Эффективное планирование
с приложением
Google-Календарь
В условиях дистанционного обучения / удаленной работы мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью заняться тайм-менеджментом. Для этих целей предусмотрены специальные приложения. В данной заметке рассмотрим основной функционал Google-Календаря – одного из лучших решений для тех, кто хочет оставаться организованным.
Настройка календаря, создание события
Для создания Google-Календаря нужно иметь Google-аккаунт. Кликните по кнопке «Приложения Google», выберите «Календарь».
На основном экране с днями недели можно создавать события / задачи / встречи. Для этого выберите нужную дату, укажите название события и временной интервал. Для детализации события необходимо перейти внутрь карточки («Другие параметры»).
Здесь можно внести дополнительную информацию о событии: указать место проведения (при необходимости), настроить уведомления (до начала события), выбрать цвет события в календаре (чтобы помечать разные задачи). Дополнительно можно прикреплять к событию файлы и документы с компьютера или облачного сервиса (значок скрепки под пунктом «Описание»), чтобы приглашенные участники смогли сразу заранее ознакомиться с материалами для последующего обсуждения.
При помощи приложения Google Hangout можно организовать удаленное общение. Google Hangout – это приложение от Google для проведения аудио- и видеоконференций.
Чтобы создать чат / аудио- / видеоконференцию:
- перейдите на страницу https://hangouts.google.com/ или откройте «Hangouts» в Gmail;
- нажмите «Создать чат», затем «Создать групповой чат»;
- введите адреса электронной почты участников, которых нужно добавить;
- выберите «Видеовызов» (видеоконференция)» или «Позвонить» (аудиоконференция) или «Сообщение» (чат).
Чтобы добавить видеоконференцию в календарь, достаточно нажать кнопку «Добавить видеоконференцию» в карточке мероприятия.
Подобным образом в приложении можно создавать календари под разные задачи.
Настройка доступа
к календарю
К созданному календарю можно предоставит доступ. Календарь можно сделать как общедоступным (доступ по ссылке), так и доступным для ограниченного круга лиц, например, студентам определенной группы (доступ по электронной почте).
В блоке «Мои календари» наведите курсор на календарь, которым хотите поделиться (на случай, если у вас несколько календарей, например, для работы с разными группами студентов). Кликните по точкам, появившимся справа. В открывшемся меню выберите пункт «Настройки и общий доступ», после чего вы сможете сделать выбор из предложенных вариантов.
Если вы хотите предоставить доступ к календарю всем пользователям (необязательно состоящими в списке ваших контактов), установите «галочку» напротив пункта «Сделать общедоступным», укажите, к какой именно информации будут иметь доступ пользователи, после чего нажмите
«Включить доступ по ссылке».
Можно открыть доступ к календарю конкретным пользователям из списка контактов. Все в том же разделе «Настройки и общий доступ» в блоке
«Доступ для отдельных пользователей» нажмите «Добавить пользователей».
Если человека нет в вашем списке контактов, введите его адрес электронной почты.
Таким образом, Google-Календарь – приложение с отличным интерфейсом, позволяющее вести приватные и совместные календари, интегрированый с GMail, имеющий мобильную версию.
Это крайне полезный инструмент для организации времени, планирования дел и решения многих других сопутствующих задач. Подробнее о возможностях Google-Календаря можно посмотреть здесь и здесь.
Календари
Вы можете создавать календари для разных типов событий, например личных, рабочих, спортивных или других.
Создание календаря
Чтобы создать календарь:
- Перейдите в левом нижнем углу.
- Нажмите «Добавить».
- Заполните данные о календаре.
- Нажмите «Добавить».
Вы вернётесь к списку доступных календарей и в нём появится только что созданный календарь.
Чтобы отредактировать этот календарь, нажмите на его название, введите новые данные и сохраните их.
Если вы изменяете настройки уведомлений уже существующего календаря, они будут применены только к новым событиям. Если вы хотите изменить напоминания о ранее созданных событиях, вы можете настроить их для каждого события отдельно.
Данные о календаре
Название и цвет
Укажите название календаря и выберите цвет. Все события этого календаря будут выбранного цвета
Уведомления
Настройте набор уведомлений по умолчанию для всех событий календаря
Занятость
Нажмите переключатель «Отображать занятость», чтобы он принял вид . Другие пользователи увидят ваше свободное время в этом календаре и смогут учитывать эту информацию при создании общих событий
Доступ
Добавьте пользователей, которые смогут видеть ваши события и редактировать их. И тех, кто увидит ваши события, но не сможет редактировать
Описание
Добавьте комментарии к календарю
Показ календаря в расписании
Чтобы видеть события из определённого календаря на календарной сетке в режиме «День» или в списке в режиме «Расписание»:
- Перейдите в левом нижнем углу.
- Отметьте галочку рядом с названием календаря.
События из этого календаря появятся на календарной сетке и в списке «Расписания».
Чтобы скрыть календарь, перейдите и уберите галочку рядом с его названием.
Подписка на события
Вы можете выбрать интересные события, чтобы видеть их в своём календаре и не пропускать: праздники, кинопремьеры, исторические события этого дня, расписание футбольных и хоккейных матчей.
Чтобы подписаться на интересные события:
- Перейдите в в левом нижнем углу.
- Нажмите «Добавить» в разделе «События».
- Отметьте события и сохраните.
Как создать календарь в телефоне
Чтобы вы могли просматривать приемы на телефоне, сначала директор или ответственный:
- Настраивает интеграцию. Настройка интеграции с онлайн-календарем
- Добавляет адреса электронной почты Яндекс в карточки сотрудников и выдает доступ. Управление сотрудниками
После выдачи доступа на вашу почту придет письмо. Чтобы настроить календарь выполните действия:
- На компьютере зайдите в почту и последовательно перейдите в каждое письмо «Пользователь . предоставил вам доступ к календарю».
- В каждом письме нажмите «Добавить этот календарь».
- Вас «перебросит» в Google Календарь. Появится всплывающее окно «Добавить календарь *Фамилия И. О.*» → нажмите «Добавить».
Рекомендуем переходить по ссылке с компьютера, потому что первичную настройку нужно делать именно через Календарь в браузере, а не через приложение.
4. В Google Календаре слева вы увидите фамилии добавленных сотрудников. Рядом с каждой должна стоять галочка.
Переходим к настройке календарей на телефоне. Как добавить учетную запись Google на iPhone
- Откройте мобильное приложение «Google Календарь». Внешний вид и меню приложения может немного отличаться в зависимости от операционной системы телефона — iOS или Android — и ее версии. Скачать Google Календарь на iPhone
- Перейдите в «Настройки».
- Если учетных записей в Google несколько, найдите ту, которая прописана в вашей карточке в IDENT. Нажмите на «Еще» (если сотрудник, расписание которого нужно видеть, будет только один, то сразу на его фамилию).
- Далее последовательно нажмите на фамилию каждого сотрудника, который должен отображаться в календаре и включите синхронизацию (если она уже включена, то выключите и включите заново).
 |
 |
Готово. Расписание синхронизировано.
Google Календарь: как создать, как пользоваться и добавлять напоминания
У Google много удобных сервисов собственной разработки. Сегодня поговорим о календаре, который помогает планировать время и избавляет от необходимости держать в голове одновременно несколько задач. В статье разберем, что такое Google Календарь, как он работает, и какие в нем есть функции.
Реклама: Реклама. Erid 2VtzqwsYycM
Реклама. Erid 2VtzqwsYycM
Читайте также: Лучшие системы управления проектами
Что такое Google Календарь и как его можно использовать для планирования
- To-do лист с бытовыми задачами — провести генеральную уборку, погулять с собакой, сходить на йогу, проверить почту, купить продукты;
- Контент план — удобно для тех, кто ведет свой блог, канал, страницу в соцсетях. Можно расписать темы эфиров, их количество и продолжение, в какой день выкладывать публикации;
- Список задач для сотрудников — создайте несколько календарей для сотрудников и распишите задачи для каждого на неделю или месяц. Также любой сотрудник может сам составить свой мини-план и контролировать его выполнение. Календарь часто используют для совместной работы над проектами.
- Расписание встреч — поможет не пропустить важную встречу.
- План уроков — подходит для учителей и репетиторов.
- Напоминание о мероприятиях — чтобы помнить про дни рождения, планировать встречи с друзьями и другие знаменательные события.
Кому подходит календарь — всем, кому нужен удобный, надежный и бесплатный планировщик. Им пользуются блогеры, фрилансеры, предприниматели, учителя, сотрудники компаний и просто те, кому важно соблюдать распорядок дня.
Для Гугл Календаря есть мобильное приложение, чтобы отслеживать задачи с телефона, но можно работать и в веб версии.
Возможности, функции, настройка
Познакомимся с возможностями календаря. Как их настроить и правильно использовать.
Создание своего календаря
Основная функция сервиса — календарь, в который добавляются задачи. Можно создать сразу несколько календарей, например, «Бытовое», «Работа», «Задачи по проекту Х», но пока мы остановимся на одном — все остальные создаются по аналогии.
Заходим в Google Календарь. По умолчанию открывается неделя, но можно изменить режим на дневной, месячный, годовой или в виде расписания. Для этого нужно нажать на кнопку «Неделя» возле шестеренки и выбрать нужный режим.
Можно работать в том календаре, который создался автоматически или сделать отдельный календарь, для этого в списке календарей находим пункт «Другие календари» и нажимаем на плюс, во всплывающем окне кликаем «Создать календарь».
Вводим название и описание календаря, дальше жмем на кнопку «Создать календарь».
Как добавить карточку с заданием к календарю
Есть 2 способа, первый — через кнопку создать. Нажимаем на нее.
Пишем название карточки, ее тип — мероприятие, напоминание, задание. Указываем время. Добавляем описание и местоположение (если нужно), можно сразу добавить гостей, то есть настроить совместный доступ. Им на почту придет уведомление о созданной карточке. Есть еще расширенные настройки, их можно заполнить позже, уже после создания карточки. Как и подключить совместный доступ. После первоначальных настроек жмем «Сохранить».
Второй способ добавления карточек удобнее — нужно просто кликнуть на нужный прямоугольник в сетке, и создается карточка. Настройки такие же, как в предыдущем варианте.
Есть еще третий способ — через кнопку «Задачи» — синий круг с карандашом в правой части календаря.
Если воспользоваться им, то карточка создается не в сетке, а над ней.
Первые 2 способа синхронизируются с мобильным приложением, а карточки, созданные через «Задачи» остаются в веб-версии календаря.
После создания карточек с заданиями получается день, неделя или месяц в виде таблицы, в которой сразу видно, когда есть свободное время.
Созданные карточки можно редактировать. Для этого жмем на карточку, а затем на символ карандаша. Либо можно просто 2 раза кликнуть левой кнопкой мыши по карточке.
Здесь можно изменить текущие настройки, например, время и дату или добавить новые — настроить количество и частоту уведомлений, время их прихода (например, за полчаса), разрешения для совместного доступа.
Карточки можно переносить на другие дни обычным перетаскиванием. Это нужно для того, чтобы не создавать новую карточку, если вдруг вы не успели выполнить задачу вовремя.
По умолчанию на главной странице сервиса показывается общий календарь, куда могут входить все остальные. Можно отключить видимость некоторых календарей — нужно просто снять галочку в их перечне.
Настройка цветов
Карточки можно обозначать определенным цветом. Это делается для того, чтобы не путаться в задачах. Очень удобно, особенно, если вы работаете одновременно над несколькими проектами.
Цвет назначается двумя способами:
- При расширенном редактировании карточки — нужно нажать на цветной круг рядом с почтовым адресом и выбрать цвет.
- В самом календаре — нажимаем правой кнопкой мыши на карточку и выбираем цвет. Здесь же можно удалить карточку.
Опция «Повестка дня»
Если ее включить, то каждый день в определенное время вы будете получать на электронную почту список задач на день. Заходим в настройки конкретного календаря (находим календарь в списке, нажимаем 3 точки — Настройки и общий доступ).
В настройках находим пункт Другие уведомления, дальше Повестка дня, нажимаем на галочку и выбираем Электронная почта (по умолчанию стоит Нет).
Расписание
Расписание — это тип календаря, который показывает мероприятия списком, а не таблицей. Находится вверху рядом с шестеренкой, там, где мы выбираем тип календаря — день, неделя, год.
Смена владельца
По умолчанию, вы — владелец всех созданных карточек, но можно назначить другого человека владельцем, тогда у него будет полный контроль над карточкой. Для этого нажимаем на карточку, затем на 3 точки (справа от конверта), в открывшемся окне жмем «Смена владельца». Далее нужно указать почту другого человека.
Синхронизация с сервисами
Календарь можно связать с другими сервисами, особенно если они гугловские, например, заметки Google Keep, уже встроены в календарь — оранжевый значок.
Больше интеграций можно найти, если нажать на 3 точки в правой части календаря, а затем «Установить дополнения».
Здесь в основном сервисы для бизнеса — Zoom, CRM, облачные хранилища, хотя календарь совместим и с другими сервисами, которых нет в этом списке. Например, с Trello.
Карточки из Trello можно добавить в Гугл Календарь. Заходим в меню Trello — добавить улучшения, находим в списке сервисов Календарь и добавляем его в меню.
В меню появился значок календаря, нажимаем на него и в открывшемся окне выбираем «Редактировать настройки Улучшений».
Выскакивает предложение включить синхронизацию с личным Гугл календарем, включаем и выпадает окошко с ссылкой. Нужно скопировать эту ссылку.
Затем идем в Гугл Календарь, нажимаем на плюсик, чтобы добавить новый календарь.
И далее нажимаем «Добавить по URL».
В открывшемся окне нужно вставить ссылку, которую мы скопировали в Trello.
С какими еще сервисами можно синхронизировать Календарь:
- Outlook;
- Таланто;
- Todoist;
- Windows календарь на ПК;
- GetCourse.
Есть удобный инструмент albato, через который можно настроить интеграцию календаря с десятками сервисов.
Печать
Можно распечатать календарь и повесить его на видное место. Для этого нажимаем на значок шестеренки вверху над календарем и жмем распечатать. Также можно распечатать отдельно карточку, для этого жмем на карточку — 3 точки — Распечатать.
Планируем дни рождения/мероприятия/события
Для дней рождения и памятных дат можно воспользоваться готовым календарем, который есть по умолчанию у всех пользователей сервиса.
Он ничем не отличается от других календарей, но чтобы было проще создать карточки, привязанный к датам, лучше переключиться на вид календаря «Год» в общих настройках (шестеренка), выбрать нужный день и уже в нем создать карточку с напоминанием.
Защита от СПАМА (когда его рассылают)
Иногда мошенники рассылают спамные приглашения на мероприятия владельцам почты на gmail. Карточки с мероприятием автоматически добавляются в календарь. В карточках содержится реклама и ссылки на другие сайты. Что делать:
- Если спама мало, и он появляется редко, можно просто заблокировать карточки и адреса отправителей. Кликаем 2 раза на карточку, открываются настройки, нажимаем на кнопку «Дополнительные действия» и в списке находим «Отметить как спам».
- Если спама много, и его рассылают с разных адресов, то, скорее всего придется удалить календарь, чтобы потом создать новый. Выбираем календарь из списка, жмем на 3 точки — Настройки и общий доступ.
В настройках нажимаем Удаление календаря и подтверждаем действие.
В будущем, чтобы избежать спама, советуем проделать такие шаги:
- зайти в общие настройки календарей (шестеренка) и в пункте Мероприятия найти подпункт «Автоматически добавлять приглашения». В нем нужно выбрать строчку «Нет, показывать только приглашения, на которые получен ответ».
- там же, в общих настройках найти раздел Мероприятия из Gmail и снять галочку с пункта «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail в календарь».
- зайти в настройки конкретного календаря, пункт «Автоматически принимать приглашения», и там выбрать «Автоматически принимать не конфликтующие между собой приглашения». Если на определенный день уже назначено мероприятие, то карточка со спамом на этот же день и время не пройдет.
Если это все не помогает, нужно настраивать антиспам фильтры на почте в Gmail.
К сожалению, у этих способов есть и минусы, во-первых они могут лишь частично защитить от спама, во-вторых, можно случайно пропустить не спамные мероприятия.
Совместная работа
Удобно, если над проектом работает несколько сотрудников, или вы используете календарь для расписания планерок. Например, у вас запланирована онлайн конференция в Zoom. Можно создать карточку в календаре и открыть доступ всем участникам конференции — они получат дополнительные уведомления, кроме тех, что рассылает сам Zoom.
Можно дать доступ ко всему календарю или к конкретной задаче. Как это сделать:
- Открываем доступ к календарю. Выбираем нужный календарь в списке слева, нажимаем на 3 точки, далее Настройки и общий доступ.
В настройках выбираем «Разрешения на доступ» или «Доступ для отдельных пользователей».
Можно включить общий доступ по ссылке или разослать индивидуальные приглашения на почту. Принцип такой же как в Гугл Доках.
- Открываем доступ к карточке. Выбираем карточку и открываем расширенное редактирование — значок карандаша. В поле Гости вводим нужные емейл адреса или выбираем из адресной книги. Сразу под этим пунктом настройка разрешений для гостей, например, если оставить галочки, как на скрине, гости смогут приглашать других людей, но не смогут менять содержимое карточки. Также можно настраивать роли для каждого конкретного участника.
Заключение
Гугл Календарь — удобный и бесплатный инструмент для планирования как личных, так и рабочих задач. Его часто используют для совместной работы над проектами, как напоминание о встречах или как To-do лист. Для более удобной работы можно синхронизировать онлайн календарь с мобильным приложением.
Другие статьи про сервисы Google:
- Google Meet — бесплатный сервис видеоконференций
- Сервис для перевода горизонтального видео в вертикальное
- Google Data Studio — для отчетов
- Настройка рекламы в Google Ads