Как работать в опенспейсе

Почему «open space» не такое уж хорошее решение для офиса

Офисы с открытой планировкой или «open space», когда сотрудники работают в одном большом помещении, становятся все более популярными в Украине. И, возможно, скоро по количеству густонаселенных кабинетов мы догоним США — там в условиях открытого пространства трудятся 70% работников.

В таком устройстве офиса есть свои плюсы: динамичная обстановка, свобода передвижения, сотрудникам не нужно никуда ходить, чтобы оговорить рабочие моменты, руководителям легче контролировать подчиненных, когда все на виду.

Но, несмотря на объективные преимущества, опенспейс может быть не таким уж хорошим решением для офиса. Почему? Work.ua разбирался в этом вопросе.

Сложно сосредоточиться

Главная причина, почему нам больше нравится работать наедине с собой, — возможность сконцентрироваться. Дело в том, что человек не умеет работать в режиме многозадачности, и даже маленькие отвлекающие моменты провоцируют потерю фокуса. Бесконечные разговоры, музыка и другие помехи мешают сосредоточиться и довести дела до конца. Некоторые сотрудники вынуждены даже брать работу на дом.

Кроме того, офисы без стен могут негативно влиять на память. Это особенно характерно для помещений с незакрепленными рабочими местами — hotdesking — экстремального варианта опенспейса. Здесь у людей нет личного пространства. И в то же время все пространство их, они рассаживаются где и как хотят.

Но человек сохраняет больше информации, когда сидит за одним и тем же рабочим местом. Оказывается, мы связываем воспоминания — чаще всего мелкие детали — с тем, что нас окружает. Эти детали, будь то внезапная мысль или идея, связанная с определенной задачей, с большей вероятностью всплывут в памяти в той же обстановке, где о них впервые подумали.

Слишком много шума

Многие из нас не могут работать в шумной обстановке. Ученые сиднейского университета обнаружили, что около 50% людей, которые работают в опенспейсе, и почти 60% сотрудников, которые сидят за столами с перегородками, недовольны звуковой приватностью. И только 16% владельцев личных кабинетов страдают от подобных проблем.

Сторонники офиса без стен уверены, что в условиях открытого пространства взаимодействие и коммуникация между сотрудниками улучшается. Но всегда ли они говорят только о работе? Вряд ли. Да и блестящие идеи редко рождаются, когда мы болтаем ни о чем.

Если нужно, то человек будет работать и в шумном помещении, но конечный продукт не будет таким качественным, как если бы он работал в отдельном кабинете. Это факт — мы делаем работу лучше, когда полностью сконцентрированы на ней.

Как найти баланс?

Некоторые компании понимают проблему, но все же не отказываются от концепции открытых офисов. Они предоставляют отдельные кабинеты сотрудникам, чья деятельность требует концентрации внимания. Например, журналистам, бухгалтерам, программистам.

Но возникает неожиданная сложность. Люди, работая в одиночестве, чувствуют себя некомфортно, считают это бегством и даже слабостью. Им кажется, что они оторваны от коллектива.

Другие работодатели создают комфортные условия для работы небольших команд. В кабинетах одновременно работают от 2 до 16 человек, сотрудники могут по-прежнему взаимодействовать друг с другом, при этом уровень шума здесь ниже.

По материалам: BBC

Facebook share link
Threads share link

Как выжить в open space

Ходят слухи, что open space — отличное место для творческой команды, где все решения принимаются в режиме мозгового штурма, сотрудники постоянно обмениваются информацией, можно быстро обсудить рабочие вопросы, познакомиться с новичками. Это не всегда так. Большинство офисных сотрудников не любит open space офисы за их шум и постоянную стрессовую атмосферу.

«Голова начинает болеть, как только ты входишь в офис, чтоб дожить до конца дня, на полдник нужно принять цитрамон. Круглосуточный электрический свет и отсутствие свежего воздуха угнетают. Однажды я зашла за какой-то справкой в пенсионный фонд и чуть не расплакалась: люди сидели в кабинете вчетвером, у них было так тихо, светло, тепло и уютно. Я даже зашла на их сайт, чтобы посмотреть вакансии», — рассказывает PR-менеджер Анастасия, которая продержалась в open space всего пять месяцев.

Многочисленные исследования этого вопроса подтверждают, что проблема отнюдь не надуманная. В опенспейсах люди не только хуже себя чувствуют и менее эффективно работают, но и чаще болеют. А работа в помещениях без окон провоцирует депрессию и расстройства сна.

Work.ua рассказывает о том, как выжить в open space, стать продуктивнее и не чувствовать себя к вечеру как выжатый лимон.

Правила общежития

Самые простые и всем понятные: разговаривать и смеяться негромко, обедать в специально отведенных местах, включать/выключать кондиционер с согласия коллег, соблюдать порядок на рабочем месте.

Начните с себя

Все мы иногда встаем не с той ноги, но лучше не показывать свое плохое настроение коллегам, а уж тем более — срываться на них. Даже если вы уже закипаете, постарайтесь сделать замечание максимально корректно, чтобы не вызвать огонь на себя. Помните же: хочешь изменить мир — ставь мобильный на беззвучный, говори с родственниками в коридоре, обсуждай рабочие вопросы негромко, избегай, по возможности, всего, что может мешать другим. Заразителен не только дурной, но и хороший пример.

Делайте перерывы

Не сидите в офисе 8 часов нон-стоп. Выходите из помещения на несколько минут. Это и снизит нагрузку на нервную систему, и зарядит вас силами и энергией. Подышите воздухом, разомните ноги. Делайте это не только в обед, а и дополнительно не менее двух раз в день. За 10 минут отчет вы не сделаете, а вот прогулявшись, закончите его быстрее и качественнее.

Спасение в деталях

Можно даже постараться справиться с отсутствием личного пространства. Психологи рекомендуют — создайте вокруг рабочего места максимальный уют. Повесьте фотографии, плакаты, веселые картинки, если, конечно, позволяют правила компании. Нет? Принесите любимую чашку, книгу, ручку, в конце концов. Заведите себе теплую рабочую кофту. Чем привычней обстановка, тем проще погрузиться в работу.

Шуму бой

Шума в офисе не избежать. Бывалые обитатели опенспейсов советуют: сосредоточиться на работе вопреки всему помогут наушники. В некоторых офисах это обязательный атрибут наряду с компьютером и принтером. Кстати, принтер, сканер и ксерокс можно переставить в дальний угол офиса, чтобы минимизировать их шум. Если музыка не помогает сосредоточиться — заведите рабочие беруши.

Осторожно! Простуда

Одна из главных опасностей офиса без стен — вирусные инфекции. Вы можете даже не знать, что ваш коллега из другого отдела пришёл на работу с насморком, а назавтра слечь с температурой. Как защититься? Чаще мойте руки, вытирайте пыль на рабочем столе, чихайте в салфетку и сразу выбрасывайте ее в урну, а лучше — не ходите на работу с температурой, насморком или кашлем. Начальство этого, скорее всего, не оценит, а коллеги здоровее будут.

И самое главное — сохраняйте позитив. Если вы действительно любите свою работу, то никакие open space вам не помеха. Старайтесь не зацикливаться на том, что не нравится и выработайте свои правила жизни в одном кабинете с десятком-другим коллег. Это весело, вот увидите.

*На фото кадр из фильма «Волк с Уолл-стрит», реж. Мартин Скорсезе, 2013

Вокруг шум, пусть так: Как выжить в опенспейсе

Опенспейсы — зло. Шум и отсутствие личного пространства — два главных спутника работы в помещении без стен и перегородок. Есть мнение, что работа в таком офисе сплачивает команду, но сами сотрудники этого обычно не замечают. Кроме того, почти 60% работников нуждаются в тишине, чтобы работать продуктивно. «Секрет» собрал советы, как реанимировать опенспейс, если вы пока не собираетесь переезжать в традиционный офис с кабинетами.

Мешает шум

Недавно компания Apple заявила, что их кодеры выступили против опенспейсов, потому что в таких офисах почти невозможно сосредоточиться. Одна из главных причин — шум. В опенспейсе каждый чих и разговор по телефону отчётливо слышен всем сотрудникам, большинство из них такие звуки отвлекают от работы.

Около 58% работников разных сфер и индустрий, от айтишников до рекламщиков, хотят работать в тишине. Достичь полной тишины в опенспейсе невозможно, но нужно попытаться снизить уровень шума. Для этого в офисе нужны небольшие переговорки, которые сотрудники смогут использовать для телефонных разговоров, звонков по скайпу и мини-совещаний. Вообще, переговорок мало не бывает: не заставляйте сотрудников с телефонами занимать туалет, курилку или коридор. Также стоит улучшить звукоизоляцию в общем пространстве. Сделать помещение тише помогают звуконепроницаемые перегородки и экраны, ковровые покрытия, подвесные потолки. В оформлении стоит использовать звукопоглощающие материалы. Раздавать сотрудникам шумоизолирующие наушники не имеет смысла. Они заглушают монотонные низкочастотные звуки (такие издают поезда метро или самолёт), а в офисе обычно преобладают высокочастотные (разговоры).

Сотрудники всё время болтают

По данным исследовательской компании Ipsos, работники опенспейсов теряют 86 минут в день, отвлекаясь на разговоры и другие раздражители. Ещё несколько лет назад считалось, что открытый офис располагает к незапланированным брейнштормам и поэтому повышает продуктивность сотрудников. В опенспейсе работники действительно начинают больше разговаривать между собой, но чаще всего не по работе. Строго запрещать болтовню на работе и вводить жёсткие правила для сотрудников контрпродуктивно. Во-первых, в их глазах вы будете тираном. Во-вторых, ничто не помешает им болтать на отвлечённые темы в чатах или долго обсуждать офисные слухи в курилке.

Улучшить шумоизоляцию — правильный шаг, но не единственный. Опенспейс нужно сделать как можно менее открытым, то есть поставить перегородки. Можно выбрать стеклянные или гипсокартонные, но лучше смотрятся перегородки из книжных полок с растениями. Вообще не забывайте про растения — природа влияет на способность человека к принятию решений. Сотрудник, которого окружают природные виды, реагирует на вопросы быстрее и делает меньше ошибок. Если из окон вашего офиса видны не сады Семирамиды, а обычная парковка, добавьте растений и природных материалов в сам опенспейс.

Все часто болеют

Опенспейс повышает риск распространения инфекций и вирусов. В холодное время года грипп и ОРВИ регулярно выкашивают персонал, а открытый офис облегчает им эту задачу.

Вы современный работодатель: опенспейс или одинокий стол?

Чтобы спланировать офис, нужно выбрать одно из двух — это будет открытая планировка (open space — «опенспейс») или традиционные кабинеты. Определиться трудно, ведь у обоих вариантов есть как преимущества, так и недостатки. Раскроем же их!

Плюсы открытой планировки

Офисы открытой планировки более экономичны. Вы можете организовать на той же площади гораздо больше рабочих мест — разместить больше сотрудников. Экономия выражается и в деньгах, которые идут на электричество, отопление.

Планировку легко поменять. Достаточно поменять местами несколько столов, стенды, тумбочки и проектор — и пространство заиграет новыми красками.

Отделам и работникам проще общаться. Это преимущество играет не слишком большое значение для благополучия компании, но всё же облегчает жизнь коллективу. Когда сотрудники работают обособленно, то могут бездумно выполнять задачи и ошибаться из-за недостатка коммуникаций.

Обычно при открытой планировке офиса менеджеры и старшие менеджеры тоже в постоянном контакте с персоналом. Это значительно ускоряет решение проблем, быстрее получается связываться с нужными исполнителями. Всё это лишь увеличивает производительность.

«Иногда мне достаточно вслух назвать имя нужного мне специалиста, даже не очень громко, и он услышит. Не нужно писать что-то в чате, просить его зайти в кабинет. Я тут, в трёх шагах. На отдельные случаи у нас организована комната-переговорная, для конференций — зал. В кухне, кстати, мы специально поставили круглый стол, чтобы люди обедали в уютной обстановке. Конечно, во всей этой ситуации важен баланс. Если хочешь, чтобы сотрудники не уставали от вездесущего ощущения общности, дай им альтернативу. У нас это возможность почилить в мягком одиночном кресле среди красивых цветов в перерыве, зайти в уютное кафе на территории, уединиться с книгой в мини-библиотеке», — рассказала главный редактор одного из московских интернет-изданий Дарья К.

Минусы опенспейса

Шум. Офисы открытой планировки более хаотичны, отовсюду слышатся разные звуки. Логично, ведь сотрудники находятся в одной общей зоне, кругом телефонные разговоры, лёгкие сплетни, хруст вафель, вечно снующие люди… Некоторых это жутко отвлекает. В закрытом офисе, где в кабинете не более трёх человек, таких проблем почти нет.

«Я ненавижу, когда моя напарница вслух выясняет отношения со своим парнем по телефону посреди рабочего дня. Непонятно, как она относится к тому, что о её секретах знают ещё человек 30. Но её истерики раздражают всех, честно говоря. Поскорей бы они уже помирились с её Гришей, что ли», — негодует финансист логистического центра в Челябинске Екатерина Х.

Безопасность. У каждого сотрудника нет запирающейся двери, как в отдельном кабинете. Это может привести к проблемам, с которыми ни одна компания не хотела бы столкнуться, например, разбойное нападение, захват заложников, воры. Но это всё исключительные случаи, для которых достаточно тщательно продумать план эвакуации.

Конфиденциальность. Сотрудники могут чувствовать себя некомфортно, находясь в постоянном тесном контакте со своими коллегами, когда необходимо сделать личные звонки, переобуться, перекусить на рабочем месте, расчесаться, выпить лекарство.

Болезни и инфекции. Когда наступает сезон гриппа, сотрудники начинают быстро заражаться от коллег за соседними столами. Держать ситуацию под контролем в этом случае сложно, но можно. Например, выявить приболевших работников и предложить им оформить больничный или временно перейти на удалёнку.

Микроклимат. У людей разные вкусы и запросы в освещении помещений, уровне отопления или наоборот — проветриваемости. Кто-то мёрзнет, кому-то жарко, каждому не угодить, но придётся найти какой-то оптимум.

Старшие сотрудники или люди, которые работают в компании много лет, вероятно, попросят себе отдельный кабинет. Может возникнуть конфликт: отчего это кто-то достоин привилегии в виде отдельного пространства, а кто-то нет.

У обоих форматов офиса есть свои преимущества и недостатки. Необходимо оценить все указанные риски и сопоставить все за и против, прежде чем принимать решение, что лучше именно для вашей компании или бизнеса.

Какую планировку предпочитаете вы? Есть ли еще какие-то важные моменты, которые необходимо учитывать при выборе планировки офиса? Поделитесь в комментариях 🙂