Ваш почтовый ящик почти заполнен outlook что делать

Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда и функция Архивировать не отображаются ни для одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включили учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

1. Выполните одну из указанных ниже процедур.
   • В Outlook 2013:щелкните Файл >сведения > средства очистки >Архив.
     
   • В Outlook 2016: выберите пункты Файл >Сведения >Инструменты >Удалять старые элементы.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке «Отправленные» может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке «Входящие».

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком «Не автоархивировать». При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Нажмите OК.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

1. Щелкните Файл >Параметры >Дополнительно.
2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
3. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые Outlook архивируются автоматически через определенные промежутки времени. Дополнительные информацию об автоархивке см. вэтой статьи.

Кроме автоархивативирования или замены, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы. Архивариум вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки включены в архив и какие Outlook файл данных (PST).

Чтобы вручную Outlook элементы, сделайте следующее:

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Нажмите кнопку Средства очистки.
3. Нажмите кнопку Архивировать.
4. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую вы хотите архивировать. Любая вложенная папка выбранной папки включается в этот архив вручную.
5. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.
6. Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в области Архивный файл нажмитекнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Место назначения файла появится в поле Архивный файл.
7. Чтобы включить элементы, которые по отдельности помечены как исключенные из автоматической архива, включив в него элементы с пометкой «Не автоархивировать». Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а игнорирует только для этого архива параметр Не автоархивативировать.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, отключите автоархивировать. Выполните следующие действия:

1. Откройте вкладку Файл.
2. Нажмите кнопку Параметры.
3. На вкладке Дополнительные в области Автоархивканажмите кнопку Автоархив Параметры.
4. Чтобы выполнить автоархивную проверку каждые n дней, сжимите его.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Автоархиватив, который включен по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через запланированные интервалы времени. Однако вы можете вручную архивировать элементы и архивировать их в определенном расположении.

Примечание: Параметры Microsoft Office Outlook 2007 автоархивизации можно настраивать. Вместо архива или архива элементов вручную вы можете обнаружить, что автоархивальная обработка может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения см.в этой статьи.

1. В меню Файл выберите пунктАрхивировать .
2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем укажите дату в области Архивировать элементы старше.
3. В области Архивныйфайл нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.
4. Если вы хотите переопрепрестировать предыдущий параметр, чтобы не архивировать отдельные элементы автоматически, выберите параметр Включить элементы с параметром «Не автоархивировать». Если вы решите вручную архивировать эти элементы во время этой процедуры, на элементы снова будет оголен параметр Не автоархивативировать, если этот параметр не будет переопределен вручную в будущем.
5. Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и указанном расположении.

Ограничения хранилища почтовых ящиков в Outlook

Outlook Web App для Office 365 Outlook Web App для Office 365 для малого бизнеса Outlook.com Новое приложение Outlook для Windows Outlook в Интернете для Exchange Server 2016 Outlook в Интернете для Exchange Server 2019 Outlook Web App Еще. Меньше

Примечание: Эта статья поддержки применима только при входе с помощью рабочей или учебной учетной записи.

Учетные записи Outlook могут иметь до 100 ГБ хранилища на один почтовый ящик (Exchange Online ограничения хранилища почтовых ящиков). Администраторы могут уменьшить максимальный размер почтовых ящиков на пользователя или глобально. Дополнительные сведения см. в статье Настройка Exchange Online размеров и ограничений почтовых ящиков в среде Microsoft 365.

«Превышена квота, ваша учетная запись превышает ограничения квоты»

Если ваш почтовый ящик приближается к максимальной емкости, мы начнем отправлять вам сообщения электронной почты и сообщения из приложения о том, что ваше хранилище почти заполнено. Если емкость превышается, вы не сможете отправлять или получать сообщения. Кроме того, пользователи, отправляющие вам сообщения электронной почты, получат сообщение об ошибке с сообщением о том, что ваш почтовый ящик заполнен.

Чтобы узнать, сколько хранилища почтовых ящиков вы использовали, и быстро очистить место:

1. В верхней части страницы выберите Параметры>Общие >хранилище.

Для нового Outlook для Windows:

Чтобы узнать, сколько хранилища почтовых ящиков вы использовали, и быстро очистить место:

1. В верхней части страницы выберите Параметры>Учетные записи >хранилище.

Очистка почтового ящика

На странице Параметры > хранилища вы увидите разбивку места, занимаемого каждой папкой в почтовом ящике. Ниже вы увидите список папок, представленных в разбивке, с возможностью окончательного удаления всех элементов (или тех, которые старше 3, 6 или 12 месяцев) в этих папках, чтобы освободить место.

Как окончательно удалить электронную почту

При удалении элементов из папки «Входящие» или других папок элементы по умолчанию отправляются в папку «Удаленные». Папка «Удаленные»учитывается в квоте хранилища почтового ящика, пока она не будет очищена вручную.

Чтобы окончательно удалить сообщение или сообщения, выделите или выделите сообщения, нажмите клавиши SHIFT и DEL на клавиатуре.

Другие способы уменьшения объема хранилища

Чтобы освободить место в почтовом ящике, попробуйте следующие решения.

Удаление нежелательной почты из папки «Входящие»

Используйте кнопку Очистка, чтобы быстро удалить нежелательные сообщения из папки «Входящие» или архивных папок. Очистка позволяет автоматически удалить все входящие сообщения от определенного отправителя, сохранить только последнее сообщение от этого отправителя или удалить сообщение старше 10 дней.

Чтобы очистить папку «Входящие», выберите сообщение, которое нужно выполнить, и нажмите кнопку Очистка.

Важно: Элементы, удаленные с помощью очистки, не будут учитываться при сокращении квоты хранилища, пока они также не будут удалены из папки «Удаленные».

Сохранение вложений в OneDrive — еще один хороший способ освободить место в папке «Входящие»

1. В верхней части списка сообщений выберите Фильтровать >Сортировать по размеру >.

Примечание: Если список сообщений сортирует самые мелкие сообщения поверх, снова щелкнитеФильтр > Сортировка по размеру >, чтобы поместить самые большие сообщения поверх.

Выберите сообщение, содержащее вложения, в которые вы хотите отправить, OneDrive.

Под вложением выберите Сохранить в OneDrive.

Окончательно удалите исходное сообщение электронной почты, содержащее вложение, нажав клавиши SHIFT и DEL на клавиатуре.

Удаление сообщений электронной почты с файлами или фотографиями

Чтобы удалить файл или изображение, необходимо удалить сообщение, к которому они подключены:

• Для всех изображений найдите соответствующее сообщение в почтовом ящике и удалите его.
• Для отправленных изображений перейдите кOutlook.comОтправленные элементы, найдите соответствующее сообщение, а затем удалите его.
• После удаления сообщения необходимо также удалить его из папки «Удаленные». Перейдите в раздел Удаленные элементы, выберите элемент или элементы, которые нужно удалить, а затем нажмите кнопку Удалить.

Как еще можно увеличить ограничения на отправку и хранение

Если вам по-прежнему не удается освободить достаточно места с помощью описанных выше методов, попробуйте выполнить следующие действия:

• Перемещение элементов в архивный почтовый ящик.
• Обратитесь к ИТ-администратору и попросите его предоставить вам больше места (дополнительные сведения см. в разделах ограничения хранилища почтовых ящиков Exchange Online и Настройка размеров и ограничений почтовых ящиков Exchange Online в среде Microsoft 365).

Управление размером почтового ящика

Вы получаете еженедельные или даже ежедневные сообщения с предупреждением о том, что у вас не будет места в почтовом ящике? Очистка почтового ящика — это однократное средство очистки, которое можно использовать для обрезки размера почтового ящика.

Интерактивная поддержка в браузере может предоставлять цифровые решения для проблем с Office

1. В Outlook выберите Средства>файлов >очистка почтового ящика.
2. Вы можете сделать следующее:
   • просмотреть общий размер почтового ящика и его отдельных папок;
   • Поиск элементов старше определенной даты или больше определенного размера.
   • заархивировать элементы с помощью автоархивации;
   • просмотреть размер папки «Удаленные» и очистить ее;
   • просмотреть размер папки «Конфликты» и удалите ее.

Советы по очистке почтового ящика

Если ваша почта хранится на почтовом сервере, например Exchange, то после достижения предельного размера почтового ящика ваш администратор может ограничить его функциональность. Например, при достижении 90 МБ вам будет направлено предупреждение, при достижении 100 МБ вы будете лишены возможности отправлять сообщения, а при достижении 110 МБ вы больше не сможете получать сообщения.

Вот несколько способов управления размером почтового ящика.

Архивирование старых элементов — перемещение старых элементов, которые вы хотите сохранить, в архив. Вы можете создать отдельную Файл данных Outlook (PST), которую можно открыть с Outlook в любое время. По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы через регулярный интервал. Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом, вы можете решить, какие элементы архивировать, когда их архивировать и где хранить.

Примечание: Если на вашем компьютере не отображается команда Архивировать, возможно, данная функция отключена в вашей организации.

1. В Outlook выберите Файл >Средства очистки >Очистка почтового ящика.
2. Вы можете сделать следующее:
   • просмотреть общий размер почтового ящика и его отдельных папок;
   • Поиск элементов старше определенной даты или больше определенного размера.
   • заархивировать элементы с помощью автоархивации;
   • просмотреть размер папки «Удаленные» и очистить ее;
   • просмотреть размер папки «Конфликты» и удалите ее.

Советы по очистке почтового ящика

Если ваша почта хранится на почтовом сервере, например Exchange, то после достижения предельного размера почтового ящика ваш администратор может ограничить его функциональность. Например, при достижении 90 МБ вам будет направлено предупреждение, при достижении 100 МБ вы будете лишены возможности отправлять сообщения, а при достижении 110 МБ вы больше не сможете получать сообщения.

Вот несколько способов управления размером почтового ящика.

Архивирование старых элементов — перемещение старых элементов, которые вы хотите сохранить, в архив. Вы можете создать отдельную Файл данных Outlook (PST), которую можно открыть с Outlook в любое время. По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы через регулярный интервал. Вы также можете архивировать элементы вручную в любое время. Таким образом, вы можете решить, какие элементы архивировать, когда их архивировать и где хранить.

Примечание: Если на вашем компьютере не отображается команда Архивировать, возможно, данная функция отключена в вашей организации.

Предупреждение «Почтовый ящик заполнен», даже если размер почтового ящика не достиг предела хранилища

Центр соответствия требованиям Microsoft 365 теперь называется Microsoft Purview, а названия решений в области соответствия требованиям были изменены. Дополнительные сведения о Microsoft Purview см. в объявлении блога.

Симптомы

У пользователя возникает один из следующих симптомов.

Симптом 1

Пользователь получает предупреждающее сообщение «почтовый ящик заполнен» для почтового ящика, который не достиг предела хранилища.

Симптом 2

Когда пользователь удаляет сообщения электронной почты, отображается следующее предупреждающее сообщение:

Симптом 3

Пользователь не может изменить или принять приглашение календаря.

Причина

Эта проблема возникает, если размер почтового ящика превышает квоту почтового ящика. Размер почтового ящика, который видит пользователь, не является фактическим, так как он не включает папку «Элементы с возможностью восстановления». Эта папка не видна пользователям.

Решение

Вот как устранить эту проблему:

Проверьте квоты хранилища почтового ящика пользователя, выполнив следующий командлет:

Get-Mailbox user@contoso.com | fl ProhibitSendReceiveQuota,RecoverableItemsQuota 

Затем проверьте состояние квоты почтового ящика, выполнив следующий командлет:

Get-MailboxStatistics user@contoso.com | fl StorageLimitStatus,TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 

• Если значение StorageLimitStatus не пустое, это означает, что размер почтового ящика превышает квоту. Пользователь столкнется с проблемой, упомянутой в разделе «Симптомы».
• Это TotalItemSize значение относится к части почтового ящика, видимой пользователю. Это TotalDeletedItemSize значение относится к размеру папки «Элементы с возможностью восстановления», которая не видна пользователю.

• Для симптомов 1 и 3 можно либо попросить затронутого пользователя удалить элементы из почтового ящика, либо выполнить следующие действия.
• Для симптома 2 выполните следующие действия.

Чтобы устранить эту проблему, выполните следующие действия.

Убедитесь, что архив включен для почтового ящика затронутого пользователя, выполнив следующий командлет:

Get-Mailbox user@contoso.com | fl ArchiveStat* 

Если значение ArchiveStatus равно Archive, а значение ArchiveState — Local, архив включен в облачной службе. В этом случае перейдите к шагу 3. Если архив не включен, проверьте, находится ли пользователь на удержании, выполнив следующий командлет:

Get-Mailbox user@contoso.com | fl *HoldEnabled 

Get-Mailbox user@contoso.com | fl RetentionPolicy 

Start-ManagedFolderAssistant user@contoso.com 

Если эти действия не устраняют проблему, обратитесь к служба поддержки Майкрософт за помощью.

Дополнительная информация

Требуется дополнительная помощь? Зайдите на сайт сообщества Майкрософт.