Как создать и отправить служебную записку в «1С:Документооборот»?
Для создания служебной записки нужно в разделе «Документы и файлы» нажать на кнопку «Документ внутренний» в колонке «Создать». В открывшемся окне нужно выбрать пункт «Служебная записка» .
В открывшейся карточке внутреннего документа нужно заполнить название документа, папку, куда будет помещён файл и адресата.
Во вкладке «Файлы» нужно проверить создавшийся шаблон и заполнить его. У каждой компании шаблон может различаться, в системе можно будет легко его настроить. Серым выделены части, которые заполняются автоматически на основании введённых вами данных в карточке документа.
После заполнения файла, нужно зарегистрировать документ. Это можно сделать нажав на кнопку «Зарегистрировать» в карточке документа. Затем, после нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система предложит запустить процесс рассмотрения служебной записки. Нужно нажать на кнопку «Перейти к запуску процесса» . В открывшемся окне можно выставить сроки на рассмотрение служебной записки. Для запуска процесса нужно нажать «Стартовать и закрыть».
Таким образом, больше нет необходимости носить бумажные служебные записки из кабинета в кабинет, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте» может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый. Всё зависит от нужд компании и стремления развиваться. Проверьте функционал сами, записавшись на демонстрацию 1С:Документооборота или попробовав демоверсию на нашем сайте.
Решаем задачу работы со служебными записками в программе 1С:Документооборот. Часть 1
Из этой статьи вы узнаете – как ускорить создание и передачу служебных записок внутри организации, сделать так, чтобы они не терялись и не забывались, быстрее обрабатывались, согласовывались и исполнялись. Можно вообще не использовать печать служебок на бумаге, работать с ними только в электронном виде. Пример настройки программы «1С:Документооборот» для эффективной работы с этими документами.
Часть 1. Нормативная информация и настройка служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности
Служебные записки используются во многих компаниях и являются официальной формой обращения сотрудников внутри организации.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации такой вид документов отсутствует, поэтому правила его оформления устанавливаются в каждой организации самостоятельно. При внедрении 1С:Документооборот можно отказаться от бумажных документов «Служебная записка» и вести учет таких документов только в электронном виде.
Сроки хранения служебных записок (как бумажных, так и электронных) приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)
Минимальный набор реквизитов документа «Служебная записка»:
- регистрационный номер и дата;
- вид документа;
- содержание;
- автор документа;
- адресат.
Документ «Служебная записка» предназначен для решения широкого круга вопросов, возникающих в процессе деятельности организации. В зависимости от тематики решаемого вопроса документ «Служебная записка» может содержать различные дополнительные реквизиты.
Движение документов этого вида в организации не всегда одинаковое: одни служебные записки требуют рассмотрения руководителем, другие могут сразу отправляться на исполнение. Виды служебных записок, их содержание, правила обработки должны быть описаны в Положении о документообороте вашей организации.
Перейдем к практической части нашей статьи.
Для ведения учета любого документа в программе 1С: Документооборот необходимо настроить:
- вид документа и нумератор;
- шаблон карточки документа;
- права доступа сотрудников;
- шаблон файла (печатной формы) (при необходимости);
- шаблон процесса обработки документа.
Так как программа 1С:Документооборот является очень гибкой, то нет единственной правильной настройки. Это своего рода конструктор, в котором можно подобрать детали (настройки), которые подойдут конкретной организации.
Чтобы упростить пользователю создание служебной записки и автоматизировать движение документа в зависимости от его тематики, выделим следующие подвиды документа «Служебная записка»:
- Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности;
- Служебная записка на оплату счета;
- Служебная записка на предоставление транспорта;
- Служебная записка на командировку;
- Служебная записка (свободной формы) и другие.
Для каждого подвида служебных записок настроим отдельный вид документа, шаблон документа, шаблон процесса обработки.
Настройка вида документа «Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности» в программе:
.jpg)
Для нумерации используется нумератор «Внутренние документы»:
Для служебной записки на выписку бухгалтерской доверенности характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:
- выписать доверенность на имя;
- начало действия доверенности;
- на получение от;
- документ оплаты;
- ТМЦ к получению;
- дата и номер оформленной доверенности.
