Использование области навигации в Word
Чтобы перейти к странице или заголовку в документе Word без прокрутки, используйте область навигации.
Чтобы открыть область навигации, нажмите клавиши CTRL+F или перейдите на вкладку Вид и выберите Область навигации.
Просмотр заголовков
Если вы применили стили заголовков к заголовкам в документе, они отобразятся в области навигации. Область навигации не отображает заголовки, которые находятся в таблице, текстовых полях, верхних или нижних колонтитулах.
- В области навигации выберите вкладку Заголовки .
- Чтобы перейти к заголовку в документе, нажмите его в области навигации.
Совет: Чтобы показать или скрыть подзаголовки, щелкните стрелку рядом с заголовком.
Когда вы прокручиваете документ, Word выделяет заголовок в области навигации, чтобы показать вам, где вы находитесь. Чтобы вернуться к началу, выберите Перейти к началу.
Просмотр страниц
Выберите Страницы. Затем выберите эскиз изображения, чтобы перейти на страницу.
Когда вы прокручиваете документ, Word выделяет текущую страницу в области навигации, чтобы показать вам, где вы находитесь.
Поиск в документе
- В поле «Поиск» вверху области навигации введите искомый текст.
- Выберите результат, чтобы увидеть его в документе, или просмотрите все результаты, щелкнув стрелки вверх и вниз.
Изменение структуры документа
Вы можете перемещать части документа, перетаскивая их в области навигации. Вы также можете изменить уровень заголовков или даже добавить новые.
- В области навигации выберите вкладку Заголовки .
- Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы переместить часть документа, выделите заголовок и перетащите его в новое место.
- Чтобы изменить уровень заголовка или добавить новый заголовок, щелкните заголовок правой кнопкой мыши и выберите нужное действие.
Примечание: Если документ содержит защищенные области, перетаскивание области за предел последней защищенной области может быть недоступно.
Чтобы открыть область навигации, нажмите клавиши CTRL+F или выберите Вид > Область навигации.
Просмотр заголовков
Если вы применили стили заголовков к заголовкам в документе, они отобразятся в области навигации. Область навигации не отображает заголовки, которые находятся в таблице, текстовых полях, верхних или нижних колонтитулах.
- В области навигации щелкните вкладку Просмотр заголовков в документе.
- Чтобы перейти к заголовку в документе, нажмите его в области навигации.
Совет: Чтобы показать или скрыть подзаголовки, щелкните стрелку рядом с заголовком.
Когда вы прокручиваете документ, Word выделяет заголовок в области навигации, чтобы показать вам, где вы находитесь.
Просмотр страниц
Щелкните вкладку Просмотр страниц документа. Затем нажмите эскиз нужной страницы, чтобы перейти к ней.
Когда вы прокручиваете документ, Word выделяет текущую страницу в области навигации, чтобы показать вам, где вы находитесь.
Поиск в документе
- В поле «Поиск» вверху области навигации введите искомый текст.
- Щелкните результат, чтобы увидеть его в документе, или просмотрите все результаты с помощью стрелок Следующий результат поиска и Предыдущий результат поиска.
Изменение структуры документа
Вы можете перемещать части документа, перетаскивая их в области навигации. Вы также можете изменить уровень заголовков или даже добавить новые.
- В области навигации щелкните вкладку Просмотр заголовков в документе.
- Выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы переместить часть документа, щелкните заголовок и перетащите его на новое место.
- Чтобы изменить уровень заголовка, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Повысить уровень или Понизить уровень.
- Чтобы добавить заголовок, щелкните Новый заголовок перед или Новый заголовок после.
Примечание: Если документ содержит защищенные области, перетаскивание области за предел последней защищенной области может быть недоступно.
Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.
Область навигации в Word 2007 называется схемой документа.
Чтобы открыть схему документа, щелкните Вид > Схема документа.
Просмотр заголовков
Если вы применили стили заголовков к заголовкам в документе, они отобразятся в схеме документа. В ней не выводятся заголовки, которые находятся в таблице, надписях или колонтитулах.
- В схеме документа щелкните заголовок, чтобы перейти к соответствующему расположению в документе.
Совет: Чтобы показать или скрыть подзаголовки, щелкните значок «плюс» или «минус» рядом с заголовком.
Когда вы прокручиваете документ, Word выделяет заголовок в схеме документа, чтобы показать вам, где вы находитесь.
Просмотр страниц
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Схема документа и выберите Эскизы. Затем нажмите эскиз нужной страницы, чтобы перейти к ней.
Когда вы прокручиваете документ, Word выделяет текущую страницу в схеме документа, чтобы показать вам, где вы находитесь.
