Создание таблицы и добавление полей
В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения имен, адресов и телефонных номеров или таблицу «Товары» для хранения сведений о товарах. В этой статье описано, как создать таблицу, добавить в нее поля, настроить первичный ключ и свойства таблицы и полей.
Перед созданием таблиц и добавлением полей изучите основные понятия. Дополнительные сведения см. в статье Общие сведения о таблицах.
В этой статье
Создание таблицы
В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.
Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.
Создание таблицы в новой базе данных
- Щелкните Файл >Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола.
- В поле Файл введите имя файла новой базы данных.
- Чтобы сохранить базу данных в другом месте, щелкните значок папки.
- Нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем «Таблица1».
Создание таблицы в существующей базе данных
- Щелкните Файл >Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние. В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.
- В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть.
- на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица. В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.
Использование импорта или связывания для создания таблицы
Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.
При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.
Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.
Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.
Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними
- Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
- В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать таблицу.
- На вкладке Внешние данные в группе Импорт & Link выберите Новый источник данных, а затем выберите один из доступных источников данных в появившемся подменю. Обратите внимание, что для Access 2016 и более ранних версий доступные источники данных перечислены в виде команд непосредственно в группе Импорт & link.
- Следуйте инструкциям в появляющихся диалоговых окнах. Будет создана таблица, имя которой появится в области навигации.
Создание таблицы с использованием сайта SharePoint
Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как «Контакты», «Задачи», «Вопросы» и «События».
- Откройте меню Файл и выберите команду Открыть.
- В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть.
- На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.
- Выполните одно из указанных ниже действий. Создание списка SharePoint на основе шаблона
- Выберите пункт Контакты, Задачи, Вопросы или События.
- В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
- Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
- Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Создание настраиваемого списка
- Выберите пункт Другой.
- В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
- Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание.
- Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Импорт данных из существующего списка
- Выберите пункт Существующий список SharePoint.
- В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.
- Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее.
- Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.
Связь со списком
- Выберите пункт Существующий список SharePoint.
- В диалоговом окне Внешние данные — сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.
- Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее.
- Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.
Создание таблицы с использованием веб-службы
В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.
- На вкладке Внешние данные в группе Импорт & link выберите Создать источник данных, затем выберите Из источника в сети, а затем — Службы данных. Обратите внимание, что для Access 2016 и более ранних версий на вкладке Внешние данные в группе Импорт & link нажмите кнопку Дополнительно, а затем — Службы данных.
- Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.
- Нажмите кнопку Установить новое подключение.
- Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК.
- В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.
- Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.
- Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки. Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.
- Нажмите кнопку ОК. Будет создана связанная таблица.
Настройка свойств таблицы
Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.
- Выберите таблицу, для которой требуется задать свойства.
- На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
- На вкладке Конструктор таблиц в группе Показать и скрыть щелкните Лист свойств. Откроется страница свойств таблицы.
- На странице свойств откройте вкладку Общие.
- Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите задать, и введите значение. Чтобы сохранить изменения, не забудьте нажать клавиши CTRL+S.
Свойство таблицы Задача Представления на веб-сайте SharePoint Укажите, должны ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint. Примечание: Действие этого параметра зависит от значения свойства базы данных Отображать все представления на сайте SharePoint.
- Чтобы в окне подтаблицы отображались все строки, оставьте значение 0.
- Чтобы задать высоту подтаблицы, введите нужное значение.
Укажите направление отображения данных в соответствии с направлением письма (слева направо или справа налево).
Укажите описание таблицы, которое будет появляться в качестве всплывающей подсказки для этой таблицы.
Режим по умолчанию
Укажите режим открытия таблицы, используемый по умолчанию (Режим таблицы, Сводная таблица или Сводная диаграмма). Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы в Access недоступны, начиная с Access 2013.
Условие на значение
Введите выражение, которое должно быть истинно при добавлении или изменении любой записи.
Сообщение об ошибке
Введите сообщение, отображаемое в том случае, если запись не соответствует выражению в свойстве Правило проверки.
Определите условия отображения строк в режиме таблицы.
Порядок сортировки
Выберите одно или несколько полей, чтобы задать порядок сортировки по умолчанию для строк в режиме таблицы.
Имя подтаблицы
Укажите, должна ли подтаблица отображаться в режиме таблицы. Если да, укажите таблицу или запрос, из которых подтаблица должна получать строки.
Подчиненные поля
Укажите поля в таблице или запросе, используемые в подтаблице и соответствующие свойству Основные поля, заданному для таблицы.
Основные поля
Укажите поля таблицы, соответствующие свойству Подчиненные поля, заданному для таблицы.
