Создание электронного документа
Электронный документ (документ ELMA) – это совокупность данных (атрибутов документа, его версий и других данных карточки документа ). Документы располагаются в хранилище документов и служат для хранения и систематизации информации, а также для ее передачи, изменения, сортировки и т. д. Карточка документа содержит полную информацию об электронном документе (общую информацию, файлы версий, права доступа, задачи по документу и др.).
Электронный документ в системе ELMA может быть создан несколькими способами. Для этого необходимо:
на главной странице системы в верхнем меню нажать на кнопку Создать документ (рис. 1);
Рис. 1. Кнопка «Создать документ» в верхнем меню системы ELMA
в главном меню системы нажать на кнопку Создать документ (рис. 2);
Рис. 2. Кнопка «Создать документ» в главном меню системы ELMA
в разделе Документы в любой папке нажать на кнопку Документ или Документ – Создать документ (рис. 3);
Рис. 3. Кнопка «Документ – Создать документ» в разделе «Документы»
В открывшемся диалоговом окне (рис. 4) необходимо выбрать тип создаваемого документа.
Рис. 4. Диалоговое окно выбора типа документа
Тип документа может быть выбран несколькими способами:
в выпадающем списке путем нажатия на кнопку . В данном списке отображаются все типы документов, существующие в системе, с учетом прав доступа текущего пользователя. Для перехода к следующему шагу необходимо нажать на кнопку Создать;
ниже формы выбора типа документа нажать на один из пяти последних использованных типов документов.
Типы документов создаются в Дизайнере ELMA .
После выбора типа создаваемого документа будет открыта страница создания документа. Формы создания документа, набор и порядок расположения полей на них могут различаться и зависят от настроек типа документа .
Например на рис. 5 приведен пример создания документа типа «Акт», а на рис. 6 – типа «Веб-документ».
Рис. 5. Страница создания документа типа «Акт»
Рис. 6. Страница создания документа типа «Веб-документ»
Поля, отмеченные жирным шрифтом и пиктограммой * являются обязательными для заполнения.
Страница создания документа состоит из нескольких разделов.
1. Раздел атрибутов документа (рис. 5). В данном разделе располагаются атрибуты документа , определяемые в Дизайнере ELMA.
2. Раздел Общая информация:
Название * – название создаваемого документа. Поле является обязательным для заполнения. Название может быть введено пользователем вручную или автоматически сформировано, если для него в Дизайнере ELMA настроен шаблон . При ручном вводе допускается использование фигурных скобок только в том случае, если они содержат названия переменных. Например, Документ . В остальных случаях, при написании фигурных скобок в названии документа, система сообщит об ошибке.
Родительская папка – папка, в которую будет помещен созданный документ.
При создании документа из определенной папки путь до данной папки будет автоматически подставлен в поле Родительская папка (при наличии у текущего пользователя соответствующих прав доступа ).
При отсутствии у текущего пользователя прав на данную папку уровня «Создание документов» и выше в поле Родительская папка будет подставлен путь до папки Мои документы. При этом на странице будет отображено соответствующее уведомление (рис. 7).
Рис. 7. Уведомление об отсутствии прав на сохранение документа в определенной папке
Также по умолчанию при создании документа с помощью кнопки Создать документ, расположенной в верхнем или главном меню системы , в поле Родительская папка будет подставлен путь до папки Мои документы.
Кроме того, при создании документа может быть указана другая папка (отличная от папки, из которой создается документ) – это возможно в том случае, если в типе документа указана папка по умолчанию (в типе документа на вкладке Общие настройки в разделе Администрирование – Документооборот – Типы документов ).
Изменение родительской папки при создании документа может быть недоступно в том случае, если в типе документа на вкладке Общие настройки в блоке Папка по умолчанию установлен флажок Не позволять менять папку по умолчанию. Данная настройка выполняется администратором системы в разделе Администрирование – Документооборот – Типы документов .
Если при нажатии на кнопку Сохранить поле Родительская папка не заполнено, документ по умолчанию помещается в папку Мои документы текущего пользователя, и на странице отображается соответствующее уведомление (рис. 8). Кроме случаев, когда для типа документа предусмотрена папка по умолчанию (в данном случае документ будет помещен в указанную по умолчанию папку).
Рис. 8. Уведомление о сохранении документа в папку «Мои документы»
Наследовать права родительской папки – возможность автоматического наследования документом прав доступа папки, в которой он будет создан.
3. Раздел Версия. К карточке документа может быть прикреплен файл с компьютера или со сканера:
Прикрепить файл с компьютера, Прикрепить файл со сканера – возможность прикрепления файла к создаваемому документу;
Сделать текущей:
Да – прикрепленная версия документа будет сохранена как «Текущая» ;
Нет – прикрепленная версия документа будет сохранена как «Черновик» .
При выборе одного из значений в поле Сделать текущей система запомнит последний выбор пользователя, т.е. данное значение будет автоматически выбрано при следующем создании документа. При необходимости автоматически выбранное значение может быть изменено.
4. Раздел Дополнительно:
Описание – описание создаваемого документа.
Разделы Общая информация, Версия и Дополнительно располагаются на форме создания всех типов документов.
Для сохранения внесенных изменений необходимо в верхнем меню системы нажать на кнопку Сохранить.
Создание документа с помощью технологии Drag-n-Drop
Документы в системе ELMA могут быть созданы с помощью технологии Drag-n-Drop (рис. 9), т.е. путем захвата необходимого файла и перетаскиванием его из проводника операционной системы пользователя в определенную папку системы ELMA.
Рис. 9. Создание документа с помощью технологии Drag-n-Drop
Для создания документа с помощью технологии Drag-n-Drop необходимо открыть проводник операционной системы и папку в системе ELMA, в которой будет создаваться документ. В окне проводника операционной системы необходимо выделить требуемый файл и путем нажатия и удерживания данного файла следует перетащить его на страницу папки системы ELMA (рис. 9).
В системе ELMA будет создан документ определенного типа, указанного в настройках создания документов через Drag-n-Drop . По умолчанию с помощью Drag-n-Drop создаются документы типа Файл. Подробнее о настройках создания документов через Drag-n-Drop см. соответствующий раздел справки .
Создание электронного документа
Электронный документ в ELMA4 — это совокупность данных, связанных с документом (атрибуты, версии документа, история работы с ним и другие данные карточки документа). Все документы в системе находятся в хранилище документов и служат для хранения, систематизации, передачи, сортировки и изменения информации.
Электронный документ можно создать несколькими способами:
- вверху главной страницы системы кнопкой панели инструментов Создать — Документ ;
- в меню быстрых действий кнопкой Добавить документ ;
- в разделе Документы на главной странице кнопкой Создать документ или в папке раздела кнопкой панели инструментов Создать — Документ .
При любом способе создания документа открывается диалоговое окно, в котором нужно выбрать тип создаваемого документа из выпадающего списка. Или выбрать тип документа из списка последних созданных в системе типов документов, расположенного ниже.
После выбора типа документа открывается страница создания документа. Форма создания документа, набор и порядок расположения полей могут отличаться в зависимости от настроек типа документа.
Форма создания может содержать:
- обязательные поля для заполнения, без которых документ не может быть создан;
- раздел атрибутов документа, которые определяются в дизайнере ELMA в настройках формы типа документа.
Блок Общая информация содержит:
- Название * — название создаваемого документа. Может быть задано вручную или генерироваться автоматически, если в настройках типа документа настроен шаблон названия). При ручном вводе допускается использование фигурных скобок только в том случае, если они содержат названия переменных. Например, Договор с № от . В остальных случаях, при написании фигурных скобок в названии документа, система сообщит об ошибке;
- Родительская папка — папка, в которую будет помещен документ после создания.
Если документ создается из меню папки, то в поле Родительская папка автоматически подставляется путь до нее. При отсутствии прав доступа уровня Создание документов и выше на эту папку, система сбросит путь до папки Мои документы и выдаст уведомление.
Если в настройках типа документа указана папка по умолчанию, в поле Родительская папка будет указан путь до нее. Изменение родительской папки может быть не доступно, если в настройках типа документа установлен флажок Не позволять менять папку по умолчанию . Настройка папки по умолчанию и запрет на изменение пути выполняет администратор системы ( Администрирование – Документы – Типы документов . На вкладке Общие настройки типа документа).
При сохранении документа с незаполненным полем Родительская папка , система автоматически поместит его в папку Мои документы и выдаст соответствующее уведомление (если для типа документа не определена папка по умолчанию).
Блок Версия содержит:
- Прикрепить файл с компьютера , Прикрепить файл со сканера — варианты загрузки файла к создаваемому документу;
- Создать файл из шаблона — создание версии документа по заранее определенному шаблону, указанному в настройках типа документа ( Администрирование — Документы — Типы документов . В карточке настроек типа документа вкладка Шаблоны );
- Сделать текущей — вариант Да установит файл в качестве текущей версии документа. Вариант Нет установит файл, как черновик документа. Подробнее о версиях документа читайте в статье Статусы версии электронного документа.
При выборе одного из значений в настройке Сделать текущей система запомнить последний выбор и данное значение будет автоматически выбрано при следующем создании документа. При необходимости установленное значение можно изменить.
Блок Дополнительно содержит поле описания создаваемого документа.
Блоки Общая информация , Версия и Дополнительно располагаются на форме создания всех типов документов.