Структурирование текста средствами MS Word
MS Word содержит набор средств, позволяющие формировать структурированные тексты. Иными словами, разбивать текст на уровни (например: на главы, параграфы и подпораграфы или разделы, подразделы, статьи).
Рис. 1 Создание структуры средствами MS Word дает, например, такие бонусы:
- Возможность быстрой навигации по тексту в режиме «Схема документа» (Вид>Схема документа);
- Создание обновляемого оглавления документа.
Для создания структуры документа следует для абзаца определить уровень в структуре документа.
В MS Word существует 10 уровней текста — 9 уровней структуры и уровень основного текста. С каждым из этих уровней связан и определенный стиль. Например, стиль «Заголовок 1» соответствует уровню 1 в структуре документа, «Заголовок 2» — уровню 2 и так далее. Уровню основного текста соответствует стиль «Обычный».
Создать структуру текста возможно несколькими путями:
- структурирование документа в режиме структуры (Вид>Структура)
- использование стилей «Заголовок» соотвествующего уровня (от 1 — 9)
- непосредственное определение для абзаца его уровня в структуре
Структурирование через режим структуры
Содержание данного способа создания структурированного текста заключается в том, что для достижения искомого результата необходимо всего лишь переключиться в режим просмотра структуры документа . Возможно использование соответствующего пункта меню (Вид>Структура), но можно и нажатием пиктограммы «Структура», расоположенной слева от полосы горизонтальной прокрутки.
Рис.2 Но какой способ переключения не был бы выбран в результате текст на экране должен приобрести вид, подобный изображенному на рис. 2.
Следующим этапом следует определить для нужно абзаца требующийся уровень в структуре при помощи поля со списком «Уровень структуры».
Следует помнить, что высшим уровнем в структуре явлется Уровень 1. Все остальные уровни будут выступать как подчиненные ему.
Если в режиме структуры дважды кликнуть мышкой на пиктограмму слева от текста, то будут сокрыты (раскрыты) все подчиненные блоки.
При этом способе структурирования текста при изменении уровня структуры автоматически изменится и стиль, назначенный для абзаца. Для примера: при назначении абзацу, допустим, седьмого уровня структуры мы в результате получим не только измениение положения абзаца в иерархии текста, но и изменение его стиля на «Заголовок 7»
Данный способ, на мой взгляд, удобен когда работа начинается с определения структуры произведения, так как сразу видна зависимость между создаваемыми разделами. Кроме того он рекомендуется для использования и в справке по Word.
Структура документа через использование заголовков
Это еще один рекомендованный справкой по Word способ создания структуры документа.
Он еще проще, чем описанный выше метод.
Используя поле со списком «Стиль», находящемся обычно на панели инструментов «Форматирование» выбираем стиль «Заголовок». Номер заголовка показывает какого уровня будет форматируем абзац.
Непосредственное определение уровня для абзаца
Это еще один способ определить уровень структуры.
Для это потребуется указать в свойствах абзаца, что он принадлежит к определенному уровню.
Рис.3 Окно свойств абзаца (рис.3) можно вывести через раздел меню Формат>Абзац. или через контекстное меню (клик правой кнопкой мыши).
Вкладка «Отступы и интервалы» содержит поле со списком «Уровень». В последнем и необходимо установить нужный уровень для блока.
При непосредственном определении уровня для абзаца его стиль остается прежним — изменяется только уровень в иерархии.
Данный способ хорош тем, что дает возможность определить место в иерархии документа для любого блока с любым стилем, без использования стилей заголовков.
Вместо заключения
Не зависимо от того, какой способ будет выбран для структурирования текста, главное заключается в тех бонусах, которые дает такой подход к работе.
Наиболее часто используются мною в работе следующие:
- возможность визуального представления средствами Word структуры документа;
- быстрая навигация по блокам используя «Схему документа» (Вид>Схема документа);
- возможность легкого и быстрого создания оглавления для документа (которое, к тому же еще и быстро обновляется 🙂 )
Создание диаграммы организации в Office с помощью SmartArt
Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel 2021 Word 2021 Outlook 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 Word 2007 PowerPoint 2007 Еще. Меньше
Если вы хотите проиллюстрировать связи с отчетами в организации или организации, можно создать Графический элемент SmartArt, использующий макет диаграммы организации, например организационная диаграмма.
Совет: Альтернативным способом рисования организационной диаграммы является Visio приложения Microsoft Diagramming. Если у вас Visio, ознакомьтесь с тем, как с ее помощью создать организационную диаграмму в приложении «Создание организационной диаграммы» в Visio.
Общие сведения о создании организационной диаграммы
Используйте Графический элемент SmartArt для создания диаграммы организации в Excel, Outlook, PowerPoint или Word для отображения связей отчетов в организации, таких как руководители отделов и сотрудники без управления.