Фильтр при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия фильтра, заданные с помощью свойства Фильтр (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Сортировка при загрузке
Укажите, необходимо ли автоматически применять условия сортировки, заданные с помощью свойства Порядок сортировки (если присвоено значение Да), при открытии таблицы в режиме таблицы.
Совет. Если в поле свойства недостаточно места для ввода или изменения значения, нажмите сочетание клавиш SHIFT+F2, чтобы открыть поле Область ввода. Если при назначении выражению свойства Правило проверки требуется помощь, нажмите кнопку рядом с полем свойства Правило проверки, чтобы открыть построитель выражений.
Сохранение таблицы
После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары».
Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок ([]), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? » ‘ < >| # < >% ~ &.
Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.
- Выберите Файл >Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S.
- Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК.
Настройка первичного ключа
Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.
При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем «Код» и присваивает ему тип данных «Счетчик».
Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.
Определение полей, используемых в качестве первичного ключа
Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:
- Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.
- Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).
- Значения не должны изменяться.
Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип «Счетчик» — это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.
Настройка или изменение первичного ключа
- Выберите таблицу, для которой вы хотите задать или изменить первичный ключ.
- На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
- На бланке таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа. Чтобы выделить одно поле, щелкните область выделения строки для него. Чтобы выделить несколько полей, щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL.
- На вкладке Конструктор таблиц в группе Сервис щелкните Первичный ключ. Индикатор ключа будет добавлен слева от поля или полей, определенных как первичный ключ.
Удаление первичного ключа
- Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.
- На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Конструктор.
- Щелкните область выделения строки для текущего первичного ключа. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, щелкните область выделения строки для каждого из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.
- На вкладке Конструктор таблиц в группе Сервис щелкните Первичный ключ. Индикатор ключа будет удален из поля или полей, ранее определенных в качестве первичного ключа.
Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да, Access создаст поле «Код» с типом данных «Счетчик», в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом «Счетчик», оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет, Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.
Добавление полей
Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.
Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля «Имя», «Фамилия», «Телефон» и «Адрес», а в таблице товаров — поля «Название товара», «Код товара» и «Цена».
У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.
Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля «Полное имя» лучше создать отдельные поля «Имя» и «Фамилия». Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.
Добавление поля путем ввода данных
Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле(1). В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.
Ввод данных в столбец Добавить поле:
- Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем в контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
- Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле. Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.
- Введите данные в новое поле.
Добавление поля с помощью шаблона
Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля. Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.
- На вкладке Главная в группе Представления нажмите кнопку Представление и выберите пункт Режим таблицы.
- На вкладке Поля таблицы в группе Добавить & удалить щелкните Другие поля.
- Чтобы вставить новый столбец, выберите поле в списке Другие поля. Access помещает поле справа от столбца, в котором находится курсор. Если вы выберете один из заголовков Quick Start, например «Адрес», Access воздаст множество полей в таблице для разных составляющих частей адреса.
Задание свойств полей
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.
Например, с помощью свойств поля можно:
- изменить вид данных в поле;
- предотвратить ввод неправильных данных в поле;
- задать для поля значение по умолчанию;
- ускорить поиск и сортировку по полю.
Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.
Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.
Задание свойств поля в режиме таблицы
В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.
- В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.
- В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы.
Переименование поля
Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя «Поле1», второму — «Поле2» и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.
- Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, «Поле1»).
- В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле.
- Введите новое имя в заголовок поля. Имена полей могут содержать до 64 символов (цифр или букв), включая пробелы.
Изменение типа данных поля
При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести 01.01.2024, Access распознает эти данные как дату и задает для поля тип данных Date/Time. Если Access не может окончательно определить тип данных, тип данных по умолчанию имеет значение Short Text (Text, если вы используете Access 2016 или более ранних версий).
Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, можно задать только свойство «Только добавление» для поля с типом данных Гиперссылка или Тип данных «Длинный текст» (Memo, если вы используете Access 2016 или более ранних версий).
Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата и время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных «Текст». Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.
- На ленте щелкните вкладку Поля таблицы .
- В группе Форматирование в списке Тип данных выберите нужный тип данных. Доступные типы данных Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола. Советы по типам данных
- Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
- Чтобы оптимизировать производительность, при создании текстовых и числовых полей укажите оптимальный Размер поля. Например, если вы собираетесь хранить почтовые индексы известной длины, задайте соответствующие размеры поля. Для этого введите нужное значение в поле Размер поля. Дополнительные сведения см. в разделе Задание других свойств поля.
- Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать.
