Как выгрузить упд в диадок

Выгрузка документов из 1С в Диадок

Если у пользователя Диадока нет модуля для 1С, у него может возникнуть вопрос: как выгружать документы из учетной системы в сервис электронного документооборота (ЭДО). Разберем выгрузку документов из 1С и загрузку их в веб-версию Диадока. Также рассмотрим, как с помощью модуля Диадока для 1С можно получать и отправлять документы не выходя из 1С.

В этой статье:

• Выгрузка из 1С в Диадок
• Как загрузить УПД в Диадок из 1С
• Интеграция ЭДО в 1С

Начните работать с электронными документами в Диадоке

Выгрузка из 1С в Диадок

Чтобы упростить работу в 1С, можно установить готовый модуль от Диадока. Он поможет отправлять и получать документы в интерфейсе 1С без дополнительных операций по выгрузке и загрузке.

Если вас интересует выгрузка из 1С в Диадок без модуля, то следуйте алгоритму:

1. Открыть 1С, выбрать нужный документ, сохранить его на компьютер.
2. Авторизоваться в Диадоке, загрузить файл, отправить или сохранить как черновик.

При этом важно обратить внимание на тип документа: формализованный или неформализованный. Для формализованных есть утвержденный Федеральной налоговой службой формат, они представляют собой файлы с расширением XML. К ним относят счет-фактуру, универсальный передаточный документ (УПД), корректировочные счет-фактуру и УПД. Подробнее об этих и других типах формализованных документов читайте здесь.

Для неформализованных документов нет установленного формата. Файлы сохраняют с удобным расширением: DOC, PDF, JPEG, XLSX. Примеры неформализованных документов: информационное письмо, реестр расходов, претензия.

Счета-фактуры, УПД (СЧФ, СЧФ ДОП) как формализованные документы выгружаются только в установленном налоговой формате. Это прописано в Приказе ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Чтобы выгрузить такой документ, например УПД в XML-формате, и отправить его из 1С в Диадок, необходимо обратиться к 1С-специалисту внутри компании.

Обменивайтесь формализованными и неформализованными документами в Контур.Диадоке

Как загрузить УПД в Диадок из 1С

На примере УПД разберем, как в веб-версии Диадока загружать документ в установленном формате. Инструкция будет полезна клиентам, у которых нет модуля Диадока для 1С. Модуль упрощает работу, о нем пишем ниже в разделе «Интеграция ЭДО в 1С».

Для загрузки УПД в веб-интерфейс возможны два варианта. Первый подойдет вам, если уже есть выгруженный из 1С УПД. А второй — если вам удобнее создать УПД с нуля в редакторе Диадока.

Итак, чтобы сформировать и отправить УПД в Диадоке, перейдите в раздел «Документы» и нажмите на кнопку «+Новый документ». Дальше нужно выбрать способ подготовки.

Вариант 1. Загрузить файл в Диадок

При создании нового документа в веб-интерфейсе Диадока нажмите на ссылку «Загрузите с компьютера». Выберите файл и кликните по кнопке «Открыть». Файлы с УПД допустимо загружать только в установленном формате XML. При этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя.

При загрузке файла сервис определяет нужные данные: номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС, а также проверяет на соответствие формату.

Если с документом все в порядке, выберите получателя и нажмите «Подписать и отправить».

УПД подписывается единственной подписью руководителя или уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ) и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.

Вариант 2. Создать вручную в Диадоке

Другой способ — создать документ в установленном формате через веб-редактор Диадока. С его помощью можно составить УПД, счет-фактуру, накладную или акт в установленном ФНС формате. Ниже подробно опишем, как это сделать.

В списке «Редактор» выберите «УПД» и заполните поля, следуя инструкции.
После заполнения нажмите «Перейти к отправке», выберите получателя и кликните на «Подписать и отправить».

Интеграция ЭДО в 1С

Чтобы работать с ЭДО внутри учетной системы 1С, Диадок предлагает специальный модуль. Он позволяет отправлять и получать документы, искать контрагентов, приглашать их к обмену и пользоваться другими преимуществами электронного документооборота, оставаясь в интерфейсе 1С.

Перед началом работы в модуле необходимо приобрести лицензию. После ее покупки можно скачать модуль. Модуль для 1С от Диадока — это готовое решение, которое легко установить и настроить за 15 минут без дополнительной помощи. Подробная инструкция о загрузке, авторизации и настройке модуля находится здесь.

С помощью модуля Диадока для 1С можно:

• создавать документы,
• отправлять формализованные и неформализованные документы,
• обрабатывать входящие документы,
• подписывать документы с помощью электронной подписи,
• аннулировать документы,
• приглашать контрагентов к электронному обмену,
• отправлять документы по маршрутам согласования,
• просматривать статусы и историю обмена документами,
• сверять информацию между 1С и Диадоком.

Ниже на видео показываем, как работать с документами в модуле Диадока для 1С: отправлять, просматривать папку с входящими и исходящими, подписывать, создавать.

