Как работать с планом

Как написать план работ

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 13 человек(а).

Количество источников, использованных в этой статье: 7. Вы найдете их список внизу страницы.

Количество просмотров этой статьи: 151 006.

В этой статье:

План работ — это краткое описание целей и действий, с помощью которых человек или группа людей могут достичь поставленных целей, и описание, которое помогает читателю лучше понять всю широту проекта. План работ, неважно, используемый в рабочих или академических целях, поможет организованно работать над проектом. С помощью плана работ вы разбиваете весь процесс на небольшие, выполнимые цели и определяете этапы, через которые вам нужно пройти. Чтобы быть готовыми к будущим проектам, научитесь писать рабочий план.

На рабочем месте рабочий план помогает начальнику знать, над чем сотрудник будет работать в течение нескольких следующих месяцев. Такой план, как правило, составляют сразу после ежегодного отчета о результатах работы или перед тем, как команда приступает к большому проекту. Рабочий план может также быть результатом заседания, посвященного стратегическому планированию, которое организация проводит в начале календарного или фискального года.
В академической сфере рабочий план может помочь студентам создать рабочее расписание для большого проекта. Он также может помочь преподавателям спланировать материалы курса на семестр.
В личном проекте рабочий план поможет вам описать, что нужно делать, как вы планируете это делать и к какой дате вы планируете закончить. Персональный рабочий план, хоть это и необязательно, поможет следить за вашими целями и достижениями.

Вступление должно цеплять и быть коротким. Напомните вашему начальству, зачем вы пишете этот рабочий план. Представьте специфику проекта(-ов), над которым вы будете работать в течение этого периода времени.
В предпосылках нужно выделить причины, по которым вы создаете этот рабочий план. Например, изложите детали или статистику последних отчетов, выделите цели которые должны быть поставлены или составьте список рекомендаций или отчетов, полученных вами с прошлых рабочих проектов.

Цели должны давать общее представление о вашем проекте. Включите в список желаемый конечный результат вашего рабочего плана. Он должен быть общим; например, поставьте цель закончить научную работу или узнать больше о написанном.
Задачи должны быть осуществимыми и конкретными. Другими словами, нужно сделать так, чтоб вы могли вычеркивать их из списка по мере выполнения. Например, найти людей на интервью для исследования будет хорошей задачей.
В большинстве рабочих планов, если задачи сильно отличаются, их разделяют на краткосрочные, средние и долгосрочные задачи. Например, краткосрочная задача компании увеличить аудиторию на 30 % за три месяца, может сильно отличаться от долгосрочной задачи за следующий год укрепить узнаваемость бренда в социальных сетях. [3] X Источник информации
Задачи обычно пишут в действительном залоге и с использованием глаголов действия со специфическими значениями («планировать,» «писать,» «увеличить,» и «измерить») вместо глаголов с расплывчатыми значениями («изучить,» «понять,» «узнать» и так далее). [4] X Источник информации

Конкретика (Specific). Что именно мы будем делать и для кого? Продумайте для какого слоя населения вы будете предоставлять услуги и что конкретно вы будете делать, чтобы помочь этим людям.
Измеримость (Measurable). Можно ли это измерить, дать оценку? Можете ли вы подсчитать результаты? Структурировали ли вы рабочий план так, чтобы «уровень здоровья в южной Африке повысился в 2020?» или структурировали ли вы его так, чтобы «случаи ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке уменьшился на 20 % к 2020?»
- Помните, что основные данные должны быть исчисляемы, написаны в цифрах. Если вы не знаете коэффициент заболеваемости ВИЧ/СПИД среди новорожденных в южной Африке, будет невозможно с уверенностью утверждать, что этот уровень снизился на 20 %.
- В некоторых случаях нужно проконсультироваться с экспертами или знатоками, чтобы убедиться, реальны ли задачи вашего рабочего плана.
- Например, на рабочем месте ресурсы могут включать финансовый бюджет, персонал, консультантов, здания или комнаты и книги. Детальный бюджет может быть лишним, если ваш рабочий план более формальный.
- В академической сфере ресурсы могут включать доступ к разным библиотекам; такие материалы для исследования, как книги, газеты и журналы; доступ к компьютеру и интернету; профессора и отдельные личности, которые могут помочь вам, если у вас возникнут вопросы.
Обозначьте любые ограничения. Ограничения — это любые препятствия, которые могут встать у вас на пути к достижению целей и задач. Например, если вы работаете над исследованием для школы, может получиться так, что в вашем расписании не будет достаточно времени на исследование и проверку правописания. По этой причине, возможно, у вас возникнут трудности с расписанием и вам придется пересмотреть его, чтобы успешно закончить свой рабочий план.

