Как улучшить рабочее место

Как улучшить рабочее место

Растения с легкостью украсят ваш стол и улучшат воздух в офисе. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники работают на 15% эффективнее, если в их кабинете есть цветок.

Выберите растение с учетом количества света, который проникает сквозь окна вашего офиса. Например, суккуленты неприхотливы, но им нужно много солнца. Если у вас в офисе плохое естественное освещение, лучше остановиться на сансевиерии (в народе — «щучий хвост» или «тещин язык»), эпипремнуме и спатифиллуме.

Если в вашем офисе нет окон, чаще выходите на улицу

Согласно исследованию 2014 года, проведенному учеными Северо-Западного университета и Иллинойского университета, сотрудники офисов без окон чувствуют себя гораздо хуже тех, кто работает в помещениях с естественным освещением.

Постарайтесь каждый день проводить на солнце несколько часов.

«Дневной свет необходим для поддержания биологических ритмов, от которых зависит ваша когнитивная деятельность, выработка серотонина и пищеварение, — рассказала Кристин Эверетт, старший дизайнер нью-йоркского агентства MKDA. — Благодаря солнцу мы в буквальном смысле чувствуем себя счастливее и внимательнее».

Уберите длинные кабели, которые мешаются под ногами

Наверняка у вас под столом есть провода от системного блока, клавиатуры, мыши, телефона, наушников, зарядки для мобильного и других устройств.

Для поддержания продуктивного рабочего ритма необходимо, чтобы эти кабели вам не мешали. Выровняйте их длину и закрепите в одном месте с помощью специальных держателей, клипс или липучек. Есть даже специальные органайзеры для проводов. Можете пометить кабели, чтобы знать, от какого они устройства.

Поставьте на стол то, что будет напоминать вам о вашей цели

Найдите один или два предмета, которые будут вдохновлять вас работать, и поставьте их на рабочий стол. Это может быть какая-нибудь корпоративная награда, фотография семьи или девиз компании.

Например, генеральный директор Evernote Крис О’Нил держит на рабочем столе флаг США и Канады, напоминая себе о своем двойном гражданстве и международной политике своей организации. Кроме того, на его столе можно найти фото его детей, которые вдохновили его на использование Evernote.

Рабочий стол гендиректора Evernote Криса О’Нила. Фото: Evernote

А в компании Zillow у каждого сотрудника на столе стоит значок, показывающий сколько лет они проработали в фирме.

Держите под рукой полезные закуски

Иногда стоит перекусить, чтобы поднять уровень своей энергии. Лучше всего держать в столе смесь орехов, протеиновые батончики и сухофрукты.

Фото: Sarah Jacobs/Business Insider

Надевайте шумоподавляющие наушники без музыки

Все больше исследований советуют не слушать музыку во время работы.

Дэниел Левитин, специалист по когнитивной нейробиологии и автор книги «Так выглядит ваш мозг во время музыки», сообщил, что музыка мешает продуктивности, если только вы не выполняете повторяющиеся задачи.

Лучше слушать ее в течение 10-15 минут перед работой, чтобы насладиться приятными нейротрансмиттерами, которые она вызывает.

Если в вашем офисе шумно из-за телефонных звонков и разговоров, обязательно воспользуйтесь шумоподавляющими наушниками. Но не стоит включать в них белый шум. Исследование 2010 года показало, что ученики с нарушениями внимания лучше выполняют задания на память, если занимаются в тишине. А еще наушники увеличат вашу продуктивность, потому что коллеги вряд ли захотят отвлекать на болтовню человека, который закрылся в наушниках.

Вам не нужен стол для работы стоя. Просто сидите меньше

Исследования показывают, что если каждый час совершать пятиминутные прогулки, вы будете меньше уставать и хотеть есть.

Холодный воздух снижает продуктивность

Если из-за кондиционера в вашем офисе бывает слишком холодно, держите в столе теплый свитер, обогреватель и перчатки без пальцев.

В 2004 году исследователи Корнеллского университета обнаружили, что при повышении температуры воздуха в офисе с 20° до 25° градусов, количество опечаток в документах сотрудников снижается на 44%, а продуктивность во время набора текста увеличивается на 150%.

Пользуйтесь блокнотом и стикерами для заметок

Хоть мы и живем в цифровом мире, это не значит, что стоит отказываться от бумажных записей. В блокноте можно держать все важные заметки, например, о совещаниях и необходимых звонках. Там же можно записывать и идеи.

Фото: Zillow Group

Отрегулируйте кресло и монитор так, чтобы сидеть правильно

Согласно данным исследовательского центра Клиника Мэйо, плохая поза для сидения может привести к негативным последствиям — головной боли, болям в спине и шее, проблемам с дыханием, защемлению нервов в плечах и боли в челюсти.

Поменяйте положение вашего кресла и монитора так, чтобы сидеть прямо. Если у вас в офисе плохое кресло, не пожалейте денег на его улучшение. «Некачественные кресла вызывают усталость и могут даже привести к проблемам со спиной», — считает Мелисса Фредериксен, владелец и старший дизайнер студии Atmosphere 360.

Не работайте за столом

Как бы хорошо ни был организован ваш рабочий стол, иногда стоит работать не только за ним. Встав из-за него, вы уже улучшите свою продуктивность.

Рон Фридман, психолог и автор книги «Лучшее место для работы», считает, что когда вы уходите работать на кухню, на диван или в комнату отдыха, вы посылаете себе сигнал, что пора сосредоточиться.

Генеральный директор SoundHound Кевин Мохайер обычно уходит в солнечный уголок на втором этаже офиса, когда ему надо спокойно поработать или пообщаться с командой. Фото: Soundhoud

Уберите в стол вещи, которыми вы не пользуетесь каждый день

Старайтесь следить за тем, что окружает вас на рабочем месте. Если вы можете убрать лишнее, то почувствуете заметный результат.

На столе должно быть только самое необходимое: компьютер, телефон, блокнот, ручки и бутылка с водой. Остальное можно положить в стол.

Если у вас много бумаг, заведите для них специальный шкаф. А лучше отсканируйте документы и храните их в цифровом виде. Ничто так не замедляет продуктивность, как окружение из множества бумаг и необходимость копаться в документах.

Синие, зеленые и желтые тона улучшают продуктивность

Разные цвета по-разному влияют на настроение человека. Синий и красный улучшают работу мозга.

Ученые считают, что прохладные тона (например, синий) действуют успокаивающе. Стол со множеством синих акцентов поможет вам чувствовать себя уравновешенно в течение дня.

С красным цветом стоит быть осторожнее — этот оттенок может увеличить скорость сердцебиения, полагает Эндрю Эллиот из Рочестерского университета. Не стоит использовать его в офисе, если только ваша работа не связана с физической активностью или вы работаете интенсивными интервалами.

Материалы по теме:

30 способов мгновенно преобразить ваше рабочее место

Если у вас есть домашний офис, или вам необходимо вместить свои вещи в ячейку, в этой статье вы найдете полезные советы, которые сделают эту работу менее трудной.

Храните мелкие вещи в стойке для специй.

Только не забудьте тщательно их вымыть, или Ваш ластик будет вечно пахнуть тмином.

Храните расходные материалы в винной стойке под полкой. Вино тоже можно хранить здесь.

Держите бумаги и ручки в аккуратном органайзере, сделанном из старых рамок.

Превратите рамку в список вещей, которые нужно сделать.

Сделайте эти красочные органайзеры из консервных банок

Уложите их друг на друга для экономии места.

Покройте их краской для школьных досок для удобства маркировки.

Посчастливилось иметь лишнюю пружинку Слинки? Используйте ее для хранения письменных принадлежностей.

Держите кабели в порядке с этим организатором, который монтируется на столе.

Он стоит всего 9,99 $, и Вы больше не будете униженно ползать по полу в поисках кабеля.

Прикрепите небольшой крюк под столом, чтобы убрать шнуры из-под ног.

Пометьте шнуры ярлыками от хлеба. Правда, для начала Вам нужно будет съесть много хлеба, но все мы чем-то жертвуем.

С помощью зажимов можно сделать большой держатель для шнуров.

Обклейте картотеку кусками обоев. Ткань или бумага для творчества тоже подойдут.

Создайте полку с местом для хранения бумаги из журнальной стойки.

Используйте упаковку от утреннего кофе, чтобы предохранить Ваши наушники от запутывания. И ваши утра станут более добрыми.

Храните бумаги на стене, прикрепив их к планшетам с зажимами.

Используйте один для списка дел. Этот человек, очевидно, не имеет никаких обязательств.

Обновите свое кресло. Теперь, если кто-то захочет украсть Ваше кресло, Вы об этом узнаете.

Сделайте компактную зарядную станцию из бутылки от лосьона. Никто не узнает, чем это было раньше.

Никогда не проливайте жидкость с помощью этого держателя для напитков. Он крепится к краю стола и предотвращает страшные бедствия, вроде встречи-соевого-латте-с- MacBook-Pro.

Обклейте внутренние панели полок бумагой для творчества, чтобы придать им красок.

Создайте свою собственную книжную полку, используя ящики. Вы можете сделать её больше или меньше, в зависимости от того, насколько ограничено Ваше пространство.

Эта красивая книжная полка сделана из ящиков Ikea с помощью зажимов. Вы можете прибить или прикрутить её к стене, если Вы беспокоитесь о её устойчивости.

24. Перфорированные доски сохраняют много пространства. Храните важные напоминание и фотографии, которые Вам нравятся, на уровне глаз.

Прикрепите корзины к перфорированной доске, чтобы хранить бумаги. Их легко переместить.

Эта панель заметок около клавиатуры сделает процесс занесения заметок (ручкой! В Ваших руках!) легким и ненавязчивым.

Храните мелкие предметы в формах для льда. Вы можете заменить скрепки и гвозди нитками и бусинками, в зависимости от сферы деятельности. Формы для льда также хорошо работают в качестве разделителей в ящиках.

Используйте сушку для посуды в качестве готовой файловой системы.

Украсьте скучные папки термонаклейками. Они сделают даже Ваши налоговые декларации приятными и спокойными.

Картотека на колесах позволит легко и быстро изменить Ваше рабочее место. Передвигайте её на 2-4 сантиметра каждый день, и сведите с ума своего раздражительного коллегу. Или просто отодвиньте её в сторону, когда Вам необходимо освободить комнату.

А вы знали, что у нас есть Telegram?

Подписывайтесь, если вы ценитель красивых фото и интересных историй!

5 советов, которые помогут обустроить рабочее место

Хорошо спроектированное рабочее пространство может сильно сказаться на успехах в обучении или работе. Когда речь идет о создании комфортной и эффективной среды, следует учесть множество факторов: от расположения мебели до освещения и организации рабочего стола. Каждая деталь имеет значение.

Вместе с экспертом по организации пространства Анастасией Ковальчук рассказываем, как грамотно организовать свое рабочее место.

Правильно расположите рабочий стол

Стол — центр рабочего пространства. Беспорядок на рабочем столе может отвлечь и затруднить работу. Вот несколько советов, как организовать рабочий стол и избавиться от беспорядка.

Фото istockphoto.com/mixetto

• Используйте ящики и органайзеры для хранения мелких предметов, таких как ручки, карандаши и скрепки.
• Разделите рабочий стол на зоны, например для компьютера, для письменных материалов и для хранения документов. Это поможет легко найти нужные предметы и упорядочить работу.
• Используйте подставки и органайзеры для документов, чтобы они были легкодоступны.

Главный предмет мебели в рабочем кабинете — это стол. Если вы планируете работать в этом помещении большую часть дня, то рекомендую его расположить так, чтобы монитор хорошо просматривался. Не нужно ставить напротив окна, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран. Лучше расположить перпендикулярно к окну. Если все же пришлось поставить стол так, что окно оказалось за вашей спиной, рекомендую повесить плотные шторы.

Анастасия Ковальчук
Дизайнер, декоратор

Размеры рабочего стола необходимо выбирать исходя из общих габаритов помещения. Если есть возможность сделать стол немного глубже стандартных значений, рекомендуем этим воспользоваться. Работать комфортнее, когда глубина составляет не менее 70 см: можно удобно расположить компьютер, при этом еще останется место, чтобы положить что-то перед собой.

Количество розеток возле рабочего стола стоит предусмотреть с запасом. Например, чтобы они были и в нижней части стены для подключения компьютера, и сверху над рабочей поверхностью стола — для зарядных устройств и подключения дополнительной лампы.

Настройте освещение

Яркое и равномерное освещение помогает предотвратить излишнюю усталость глаз, что способствует более продолжительной работе без дискомфорта.

Кроме того, выбор цветовой схемы для рабочего пространства тоже имеет значение. Нейтральные и спокойные цвета, такие как белый, серый и голубой, могут создать расслабляющую атмосферу, которая способствует концентрации и фокусу.

Теплохолодность основного освещения в кабинете рекомендую использовать такую же, как во всей квартире, чтобы он резко не выделялся на фоне остальных помещений. Квартирный рабочий кабинет все же должен быть более уютным, чем офисный.

Анастасия Ковальчук
Дизайнер, декоратор

Освещение может быть многоуровневым. Должно быть основное яркое потолочное освещение, прямой направленный свет на рабочее место от настольной лампы или настенного светильника. А также можно предусмотреть дополнительное антуражное освещение — подсветки в полках, в витринах.

Организуйте хранение

Системы хранения играют важную роль в организации домашнего офиса. Они помогают хранить все необходимые предметы в порядке и в доступе. Вот несколько идей для использования систем хранения.

Фото istockphoto.com/KatarzynaBialasiewicz

• Используйте передвижные полки и шкафы для хранения книг, документов и других материалов. Это поможет упорядочить рабочее пространство и легко найти нужные предметы, а при необходимости расчистить рабочую зону, убрав из нее отвлекающий визуальный шум.
• Используйте несколько корзин для хранения мелких предметов.
• Разделите шкафы и ящики на зоны в соответствии с типом хранимых предметов. Например, выделите отдельную зону для хранения документов, книг и принадлежностей. Это поможет понять, нужны ли вам дополнительные папки или они будут только засорять рабочую зону.

Удобно, когда возле рабочего стола, на расстоянии вытянутой руки, есть все необходимые канцелярские товары. Для этого нужно предусмотреть выдвижные ящики в столе. Причем именно выдвижные удобнее, чем распашные шкафчики. Если стол без ящиков, можно недалеко от него поставить стеллаж и шкафчик.

Анастасия Ковальчук
Дизайнер, декоратор

Также в кабинете необходимо предусмотреть место для принтера, сканера. Здорово, если есть возможность спрятать его в каком-либо шкафчике, предусмотреть полки повыше, чтобы можно было открыть крышку и сделать все необходимые действия. Чтобы не тянуть провода из других концов комнаты, нужно установить в этом месте розетки.

Стеллажи для книг и документов лучше делать закрытыми, чтобы не скапливалось большое количество пыли. Это могут быть полностью глухие фасады, а могут быть стеклянные. Второй вариант подходит для случаев, если наполнение стеллажа выглядит эстетично и корешки документов и книг не пестрят и не отвлекают от основной концепции интерьера.

Добавьте аксессуаров

Выбор правильных элементов декора и аксессуаров поможет организовать рабочее пространство и сделать его более функциональным и комфортным.

• Используйте рамки для легкого доступа к важным фотографиям и вдохновляющим цитатам. Это поможет сфокусироваться на цели, но не чувствовать себя дискомфортно.
• Разместите на рабочем столе растения. Они не только добавят красоты, но и помогут улучшить качество воздуха и снизить стресс.
• Используя органайзеры для хранения канцелярских принадлежностей, не увлекайтесь количеством, подумайте об их функциональности.

Не забывайте об эргономике

Когда вы проводите много времени за рабочим столом, важно учесть эргономику и комфорт.

• Правильно настройте стул и рабочий стол. Стул должен регулироваться по высоте, чтобы вы могли подобрать оптимальную позицию для вашего роста. Рабочий стол должен быть на уровне локтей, чтобы снизить напряжение в шее и спине.
• Используйте эргономичную клавиатуру и мышь. Они помогут снизить напряжение в руках и предотвратить развитие мышечных и суставных проблем.
• Разместите монитор на уровне глаз. Это поможет предотвратить перенапряжение зрения.

Стул для кабинета каждый должен выбирать в зависимости от своих индивидуальных предпочтений. Для некоторых людей удобным является игровое кресло — стул на колесиках, с подлокотниками. Другим достаточно самого обычного стула, особенно если человек не планирует работать в этом кабинете большую часть времени.

Анастасия Ковальчук
Дизайнер, декоратор

Теперь у нас есть сообщество во «ВКонтакте», где мы рассказываем все о здоровом образе жизни, делимся советами и лайфхаками. Подписывайтесь , чтобы оставаться в форме!

15 убойных фишек правильной организации рабочих мест

Бережливый бизнес начинается с правильной организации рабочих мест, изучения своих процессов и поиска потерь как на местах, так и в процессах.

Начали улучшать свои рабочие места? Используйте 5С — японскую систему организации рабочего места. Она включает в себя этапы сортировки, соблюдения порядка, содержания в чистоте, стандартизации и совершенствования.

За 7 лет проектов по улучшению я научился 15 непреложным истинам при организации 5С. Почти всегда, когда я не применял эти правила, внедрение 5С заканчивалось плачевно.

1. Выберите команду внедрения. Включите в нее работников подразделения, где будет разворачиваться 5С. Работники сами хотят улучшать свои рабочие места. Более 70% из них знают, что именно нужно улучшать на их рабочем месте. Подтолкните их к этому!

2. Расскажите команде внедрения о том:

• какова общая цель и ожидаемый результат проводимых мероприятий,
• что именно будет делать каждый работник в рамках внедрения,
• как и с помощью каких ресурсов он будет достигать цели.

Это значительно повысит лояльность работников к новой системе.

3. Обязательно выслушайте и запишите предложения работников по улучшению своих рабочих мест. Никто не знает процессы и рабочее место так хорошо, как тот, ко на нем работает. Никому не отказывайте в подаче предложений. Какие из них будут реализованы — решите позднее.
Такой подход увеличит вовлеченность работников в процесс улучшений.

4. Перед началом внедрения системы выберите место для фотосъемки ситуации «До улучшения». Обязательно сделайте несколько фотографий места будущего улучшения. Делайте фото и в процессе работы.
Без этого вы не сможете показать масштаб улучшений и убедить сомневающихся в пользе изменений.

5. Подберите и используйте все необходимые для работы средства индивидуальной защиты. Выдайте их каждому участнику. Риск травм заметно сократится. Работники увидят, что о них заботятся и дорожат их здоровьем.

Маркировка рабочих зон по системе 5С в сборочном цехе. Источник: commons.wikimedia

6. Перед проведением этапа сортировки организуйте специальную зону для предметов, чье предназначение и статус непонятны. Это зона «красных ярлыков». Научите работников пользоваться ею. Раздайте всем участвующим бланки «красных ярлыков».
Если нет специальной зоны, то не будет и предметов для этой зоны. Без этого этап сортировки проводить бессмысленно.

7. Определите ответственного за хранение предметов в этой зоне, срок хранения предметов в ней и порядок изъятия из нее. После истечения срока предметы из зоны необходимо удалить. Отсутствие ответственного приводит к постепенному «расползанию» предметов обратно на рабочие места. Работникам жаль терять «полюбившиеся» молотки, цанги, пассатижи и т.п. Они постараются вернуть их обратно, как только это станет возможно.

8. Проведите измерение параметров процессов, реализуемых на рабочем месте. Зафиксируйте, сколько и каких грузов переносит работник, как часто он это делает. Сколько шагов он проходит в течение рабочей смены и т.п.

9. Реализовав первых три шага 5С на рабочих местах, обязательно стандартизируйте полученный порядок. Делайте это незамедлительно!

10. Разместите на рабочем месте полученный стандарт чистоты, порядка и правильного расположения предметов. Он напомнит работнику о том, как должно выглядеть его рабочее место по окончании трудового процесса.

Такие примеры будут менять культуру организации, прививая работникам мышление категориями постоянных улучшений.
Это ключевой фактор успеха! Без этого все скатится к первоначальному хаосу и беспорядку!

11. Сделайте несколько фото «После улучшения» ровно с того же места, с которого вы делали фото «До».
Так вы точно сможете понять масштаб полученных улучшений и донести это другим работникам.

12. Публично поблагодарите участвовавших работников за полученный результат.
Это повысит их мотивацию к дальнейшим улучшениям.

13. Разместите на общедоступном информационном стенде отчет о мероприятии вместе с фотографиями команды внедрения и фото «До» и «После».
Другие работники увидят, что их знакомые коллеги легко смогли улучшить свои рабочие места и получить пользу для себя и предприятия.

14. Особо покажите полученный эффект от проведенной акции (сэкономленные метры, килограммы, минуты и т. п.). Пишите честно, не преувеличивайте.
Эти результаты сильно мотивируют работников других подразделений на улучшение своих рабочих мест.

15. Презентуйте обновленный участок работникам других подразделений.
Этим вы привлечете всеобщее внимание к полученному положительному результату.

Присутствие и одобрение руководства покажет заинтересованность первых лиц предприятия темой постоянных улучшений и их вовлеченность в процесс.

Это не исчерпывающий список хитростей 5С. Со временем у вас появятся свои фишки и тонкости. Однако без соблюдения этих 15 правил привить и привнести культуру 5С на рабочие места будет очень сложно.
Проверено опытом! Подтверждено кучей потраченных нервов!

Вам интересна тема кайдзен и бережливого производства? Хотите стать бережливым? Подписывайтесь на рассылку Кайдзен от Клуба директоров. Мы поможем вам сэкономить миллионы!