Что такое отчет в информатике

Создание простого отчета

В Access можно создавать различные отчеты, от простых до сложных. Начните с размышлений об источнике записей отчета. Независимо от того, является ли отчет простым списком записей или сгруппирована сводка продаж по регионам, сначала необходимо определить, какие поля содержат данные, которые вы хотите увидеть в отчете, и в каких таблицах или запросах они находятся.

После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов.

В этой статье

Выбор источника записей
Создание отчета с помощью средства «Отчет»
Создание отчета с помощью мастера отчетов
Создание наклеек с помощью мастера наклеек
Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»
Разделы отчета
Элементы управления
Доработка отчета в режиме макета
Доработка отчета в режиме конструктора
Добавление элементов управления в отчет
Сохранение работы
Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте
Просмотр отчета
Печать отчета
Отправка отчета по электронной почте

Выбор источника записей

Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что при его использовании отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.

На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как он будет выглядеть при печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые вы хотите добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Отобразятся наклейки в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния Access можно увеличить масштаб, чтобы просмотреть детали. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других представлениях данные отображаются в одном столбце.

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если вам не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчет нужно добавить всего несколько полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия:

На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет. В режиме макета будет открыт пустой отчет, а в правой части окна Access появится область «Список полей».
В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые вы хотите включить в отчет.
По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
Используйте средства в группе Колонтитулы на вкладке Конструктор отчета , чтобы добавить логотип, заголовок, номера страниц или дату и время отчета.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. В следующем списке описаны разделы отчета и их использование:

Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например логотип компании, название отчета или дата. Если в заголовок отчета добавлен вычисляемый элемент управления, использующий агрегатную функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы. Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по товарам, заголовок группы можно использовать для печати названия товара. Если в заголовке группы есть вычисляемый элемент управления с агрегатной функцией Sum, сумма вычисляется для текущей группы.
Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации о ней.
Нижний колонтитул. Выводится в конце каждой страницы. Используется для нумерации страниц и печати сведений, относящихся к странице.
Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание: В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

Сведения об элементах управления

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.

Связанный элемент управления —это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля «Фамилия» в таблице «Сотрудники».
Свободный элемент управления —это элемент управления, который не имеет источника данных (такого как поле или выражение). Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
Вычисляемый элемент управления — это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать для элемента управления, определив выражение в качестве его источника данных. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и +), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле «Цена за единицу» на постоянное значение (0,75): = [Цена за единицу] * 0,75 Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. Затем можно добавить несвязанные и вычисляемые элементы управления, которые завершают проектирование, с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчетов .

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.

Кроме того, вы можете привязать поле к элементу управления, введя его имя в сам элемент управления или в поле значения ControlSource на его странице свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат.

Элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

Связанный элемент управления имеет прикрепленную подпись, и эта подпись по умолчанию принимает в качестве заголовка имя поля (или заголовка, определенного для данного поля в базовой таблице или запросе), поэтому не нужно вводить заголовок самостоятельно.
Связанный элемент управления наследует многие параметры поля из базовой таблицы или запроса (например, свойства Format, DecimalPlaces и InputMask). Это гарантирует, что значения свойств поля не изменятся при создании связанного с ним элемента управления.

Если вы уже создали свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства ControlSource этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве ControlSource выполните поиск по слову «ControlSource» в справочной системе.

Доработка отчета в режиме макета

Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета.

Access выведет отчет в режиме макета.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

На вкладке Конструктор макета отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Доработка отчета в режиме конструктора

Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор.

Access выведет отчет в конструкторе.

На вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Добавление поля из области »Список полей»

Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в отчет.

При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

Добавление элементов управления в отчет

Некоторые элементы управления создаются автоматически, например элемент управления «Связанное текстовое поле», который создается при добавлении поля из области «Список полей » в отчет. Многие другие элементы управления можно создать в режиме конструктора с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчета .

Определение имени средства

Наведите указатель мыши на средство. Access отобразит имя средства.

Создание элемента управления с помощью средств в группе «Элементы управления»

Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать поле проверка, установите флажок .
Щелкните в бланке формы место, где должен быть левый верхний угол элемента управления. Щелкните один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или щелкните средство и перетащите указатель мыши в бланке, чтобы получить элемент управления нужного размера.
Если вам не удалось с первой попытки поместить элемент управления туда, куда нужно, его можно переместить:
1. Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.
2. Наведите указатель мыши на край элемента управления и удерживайте его, пока указатель не примет вид четырехсторонней стрелки .
3. Перетащите элемент управления в нужное место.
В результате этой процедуры создается свободный элемент управления. Если тип элемента управления подразумевает отображение данных (например, текстовое поле или флажок), для этого необходимо указать в его свойстве ControlSource имя поля или выражение. Дополнительные сведения см. в разделе Элементы управления.

Отображение страницы свойств

Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:
- На вкладке Депорт-конструктор в группе Инструменты щелкните Лист свойств.
- Нажмите клавишу F4.
Сохранение документа

Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.

Сохранение макета отчета
- Щелкните Файл >Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S. Кроме того, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
- Если у отчета нет названия, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.
Сохранение макета отчета под новым именем
- Щелкните Файл >Сохранить как >Сохранить объект как.
- В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта «Отчет» в, а затем нажмите кнопку ОК.
Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте

Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

Просмотр отчета

Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.
- Если вы хотите временно изменить данные в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.
- Если вы хотите изменить макет отчета, просматривая его данные, воспользуйтесь режимом макета.
- Если вы просто хотите просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.
Примечание: Если в отчете есть несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.

Просмотр в режиме отчета

Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.

Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.

Работа с данными в режиме отчета

В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:
1. На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать.
2. Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
3. Сочетание клавиш: CTRL+C.
Отображение только нужных строк с помощью фильтров

В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец «Страна/регион» и требуется отобразить только строки, содержащие название «Канада», выполните следующие действия:
1. В отчете найдите слово «Канада» и щелкните его правой кнопкой мыши.
2. Выберите команду Равно «Канада».
Access создаст и применит фильтр.

Включение и отключение фильтров

Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

Удаление фильтра
1. Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
2. Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля. (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)
Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.

Примечание: Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета Access не применит фильтр. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.

1. Щелкните, чтобы открыть первую страницу.

2. Щелкните, чтобы вывести предыдущую страницу.

3. Щелкните, чтобы вывести следующую страницу.

4. Щелкните, чтобы открыть последнюю страницу.

5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на указанную страницу.

В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:
- На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
- Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор .
Совет: После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в Microsoft Word, Microsoft Excel и некоторые другие программы Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.

Печать отчета

Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

Изменение параметров страницы
1. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
2. На вкладке Предварительный просмотр в группах Макет страницы и Размер страницы щелкните Книжная или Альбомная , чтобы задать ориентацию страницы, Размер , чтобы задать размер бумаги, Поля для настройки полей и т. д.
3. После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок навигации просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.
Отправка отчета на принтер
1. Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
2. На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать. Откроется диалоговое окно Печать.
3. Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
4. Нажмите кнопку ОК.
Отправка отчета по электронной почте

Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.
1. Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите Отправить по электронной почте.
2. В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
3. Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
4. В почтовом приложении заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.
Создание отчета

На этом уроке учащиеся познакомятся с возможностью применения баз данных для создания отчётов. Они узнают, что такое отчёт и как создавать отчёты по базам данных и запросам к ним в системе управления базами данных LibreOffice Base.

В данный момент вы не можете посмотреть или раздать видеоурок ученикам

Чтобы получить доступ к этому и другим видеоурокам комплекта, вам нужно добавить его в личный кабинет.

Получите невероятные возможности

1. Откройте доступ ко всем видеоурокам комплекта.

2. Раздавайте видеоуроки в личные кабинеты ученикам.

3. Смотрите статистику просмотра видеоуроков учениками.
Получить доступ

Конспект урока «Создание отчета»

На прошлых уроках мы начали знакомство с реляционными базами данных.

В них информация представлена в виде таблиц, которые связаны между собой. Мы научились проектировать базы данных, а затем создавать их с помощью специальных программ, систем управления базами данных, сокращённо СУБД. Так же мы научились извлекать информацию из баз данных при помощи запросов на выборку, которые состоят из списка полей, из которых выбирается информация, условия на выборку, которое определяет какие записи выбирать из указанных полей и порядка сортировки, с помощью которого задаётся по содержимому каких полей сортировать полученные данные и в каком порядке.

Сегодня мы рассмотрим один из вариантов применения полученных навыков и познакомимся с ещё одной возможностью СУБД «LibreOffice Base». Рассмотрим ситуацию. Допустим, директору банка понадобилось несколько отчётов о работе кредитного отдела. Так, как для составления таких отчётов необходимо обращаться к базе данных, он попросил нас помочь составить эти отчёты.

Сегодня мы научимся создавать отчёты на основании таблиц базы данных и на основании результатов запросов к ним.

Отчёт – это печатный документ, который оформлен в соответствии с некоторыми правилами. Система управления базами данных «LibreOffice Base» может создавать электронные отчёты по содержимому таблиц базы данных и по данным, которые получены из них в результате запроса. СУБД создаёт отчёты в форме текстового документа для редактора «LibreOffice Writer».

Вспомним структуру уже созданной нами базы данных кредитного отдела банка. Всего она состоит из пяти таблиц. Первая таблица называется «Вид кредитования», она содержит, три текстовых поля: «Документ один», «Документ два», «Документ три» и одно числовое, поле «Код кредита». Вторая таблица «Кредитование», она содержит два текстовых поля «Вид кредита» и «Название продукта» и два числовых поля: «План» и «Код кредита». Третья таблица «Анкета», содержит четыре текстовых поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Образование», одно числовое поле «Регистрационный номер» и одно поле типа «Дата» – «Дата рождения». Таблица «Кредит» содержит три числовых поля: «Регистрационный номер», «Код кредита» и «Сумма» и одно логическое поле «Отметка о выдаче». Последняя таблица «Документы» содержит три текстовых поля «Документ один», «Документ два», «Документ три» и числовое поле «Регистрационный номер».

Рассмотрим связи между таблицами в базе данных. Таблицы «Кредитование» и вид кредитования, содержат информацию о видах кредита, предоставляемых банком. Они связаны между собой связью «один к одному», через поле «Код кредита», которое является их главным ключом. Таблицы «Анкета», «Кредит» и «Документы» содержат информацию о заявках на кредиты. Они связаны между собой так же связью «Один к одному» через поле «Регистрационный номер», которое является их главным ключом. Таблица «Кредитование» связана с таблицей «Кредит» связью «один ко многим», по полям «Код кредита», так как может поступать множество заявок от клиентов, на кредитование по одному виду кредита.

Нам нужно получить несколько отчётов. Первый отчёт, должен содержать сведения о всех клиентах банка, которые подали заявки на кредиты, при этом их необходимо сгруппировать по образованию. Сведения о клиентах банка содержатся в таблице «Анкета». Нас интересуют её поля: «Фамилия», «Имя», «Отчество» и «Дата рождения», а группировать результаты мы должны по значению поля «Образование».

Для того, чтобы создать отчёт мы должны перейти на вкладку «Отчёты», и запустить мастер создания отчёта, нажав левой кнопкой мыши по соответствующей надписи. Всего создание отчёта при помощи мастера отчётов состоит из шести шагов. Первый шаг – выбор полей. Мы должны выбрать таблицу «Анкета» и выбрать из неё нужные поля. Их нужно указать в том порядке, в котором они будут следовать в отчёте. Выбираем поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», и «Образование». После того как мы выбрали необходимые поля, нажимаем на кнопку «Дальше».

Теперь мы перешли ко второму шагу, который называется «Поля меток». Здесь можно задать названия полей отчёта. По умолчанию они соответствуют названиям полей таблицы. Нас такие названия столбцов устраивают, поэтому нажимаем кнопку «Дальше».

Третий шаг называется «Группировка». Здесь указывается по значениям каких полей будут сгруппированы элементы отчёта. Поля выбираются из списка тех, что были выбраны на первом этапе. Как говорилось ранее, информация о клиентах должна быть сгруппирована по образованию. Для этого выбираем поле «Образование» и нажимаем кнопку «Дальше».

На четвёртом шаге задаются параметры сортировки в отчёте. Сортировкой называется изменение порядка следования записей. Можно выбирать, по каким столбцам нужно отсортировать данные, и в каком порядке, по возрастанию или по убыванию. Так, как мы выбрали группировку по полю «Образование», начальная сортировку будет по нему. В дальнейшем будем сортировать информацию по фамилии клиента в алфавитном порядке. Для этого выберем название нужного поля, и укажем тип сортировки «По возрастанию». Нажмём на кнопку «Дальше».

На пятом шаге задаются настройки стиля отчёта. При выборе любого стиля мы видим, как изменяется шаблон отчёта в окне на заднем плане. Выберем табличный стиль отчёта и книжную ориентацию страницы. Нажмём кнопку «Дальше». На последнем шаге создания отчёта нужно указать название отчёта и выбрать его тип, статический или динамический. Если выбрать статический тип отчёта, его содержимое будет соответствовать содержимому базы данных в момент создания. То, есть если мы удалим или добавим какие-то записи в базу, такой отчёт останется прежним. А если выбрать динамический отчёт – он будет меняться вместе с содержимым базы данных. То есть, при добавлении или удалении данных из базы отчёт будет меняться так же. Зададим название отчёта «Информация о клиентах», выберем тип отчёта – «Динамический». В конце мы можем выбрать, что делать дальше, создать отчёт сейчас или модифицировать его шаблон. Выберем пункт «Модифицировать шаблон отчёта» и нажмём кнопку «Дальше».

Мы видим шаблон нашего будущего отчёта. Его можно изменять. Например, менять размеры верхнего и нижнего колонтитула или изменять ширину столбцов. Немного уменьшим высоту верхнего и нижнего колонтитула и уменьшим ширину столбца «Дата рождения». Сохраним шаблон отчёта и закроем его окно. Теперь, чтобы просмотреть результат нашей работы, найдём созданный отчёт в списке и дважды нажмём на нём левой кнопкой мыши.

В появившемся окне текстового редактора «LibreOffice Writer» мы видим получившийся отчёт. В нем содержатся вся перечисленная информация о клиентах, которая сгруппирована по их образованию. Мы можем редактировать содержимое нашего отчёта. Добавим вверху заголовок «Информация о клиентах». Сохраним получившийся отчёт. Для этого в меню «Файл» выберем пункт «Сохранить как…». В появившемся окне сохранения укажем путь к нашей рабочей папке, в поле «Имя файла» укажем «Информация о клиентах» и нажмём на кнопку «Сохранить». Закроем окно текстового редактора.

Второй отчёт, который нам необходимо создать, должен содержать фамилии, имена и отчества клиентов, заявки которых были одобрены, названия кредитных планов, которыми они решили воспользоваться, и суммы займов. Вся эта информация должна быть сгруппирована по названиям кредитных планов.

СУБД «LibreOffice Base», может создавать отчёты по содержимому лишь одной таблицы. Но в нашем случае информация о клиентах размещается в таблице «Анкета», информация о кредитных планах – в таблице «Кредитование», а суммы займов и отметки о выдаче – в таблице «Кредит». Для того, чтобы создать описанный отчёт, нужно, объединить указанные в нем данные в единую структуру. Это можно сделать с помощью запроса.

Зададим нужный нам запрос в режиме дизайна. Нам понадобятся данные из таблиц «Анкета», «Кредитование» и «Кредит» – добавим их. Связи между таблицами уже установлены. Мы видим, что таблицы «Анкета» и «Кредит» связаны полем «Регистрационный номер», а таблицы «Кредит» и «Кредитование» – полем «Код кредита».

Заполним таблицу дизайнера запросов. Выберем необходимые поля из таблиц. Из таблицы «Анкета», нам понадобятся поля «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Поэтому в трёх столбцах с в строке «Таблица» выберем таблицу «Анкета», а затем в строке поле выберем её поля: «Фамилия», «Имя» и «Отчество». Из таблицы «Кредит» нам нужны поля «Сумма» и «Отметка о выдаче». Поэтому выберем в двух столбцах таблицу «Кредит». И укажем соответствующие поля. Из таблицы «Кредитование» нам нужно поле «Название продукта». Выберем в одном столбце таблицу «Кредит», и поле «Название продукта».

Так как отчёт должен содержать только, одобренные заявки, нам нужны только те, записи, в которых значение логического поля «Отметка о выдаче» равняется истина. Для этого в строке критерий, под соответствующем полем установим значение единица. Сохраним получившийся запрос под именем «Одобренные заявки». Закроем дизайнер запросов. Дважды щёлкнем левой кнопкой мыши по названию запроса. Как мы видим, запрос работает правильно. Закроем окно просмотра. Теперь нужно составить отчёт по этому запросу. Перейдём на вкладку «Отчёты» и запустим мастер создания отчётов. Теперь снова по шагам пройдём весь процесс создания отчёта.

Выберем наш запрос «Одобренные заявки» и выберем из него все поля, кроме поля «Отметки о выдаче». Нажмём кнопку «Дальше». Оставим названия полей отчёта по умолчанию. Нажмём кнопку «Дальше». Укажем для группировки поле «Название продукта». Нажмём кнопку «Дальше». Теперь настроим сортировку записей. Начальная сортировка указана по полю группировки «Название продукта», после группировки, мы будем сортировать записи по полю «Сумма», по убыванию, а после этого по фамилии по возрастанию. Нажмём кнопку «Дальше». Выберем табличный стиль отчёта и книжную ориентацию страниц. Нажмём кнопку «Дальше». Теперь укажем заголовок отчёта, такой же, как и у запроса «Одобренные заявки» и выберем динамический тип отчёта. Не будем редактировать шаблон отчёта, а создадим его сразу. Нажмём кнопку «Готово».

И так мы видим получившийся отчёт. Он содержит всю указанную информацию об одобренных заявках на кредиты. Она сгруппирована по названиям кредитных планов. В полученном файле укажем заголовок «Одобренные заявки». Сохраним его в файл с тем же именем в нашей рабочей папке.

Сегодня мы изучали создание отчётов, по базам данных в СУБД «LibreOffice Base». Мы узнали, что отчётом называется печатный документ, который соответствует некоторым правилам оформления. В СУБД можно создавать отчёты по содержимому отдельных таблиц. Если в отчёте нужно представить данные, которые находятся в разных таблицах или выбрать их по какому-то условию, сначала формируется соответствующий запрос к базе данных, а затем по данным, полученным в результате запроса, формируется отчёт.

Мы научились создавать отчёты по таблицам из баз данных и по запросам в СУБД «LibreOffice Base».

Создание отчетов

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать в том виде, в котором требуется пользователю.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Выделяют две разновидности стандартных отчетов Microsoft Access: столбцовые и ленточные.

Столбцовый отчет (рис. 8.18) больше напоминает обычную форму. Каждое поле выводится в отдельной строке, в которой слева расположено его название, а справа — содержимое. В зависимости от количества полей в базе каждая запись может располагаться на отдельном листе бумаги или занимать несколько листов.

Автоотчет: в столбец

Рис. 8.18. Столбцовый отчет

Н аимено вание Цена

Ленточный отчет (рис. 8.19) отличается таким способом организации информации, при котором каждое поле расположено в отдельном столбце, а каждая запись представляется одной стро-

Летоот ч ет: ленто чный

Наименование

Принтер HP BJ 690С

Принтер HP U 6L

Принтер HP LJ 6L

Принтер HP BJ 690С

Принтер HP LJ 6L

Принтер HP LJ 6L

Рис. 8.19. Ленточный отчет

кой. На различных уровнях этой структуры могут находиться итоговые значения (промежуточные суммы, средние значения и т. д.). Ленточный отчет в большей степени напоминает стандартные форматы деловых отчетов.

Самый простой способ заключается в создании нового отчета по аналогии с другими объектами Access:
- 1. В окне Базы данных выбрать объект Отчеты и нажать кнопку Создать.
- 2. В диалоговом окне Новый отчет выбрать значения Мастер отчетов или Автоотчет (рис. 8.20).
Мастер отчетов является настолько мощным средством, что с ним можно получить доступ ко всем возможностям Автоотчетов. Преимущество Автоотчета состоит в том, что вы просто указываете таблицу для построения отчета, a Access сразу создает готовый отчет — при этом во время его создания можно не изменять никаких параметров или настроек. Все же, в общем случае, желательно контролировать этот процесс и пользоваться Мастером отчетов.

Шаг 1. Выбор полей. Порядок действий, выполняемых на первом шаге Мастера отчетов, аналогичен алгоритму создания запроса на выборку, рассмотренному в § 7. Нужно обязательно включить все поля, которые имеют отношение к данному отчету, независимо от того, как они будут использоваться: как обобщаемые данные, как заголовки для упорядочения информации или как значения, по которым будет производиться группировка.

Шаг 2. Представление данных. На втором шаге, просматривая список полей, нужно выбрать возможную структуру отчета: поля с определением диапазона значений, которые могут использоваться для группировки информации.

Шаг 3. Группировка данных. В следующем окне Мастера отчетов (рис. 8.21) необходимо выбрать то поле (или группу полей), которое послужит основой для группировки данных по полям. Чтобы узнать, как то или иное поле повлияет на структуру записей в отче-

те, выделите его в списке, расположенном в левой части данного окна.

Если при этом в верхней части образца появляется отдельная область с именем этого поля, значит, оно может использоваться для группировки данных, а подробная информация будет выводиться внутри каждой группы. В рассматриваемом примере (см. рис. 8.21) данные в отчете сгруппированы по фамилиям продавца, а внутри основной группы по наименованиям (результат см. рис. 8.23).

Чтобы добавить новый уровень группировки, нужно сделать двойной щелчок на его имени в списке слева. В результате Access создает для выбранного поля область в образце справа (рис. 8.21), и должным образом переставляет остальные поля. Обычно Access выводит несколько полей в дополнение к тем, которые использовались для создания основных групп. Количество создаваемых уровней группировки зависит от характера отчета

В некоторых случаях требуется поменять порядок уровней группировки. Структура отчета зависит от того, как хочет пользователь представить в нем информацию. Для этого следует щелкнуть на имени поля в образце справа и воспользоваться кнопками Т и 1 рядом с надписью Уровень для перемещения поля.

Шаг 4. Сортировка данных. Следующий шаг Мастера отчетов используется для указания порядка сортировки записей внутри информационной части отчета. Выбор полей для сортировки производится в раскрывающихся списках, где отображаются поля, которые не были использованы для группировки (в группах сортировка происходит автоматически).

Одна из кнопок окна сортировки Мастера отчетов является чрезвычайно важной: речь идет о кнопке Итоги. Ее нажатие приводит к открытию окна диалога Итоги (рис. 8.22). В нем перечислены все числовые или денежные поля, входящие в информационную часть отчета (т. е. не используемые для группировки записей).

Для вычисления итогового значения в группе: суммы или среднего арифметического, минимального и максимального значения или же просто определения количества элементов в группе, нужно установить флажок для той функции, которая будет использоваться в поле.

Группа Показать демонстрирует, будут ли отображаться записи внутри каждой группы: опция Данные и итоги отображает всю ин-

Рис. 8.22. Окно диалога Итоги

формацию в отчете; опция Только итоги скрывает данные, за счет чего отчет становится короче.

Для вычисления процентов от итоговой суммы по каждой группе (т. е. расчет удельных весов), в которой вычисляется промежуточная сумма, устанавливается флажок Вычислить проценты. Это позволяет оценить вклад каждой из групп в общий результат.

После того как параметры итоговых вычислений будут заданы, следует вернуться в окно диалога Мастера отчетов кнопкой ОК.

Шаг 5. Выбор макета. Выбор варианта макета определяет, какая часть информации из базы данных будет повторяться на каждом уровне отчета. Категории группировки отображаются в левой части образца.

Так, макет Ступенчатый (рис. 8.23) выводит заголовок каждой новой группы в отдельном разделе отчета, и на одной строке с ним не появляется никакая другая информация. При выборе макета Блок заголовок помещается в одну строку с первой записью в группе. Это позволяет уменьшить вертикальные размеры отчета, но нередко усложняет поиск нужной информации.

В макетах Структура столбцы, используемые для группировки, могут частично перекрываться по горизонтали, хотя каждый из них находится на отдельной строке. Такая возможность бывает полезной в тех случаях, когда отчет слишком широк и не помещается на одной странице. Другой выход заключается в замене книжной ориентации на альбомную, при которой можно работать с более широкой страницей.

Фамигин Наименов&ше Дета Цена Сумма

Понятие отчета

Под отчетом понимается форматированное представление данных, выводимых на экран, принтер или в файл. Различают такие виды отчётов. Табличный отчет – это напечатанная таблица, в которой данные расположены по столбцам и строкам. Столбец—поле, строка—запись. Отчеты в свободной форме позволяет разработать специальный отчет, где поля таблицы расположены в любом месте отчета. К оглавлению

Способы создания отчета

Конструктор отчетов: можно самостоятельно разработать собственный отчет с заданными свойствами. Мастер отчетов, позволяет быстро создать отчет на основе выбранных полей. Автоотчет в столбец, позволяет создать отчет с полями в один или несколько столбцов. Автоотчет: ленточный. Диаграмма. Для создания отчета любым способом необходимо: 1) Открыть окно БД. 2) Перейти на вкладку “Создание”. 3) В группе отчетов выбрать вариант из списка. К оглавлению

Использование мастера для создания отчета

окно “Создание отчетов”, в котором необходимо определить поля будущего отчета. Нажать кнопку раскрытие списка Таблица/Запросы и выбрать необходимую таблицу. В списке Доступные поля — перечень всех полей. Необходимо из этого перечня перенести в список Выбранные поля те поля, которые хотим видеть в отчете Далее следовать указаниям мастера. К оглавлению

Использование конструктора для создания отчета

Наиболее универсальным средством для построения отчетов является Конструктор отчетов. Он позволяет визуально (перемещая нужные элементы с панели элементов в соответствующие разделы отчета и задавая их свойства) спроектировать отчет любого вида и любой степени детализации. Элементы управления могут быть связанными, свободными или вычисляемыми. Связанный элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. Такие элементы управления используются для отображения значений из полей базы данных. Для вычисляемого элемента управления в качестве источника данных используется выражение. В выражении могут быть использованы данные из поля базовой таблицы или запроса для формы или отчета, а также данные другого элемента управления формы или отчета. Для свободного элемента управления источника данных не существует. Свободные элементы управления используются для вывода на экран примечаний, линий, прямоугольников и рисунков

Назначение запросов на изменение

Как уже было сказано выше, ACCESS позволяет хранить и поддерживать в актуальном состоянии большие информационные массивы. Данные, как вы знаете, хранятся в виде таблиц, связанных между собой. В реальной практике, особенно в условиях становления рыночной экономики, часто возникают ситуации, когда в таблицы данных должны быть автоматически внесены массовые изменения, но так, чтобы это не нарушило целостности данных. Для этой цели служит особый вид запросов – запросы на изменение данных. К оглавлению

Виды запросов на изменение

Мы рассмотрим следующие виды запросов на изменение: 1) запросы на удаление. Применяются когда необходимо удалить из базы данных множество записей, удовлетворяющих каким-либо условиям. Например, когда нужно удалить все сведения об операциях, выполненных более 3-х лет назад. 2) запросы на обновление. Когда необходимо внести множественные изменения в записи таблиц, например, когда все цены необходимо пересчитать с учетом инфляции. Кроме того, можно использовать запросы на создание таблиц. При запуске обычного запроса мы видим динамический набор данных, который будет изменяться при каждом новом запуске запроса, если изменились данные в исходной таблице. Если полученные с помощью запроса данные необходимо сохранить для последующего использования, можно преобразовать полученный динамический набор данных в таблицу. К оглавлению
Похожие публикации: