Какое поле сводной таблицы не закрывается

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел»
ИНН 7735603520
ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович
ИНН 633015842586
ОГРНИП 310633031600071

Как настроить сводную таблицу

Настройка сводной таблицы осуществляется с помощью панели, которая содержит следующие вкладки:

• Конструктор – с помощью данной вкладки определяется структура (внешний вид) сводной таблицы.

• Параметры – содержит параметры сводной таблицы. В текущей версии приложения в данной вкладке доступно только редактирование источника данных сводной таблицы.

Открыть панель настроек сводной таблицы

Панель настроек сводной таблицы автоматически открывается при выделении любой ячейки сводной таблицы и автоматически закрывается при выделении любой ячейки за пределами сводной таблицы.

Панель настроек можно также открыть и закрыть вручную.

Если панель закрывается вручную, то автоматическое отображение/сворачивание панели прекращается до следующего входа в программу.

Чтобы закрыть панель вручную, выполните одно из следующих действий:

fp_header_back_icon

• В верхней части панели нажмите кнопку .

side_panel_pivot_table

• На боковой панели нажмите кнопку ( Сводная таблица ).

Чтобы открыть панель вручную, выполните следующие действия:

1. Выделите весь диапазон или одну/несколько ячеек из диапазона сводной таблицы.

2. Откройте панель одним из следующих способов:

• Выберите пункт командного меню Данные > Настроить сводную таблицу .

t_pivot_table_settings

• На панели инструментов, в разделе Сводная таблица нажмите кнопку Настроить .

side_panel_pivot_table

• На боковой панели нажмите кнопку ( Сводная таблица ) .

• Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выполните команду Настроить сводную таблицу .

Настроить сводную таблицу

По умолчанию сводная таблица не содержит данных, так как ее структура не определена. Чтобы определить структуру, воспользуйтесь вкладкой Конструктор , расположенной на панели настроек сводной таблицы.

Вкладка Конструктор содержит следующие области:

• Доступные поля – в этой области содержится список всех выбранных столбцов исходной таблицы (далее – полей ). Чтобы определить структуру сводной таблицы, добавьте поля из области Доступные поля в области Строки , Столбцы , Значения и Фильтры .

• Строки – добавьте в эту область поля, данные из которых будут являться заголовками строк сводной таблицы.

• Столбцы – добавьте в эту область поля, данные из которых будут являться заголовками столбцов сводной таблицы.

• Значения – добавьте в эту область поля, значения которых будут использоваться для расчетов.

• Фильтры – при необходимости добавьте в эту область поля, которые будут использоваться для фильтрации данных в сводной таблице. Фильтры помогают задать уровень детализации данных и меняют внешний вид таблицы.

Поля из области Доступные поля можно добавить в области Строки и Значения вручную или автоматически. Если поля добавляются автоматически, то они распределяются между областями Строки и Значения по типу данных:

• Если поле содержит текстовые значения, то оно перемещается в область Строки .

• Если поле содержит числовые значения, то оно перемещается в область Значения .

Чтобы автоматически распределить поля между областями Строки и Значения , последовательно выполните для каждого из данных полей следующие действия:

1. В области Доступные поля наведите курсор мыши на название поля, которое требуется переместить в область Строки или Значения .

side_panel_pivot_table_add

2. Нажмите кнопку ( Добавить ).

Чтобы добавить поля в области Строки и Значения вручную, перетащите их в соответствующие области, удерживая левую кнопку мыши, или последовательно выполните для каждого поля следующие действия:

1. В области Доступные поля наведите курсор мыши на поле, которое требуется добавить в область Строки или Значения .

side_panel_pivot_table_more

2. Нажмите кнопку ( Еще ).

3. В отобразившемся меню выберите область, в которую необходимо добавить поле.

Вычисляемые поля, созданные в стороннем приложении, можно переместить только в область Значения .

Добавление полей из области Доступные поля в другие области выполняется вручную, аналогично добавлению полей в области Строки и Значения .

Переместить поле из одной области в другую

Перемещение полей из одной области в другую выполняется вручную, аналогично добавлению полей из области Доступные поля в другие области конструктора.

Изменить порядок расположения полей в области

В любой области, кроме области Доступные поля , можно изменить порядок расположения полей в списке. Расположение поля в списке определяет расположение соответствующего поля в сводной таблице.

Чтобы изменить расположение поля относительно других полей в списке, перетащите его в требуемое место списка, удерживая левую кнопку мыши, или выполните следующие действия:

side_panel_pivot_table_more

1. Наведите курсор мыши на поле и нажмите кнопку ( Еще ).