Чтобы сохранить документ, вверху страницы на панели инструментов нажмите Сохранить .
Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас
Как сделать ксерокопию и скан на МФУ
На сегодняшний день «документ» может выступать как листом бумаги, так и электронным файлом. Помимо создания копий в бумажном варианте их можно скопировать и в электронные файлы и наоборот. Электронный вариант документа более удобен, чем бумажный, но для преобразования одного в другой необходимо специальное оборудование. Для создания копии документа пользователю необходимо воспользоваться многофункциональным устройством. Данное оборудование способно выполнять функции сканирования, копирования и печати одновременно. Такой тип техники стал весьма популярен благодаря своей универсальности. В одном корпусе пользователь получает несколько аппаратов. Это позволяет получить значительную экономию как финансовых средств, так и рабочих площадей, весь девайс компактный и вполне доступный. Приобретая копир принтер сканер canon, вы гарантированно достигаете высокого уровня рабочего процесса.
Как снимать копии на принтерах
Ксерокопия на принтере выполняется в различных вариантах. Вы можете просто копировать файл в А4 формате, можете создать фотографическую копию в высоком разрешении. Также возможно делать расширенную или уменьшенную копию, с полями и без них.
Копировать на принтере довольно просто. Для начала работы необходимо упорядочить страницы. Прежде всего, убедиться, что бумага загружена в лоток устройства. После этого необходимо правильно расположить документы на стекле сканера. Затем следует закрыть крышку и выбрать нужное количество копий. Если надо изменить формат копий, то нажмите клавишу PAPER. После этого на дисплее появятся варианты размеров бумаги, которые доступны для печати. Для выбора монохромного или цветного режима нажмите соответствующую кнопку на управленческой панели устройства, и сделать ксерокс. После выбора всех необходимых параметров вы получите желаемый вариант и количество копий.
Как создать электронную версию документа
Для того, чтобы придать бумажному документу электронный формат, необходимо наличие не только специальной техники, но и программного обеспечения. Для того, чтобы сканер работал корректно, необходимы специальные драйвера. Зачастую они поставляются в комплекте с аппаратом, но если их нет, то возможно всегда найти в интернете. Можно использовать универсальную программу ABBY Finereader, при помощи которой выполняется распознавание текстов и непосредственное сканирование. Весь процесс преображения бумажного документа в электронный файл основывается именно на этих двух процедурах (распознавании символов и сканировании).
Как сделать сканер на принтере
Для создания электронной копии документа необходимо открыть меню «Пуск». Затемиз списка всех установленных программ выбрать драйвер многофункционального девайса (если шел в комплекте) или же выбрать программу ABBY Finereader, запуск которой далее следует выполнить. После того, как сканер и соответствующее программное обеспечение были запущены, можно открыть крышку устройства и положить на сканировочную поверхность текстом вниз бумажный документ. Лист необходимо расположить на стекле сканера предельно ровно относительно краев рабочей поверхности аппарата. Далее нужно максимально просто прижать крышку с целью исключения попадания освещения при выполнении сканирования. В противном случае файл получится засвеченным, то есть, та область документа, на которую попал свет, не будет отображена. После этого в настройках следует подобрать оптимальные параметры для сканирования. К ним можно отнести изменение цветового формата, типа файла, разрешения, яркости и контрастности. По окончании настроек необходимо нажать клавишу «Сканировать». После завершения процедуры на экране появится превью файла – уменьшенный скан с целью компактного представления для пользователя. Если необходимо, можете провести обработку полученной копии: убрать лишнее, надписи добавить и пр. Хранить полученные сканы можно не только на компьютере или съемных носителях. Существуют многофункциональные девайсы, предоставляющие возможность сканирования сразу в облако или электронную почту. Наличие таких опций позволяет сэкономить время для обработки документации. Как видно, сканирование на принтере – довольно легкий и быстрый процесс, который может выполнить без труда даже неподготовленный пользователь.
В настоящее время динамичного развития периферийного оборудования найти модель, идеально соответствующую печатным требованиям конкретного пользователя довольно просто. Выбор принтеров осуществляется в специальных магазинах и сайтах, при помощи определенных критериев и консультаций компетентных менеджеров. Это позволяет избежать досадных ошибок при покупке техники.
Средняя оценка: 3.2 из 5
От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот
Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП. Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.
Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.
2. Подключитесь к оператору ЭДО
Это, пожалуй, самый ответственный этап. Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются. Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.
Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших партнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.
Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота. Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов). Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).
Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО. Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом. Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.
Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом. Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке. С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться здесь.
3. Выберите способ работы с ЭДО
Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.
Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе. Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль). И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.
Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.
4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО
Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных партнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.
Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект. Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО. В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.
При чем тут «Информатика и Сервис»?
«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.
К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).
Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».
Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!
А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.