Если вы не знакомы с использованием Графические элементы SmartArt, прежде чем приступить к работе с диаграммой организации, ознакомьтесь со следующими статьями:
- Дополнительные сведения о графических элементах SmartArt
- Выбор графического элемента SmartArt
Создание организационной диаграммы
- На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.
Пример группы Иллюстрации на вкладке Вставка в PowerPoint 2016 - В коллекции Выбор рисунка SmartArt откройте раздел Иерархия, а затем выберите макет организационной диаграммы (например, Организационная диаграмма) и нажмите кнопку ОК.
- Для ввода текста выполните одно из указанных ниже действий.
- Щелкните поле в Графический элемент SmartArt и введите текст.
Примечание: Для достижения наилучших результатов используйте это действие после добавления всех необходимых полей.
Примечания:
- Если область текста не отображается, щелкните элемент управления на границе Графический элемент SmartArt.
Другие задачи
Создание организационной диаграммы с рисунками
Важно: Эта функция недоступна в Outlook или в Office 2007.
- В документе, презентации или листе на вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.
Пример группы Иллюстрации на вкладке Вставка в PowerPoint 2016 - В коллекции Выбор рисунка SmartArt откройте раздел Иерархия, а затем выберите элемент Организационная диаграмма или Цикл и нажмите кнопку ОК.
- Чтобы добавить рисунок, щелкните в требуемом поле значок рисунка, найдите папку с необходимым рисунком, щелкните файл рисунка и нажмите кнопку Вставить.
- Чтобы ввести текст, следуйте инструкциям в шаге 3 в разделе Создание организационной диаграммы.
Добавление и удаление полей в организационной диаграмме
Добавление поля
- Щелкните существующее поле, ближайшее к месту вставки нового поля.
- В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните стрелку Добавить фигуру, а затем выполните одно из действий ниже.
Примечание: Если вкладки «Работа с рисунками SmartArt » или « Конструктор» не отображаются, убедитесь, что выбраны Графический элемент SmartArt. Может потребоваться дважды щелкнуть элемент Графический элемент SmartArt, чтобы выбрать его и открыть вкладку «Конструктор «.
- Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но после него, выберите команду Добавить фигуру после.
- Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но перед ним, выберите команду Добавить фигуру перед.
- Чтобы вставить поле на один уровень выше выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру над. Новое поле займет уровень выбранного поля, а выбранное поле и все поля непосредственно под ним переместятся на один уровень вниз.
- Чтобы вставить поле на один уровень ниже выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру под.
- Для добавления поля помощника выберите команду Добавить помощника. Поле помощника добавляется над другими полями на том же уровне в Графический элемент SmartArt, но отображается в области текста после других полей на том же уровне. Помощник по добавлению доступен только для макетов организаций. Он недоступен для макетов иерархии, таких как Hierarchy.
Удаление поля
Чтобы удалить поле, щелкните его границу и нажмите клавишу DELETE.
- (ПРИМЕЧАНИЕ.) Если поле необходимо добавить в иллюстрацию отношений, попробуйте добавить его перед или после выбранной фигуры, чтобы определить место, подходящее для новой фигуры.
- Добавление фигуры из области текста
- На уровне фигуры поместите курсор в конец текста, куда необходимо добавить новую фигуру.
- Нажмите клавишу ВВОД и введите в новую фигуру требуемый текст.
- Для добавления поля помощника нажмите клавишу ВВОД, предварительно выделив поле помощника в области текста.
- Хотя вы не можете автоматически соединить два поля верхнего уровня с линией в макетах организаций, таких как организационная диаграмма, вы можете сымитировать этот внешний вид, добавив поле на верхний уровень в Графический элемент SmartArt а затем нарисуя линию для подключения полей. (На вкладке Вставка в группе Иллюстрации выберите пункт Фигура, выберите линию, а затем нарисуйте линию между двумя прямоугольниками). Дополнительные сведения о рисовании линий см. в статье Рисование и удаление линий.
- Чтобы переместить поле, щелкните его и перетащите в новое место. Для перемещения или «сдвига» поля с очень малым шагом используйте клавиши со стрелками, удерживая нажатой клавишу CTRL.
Изменение сплошной линии на пунктирную
Чтобы показать отношения подотчетности между двумя полями с помощью пунктирной линии, измените стиль линии между двумя полями.
- Щелкните Графический элемент SmartArt строку, которую нужно изменить.
- Щелкните правой кнопкой мыши линию и выберите в контекстном меню команду Формат фигуры.
- В разделе Линия или Тип линии выберите нужный Тип штриха.
Изменение макета организационной диаграммы
Макет влияет на все поля, расположенные ниже выделенного поля. Хотя для создания организаций можно использовать другие макеты иерархии, макеты с зависаниями доступны только в макетах организаций.
- В организационной диаграмме щелкните поле, к которому необходимо применить макет.
- В контекстных инструментах Работа с графическими элементами SmartArt на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните Макет, а затем выполните одно из следующих действий:
Примечание: Если вкладки «Работа с рисунками SmartArt » или « Конструктор» не отображаются, убедитесь, что выбрана Графический элемент SmartArt. Может потребоваться дважды щелкнуть элемент Графический элемент SmartArt, чтобы выбрать его и открыть вкладку «Конструктор «.
- Для выравнивания всех полей ниже выделенного поля по центру щелкните Стандартный.
- Для выравнивания выделенного поля по центру относительно нижележащих полей и расположения этих полей горизонтально по два поля в ряд щелкните Все.
- Для расположения выделенного поля справа относительно нижележащих полей и левостороннего выравнивания этих полей по вертикали выберите Левосторонний.
- Для расположения выделенного поля слева относительно нижележащих полей и правостороннего выравнивания этих полей по вертикали выберите Правосторонний.
Изменение цветов организационной диаграммы
К полям в цвета темы можно применить сочетания цветов, производные от Графический элемент SmartArt.
- Щелкните графический элемент SmartArt, цвет которого нужно изменить.
- В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt нажмите кнопку Изменить цвета. Если вы не видите вкладки «Работа с рисунками SmartArt» или «Конструктор», убедитесь, что выбрана Графический элемент SmartArt.
- Выберите нужную комбинацию цветов.
Совет: При нажатии указателя на эскиз можно увидеть, как цвета влияют на Графический элемент SmartArt.
Изменение цвета поля в организационной диаграмме
- Щелкните границу поля правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат фигуры.
- В разделе Заливка выберите пункт Сплошная заливка.
- В разделе Цвет нажмите кнопку и выберите нужный цвет.
- Чтобы указать степень прозрачности фонового цвета, переместите ползунок Прозрачность или введите число в поле рядом с ним. Значение прозрачности можно изменять от 0 (полная непрозрачность, значение по умолчанию) до 100 % (полная прозрачность).
Применение стиля SmartArt к организационной диаграмме
Стиль SmartArt — это сочетание различных эффектов, таких как стиль линии, рельеф или объемная рамка, которые можно применить к полям в Графический элемент SmartArt для создания уникального профессионально оформленного оформления.
- Щелкните Графический элемент SmartArt, стиль smartArt которого вы хотите изменить.
- В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt выберите стиль. Чтобы просмотреть другие стили SmartArt, нажмите кнопку Дополнительные параметры . Если вкладка Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображается, выделите графический элемент SmartArt.
Совет: Вы можете применить дополнительные эффекты, например тень, подсветка или отражение. Для этого в разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Формат в группе Стили фигур щелкните стрелку пункта Эффекты фигур и выберите нужный эффект.
Структура документа
При работе с документами, имеющими большое число разделов, каждый из которых в свою очередь содержит несколько глав, заметно усложняется поиск нужных участков текста. В этой ситуации рекомендуется создавать структуру документа, т.е. прорабатывать иерархию разделов, заголовков и подзаголовков различных уровней внутри документа.
После того как структура документа проработана, для быстрого перемещения по документу либо для определения собственного положения в документе можно использовать схему документа. На схеме документа изображается структура его заголовков.
Схема отображается автоматически при переходе в режим электронного документа. В остальных режимах для ее вызова нажимают кнопку на панели инструментов Стандартная или выполняют команду С х ема документа из меню В ид .
Работа с документом в режиме структуры
Чтобы включить режим структуры, выполните команду С т руктура из меню В ид. В этом режиме среди панелей инструментов появляется панель Структура , кнопки которой позволяют изменять иерархию заголовков документа:
Назначение кнопок панели Структура
повышает выделенный заголовок на один уровень
используется, когда в режиме структуры нужно просмотреть форматирование заголовков. По умолчанию форматирование не отображается.
Сам документ в режиме структуры с двумя нажатыми кнопками панели инструментов Структура — Все заголовки и имеет вид:
Тот же самый фрагмент после нажатия еще одной кнопки этой панели :
Обратите внимание на то, что в режиме структуры:
- слева от заголовков стоят знаки ; это означает, что заголовки «развернуты», т.е. отображают все подчиненные им заголовки;
- заголовки с более глубоким уровнем вложенности имеют больший отступ вправо;
- выравнивание текста не соответствует фактическому выравниванию (смотри строки следующего раздела — «Создание структуры»).
Создание структуры
WORD предлагает несколько способов организации структуры документа.
- Использование встроенных стилей заголовков:
- При создании документа этим способом сразу вызывают режим структуры и набирают заголовки. Всем им автоматически присваивается стиль «Заголовок 1». После того как все заголовки и подзаголовки размещены, их форматируют, выбирая для каждого встроенные стили с учетом иерархии заголовков. Отформатированные заголовки можно пронумеровать. Когда структура организована, переходят к вводу основного текста.
- Если документ был создан без организации структуры, то для упрощения процесса его просмотра и реорганизации, достаточно отформатировать заголовки, выбирая для каждого встроенные стили с учетом иерархии. После завершения форматирования заголовки можно пронумеровать.
- Использование уровней структуры для отдельных абзацев документа. Этот способ дает возможность присвоить документу иерархическую структуру и работать с ним в режиме структуры или схемы документа без помощи встроенных стилей.
- Использование многоуровневого нумерованного списка стилей структуры при вводе заголовка и подзаголовков. В этом случае текст не форматируется встроенными стилями.
Организация нового документа в режиме структуры
- Создайте новый документ ( Ф айл Созд а ть… ) и установите режим структуры, выполнив команду С труктура из меню В ид или нажав кнопку , расположенную слева от горизонтальной полосы прокрутки.
- В новый документ ведите заголовки, нажимая клавишу
- для понижения уровня заголовка, перетащите символ вправо, для повышения — влево,
- чтобы переместить заголовок на новое место, перетащите символ вверх или вниз.
Заголовки в режиме структуры снабжаются отступами, показывающими уровень их вложенности в документе.
Нумерация заголовков, созданных при помощи встроенных стилей заголовков
При использовании в документе встроенных стилей заголовков их можно автоматически нумеровать выбранным форматом нумерации:
- В меню Фор м ат выберите команду С п исок , а затем — вкладку Многоуровневый .
- Выберите формат нумерации, содержащий один из заголовков “Заголовок 1”, “Заголовок 2”… и нажмите кнопку ОК . Заголовки будут пронумерованы:
Для изменения уровня заголовка необходимо его выделить, а затем:
- чтобы понизить уровень — нажать кнопку или клавишу ,
- чтобы повысить уровень — нажать кнопку или клавиши + .
Для изменения формата маркера или номера, а также текста, вставляемого на каждый уровень необходимо:
- выделить весь список.
- в меню Фор м ат выбрать команду С п исок , а затем выбрать вкладку Многоуровневый ,
- указать подходящий формат и нажать кнопку Изменить. для вызова диалога Изменение многоуровневого списка :
- В поле Уровень или Образец выбрать уровень, который необходимо изменить (например, третий), а затем изменить формат этого уровня. Повторить процедуру для всех уровней, которые необходимо изменить.
Присвоение абзацу уровня структуры
Второй способ форматирования текста для работы с документом в режиме структуры или схемы документа, — отформатировать его с помощью присвоения абзацам структурных уровней («Уровень 1» — «Уровень 9»).
Структурные уровни используют, если необходимо сохранить внешний вид текста (стили заголовков определенным образом форматируют текст, а структурные уровни присваивают ему «невидимый» формат).
- Выделите абзац, которому требуется присвоить структурный уровень.
- В меню Фор м ат выберите команду Аб з ац , а затем — вкладку Отступы и интервалы
- В поле У ровень выберите нужный уровень.
Совет. Чтобы воспользоваться функциями стилей заголовков, не изменяя имеющиеся встроенные стили, создайте собственный комплект стилей заголовков, включающий в себя присвоение абзацам структурного уровня. Дополнительные сведения о создании собственных стилей (смотри тему Шаблоны).
С собственными стилями можно работать как обычно, например, присвоить один из них тексту, который предполагается вставить в оглавление.
Изменение структуры документа в режиме структуры
В режиме структуры можно легко изменить расположение заголовков, отформатированных с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»). Для этого достаточно перетащить мышью в нужное место или на нужный уровень символы структуры заголовков и основного текста ( , , ).
- Чтобы переместить текст на другое место, перетащите символы структуры вверх или вниз. При перетаскивании на экране появляется горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, в которое требуется поместить текст. При перетаскивании символа заголовка перемещаются или меняют уровень также и принадлежащие ему подзаголовки и основной текст. Чтобы переместить или изменить только заголовок, двойным щелчком по значку этого заголовка разверните весь подчиненный свернутый текст. Затем выделите сам заголовок, нажмите кнопку или на панели инструментов Структура .
- Чтобы повысить уровень заголовка, или чтобы преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее или нажмите кнопку .
- Чтобы понизить уровень заголовка, или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее или нажмите кнопку . При перетаскивании символов на экране появляются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, а основному тексту — стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку .
Создание многоуровневого нумерованного списка
Многоуровневые нумерованные списки содержат до девяти уровней. Для создания такого списка:
- Откройте нужный документ ( Ф айл Созд а ть… или Ф айл О ткрыть… )
- В меню Фор м ат выберите команду С п исок , а затем — вкладку Многоуровневый .
- Выберите необходимый формат списка, а затем нажмите кнопку OK . Введите список, нажимая клавишу после каждого элемента.
- Для перемещения элемента списка на необходимый уровень нумерации выделите элемент, а затем нажмите кнопку или на панели инструментов Форматирование .
При вводе текста уровнем нумерации можно управлятьс клавиатуры: для понижения уровня нумерации элемента списка, начиная новый абзац, нажимайте клавишу
Для изменения формата маркера или номера, а также текста, вставляемого на каждый уровень:
- Выделите абзацы с номерами или маркерами, которые необходимо изменить.
- В меню Фор м ат выберите команду С п исок , а затем — вкладку Многоуровневый .
- Укажите подходящий формат и нажмите кнопку Изменить. для вызова диалога Изменение многоуровневого списка.
- В поле Уровен ь или Образец выберите уровень, который необходимо изменить, а затем измените формат этого уровня. Повторяйте процедуру для всех уровней, которые хотите изменить.
- Выделите список, выберите команду С п исок в меню Фор м ат , а затем выберите необходимый тип нумерации на вкладке Многоуровневый и нажмите кнопку ОК .
- Для перемещения элемента списка на необходимый уровень нумерации выделите элемент, а затем нажмите кнопку или на панели инструментов Форматирование .
Просмотр уровней иерархии текста
Просмотр уровней иерархии текста можно производить:
- используя схему документа,
- работая в режиме структуры.
Использование схемы документа
Откройте схему документа кнопкой на панели инструментов Стандартная .
Схема открывается в левой части окна документа; у заголовков, имеющих подчиненные заголовки, стоит знак плюс «+», если заголовки свернуты, и знак минус «—», если они развернуты; отсутствие знаков показывает, что подчиненных заголовков на этом уровне нет.
Чтобы изменить ширину схемы, захватите мышью правую границу зоны и перетащите ее влево или вправо. Однако нет смысла изменять ширину области из-за слишком длинных заголовков: чтобы просмотреть заголовок целиком, достаточно поместить на него указатель мыши.
Схема документа позволяет просматривать только некоторые, нужные заголовки. Например, чтобы просмотреть верхний уровень структуры документа, можно «свернуть» (т. е. скрыть) подчиненные заголовки: отображение текста в окне документа при этом не изменяется.
- Чтобы свернуть подчиненные заголовки, щелкните по знаку минус «—» рядом с главным заголовком. При сворачивании заголовков знак минус «—» заменяется знаком «+»
- Чтобы развернуть подчиненные заголовки (уровни открываются по одному), щелкните знак плюс «+» рядом с главным заголовком.
- Чтобы отобразить только заголовки выше определенного уровня, вызовите контекстное меню щелчком правой кнопкой мыши в зоне схемы документа, а затем выберите в меню соответствующий уровень заголовков: Например, выберите команду Отобразить заголовки 1-3 , чтобы отобразить только заголовки уровня 1, 2 и 3.
- Чтобы закрыть схему документа, отожмите кнопку или щелкните дважды по правой границе схемы.
Работа в режиме структуры
В режиме структуры документ можно свернуть, оставив только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа, перемещение по документу и перемещение больших кусков текста. Сворачивать можно только текст, отформатированный с помощью встроенных стилей заголовков (“Заголовок 1” — “Заголовок 9”) или уровней структуры (“Уровень 1” — “Уровень 9”).
Ниже в таблице перечислены способы свертывания и развертывания заголовков. Все перечисленные в таблице кнопки расположены на панели инструментов Структура .
Чтобы свернуть
Выполните следующие действия
текст ниже определенного уровня заголовка
нажмите кнопку с номером самого нижнего из заголовков, которые требуется изобразить на экране; например, чтобы просмотреть все заголовки уровней с 1 по 3, нажмите кнопку Заголовки уровней 1—3
Весь основной текст
Нажмите кнопку Отобразить все заголовки
Чтобы вывести на экран
Выполните следующие действия
все заголовки и основной текст
нажмите кнопку Отобразить все заголовки
Внимание. Если выделить заголовок, содержащий свернутый подчиненный текст, этот текст также будет выделен (даже если он не виден). Все действия, произведенные с заголовком, например, перемещение, копирование или удаление, будут выполнены и со свернутым текстом.