Настроим список дополнительных реквизитов для вида документа «Служебная записка»:
Для дополнительных реквизитов указываем тип значения, условие видимости, доступности и обязательности заполнения.
Шаблон документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» настраиваем в форме вида документа:
На закладке «Настройки» включаем галочку «Запрещать изменять реквизиты из шаблона», шаблон доступен всем пользователям. Адресат такой служебной записки – главный бухгалтер. Но в Положении о делопроизводстве закреплено, что для сокращения времени обработки такой служебной записки она поступает сразу на исполнение бухгалтеру материального стола.
Настроим шаблон процесса обработки:
После регистрации документа пользователем автоматически стартует процесс исполнения по шаблону:
В задаче исполнения бухгалтер материального стола должен заполнить номер и дату доверенности в карточке документа. Для контроля заполненности этих реквизитов настроена проверка исполнения:
Для возможности регистрации всеми пользователями служебных записок в 1С:Документооборот сделаны следующие настройки:
1. В полномочия «Пользователи» добавлена роль «Регистрация внутренних документов»
2. В политиках доступа указан уровень доступа «Регистрация» для вида документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности»
3. В настройках доступности по состоянию создана отдельная настройка для вида документа «Служебная записка», действующая для автора документа:
Шаблон файла для документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» не настраивается.
Настройки остальных видов служебных записок смотрите во второй части данной статьи.
Хранение служебных записок в программе 1С: Документооборот
Хранение служебных записок в программе 1С: Документооборот
- 1. Что такое служебная записка в 1С: Документооборот?
- 2. Формы служебных записок в системе 1С: Документооборот
- 3. Как создать служебную записку в программе 1С: Документооборот?
- 4. Хранение служебных записок
1. Что такое служебная записка в 1С: Документооборот?
Служебная записка в 1С: Документооборот – это документ, который используется для передачи информации между сотрудниками и подразделениями внутри организации.
С помощью служебной записки можно организовать согласование документов в организации, передачу и контроль исполнения задач, уведомление сотрудников о важных событиях или изменениях в организации. Она может содержать текстовую информацию, файлы вложений, описание задачи или инструкции по выполнению определенного действия.
2. Формы служебных записок в системе 1С: Документооборот
В системе 1С: Документооборот предусмотрены следующие формы служебных записок в зависимости от конкретного назначения и потребностей сотрудников компании:
- Уведомление о встрече – оно используется для оповещения организации или конкретного сотрудника о предстоящей встрече. В уведомлении указывается дата, время и место встречи, а также цель и повестка дня.
- Запрос на предоставление документов – применяется для запроса необходимых документов у другой организации или конкретного сотрудника. В нем указывается список требуемых документов и сроки их предоставления.
- Запрос на предоставление отчета – служит для получения отчета у другой организации или определенного служащего. В запросе указывается период, за который необходим отчет, а также формат и способ предоставления.
- Запрос на консультацию – нужен для запроса консультации у сторонней компании или конкретного работника по определенному вопросу. В нем формулируется суть вопроса и желаемый срок получения ответа.
- Прочие – это форма служебной записки, которая используется для других целей, не попадающих под вышеперечисленные категории. Например, это может быть запрос на организацию мероприятия или на проведение определенных исследований, записка о предоставлении отпуска или командировке, о закупке материалов/оборудования, записка с предложениями или замечаниями и так далее.
3. Как создать служебную записку в программе 1С: Документооборот?
Создание служебной записки в 1С: Документооборот происходит путем заполнения соответствующей формы, где указываются данные получателя, текст сообщения и при необходимости прикрепляются файлы.
Сделать это можно следующим образом через справочник «Внутренние документы»:
- Зайти в раздел «НСИ».
- Выбрать подраздел «Виды документов».
- Создать документ «Служебная записка».
В открывшемся окне обязательно следует заполнить блок «Основное», вписав название записки, проставив флажки у нужных полей, например, «Вести учет по тематикам» или «Использовать срок исполнения».
Также важно указать нормативные сроки исполнения в соответствующей строке, указав количество дней и способ учета – календарные или рабочие.
В строке «Форма» можно выбрать одну из трех:
- «Бумажная»,
- «Электронная»,
- «Бумажная или электронная».
В блоке «Создание документа» можно выбрать конкретного руководителя подразделения или всех сотрудников, которым будет доступна эта служебная записка, либо добавить нового человека.
При нажатии на строку «Выбор тематик» появляется окно, где указывается форма служебной записки, например, запрос информации, командировка работника, о материальной помощи и так далее.
Немаловажно заполнить и подраздел «Шаблон»:
- вписав реквизиты документа, срок исполнения, название проекта, подразделения, адресата, форму хранения,
- прикрепив файл при необходимости,
- отметив нужные настройки (запрещать изменять реквизиты шаблона, запрещать редактировать файл и другие),
- подобрав категории.
В блоке «Роли файлов» отмечается роль документа – основной или вспомогательный.
Служебная записка может быть создана из раздела «Документы». После создания документа, его можно направить на рассмотрение выбранным сотрудникам или подразделениям. Также можно установить сроки исполнения, создать напоминания о важности документа и отслеживать его статус (прочитано, подписано, определенное действие выполнено и т. д.).
4. Хранение служебных записок
Служебные записки в 1С: Документооборот хранятся в разделе «Служебные записки» в электронном виде в базе данных системы. Они могут быть найдены в соответствующих разделах документооборота, в зависимости от типа документа и его назначения. Например, если создается записка о том, что документ был отправлен на подпись, то она будет отображаться в разделе «Отправленные документы» вместе с самим документом.
Возможно также создание специальных папок для хранения служебных записок с определенными параметрами и фильтрами. Например, можно создать папку «Невыполненные задачи», в которую будут автоматически попадать все записки о том, что какие-то задачи не были выполнены в срок.
Важно, что служебная записка в 1С: Документооборот не является юридически значимым документом и не имеет силы договора или соглашения. Она служит только для обмена информацией между сотрудниками организации.
1С:Документооборот.
Новое в версии 1.4.6
Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 1.4.6 от версии 1.4.5.
Типовая методика документооборота для версии КОРП
В новой версии программы Типовая методика постановки документооборота стала доступна и для версии КОРП.
По данным партнеров фирмы «1С», в среднем срок настройки и наполнения информационной базы при внедрении занимает 100 часов работы квалифицированного специалиста. Благодаря Типовой методике документооборота вы можете самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.
Типовая методика позволит заполнить новую информационную базу данными в один клик. Останется лишь проверить их и внести в базу информацию о сотрудниках предприятия.
Рекомендуем использовать типовую методику, если вы не знаете, с чего начать постановку документооборота на вашем предприятии. Используя типовые данные, вы сможете:
- создавать документы по 62 шаблонам, соответствующим требованиям ГОСТов;
- не думать о том, кому отправить документ, потому что в программе уже есть 33 автоматизированных маршрута движения документов;
- хранить файлы и документы в готовой структуре папок с разграниченным доступом;
- использовать готовые роли и группы пользователей с настроенными правами доступа;
- вести номенклатуру дел;
- пользоваться готовыми бизнес-инструкциями и многое другое.
Отличия от версии для ПРОФ
Типовая методика постановки документооборота версии КОРП предназначена для использования на предприятиях со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Для этого в типовой методике доработаны следующие моменты:
- отражена закупочная деятельность;
- под сложную организационную структуру предприятия оптимизированы: договорная деятельность, работа с распорядительными документами, обработка служебных записок и организационно-распорядительных документов (далее – ОРД);
- увеличено количество видов документов, шаблонов процессов обработки этих документов и инструкций для сотрудников;
- в состав загружаемых данных включены настройки и данные по проектному учету, подготовке, проведению и анализу мероприятий и ведению обсуждений на форуме.
Установка типовой методики документооборота
Чтобы начать установку, выполните команду Установить типовую методику документооборота на панели действий рабочего стола или раздела Настройка и администрирование.
Обратите внимание, что методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.
Рис. 1. Команда «Установить типовую методику документооборота»
В окне приветствия ознакомьтесь с описанием возможностей, которые появятся после установки. Чтобы перейти на следующий шаг, нажмите Продолжить.
Рис. 2. Установка типовой методики документооборота
Далее программа предложит установить дополнительные настройки. Для этого укажите характеристики вашего предприятия.
Рис. 3. Окно подбора дополнительных настроек
Если предприятие состоит из нескольких юридических лиц, работает с обращениями граждан и ведет проектный учет, установите флажки напротив соответствующих строк и нажмите Начать установку.
Дополнительные настройки позволят:
- вести учет по нескольким организациям (присваивать им разные реквизиты и нумераторы, подписывать документы от нескольких юридических лиц);
- работать с обращениями граждан (регистрировать, контролировать, выводить в отчеты и многое другое);
- вести проектный учет в масштабах предприятия: обмениваться проектными задачами и контролировать их исполнение, вести учет трудозатрат и рассчитывать план проекта, управлять доступом к проектной документации и получать аналитическую отчетность.
После завершения установки типовой методики документооборота вы увидите список загруженных данных.
Рис. 4. Отчет о загруженных данных
Теперь нужно адаптировать загруженные данные под ваше предприятие.
Для этого программа направила администратору, делопроизводителю и ответственному за НСИ задачи с подробным описанием действий, которые нужно выполнить. Например, Зарегистрировать пользователей, Проверить расписание регламентных заданий, Проверить структуру предприятия и другие.
Открыть задачи можно из списка загруженных данных или окна Мои задачи.
Рис. 5. Задачи для настройки программы
После выполнения задач система управления документами вашего предприятия построена. Степень ее готовности можно оценить по следующим критериям:
1. Организована совместная работа сотрудников с информацией.
2. Есть система регистрации (учета) входящих, исходящих и внутренних документов.
3. Есть контроль исполнения.
4. Обеспечен поиск документов.
5. Для хранения данных организована структура папок с настроенными правами доступа.
6. Ведется номенклатура дел.
7. Между сотрудниками распределены зоны ответственности в рамках подготовки, прохождения и хранения документов (роли исполнителей).
8. Есть схемы движения документов: с момента их создания или поступления на предприятие до исполнения, отправки и передачи документа в дело.
9. Есть учет трудозатрат сотрудников в разрезе вопросов деятельности и видов работ.
Краткое описание загруженных данных
В типовой методике документооборота для версии КОРП предусмотрены данные для автоматизации следующих видов деятельности:
- закупочная деятельность,
- работа с договорами,
- обработка ОРД,
- обработка служебных записок.
Для закупочной деятельности выделено подразделение «Департамент по организации закупок», создан внутренний документ «Заявка на закупку» и настроен процесс «Обработка заявки на закупку».
Предложена методика работы с типовыми формами договоров: заведен внутренний документ «Заявка на создание типовой формы договора» и настроен процесс обработки этого документа.
Настроены процессы обработки служебных записок всеми ключевыми руководителями с обработкой их распоряжений по итогам рассмотрения служебных записок.
Общие данные
В информационную базу загружены:
- структура предприятия,
- должности,
- группы пользователей.
Оргструктура предполагает укрупненное деление по департаментам и состоит из стандартных подразделений по направлениям деятельности, которые есть на каждом предприятии. Например, Бухгалтерия, Договорно-правовой отдел, Юридическая служба, Департамент по организации закупок.
Рис. 6. Организационная структура предприятия
Такой подход позволяет в дальнейшем детализировать крупные структуры. Например, разбивать департаменты на управления и отделы.
Должности и группы пользователей определяются структурой предприятия.
Рис. 7. Справочник «Структура предприятия» в «1С:Документооброте 8»
В информационную базу загружены:
- виды документов,
- шаблоны документов,
- типы связей,
- структура папок внутренних документов с настроенными правами доступа,
- предопределенные нумераторы документов,
- индексы вида документов,
- способы доставки корреспонденции.