2. В выпадающем меню выберите требуемую команду:

• Переместить в начало – переместить поле в начало списка;

• Переместить выше – поменять местами выбранное и предыдущее поле;

• Переместить ниже – поменять местами выбранное и последующее поле;

• Переместить в конец – переместить поле в конец списка.

Состав команд выпадающего меню определяется местоположением выбранного поля в списке.

Редактировать функцию в области «Значения»

Для поля, которое добавляется в область Значения , функция расчета данных выбирается автоматически:

• Если поле содержит числовые данные, выбирается функция Сумма .

• Если поле содержит текстовые данные, выбирается функция Количество .

Чтобы изменить способ расчета данных для поля, выполните следующие действия:

1. В области Значения разверните выпадающий список функций, соответствующий данному полю.

2. Выберите в выпадающем списке требуемую функцию.

Для вычисляемых полей, созданных в стороннем приложении, автоматически выбирается функция Сумма . Выбор другой функции расчета данных недоступен.

Удалить поле из сводной таблицы

Чтобы удалить поле из какой-либо области сводной таблицы, воспользуйтесь одним из следующих способов:

side_panel_pivot_table_delete

• Наведите курсор мыши на название данного поля и нажмите кнопку ( Удалить ).

• Удерживая левую кнопку мыши, перетащите поле из текущей области в область Доступные поля .

Чтобы удалить поле из всех областей сводной таблицы, в которые оно добавлено, выполните следующие действия:

1. В области Доступные поля наведите курсор мыши на название данного поля.

side_panel_pivot_table_remove

2. Нажмите кнопку (Удалить из сводной таблицы ).

Проблемы совместимости сводной таблицы

Средство проверки совместимости обнаружило одну или несколько проблем совместимости, связанных с сводными таблицами.

Важно: Прежде чем продолжить сохранение книги в формате файла более ранней версии, необходимо устранить проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности, чтобы предотвратить безвозвратную потерю данных или неправильную работу функций.

Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности, не всегда обязательно устранять перед сохранением: данные и функциональность не теряются, но книга при ее открытии в более ранней версии Microsoft Excel может выглядеть или работать несколько иначе.

В этой статье

Проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности
Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности

Проблемы, которые приводят к существенной потере функциональности

Сводная таблица в этой книге превышает прежние ограничения и будет потеряна, если она сохранена в более ранних форматах файлов. В более ранних версиях Excel будут работать только сводные таблицы, созданные в режиме совместимости.

Что это означает. В Excel 2007 и более поздних версиях сводная таблица поддерживает 1 048 576 уникальных элементов на поле, но в Excel 97–2003 поддерживается только 32 500 элементов на поле.

Действия В средстве проверки совместимости нажмите кнопку « Найти», чтобы найти сводную таблицу, которая превышает прежние ограничения. Сохраните книгу в формате Excel 97–2003, а затем повторно создайте эту сводную таблицу в режиме совместимости.

Сводная таблица в этой книге содержит правила условного форматирования, которые применены к ячейкам в свернутых строках или столбцах. Чтобы эти правила не были потеряны в более ранних версиях Excel, разверните эти строки или столбцы.

Что это означает. Правила условного форматирования, примененные к ячейкам в свернутых строках и столбцах, будут потеряны в Excel 97–2003.

Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости щелкните ссылку Найти, чтобы обнаружить свернутые строки или столбцы, содержащие правила условного форматирования, а затем разверните их, прежде чем сохранять книгу в формате файлов более ранней версии Excel.

Эта книга содержит именованные наборы, не связанные со сводной таблицей. Эти именованные наборы не будут сохранены.

Что это означает. Именованные наборы, не связанные с сводной таблицей, будут удалены в Excel 97–2007.

Что необходимо сделать. Чтобы избежать возникновения этой проблемы, убедитесь в том, что сводная таблица создается с использованием подключения.

Книга содержит сводную таблицу с включенным анализом «что если». Неопубликованные изменения «что если» будут потеряны в предыдущих версиях Excel.

Что это означает. Изменения анализа «что если», не опубликованные на сервере, не отображаются в более ранних версиях Excel.

Что необходимо сделать. Обязательно опубликуйте изменения анализа «что если» перед открытием книги в более ранней версии Excel (инструменты сводной таблицы, вкладка «Анализ», группа вычислений, кнопка «Средства OLAP«, «Что если анализ»).