Главный и подчиненные документы
При большом объеме и сложной структуре документа имеет смысл укрупнить структуру, создав главный и несколько подчиненных документов. Главный документ в этом случае представляет собой контейнер, объединяющий несколько отдельных файлов, так называемых вложенных документов. С помощью главного документа можно настраивать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например, книги, разделенные на главы. В главном документе можно просматривать, реорганизовывать, форматировать, редактировать и печатать вложенные документы как один документ, а также составлять для них общее оглавление.
С главным документом можно работать как индивидуально, так и группой, поместив его в сетевой каталог и предоставив всем сотрудникам возможность работать с ним одновременно.
Создание главного документа
- Нажмите кнопку и перейдите в режим главного документа с помощью команды Г лавный документ из меню В ид . В окне документа появится зона со схемой документа, а к панелям инструментов добавятся панель Главный документ и панель Структура с нажатыми кнопками и .
- Создайте структуру главного документа, введя заголовки для главного документа и всех вложенных документов. После каждого заголовка необходимо нажимать клавишу . Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовков “Заголовок 1”.
- Присвойте стиль каждому из заголовков (например, для заголовка главного документа — стиль “Заголовок 1”, а для заголовков каждого вложенного документа — стиль “Заголовок 2”). Эту операцию удобно выполнять, перетаскивая структурные символы заголовков или влево для повышения уровня и вправо — для его понижения.
- Выделите заголовки и текст, которые будут помещены во вложенные документы.
- Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры, который в дальнейшем будет обозначать начало каждого нового вложенного документа. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного стилем “Заголовок 2”, в выделенном тексте для каждого нового заголовка, отформатированного стилем “Заголовок 2”, будет создан отдельный вложенный документ.
- На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку
Преобразование документа в главный документ производится таким же образом, но первые три пункта заменяются открытием документа, переходом в режим Главный документ и структурированием с помощью стилей заголовков или уровней структуры (смотри «Изменение структуры документа в режиме структуры» в подразделе «Создание структуры»).
Изменение структуры главного документа
Изменение структуры составного документа производят в режиме главного документа с помощью панели инструментов Главный документ.
WORD позволяет добавлять и удалять вложенные документы, разбивать один вложенный документ на несколько и выполнять обратную операцию.
Вставка документа Word в главный документ
- Откройте главный документ и перейдите в режим главного документа с помощью команды Г лавный документ из меню В ид .
- Разверните вложенные документы, нажав кнопку на панели инструментов Главный документ .
- Вставьте пустую строку между документами в точке, куда предполагается вставить документ, и выделите ее.
- На панели инструментов Главный документ нажмите кнопку
- В открывшемся диалоге Вставка вложенного документа , совпадающем с диалогом Открыть файл , найдите нужный файл, введите его имя в поле И мя файла и нажмите текстовую кнопку О ткрыть .
При вставке в главный документ документа WORD лишь создается связь главного документа с файлом вложенного документа; положение самого вставленного файла не изменяется.
Внимание! Шаблон Главного документа имеет приоритет над шаблонами вложенных документов. В главном документе все шаблоны подчиненного документа заменяются соответствующими шаблонами Главного.
Удаление вложенного документа
Откройте главный документ и перейдите в режим главного документа.
Для перехода в режим главного документа выполните команду Г лавный документ из меню В ид
Вложенный документ будет удален из структуры главного документа, т.е. разорвется связь между главным и подчиненным документами. Сам файл подчиненного ранее документа останется без изменений.
Объединение вложенных документов
Откройте главный документ и перейдите в режим главного документа.
Для перехода в режим главного документа выполните команду Г лавный документ из меню В ид
После сохранения главного документа все объединенные вложенные документы будут записаны в один файл с именем первого из них.
Создание оглавления
Оглавление документа это список его заголовков с указанием номеров страниц, на которых они расположены. Оглавление удобно использовать для быстрого перемещения по документу, просматриваемому на экране: для перехода к любому заголовку документа достаточно щелкнуть соответствующий ему номер страницы в оглавлении.
Создание оглавления начинается с применения встроенных стилей заголовков к заголовкам, которые следует включить в оглавление. Стилем заголовка называют присвоенный ему формат. В редакторе Word имеется 9 стилей заголовков: “Заголовок 1” — “Заголовок 9”
При желании вместо встроенных стилей заголовков можно использовать стили структуры или пользовательские стили. Кроме того, в оглавление можно включить внедренные заголовки (несколько первых слов абзаца, оформленных специальным образом). Далее следует выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление. Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.
