Фильтрация данных в Excel
Для обработки части большого диапазона данных можно воспользоваться фильтрацией. При фильтрации остаются видимыми только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям, а остальные скрываются до тех пор, пока не будет отменен фильтр.
В Excel предусмотрено три типа фильтров:
- Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
- Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
- Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.
Автофильтр
- Выделить одну ячейку из диапазона данных.
- На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
- Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .
- В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
- Выбрать условие фильтрации.
Варианты фильтрации данных
- Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
- Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
- Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
- Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
- При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
- При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
- При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
- Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.
Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.
Отмена фильтрации
Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.
Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.
Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные
Срезы
Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.
Создание срезов
В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.
Для этого нужно выполнить следующие шаги:
-
Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].
- В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.
Форматирование срезов
- Выделить срез.
- На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.
- Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.
Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.
Расширенный фильтр
Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.
Задание условий фильтрации
Вначале надо скопировать шапку таблицы. Построить таблицу условий отбора данных можно либо на активном листе, либо на другом. Предпочтительнее на другом листе, иначе после фильтрации эти условия или их часть могут быть скрыты.
Записать условия фильтрации. Условия, записанные в одной строке, выполняются одновременно (как условие « И »), а в разных строках — как условие выбора (« ИЛИ »). В качестве условия может быть совпадение значения, которое заносится в ячейку, или сравнение с заданным в ячейке значением с помощью знаков или > . Если один столбец должен удовлетворять двум условиям, его заголовок нужно повторить еще раз и записать в этом столбце второе условие.
- В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].
- Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
- Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
- Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
- Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].
Фильтрация данных в диапазоне или таблице
Используйте автофильтр или встроенные операторы сравнения, такие как «больше» и «первые 10» в Excel, чтобы показать нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблицы можно повторно применить фильтр, чтобы получить актуальные результаты, или очистить фильтр для повторного отображения всех данных.
Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.
Фильтрация диапазона данных
- Выберите любую ячейку в диапазоне данных.
- Выберите Фильтр>данных .
- Щелкните стрелку
в заголовке столбца. - Выберите Текстовые фильтры или Числовые фильтры, а затем выберите сравнение, например Между.
- Введите условия фильтрации и нажмите кнопку ОК.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
- Щелкните стрелку в заголовке столбца, содержимое которого вы хотите отфильтровать.
- Снимите флажок (Выберите все) и выберите поля, которые нужно отобразить.
- Нажмите кнопку ОК. Стрелка заголовка столбца меняется на значок фильтра . Щелкните этот значок, чтобы изменить или очистить фильтр.
Статьи по теме
Отфильтрованные данные отображают только те строки, которые соответствуют указанным условия, а также скрывают строки, которые не нужно отображать. После фильтрации данных можно копировать, находить, редактировать, форматировать, диаграммы и печатать подмножество отфильтрованных данных без их переупорядочения или перемещения.
Вы также можете фильтровать по нескольким столбцам. Фильтры являются аддитивными, что означает, что каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и еще больше сокращает подмножество данных.
Примечание: При использовании диалогового окна Найти для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только для отображаемых данных; данные, которые не отображаются, не выполняется поиск. Чтобы выполнить поиск по всем данным, очистите все фильтры.
Дополнительные сведения о фильтрации
Два типа фильтров
С помощью автофильтра можно создать два типа фильтров: по значению списка или по условиям. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающим для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно фильтровать по списку чисел или критерию, но не по обоим; Вы можете фильтровать по значку или по пользовательскому фильтру, но не по обоим.
Повторное применение фильтра
Чтобы определить, применяется ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца:
- Стрелка раскрывающегося списка означает, что фильтрация включена, но не применяется. При наведении указателя мыши на заголовок столбца с включенной, но не примененной фильтрацией, на экране отображается подсказка «(Отображение всех)».
- Кнопка «Фильтр» означает, что применяется фильтр. При наведении указателя мыши на заголовок отфильтрованного столбца на экране отображается фильтр, примененный к нему, например «Равно красному цвету ячейки» или «Больше 150».
При повторном использовании фильтра результаты отображаются по следующим причинам:
- Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбца таблицы.
- значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.
Не смешивать типы данных
Для достижения наилучших результатов не следует смешивать типы данных, такие как текст и число, а также число и дата в одном столбце, так как для каждого столбца доступен только один тип команды фильтра. Если существует сочетание типов данных, отображаемая команда является типом данных, который встречается чаще всего. Например, если столбец содержит три значения, хранящиеся как число, и четыре в виде текста, отображается команда «Фильтры текста «.
Фильтрация данных в таблице
При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.
- Выделите данные, которые нужно отфильтровать. На вкладке Главная выберите Формат как таблица, а затем выберите Формат как таблица.
- В диалоговом окне Создание таблицы можно выбрать, есть ли в таблице заголовки.
- Выберите Таблица с заголовками, чтобы преобразовать верхнюю строку в заголовки таблицы. Данные в этой строке не будут фильтроваться.
- Не выбирайте поле проверка, если вы хотите Excel в Интернете добавить заполнители (которые можно переименовать) над данными таблицы.
- Нажмите кнопку ОК.
- Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и выберите параметр фильтрации.
Фильтрация диапазона данных
Если вы не хотите форматировать данные в виде таблицы, можно также применить фильтры к диапазону данных.
- Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для достижения наилучших результатов столбцы должны содержать заголовки.
- На вкладке Данные выберите Фильтр.
Параметры фильтрации для таблиц или диапазонов
Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр, или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры, для дат отображается пункт Фильтры по дате, а для текста — Текстовые фильтры. Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:
Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.
В этом примере, чтобы отобрать регионы, в которых сумма продаж за март была меньше 6000, можно применить настраиваемый фильтр:
Ниже рассказывается, как это сделать.
- Щелкните стрелку фильтра рядом с полем Число фильтров > марта >меньше и введите 6000.
- Нажмите кнопку ОК. Excel в Интернете применяет фильтр и отображает только регионы с продажами ниже 6000 долл. США.
Аналогичным образом можно применить фильтры по дате и текстовые фильтры.
Очистка фильтра из столбца
- Нажмите кнопку Фильтр рядом с заголовком столбца, а затем выберите Очистить фильтр из .
Удаление всех фильтров из таблицы или диапазона
- Выберите любую ячейку в таблице или диапазоне и на вкладке Данные нажмите кнопку Фильтр . При этом фильтры будут удалены из всех столбцов в таблице или диапазоне и отобразятся все данные.
Фильтрация по набору верхних или нижних значений
- Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
- На вкладке Данные выберите Фильтр.
- Выберите стрелку
в столбце, содержав содержимое, которое требуется отфильтровать. - В разделе Фильтр выберите Выбрать один, а затем введите критерии фильтра.
- Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
- Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
- В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Фильтрация по конкретному числу или диапазону чисел
- Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
- На вкладке Данные выберите Фильтр.
- Выберите стрелку в столбце, содержав содержимое, которое требуется отфильтровать.
- В разделе Фильтр выберите Выбрать один, а затем введите критерии фильтра.
- В поле рядом с всплывающим меню введите число, которое хотите использовать.
- В зависимости от сделанного выбора вам может быть предложено выбрать дополнительные условия.
- Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
- Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
- В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
- Вместо фильтрации можно использовать условное форматирование, которое позволяет четко выделить верхние или нижние числовые значения среди данных.
Фильтрация по цвету шрифта, цвету ячеек или наборам значков
Данные можно быстро фильтровать на основании визуальных условий, таких как цвет шрифта, цвет ячейки или наборы значков. Можно также фильтровать ячейки по наличию в них формата, примененных стилей или условного форматирования.
- В диапазоне ячеек или столбце таблицы щелкните ячейку с определенным цветом, цветом шрифта или значком, по которому вы хотите выполнить фильтрацию.
- На вкладке Данные выберите Фильтр.
- Выберите стрелку в столбце, содержав содержимое, которое требуется отфильтровать.
- В разделе Фильтр во всплывающем меню По цвету щелкните Цвет ячейки, Цвет шрифта или Значок ячейки и выберите цвет.
Фильтрация пустых ячеек
Это возможно только в случае, если фильтруемый столбец содержит пустую ячейку.
- Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
- На панели инструментов Данные выберите Фильтр.
- Выберите стрелку в столбце, содержав содержимое, которое требуется отфильтровать.
- В области (Выделить все) прокрутите список вниз и установите флажок (Пустые).
- Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
- Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
- В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
Фильтрация для поиска определенного текста
- Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
- На вкладке Данные выберите Фильтр.
- Выберите стрелку в столбце, содержавом содержимое, которое требуется отфильтровать.
- В разделе Фильтр выберите Выбрать один, а затем во всплывающем меню выполните одно из следующих действий.
| Цель фильтрации диапазона | Операция |
|---|---|
| Строки с определенным текстом | Содержит или Равно. |
| Строки, не содержащие определенный текст | Не содержит или Не равно. |
| Задача | Операция |
|---|---|
| Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий | И. |
| Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий | Или. |
Фильтрация по началу или окончанию строки текста
- Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
- На панели инструментов Данные выберите Фильтр.
- Выберите стрелку в столбце, содержав содержимое, которое требуется отфильтровать.
- В разделе Фильтр выберите Выбрать один, а затем во всплывающем меню выполните одно из следующих действий.
| Условие фильтрации | Операция |
|---|---|
| Начало строки текста | Начинается с. |
| Окончание строки текста | Заканчивается на. |
| Ячейки, которые содержат текст, но не начинаются с букв | Не начинаются с. |
| Ячейки, которые содержат текст, но не оканчиваются буквами | Не заканчиваются. |
| Задача | Операция |
|---|---|
| Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности обоих условий | И. |
| Фильтрация столбца или выделенного фрагмента таблицы при истинности одного из двух или обоих условий | Или. |
Использование подстановочных знаков для фильтрации
При создании условий можно использовать подстановочные знаки.
- Щелкните ячейку в диапазоне или таблице, которую хотите отфильтровать.
- На панели инструментов Данные выберите Фильтр.
- Выберите стрелку в столбце, содержав содержимое, которое требуется отфильтровать.
- В разделе Фильтр выберите Выбрать один и выберите любой параметр.
- В текстовом поле введите свои условия, используя подстановочные знаки. Например, чтобы в результате фильтрации найти оба слова «год» и «гид», введите г?д.
- Выполните одно из указанных ниже действий.
| Используемый знак | Чтобы найти |
|---|---|
| ? (вопросительный знак) | Любой символ Пример: условию «стро?а» соответствуют результаты «строфа» и «строка» |
| Звездочка (*) | Любое количество символов Пример: условию «*-восток» соответствуют результаты «северо-восток» и «юго-восток» |
| Тильда (~) | Вопросительный знак или звездочка Например, там~? находит «там?» |
Удаление и повторное применение фильтра
Выполните одно из указанных ниже действий.
Удаление определенных условий фильтрации
Щелкните стрелку в столбце, который содержит фильтр, а затем выберите Очистить фильтр.
Удаление всех фильтров, примененных к диапазону или таблице
Выберите столбцы диапазона или таблицы, к которым применены фильтры, а затем на вкладке Данные выберите Фильтр.
Удаление или повторное применение стрелок фильтра в диапазоне или таблице
Выберите столбцы диапазона или таблицы, к которым применены фильтры, а затем на вкладке Данные выберите Фильтр.
Дополнительные сведения о фильтрации
При фильтрации данных отображаются только те данные, которые соответствуют вашим условиям. Данные, которые не соответствуют этим критериям, скрыты. После фильтрации данных можно копировать, находить, редактировать, форматировать, чартировать и печатать подмножество отфильтрованных данных.
Таблица с примененным фильтром «Первые 4 элемента»
Фильтры являются аддитивными. Это означает, что каждый дополнительный фильтр основан на текущем фильтре и еще больше сокращает подмножество данных. Сложные фильтры можно создать, отфильтровав по нескольким значениям, нескольким форматам или нескольким критериям. Например, можно отфильтровать все числа больше 5, которые также ниже среднего. Но некоторые фильтры (верхний и нижний десять, выше и ниже среднего) основаны на исходном диапазоне ячеек. Например, при фильтрации десяти верхних значений вы увидите первые десять значений всего списка, а не первые десять значений подмножества последнего фильтра.
В Excel можно создать три типа фильтров: по значениям, по формату или по условиям. Но каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающим. Например, можно фильтровать по цвету ячейки или по списку чисел, но не по обоим. Вы можете фильтровать по значку или по пользовательскому фильтру, но не по обоим.
Фильтры скрывают посторонние данные. Таким образом, вы можете сосредоточиться только на том, что вы хотите видеть. В отличие от этого, при сортировке данных данные переупорядочены в определенном порядке. Дополнительные сведения о сортировке см. в разделе Сортировка списка данных.
При фильтрации учитывайте следующие рекомендации.
- В окне фильтра отображаются только первые 10 000 уникальных записей списка.
- Вы можете выполнять фильтрацию по нескольким столбцам. Когда фильтр применяется к столбцу, в других столбцах в качестве фильтров можно использовать только значения, видимые в текущем отфильтрованном диапазоне.
- Фильтры можно применить только к одному диапазону ячеек на листе за раз.
Примечание: При использовании функции Найти для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только для отображаемых данных; данные, которые не отображаются, не выполняется поиск. Чтобы выполнить поиск по всем данным, очистите все фильтры.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.
Как поставить фильтр на ячейку в Excel Online
Фильтрация в Excel Online – это возможность выбора нужной информации из перечня для дальнейшей работы с ней. Результатом данного процесса станут отдельные строки, которые будут соответствовать определенным критериям отбора. Другая информация будет временно скрыта и не будет использована до тех пор, пока вы не выключите фильтрацию. Отобранные данные можно форматировать, редактировать, печатать, строить графики и диаграммы, то есть выполнять любые действия, предусмотренные программой. Существует 2 варианта фильтров – автофильтр и расширенный. Эти фильтры запускаются в меню нажатием «Данные — Фильтр».
Как поставить автофильтр в Эксель Онлайн
При помощи автофильтра можно осуществить быстрый отбор нужной информации по простым критериям. В данном случае заглавная строка таблицы будет иметь кнопку с изображением стрелочки, нажатием на которую вы можете указывать критерии отбора. Необходимо установить свои настройки для каждого столбца.
В режиме автофильтра можно выставить такие параметры:
- Сортировка по убыванию или по возрастанию.
- «Все» — программа восстановит все строчки.
- «Первые 10» — высветятся только первый десяток строк. Выбирая данный параметр, откроется окно, где необходимо написать количество записей и выбрать, какие нужно показать.
- «Условие» — позволяет сформировать 2 условия отбора информации. Они будут объединены операторами «И» или «Или».
- «Любой из элементов» — выбор любого значения, находящегося в колонке.
- «Пустые» и «Непустые» — отражает ячейки, соответствующие названию. Эта функция станет доступной, только если в столбце имеются незаполненные поля.
Примечание: для удаления фильтра из одной колонки, кликните в списке элементов – «Все». Если необходимо отменить для всего документа, выберите «Данные — Фильтр — Отобразить все». Фильтр удаляется так же, как и выставляется.
Как поставить расширенный фильтр в таблице Excel
Данный способ отбора предоставляет более широкий спектр возможностей для фильтрации. Чтобы поставить расширенный фильтр выполните следующие действия:
- Создайте копию заголовков таблицы. Для этого необходимо просто скопировать шапку – это станет диапазоном условий.
- Введите критерии фильтрации по данному диапазону. Здесь доступно два варианта – «И», когда данные будут записаны в одну строку, или «Или», когда они запишутся по разным строкам.
- Кликните кнопку «ОК».
- Фильтр будет выставлен в соответствии с указанными параметрами, а удалить его можно так же, как и выставить.
Если вам необходимо установить отбор какой-либо информации, которая будет соответствовать определенным критериям фильтрации, воспользуйтесь одним из существующих способов. Особенно удобно применять фильтры, если приходится работать с большими объемами данных. Следуйте алгоритмам, предложенным в данной статье для облегчения рабочего процесса и оптимизации информации.
Частые вопросы:
- Как скрыть ненужные строки в Excel Online
- Как сделать сортировку ячеек в Excel Online
- Как разделить ячейку в Excel Online
- Как удалить лишнюю ячейку в Excel Online
Как поставить фильтр в эксель
Текст представляет собой адаптированный перевод статьи Annie Cushing (Энни Кашинг), оригинал — Advanced Filters: Excel’s Amazing Alternative To Regex. Курсивом выделяются названия пунктов меню для Excel 2013 и Mac 2011 или термины.
Всегда казалось странным, что Excel не поддерживает регулярные выражения (кои в среде программистов зовут регулярками или регэкспами). С их помощью делают сложную сортировку и фильтрацию. Инструмент SeoTools plugin for Excel поддерживает регулярки, но, как и большинство дополнительных ресурсов для Excel, работает только на платформе ПК. Эта статья предназначена, в основном, для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).
Однако Excel предлагает альтернативу регэкспам, дающую похожий функционал и доступную на всех операционных системах. Она называется расширенный фильтр. И это более гибкий и лёгкий для изучения инструмент.
Немного теории
Всегда казалось странным, что Excel не поддерживает регулярные выражения (кои в среде программистов зовут регулярками или регэкспами). С их помощью делают сложную сортировку и фильтрацию. Инструмент SeoTools plugin for Excel поддерживает регулярки, но, как и большинство дополнительных ресурсов для Excel, работает только на платформе ПК. Эта статья предназначена, в основном, для пользователей Mac (мы не рекламируем SeoTools).
Однако Excel предлагает альтернативу регэкспам, дающую похожий функционал и доступную на всех операционных системах. Она называется расширенный фильтр. И это более гибкий и лёгкий для изучения инструмент.
Подготовка к работе с расширенным фильтром
Для дальнейшего нам нужен «подопытный» — база данных, над которой будем ставить эксперименты. Мы её оставили отформатированной под таблицу. Но это лишь для «красоты», поскольку применение расширенного фильтра удалит стандартные табличные фильтры. Последние можно включить повторно по окончании получения наборов данных.
Расширенный фильтр находится:
Для ПК: Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно.
Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр
Пользователи Mac могут щёлкнуть ПКМ по таблице и выбрать нужный пункт из контекстного меню. На ПК такой возможности нет.
Ещё один момент — база данных должна иметь заголовки столбцов, как показано ниже.
Небольшой совет
Подробная информация о фильтрах приведена ниже в пунктах Операторы, Заголовки и Множественные условия.
Базовые операторы
В дополнение к вышеупомянутым подстановочным знакам приведём некоторые операторы, необходимые при работе с фильтром:
- = равенство, т.е. левая и правая часть должна совпасть: =билет [включит все ячейки, содержащие билет]
- <> не равно, левая и правая часть не должны совпасть: <> https://www.aviasales.ru/mag* [исключаем данный адрес (блог)]
- ‘ апостроф преобразует формулу в текст, если поставить его первым в ячейке: ‘=купить авиабилет
- > больше чем: >500
- >= больше или равно: B4-C4>=3
- < меньше чем: C6
Заголовки
Чтобы начать работу с расширенным фильтром, скопируйте заголовки базы данных в удобное место вне самой базы. Как правило, отбор идёт по одному столбцу, но встречаются и более сложные случаи. На первых порах сделайте заголовки как в учебной базе. Критерии для отбора пишутся непосредственно под заголовками. Примеры приведены ниже.
Набор условий
Вот три базовых конструкции для множественных условий:
ИЛИ: Если имеется несколько критериев и отбор нужен при совпадении хотя бы одного, используется логический оператор ИЛИ. При использовании таблицы условий это достигается расположением критериев вертикально на разных строках. Приведённый пример демонстрирует это:
Фильтр отберёт строки, для которых выполняется хотя бы одно из условий, т.е. либо Позиция меньше 11, либо Количество больше 1000. Оператор ИЛИ можно использовать и для одного столбца. В таком случае, все критерии располагаются друг под другом в целевом столбце.
И: Если необходимо одновременное соблюдение всех критериев, применяется логический оператор И. Для этого критерии располагают на одной строке.