Сводная таблица в этой книге содержит ось данных, на которой один и тот же показатель отображается несколько раз. Эта сводная таблица не будет сохранена.

Что это означает. В Excel 2010 и более поздних версиях можно дублировать меру в сводной таблице, подключенной к источнику данных OLAP. Сводная таблица не может отображаться в Excel 97–2007.

Действия В средстве проверки совместимости нажмите кнопку «Найти», чтобы найти сводную таблицу, содержащую ось данных, на которой отображается несколько одной меры, а затем удалите все повторяющиеся меры, чтобы осталась только одна мера.

Сводная таблица или подключение к данным в этой книге содержат параметры сервера, не существующие в более ранних версиях Excel. Некоторые параметры сервера для сводной таблицы или подключения к данным не будут сохранены.

Что это означает. Некоторые параметры сводной таблицы или сервера подключения к данным, недоступные в Excel 97–2007, будут потеряны.

Действия Убедитесь, что параметры сервера совместимы с более ранними версиями Excel, а затем внесите необходимые изменения (средства сводной таблицы , вкладка «Анализ «, группаданных, кнопка «Изменить источник данных «, команда «Свойства подключения»).

Сводная таблица в данной книге содержит данные, представленные с помощью функции «Дополнительные вычисления». Эти настраиваемые выходные данные не будут сохранены и будут заменены исходными значениями из источника данных.

Что это означает. Функция «Показать значения как» не поддерживается в Excel 97–2007, а введенные данные пользовательских значений (например, %of Parent Row Total, % of Parent Column Total или % Running Total In) не отображаются.

Действия В средстве проверки совместимости нажмите кнопку «Найти«, чтобы найти сводные таблицы, содержащие выходные данные настраиваемых значений, а затем удалите эти выходные данные (щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите пункт «Показать значения как«, «Нет вычисления»).

Эта книга содержит пользовательские внедренные данные. Эти данные не будут сохранены.

Что это означает. Внедренные пользовательские данные, такие как Power Pivot данных, не поддерживаются в Excel 97–2007. Данные будут потеряны.

Действия Удалите Power Pivot из книги, над которой вы планируете работать в более ранней версии Excel.

Эта книга содержит срезы, которые можно использовать для фильтрации сводных таблиц и функций CUBE в книге. Срезы не будут работать в более ранних версиях Excel.

Что это означает. Срезы не будут доступны в Excel 97–2007, но останутся доступными для использования в Excel 2010 или более поздней версии.

Что необходимо сделать. В более ранних версиях Excel для фильтрации данных можно использовать фильтры сводных таблиц.

Эта книга содержит срезы, которые можно использовать для фильтрации сводных таблиц и функций CUBE в книге. Срезы не будут сохранены. Формулы, ссылаемые на срезы, возвращают #NAME? Если позиция, которую вы указали, находится перед первым или после последнего элемента в поле, формула возвращает ошибку #ССЫЛКА!.

Что это означает. Срезы не поддерживаются в более ранних версиях Excel. Они не могут отображаться и будут потеряны.

Обновление подключений с функциями OLAP, которые ссылочные срезы будут возвращать #NAME? ошибки вместо ожидаемых результатов.

Что необходимо сделать. Вместо срезов используйте для фильтрации данных фильтры сводных таблиц.

Проблемы, которые приводят к небольшой потере точности

Книга содержит сводную таблицу, к которой применен стиль сводной таблицы. В более ранних версиях Excel стили сводных таблиц не поддерживаются.

Что это означает. Стили сводных таблиц, основанные на темах, не доступны и не отображаются в Excel 97–2003.

Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку «Найти», чтобы найти сводную таблицу с примененным стилем сводной таблицы, удалите этот стиль сводной таблицы, а затем вручную примените форматирование сводной таблицы, поддерживаемое в более ранних версиях Excel.

Сводная таблица в этой книге не будет работать в версиях, предшествующих Excel 2007. В более ранних версиях Excel будут работать только сводные таблицы, созданные в режиме совместимости.

Что это означает. Сводную таблицу, которую вы создаете в Excel 2007 или более поздней версии, нельзя обновить в Excel 97–2003.

Действия В средстве проверки совместимости нажмите кнопку « Найти», чтобы найти сводную таблицу, созданную в текущем формате файла. Сохраните книгу в формате Excel 97–2003, а затем повторно создайте эту сводную таблицу в режиме совместимости, чтобы ее можно было открыть в Excel 97–2003 без потери функциональности.

Книга содержит сводную таблицу с полями в сжатой форме. В более ранних версиях Excel этот макет изменится на табличную форму.

Что это означает. Сжатая форма (отдельно или в сочетании с табличной и структурной формами), которая препятствует распространению связанных данных по горизонтали за пределы экрана и позволяет до минимума сократить прокрутку, недоступна в Excel 97–2003, и поля отображаются в табличной форме.

Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости нажмите кнопку «Найти», чтобы найти сводную таблицу с полями в компактной форме, а затем измените формат, чтобы она отображала форму или табличную форму по мере необходимости. Для этого снимите флажок «Объединить и по центру» с помощью флажка (средства сводной таблицы, вкладка «Анализ«, группа «Сводная таблица«, команда «Параметры», вкладка «Разметка & Формат«).

Сводная таблица в этой книге содержит параметры, которые не существуют в более ранних версиях Excel. Некоторые параметры сводной таблицы не будут сохранены.

Что это означает. Некоторые параметры сводной таблицы не поддерживаются в Excel 97–2007. Эти параметры будут потеряны.

Действия В средстве проверки совместимости нажмите кнопку «Найти», чтобы найти сводную таблицу, содержащую не поддерживаемые параметры, а затем внесите необходимые изменения.

Определенные кнопки полей сводной диаграммы в этой книге включены или отключены. Все кнопки полей будут сохранены как включенные.

Что это означает. Кнопки полей, не отображаемые на сводной диаграмме, будут сохранены как включенные при открытии и сохранении книги в более ранней версии Excel.

Что необходимо сделать. При повторном открытии книги после сохранения ее в формате более ранней версии Excel может потребоваться включить и отключить кнопки полей, чтобы настроить отображение нужных кнопок (Работа со сводными таблицами, вкладка Анализ, группа Показать или скрыть, кнопка Кнопки полей).

Сводная таблица в этой книге содержит один или несколько именованных наборов. Некоторые свойства именованных наборов могут не быть сохранены.

Что это означает. Один или несколько именованных наборов имеют нестандартные параметры свойств, которые могут не сохраняться при сохранении книги в формате файла Excel 97–2003.

Действия В средстве проверки совместимости нажмите кнопку «Найти», чтобы найти сводную таблицу, содержащую измененные свойства именованного набора, а затем внесите необходимые изменения в диалоговом окне «Параметры поля». Щелкните правой кнопкой мыши любой член именованного набора и выберите пункт «Параметры поля». На вкладке «Макет & Печать» убедитесь, что флажок «Отображать элементы с разных уровней в отдельных полях» (параметр по умолчанию) не установлен, а также установлен флажок «Автоматически упорядочивания и удаление дубликатов из набора» (значение по умолчанию).

Соединение в этой книге содержит один или несколько именованных наборов или вычисляемых элементов. Некоторые свойства именованных наборов или вычисляемых элементов могут не сохраняться.

Что это означает. Именованные наборы или вычисляемые элементы имеют свойства, которые не поддерживаются в Excel 2007 и Excel 97–2003. Эти свойства могут не быть сохранены.

Что делать Щелкните правой кнопкой мыши любой элемент именованных наборов, выберите пункт «Параметры поля» или «Параметры поля значения» и внесите необходимые изменения.

В этой книге существует стиль среза, не поддерживаемый в более ранних версиях Excel. Этот стиль среза не будет сохранен.

Что это означает. Настраиваемый стиль среза будет потерян при сохранении книги в формате файла более ранней версии Excel.

Что делать Так как срезы не поддерживаются в более ранних версиях Excel, вы ничего не можете сделать для сохранения пользовательского стиля среза. В более ранней версии Excel для фильтрации данных можно использовать фильтры сводной таблицы.

Сводная таблица в этой книге содержит одно или несколько полей с повторяющимися подписями. При обновлении сводной таблицы эти подписи будут потеряны.

Что это означает. Повторяющиеся метки не поддерживаются в Excel 97–2007, и они будут потеряны при обновлении сводной таблицы в более ранней версии Excel.

Что необходимо сделать. В средстве проверки совместимости щелкните ссылку Найти, чтобы найти сводную таблицу, содержащую повторяющиеся подписи, и отключите их повторение (Работа со сводными таблицами, вкладка Конструктор, группа Макет, кнопка Макет отчета, команда Не повторять подписи элементов).

Книга содержит сводную таблицу, к которой применен замещающий текст. Замещающий текст для сводных таблиц будет удален в версиях, предшествующих Excel 2007.

Что это означает. Замещающий текст недоступен в Excel 97–2007 и не может отображаться в этих более ранних версиях Excel.

Что необходимо сделать. В окне средства проверки совместимости щелкните ссылку Найти, чтобы обнаружить сводную таблицу, содержащую замещающий текст. Чтобы вывести замещающий текст в более ранней версии Excel, можно скопировать его в пустую ячейку на листе или добавить его в примечание.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте сводной таблицы и выберите Параметры сводной таблицы. На вкладке «Замещающий текст» в поле «Описание» выберите замещающий текст и нажмите клавиши CTRL+C, чтобы скопировать его.

Книга содержит сводную таблицу, к которой применен замещающий текст. Такой текст не отображается в Excel 2007.

Что это означает. Замещающий текст недоступен в Excel 97–2007 и не может отображаться.

Настройка вычислений в сводных таблицах

Допустим, у нас есть построенная сводная таблица с результатами анализа продаж по месяцам для разных городов (если необходимо, то почитайте эту статью, чтобы понять, как их вообще создавать или освежить память): Нам хочется слегка изменить ее внешний вид, чтобы она отображала нужные вам данные более наглядно, а не просто вываливала кучу чисел на экран. Что для этого можно сделать?

Другие функции расчета вместо банальной суммы

Если щелкнуть правой кнопкой мыши по расчетному полю в области данных и выбрать из контекстного меню команду Параметры поля (Field Settings) или в версии Excel 2007 – Параметры полей значений (Value Field Settings) , то откроется очень полезное окно, используя которое можно задать кучу интересных настроек: В частности, можно легко изменить функцию расчета поля на среднее, минимум, максимум и т.д. Например, если поменять в нашей сводной таблице сумму на количество, то мы увидим не суммарную выручку, а количество сделок по каждому товару: По умолчанию, для числовых данных Excel всегда автоматически выбирает суммирование (Sum) , а для нечисловых (даже если из тысячи ячеек с числами попадется хотя бы одна пустая или с текстом или с числом в текстовом формате) – функцию подсчета количества значений (Count) . Если же захочется увидеть в одной сводной таблице сразу и среднее, и сумму, и количество, т.е. несколько функций расчета для одного и того же поля, то смело забрасывайте мышкой в область данных нужное вам поле несколько раз подряд, чтобы получилось что-то похожее: …а потом задавайте разные функции для каждого из полей, щелкая по очереди по ним мышью и выбирая команду Параметры поля (Field settings) , чтобы в итоге получить желаемое:

Долевые проценты

Если в этом же окне Параметры поля нажать кнопку Дополнительно (Options) или перейти на вкладку Дополнительные вычисления (в Excel 2007-2010), то станет доступен выпадающий список Дополнительные вычисления (Show data as) :
В этом списке, например, можно выбрать варианты Доля от суммы по строке (% of row) , Доля от суммы по столбцу (% of column) или Доля от общей суммы (% of total) , чтобы автоматически подсчитать проценты для каждого товара или города. Вот так, например, будет выглядеть наша сводная таблица с включенной функцией Доля от суммы по столбцу:

Динамика продаж

Если в выпадающем списке Дополнительные вычисления (Show data as) выбрать вариант Отличие (Difference) , а в нижних окнах Поле (Base field) и Элемент (Base item) выбрать Месяц и Назад (в родной англоязычной версии вместо этого странного слова было более понятное Previous, т.е. предыдущий): . то получим сводную таблицу, в которой показаны отличия продаж каждого следующего месяца от предыдущего, т.е. – динамика продаж: А если заменить Отличие (Difference) на Приведенное отличие (% of difference) и добавить условное форматирование для выделения отрицательных значений красным цветом — то получим то же самое, но не в рублях, а в процентах:

P.S.

В Microsoft Excel 2010 все вышеперечисленные настройки вычислений можно проделать еще проще — щелкнув правой кнопкой мыши по любому полю и выбрав в контекстном меню команды Итоги по (Summarize Values By) : . и Дополнительные вычисления (Show Data as) : Также в версии Excel 2010 к этому набору добавились несколько новых функций:

% от суммы по родительской строке (столбцу)

В прошлых версиях можно было вычислять долю только относительно общего итога.

Ссылки по теме

Что такое сводные таблицы, как их строить
Группировка чисел и дат с нужным шагом в сводных таблицах
Построение отчета сводной таблицы по нескольким диапазонам исходных данных

Какое поле сводной таблицы не закрывается