Изменение формата поля
Кроме определения типа данных нового поля Access может задать для него значение свойства Формат, зависящее от введенных данных. Например, если ввести значение 10:50, Access выберет тип данных «Дата и время» и присвоит свойству Формат значение «Средний формат времени». Чтобы вручную изменить значение свойства Формат, сделайте следующее.
- На ленте щелкните вкладку Поля таблицы .
- В группе Форматирование в поле Формат введите нужный формат.
Примечание: Для полей некоторых типов (например, текстовых) список Формат может быть недоступен.
Задание других свойств поля
- В режиме таблицы щелкните поле, для которого нужно задать свойство.
- На вкладке Поля таблицы в группах Свойства, Форматирование или Проверка полей выберите нужные свойства.
Задание свойств поля в Конструкторе
При работе с таблицей в Конструкторе можно настраивать любые свойства полей. Тип данных поля задается на бланке таблицы, а другие свойства — в области Свойства поля.
- В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.
- В контекстном меню выберите пункт Конструктор.
Изменение типа данных поля
После создания поля можно изменить его различные параметры.
Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.
- На бланке таблицы найдите поле, для которого вы хотите задать тип данных.
- В столбце Тип данных выберите значение из списка. Доступные типы данных Полный список доступных типов данных для баз данных Access вы найдете в статье Типы данных для баз данных Access рабочего стола. Советы по типам данных
- Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 ГБ.
- Для телефонных номеров, артикулов и других номеров, которые не предполагается использовать в математических вычислениях, вместо числового необходимо выбрать текстовый тип данных. Числовые значения, которые хранятся как текст, проще сортировать и фильтровать, но их сложно использовать в вычислениях.
- Для текстового и числового типа данных вы можете более точно задать размер поля или тип данных с помощью свойства Размер поля.
Задание других свойств поля
Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.
- На бланке таблицы выберите поле, для которого вы хотите задать свойства. Свойства поля выводятся в области Свойства поля. Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.
- В области Свойства поля введите нужные параметры для каждого свойства или нажмите клавишу F6 и выберите свойство с помощью клавиш со стрелками. Какие свойства полей доступны? Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных приложения Access см. в статье Введение в использование типов данных и свойств полей.
Примечание: Не все свойства доступны для каждого поля. Свойства поля определяются его типом данных.
Совет: Если вам требуется помощь в создании маски ввода или выражения условия на значение, нажмите кнопку рядом с полем свойства для отображения соответствующего построителя.
Перемещение поля
Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.
При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки «Форма» создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.
Таблицы и базы данных: все, что нужно знать
Таблица или база данных? Есть ли отличия между этими понятиями? Почему мы решили поднять эту тему? Это все потому, что неправильные формулировки и некорректный подбор терминологии очень часто приводят к неприятным последствиям. Нет, никто не пострадает в буквальном смысле, однако недопонимание может приводить к большим проблемам в процессе работы. Поэтому, мы предлагаем называть вещи своими именами, дабы исключить мисскомьюникейшн и усложнение производственных процессов, а также исправлять других (мы знаем, что этим грешат многие). Ну все, лирическое отступление закончилось, переходим к делу.
Таблица и база данных: определяем понятия
Начнем мы с минутки терминологии.
База данных. Это инструмент для сбора, организации и структурирования данных. В базе могут находиться сведения о товарах, продуктах компаниях, заказах, отправках и т. д.
Большинство баз данных начинаются с создания списков в word-processing program или spreadsheet. По мере увеличения количества информации начинают появляться первые «косяки» и несоответствия.
В одной базе данных хранится сразу несколько таблиц. Например, есть база данных по запасам товаров на складах, а в ней располагаются четыре разные таблицы.
Таблица. Представляет собой неотъемлемую часть базы данных. Именно в таблице находятся все сведения, данные и показатели компании. Например:
«В компании есть база данных. А внутри базы находится таблица «Контакты». В самой таблице хранится информация о клиентах и поставщиках, телефоны, адреса, почтовые реквизиты и электронные адреса».
Поскольку практически все базы состоят из разных таблиц, именно с них и нужно начинать создание базы.
Главный вопрос мы решили: таблица и база данных – это не одно и тоже. Теперь копнем поглубже, чтобы понять общее устройство и принципы работы системы.
Структура таблиц и базы данных
Если два этих объекта связаны между собой, но являются разными понятиями, то и структура у них отличается. Давайте разберем, что из чего состоит.
Структура таблиц. Каждая таблица состоит из разных записей (строк) и столбцов (полей), которые имеют свои параметры и характеристики. Каждая таблица хранит информацию о конкретных объектах или элементах, например, данных сотрудников, логистики и т. д.
У каждой таблицы есть свои свойства. Свойствами называются атрибуты, которые задают ее вид и работу. Все свойства задаются в «конструкторе».