Использование модуля ускоряет обработку документов, так как сотрудники остаются в привычном интерфейсе учетной системы, пользуясь возможностями ЭДО. Другие преимущества:

Автоматизация бухгалтерского учета. Модуль позволяет обмениваться закрывающими документами с контрагентами прямо в 1С, что упрощает работу бухгалтерии и других отделов.

Сокращение времени на обработку документов. Информация обрабатывается быстрее, так как нет необходимости переключаться между окнами, выгружать документы из 1C в XML для Диадока.

Улучшение контроля за документооборотом. Можно отслеживать статусы документов онлайн и контролировать работу сотрудников.

Уменьшение вероятности ошибок. Интеграция с 1С позволяет снизить объем ручного ввода информации, также пользователи могут настроить шаблоны типовых документов и другие опции.

Удобство использования. Модуль интегрируется непосредственно в 1С, поэтому пользователям не нужно привыкать работать в новом интерфейсе.

Установите модуль и работайте с электронными документами из 1С

выгрузка УПД в контур диадок

здравствуйте, подскажите пожалуйста, реализована ли в программе 1с выгрузка УПД в xml формате для отправки покупателям через оператора например контур диадок.специалисты контура утверждают, что в 1с этого нет и предлагают программу за 36 тысяч, которая синтегрируется с 1с для отправки упд покупателям. упд в 1с формируется в xml формат, при загрузке файла в контур показывается ошибка в файле, так действительно нет выгрузки упд для отправки контрагентам через оператора в формате налоговой?

Формирование и отправка УПД

Файлы с УПД возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.

При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату, сумму всего по документу и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.

При необходимости изменить данные документа, нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».

При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.

На любом этапе создания и отправки документа (документов) его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Документ (документы) сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).

Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

В случае если реквизиты были отредактированы, измененные данные сохраняются в реквизитах организации.

Пакет подписан ЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».

УПД подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.

Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При входе в сервис с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. При подписании извещений Диадок обращается к закрытому ключу сертификата, поэтому при подписании нужно ввести пин-код. Если извещений накопилось много, то пин-код потребуется вводить несколько раз.

Извещение покупателя о получении счета-фактуры не является обязательным и составляется по согласованию сторон.

В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по электронной почте diadoc@kontur.ru.

Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание запустится только в том случае, если логин и сертификат связаны, и сертификат выбран в персональных настройках.

УПД должен пройти все этапы документооборота, как и счет-фактура. Cостояние документа в документообороте отображается на странице просмотра документа.

После завершения документооборота УПД, содержащего информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (например, табачной продукции), такой УПД передается в ГИС Мониторинга.

В соответствии с п. 5 постановление Правительства РФ от 28.01.2021 N 64, которое вносит изменения в ППР 224 по маркировке табачной продукции, участники оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, обязаны представлять оператору информационной системы мониторинга информацию об обороте товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, в соответствии с правилами, установленными Правительством Российской Федерации, для включения такой информации в информационную систему мониторинга.
Лицензионный договор на Диадок рассматривается Сторонами как поручение Участника оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации Оператору ЭДО осуществлять от имени Участника передачу и получение электронных документов, содержащих информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, оператору информационных систем мониторинга. В связи с этим в Диадоке, при подключении возможности отправки данных в ГИС МТ, осуществляется автоматическая отправка документов, содержащих информацию о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации в ГИС Мониторинга.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ (УПД) дает возможность объединить всю информацию из счета-фактуры (СФ) и документа первичного учета. Компании и ИП используют его как первичный документ или как комбинацию счета-фактуры и первичного документа. Он позволяет оформить поставку товаров, услуг или работ и передачу имущественных прав.

УПД можно использовать для отражения операций с товарами, подлежащими прослеживаемости, если компания не является плательщиком НДС. Это работает и при посреднической деятельности.

Бумажный УПД

Чтобы начать использовать УПД, необходимо зафиксировать это в учетных документах компании. УПД — основание для налогового и бухгалтерского учета. Он может быть законным основанием для определения объема вычетов по НДС, а также — для признания конкретных расходов в бухучете. Это отражено в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Закон не обязывает использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной, акта или пакета документов, включающего счет-фактуру и первичный учетный документ. В письме ФНС предлагает использовать форму УПД, которая может быть дополнена реквизитами по вашему желанию. При этом УПД должен содержать обязательные реквизиты счета-фактуры, если используется как объединяющий СФ и первичный документ.

Отправляйте УПД быстро и безопасно

Диадок позволит сформировать документ по нужному формату и мгновенно передать контрагенту. Электронный УПД никогда не потеряется и всегда будет доступен. Подключиться

Электронный универсальный передаточный документ

• СЧФ — счет-фактура;
• СЧФДОП — универсальный передаточный документ;
• ДОП — первичный документ, например, накладная или акт.

Составитель документа заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции. Для счета-фактуры и первичных документов они разные.

Документы с функциями СЧФДОП или ДОП подписывают и отправитель, и, как правило, получатель. Акт по длящимся услугам часто не подписывается получателем, так как считается, что услуга принята в момент ее оказания. Документ с функцией СЧФ (счет-фактура) подписывает только отправитель — продавец.

В электронном УПД передаются данные по маркированным товарам в систему Честный ЗНАК. С 1 января 2022 года передавать данные о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, можно только через систему ЭДО. Также УПД применяется для работы с товарами, данные о которых передают в национальную систему прослеживаемости.

Как заполнять электронный УПД

Функция — СЧФ

Реквизиты, которые необходимо заполнить, определены п. 5 ст. 169 НК РФ:

1. порядковый номер документа, число, месяц и год его формирования;
2. название, адрес, ИНН обеих сторон сделки;
3. названия и адреса отправителя и получателя груза;
4. номер документа, который фиксирует аванс в счет предстоящих поставок;
5. состав поставки, если возможно — единица измерения содержимого;
6. количество содержимого поставки в единицах измерения, названных ранее; валюта;
7. цена за единицу измерения поставки, не учитывая налог (исключение — государственная регулируемая цена, включающая налог);
8. стоимость поставки или имущественных прав без налога;
9. акциз, где это необходимо;
10. налоговая ставка;
11. налог для покупателя по действующим налоговым ставкам;
12. стоимость поставки с учетом налога;
13. страна происхождения товара;
14. номер таможенной декларации;
15. код вида товара по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию Евразийского экономического союза.

В электронном формате появляется новое обязательное для заполнения поле — название субъекта, составившего файл продавца. Если продавец и составитель — разные субъекты, то второй заполняет поле «Основание, по которому экономический субъект является составителем файла обмена счета-фактуры (информации продавца)». Это важно для аутсорсеров и агентов.

Функция — ДОП

В файле документа нужно заполнить реквизиты, названные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. название документа;
2. число, месяц, год его создания;
3. экономический субъект, который сформировал документ;
4. суть сделки;
5. сумма или объем поставки;
6. ФИО и подписи ответственных лиц.

Функция — СЧФДОП

В файле документа должны быть все сведения, перечисленные выше.

Особенности формата УПД

Если он используется как ДОП или СЧФДОП:

• Может иметь два наименования: одно — официальное по факту хозяйственной жизни, второе — то, о котором договорились контрагенты.
• Есть специальные поля для сведений о перевозчике.
• Требует подписи со стороны покупателя уполномоченным лицом, которое отвечает за оформление первичных документов.

Для всех типов документов можно внести любые дополнительные сведения: вид операции, информацию для участника документооборота, дополнения об участниках сделки. Сведения об участниках сделки содержат поля:

• код ОКПО;
• структурное подразделение;
• информация для участника документооборота;
• для ИП — ИНН, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, ФИО; для ЮЛ — наименование, ИНН, КПП; для иностранного лица, которое не стоит на учете в налоговых органах, — название и другие сведения;
• адрес;
• контактные сведения: номер телефона, e-mail;
• банковские реквизиты.

Блок «Подписант» включает четыре атрибута: «Область полномочий», «Статус», «Основание полномочий (доверия)», «Основания полномочий (доверия) организации». «Область полномочий» обязателен для заполнения, выбирается нужное.

Поле «Статус» заполнять обязательно. Можно указать:

1. сотрудник продавца;
2. сотрудник организации, составившей файл продавца;
3. сотрудник иной уполномоченной организации;
4. уполномоченное физическое лицо (в том числе ИП).

От выбранного статуса зависит информация в поле «Основание полномочий». Для 1, 2 и 3 обычно это «Должностные обязанности». Для 4 — основания полномочий, например, доверенность, ее дата и номер. Поле «Основание полномочий (доверия)» заполняется, только если статус подписанта — 3.

Обязательно указать, кто подписывает файл документа: физическое лицо, ИП или представитель юрлица. Для физического лица обязательны к заполнению лишь фамилия и имя, для ИП — ИНН, фамилия и имя, а для представителя юрлица — ИНН юрлица, должность, фамилия и имя. Подписантов может быть несколько.

Как работать с УПД в Диадоке

Диадок позволяет отправить УПД, созданный в самом сервисе или сформированный в другой системе. Мы написали подробную инструкцию о том, как сформировать и отправить УПД в сервисе.

Обменивайтесь УПД в Диадоке

Формируйте УПД по формату, утвержденному ФНС, прямо в Диадоке с помощью встроенного редактора. Он подскажет, как правильно заполнить поля и проверит документ на ошибки.

Частые вопросы

• Как убедиться, что полученный документ соответствует формату, утвержденному ФНС?
• Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»?
• Сколько лет хранятся документы на серверах Диадока?
• Можно ли отозвать документ, отправленный через Диадок?
• Сменились реквизиты организации. Как поменять их на сервере?