В качестве типовых выбраны виды документов, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности. Например, приказ по основной деятельности, распоряжение директора по персоналу, должностная инструкция, протокол совета директоров и т. д.
Между типовыми документами уже установлены связи. Приложенные шаблоны этих документов оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Внутренние документы организованы в структуру папок, построенную по видам документов. Папки закреплены за подразделениями предприятия согласно организационной структуре, права распределены по зонам ответственности служб.
Однако структура содержит еще и папку Совет директоров, где хранятся протоколы заседаний и принятые решения. Папка доступна только членам совета директоров.
Рис. 8. Типовая структура папок внутренних документов
В информационную базу загружены:
- шаблоны файлов,
- правила автозаполнения шаблонов файлов,
- права доступа к шаблонам файлов,
- папки файлов с настроенными правами доступа.
Настроены шаблоны файлов, которые используются всеми предприятиями независимо от направления их деятельности. Например, приказ, распоряжение, заявка на разработку типовой формы договора, допсоглашение, заявление на отпуск, служебная записка, бланк письма и др.
Для данных шаблонов предусмотрены правила автозаполнения, по которым в файл будут автоматически добавлены реквизиты выбранного документа.
Для удобного хранения массива файлов загружена структура папок, где для каждого подразделения назначена отдельная папка. Права папок разграничены согласно предложенной типовой организационной структуре предприятия.
Процессы и задачи
В информационную базу загружены:
- шаблоны комплексных процессов,
- правила автозапуска процессов,
- условия маршрутизации,
- роли исполнителей.
К каждому виду документа создан шаблон комплексного процесса, в который заложен маршрут движения этого документа.
Порядок обработки документов соответствует нормативно-методическим документам, которые регулируют сферу делопроизводства в нашей стране. Основываясь на данных документах, для каждого шаблона процессов настроены индивидуальные правила автозапуска.
Настроенные роли исполнителей определяются заведенными в программе должностями и используются в качестве адресации в предложенных шаблонах процессов.
Например, процесс обработки распоряжения главного бухгалтера автоматически запускается при создании сотрудником с ролью Главный бухгалтер документа вида Распоряжение.
Рис. 9. Список типовых шаблонов процессов
Создан типовой вид проекта и установлены рекомендованные настройки для ведения проектного учета.
Номенклатура дел
В информационную базу загружены:
- номенклатура дел,
- дела (тома).
Предложена номенклатура структурного типа, основу которой составляют наименования подразделений.
Рис. 10. Загруженная номенклатура дел
Наименования дел и сроки хранения соответствуют «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Вопросы деятельности
Каждый вид документа привязан к определенному виду деятельности предприятия. В процессе работы предприятия вопросы деятельности позволят получить отчеты с актуальными количественными данными.
Рис. 11. Типовой справочник «Вопросы деятельности»
Учет времени
В информационную базу загружены:
- виды работ,
- графики работ,
- рабочий календарь.
Предложен перечень типовых работ, которые требуются для учета рабочего времени сотрудников. Создан график работ с указанием производственного календаря, установленного в «1С:Документообороте 8» по умолчанию.
Мероприятия
В информационную базу загружены:
- виды мероприятий,
- папки мероприятий: общие мероприятия, по структуре организации.
В качестве типовых выбраны виды мероприятий, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности: внутреннее совещание, протокольное совещание, внешняя встреча и т. п. Мероприятия организованы в структуру папок, основанную на типовой организационной структуре предприятия.
Для форума созданы типовые разделы для новостей, общекорпоративных обсуждений, предметных разговоров и внутренних обсуждений для каждого структурного подразделения предприятия.
При этом уже заполнены правила поведения на форуме и полезные советы для сотрудников.
Рис. 12. Типовые разделы форума
Уведомления
Программа устанавливает общие настройки уведомлений по задачам, процессам, документам и контролю сроков выполнения работ.
Настроены следующие уведомления:
- поступление новой задачи,
- поступление перенаправленной задачи,
- отмена выполнения задач,
- контроль просроченных задач (ежедневно),
- приближение сроков выполнения задач (за три дня),
- приближение окончания срока действия документов (за 10 дней),
- окончание сроков действия документов,
- появление ответа на форуме,
- остановка и прерывание процессов,
- уведомления программы.
Инструкции для сотрудников
Готовые инструкции привязаны к каждому объекту, загруженному типовой методикой документооборота.
Если вы используете инструкции, загруженные с помощью типовой методики документооборота, не следует загружать типовые инструкции из комплекта поставки. Это может привести к потере некоторых инструкций методики.
Проекты локальных нормативных актов по организации электронного документооборота
Рекомендованные к использованию проекты внутренних нормативных актов установят правовое поле для работы в системе электронного документооборота. Приказы необходимо принять перед вводом «1С:Документооборота 8» в эксплуатацию:
- приказ «О внедрении в промышленную эксплуатацию системы управления документами «1С:Документооборот 8″»,
- приказ «О работе в системе управления документами «1С:Документооборот 8″»,
- приказ «Об утверждении и введении в действие Положения о делопроизводстве». Документ предназначен для введения в действие нового «Положения о делопроизводстве» вашего предприятия. Положение дано в приложении к приказу и содержит:
- пошаговое описание всех этапов подготовки и прохождения документов,
- рекомендованный состав документов организации,
- маршруты движения документов в «1С:Документообороте 8»,
- правила текущего и архивного хранения,
- действия конкретных исполнителей в «1С:Документообороте 8».
После загрузки всех вышеперечисленных данных программа направит Администратору, Делопроизводителю и Ответственному за НСИ следующие задачи:
- Администратору:
- зарегистрировать пользователей,
- проверить введенные организации,
- проверить структуру предприятия,
- проверить группы пользователей,
- проверить папки файлов и настройки доступа к ним,
- настроить тома хранения файлов,
- проверить шаблоны файлов,
- установить на сервере ПО для работы с файлами,
- проверить папки внутренних документов и настройки доступа к ним,
- настроить системную учетную запись почты,
- заполнить адреса уведомлений пользователей,
- проверить расписание регламентных заданий уведомлений,
- выполнить публикацию веб-сервисов,
- проверить роли исполнителей,
- проверить виды работ,
- проверить номенклатуру дел,
- проверить вопросы деятельности,
- проверить шаблоны процессов,
- заполнить исполнителей в шаблонах процессов,
- проверить разделы форума,
- проверить папки мероприятий.
- ознакомиться с документом «Как работать с методическими материалами»,
- проверить инструкции для пользователей,
- проверить справочник «Должности»,
- проверить виды документов,
- проверить справочник дела/тома,
- проверить графики работ и производственный календарь,
- проверить виды мероприятий.
- запустить процессы подготовки документации об использовании программы «1С:Документооборот 8» на предприятии,
- запустить процесс подготовки приказа «Об утверждении и введении в действие Положения о делопроизводстве».
В тексте задач описана последовательность работ по ее выполнению и отмечены моменты, на которые следует обратить внимание.
Рис. 13. Текст задачи по типовой методике документооборота
Обработка служебной записки
В новой версии программы оптимизирован процесс обработки служебной записки.
Служебная записка – это форма официальной внутренней переписки. Служебная записка может содержать изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения или просьбы автора. На основании этой информации адресат служебной записки принимает управленческие решения.
В программе служебная записка создается на основе соответствующего шаблона внутреннего документа и далее проходит следующие этапы:
- согласование с непосредственным руководителем автора,
- регистрация секретарем,
- рассмотрение и вынесение резолюции адресатом,
- исполнение резолюции.
Раньше на этапах создания и рассмотрения документа возникали сложности в части назначения адресата служебной записки.
Теперь адресата служебной записки можно:
- указать прямо в документе,
- добавить в процесс рассмотрения с помощью автоподстановки,
- использовать при автозаполнении шаблона файла служебной записки,
- вывести в печатную карточку внутреннего документа,
- найти через поиск документов и файлов.
Рассмотрим реализованные доработки немного подробнее.
Адресат в карточке документа
Для указания адресата на этапе создания служебной записки в карточку документа добавлено новое поле Адресат.
Рис. 14. Поле «Адресат» в карточке внутреннего документа
Поле Адресат отображается, если в карточке вида документа Служебная записка установлена настройка Вести учет по адресатам.
Рис. 15. Настройка вида документа «Вести учет по адресатам»
Данную настройку можно применить и для других видов документов, где нужно указать адресата. Например, для вида внутреннего документа Заявление.
Автоподстановка адресата
Для оптимизации этапа рассмотрения служебной записки создана автоподстановка Адресат документа. С ее помощью адресат, указанный в документе, подставляется в процесс, созданный на его основе.
Например, если использовать автоподстановку в шаблоне процесса Рассмотрение служебной записки, то в качестве исполнителя процесса, созданного по этому шаблону, подставится сотрудник из поля Адресат карточки служебной записки.
Рис. 16. Автоподстановка «Адресат документа» в шаблоне рассмотрения
Автоподстановку Адресат документа можно также использовать в любом шаблоне процесса, если предметом процесса выбран входящий или внутренний документ с заполненным полем Адресат.
Напомним, для отображения этого поля в карточке вида документа должна быть установлена настройка Вести учет по адресатам.
Адресат при автозаполнении файлов
Для автозаполнения шаблонов файлов реквизитом Адресат теперь не нужно добавлять дополнительный реквизит.
Рис. 17. Настройка автозаполнения файла
Отказ от настраиваемых областей делегирования
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Для оптимизации работы прав доступа было принято решение отказаться от настраиваемых областей делегирования прав. Это позволило увеличить быстродействие запросов к базе данных, а значит, сократить время выполнения таких операций, как открытие списков, обновление рабочего стола и т. п.
В связи с отказом после обновления на новую версию программы:
- все типовые области делегирования прав станут предопределенными, их редактирование невозможно;
- изменения, внесенные в типовые области делегирования, будут удалены;
- все области делегирования прав, созданные пользователями, будут помечены на удаление;
- добавить новые области делегирования прав можно будет только с помощью доработки конфигурации.
Рис. 18. Типовые области делегирования прав
Синхронизация данных с «1С:Управлением производственным предприятием 8»
Версии: КОРП, ДГУ.
В новой версии программы появилась возможность настроить автоматическую синхронизацию данных между «1С:Документооборотом 8» и «1С:Управлением производственным предприятием 8».
Теперь настройка синхронизации выполняется один раз, не требует использования внешних правил обмена и позволяет настроить автоматический обмен данными по расписанию.
Синхронизация необходима, если вы совместно используете данные конфигурации и хотите избежать дублирования нормативно-справочной информации (далее НСИ), ошибок и трудозатрат, связанных с ее изменением.
Синхронизация данных работает следующим образом:
- позволяет провести первоначальное наполнение информационной базы выбранной конфигурации;
- отслеживает изменения НСИ обеих конфигураций в автоматическом режиме;
- позволяет пополнять базу «1С:Документооборота 8» данными, заведенными в «1С:Управлении производственным предприятием 8», и наоборот;
- позволяет настроить синхронизацию как на стороне «1С:Документооборота 8», так и на стороне «1С:Управления производственным предприятием 8».
Синхронизация поддерживается только между «1С:Управлением производственным предприятием 8» версии 1.3.58 и выше и «1С:Документооборотом 8 КОРП», «1С:Документооборотом государственного учреждения 8» версии 1.4.6.2 и выше.
Настройка синхронизации
В новой версии программы настройка синхронизации выполняется один раз, далее для обмена данными достаточно будет нажать кнопку Синхронизировать (Настройка и администрирование – Синхронизация).
Рис. 19. Запуск настроенной синхронизации данных
Общий порядок настройки синхронизации выглядит следующим образом:
1. Включите возможность обмена данными с помощью флажка Использовать синхронизацию данных в настройках программы.
2. Запустите настройку обмена по ссылке Синхронизация данных на панели навигации раздела Настройка и администрирование.
3. После выбора конфигурации для обмена, следуя подсказкам помощника, создайте новый обмен, выберите место расположения базы-преемника, тип подключения и начните синхронизацию.
Подробная инструкция по настройке обмена описана в файле Совместное использование.htm в составе дистрибутива.
Особое внимание следует уделить разделу «Контроль актуальности правил обмена».
Состав синхронизируемых данных
Состав синхронизируемых данных между «1С:Документообротом 8» и «1С:Управлением производственным предприятием 8» выглядит следующим образом:
- Организации – Организации. Синхронизируются по наименованию, ИНН и КПП;
- Структура предприятия – Подразделения. Синхронизируются по наименованию;
- Корреспонденты – Контрагенты. Синхронизируются по наименованию, ИНН и КПП;
- Группы доступа корреспондентов – Группы доступа контрагентов. Синхронизируются по наименованию;
- Банковские счета – Банковские счета. Синхронизируются по владельцу;
- Контактные лица – Контактные лица контрагентов. Синхронизируются по наименованию и владельцу;
- Физические лица – Физические лица. Синхронизируются по наименованию и дате рождения;
- Группы доступа физических лиц – Группы доступа физических лиц. Синхронизируются по наименованию;
- Пользователи – Пользователи. Синхронизируются по наименованию;
- Группы пользователей – Группы пользователей. Синхронизируются по наименованию;
- Классификатор банков РФ – Банки. Синхронизируются по БИК;
- Валюты – Валюты. Синхронизируются по наименованию;
- Виды контактной информации – Виды контактной информации. Синхронизируются по наименованию;
- Виды документов физических лиц – Виды контактной информации. Синхронизируются по наименованию.
2. Регистры сведений:
- Документы физических лиц – Паспортные данные физлиц;
- Курсы валют – Курсы валют.
Типовая синхронизация подразумевает только обмен НСИ. Обмен документами не предусмотрен. Но в комплект поставки включен демонстрационный набор правил, предназначенных для выгрузки внутренних документов «1С:Документооборота 8» в договоры контрагентов «1С:Управления производственным предприятием 8». Правила можно использовать как пример доработки типовой синхронизации под нужды предприятия в части обмена.
Прочие изменения
1. Оптимизирован алгоритм заполнения регистра сведений СоставСубьектовПравДоступа. Благодаря этому ускорен перерасчет прав при изменении структуры подчиненности сотрудников. Например, при переводе пользователя в другое подразделение, изменении руководителя или родительской папки.
2. Исправлено более 20 ошибок. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:
- для КОРП: http://downloads.v8.1c.ru/content//DocMngCorp/1_4_6_2/news.htm,
- для ПРОФ: http://downloads.v8.1c.ru/content//DocMng/1_4_6_2/news.htm,
- для ДГУ: http://downloads.v8.1c.ru/content//BudgetDocMng/1_4_6_2/news.htm.
Порядок обновления с предыдущих версий
После обновления с версии 1.2.8 и более ранних
Первичная подготовка к поиску писем по тексту
Версии: КОРП, ДГУ.
Чтобы поиск по тексту писем выполнялся по всем письмам в информационной базе, нужно запустить обработку ЗаполнитьПланОбменаПоискаПисемПоТексту.epf.
Без этой обработки поиск по тексту будет искать только те письма, которые появились в базе после обновления конфигурации.
Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.6.
Исправление отображения документов без активных задач
Версии: КОРП, ДГУ.
Чтобы для остановленных или прерванных процессов не появлялся признак неисполненных задач по документам , нужно запустить обработку ИсправлениеЗаписейОНаличииНеисполненныхЗадачУПредметов.epf.
Без этой обработки будут корректно отображаться только те процессы, которые были остановлены или прерваны после обновления конфигурации.
Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.6.
После обновления с версии 1.3.1 и выше
Версии: КОРП, ДГУ.
После обновления программы необходимо запустить обработку НаполнениеСправочникаВетокПереписки. Это обеспечит быстрый контроль писем.
Рекомендуем запускать обработку в момент, когда ваша база нагружена менее всего, так как выполнение обработки может занять некоторое время.
После обновления с версий 1.4.1–1.4.5 действий, описанных в данном разделе, предпринимать не нужно.