Данный пример отбирает строки, где в столбце Ключевые слова встречается слово «купить» и нет слова «самолёт», также значение в Позиция больше 7, а значение в Среднемесячное количество больше 1000. Помним, что звёздочка обозначает любое количество знаков. В нашем примере будут отобраны строки, в которых встречается «купить» на любой позиции внутри ячейки. Обратите внимание, что отсев идёт по слову «самолёт», «самолет» вполне проходит.
ОБА ОПЕРАТОРА: Можно блеснуть своим умением, применив оба оператора для установки критериев.
Такая таблица условий слегка обескураживает. Но этот фильтр всего лишь отбирает строки, в которых присутствует слово «купить» или «аэрофлот», при этом нет слов «самолет» или «самолёт», а значения последнего столбца больше 1000.
Примечание: Чтобы получить текст вместо формул, достаточно поставить апостроф перед операторами сравнения: ‘=купить или ‘<>самолёт. Майкрософт на своём сайте советует излишне сложный способ, предлагая заключить в двойные кавычки всё выражение, а перед ним ставить знак равенства: .
В файле справки самого Excel написано, что преобразовать формулу в текст можно, поставив первым знаком апостроф. Но на сайте предлагают весьма замысловатый путь.
Промежуток: Если необходимо получить данные, лежащие в некотором промежутке, можно применить следующий приём:
Эти условия отберут ключевые слова, для которых Среднемесячное количество находится в промежутке от 3700 до 10000.
Формулы: Это действительно мощный инструмент. Вместо таблицы критериев можно использовать формулы.
На примере сделано то же, что и в пункте Оба оператора. Только условия заданы с помощью формул.
Пара моментов, на которые необходимо обращать внимание при использовании формул:
- Формула должна возвращать логическое значение ЛОЖЬ или ИСТИНА;
- Заголовки над формулами должны отличаться от заголовков базы данных, можно вообще использовать пустую строку;
- Формула должна ссылаться на ячейки первой строки под заголовками базы данных;
- Ссылки на проверяемые ячейки базы должны быть относительными: вида С4, при абсолютных, таких как $C$4 — значение формул будет статичным, т.е. всегда ЛОЖЬ или всегда ИСТИНА.
Общий алгоритм
Пошаговый алгоритм работы с расширенным фильтром (полагаем, что данные и табличка условий уже подготовлена):
Шаг 1: Как упоминалось ранее, щёлкните любую ячейку внутри подготовленного набора данных и перейдите:
Данные > Сортировка и фильтр >Дополнительно для ПК. Для Мак: Данные > Сортировка и фильтр > Фильтр > Расширенный фильтр.
Откроется меню. Здесь приведён скриншот Excel 2013, но все пункты совпадают с Mac.
Шаг 2: Выберите, где будут размещаться отобранные данные. В большинстве случаев разумнее определить «другое место», это оставит неизменным исходный массив данных. Но выбор за вами.
Шаг 3: Для исходного диапазона Excel по умолчанию отбирает всю «таблицу». Это можно изменить, исключив ненужные столбцы. Но Excel позволит выбрать только прямоугольный диапазон. Чтобы отобрать столбцы с пропусками, введите названия целевых столбцов в свободных ячейках и укажите их адрес для диапазона вывода. В Дополнительных примерах приводится подробное пояснение.
Шаг 4: Для установки диапазона условий щёлкните внутри поля и выделите соответствующий диапазон на листе. Если нужно свернуть меню, нажмите на значок выбора диапазона справа от поля.
Шаг 5: Если выбран пункт Cкопировать результат в другое место, укажите адрес в поле Поместить результат в диапазон. Можно указать единичную ячейку, тогда она станет верхней левой выводимого диапазона, или выбрать ячейки с введёнными названиями нужных столбцов.
Шаг 6: Если нужны только уникальные записи поставьте флажок. К сожалению, большинство людей используют исключительно эту функцию.
Шаг 7: Жмём OK, смотрим на результат.
Шаг 8: Если список фильтровался на месте, можно сбросить фильтр, нажав Очистить, но это верно для ПК. Данный пункт расположен выше пункта Дополнительно. На Маке присутствует аналог — Очистить фильтр, но он недоступен. Ещё один довод в пользу фильтрации на новое место. Чтобы сбросить фильтр нужно отменить действие — нажать Command-Z, или подключить стандартный фильтр.