Как сделать проверку данных

Excel: Выпадающий список

При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, в таблице имеется ячейка, в которую необходимо внести название отдела организации. Можно, конечно, вручную каждый раз вводить название отдела, но удобнее будет, предварительно создать список отделов и при вводе выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.

Выпадающий список можно создать несколькими способами. Например, с помощью Проверки данных.

Для этого выделите ячейку, в которой будет выпадающий список.

На вкладке Данные кликните на Проверку данных

Откроется окно «Проверка вводимых значений».

В Условии проверки выберите Тип данных — Список, после чего ниже появится поле выбора Источника (данных), которое необходимо заполнить.

Рассмотрим несколько вариантов заполнения поля Источник.

1 вариант

Самым простым способом является ввод элементов списка непосредственно в поле Источник, разделяя элементы списка знаком «;».

Такой подход удобен для маленьких (3-5 значений) неизменных списков.

Заполнив поле Источник данными, нажмите «ОК».

Рядом с выделенной ячейкой появится значок выпадающего списка

Теперь можно вносить данные в ячейку, выбирая их из списка.

Выпадающий список можно разместить в других ячейках с помощью копирования или Автозаполнения.

2 вариант

Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на том же листе EXCEL, а затем в поле Источник указать ссылку на этот диапазон.

Например, названия отделов находятся в диапазоне А2:А8.

В поле Источник указываем абсолютную ссылку на этот диапазон $А$2:$А$8.

Внимание! Диапазон Источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список.

3 вариант

Для создания выпадающего списка, элементы которого расположены на другом листе, можно использовать Именованный диапазон.

1. Создайте список на другом листе той же книги.
2. Создайте Именованный диапазон, содержащий элементы выпадающего списка. Для этого выделите диапазон со значениями списка (А2:А8).

В левой части строки формул находится поле имен, после выделения диапазона в нем будет указана ячейка, с которой начиналось выделение. В нашем примере это А2. Вместо значения А2 напечатайте в поле имен название диапазона, например, «Отделы» и нажмите Enter.

Таким образом, получили Именованный диапазон — «Отделы».

1. Теперь перейдите на лист, на котором расположена таблица и выделите ячейку для ввода выпадающего списка.

Пройдите Данные — Проверка.

В открывшемся окне в поле Источник введите «= Отделы» и нажмите «ОК».

В результате Вы получите выпадающий список, элементы которого находятся на другом листе.

Как сделать проверку данных

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071

Проверка вводимых данных в ячейки Excel

Допустим, что в таблице прайс-листа с розничными ценами на товары, в одном из столбцов указана процентная ставка НДС. Как часто бывает в рутинной работе срабатывает человеческий фактор и по ошибке для одной из категорий товаров, вместо ставки НДС 20% была введена старая ставка 19%. Эта небольшая разница в данных – 1% может создать большие проблемы для фирмы с всевозможными последствиями. Чтобы исключить ошибки созданных по причине человеческого фактора, воспользуемся встроенным инструментом Excel для проверки данных, который позволяет контролировать все что вводиться на рабочий лист.

Как в Excel сделать проверку данных в ячейках

Пример прайс-листа с введенными ошибками в процентных ставках НДС:

Чтобы в Excel сделать проверку вводимых данных в ячейки следует выполнить ряд последовательных действий:

1. Выделите диапазон ячеек где вводиться формула с процентной ставкой для цен с НДС и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
2. В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите опцию «Список».
3. В полю ввода «Источник:» введите значения разных процентных ставок: 0%; 20%; освобождается.
4. Перейдите на закладку «Сообщение об ошибке» и заполните текстовое поле «Сообщение:» текстом который будет содержать сообщение при вводе других значений, которые отличаются от указанных значений в списке.



Закладка «Сообщение об ошибке» предоставляет пользователю возможность оформить стиль сообщения об ошибочных вводах значений. Если пользователь вводить в ячейку неправильное значение тогда будет выполнен один из 3-х параметров:

1. Останов – данный параметр разрешает вводить только правильное значение, выбранного из выпадающего списка или отменить ввод оставив пустую ячейку.
2. Предупреждение – этот параметр предупреждает об вводе ошибочного значения и предоставляет попытку отредактировать или выбрать из выпадающего списка.
3. Сообщение – параметр сообщает о неправильном значении и позволяет проигнорировать ошибку.

Закладка «Сообщение для ввода» содержит поля ввода для заголовка и текстовое поле для сообщения в примечании, которое будет появляться перед вводом данных в ячейку. А точнее как только ячейка будет активной сразу высветлиться соответствующее примечание. Данное примечание повышает контроль над ошибками связанных с вводом значений. В нем можно указать правильное значение для данных ячеек.

После заполнения всех параметров в окне «Проверка вводимых значений» нажмите на кнопку ОК.

В результате возле каждой заполняемой ячейки справа появляется стрелка выпадающего списка, в которой указана правильная процентная ставка НДС.

Внимание! Инструмент «Проверка данных» срабатывает только при вводе значений в ячейку. Если же значения буду скопированы из других ячеек, то при вставке этот инструмент удалиться из этих ячеек и не сработает.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры

Проверка данных в EXCEL

Инструмент Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) не был бы столь популярным, если бы его функциональность ограничивалась бы только собственно проверкой. Ниже кратко перечислены основные приемы работы с этим инструментом.

A. Проверка введенных значений

Как видно на рисунке снизу, условия проверки вводимого значения можно настроить очень гибко.

Можно разрешить ввод значений в ячейку только определенного типа, выбрав необходимое условие из выпадающего (раскрывающегося) списка:

• Целое число . В ячейку разрешен ввод только целых чисел, причем принадлежащих определенному диапазону;
• Действительное . В ячейку разрешен ввод только чисел, в том числе с десятичной частью (нельзя ввести текст, дату ввести можно);
• Дата. Предполагается, что в ячейку будут вводиться даты начиная от 01.01.1900 до 31.12.9999. Подробнее о формате Дата — в статье Как Excel хранит дату и время
• Время . Предполагается, что в ячейку с Проверкой данный этого типа будет вводиться время. Например, на рисунке ниже приведено условие, когда в ячейку разрешено вводить время принадлежащее только второй половине дня, т.е. от 12:00:00 до 23:59:59. Вместо утомительного ввода значения 12:00:00 можно использовать его числовой эквивалент 0,5. Возможность ввода чисел вместо времени следует из того, что любой дате в EXCEL сопоставлено положительное целое число, а следовательно времени (т.к. это часть суток), соответствует дробная часть числа (например, 0,5 – это полдень). Числовым эквивалентом для 23:59:59 будет 0,99999.

• Длина текста . В ячейку разрешен ввод только определенного количества символов. При этом ограничении можно вводить и числа и даты, главное, чтобы количество введенных символов не противоречило ограничению по длине текста. Например, при ограничении количества символов менее 5, нельзя ввести дату позднее 13/10/2173, т.к. ей соответствует число 99999, а 14/10/2173 — это уже 100000, т.е. 6 символов. Интересно, что при ограничении, например, менее 5 символов, вы не сможете ввести в ячейку формулу =КОРЕНЬ(2) , т.к. результат =1,4142135623731 (в зависимости от заданной в EXCEL точности), а вот =КОРЕНЬ(4) – сможете, ведь результат =2, а это только 1 символ.
• Список . Наверное, самый интересный тип данных. В этом случае ввод значений в ячейку можно ограничить ранее определенным списком. Например, если в качестве источника указать через точку с запятой единицы измерения товара шт;кг;кв.м;куб.м , то ничего другого, кроме этих 4-х значений из списка вам выбрать не удастся. В источнике можно указать диапазон ячеек, содержащий заранее сформированный список или ссылку на Именованную формулу . Пример приведен в статье Выпадающий (раскрывающийся) список
• Другой . В ячейку разрешен ввод значений удовлетворяющих более сложным критериям. Для задания критериев необходимо использовать формулу. Рассмотрим это условие подробнее.

При выбранном типе Другой, в поле Формула нужно ввести формулу для расчета логического значения. Если оно принимает значение ИСТИНА, то такое значение разрешено вводить в ячейку, если ЛОЖЬ, то ваше значение ввести не получится. В качестве аргумента формулы нужно использовать ссылку на саму ячейку, к которой применяется Проверка данных или ссылку на зависящую от нее ячейку. Например,

Введите формулу

Пояснение

Ячейка B2 содержала только текст

В Типе данных нет возможности выбрать тип Текст , поэтому приходится этого добиваться косвенно. Вы можете Проверку данных применить прямо к ячейке B2

Допустить ввод значения в ячейку B1 только в случае, если после ввода значение в ячейке D1 будет больше 100, в D2 меньше, чем 400

Проверку данных применяем к ячейке B1 . При этом в ячейке D1 введена формула =B1*2 , а в D2 – формула =B1*3 . Хотя эта формула эквивалентна ограничению Действительное с диапазоном от 50 до 133,33, но при более сложных связях ячеек, этот прием может быть полезен

Значение в ячейке, содержащей возраст работника ( С1 ), всегда должно быть больше числа полных лет работы ( D1 ) плюс 18 (минимальный возраст приема на работу)

При заполнении таблицы данными о возрасте и стаже работы можно поставить эту проверку для обеих ячеек ( C1 и D1 ). Для этого нужно выделить сразу 2 ячейки, вызвать Проверку данных и немного модифицировать формулу =ЕСЛИ($C1>$D1+18;ИСТИНА;ЛОЖЬ)

Все данные в диапазоне ячеек A1:A20 содержали уникальные значения

Необходимо выделить ячейки А1:А20 , вызвать инструмент Проверка данных и ввести формулу. Вторую формулу можно использовать для всего столбца А , для этого необходимо выделить не диапазон, а весь столбец А

Значение в ячейке, содержащей имя кода продукта ( B5 ), всегда начиналось со стандартного префикса «ID-» и имело длину не менее 10 знаков.

Проверку данных вводим для ячейки B5

При выделении нескольких ячеек, там где нужно, не забывайте указывать абсолютную ссылку на ячейки (например, $A$1:$A$20 ).

При использовании инструмента Проверка данных , предполагается, что в ячейку будут вводиться константы ( 123, товар1, 01.05.2010 и пр.), хотя никто не запрещает вводить и формулы. В этом случае проверяться все равно будет результат вычисления формулы. Вообще вводить формулы в ячейки с проверкой данных не советую – легко запутаться. В этом случае советую использовать Условное форматирование .

В. Отображение комментария, если ячейка является текущей.

Используйте вкладку Сообщение для вывода , чтобы отображать комментарий.

В отличие от обычного примечания ( Рецензирование/ Примечание/ Создать примечание ), которое пропадает после того, как курсор мыши уходит с ячейки (если не активна опция Показать все примечания ), этот комментарий отображается всегда, когда ячейка выделена.

С. Вывод подробного сообщения об ошибке.

После ввода ошибочного значения Проверка данных может отобразить подробное сообщение о том, что было сделано не так. Это некий аналог Msgbox() из VBA .

D. Создание связанных диапазонов (списков)

Если в качестве Типа данных на вкладке Параметры мы выберем Список , то сможем сформировать связанные диапазоны. Тема так обширна, что она выделена в отдельную статью Связанный список .

Е. Использование в правилах ссылок на другие листы

В EXCEL 2007 в Проверке данных , как и в Условном форматировании нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа, например, так =Лист2!$A$1 . Позволяют обойти это ограничение использование Имен .

Если в Проверке данных нужно сделать, например, ссылку на ячейку А1 другого листа, то нужно сначала определить Имя для этой ячейки, а затем сослаться на это имя в правиле Проверке данных .

В Excel 2010, напротив, можно использовать правила проверки данных, ссылающиеся на значения на других листах. В Excel 2007 и Excel 97-2003 проверка данных этого типа не поддерживается и не отображается на листе. Однако все правила проверки данных остаются доступными в книге и применяются при повторном открытии книги в Excel 2010, если они не были изменены в Excel 2007 или Excel 97-2003.

F. Как срабатывает Проверка данных

Проверка данных явно срабатывает при вводе в ячейку значений с клавиатуры с последующим нажатием клавиши ENTER . В этом случае появляется окно с описанием ошибки.

Если значения вставляются через Буфер обмена ( Вставить значения ) или с использованием сочетания клавиш CTRL + D (копирование значения из ячейки сверху) или копируются Маркером заполнения сверху вниз, то проверка в явном виде не осуществляется. Кроме того, при копировании значений можно вообще случайно удалить правила Проверки данных , например если в ячейке источнике не определена Проверка данных , а данные из нее вставляются через Буфер обмен а с использованием комбинации клавиш CTRL+V .

Поясним на примере. Предположим, к ячейке А1 применена Проверка данных с условием проверки Другой , где в поле формула введено =СТРОКА(A1)=1 , т.е. для всех ячеек из первой строки условие Проверки данных будет принимать значение ИСТИНА, для других строк — ЛОЖЬ вне зависимости от содержания ячейки.

Теперь выделим ячейку А2 и нажмем CTRL+D . Значение из А1 скопируется в А2 вместе с условием Проверки данных . Несмотря на то, что теперь условие Проверки данных будет принимать значение ЛОЖЬ, никакого предупреждающего сообщения выведено не будет. Чтобы убедиться, что данные в ячейках соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ). Ячейки с неверными данными будут обведены красными овалами. Теперь опять выделим ячеку А2 и нажмем клавишу F2 (войдем в режим Правки), затем нажмем ENTER — появится окно с сообщением, что введенное значение неверно.

Есть еще один способ обхода проверки данных. Предположим, ввод в ячейку ограничен значениями от 1 до 3. Теперь в любую другую ячейку без Проверки данных введем значение 4. Выделим эту ячейку, в Строке формул выделим значение 4 и скопируем его в Буфер обмена . Теперь выделим ячейку с Проверкой данных и нажмем CTRL+V . Значение вставилось в ячейку! Кроме того, Проверка данных осталась нетронутой в отличие от случая, когда через Буфер обмена , например, вставляется значение из WORD. Чтобы убедиться, что данные в ячейке не соответствуют условиям определенным в Проверке данных , нужно вызвать команду меню Обвести неверные данные ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных/ Обвести неверные данные ).

G. Поиск ячеек с Проверкой данных

Если на листе много ячеек с Проверкой данных , то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ).

Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.