С надеждой на сотрудничество как лучше написать

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В мире деловых людей мало быть просто экспертом в своем деле, важно знать правила поведения и уметь выстраивать отношения в бизнес-среде. Сегодня из многообразия ритуалов делового этикета мы обратим наше внимание на деловую переписку. Связно, грамотно и структурированно выражать свои мысли в деловом письме — это искусство.

Правила, стереотипы, мнения и примеры, собранные в этом выпуске, помогут сэкономить ваши время и нервы и разобраться, где заканчивается хороший тон и начинается моветон. Обойдемся без граблей — воспользуемся чужим опытом.

«Запорожцы пишут письмо турецкому султану», Илья Репин, 1880-1891

Стереотипы

«Я все уже умею. Я 10 лет в индустрии», «Главное, в конце письма написать «С уважением»», «Деловая переписка — это скучно и однообразно. Чему здесь можно научиться», «Просто нужен шаблон». — мы мыслим стереотипами, которые мешают стать лучше.

Все в нашей жизни давно смешалось — с этим стереотипом тоже сложно спорить. Сегодня деловое общение часто выходит за рамки почтового, перетекает в мессенджеры, возвращается обратно для подкрепления договоренностей на официальном поле, а иногда и вовсе доходит до голосовых сообщений, что, по мнению большинства, в рамках делового общения — АБСОЛЮТНЫЙ МОВЕТОН. Однако в новых условиях пора разобраться: когда, где и с кем стоит переходить эти границы.

Правила делового общения безнадежно устарели. Действительно, уже никто не пишет такие фразы, как «Извещаем Вас. », «Пишет Вам. », не использует обращения «Госпожа» и «Гражданин». Вместе с этим появляется все больше англицизмов: залончили, дистёрбить, сдисапирить, наконец — пушить (да здравствует диджитол!), аббревиатур: ASAP, RSVP и так далее. Изменилась и скорость реакции на письма. Сегодня размыты границы рабочего дня или выходного — хорошие менеджеры на связи круглые сутки (правильно ли это — вопрос следующий).

Но есть правила, над которыми время не властно. О них мы сегодня и будем говорить и пристально рассматривать каждое на живых примерах с просторов рекламного рынка.

Правила

Е-mail — основной вид коммуникации с клиентами. То есть каждое письмо — это продажа, будь то продажа себя, услуги или товара.

Научиться искусству деловой переписки означает — найти баланс между сухим официальным языком из скучных учебников и простым человеческим общением. Научиться не раздражать собеседника, а заботиться о нем и, как следствие, получать от него всё необходимое.

Из чего же должно состоять письмо?

Адрес и ваша личная подпись

В идеале адрес должен быть воспринимаемым на слух, служить решению деловых задач. Проще говоря, не стоит ваш тинейджерский первый мейл использовать для бизнес-писем. Если в 16 вам казалось оригинальным иметь адрес [email protected] или [email protected] — пересмотрите свои взгляды. Правильно, когда в вашем адресе есть имя, фамилия, название компании, которую вы представляете.

Тема письма

Привыкните к тому, что это поле обязательно для заполнения. Иначе ваше письмо попадет в черную дыру ящика адресата. Именно этой строчкой можно и нужно привлечь внимание к вашему письму. Кратко и содержательно.

Приветствие

Нужно понять, что фраза «Доброго времени суток» – не спасение для тех, кто пишет письмо в другой часовой пояс, а штампованный супер-раздражитель. Хуже только панибратские «Приветики», «Здравия желаю» или «Шалом».

Для первого обращения больше подойдет классическое «Здравствуйте, Иван!» или «Добрый день, Мария!». Оба варианта универсальны и подходят как для утра/дня, так и для вечера.

Прежде чем обратиться к человеку, проверьте имя еще раз. Только во время подготовки этого материала в переписке с экспертами/участниками имя редактора перепутали дважды, назвав в одном случае Анной, в другом – Алиной. По мнению редакции Sostav, это моветон.

Рекомендуем также уточнить, какое обращение принято в компании или как адресат предпочитает, чтобы его называли (в России имя часто сопровождается отчеством).

Стоит задуматься и о форме имени. Многие, переходя на более неформальный тон общения, ставят в подписи «Маша» вместо «Мария». В этом случае можно начать называть человека простой формой имени. При обращении к деловому партнеру/клиенту лучше не употреблять короткую форму имени. То есть «Маша», «Петя», но ни в коем случае не «Маш» и «Петь». Это нарушение границ.

Объем письма и его содержимое

• Рекомендованный объем — не более 150 слов.
• Стоит разбивать письмо на абзацы, по ходу продумывая структуру.
• Размер и цвет шрифта должны быть единообразными. Практика показывает, что зачастую этим правилом составители деловых писем активно пренебрегают. Разумеется, выделять полужирным или курсивом важные места — это нормально, но устраивать в письме «радугу» — плохо.

В большинстве случаев ссылку зашивают в конкретное слово. Но если вы предпочитаете просто вставлять ее в тело письма — не забудьте нажать Enter, чтобы ссылка стала активной. В противном случае адресату придется вручную копировать ссылку и вставлять ее в строку адреса в браузере.

Этот момент, как ни странно, очевиден далеко не для всех.

Известное среди рекламщиков наблюдение: написанное в конце текста машинально удерживает внимание сильнее, чем то, что находится в середине сообщения.

Нередко дизайн «автографа» является частью фирменного стиля крупной компании и ее корпоративной культуры. Структура такая:

• Формула вежливости: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на понимание» и так далее.
• ФИО автора письма.
• Должность и место работы.
• Электронный адрес и номер телефона.

Если вы проигнорируете этот пункт – письмо, как минимум, выйдет оборванным.

Эти правила лежат на самой верхушке айсберга под названием «деловая переписка». Чтобы постичь все ее секреты, мы обратились к тем, кто владеет темой практически и теоретически. Слово — экспертам.

Лидеры мнений

О том, как вызвать гнев получателя с первых же строк письма, написано на первых страницах бестселлера 2018 года — «Новые правила деловой переписки». Если вы еще не читали эту книгу, то непременно исправьте это упущение. А теперь советы от одного из авторов книги Максима Ильяхова.

3 главных правила:

Говорить четко и не размывать ответственность. Продумывать заранее, кого, о чем и почему вы просите, не заставляя получателей считывать это между строк. Стараться не писать большие письма на много людей с заходом «Неплохо бы подумать».

Проделывать часть работы за читателя. Например, если от человека нужно, чтобы он проанализировал несколько документов — предварительно собрать их в одной папке. Если человеку нужно выбрать из нескольких вариантов — изложить эти варианты, а не заставлять человека самому их систематизировать.

Думать об удобстве читателя. В каком канале связи ему удобнее общаться? Легко ли ему прочитать ваш текст или придется выискивать информацию? Главная ошибка здесь — люди делают так, как удобно им, а не получателям. Например, менеджер получает длинное письмо от клиента с кучей лишних подробностей, и пересылает его специалисту, предварительно ничего не отфильтровав и не выделив главное.

И еще мнение о голосовых сообщениях: Если всем в переписке голосовые сообщения удобны — это отлично. Но обычно голосовые сообщения — это пример того, как человек десять минут пытается выжать из себя мысль, которую он бы написал тремя абзацами текста. Слушать этот поток сознания мучительно.

• Когда ситуация накаляется — поговорить лично.
• Фильтровать, структурировать, отбирать информацию.
• Одно письмо — одно дело.

• Письма, которые скидывают ответственность на неопределенный круг «коллег».
• Натянутая вежливость. В письме «Заранее спасибо», а по смыслу «Съешьте своих детей».
• Письма — поток сознания, без структуры и четкого плана.

О чем речь? В теме нужно четко обозначить, с какой такой радости вы тревожите адресата. Здорово, если вы тут же сразу можете указать цель письма (например: «Статья на апрув: про семантику»).

Почтовые сервисы вытаскивают первую строку письма в качестве прехедера. То есть показывают начало текста еще в списке неоткрытых писем. Этим можно воспользоваться, чтобы добавить информации к теме. А поздороваться можно и во второй строке.

Что внутри? Тут каждый пишет как может. Надо только помнить, что вы добиваетесь от получателя чего-то — значит, надо дать ему всю информацию для ответного действия.

Что нужно сделать? Вот это обычно забывается. Человек прочел письмо и. Будет хорошо, если вы в конце текста напишете «Жду подписанные доки завтра к вечеру» или «Скачай презентацию и напиши мне, все ли окей». Люди такие интересные, их не толкнешь — они не полетят.

Что с эмоджи? Я иногда ставлю скобочки. Но это зависит от получателя. Если мы знакомы лично, и я знаю, что человек адекватен — почему нет. Но бывают суровые письма, которые получают 4-5 человек, — тут смайлик будет неуместен. В целом — проще не использовать, чем гадать, как вас поняли.

Главный совет: Отвечайте на письма. Отвечайте на письма внятно и вовремя. Затянули с ответом — все равно ответьте и извинитесь за задержку. Нет ничего хуже неотвеченных писем.

• Мне очень нравятся письма больших интернет-магазинов и booking.com. Они конкретные и понятные. «Вы оплатили, сумма вот, товар вот, доставка будет тогда-то». «Вы забронировали номер, вот ссылка на страницу, вот так связаться с отелем, вот что будет с оплатой». Такие письма не случаются просто так, это результат серьезной работы.

• Отрицательные примеры каждый видит в папке «Спам».

Деловая переписка — суть письменное общение с целью заключения сделок, не так ли? Заключение сделки, в свою очередь — попытка убедить человека или организацию в том, что твой продукт или услуга решают некую проблему этих людей. В этой связи классический смысл термина «деловая переписка» несколько ветшает. Ну, знаете, вот эти все ненужные правила и наставления про то, когда надо писать письма, в каком объеме, можно ли там использовать эмоджи и прочее.

Чтобы человеку что-то продать, надо быть убедительным и говорить на его языке. Точка. На эту тему вы можете посмотреть вот такое видео — уверен, многим оно будет интересно. Там рассматриваются ключевые принципы построения КП — с чего начать, чем аргументировать, чем закончить.

А теперь советы:

Пунктуация, орфография. Пару месяцев назад я собрал более 80 коммерческих предложений от ведущих агентств на рынке. Минимум 15-20% было написано на уровне «на тройку с плюсом» — видно было, что с русским письменным у людей заметные проблемы. И да, авторы сидели на должностях менеджеров по продажам в агентствах из топа Руварда. Так что прежде чем думать «нуууу, это не про нашу компанию», перепроверьте письма!

Общайтесь на том языке, на котором общаются с вами. Переходят на «ты» — действуйте аналогично. Используют эмоджи — используйте в ответ.

Цитируйте кусок текста, который комментируете.

Большая проблема современных менеджеров по продажам в деловой переписке — трюк под названием «я в домике». Представим, что я получил от организации КП и задал пять вопросов. Для трех у менеджера есть скрипт, или есть достаточно мозгов, чтобы сочинить ответ. Для двух вопросов нет скрипта\это проблемные моменты оффера\менеджер слишком тупой, чтобы отработать возражение творчески — в таких ситуациях, менеджер просто присылает ответы на 3 вопроса из 5. Бинго, гениальная схема.

С этим я сталкивался десятки раз. То есть, просто делается вид, что двух вопросов не было, как таковых. На что при этом рассчитывают – непонятно, так как необходимость повторно тыкать носом в неотвеченное вызывает только излишнее раздражение.

• Предупреждайте о звонках в почте, согласуйте время и тезисы созвона.

• Не вижу проблемы в переводе общения в мессенджеры на позднем этапе коммуникации, особенно если есть много мелких нюансов.

• Поговорили — отпишите тезисно, о чем договорились.

• Не дозвонились, хотя была договоренность — отпишите в почту. Потом никто не обвинит вас в том, что «мы хотели стать вашими клиентами, но вы про нас забыли. »

Помните, в 60-70% случаев ваши КП читают наискосок, равно как и всю деловую переписку в процессе всего цикла сделки. К сожалению, так устроены современные люди. Договоры, которые подписывают, очень часто тоже не читают.

Поэтому расписывать все в почте и договорах на самом деле нужно для того, чтобы 30% поняли, что хотели, а 70% просто впечатлились — «ой письмо какое большое, наверно эти парни знают свое дело, купим у них». Второй вариант будет всегда, но вам, по крайне мере, будет на что сослаться.

Правила узнали, советы выслушали, лайфхаки уже готовы применять. А теперь случаи, произошедшие на рекламном рынке.

Выражаем уверенность в сохранении сложившихся отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

За период сотрудничества с ООО «1С:БухОбслуживание. Региональный центр» мы убедились в надежной деловой репутации компании, компетентности коллектива, и способности оперативно реализовывать поставленные задачи, которые производились соевременно, с полным соблюдением договорных обязательств.

Выражаем уверенность в сохранении сложившихся отношений и надеемся на дальнейшее взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

Желаем Вашему коллективу процветания, удачных проектов и и успешного партнерства!

Как завершить письмо (советы + шаблоны)

Советы и шаблоны по тому, как оформить заключение письма в деловой корреспонденции, включая примеры формул со словами благодарности и пожеланиями, а также использование подписи и ссылок в электронном письме.

Технологии:

• Программное обеспечение Help Desk
• Система управления тикетами

Попробуйте бесплатно
Честно, без подвоха

Выберите название для своего поддомена LiveAgent. Большинство людей использует название своей компании или команды.

Бесплатная регистрация
Нам доверяют лучшие

Поскольку большинство современной деловой корреспонденции представляет собой сообщения электронной почты, крайне важно уметь ярко начинать и заканчивать ваши письма. При этом основное внимание обычно уделяется теме и началу сообщения электронной почты, в то время как качество концовки часто упускают из виду.

Однако следует иметь в виду, что хорошее завершение делового письма нисколько не менее важно, чем его хорошее начало. Правильная заключительная часть способна оставить у получателя нужное вам впечатление, мотивировать читателя совершить определенное действие, кроме того, в ней указывается отправитель, его намерения и контактные данные (чтобы получателю было проще с вами связаться). Читайте далее, чтобы узнать о том, как правильно завершать деловые письма, и воспользуйтесь подготовленным нами списком примеров профессиональных заключительных слов и фраз, которые подойдут вам в различных ситуациях.

Какие сведения следует указывать в заключительной части ваших писем

1. Завершающая строка

Прежде чем отправлять ваше сообщение, убедитесь, что оно содержит небольшое завершающее предложение, обеспечивающее плавный переход от основного тела письма к его концовке. В этом завершающем предложении вы можете выразить, например, вашу благодарность получателю за уделенное вам время, заверить, что вы открыты для дальнейшего общения. Также в него можно поместить призыв к действию, или информацию о том, что вы рассчитываете на ответ.

2. Заключительная фраза (заключение)

Если только отправитель не состоит в очень близких отношениях с получателем, каждое деловое письмо должно содержать профессиональное заключение, написанное в официально-деловом или неофициальном стиле (выбор стиля зависит от типа отношений корреспондентов и конкретного контекста общения). Наиболее часто употребляется заключение ‘С уважением’ и ‘Всего наилучшего’, но мы подготовили для вас целый список подобных слов и фраз (ниже), как в официальном, так и в неофициальном стиле.

3. Укажите ваше имя

Если вы пишете кому-то впервые, в подписи к вашему сообщению всегда полностью указывайте ваши фамилию, имя и отчество. Общаясь с коллегами или с людьми, которых вы уже знаете и с кем много раз переписывались, достаточно указывать лишь имя и отчество (или просто имя). Обратите внимание, что не рекомендуется подписываться псевдонимом, за исключением тех случаев, когда ваш псевдоним широко известен и вы обыкновенно пользуетесь им вместо вашего настоящего имени.

4. Должность и название компании

Удостоверьтесь, что в подписи к вашему письму указана занимаемая вами должность и название вашей компании, чтобы получатель точно знал, кто вы, и не спутал вас с кем-то другим, особенно если вы отправляете ‘холодные’ письма потенциальным клиентам. Если вы отправляете резюме на открытую вакансию, мы рекомендуем вам убрать из подписи сведения о вашем текущем месте работы (адрес электронной почты и номер телефона).

5. Контактная информация

Несмотря на то, что получатель вашего сообщения в любом случае знает ваш адрес электронной почты, всегда полезно указать в вашей подписи к сообщению дополнительные контактные данные, например, ваш прямой номер телефона, поскольку иногда люди предпочитают связываться по иным каналам общения.

6. Дополнительные ресурсы

В подпись можно помещать ссылки. Это может быть ссылка на ваш сайт, на ваш профиль в LinkedIn или другой социальной сети, на целевую страницу, которую вы продвигаете, на ваше онлайн-портфолио, на ваш онлайн-календарь, на последнюю публикацию в вашем блоге и т.п.

Примеры и шаблоны заключительной части писем

Профессиональные заключения и завершающие фразы

Определяя тип заключения, которое следует использовать в вашем деловом сообщении электронной почты, необходимо учитывать, кому вы пишете, и для чего. Если вы не уверены, какое заключение лучше всего подходит, следует остановиться на более официальной и стандартной завершающей фразе. Наиболее универсальными являются такие заключительные фразы, как ‘С уважением’, ‘Всего наилучшего’, ‘С наилучшими пожеланиями’. Их допустимо использовать в любой ситуации и в любом письме. Кроме того, ниже приведены дополнительные примеры фраз, которые часто используются профессионалами в качестве заключений к сообщениям электронной почты:

Официальные заключительные фразы для сообщений электронной почты:

С уважением,
Всего доброго,
Всего хорошего,
Всего наилучшего,
Мое почтение,
С наилучшими пожеланиями,
Мои наилучшие пожелания,
С теплыми пожеланиями,
Искренне ваш(а),
Искренне,
С надеждой на плодотворное сотрудничество,

Неофициальные заключительные фра­зы для сообщений электронной почты:

До связи,
До следующего раза,
Будем на связи,
Пока!
До скорого!
Удачи!
Успехов!
Хороших выходных!
Отличных выходных!
Хорошего дня!
Удачного дня!
Хорошего [день недели]!
Хороших праздников!

Заключительные фразы с выражением благодарности:

Спасибо,
Большое спасибо,
Огромное спасибо,
Благодарю,
Благодарю Вас,
Еще раз, спасибо,
С благодарностью,
Я очень ценю Вашу [помощь / вклад / обратную связь],
Заранее спасибо,
Заранее благодарю,
Спасибо за уделенное время,
Спасибо за Вашу помощь,
Спасибо за Ваше [терпение / содействие / время],

LiveAgent сочетает в себе великолепный онлайн чат, систему управления тикетами и автоматизацию, которые позволяют нам предоставлять нашим клиентам непревзойденный уровень поддержки.

Peter Komornik, генеральный директор

Примеры завершающих строк для сообщений электронной почты

В зависимости от контекста ваших сообщений электронной почты, перед заключительной фразой вашего письма можно поместить краткую завершающую строку. Поместите в конце вашего сообщения одну из приведенных ниже проверенных завершающих строк, чтобы завершить ваше письмо на положительной ноте и дать получателю понять, что вы ожидаете от него ответа или дальнейшего общения.

Looking forward to hearing from you.
Looking forward to your reply.
Look forward to connecting soon.
I look forward to seeing you next week.
Hope to hear from you soon.
I would appreciate your reply.
Hope your week’s off to a good start.
Happy to help if you want to know more.
Please feel free to contact me anytime.
If you have any questions, please email or call me.
If there’s anything I can do to help you, just drop me a line
If there’s anything I can help you with, just let me know.
If I can be of any further assistance, please let me know.
I am at your disposal for any questions or concerns you may have.
You can reach me at [phone number] if there’s anything you’d like to discuss.
If you require any further information, you can schedule a call with me using this link.
Do not hesitate to contact us again if there’s anything we can help you with.
I look forward to doing business with you in the future.
I enjoyed working with you and look forward to…
Thank you once more for your help in this matter.
Thank you for taking your time.
Thank you for taking this into consideration.
I’d love to hear your feedback.
I’d really appreciate your feedback on …
Please let me know what you think.

Копировать в буфер обмена

Как завершить письмо по ‘холодной продаже’

Найти способ правильно завершить ‘холодное’ письмо может оказаться непростой задачей даже для профессионала в сфере продаж. Вот несколько примеров завершающих предложений, которыми можно закончить ваши письма по ‘холодным продажам’, и которые помогут побудить вашего потенциального клиента ответить вам:

“If you’d like to learn more about how [Company] can help you [reach specific goals], feel free to book a time in my calendar here: [link]. I look forward to hearing back from you.”

“Are you available for a 10-minute call on [date and time]? Just let me know what works best for you, I’d be happy to work around your schedule.”

“Do you have 5-10 minutes to discuss how we can help [their company] achieve [specific goals]? If so, how does your calendar look this week?”

“It would be great to hear your thoughts and even explore how this [solution/ tool/ strategy] would fit with [their company]. Do you have 15 minutes this week?”

“If you’d like to hear about this in more detail, I would happily spend 30 mins telling you everything you need to know. Just let me know if you have any questions or would like to have a more in-depth conversation.”

Копировать в буфер обмена

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Как завершить последующее письмо follow-up по продаже

Сообщения follow-up являются обязательным элементом любой стратегии холодных продаж по электронной почте. Вот несколько примеров того, как можно профессионально завершить такое письмо follow-up по продаже, чтобы мотивировать вашего потенциального клиента ответить, даже если предыдущие попытки сделать это не увенчались успехом:

“If you are the appropriate person to speak with, what does your calendar look like? If not, who do you recommend I talk to?”

“Are you the right person to speak to regarding this? If not, could you help me find the relevant decision maker? I look forward to your response.”

“I would really like to have 20 minutes of your time as I feel we can really add value to your [area of operations]. Can we book a call or a meeting?”

“Have you given any additional thought to my proposal? I’d be happy to do a quick review of it on the phone and answer any and all questions you may have. What time would suit you for a quick conversation?”

“Please let me know when you have had a chance to take a look at this info and would like me to give you a call to discuss. I’d be happy to answer any questions you have.”

Копировать в буфер обмена

Как завершить послепродажное письмо / письмо-приветствие клиента

Послепродажные сообщения электронной почты и письма-приветствия клиентов являются одними из наиболее важных типов сообщений электронной почты в маркетинговых кампаниях и имеют своей целью формирование длительных и прочных отношений с клиентами. Вот как в такого рода письмах могут выглядеть завершающие предложения:

“Thanks again for shopping with [Brand]. If you have any questions or need help – let us know! We’ll do everything we can to make sure you love your experience with us.”

“If we ever fail to live up to your expectations with the quality of our products, delivery times, or anything else – you can always reach out to our customer support team at [email] or [number].”

“If you’re interested in learning more about your product, feel free to contact me or anyone else on our support team at any time. We’re always here to help you in any way we can.”

“I’d love to hear what you think of [product] and if there is anything we can improve. If you have any questions, please reply to this email. I’m always happy to help!”

“Thanks again for signing up for [product/ service]. We’re always around and love hearing from you. If you ever need help, have ideas, or just want to say hello, please get in touch, and we’ll get back to you within a few hours.”

Копировать в буфер обмена

Как завершить письмо по клиентскому обслуживанию

Завершая ваши письма, направляемые клиентам в ответ на запрос клиентской поддержки, всегда следует воодушевлять ваших клиентов связываться с вами в случае наличия у них любых вопросов, проблем или сомнений и убеждать их в том, что вы всегда готовы им помочь. Вот несколько полезных примеров того, как можно грамотно свернуть ваше сообщение, связанное с запросом клиента на получение клиентской поддержки.

“I will get in touch with our product team and will get back to you within thirty minutes with a complete answer. In the meantime, let me know if you have any more questions, comments, or concerns.”

“We love to help our customers get the best out of our products. If there’s anything else we can assist you with, don’t hesitate to reach out.”

“Please, let us know if you still cannot [ … ] so we can help you solve this issue and make sure you enjoy your [tool/ app] as soon as possible. Thanks again for contacting us, we’re always happy to help.”

“We’re always here to answer any questions or concerns you may have. Please feel free to contact our support team at [phone number], or reply to this message and we’d be more than happy to help.”

“We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help others that are in your shoes. Thanks again for letting us know and feel free to contact us in case you have any questions.”

Копировать в буфер обмена

Как завершить письмо с извинениями

Когда дело доходит до написания сообщений электронной почты с извинениями и общения с недовольными клиентами, в конце письма следует еще раз принести ваши извинения и заверить клиента, что вы цените его терпение и понимание:

“Once more, I sincerely apologize for the inconvenience. Please contact our customer support team for any further concerns you might have – our agents are always here to help.”

“I have relayed your feedback to the rest of the team and can assure you that this mistake won’t happen in the future. That said, if there’s anything else I can help you with at the moment, please feel free to reach out and I would be more than happy to help.”

“Thank you again for your patience and for bringing the issue to our attention. In the meantime, we’re going to give you [details of your offer] as an additional apology. If there are any other issues that need to be addressed, please don’t hesitate to contact us.”

“Thank you for your patience and understanding. Rest assured, we are doing everything in our power to not let this happen again. If you have any more questions or come across any other issue, let me know, I’ll be happy to help.”

“Once again, accept our apologies. We sincerely appreciate your understanding in this matter. Please feel free to reach out to me with any questions you may have – I’m just an email away!”

Копировать в буфер обмена

Заключение

Завершение письма обычно представляет собой просто завершающий комментарий или краткое закрывающее предложение, после которого следует ваша подпись. В то же время, иногда требуется большое количество усилий и времени, чтобы найти подходящие слова и интонацию, и нужным образом завершить письмо. И то, как вы завершите ваше письмо, может, в действительности, сыграть важнейшую роль в том, ответит вам на него получатель или нет. Умение правильно завершать профессиональные деловые письма — ключ к эффективному деловому общению, поскольку позволяет вам оставлять у ваших читателей положительные впечатления и повышать вероятность ответа на ваши письма. И, если вы не уверены, как следует завершить то или иное ваше деловое электронное послание, приведенные выше примеры могут очень вам пригодиться.

Часто задаваемые вопросы, связанные с концовкой сообщений электронной почты

Почему концовка email-сообщений так важна?

Поскольку концовка вашего письма, — это то, что ваш получатель прочтет последним, то она может стать для него отличной мотивацией ответить на письмо оперативно, или решить, будет ли он вообще на ваше письмо отвечать. Завершая ваше письмо подобающим образом, вежливо и профессионально, вы повышаете свои шансы получить на него положительный ответ.

Какие заключительные фразы считаются неподобающими в деловой переписке?

Даже если у вас с получателем установились неформальные отношения, вам всё равно следует избегать непрофессионализма при использовании заключительных фраз в любом деловом общении с ним. В число подобных ‘непрофессионализмов’ входят такие заключения, как ‘Да благословит Вас Бог’ (или любые другие имеющие отношение к религии фразы), ‘Превед!’ (или любые другие сленговые выражения), ‘СПС’ (или любые другие аббревиатуры), ‘Досвидос’ (или любые другие неформальные заключительные выражения), ‘Ваш(а) навеки’ / ‘С любовью’ (или любые другие фразы, выражающие привязанность).

Как следует форматировать концовку сообщений электронной почты?

В той же мере, в какой важно подобрать правильные слова для профессионального окончания вашего делового письма, не менее важно и должным образом его отформатировать, чтобы оставить у читателя положительные впечатления. Не забывайте поставить запятую после вашей завершающей фразы, затем добавьте пробел и введите ваше полное имя, затем вашу должность, название компании и в самом конце — те контактные данные, которые хотите указать.

Как правильно оформить подпись в деловом письме — основные правила

Каждый день офисные работники отправляют от 20 до 50 писем настоящим и потенциальными клиентами, партнерам, поставщикам, кандидатам на работу и другим адресатам. Любое из них должно иметь подпись, идентифицирующую своего отп равителя — его имя, должность, контактные данные. Отсутствие такого атрибута свидетельствует о низком уровне профессионализма и незнании стандартных норм делового этикета.

Подпись — один из ключевых элементов письма. Это своего рода электронная визитная карточка своего владельца, по которой адресат может составить мнение об отправителе, его статусе и имидже. Так как же должна выглядеть правильная подпись в деловом письме?

Существует универсальный шаблон подписи электронного письма, который состоит из 5 элементов:

• фотография;
• элемент вежливости;
• ФИО;
• должность;
• контактные данные.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Фотография

Сделайте Ваше письмо уникальным. Качественная фотография расположит к себе собеседника, покажет Вашу открытость перед ним и настроит на серьезные отношения. Хорошая альтернатива фотографии – логотип компании, что особенно актуально для общих почтовых ящиков (например, sale@lan-star.ru).

Обратите внимание! Прежде чем ставить логотип компании или фотографию в письмо, посмотрите, насколько хорошо будет видна нужная информация. Например, горизонтальные логотипы плохо вписываются в круг, который очерчивает почтовый ресурс. В этом случае его нужно изменить либо использовать сжатую версию. Что касается фото — не нужно использовать снимок в полный рост, каким бы качественным он не был. Собеседник должен хорошо видеть Ваше лицо.

Элемент вежливости

Элемент вежливости – обязательный атрибут подписи электронного письма, представляющий словосочетание с позитивным посылом, предшествующее контактным данным.

Он может быть представлен в разных формах:

Стандартная подпись:

• с уважением;
• искренне Ваш(а);
• с наилучшими пожеланиями.

Доброе напутствие:

• хорошего вечера;
• удачного дня;
• всего доброго;
• всего хорошего;
• хороших клиентов;
• успехов и т.д.

Ситуативная форма вежливости:

• с надеждой на понимание;
• с надеждой на сотрудничество;
• заранее благодарю;
• в ожидании ответа и т.д.

Обратите внимание! Желательно чтобы у Вас было несколько заготовленных подписей для писем электронной почты. Создайте и настройте их для разных случаев и текстов. Если общение с контрагентом происходит в дружеской форме, элемент вежливости в виде фразы «С уважением» будет смотреться неуместно, а то и вовсе испортит впечатление от письма. Также странно будут смотреться письма, подписанные «с надеждой на сотрудничество» или «заранее благодарю», отправленные адресату, с которым Вы уже состоите в партнерских отношениях.

ФИО

В зависимости от порядков компании, в том числе и внутреннего, ФИО пишут по-разному:

• Иванов Иван Иванович;
• Иван Иванов;
• Иванов Иван и т.д.

Любая формулировка является вариантом правильной подписи электронного письма.

Важный момент: выбирая форму написания ФИО, подумайте, как хотите чтобы к Вам обращались? Если напишите Иванов Иван, будьте готовы, что контрагент будет обращаться к Вам только по имени.

Обратите внимание! В большинстве зарубежных компаний на первое место ставят имя, а на второе фамилию. Отчество не пишется.

Должность

Должность — не менее значимый элемент подписи делового письма. Ваш собеседник обязательно должен знать, с кем он имеет дело — руководителем, секретарем, юристом.

В небольших организациях должность указывается в одну строку, например, «заместитель генерального директора». Если речь идет о крупной компании, в которой есть должности с длинными уточнениями, ее лучше разбить на несколько строк:

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 18

Таким образом каждая последующая строка более детально уточняет сферу деятельности и должность сотрудника.

Обратите внимание! Чтобы сделать подпись более лаконичной и не перегруженной сложными словами, используйте общепринятые сокращения: заместитель – зам.; федеральная налоговая служба – ФНС и т.д. Создавая свою подпись для деловых писем, в первую очередь, думайте об адресате.

Контактные данные

Контактные данные – это способ связи с Вами или с Вашей организацией. К ним относятся:

• Телефоны (городской, мобильный рабочий и личный)
• Почта;
• ISQ;
• Skype;
• номер в WhatsApp;
• номер в Viber;
• Ваш сайт/страничка в Инстаграм/ВК или на других ресурсах.

Указывайте только те контактные данные, по которым с Вами точно можно связаться. Не нужно указывать Skype, в который заходите пару раз в месяц. Если по каким-то телефонам Вы на связи только в определенное время – обязательно укажите это рядом с контактом.

Обратите внимание! Указывая номера телефонов, обязательно пишите код города, а также «+7» или «8» вначале номера. Часто адресат, открыв письмо в телефоне, хочет кликнуть на номер и быстро совершить звонок. Если телефон будет в формате (926)624-73-37, он просто не сможет этого сделать.

ТОП-5 ошибок при настройке электронной подписи

Подведем итоги. Итак, что НЕ стоит делать, создавая шаблон подписи электронного письма:

1. Делать универсальную подпись на все случаи жизни (в зависимости от темы письма некоторые элементы вежливости выглядят неуместно и глупо).
2. Вставлять в подпись огромный перечень товаров и услуг (подпись – это не каталог Вашей продукции, не листовка и не проспект. Помните, делать подпись длиннее самого письма – дурной тон и демонстрация низкого уровня знаний деловой этики).
3. Указывать длинную должность в одну строку (сложно воспринимается и плохо сказывается на общем восприятии письма).
4. Указывать контакты такими образом, чтобы человек, зайдя с телефона, не мог ими легко воспользоваться (к примеру, позвонить, быстро кликнув на номер).
5. Указывать контакты, по которым Вы не отвечаете или отвечаете редко.

Лайфхаки

С помощью специальных сервисов (платных и бесплатных) Вы можете оформить свою почту особым образом:

• уникализировать ее, сделав «дизайнерской» с помощью рамочки, границы, заливки и т.д.;
• добавить в саму подпись иконку-логотип Вашей компании;
• добавить ссылки на социальные профили или на разделы сайта.

Подробнее о том, как это сделать, мы расскажем в отдельной статье-обзоре.