Как организовать файловое хранилище в офисе

NAS: Сетевое хранилище данных для небольшого офиса.

Обеспечение надежного и удобного хранения информации является первостепенной задачей для любого предприятия. Остановка бизнес-процессов из-за потери данных или несвоевременного доступа к ним — это серьезная проблема для любой организации, которая может грозить для нее необратимыми последствиями. А ведь зачастую в небольших компаниях корпоративные данные раскиданы по разным местам: от персональных компьютеров сотрудников до различных бесплатных облачных сервисов, что естественным образом не может гарантировать сохранность и удобство совместной работы с файлами. Для решения этих задач рекомендуется использовать сетевое хранилище, в роли которого выступает сервер. Но для малых компаний с ограниченным бюджетом, для которых важен разумный и экономный подход в организации ИТ-инфраструктуры, высокая стоимость сервера и программного обеспечения, а также затраты на их обслуживание могут стать серьезным препятствием для принятия решения на закупку оборудования. К тому же для организаций с небольшим штатом сотрудников набор всех функций полноценного сервера может быть излишним. В этой ситуации стоит обратить внимание на сетевое хранилище данных NAS, с помощью которого можно легко решить вопрос не только с хранением данных и организацией группового доступа к ним по сети, но и благодаря ряду дополнительных полезных функций NAS-сервера, сделать ежедневный рабочий процесс в офисе более удобным.

Что такое NAS

Сетевое хранилище данных (NAS) – это устройство для централизованного хранения и управления данными, которое обеспечивает организованный сетевой доступ к файлам. Аббревиатура NAS от анг. Network Attached Storage переводится как сетевая система хранения данных. Аппаратная часть NAS состоит из дискового массива (HDD и/или SSD) и контроллера, а также материнской платы, центрального процессора, сетевого адаптера и модулей оперативной памяти. По сути, это тот же файловый сервер, только без возможности проведения вычислений. В отличие от сервера, NAS имеет собственное управляющее ПО, что позволяет администраторам решить множество задач, в частности избавляет от подбора и покупки дорогостоящего программного обеспечения.

Сетевое хранилище данных поддерживает технологию RAID, объединяющую несколько дисковых накопителей в единую логическую группу для улучшения производительности и отказоустойчивости устройства. Это также дает суммарный объем хранилища от всех накопителей.

Нельзя не отметить, что в системе NAS предусмотрена горячая замена дисков без необходимости выключения самого устройства, что является полезным свойством во время срочной замены дисков при не прерывном сервисе.

Возможности сетевого хранилища данных

NAS обладает внушительным списком возможностей, которые можно реализовать в небольшом офисе:

• Интеграция с ActiveDirectory;
• Настройка прав доступа и управление списками ACL;
• Поддержка iSCSI;
• Создание серверов: VPN, DHCP, DNS, RADIUS, WEB, MySQL, а также почтового сервера, сервера IP телефонии (Asterisk), сервера видеонаблюдения и принт-сервера;
• Использование FTP, WebDAV и CalDAV;
• Синхронизация Cloud Sync;
• Организация резервного копирования.

Преимущества сетевого хранилища данных

К преимуществам NAS можно отнести следующие факторы:

• Централизованное хранение корпоративных данных и возможность организованного доступа сотрудников к ним;
• Несложная установка и интеграция системы NAS в корпоративную сеть, не требующая от специалиста высокой квалификации;
• Доступ к данным осуществляется c любого устройства, работающего на любой операционной системе;
• Удобное и простое администрирование системы;
• Дружелюбный ГИП интерфейс для управления;
• Возможность подключить к NAS-серверу несколько дополнительных устройств хранения данных;
• Возможность сконфигурировать одну или несколько файловых систем на одном NAS-сервере;
• Система NAS отличается высокой производительностью работы.

Одним словом, NAS выступает в роли собственного облачного хранилища, которое позволяет сотрудникам иметь круглосуточный удаленный доступ к данным, надежно защищенным от потери, в случае выхода из строя локальных устройств.

Пример конфигурации локальной сети в небольшом офисе с использованием NAS

• Файловый сервер

Обеспечивает безопасное централизованное хранение корпоративных данных с одновременным групповым доступом к ним сотрудников с любой платформы — Windows, MAC или Linux. Вся важная информация храниться не на рабочих ПК сотрудников, а в сетевом накопителе, емкость которого можно варьировать исходя из требований.

• Сервер хранения резервных копий

Позволяет настроить автоматическое резервирование данных с локальных ПК сотрудников на центральный офисный сетевой накопитель NAS. Могут быть реализованы различные сценарии резервного копирования, например, по расписанию — в определенный день и/или в определенное время суток.

NAS может выступать в роли принт-сервера, к которому можно подключить простой USB-принтер и производить печать документов с любого рабочего места.

С NAS можно организовать эффективную систему видеонаблюдения и мониторинга. Позволяет подключить IP-камеры и с помощью специального софта производить настройку регистратора, просмотр видеозаписей и выполнять их архивирование.

Собственный FTP-сервер дает возможность удаленным сотрудникам передавать и загружать информацию большого объема на высокой скорости.

NAS, благодаря встроенным средствам, позволяет компании на своей платформе опубликовать свой собственный сайт, не прибегая к услугам коммерческого хостинга.

Учитывая перечисленные возможности, можно сказать, что сетевое хранилище данных является подходящим решением для удовлетворения требований малого и среднего бизнеса, возникающих в условиях ограниченного бюджета, быстрого роста объемов информации и недостаточного количества ИТ-специалистов.

Аренда NAS в 2В Сервис

Не смотря на то, что стоимость системы хранения данных может быть дешевле закупки полноценного сервера, для малых и средних предприятий будет актуальным варианты приобретения NAS в аренду. Это позволит сократить первоначальные расходы на закупку техники и избавить компанию от процедуры ее утилизации в конце срока эксплуатации.

Компания 2В Сервис имеет широкую линейку серверного оборудования, в том числе системы NAS, которые предлагаются в аренду, как с передачей на руки для установки на территории заказчика, так и с размещение в дата-центре с доступом по выделенным каналам связи.

Мы будем рады предоставить вам консультацию или предварительный расчет стоимости. Для этого следует обратиться к нашим менеджерам:

• по телефону +7 (495) 787-56-15;
• по электронной почте info@2bservice.ru;
• оставить электронную заявку на сайте.

Задайте нам вопрос или оставьте заявку на предварительный расчет стоимости

Организация хранения личных файлов локально и в облаках

Статья написана для тех, кто ищет наилучший способ организации хранения и управления своими файлами и хочет при этом пользоваться всеми преимуществами наиболее распространенных на сегодняшний день облачных хранилищ.

Найти

1. Единую структуру папок для хранения и «обозрения» всех файлов.
2. Способ реализации такой единой структуры с использованием преимуществ всех облачных хранилищ.

Дано

1. Со временем мы накапливаем все больший объем информации (большая часть которого по-прежнему хранится в файлах). Эти файлы требуют организованного хранения и управления.
2. Сейчас широко распространено не менее 5 основных облачных хранилищ (причем каждое обладает своими преимуществами):
   — Google Drive — интеграция со всеми сервисами Google, распространено среди коллег (людей, с которыми часто приходится обмениваться информацией), удобный облачный офис;
   — DropBox — распространено среди коллег;
   — SkyDrive — распространено среди коллег, удобный облачный офис для работы с документами MS Office;
   — Яндекс.Диск — (UPD) подарили навсегда 200 Гб за ошибку в одной из версий десктопного клиента, подарили 2 Гб на 2014 год;
   — Облако.Mail.ru — подарили 1 Тб навсегда.
3. Файлы единой организованной структуры не могут быть размещены в одном облаке под двум причинам:
   — бесплатные объемы недостаточны, и чем больше бесплатный объем тем беднее функционал и качество работы сервиса,
   — предпочтения коллег также накладывают серьезные ограничения (по одному проекту могут быть одновременно файлы совместно редактируемые на Google Drive и SkyDrive, общие папки на DropBox).
4. Операционные системы
   — десктоп: Windows 8.1,
   — смартфон и планшет: Android 4.4.
5. Имею несколько мест работы, готовлюсь к поступлению в аспирантуру, файловый архив “коплю” уже около 15 лет, то есть информации, с которой приходится работать, достаточно много.
6. Это вопрос, который так или иначе вынуждены решать для себя все, и все явно чувствуют несовершенство получаемых решений. В большой степени статья вдохновлена нижеследующими тщетными поисками:
   — habrahabr.ru/post/68092
   — habrahabr.ru/post/90326
7. Сложность, трудоемкость, необходимость высокой квалификации не приветствуются.

Вариант решения

Файловая структура

Мне кажется, для организации хранения файлов уместна следующая классификация данных (файлов).

1. Хранить вечно, доступ в будущем не предполагается. Эта категория данных, которую я называю “архивом”. Туда попадают документы “для истории”, которые в обозримом будущем нужны не будут, но когда-нибудь будут представлять “историческую ценность”.
2. Хранить вечно, доступ в будущем очень вероятен. Это данные, относящиеся к категории постоянного (перманентного) хранения, доступ к таким данным периодически необходим. Это могут быть книги, музыка, дистрибутивы, сканы личных документов (паспорт, ИНН, прочее) и что угодно еще.
3. Срок хранения не определен, доступ в будущем необходим. Это категория файлов проектов и “входящих” (в терминах GTD). Файлы разделены по папкам, каждая из которых соответствует одному проекту (в терминах GTD), и конечно отдельная папка для “входящих”.

Такое разделение данных позволяет четко понимать, что необходимо “старательно” бэкапить и что, в случае отсутствия потерь данных, будет доступно мне в любой момент в будущем.

Также важно, чтобы данное разделение данных было реализовано на одном уровне папок (без вложений), зачем это нужно — будет понятно из следующего раздела.

Структура каталогов, к которой я пришел, выглядит так (назовем ее базовой структурой каталогов):

\ |-archive (архив) |-permanent_books (доступ в будущем будет нужен) |-permanent_music |-permanent_pics |-permanent_scans |-permanent_soft |-permanent_video |-project_pr1 (файлы проекта) |-project_pr2 |-project_pr3 |-project_pr4 |-project_pr5 |-project_pr6 |-temp (“входящие”) 

Использование облачных хранилищ

Для унификации структуры хранения данных в каждом из облаков следует создать базовую структуру каталогов (если на данном облаке, например, файлы по проекту Х не хранятся, папку проекта можно не создавать, то же относится к архивам и данным постоянного хранения). После этого становится легко понятным — где именно в том или ином облаке сохранять данные, например, по тому или иному проекту.

Для удобства представления данных на компьютере базовую структуру каталогов (не обязательно полностью, по необходимости) предлагается реализовать на уровне библиотек Windows (про библиотеки можно почитать здесь: www.outsidethebox.ms/15096). Именно для этого базовая структура папок должна быть одноуровневой. Библиотеки отображают файлы, расположенные в нескольких папках на диске, и позволяют удобно управлять ими. Кроме того полезно создать библиотеку “Облака”, отображающую содержимое корневых папок всех используемых облачных хранилищ (в этой библиотеке будет несколько папок с одним именем — по одной из каждого облачного хранилища).

• “Общие элементы”. Все содержимое папок библиотеки выводится в единой таблице, без группировки по папке библиотеки (в нашем случае по облачному хранилищу).
• “Видео”. Содержимое библиотеки разбито по папкам библиотеки (облачным хранилищам), и представлено в виде крупных значков.

Теперь, работая с проектом, файлы по которому находятся в нескольких облачных хранилищах, достаточно войти в библиотеку проекта, и все файлы будут доступны для работы. Например, это может выглядеть так:

Библиотеки как инструмент крайне просты и удобны для централизованного управления облачными хранилищами и переброски файлов из одного облака в другое буквально в один клик.

