Ввод адресов получателей писем в приложении «Почта» на компьютере Mac
Сообщение можно отправить одному или нескольким адресатам, а также на адрес группы. Кроме того, можно отображать и скрывать адреса получателей. Если у Вас есть несколько адресов электронной почты, можно выбрать, с какого адреса отправлять письма и на какой адрес получать ответы.
Отправка писем на индивидуальные адреса
В приложении «Почта» на компьютере Mac выполните одно из указанных ниже действий.
- В поле адреса (например, «Кому» или «Копия») Вашего сообщения введите имена или адреса электронной почты. По мере ввода Почта отображает адреса, которые раньше использовались в Почте или которые она находит в приложении «Контакты». Если Вы подключены к сетевым серверам, например на работе или в институте, приложение также будет отображать адреса, найденные на этих серверах.
- Нажмите поле адреса, затем нажмите появившуюся кнопку «Добавить» . Нажмите контакт в списке, затем нажмите адрес электронной почты.
Примечание. Если Вы забудете добавить получателя, упоминаемого в сообщении, перед отправкой письма отобразится напоминание добавить этого получателя.
Отправка писем на групповые адреса
Если Вы используете списки в приложении «Контакты», например для книжного клуба или для велоклуба, можно отправить сообщение сразу всем участникам группы.
- В приложении «Почта» на Mac выберите меню «Почта» > «Настройки», нажмите «Создание сообщения», затем снимите флажок «Показывать адреса всех членов группы при отправке группе».
- В поле адреса (например, «Кому» или «Копия») Вашего сообщения введите имя списка. Если Вы хотите видеть индивидуальные контакты вместо списка (например, чтобы отправить письмо не абсолютно всем участникам), нажмите стрелку рядом с именем списка и выберите «Развернуть группу».
Совет. Если у пользователя в списке имеется несколько адресов электронной почты, можно выбрать адрес, который будет использоваться при отправке писем этой группе. См. раздел Редактирование списка рассылки для списков и смарт‑списков.
Как скрыть адрес электронной почты с помощью функции «Скрытая копия»
Вы можете защитить конфиденциальность получателей Вашего сообщения, сделав так, чтобы в поле «Кому» получатели увидели текст «Скрытые получатели», а не адреса электронной почты друг друга.
- В приложении «Почта» на Mac убедитесь, что в окне сообщения отображается поле «Скрытая копия». Если поле не отображается, нажмите кнопку «Поля заголовков»
в панели инструментов окна сообщения, затем выберите «Поле «Скрытая копия»». - Введите адреса получателей в поле «Скрытая копия». Поле «Кому» можно оставить пустым.
Выбор адреса отправителя для своих писем
Если Вы настроили псевдонимы электронной почты, используете несколько учетных записей электронной почты или используете уникальные случайные адреса, созданные с помощью функции «Скрыть e-mail», Вы можете выбрать, с какого адреса будет производиться отправка сообщений.
- В приложении «Почта» на компьютере Mac наведите указатель на поле «От» в своем письме.
- Нажмите всплывающее меню, которое появится, и выберите нужный адрес.
Чтобы использовать один и тот же адрес для всех исходящих писем, выберите меню «Почта» > «Настройки», нажмите «Создание сообщения», нажмите всплывающее меню «Отправлять новые сообщения», затем выберите учетную запись электронной почты. Также приложение «Почта» можно настроить так, чтобы оно автоматически подбирало адрес с учетом адреса первого получателя сообщения, а также выбранного в данный момент почтового ящика и текста сообщения.
Выбор адреса для получения ответа
Можно указать адрес, на который Вы хотите получать ответы на письмо.
- В приложении «Почта» на компьютере Mac нажмите кнопку «Поля заголовков» в панели инструментов окна сообщения.
- Выберите «Поле «Обратный адрес»», затем введите адрес, на который Вы хотите получать ответы на сообщение.
Адреса можно перетягивать между полями адреса и сообщениями.
Некоторые почтовые серверы не отправляют сообщение, если хоть один из адресов является неверным. Попробуйте удалить или исправить неверные адреса, затем отправьте сообщение снова.
Можно импортировать адреса электронной почты из другого приложения электронной почты в приложение «Контакты», чтобы их можно было использовать в Почте. См. Импорт контактов.
Создание писем в Outlook
Это приведет к открытию нового окна, в котором осуществляется создание письма.
В данном окне также представлен ряд вкладок: Файл, Сообщение, Вставка, Параметры, Формат текста, Рецензирование.
Получатели письма
В поле Кому указывается адрес получателя письма.
В поле Копия указываются дополнительные получатели, если необходимо.
В полях Кому и Копия можно указать сразу нескольких получателей. Для этого их адреса необходимо разделить точкой с запятой. Обратите внимание, что в этом случае все получатели будут видеть адреса друг друга.
Скрытая копия
Если вы хотите, чтобы при отправке писем нескольким адресатам получатели не видели адреса друг друга, воспользуйтесь скрытой копией. Для этого при создании письма кликните по одной из кнопок: Кому или Копия, для того, чтобы открыть адресную книгу.
В открывшемся окне помимо полей Кому и Копия вы увидите также поле СК (Скрытая копия).
Адреса, указанные в этом поле, не будут видны получателям писем.
Обратите внимание, что адреса, указанные в полях Кому и Копия, будут видны всем получателям письма.
В этом видео-уроке мы рассказали о том, чем отличаются поля Кому и Копия, а также как добавлять скрытую копию к письмам в Outlook:
Инструменты форматирования находятся на вкладке Формат текста.
Упоминания
Если при написании текста письма вы поставите символ @ и начнете печатать имя, то Outlook предложит вам выбрать одно из имен из вашей адресной книги.
Выбранный контакт будет упомянут в теле письма, а его электронная почта подставлена в поле Кому.
Значки
Добавление значков происходит с помощью вкладки Вставка:
При нажатии на кнопку Значки откроется окошко выбора значков, которое содержит множество пиктограмм, разделенных на различные группы:
Трехмерные модели
В офисном пакете Microsoft доступны для использования 3D-модели.
Они позволяют добавить в документ не просто картинку, а целый трехмерный объект и рассмотреть его со всех сторон.
Для добавления 3D-модели необходимо перейти на вкладку Вид – Трехмерные модели – Из интернета. На следующем шаге вам будет предложено выбрать одну из существующих трехмерных моделей, разбитых на категории, или осуществить поиск в интернете.
После добавления Трехмерной модели на картинке появится значок, потянув за который в разные стороны вы сможете вращать выбранную модель.
Вложенные файлы
Для того, чтобы прикрепить к отправляемому письму файл, необходимо при создании письма нажать кнопку Вложить файл
В открывшемся окне вы сможете выбрать один из последних использованных файлов или осуществить поиск необходимого файла на компьютере.
Отправка письма
Отправка осуществится после нажатия кнопки Отправить, расположенной левее поля Кому.
Черновики писем
При создании письма или ответе каждое созданное письмо сохраняется в папке Черновики и хранится там до момента отправки письма.
Вы можете закрыть письмо без отправки и вернуться к его написанию позже, открыв черновик из папки Черновики.
Расписание ближайших групп:
Получатели и отправитель
Чтобы добавить получателя, установите курсор в поле «Кому». Почта предложит добавить получателей из последних и частых переписок. Если в предложенном списке нужного адреса нет, начните вводить имя или адрес получателя. По мере ввода Почта покажет все совпадения.
Также вы можете выбрать получателей письма из контактной книги. Для этого нажмите на название полей «Кому», «Копия» или «Скрытая копия». Откроется адресная книга. Выделите получателей, нажимая на аватары.
Максимальное количество получателей во всех полях — 30.
Добавить получателей в копию или скрытую копию
В окне написания по умолчанию включено только поле «Кому». Чтобы включить поля «Копия» и «Скрытая копия», нажмите на надписи в поле «Тема».
Чтобы добавить получателя, установите курсор в нужное поле и введите адрес.
Если вы добавите получателей в поле «Скрытая копия», другие получатели из полей «Кому» и «Копия» не узнают о них.
Отправить письмо группе
Если вы создавали группу контактов в адресной книге, введите её название в полях «Кому», «Копия» или «Скрытая копия». Письмо отправится всем, кто состоит в группе.
Выбрать адрес отправителя
Если у вас настроен сборщик писем с других почтовых ящиков или создан анонимный адрес, вы можете выбрать с какого адреса написать письмо. Нажмите «От кого», чтобы включить поле.
Нажмите на текущий адрес, чтобы выбрать другой.
9 ПРАВИЛ ЭТИКЕТА В ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Хорошо подумайте о последствиях, когда создаете адрес электронной почты, так как, если Вы будете писать письма не только лучшим друзьям, то иногда можно попасть впросак. Вот несколько примеров.
- однажды мне пришло письмо с предложением воспользоваться услугами удаленного офиса, который «обеспечит рост продаж минимум в 20 раз». Письмо это пришло с адреса puzo72puzo@mail.ru. На мой взгляд, сразу видно, что парни предлагают какую-то ерунду. В итоге они и на назначенную встречу не явились.
- согласитесь, странно будет выглядеть деловое письмо, полученное от , а такое в жизни случается
- в одной компании были жесткие стандарты формирования адресов электронной почты, а именно писали латинницей первую букву имени, а потом всю фамилию. В итоге Светлана Ральникова плакала, но писала письма клиентам с адреса sralnikova@company.net
- Чем короче адрес электронной почты, тем лучше. В нашей компании мы в итоге пришли к тому, что адрес состоит из двух инициалов. Так легче диктовать свой адрес клиенту по телефону.
- Не используйте в адресе такие буквы, которые либо Вы не можете объяснить клиенту, либо не уверены, что клиент правильно поймет Вас. Пример – буква i, e, h. Правильно произносятся они по-английски как ай, и, эйч, а чтобы Вас поняли приходится говорить «и с точечкой», «русская е», «аш как стульчик».
Правило 2 – делаем стандартную шаблонную подпись
Долго сопротивлялся до 2009 года и не использовал Outlook. Сейчас меня за уши не оттянешь – это мой основной рабочий инструмент как руководителя, а по совместительству и менеджера. Эта программа сэкономила мне ОЧЕНЬ много рабочего времени. В первую очередь за счет шаблонных ответов. Как создать шаблонную подпись и заготовки ответов в Outlook:
- Нажимаем в ленте программы (наверху) «Создать сообщение».
- Появляется новое окно. Выбираем «Подпись». В выпадающем списке выбираем «Подписи».
- В самом большом поле пишем ФИО, телефон, адрес, наилучшие пожелания адресату и его семье, раскрашиваем это по желанию в любимые цвета, меняем шрифты.
- Нажимаем «сохранить» и сохраняем с именем, например, «моя подпись».
- В выпадающем списке «новые сообщения» выбираем пока единственный шаблон с названием «моя подпись». То же самое делаем и в выпадающем списке «ответ и пересылка».
- Нажимаем «ОК» и покидаем окно «Подписи и бланки».
Теперь, когда Вы начнете писать новые письма, либо отвечать на чьи-то сообщения, Ваше письмо будет уже содержать созданную Вами подпись.
Правило 3 – долой пустые письма
Достаточно часто приходится получать письма от поставщиков, в которых нет ни темы письма, ни сообщения, ни приветствия. Внутри только счет. Все это воспринимается мною как «На, жри», «Плати, бездушный клиент».
В «Олофе» всем менеджерам при трудоустройстве говорится о том, что письмо должно содержать:
- Приветствие и обращение к клиенту, если известно его имя.
- Тему письма, которая кратко описывает суть содержимого письма.
- Описание приложенного файла и цель его отправки. Просто бывает иногда, что Вы или забыли вложить файл, или он по каким-то причинам не дошел до клиента. И в этом случае получатель хотя бы сможет понять, что файл должен был быть и сообщит о том, что файла в письме все же нет.
Правило 4 – ответить всем
Зачастую отправитель письма добавляет в получатели несколько человек, так как хочет обсудить какой-то вопрос сразу с несколькими адресатами. Возьмите за правило при ответе на подобное письмо нажимать кнопку «Ответить всем». Это четкий непререкаемый стандарт электронной переписки.
Правило 5 – думать перед пересылкой
Недавно я получил письмо от поставщика. В нем было написано, что он не может оказать мне услуги и я могу связаться с другим поставщиком, контакты которого указаны в ниже. Я проскроллировал ниже и обнаружил в письме переписку моего прежнего поставщика с новым. В ней они обсуждали условия того на каких условиях я как клиент буду продан новому. Одним словом, иногда может случиться, что Вы отправите не ту информацию не тому получателю. И поверьте мне, что чаще всего Вы поймете это через несколько секунд после нажатия кнопки «Отправить», но уже будет поздно. Письмо уже улетело.
Чтобы такого не произошло, я создал в своем Outlook правило задержки отправки всех исходящих писем. То есть после нажатия кнопки «Отправить» письмо улетает в папку «Исходящие» и висит там 2 минуты. И только через 2 минуты оно отправляется адресату. Как правило это времени всегда достаточно, чтобы понять ошибку и исправить ее.
Правило 6 – не менять тему письма при ответе
Тема письма всегда должна соответствовать смыслу письма. Опишу почему. Я, допустим, обсуждал с кем-то в переписке вопрос разведения хомячков и тема письма была «хомячки 2017». Прошло какое-то время и, допустим, мой коллега решил написать мне, но взял какое-то совсем старое мое письмо с темой «разделка кролика», нажал ответить и начал писать мне про хомячков. Одним словом, будет путаница, я сразу начну разделывать хомячков, а они ни в чем не виноваты. Хотя и кролики тоже. Виноват коллега, буду разделывать его.
Правило 7 – минимизируйте вложения
Далеко не все почтовые сервисы и серверы могут отправлять и получать большие по объему и количеству вложения. Поэтому даже если у вас получилось отправить 100 классных фоток получателю, то не факт, что они дойдут до него или не перегрузят его почтовый ящик.
Чтобы такого не произошло, то лучше воспользуйтесь каким-либо облачным хранилищем (Dropbox/Onedrive/Яндекс.Диск) и вышлите в письме ссылку на файлы.
Правило 8 – проверяйте спам
Прежде чем говорить человеку о том, что вы не получили от него письмо проверьте сначала в почтовом ящике папку со спамом или нежелательной почтой. Может случиться так, что по каким-то причинам оно попало именно туда.
Но чтобы такого не случилось в последующем, добавьте адресата в доверенные получатели. Для этого кликните в Outlook на подобном письме правой кнопкой мыши, выберите «нежелательные -> никогда не блокировать отправителя» или «нежелательные -> никогда не блокировать домен отправителя».
Правило 9 – свой домен в адресе
Достаточно часто крупные компании используют бесплатные почтовые сервисы и в итоге электронные адреса их сотрудников заканчиваются на @mail.ru, @yandex.ru, @hotmail.ru. Господа, несолидно.
- Перед собакой вам приходится придумывать сложные комбинации букв и цифр, так как остальные уже заняты теми, кто завел себе ящик в 90-е.
- Свой домен (@название_моей_компании.ru) сделать очень просто. Регистрируем свое доменное имя, настраиваем почту в специальных сервисах, а также в настройках Office365.
Outlook является моим основным рабочим инструментом в сочетании с различными другими сервисами Office365 и я использую его ежедневно и на мой взгляд достаточно эффективно.
Если вас заинтересовала почта Outlook, то вы можете бесплатно загрузить пробную версию Office 365, в которую входит самая свежая версия Outlook. Чтобы скачать пробник, кликните баннер ниже.
Если у Вас появятся как-либо вопросы связанные с работой подписок на офисные приложения сервисы компании Microsoft, то я всегда готов провести демонстрацию для вас и для ваших коллег.
Пишите на olof@olof.ru или звоните в компанию Олоф по телефону 8-800-250-16-03.
Автор статьи: Олег Фомин