Определите, кто ответственный. Ответственность — первая необходимость для хорошего плана. Кто ответственен за выполнение каждого задания? У вас может быть команда людей, работающих над заданием, но один человек должен обязательно отвечать за то, чтобы задание выполнялось вовремя.
- Перечислите специфические действия. Выделите, что должно быть сделано в каждый из дней недели для выполнения ваших задач. [6] X Надежный источник Kansas University Center for Community Health and Development Перейти к источнику Также создайте список шагов, которые нужно будет предпринять. Чтобы держать эту информацию упорядоченной, примите во внимание возможность использования программного обеспечения для менеджмента или личного календаря.
- Составьте расписание. Да, можно просто составить примерный график работы, однако вы должны понимать, что могут произойти непредвиденные вещи, для предотвращения которых необходимо оставить место в расписании.
Как собственнику работать с планом продаж, чтобы он выполнялся

Выполнение плана — вот к чему стремится каждый предприниматель. Ведь это подтверждает, что бизнес работает нормально, а собственник всё делает правильно. Но как реагировать и что делать, если планы в компании не выполняются или даже перевыполняются? Разобрались вместе с Ильёй Волколуповым, руководителем департамента управленческого консалтинга PROFIT consulting.

Время чтения 9 мин
Поделиться

Цифры и эмоции

Несоответствие факта плану может вызвать целый спектр эмоций: от раздражения и отчаяния при отклонении в меньшую сторону, до радости и восторга при отклонении в большую. Под влиянием этих эмоций собственник рискует совершить неосторожные действия и тем самым негативно повлиять на результаты компании.

«Цифры — вещь твёрдая, у них нет эмоций. А вот у тех, кто с ними работает, эмоции есть, и под их влиянием они могут принимать нетвёрдые управленческие решения. Поэтому самый главный совет — никогда не принимайте решения на горячую голову».

Даже если планы в компании выполняются, одно неверное действие может это нарушить. В статье разбираем наиболее частые управленческие ошибки предпринимателей и даём советы, как делать можно (и нужно).

Когда план не выполняется

Невыполнением считается отставание факта от плана на 20% и более. Не важно, составляет факт 25% от плана или 75%, и в том и в другом случае план не был выполнен, просто с разной степенью критичности.

Дашборд в Финтабло покажет процент отклонения от плана

Паника — типичное состояние для собственника, который обнаружил отставание от плана на последней неделе месяца. Его мозг рисует огромное количество пугающих картинок: денег на оплату заказов не хватит, поставщики подадут в суд за просрочки, клиенты устанут ждать и потребуют вернуть предоплаты. Мысленно он уже разорён. Поэтому его первой реакцией в этом состоянии будет желание сделать хоть что-то, чтобы исправить положение: наорать на отдел продаж, обвинить РОПа в плохом руководстве, просить их поднапрячься, чтобы закрыть этот разрыв.

Все эти действия напоминают тушение пожара при неисправной проводке. Даже если удастся потушить сейчас, где гарантия, что она опять не заискрит в следующем месяце? Неисправные процессы в компании нужно чинить точно так же, как неисправную проводку. И «сделать хоть что-то» в этом случае не поможет — нужны конкретные шаги.

Шаг 1. Перейти в менее эмоциональное состояние, в котором можно принимать рациональные решения. И в этом состоянии проанализировать, какие действия или обстоятельства привели к невыполнению плана, что на уровне процессов было сделано неправильно. Может быть, РОП слишком ослабил контроль над менеджерами по продажам, и они стали обзванивать меньше клиентов. Или собственник сам забыл о контроле и первый раз сверил план с фактом только в конце месяца. Важно выявить все причины, которые могли привести к неудаче.

Шаг 2. Исправить ошибки. Не контролировали отдел продаж — начать контролировать и требовать у РОПа ежедневный отчёт по количеству звонков и уровню конверсии, изучать отчеты по воронке продаж в CRM-системе. Не анализировали поступающие данные — начать анализировать ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Основная задача — заменить провальные тактики на противоположные, чтобы обезопасить компанию от повторения негативного сценария в будущем.

Шаг 3. Не расслабляться. Даже если ситуация начала налаживаться, не стоит терять бдительность и ослаблять контроль. Продолжайте строго придерживаться новых правил, если не хотите откатиться назад.

Шаг 4. Сформулировать твёрдое правило. Закрепите новые успешные тактики в регламентах и ознакомьте с ними ваших сотрудников. Убедитесь, что на новый формат работы перестроилась вся команда и никто в силу привычки не продолжает работать по-старому.

Когда план выполняется

Если факт соответствует плану на 80% и более, значит дела в компании идут хорошо и планирование проводится адекватно. Идеально, если план выполняется не меньше, чем на 96%. Кажется, что никаких рекомендаций здесь давать не нужно, но удержать хороший результат иногда бывает сложнее, чем исправить плохой.

Идеальный показатель выполнения 96—100%

В ситуации, когда планы выполняются и в компании всё отлично, у многих собственников появляется тяга к изменениям. Кажется, что бизнес встал на нормальные рельсы и теперь можно поэкспериментировать. Но не все отдают себе отчёт о том, что менять можно, а что нельзя: одно неверное решение может разрушить ту отлаженную систему, которая привела компанию к успеху.

«Например, собственник может решить, что пришло время разделить отдел продаж на тех, кто будет работать с текущими клиентами, и тех, кто будет обзванивать новых. Кому-то из клиентов может не понравится, что у них сменился менеджер, им не удастся установить контакт, и клиентская база начнёт редеть. Обзвонщикам может не хватать лидов, и большую часть рабочего дня они будут сидеть без дела. В результате новых заказов в компании становится всё меньше, отрыв факта от плана всё больше. Резкая реорганизация в отделе может нарушить всю систему продаж».

Важно запомнить: кардинальные изменения опасны. Если ваша компания пришла к успеху, значит, в ней сложилась определённая система, которая доказала свою эффективность, и резкие вмешательства в нёе могут обернуться провалом. А сохранить и приумножить успех помогут следующие простые шаги:

Шаг 1. Ничего не меняйте. Даже если вам кажется, что изменения могут ускорить рост показателей, трижды подумайте, прежде чем что-то менять. В данной ситуации вы добиваетесь роста показателей уже тем, что ничего не меняете.

Шаг 2. Определите, что привело к улучшению. Нужно изучить, какие факторы привели к росту показателей, при этом продолжая делать то, что вы уже делали раньше.

Шаг 3. Следите за динамикой показателей. Если они начинают ухудшаться, необходимо быстро выяснить причину этого и устранить её.

Когда план перевыполняется

Перевыполнением плана считается показатель в 120% и выше. Некоторые склонны принимать это за успех, но в большинстве случаев такой результат всего лишь следствие неправильного планирования. Если планы в компании постоянно перевыполняется, это говорит о регулярном занижении показателей на этапе планирования, игнорировании дополнительных возможностей Если это единичный случай, то беспокоиться не стоит. Стоит обдумать, получится ли сделать эти цифры новой нормой для компании.

Дашборд в Финтабло подскажет, на сколько был перевыполнен план

Эйфория — вот что испытывает собственник, когда показатели бьют все рекорды. Ему кажется, что он поймал удачу за хвост: выстроил эффективную систему, которая может приносить деньги и без его непосредственного участия. В этом состоянии он начинает постепенно отпускать контроль: расходовать лишние деньги, время и своё внимание.

«В состоянии, когда план перевыполняется, многие начинают интересоваться какими-то сторонними вещами, на которые раньше не хватало ресурса. Например, открывают новый бизнес и переносят весь свой фокус внимания на него, а первый упускают из-под контроля. Или покупают/берут в лизинг дорогостоящее оборудование с уверенностью, что ресурсов на его обслуживание точно хватит. Это можно сравнить с поведением человека, который рассчитывал получить одну денежную сумму, а получил по каким-то причинам вдвое больше и сразу пошел тратить излишки на то, что ранее не мог себе позволить. Позже изобилие проходит, и выясняется, что деньги были потрачены нецелесообразно, а порой еще взяты и дополнительные обязательства».

Укрепиться в состоянии изобилия и сделать его своей новой нормой помогут следующие шаги:

Шаг 1. Экономьте. Своё время, деньги, внимание — все ключевые ресурсы, которые привели вас к состоянию изобилия.

Шаг 2. Добейтесь, чтобы каждое действие имело ценность. Прежде чем сделать что-то, спросите себя, привнесёт ли это вклад в ваше дело, укрепит ли сегодняшнее положение дел. Если ответ отрицательный, не стоит распыляться.

Шаг 3. Укрепите свои позиции. Не воспринимайте сверхприбыль как избыток, который можно потратить на что угодно. Постарайтесь распорядиться им грамотно: например, досрочно погасите часть ваших обязательств, чтобы снизить долговую нагрузку на бизнес.

Шаг 4. Определите, что привело к успеху. Вычлените успешные действия и масштабируйте их.

Если нужна помощь

Следить за выполнением планов нужно регулярно, а для этого надо собирать все необходимые показатели. В Финтабло это происходит автоматически, а результаты выводятся на подробный Дашборд. С его помощью можно отслеживать соотношение плана и факта в разрезе дня, недели и месяца. Попробовать Дашборд можно, зарегистрировавшись в сервисе — первые 14 дней все функции будут доступны бесплатно.

А если вам нужна консультация по вопросам управления, оставьте заявку на сайте PROFIT consulting на индивидуальный разбор вашей компании от профессионального директора по развитию. За 1 час директор разберёт, какие проблемы в управлении есть сейчас, и составит план их решения.

Узнавайте первыми о новых статьях и читайте лайфхаки по управлению финансами в Телеграм-канале «Финтабло»

Как работать с планом

Как работать с планом счетов?

Прежде всего, следует отметить, что план счетов бухгалтерского учета поставляется в полностью готовом для использования виде и в большинстве случаев не требует какой-либо модификации. В соответствии с этим планом настроена вся система регламентированной (внешней) отчетности. При изменении плана счетов, возможно, потребуется и корректировка алгоритмов расчета отчетности, что является достаточно сложным делом и требует определенных навыков. Поэтому без крайней необходимости изменять план счетов не следует.

Для работы с планом счетов используется режим Главная книга -> Ведение системы счетов -> Формирование плана счетов . При входе в режим на экране отображается реестр счетов, упорядоченный по номерам счетов.

Реестр счетов бухгалтерского (налогового) учета

В первой колонке указан типа счета (Б – бухгалтерский, Н – налоговый). Цветом выделены закрытые для использования счета. Для создания нового счета нажать кнопку «Новая запись» на инструментальной панели или использовать горячую клавишу F4. По этой команде открывается форма ввода счета следующего вида.

Форма ввода нового счета (субсчета)

По умолчанию в полях форма стоят значения для счета, который выделен в реестре счетов. Пользователю достаточно изменить номер счета с учетом уникальности и сохранить запись. Есть особенности ввода номера счета, которые изложены далее.

Счета строятся по иерархическому принципу. Поэтому необходимо сначала ввести уникальный номер счета ( в данном случае, он имеют длину два символа). Если для этого счета нужны субсчета, то для этого счета устанавливается статус «Закрыт» (поле формы «Статус счета»), а затем вводится номер субсчета этого счета. Например, для учета товаров на складе открывается счет 41 «Товары на складе». Затем для этого счета устанавливается статус «Закрыт» и создаются субсчета 411, 412 и т.д. Проводки можно делать только с использованием открытых счетов. Закрытые счета используются только для сбора данных.

Если на счете предполагается вести аналитический учет, то необходимо установить признак ведения аналитики (поле «Аналитический учет»). Этот признак устанавливается только для открытого счета/субсчета. Настройка аналитического учета может быть сделана в режиме работы с реестром счетов по кнопке «Операции» и команде «Сегменты аналитики по счета Shift-F4».
«Как это сделать».»Как работать с планом счетов?».© 2003-2011 Компания «БЭСТ»
Недельное планирование, как способ упорядочить хаос и добиваться целей

Решать одновременно все задачи и работать «по наитию» неразумно. Чтобы грамотно распределять время, нужен план. Обычно я занимаюсь ежедневным планированием, но для настоящей эффективности его недостаточно — потребуется план на неделю.

Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:

Совмещая работу и дом, управление командой и несколькими проектами, ты рискуешь столкнуться с трудностями — упущенными важными задачами, ошибками, забытыми встречами и горящими дедлайнами — следовательно, лишним стрессом и проблемами с ментальным здоровьем. Чтобы всего этого избежать и достичь поставленных целей, нужно грамотно распоряжаться нашим важнейшим ресурсом — временем. Причём не только на локальном уровне — в рамках одного дня, — но и на уровень выше — в рамках недели.

Почему важно делать план на неделю, и причём тут пирамида Франклина

Один из американских отцов-основателей Бенджамин Франклин придумал систему, которая помогала ему рационально использовать ресурсы и планомерно двигаться к цели. Суть идеально описывает девиз пирата Френсиса Дрейка — Sic Parvis Magna, «Большое начинается с малого».

Большая цель разбивается на более мелкие, а те на ещё более мелкие — с помощью такой декомпозиции получается пирамида задач, выполнение которых ведёт к достижению большой цели.

Получается, в фундаменте, внизу — главные жизненные потребности, а наверху — планы на день.

Если рассматривать такую пирамиду как способ достижения успеха, кажется, она противоречит сама себе. Ведь двигаясь к цели, мы поднимаемся на вершину, а не спускаемся вниз.

Такой лестнице-пирамиде версии пирамиды наверху — главные жизненные ценности; затем глобальные цели; следом генеральный план по их достижению; дальше — долгосрочный план (на несколько лет); краткосрочный (от недели до месяца) и в самом низу — план на день, на котором всё базируется.

Пирамида Франклина скорей философская концепция: основа твоего успеха — глобальные цели для развития, а на этой основе ты возводишь всё остальное. Каждый свой день и решение.

Я знаю много людей, которые поминутно расписывают день и чувствуют контроль. Но когда живёшь одним днём, не видишь всю картину. Не понимаешь, в каком направлении развиваться. Раньше я хотела научиться рисовать, но глобально это была проблема Нади-из-будущего. Я же, Надя-из-настоящего, что-то делала, но никаких планов по достижению этой цели не строила.

Теперь я знаю: когда есть цель, но нет вектора движения и плана на чуть более длительный период, чем день, добиться чего-то очень и очень сложно.

Другая крайность — люди, которые придумывают себе цели на месяц, а потом сразу переходят к планам на день. С вероятностью близкой к 100% цель от них удаляется, хотя они каждый день что-то делают. Долгосрочный план очень далёк — он даёт общее представление о том, куда нужно двигаться, но слишком подвижен и изменчив, чтобы на него опираться в краткосрочной перспективе.

Поэтому без плана на неделю никуда. Краткосрочный план помогает не только быть в курсе текущих задач, но и видеть всю картину. Недельное планирование даёт пространство для анализа и работы над ошибками, а значит, снижается риск возникновения новых проблем на следующей неделе.
- Гайд по управлению проектами
- Bullet Journal, или Как планировать креативно
- Задачи и цели: как всегда достигать результата
Плюсы и минусы недельного планирования

Давай будем честны: расписывать все задачи на неделю очень муторно (это, пожалуй, единственный минус), особенно поначалу и если дисциплина — не твоя сильная сторона. Придётся вырабатывать привычку.. А когда чувствуешь, как растёт эффективность — это замотивирует продолжать.

Плюсов у недельного планирования больше, но самых значимых два:
- в конце каждой недели можно проанализировать, что было сделано, что не сделано и почему — такой регулярный самоанализ позволяет оптимизировать свою работу и ускорить процесс решения задач;
- не нужно бросаться на все задачи сразу, нервничать и делать ошибки из-за загруженности — ты чётко понимаешь, что нужно сделать на неделе, чтобы добиться микро-цели.
Как строить планы на неделю: 5 принципов

1. Определяй цели

Каждая неделя должна приближать тебя к глобальной цели. Поэтому, чтобы не потратить время впустую, реши, какие результаты и цели на неделю помогут тебе продвинуться вперёд.

2. Выписывай все задачи

Затем выпиши все задачи, которые помогут добиться недельных целей. Целей и задач может быть много. Далее распредели задачи по дням: сначала те, где важно время (мероприятия, учёба, встречи), затем задачи, которые ко времени не привязаны (фитнес, прогулка с друзьями, мелкие рабочие задачи и так далее). Здесь пригодится тайм-блокинг — о нём мы расскажем в одной из следующих статей.

3. Сосредоточься на приоритетном

Когда раскидаешь задачи по дням, выбери самые важные, на которые нужно сделать упор. В идеале, чтобы не перегореть и не переживать, если что-то не успеешь, их должно быть не больше двух.

4. Перенеси то, что не успел

Недельное планирование — не «гонка на выживание». План нужен, чтобы облегчить твою жизнь и убрать лишний стресс, а не увеличить его. Не пытайся сделать всё сразу. Если не получается или не хватает сил, перенеси задачу на другой день или неделю.

5. Проанализируй успехи и неудачи

В конце недели проведи обзор всего, что было сделано по плану. Это отличная возможность точечно проработать все проблемы, оптимизировать свою работу, составлять план с учётом прошлых неудач и находить новые гипотезы для решения. Я выделяю под эту задачу полчаса воскресным вечером и тебе советую.

Придерживайся этих принципов, и всё у тебя будет круто!

Если хочешь добиваться целей и повышать личную эффективность, не стоит делать всё сразу и травмировать нервную систему. В работе важна системность и последовательность.

Вместо этого удели немного времени составлению плана на неделю. Так ты взглянешь на задачи стратегически, увидишь проблемные места и найдёшь лучшее решение.

Чтобы было проще работать с задачами и строить планы, советую пользоваться цифровыми инструментами. Таск-менеджер WEEEK идеально подойдёт для управления задачами и недельного планирования — именно для этого мы его и сделали.
Похожие публикации: