Как сделать справочник в excel

Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

1. Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
2. Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
3. Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

Финансы в Excel

Главная Статьи Формулы Использование справочников

Использование справочников

Содержание
Поиск в одномерном справочнике
Поиск в двумерном справочнике
Использование справочников для создания пользовательского интерфейса

При построении сложных экономических моделей обычно имеется набор данных, используемых в нескольких таблицах как в качестве параметров расчетов, так и для построения отчетных форм. Создание и использование отдельных таблиц-справочников позволяет ускорить процесс разработки модели, повышает надежность расчетов, а также дает возможность применять специальные средства интерфейса Microsoft Excel.

В прилагаемом примере рассматривается модель с использованием двух типов справочников:

• Одномерный — продукты с наименованием и единицей измерения
• Двумерный — прайс-листы с различными ценами по продуктам и периодам.

Поиск в одномерном справочнике

На первом этапе (лист «Пример1») добавим в прайс-листы по продуктам формулу для поиска единицы измерения каждого продукта. Если продукты в прайс-листе располагаются в той же последовательности, что и в справочнике, то очевидно, что формула может использовать простую ссылку на справочник.

Для формирования денежной единицы измерения используем строковую операцию конкатенации (соединения частей текста).

="руб/" & B3

Для добавления единицы измерения в таблицу продаж прямая ссылка на справочник приведет к некопируемой формуле. Чтобы избежать этого, используем функцию поиска ВПР.

=VLOOKUP(B17;$A$3:$B$6;2;0)

Функция ВПР ищет значение по определенному номеру столбца (в примере – второй столбец) в прямоугольном диапазоне ячеек. Последний параметр (0 или ЛОЖЬ) используется для указания искать ли ближайшее значение (ИСТИНА), либо точное совпадение (ЛОЖЬ). Первый вариант редко используется на практике, так как требует предварительно отсортированного диапазона поиска. Важное замечание по параметру «столбец». Это не номер столбца во всей электронной таблице, а номер столбца в диапазоне поиска. Для аналойного поиска по горизонтальному массиву используется функция ГПР (HLOOKUP).

Поиск в двумерном справочнике

Сложный случай поиска по двум условиям реализован в формулах выбора цены из прайс-листа для таблицы продажи.

Необходимо выбрать значение из ячейки на пересечении строки покупателя и столбца месяца. Реализация такого алгоритма напрямую приводит к формуле с использованием функций вычисляемых ссылок:

=OFFSET($A$9;MATCH(B17;$A$10:$A$13;0);MATCH(DATE(YEAR(A17);MONTH(A17);1);$C$9:$E$9;0)+1)

Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) ищет и возвращает порядковый номер элемента в списке (работает аналогично ВПР). Функция СМЕЩ (OFFSET) возвращает значение по относительной ссылке от определенной ячейки – в примере, от верхнего левого угла таблицы прайс-листов. Функция преобразования даты ДАТА (DATE) превращает дату в из таблицы продаж в дату, используемую в прайс-листе – первое число месяца.

Более простой вариант решения задачи использован в нижних ячейках таблицы продаж. Здесь использована формула обработки массива. Причем суммирование ведется по двумерному массиву:

Функция суммирования в данном случае не осуществляет никаких операций кроме поиска, так как значение выбирается на пересечении строк и столбцов.

Для лучшего понимания формулы, разложим ее в виде структуры и заменим диапазоны на значения (через нажатие F9 на выделенном диапазоне). Получим следующую картину:

=SUM( IF("Продукт4"=; IF(3=; < 2;2,1;2,2: 3;2,9;3,05: 1299;1280;1350: 6,4;6,9;6,7 >) ) )

Первое условие на продукт возвращает массив , второе условие выбирает из этого массива последнее значение.

В принципе обе формулы являются копируемыми и можно использовать ту, которая легче для восприятия. В части производительности вероятно первый вариант будет работать быстрее. Но это заметно только на очень больших объемах данных.

Использование справочников для создания пользовательского интерфейса

Обратите внимание на выпадающий список для выбора элементов справочника на листе «Пример2», таблицы «Продажи» (Пример2!B17).

Организация подобных выпадающих списков возможна через опцию «Проверка». Доступ в Excel до 2007 через меню Данные\Проверка (Data\Validation), в Excel 2007 и старше – лента Данные\Работа с данными\Проверка данных (Data\Data Tools\Data Validation).

При выборе данного пункта меню появляется диалог, позволяющий организовать проверку вводимых в ячейку данных. Одной из возможностей такой проверки является выбор значений из списка.

Интерфейс с организацией выпадающего списка существенно снижает риск ошибок при вводе строковых значений в ячейку электронной таблицы.

Одной из проблем организации списка через функцию проверки является невозможность использования явной ссылки на диапазон данных, находящихся вне текущего листа (попробуйте и получите сообщение об ошибке). Для сложных экономических моделей – это может быть важным ограничением.

К счастью, имеется обходной путь для решения этой проблемы. Проверки не допускает прямых ссылок на другие листы, но нормально понимает именованные диапазоны.

Обратите внимание на описание проверки в ячейке Пример2!B18. Здесь вместо ссылки на лист «Пример1» задана формула

=listProducts

Имя listProducts задано в примере как диапазон Пример1!$A$3:$A$6. Очевидно, что использование такого именованного диапазона делает более прозрачным смысл заданного условия проверки, а также снижает риск ошибки в формуле.

Кроме выбора из списка, можно добавить проверку данных на вводе. Причем в полях условий можно вводить формулы.

Смотри также

» Фильтр по многоуровневым группам

Еще один пример, расширяющий грани возможного в Excel.Требуется создать фильтр, отбирающий записи в таблице сгруппированных по определенному полю. Главное условие — группы могут быть вложены одна в другую. Задача по описанию проста, встречается повсеместно, но реализовать нормальную работу в электронных таблицах на практике достаточно проблематично. В программных комплексах для решения этой задачи используются служебные таблицы соответствий «родитель-потомок» (все ко всем), либо аналогичные по функциональности структуры в оперативной памяти. В Excel можно использовать автофильтр с множественной выборкой подчиненных групп вручную. Этот же алгоритм можно попытаться автоматизировать, используя программную проверку элементов фильтра. Решение вполне реализуемо, но по факту смотрится не очень красиво, так как в.

» Динамический источник данных сводной таблицы

При работе со сводными таблицами несколько раз сталкивался с проблемой, когда новые данные не попадали в отчет. Сводная таблица была основана на фиксированном диапазоне рабочего листа, при этом новые строки просто выходили за границы диапазона. Найти ошибку при этом очень сложно, так как сводный отчет обновляется, но строится на неполных данных. Предлагаем более-менее универсальные решения, позволяющие избежать подобных проблем.

Как сделать справочник в excel

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071

Создание модели данных в Excel

Модель данных позволяет интегрировать данные из нескольких таблиц, эффективно создавая реляционный источник данных в книге Excel. В Excel модели данных используются прозрачно, предоставляя табличные данные, используемые в сводных таблицах и сводных диаграммах. Модель данных визуализируются как коллекция таблиц в списке полей, и в большинстве раз вы даже не узнаете, что она существует.

Прежде чем приступить к работе с моделью данных, необходимо получить некоторые данные. Для этого мы будем использовать интерфейс Get & Transform (Power Query), поэтому вам может потребоваться выполнить шаг назад и посмотреть видео, или следуйте нашему руководству по обучению по get & Transform и Power Pivot.

Необходимые условия

• Excel 2016 & Excel для Microsoft 365 — Power Pivot включен в ленту.
• Excel 2013 — Power Pivot входит в Office профессиональный плюс Excel 2013, но не включен по умолчанию. Дополнительные сведения о запуске надстройки Power Pivot для Excel 2013.
• Excel 2010 — скачайте надстройку Power Pivot, а затем установите надстройку Power Pivot.

• Excel 2016 & Excel для Microsoft 365 . Get & Transform (Power Query) интегрировано с Excel на вкладке «Данные«.
• Excel 2013 — Power Query — это надстройка, которая входит в Excel, но ее необходимо активировать. Перейдите к разделу «Параметры >» > надстроек, а затем в раскрывающемся списке «Управление» в нижней части панели выберите com-надстройки >Go. Проверьте microsoft Power Query Excel, а затем ОК, чтобы активировать его. На Power Query будет добавлена вкладка Power Query.
• Excel 2010 — скачивание и установка Power Query надстройки.. После активации на ленту Power Query вкладки.

Начало работы

Сначала необходимо получить некоторые данные.

1. В Excel 2016 и Excel для Microsoft 365 используйте data >Get & Transform Data >Get Data > Get Data to import data from any number of external data sources, such as a text file, Excel workbook, website, Microsoft Access, SQL Server, or another relational database that contains multiple related tables. В Excel 2013 и 2010 перейдите к Power Query >получения внешних данных и выберите источник данных.
2. Excel предложит выбрать таблицу. Если вы хотите получить несколько таблиц из одного источника данных, установите флажок «Включить выбор нескольких таблиц «. При выборе нескольких таблиц Excel автоматически создает модель данных.

Примечание: В этих примерах мы используем книгу Excel с вымышленными сведениями о классах и оценках учащихся. Вы можете скачать пример книги модели данных учащихся и следовать инструкциям. Вы также можете скачать версию с готовой моделью данных..

Выберите одну или несколько таблиц и нажмите кнопку «Загрузить «. Если необходимо изменить исходные данные, можно выбрать параметр «Изменить «. Дополнительные сведения см. в статье «Общие сведения Редактор запросов (Power Query)».

Теперь у вас есть модель данных, которая содержит все импортированные таблицы, и они будут отображаться в списке полей сводной таблицы.

• Модели создаются неявно, когда вы импортируете в Excel несколько таблиц одновременно.
• Модели создаются явно, если вы импортируете данные с помощью надстройки Power Pivot. В надстройке модель представлена в макете с вкладками, аналогичном Excel, где каждая вкладка содержит табличные данные. Дополнительные сведения об импорте данных с помощью надстройки Power Pivotсм. в статье «Получение данных с помощью SQL Server данных».
• Модель может содержать одну таблицу. Чтобы создать модель на основе только одной таблицы, выберите таблицу и нажмите кнопку Добавить в модель данных в Power Pivot. Это может понадобиться в том случае, если вы хотите использовать функции Power Pivot, например отфильтрованные наборы данных, вычисляемые столбцы, вычисляемые поля, ключевые показатели эффективности и иерархии.
• Связи между таблицами могут создаваться автоматически при импорте связанных таблиц, у которых есть связи по первичному и внешнему ключу. Excel обычно может использовать импортированные данные о связях в качестве основы для связей между таблицами в модели данных.
• Советы по сокращению размера модели данных см. в статье «Создание модели данных, оптимизированной для памяти, с помощью Excel и Power Pivot».
• Дополнительные сведения см. в руководстве по импорту данных в Excel и созданию модели данных.

Совет: Как определить, есть ли в книге модель данных? Перейдите Power Pivot > Управление. Если вы видите данные, как на листе, то модель существует. См. дополнительные сведения о том, какие источники данных используются в модели данных книги.

Создание связей между таблицами

Следующим шагом является создание связей между таблицами, чтобы вы могли извлекать данные из любой из них. Каждая таблица должна иметь первичный ключ или уникальный идентификатор поля, например идентификатор учащегося или номер класса. Самый простой способ — перетащить эти поля, чтобы подключить их в представлении схемы Power Pivot.

1. Перейдите в power Pivot >Manage.
2. На вкладке « Главная» выберите » Представление схемы».
3. Будут отображены все импортированные таблицы, и может потребоваться некоторое время, чтобы изменить их размер в зависимости от количества полей в каждой из них.
4. Затем перетащите поле первичного ключа из одной таблицы в следующую. В следующем примере показано представление схемы таблиц учащихся. Мы создали следующие ссылки:
   • tbl_Students | Идентификатор учащегося > tbl_Grades | Идентификатор учащегося Другими словами, перетащите поле «Идентификатор учащегося» из таблицы «Учащиеся» в поле «Идентификатор учащегося» в таблице «Оценки».
   • tbl_Semesters | Идентификаторы > tbl_Grades | Семестр
   • tbl_Classes | Номер класса > tbl_Grades | Номер класса

• Имена полей не обязательно должны совпадать для создания связи, но они должны быть одинаковыми типами данных.
• Соединители в представлении схемы имеют «1» с одной стороны, а «*» — с другой. Это означает, что между таблицами существует связь «один ко многим», которая определяет, как данные используются в сводных таблицах. См. дополнительные сведения о связях между таблицами в модели данных.
• Соединители указывают только на наличие связи между таблицами. На самом деле они не показывают, какие поля связаны друг с другом. Чтобы просмотреть ссылки, перейдите в раздел Power Pivot >Manage >Design >Relationships >Управление связями. В Excel можно перейти к разделу «>данных».

Создание сводной таблицы или сводной диаграммы с помощью модели данных

Книга Excel может содержать только одну модель данных, но эта модель может содержать несколько таблиц, которые можно многократно использовать в книге. Вы можете добавить дополнительные таблицы в существующую модель данных в любое время.

1. В Power Pivotперейдите к разделу » Управление».
2. На вкладке « Главная» выберите сводную таблицу.
3. Выберите место размещения сводной таблицы: новый лист или текущее расположение.
4. Нажмите кнопку «ОК», и Excel добавит пустую сводную таблицу с областью списка полей справа.

Затем создайте сводную таблицу или сводную диаграмму. Если вы уже создали связи между таблицами, можно использовать любое из их полей в сводной таблице. Мы уже создали связи в образце книги модели данных учащихся.

Добавление имеющихся несвязанных данных в модель данных

Предположим, вы импортировали или скопировали много данных, которые вы хотите использовать в модели, но не добавили их в модель данных. Принудительно отправить новые данные в модель очень просто.

1. Начните с выбора любой ячейки в данных, которые необходимо добавить в модель. Это может быть любой диапазон данных, но лучше всего использовать данные, отформатированные в виде таблицы Excel .
2. Добавьте данные одним из следующих способов.
3. Щелкните Power Pivot >Добавить в модель данных.
4. Выберите Вставка >Сводная таблица и установите флажок Добавить эти данные в модель данных в диалоговом окне «Создание сводной таблицы».

Диапазон или таблица будут добавлены в модель как связанная таблица. Дополнительные сведения о работе со связанными таблицами в модели см. в статье Добавление данных с помощью связанных таблиц Excel в Power Pivot.

Добавление данных в таблицу Power Pivot данных

В Power Pivot невозможно добавить строку в таблицу, введя текст непосредственно в новой строке, как это можно сделать на листе Excel. Но можно добавить строки , скопируйте и вставьте или обновите исходные данные и обновите модель Power Pivot.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос эксперту в Excel Tech Community или получить поддержку в сообществах.