Кстати, не все файлы нужно хранить на диске (объем доступного пространства в облачных хранилищах как правило больше объема физического диска). Например, папки “permanent_video” и “permanent_music” я вообще не синхронизирую с компьютером, а обмен с этими папками осуществляю через папку “temp” соответствующего облачного хранилища. Посмотрев какое-то видео, если я хочу сохранить его в облаке, я перемещаю его в папку “temp”, а затем через веб-интерфейс облака перемещаю файл в папку “permanent_video” — файл удаляется с диска компьютера, но сохраняется в облаке.

И еще одна небольшая “фишка”. Расположение папки “Рабочий стол” я перенастроил на папку “temp” в моем основном облаке (Google Drive), в эту же папку по умолчанию сохраняются все файлы, скачиваемые через браузер и торрент-клиент. Таким образом все новые файлы автоматически оказываются в одном единственном месте и сразу же попадают в облако.

Изложенное в статье, конечно же, не претендует ни на полноту, ни на абсолютную истинность, но, смею надеяться, может быть полезно читателям для организации собственной системы хранения файлов.

• хранение данных
• хранение файлов
• облачные хранилища

Домашнее сетевое хранилище — способы создания

Нехватка свободного места на компьютере или других устройствах всегда была актуальной проблемой. Собрать большое количество данных в виде изображений, музыки, видеозаписей, текстов и т.д. — не представляется сейчас чем-то сложным, ведь любой гаджет способен делать фото и видео, а любая мультимедийная информация легкодоступна в интернете.

Конечно, с хранением избыточной информации всегда неплохо справлялись съёмные накопители, особенно хороши на данный момент объёмные внешние винчестеры. Но все их вариации хороши только для хранения данных и их единовременного чтения на одном устройстве. Есть ли более передовые способы, позволяющие обращаться к накопителю любым устройствам одновременно? Да. Речь идёт о создании домашнего сетевого хранилища.

Что такое NAS

Сетевое хранилище NAS (Network Attached Storage) представляет собой подключенный к сети сервер с объёмным диском или дисковым массивом, предназначенный для хранения файлов. Данное оборудование не выполняет никаких вычислительных задач, однако может быть настроено на бесперебойную работу и вмещает в себя внушительный объём информации с доступом для любых устройств домашней сети (компьютеры, ноутбуки, телефоны, планшеты, умные телевизоры, IP-камеры и др.).

Подключается файловое сетевое хранилище по локальной сети, витой парой или через Wi-Fi. Отметим, что некоторые протоколы чувствительны к стабильности сети и беспроводное соединение для них фатально. Поэтому лучше осуществлять соединение с NAS только проводом, с пропускной способностью внутриквартирной сети не менее 1 Гбит/сек.

На какие характеристики ориентироваться при выборе сетевого хранилища

Выбирая NAS для дома обратите внимание на следующие параметры:

• Число дисков или слотов для них (может продаваться как с дисками, так и без). От количества накопителей зависит суммарный объём доступного пространства в файловом хранилище.
• Максимальный объём одного диска влияет на способность NAS конкретных моделей использовать накопители определённого объёма. Особое внимание нужно уделить вопросу поддержки винчестеров больше 2 Тб. Даже дорогие промышленные контролеры старых серий могут не поддерживать такие диски.
• Форм-фактор жёстких дисков. Может поддерживаться 3,5” и/или 2,5”. Данный параметр указывает на возможность установки в хранилище накопителей определённого физического размера. Советуем, заранее проверять высоту корзины для 2,5”.
• ОЗУ и частота процессора — показатели, влияющие на общую производительность, и для NAS относительно малозначимы. Обычно процессор оказывается сильно нагружен, только если NAS начинает выполнять что-то кроме хранения данных (создание/распаковка тяжелых архивов, работа VPN-клиентов и сервисов видеонабюдения). В противном случае, почти любой процессор и оперативная память вам подойдут.
• Функция HotSwap. Возможность заменить вышедший из строя HDD без выключения сервера. Однако учтите, что наличие корзины с внешним доступом к отсеку, не означает, наличие данной функции. Уточняйте возможность горячей замены жестких дисков в характеристиках. HotSwap значительно увеличивает стоимость серверов, зато вы можете поменять при необходимости диск, вообще ничего не выключая и не останавливая.

В зависимости от того сколько и какие устройства будут интегрироваться с локальным хранилищем, определите необходимое количество портов (Ethernet, USB, eSATA). Одного гигабитного порта обычно хватает даже большинству бизнес-клиентов. А портами USB перенебрегать не стоит — съёмные диски для холодных резервных копий, веб-камеры, да и просто 5 Вольт питания не помешают.

Поддержка различных сетевых протоколов и стандартов очень важна — именно она позволяет настраивать дополнительные функции и расширяет программные возможности. К примеру, UPnP (если он активирован на вашем роутере, конечно) сильно упростит работу встроенного torrent-клиента, а DLNA-сервер предназначен для передачи мультимедийных данных на телевизоры, смартфоны, планшеты и другие устройства с поддержкой DLNA.

Функции сетевых накопителей NAS на этом не заканчиваются. В зависимости от производителей и моделей возможна установка приложений (облачные сервисы, менеджеры закачки, torrent-трекеры и тд.), поддержка IP-видеонаблюдения, возможность создания RAID-массивов и многое другое.

Организация сетевого хранилища при помощи роутера

Более простой вариант удалённого сетевого хранилища — это подключение к роутеру через USB внешних HDD, SSD или объёмного флеш-накопителя. Подготовить к работе потребуется как роутер, так и подключаемый к нему диск.

Настройка роутера

В настройках маршрутизаторов можно включить следующие опции и компоненты:

• файловые системы (NTFS, FAT32, EXT2/3/4, HFS+);
• контроль и доступ к файлам и папкам (SMB/CIFS, AFP, Time Machine);
• DLNA-сервер;
• FTP-сервер;
• Torrent-клиент.

Поддержка перечисленных пакетов зависит от модели роутера и его прошивок. Очень большими возможностями обладают альтернативные прошивки, такие как OpenWRT, dd-wrt, Merlin-firmware. Создавая сетевое хранилище, важно учитывать, что само оборудование должно быть подходящим под те или иные настройки, от этого зависит возможность устройства тех или инфх функций. Например, у нас есть опыт поднятия на роутерах станций сетевой PXE-загрузки, серверов RADIUS, торрентокачалок и даже видеонаблюдения на одну-две камеры (хотя последние две задачи перекладывать на роутер мы не советуем).

Настройка внешнего диска

Подготовить съёмный накопитель также не сложно. Лучше всего подойдут внешние HDD или SSD. Всё что потребуется, это отформатировать устройство под файловую систему, которую принимает ваш маршрутизатор (в некоторых хороших моделях, к слову, это делается средствами самого роутера). ОС на вашем компьютере тоже может быть использована для подготовки носителя и предварительного размещения данных, если она умеет создавать нужные ФС.

Для архивного хранения или функций только на чтение, требования к ФС просты. Мы рекомендуем Ext3 / Ext4. FAT32 не читает файлы размером более 2 Гб — это проблемы с хранением фильмов и крупных образов, а NTFS не является родной системой для Linux, на которых, собственно, почти все роутеры и построены. Если же на носитель что-то пишется, лучше не ставить FAT / Ext2 — это старые нежурналируемые файловые системы, и после нештатного скачка питания или аварийного завершения работы есть повышенный шанс повреждения данных.

После настройки оборудования, остаётся только установить файловые менеджеры на устройства, которые должны получить доступ к хранилищу. Некоторые модели роутеров имеют свой удобный интерфейс, альтернативой служат сторонние программы-проводники и приложения для мобильных устройств.

Способов создать файловые хранилища, локальные или облачные, довольно много. Мы кратко рассмотрели несколько более подходящих для дома вариантов, но выходя за рамки статьи, наши специалисты знают о серверном хранении данных гораздо больше и готовы помочь вам в этом вопросе:

• практически, оказав услуги по настройке и обслуживанию серверного оборудования в Санкт-Петербурге, для организаций и частных лиц;
• теоретически, проконсультировав по теме в комментариях к нашему видеоролику.

Выбираем систему хранения файлов для командной работы

Мы работаем с большими объемами медиа данных: видео, рендеры, фото, иллюстрации. Чтобы обеспечивать коллективную работу, нам нужен постоянный общий доступ ко всем этим файлам.

В какой-то момент нам перестало хватать собственного сервера, и мы начали искать облачное хранилище, удовлетворяющее нашим запросам.

Мы сравним популярные облачные хранилища для бизнеса: Google Drive, DropBox, Citrix ShareFile и Microsoft OneDrive.

Наши требования к облачному хранилищу:

• Безлимитный объем данных — у нас много данных, в среднем около 10ТБ. Не хочется постоянно думать сколько нужно докупить места в этом месяце и почему вдруг кончилась квота.
• Версионность файлов и логирование — git приучил нас, что все изменения можно видеть и откатить. Поэтому и с файлами должны быть точно так же: любое изменение, удаление должно быть обратимо и легко контролироваться.
• Права доступа — никаких больше общих папок доступных всем. Каждый сотрудник должен иметь свою область видимости.
• Upload без регистрации — клиенты не должны больше искать файлообменники, чтобы прислать нам тяжелый файл. Файлы должны сразу загружаться в наше хранилище без промежуточных сервисов.

Как это было раньше

Когда данных было поменьше, а облачных сервисов (за разумные деньги) не было, нам приходилось держать здоровенный сервер с хрустящими жесткими дисками в RAID массиве. Доступ к нему происходил через SMB. За ним нужно было постоянно присматривать, менять жесткие диски, бекапить. Раз в месяц у него что-то происходило: то скорость записи/чтения резко падала, то какая-то папка или файл становились недоступны из-за недопустимых символов в названии и т.д.

Когда сотрудников стало больше, они начали работать удаленно, да и еще и с разных операционных систем: Windows, macOS. Для доступа к серверу пришлось развернуть VPN, который обеспечивал хоть и медленный, но доступ к файлам. В какой-то момент стало понятно, что этот подход устарел и мы стали искать ему замену.

Объем хранилища и цены

Мы храним большие объемы данных, около 10ТБ в среднем. Во время активной работы эта цифра может увеличиваться в несколько раз. Проекты приходится хранит еще несколько месяцев после сдачи клиенту, а то и вечно. Поэтому для нам нужно безлимитное хранилище, чтобы каждый месяц не думать сколько нужно докупить гигабайтов.

Количество сотрудников варьируется в пределах десяти, поэтому для удобства мы будем считать стоимость тарифов на 10 сотрудников.

Citrix ShareFile	Dropbox	Google Drive	Microsoft OneDrive
Объем	Не ограничен	Не ограничен	Не ограничен	Не ограничен
Цена за 10 пользователей в месяц	150$	200$	100$	125$

У большинства сервисов такой ценник только при оплате на год вперед, и при оплате помесячно цена выше на 20-40%. Это нужно учитывать.

Скрытые ограничения

Обычно, если что-то указано как безлимитное, нужно искать мелкий серый текст в условиях. У каждого сервиса есть свои особенности, которые можно не разглядеть с первого взгляда. У некоторых они настолько странные, что делают их полностью бесполезными для нашей задачи.

• Dropbox — максимальный объем загружаемого файла 50ГБ
• Citrix ShareFile — максимальный объем загружаемого файла — 100ГБ. Не очень много, но терпимо.
• Google Drive — У Google Drive максимальный размер файла 5ТБ!

Для каждого аккаунта или общего диска максимальный размер отдельного файла, который можно загрузить или синхронизировать, составляет 5 ТБ. Максимальный объем файлов, которые можно загрузить за один день, составляет 750 ГБ

Microsoft OneDrive

В бизнес тарифах Microsoft OneDrive максимальный размер файла ограничен 15ГБ. Это просто какое-то недоразумение! Во времена, когда даже бюджетные камеры снимают видео с битрейтом 200Mbit/s и легко генерируют файлы размером сотни гигабайт. Это ограничение делает сервис OneDrive полностью бесполезным для нас.

Выборочная синхронизация

Бухгалтеру Светлане не нужно на компьютере 2ТБ видео с которыми работает видеограф Андрей. Для этого система должна иметь функцию выборочной синхронизации, то есть пользователь должен вручную отметить какие файлы ему нужны локально на компьютере, а какие только по запросу. Все четыре сервиса поддерживают эту функцию. Однако приложение Google Drive позволяет отметить только папки в корне диска, то есть нельзя включить синхронизацию только для Бухгалтерия —> Отчеты —> 2018, можно только для всей папки Бухгалтерия.

Права доступа

Разные сотрудники должны иметь доступ только к определенным папкам и файлам. Система должна сохранять подробный журнал изменений прав доступа и обращений к файлам. Все четыре системы имеют такой функционал. У Citrix ShareFile и DropBox можно включить уведомления в случае доступа к определенным файлам и папкам. Это может быть полезно для файлов с особо охраняемой информацией. Например, можно установить алерт на доступ к файлам клиентбанка и некоторым документам, и быть в курсе, что кто-то в нерабочее время вдруг обратился к этим файлам.

Версионность

Кто случайно удалил файл из общей папки? За какое число у нас там последний бекап? У кого-нибудь может сохранилось? Это очень неприятная ситуация. Особенно весело, когда кто-то запустил из дома вирус-шифровальщик и сломал все файлы, к которым у него есть доступ. Помимо нештатных ситуаций часто бывает необходимость откатиться на более старую версию файла, чтобы сравнить изменения или исправить проблемы. Раньше для этого приходилось обращаться к админу который доставал его из ночного бекапа. А если изменения происходили в течение дня, то они были потеряны.

Теперь мы можем мгновенно обратится к любой версии файла. Особенно приятно, что видно каким пользователем были сделаны изменения. Это исключает ситуации, когда можно сказать «это не я, оно уже так было«.

Список изменений файла в ShareFile с указанием даты и аккаунта который вносил изменения.

Запрос файлов и анонимная загрузка

Частая ситуация — клиент или фрилансер хочет передать вам большие файлы, в нашем случае это видео или рендер. И начинаются мучения: «а куда залить 100 гигов? Может лучше прислать курьера с жестким диском? А как пользоваться FTP/SFTP клиентом?». Даже если клиент публикует файл на файлообменник, его нужно сперва скачать, а потом загрузить в общую папку для всех сотрудников. И если файлов много и они большие, намного удобнее залить их сразу в наше хранилище.

Раньше нам приходилось создавать временный аккаунт на FTP сервере и выдавать его клиенту. Попутно долго объясняя, как настроить FTP клиент, как восстановить закачку после обрыва и так далее. Сейчас же можно просто нажать «запросить файлы» на любой папке, и сервис создаст анонимную ссылку, по которой можно залить файлы через браузер. При этом разрешена только загрузка, нельзя увидеть, что уже находится в папке или как-то просматривать на сервере. Это избавляет от необходимости создавать временные учетные записи для клиентов и следить за их удалением. Эту функцию поддерживают только ShareFile и Dropbox.

Доступ по WebDAV и FTP

В некоторых случаях установка стороннего ПО на компьютер не желательна или невозможна, например на корпоративных системах. У ShareFile есть доступ по (S)FTP и WebDAV. Google Drive имеет сторонние программы для доступа к диску по WebDAV, но все они требуют передачи доступа к аккаунту третьим лицам. Dropbox не имеет поддержки сторонних протоколов, доступ возможен только через клиент.

Клиенты для этих протоколов встроены в большинство операционных систем. Правда клиент macOS почему-то часто монтирует WebDAV в режиме read only.

Хранилище Citrix ShareFile можно подключить по WebDAV без установки стороннего софта

Вывод

Мы сразу отбросили Microsoft Onedrive из-за нелепого ограничения 15ГБ на размер файла. Google drive не позволяет нормально пользоваться диском без почты на g suite (бывший google apps). Поэтому на текущий момент мы выбираем между Dropbox и Citrix ShareFile. Решающим фактором, полагаю, станет качество ПО, потому что в остальном сервисы похожи. У каждого есть свои странности. Например, программа Dropbox для windows в какой-то момент тихо перестает синхронизировать файлы, при том, что внешне никаких признаков проблемы нет. Лечится очисткой системной папки temp.