Оглавление с использованием встроенных стилей заголовков
- Если не проработана структура документа, в документе примените встроенные стили заголовков (“Заголовок 1 — 9”) к заголовкам, которые следует включить в оглавление.
- Чтобы применить стиль абзаца, поместите курсор в любое место абзаца или выделите несколько абзацев, которые требуется отформатировать. Чтобы применить атрибут символа, например, полужирный или курсив из стиля абзаца, или чтобы применить стиль символа, выделите фрагмент, который нужно отформатировать.
- Выберите команду С т иль… в меню Фор м ат .
- Выберите нужный стиль в списке С тили , а затем нажмите кнопку П рименить . Если нужный стиль отсутствует в списке, выберите другую группу стилей в поле Списо к . Имена стилей абзацев перед названием содержат символ абзаца ( ¶ ); отличительной особенностью стилей символов является значок в виде подчеркнутой буквы » a «. Совет . Чтобы быстро наложить стиль, выберите стиль абзаца или символа в поле Стиль на панели инструментов Форматирование .
- Щелкните то место документа, куда следует вставить оглавление.
- Выберите команду О г лавление и указатели. в меню Вст а вка , а затем — вкладку О г лавление в появившемся диалоге Оглавление и указатели .
- Выберите нужный вид оглавления из списка Ви д .
Оглавление с использованием стилей структуры
Чтобы иметь возможность работать с документом в режиме структуры или схемы документа, документу следует присвоить иерархическую структуру. Это можно сделать двумя способами: отформатировать текст с помощью встроенных стилей заголовков (»Заголовок 1″ — «Заголовок 9») или с помощью присвоения абзацам стилей структуры — структурных уровней («Уровень 1» — «Уровень 9»).
Структурные уровни используют, когда необходимо сохранить внешний вид текста (стили заголовков определенным образом форматируют текст, а структурные уровни присваивают ему «невидимый» формат).
- В документе примените стили структуры (Уровень 1 — 9) к заголовкам, которые следует включить в оглавление. Присвоение абзацу уровня структуры:
- Выделите абзац, которому требуется присвоить структурный уровень.
- В меню Фор м ат выберите команду Аб з ац. , а затем — вкладку Отступы и и нтервалы в появившемся диалоге Абзац .
Оглавление с использованием пользовательских стилей
При сборке оглавления можно указать стили, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление, в том числе пользовательские стили.
- Щелкните то место документа, куда следует вставить оглавление.
- Выберите команду О г лавление и указатели. в меню Вст а вка , а затем — вкладку О г лавление .
- Нажмите текстовую кнопку П а раметры. этого диалога.
- В столбце Доступные стили диалога Параметры оглавления найдите стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление:
- Введите уровень заголовка, соответствующий этому стилю (1 — 9), в поле столбца У ровень , расположенное справа от имени этого стиля.
- Повторите шаги 4 и 5 для каждого стиля, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.
- Закройте диалог Параметры оглавления , нажав кнопку OK .
- Выберите нужный вид оглавления из списка Вид оказавшейся на переднем плане вкладки О г лавление .
Кроме того, допускается нестандартное оформление оглавления с использованием пользовательских стилей..
Для разработки пользовательских стилей оглавления:
- Выберите команду Огл а вление и указатели… в меню Вст а вка , а затем — вкладку О г лавление .
- В списке В ид выберите значение «Из шаблона», а затем нажмите текстовую кнопку И зменить. для вызова диалога Изменение стиля :
- Из списка О снован на стиле выберите стиль, который следует изменить, а затем нажмите кнопку Ф ормат и выберите нужные параметры.
Оглавление с использованием внедренных заголовков
В оглавление можно включить внедренные заголовки (несколько первых слов абзаца, оформленных специальным образом).
- Чтобы сделать каждый внедренный заголовок отдельным абзацем, щелкните после него и нажмите клавишу < Enter >.
- Примените встроенные стили заголовков (“Заголовок 1 — 9”) к заголовкам, которые следует включить в оглавление (см. Оглавление с использованием встроенных стилей заголовков; п 1).
- Если завершающие внедренные заголовки символы абзацев (¶) не видны на экране, нажмите кнопку
- Для каждого внедренного заголовка выделите завершающий его символ абзаца, выберите команду Ш рифт. в меню Форм а т , установите флажок Скрытый на вкладке Шрифт , а затем нажмите текстовую кнопку OK .
- Чтобы скрыть символы абзацев, еще раз нажмите кнопку
- Щелкните то место документа, куда следует вставить оглавление.
- Выберите команду О г лавление и указатели. в меню Вст а вка , а затем — вкладку О г лавление в появившемся диалоге Оглавление и указатели .
- Выберите нужный вид оглавления из списка Вид .