Общие сведения о схеме данных
Окно Связей позволяет определить отношение между элементами, хранящимися в нескольких таблицах Access. Для этого щелкните Средства баз данных > связи.
Отношения похожи на правила, управляющие способом подключения данных в базе данных. Например, в хорошо нормализованной базе данных обработки заказов, скорее всего, вы будете иметь сведения о клиентах в одной таблице, а сведения о заказах в другой таблице. Вы хотите убедиться, что клиенты не отделяются от своих заказов, не так ли? И вы не хотите, чтобы был создан заказ, к которому не подключен действительный клиент. В окне Связи можно задать эти правила, чтобы они применялись во всей базе данных.
Если вы создали запрос Access ранее, вы заметите, что окно «Связи» очень похоже на верхнюю часть построителя запросов:
В окне Связи используйте команды на вкладке Конструктор , чтобы добавить таблицы в представление, а затем перетащите поля между таблицами, чтобы настроить связи. В этом примере связь позволяет подключить несколько заказов к каждому клиенту, но она не позволяет создать заказ для клиента, который не существует. После настройки этих правил в окне «Связи» они будут применяться ко всей базе данных (например, при создании нового запроса соединения будут автоматически настроены в соответствии с правилами отношений).
Примечание: Удаление таблицы из окна «Связи» не приведет к ее удалению из базы данных и не приведет к удалению уже установленных связей.
Действия, которые вы можете сделать
Добавление таблицы или запроса в окно
Щелкните Конструктор > Добавить таблицы (показать таблицу в Access 2013 ), выберите нужную таблицу или запрос, а затем нажмите кнопку Добавить.
Удаление таблицы или запроса из окна
Выберите таблицу или запрос и нажмите клавишу DELETE.
Скрытие таблицы или запроса
Щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос и выберите пункт Скрыть таблицу.
Перетащите поле из одной таблицы или запроса в соответствующее поле другой таблицы или запроса.
Задание свойств для связи
Щелкните правой кнопкой мыши линию связи между двумя таблицами (это может потребовать нескольких попыток, чтобы перейти к ней точно вправо), а затем выберите команду Изменить связь.
Щелкните правой кнопкой мыши линию связи между двумя таблицами (это может потребовать нескольких попыток удара вправо) и выберите команду Удалить.
Показать все связи
Щелкните Конструктор > Все связи.
Просмотр связей для определенной таблицы
Выберите таблицу и нажмите кнопку Конструктор > прямые связи.
Просмотр связей для одной таблицы без просмотра связей для других таблиц
Щелкните Конструктор > Инструменты > Очистить макет. Добавьте таблицу, для которой нужно увидеть связи (Проектирование связей > >добавление таблиц (показать таблицу в Access 2013 ), а затем щелкните Конструктор > связей > прямые связи.
Измените размер таблицы, чтобы отобразить дополнительные поля и связи.
Примечание. Требуется Access для Microsoft 365.
Чтобы автоматически изменить размер таблицы, щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите Пункт Размер в соответствии. Или дважды щелкните край таблицы на:
- Правый размер по горизонтали в зависимости от длины имени поля.
- Размер снизу по вертикали в зависимости от количества полей.
- Нижний правый угол для автоматической настройки размера таблицы как по горизонтали, так и по вертикали (эквивалентно размеру по размеру).
Выбор подмножества таблиц
Примечание. Требуется Access для Microsoft 365.
Чтобы помочь вам сосредоточиться на определенных таблицах и их связях:
- CTRL+ (выбор нескольких таблиц).
- Щелкните и полностью перетащите поле вокруг выбранного диапазона.
Оба этих действия выделяют подмножество таблиц с более толстой границей. Чтобы снять выбор, щелкните вне выделенного фрагмента. Чтобы переместить выделенный фрагмент, щелкните и перетащите его в другое место.
Использование колесика прокрутки мыши
Примечание. Требуется Access для Microsoft 365.
Прокрутите по вертикали, прокрутив колесико мыши вверх или вниз. Прокрутите по горизонтали, нажав клавишу SHIFT, а затем прокрутите колесико мыши вверх или вниз.
Теперь, когда вы быстро разбираетесь в окне «Связи», узнайте , как создавать, изменять или удалять отношения.
—>Информационные технологии —>
Схема данных позволяет нам посмотреть на нашу базу как бы сверху, увидеть какие у нас таблицы, какие поля есть в этих таблицах, есть ли ключевые поля, есть ли связи между таблицами и по каким полям произведено связывание, включено ли обеспечение целостности. Можно прямо в схеме данных устанавливать связи или удалять связи, помните только, что можно связывать поля с одинаковой по смыслу информацией и с одинаковым типом данных. Например, нельзя связывать поле №зачетки с полем Группа, хотя тип данных у них одинаковый, но по смыслу информация в этих полях разная. Можно задавать обеспечение целостности или отказываться от него, Кроме того, можно включать или отключать такие дополнительные возможности, как Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.
- Создайте схему данных. Добавьте туда все наши таблицы. Вы увидите, что линии связи между первичными и внешними ключами уже созданы. Они были созданы тогда, когда мы делали поля со списком, но не было задано Обеспечение целостности, что видно по тому, что у линий связи не проставлены знаки «1» и «Бесконечность». Обеспечение целостности нам нужно для того, чтобы одна и та же информация в связанных таблицах была представлена одинаково. Например, человек может при вводе ошибиться и ввести в одном случае код группы 1721, а в другом код группы 1721_. Это разные группы с точки зрения Access. Обеспечение целостности страхует нас от таких ошибок.
- Задайте Обеспечение целостности для первичных и внешних ключей. Для этого надо выделить линию связи и правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать «Изменить связь», поставить галочку для обеспечения целостности. У концов линий связи появятся знаки «1» и «Бесконечность». Таблицы на стороне «1» называются главными, а на стороне «Бесконечность» — подчиненными или связанными. Например, таблица Группы — главная, а таблица Студенты подчиненная. Тип связи между ними «один-ко-многим». Это обозначает, что в одной группе может быть много студентов, а может и ни одного. Бывают еще связи «один-к-одному» и «многие-ко-многим». Например, таблица Успеваемость обеспечивает связь «многие-ко-многим». Один студент сдает экзамены по многим дисциплинам, одну дисциплину сдают многие студенты. Правила целостности гарантируют нам, что первичный ключ (например, поле Группа таблицы Группа не будет содержать повторяющихся значений, а внешний ключ (в нашем примере поле Группа таблицы Студенты) будет содержать только те значения, которые ранее были введены в соответствующий первичный ключ.
- Проверьте как работает Обеспечение целостности. Для этого, надо открыть какую-нибудь таблицу, например Группы, и попробовать изменить или удалить код какой-нибудь группы. Если у этой группы есть подчиненные записи в таблице Студенты, то Access не позволит нам это сделать. Действительно, как же можно удалять группу, если в ней есть студенты. А вот если студентов в группе нет, тогда можно и удалить код группы, и изменить его. А теперь откроем подчиненную таблицу Студенты и попробуем изменить код группы у какого-либо студента, если такой группы нет в главной таблице Группы, то Access не позволит нам это сделать, в то же время перевести студента из одной группы в другую можно, Поэкспериментируйте.
- Задайте у линии связи таблицы Группы Каскадное обновление связанных полей. А теперь откройте таблицу Группы и измените код какой-нибудь группы. Access позволит нам это сделать, но при этом код группы в таблице Студенты также изменится.
- Задайте у линии связи таблицы Группы Каскадное удаление связанных записей. Если вы откроете таблицу Группы и попытаетесь удалить запись с кодом какой-либо группы, то Access позволит нам это сделать, но при этом будут удалены все студенты этой группы, так что пользоваться этой возможностью надо осторожно.
Создание схемы данных
Access позволяет строить реляционные базы данных, отдельные таблицы которых могут быть связаны между собой.
Простейшей и наиболее редкой формой связи между таблицами является связь «один к одному», при которой для каждой записи в одной таблице существует в лучшем случае одна связанная с ней запись в другой таблице.
Гораздо чаще встречается связь «один ко многим», при которой для каждой записи в одной таблице существует одна, несколько или ни одной записи в другой таблице.
Нередко приходится иметь дело также со связью «многие ко многим», при которой отсутствуют ограничения на множества пар записей, принадлежащих связи. Такая связь в Access не используется. Ее необходимо представить в виде двух связей «один ко многим».
Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных. Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы — атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.
При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры — записями, столбцы-атрибуты — полями.
Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.
Для решения поставленной задачи принята схема базы данных. Для открытия схемы данных была выбрана команда «Схема данных» в меню «Работа с базами данных». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними (рисунок 6).
Рисунок 6 — Схема данных
Составляющими базу данных являются пять таблиц, одна из них основная:
Исходная таблица — содержит кодовую информацию о произведении, а также информацию о том, на каком носителе оно находится.
Альбом — содержит информацию о названии альбома, дате выпуска.
Исполнитель — содержит информацию о наименовании исполнителя.
Стиль — содержит информацию о наименовании стиля.
4. Создание форм, отчетов, запросов
ѕ Создание форм
Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.
Для создания простой формы, содержащей один столбец, используется кнопка Новый объект.
ѕ Создание формы с помощью автоформы
Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.
В окне базы данных выбираем вкладку Таблицы.
Выбираем таблицу, на основе которой необходимо создать форму.
Нажимаем кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выбираем элемент Автоформа (рисунок 7).
В базе данных лучше всего было создать формы для отображения произведений, их стиля, типа носителя, исполнителя и.т.д.
Рисунок 7 — Форма Произведения
ѕ Создание формы с помощью мастера
В окне базы данных выбираем вкладку Формы.
Нажимаем кнопку Создать.
В диалоговом окне Новая форма выбираем нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна (рисунок 8).
Рисунок 8 — Создание формы
Выбираем имя таблицы, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.
Нажимаем кнопку OK.
Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.
ѕ Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра
Выводим на экран записи, отобранные с помощью фильтра, и нажимаем кнопку раскрытия списка, расположенную рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов.
Для автоматического создания стандартной формы или отчета с помощью мастера выбираем команду Автоформа или Автоотчет (рисунок 9).
Для того чтобы указать тип создаваемой формы или отчета, выбираем пункт Форма или Отчет, а затем выбираем в списке мастера или режим.
Рисунок 9 — Автоформа, Автоотчет
Источником записей для нового объекта служат таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объект наследует этот фильтр.
Завершаем разработку макета или внесем другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохраним их.
В новой форме или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в базовой таблице или запросе.
Последующее изменение фильтра в таблице или запросе не влияет на форму или отчет, созданные с помощью ранее заданного фильтра.
ѕ Создание запроса
Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.
Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, используем мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.
Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, воспользуемся мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки можно переключиться в режим конструктора.
Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, сохраним фильтр как запрос.
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.
В базе данных музыкальные записи созданы запросы:
1) Произведения за период (мы задаем интересующий нас год или временной промежуток, в результате получаем результирующую таблицу, на которой видны нужные записи) (рисунок 10).
2) Поиск повторений (здесь видны повторяющийся записи в таблице произведения) (рисунок 11).
3) Альбом перекрестный запрос (здесь выводятся данные в компактном формате, подобно формату электронной таблицы) (рисунок 12).
Рисунок 10 — Запрос «Произведения за период»
Рисунок 11 — Запрос «Поиск повторений», режим SQL
Рисунок 12 — Перекрестный запрос — конструктор
ѕ Создание отчета
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя (рисунок 13). Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
Рисунок 13 — Создание отчета
Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.
ѕ Создание отчета с помощью мастера
В окне базы данных выбираем вкладку Отчеты.
Нажимаем кнопку Создать.
В диалоговом окне Новый отчет выбираем нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
Выбираем имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет (рисунок 14,15).
Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
Нажимаем кнопку OK.
Рисунок 14 — Произведения по альбому
Рисунок 15 — Отчет «Стили»
ѕ Печать отчета
Перед тем как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.
Открываем отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра (рисунок 16).
Рисунок 16 — Предварительный просмотр отчёта
Выбираем в меню Файл команду Печать.
Указываем требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.
В группе Принтер выбираем принтер.
В группе Печатать выбираем печать всего отчета или определенного диапазона страниц.
В группе Копии указываем число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.
Нажимаем кнопку OK.
Для вывода отчета на печать без открытия диалогового окна нажимаем кнопку Печать на панели инструментов.
Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция
В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.
Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.
Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.
Описание MS Access
Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.
Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.
Определения основных понятий
Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:
- Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
- Сущность – отдельная таблица базы данных.
- Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
- Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
- Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
- Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
- SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.
Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.
Создание БД
Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.
Итак, выполните следующее:
- Запустите MS Access 2007.
- Нажмите на кнопку «Новая база данных».
- В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.
Создание и заполнение таблиц
После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:
-
Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
- После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
- Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
Заполните таблицу необходимыми значениями.
Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.
Создание и редактирование схем данных
Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».
Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:
- Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
- Нажать на кнопку «Схема данных».
- Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:
- Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
- В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
Выполнение запросов
Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.
Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.
Виды запросов
SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.
На выборку
В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:
- Перейти во вкладку «Создание».
- Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
- В новом окне нажмите на кнопку SQL.
- В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков”; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» – из какой таблицы, «WHERE Адрес = “Харьков”» – условие, которое обязательно должно выполняться.
- Нажмите кнопку «Выполнить».
На выходе мы получаем результирующую таблицу.
А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:
SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков” AND Стипендия > 1000;
а результирующая таблица примет следующий вид:
На создание сущности
Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:
- Перейти во вкладку «Создание».
- Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
- В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:
CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» – типы данных для соответствующих значений.
- Кликните по кнопке «Выполнить».
- Откройте созданную таблицу.
Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.
На добавление, удаление, редактирование
Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:
- для заполнения кортежа:
INSERT INTO Преподаватели
VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’); - для редактирования записи:
UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
для удаления:
DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.Создание формы
При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:
- Откройте интересующую таблицу.
- Перейдите во вкладку «Создание».
- Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.
С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.
Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.
Формирование отчета
Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.
Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:
- Перейдите во вкладку «Создание».
- Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
Добавьте необходимый уровень группировки.
Выберите тип сортировки каждого из полей.
Настройте вид макета для отчета.
Выберите подходящий стиль оформления.
Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.
Просмотрите созданный отчет.
Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:
- Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
- Вручную расширьте интересующие столбцы.
Вывод
Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.
Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.
Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!
- Российский сервис Steam помогает пополнять балансы
- Как найти музыку из видео: 16 самых быстрых способов
- AppData: гайд – что за папка, как найти и отчистить