlook, нажмите кнопку «Карта» для их проверки.
- Если вы импортируете существующую папку контактов, переперейти к шагу 3.
- Чтобы создать папку в Outlook, щелкните «Контакты», щелкните правой кнопкой мыши папку «Контакты», выберите «Создать папку», введите имя новой папки и нажмите кнопку «ОК».
- В меню «Файл» выберите пункт «Импорт и экспорт».
- Выберите «Импорт из другой программы или файла» и нажмите кнопку «Далее».
- Щелкните «Значения, разделенные запятой (Windows)и нажмите кнопку «Далее».
- Если отображается не тот файл, нажмите кнопку «Обзор», перейдите к папке, отмеченной в шаге 3, а затем дважды щелкните файл, чтобы выбрать его.
- При импорте в новую папку параметры параметров неактуальны, так как дубликатов нет. Если нет, выберите наиболее логический вариант. Если вы не уверены, что разрешить повторяющиеся записи, нажмите кнопку «Разрешить дубликаты», а затем нажмите кнопку «Далее».
- Щелкните папку «Контакты» или другую созданную папку типа «Контакты», в которую нужно импортировать контакты, и нажмите кнопку «Далее».
- Если вы не уверены, что имена столбцов в первой строке таблицы будут правильно соедополномы с полями Outlook, нажмите кнопку «Карта» для их проверки.
Примечание: Если настраиваемые поля карты недоступны, вы выбрали папку, не в нее нужно импортировать данные. Нажмите кнопку «Назад» и выберите правильную папку. Если сопоставление вас устраивает, нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно «Сопоставление полей», а затем нажмите кнопку «Готово».
Экспорт контактов из Outlook для Windows
При экспорте контактов из Outlook для Windows копия контактов сохраняется в CSV-файл или файл другого типа. Затем контакты из этого файла можно импортировать в другую учетную запись электронной почты.
Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, какую версию Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих параметров для экспорта контактов:
Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.
- На панели навигации слева выберите Люди.
Примечание: Если на левой панели навигации нет приложения «Люди», выберите Другие приложения, а затем Люди , чтобы добавить его. После добавления приложения «Люди» щелкните правой кнопкой мыши и выберите Закрепить, чтобы сохранить его на левой панели навигации.
- Откройте на компьютере Outlook и перейдите на вкладку Файл. Если на ленте нет элемента Файл в верхнем левом углу, у вас нет Outlook на компьютере. В этом случае вы можете найти инструкции по экспорту для своей версии Outlook в статье Какая у меня версия Outlook.
- Выберите команды Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт.
- Выберите пункт Экспорт в файл.
- Выберите Значения, разделенные запятыми.
- ЭТО ДЕЙСТВИЕ — САМОЕ ВАЖНОЕ, особенно в том случае, если вы пользуетесь компьютером друга. При необходимости прокрутите список Выберите папку для экспорта вверх и выберите в своей учетной записи папку Контакты. Нажмите кнопку Далее.
- Нажмите кнопку Обзор, присвойте файлу имя и нажмите кнопку ОК.
- Проверьте, в какой папке будут сохраняться файлы, и нажмите кнопку Далее.
- Чтобы начать экспорт контактов, нажмите кнопку Готово. По завершении экспорта Outlook не выводит сообщений, но поле Импорт и экспорт исчезает.
- Найдите новый CSV-файл на компьютере и откройте его в Excel, чтобы убедиться в том, что ваши контакты были экспортированы. Скорее всего, в нем будет много пустых ячеек. Это нормально.
- Обычно рекомендуется закрыть файл без сохранения изменений. В противном случае форматирование файла может быть нарушено, и вы не сможете использовать его для импорта. Если это произойдет, вы всегда можете снова выполнить экспорт и создать новый файл. Для обновления данных в CSV-файле можно использовать Excel. Советы по работе со списком контактов в Excel см. в статье Создание и редактирование CSV-файлов.
- Если вы одолжили компьютер друга с Outlook, теперь вы можете удалить свою учетную запись из версии Outlook этого пользователя. Вот как это сделать.
- В Outlook на компьютере выберите команды Файл >Настройка учетных записей >Настройка учетных записей.
- Выберите учетную запись, которую вы хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить.
- Нажмите кнопку Закрыть.
- Теперь, когда контакты скопированы в .csv файл, их можно импортировать на другой компьютер с Outlook для Windows или импортировать в другую службу электронной почты.
Самый простой способ экспортировать контакты Outlook в Excel/CSV
Вы можете привыкнуть использовать программное обеспечение Outlook и хранить в нем самый ценный актив, такой как информация о контактах.
Если вы хотите экспортировать контакты Outlook в виде файла Excel, чтобы сохранить их на своем компьютере. Или, если вы боитесь краха вашего компьютера и теряете контакты Outlook, вы можете подумать о резервном копировании контактов Outlook в другой учетной записи. Все эти вопросы должны решить «Как экспортировать Outlook-контакты»?
Экспорт ваших контактов в Excel или формат, который большинство других почтовых программ и служб распознает, как CSV, достаточно прост. Следующая статья покажет вам подробные шаги, чтобы продемонстрировать, как легко экспортировать контакты Outlook.
Как экспортировать контакты Outlook
Экспорт контактов Outlook в Excel и CSV-профиль — это способ сохранить или сохранить контакты, а также легко импортировать его в другое приложение для резервного копирования. Затем вам не нужно вводить информацию о контактах снова и снова.
Часть 1: Экспорт контактов из Outlook в Excel (например, для просмотра Outlook 2010)
- 1, запустите Outlook 2010, щелкните вкладку «Файл», а затем выберите «Параметры».
- 2. Затем отобразится всплывающее диалоговое окно с названием «Параметры Outlook», нажмите «Дополнительно» в левом интерфейсе и нажмите «Дополнительно»,Экспортировать«на правом интерфейсе.
- 3. Появится диалоговое окно «Мастер импорта и экспорта». Выберите опцию «Экспорт в файл» для всех элементов. Закончив выбор, нажмите кнопку «Далее».
- 4, затем появится диалоговое окно для выбора конкретного формата файла. Вы можете выбрать «Microsoft Excel 97-2003», который вам нужен, нажмите кнопку« Далее ».
- 5. Следующим шагом является выбор папки для экспорта из, выберите «Контакты«из списка. И идите» Далее «.
- 6. Когда вам нужно выбрать путь сохранения экспортированных контактов, вы можете нажать кнопку «Обзор», чтобы определить папку назначения.
- 7. При сохранении экспортированных контактов Outlook появится всплывающее диалоговое окно, напоминающее, что вы пишете «Имя файла», введите имя для своего файла и нажмите кнопку« ОК ». Затем он вернется в предыдущее окно, в котором вам будет предложено указать путь для сохранения экспортированных контактов Outlook, а затем нажмите« Далее ».
Примечание: Если вы хотите вручную настроить карту самостоятельно, нажмите кнопку «Настроить пользовательские поля». Нажмите кнопку «Очистить карту», чтобы удалить все значения на правой панели. И тогда вы должны выбрать свое значение из левого столбца. Точно так же, как инструкции в диалоговом окне:Вам нужно перетащить значения из исходного файла слева и поместить их в соответствующее поле назначения справа«Когда закончите все настройки, нажмите кнопку« ОК ».
Дополнение: Если вы используете Outlook 2007, интерфейс отличается от Outlook 2010. Поэтому для получения контактов Outlook требуется другой набор кликов.
Когда вы запустите Outlook 2007, сначала перейдите на вкладку «Файл», а затем выберите «Импорт и экспорт«из раскрывающегося списка. Выберите« Экспорт в файл »во всплывающем диалоговом окне, которое называется« Мастер импорта и экспорта ». Затем следующие шаги будут такими же, как и экспорт файла контактов Outlook2010.
После успешного экспорта контактов Outlook в Excel вы можете легко сохранить его на своем компьютере для резервного копирования или совместного использования с друзьями.
Часть 2: экспорт контактов из Outlook в CSV
Примечание: При экспорте контактов Outlook в CSV некоторые шаги такие же, как и экспорт контактов из Outlook в Excel, вы можете следовать вышеприведенным шагам. Но есть разные различия в выборе выходного файла.
Когда вы входите в диалоговое окно «Экспорт в файл», вам нужно выбрать «Значения, разделенные запятыми (Windows)», который также известен как CSV-файл вместо выбора« Microsoft Excel 97-2003 ». Кроме того, следующие шаги такие же, как указано выше.
Это все! Вы можете экспортировать все контакты из Outlook в Excel или CSV с помощью этого простого метода.