У «поля» в таблице есть свои свойства, которые также можно изменять и задавать их параметры вручную.
Гибкость кастомизации и настройки таблиц позволяет создавать уникальные варианты, чтобы оптимизировать рабочие процессы.
Структура базы данных. С базой данных ситуация интереснее и сложнее. Поскольку она представляет собой совокупность разных элементов (включая таблицы), то разбить ее можно на следующие компоненты:
- таблица;
- форма;
- отчет;
- запрос;
- макросы;
- модуль.
Таблица. Мы уже разобрались, что это и как оно выглядит. Благодаря такой структуре, таблицы легко перемещать из электронного формата в базы данных. Таблицы внутри баз необходимо подвергать процессу нормализации. Грубо говоря, это грамотное структурирование данных внутри таблиц и их элементов.
Формы. Они помогают пользователю вводить и работать с данными внутри базы. В формах есть разные кнопки для команд, управления и редактирования данных внутри системы и т. д.
Командные кнопки помогают грамотно вводить данные, открывают другие формы и т. д. Для наглядности:
Есть «Форма клиента». В этой форме сотрудник работает с клиентскими данными: от имени и фамилии до номера телефона. Если нажать на функциональную кнопку, то откроется, например, «Форма заказа», где будут данные о времени отправки, ТТН, почтовом отделении».
Отчет. В этом пункте все логично. Отчеты – это отчеты. Они помогают посмотреть отчетность по конкретным метрикам: доходность, число продаж, число клиентов и тому подобное.
Отчеты универсальны и позволяют в любое время посмотреть всю необходимую информацию. Обычно они удобны не только для ознакомления на экране монитора, но и для печати при необходимости.
Запрос. Этот элемент помогает найти что-то конкретное внутри всей базы данных. Если нужно найти всю информацию про одного клиента, то запрос может свести все сведения о нем в одну таблицу за пару секунд. Практично? Да!
Есть и категория «Обновляемые запросы». Они не просто выводят нужную инфу, но и позволяют ее сразу отредактировать. Соответственно, правки будут внесены и в «Поле запроса», и в исходную таблицу. Не забывайте про это.
Макросы. Они представляют собой очень простой язык для программирования. Макросы помогают работать с функционалом самой базы данных. Макрос дает возможность привязать к нажатию одной кнопки цепочку действий.
«Нажатие кнопки Х запустит цепочку действий = Действие 1 + Действие 2 + Действие 3…». Цепочка может быть сколько угодно долгой. Главное – практичность.
Грамотная работа с макросами – верный путь к оптимизации многих процессов.
Модуль. Макрос – это цепочка команд, а модуль создается на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Модуль состоит из набора процедур, описаний и инструкций.
Выводы
Надеемся, что наш материал внес ясность в отличия между «таблицами» и «базами данных», поэтому больше недопонимания и мисс коммуникаций в этом аспекте точно не будет. Во время рабочих процессов очень важно говорить “на одном языке”. В таком случае в рабочих процессах не будет недопонимания, что не только упростит работу, но и положительно скажется на качестве результата.
Информационные и компьютерные технологии (Бикеева Н.Г.)
Лабораторная работа № 6. Основы работы в СУБД Microsoft Access. Создание новой базы данных
1. ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
В самом общем смысле база данных – это один или несколько файлов, содержащие связанную (по смыслу) между собой информацию. Допустим, в одном файле хранятся все данные о поступивших в ВУЗ студентах (ФИО, № группы, Дата рождения и т.д.), в другом – результаты их успеваемости, в третьем – данные о каждой группе (кол-во студентов, староста, куратор и т.д.). Но что делать, если какие-то данные должны использовать несколько приложений или людей, и при этом нельзя допустить чтобы одни и те же данные корректировали одновременно? Когда возникают такие проблемы, то для разрешения их можно воспользоваться системой управления базами данных (СУБД).
Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например: ввод и оценка результатов сессии, расчет стипендии, составление экзаменационных ведомостей и т.п.).
Access – это реляционная СУБД. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись содержит информацию, относящуюся только к одному объекту. В таких базах данные не дублируются, а связываются по определенным полям. Например, при указании куратора группы нецелесообразно упоминать все данные о кафедре, где он работает, – эти данные хранятся в отдельной таблице. Достаточно связать эти таблицы по имени кафедры. В реляционной базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице, а затем между таблицами устанавливаются связи, что позволяет совместно работать с данными из нескольких таблиц.
Что такое база данных
База данных — это совокупность множества таблиц, которые связаны между собой.
Лолита Кочиева
Автор статьи
23 октября 2022 в 18:05Современные компании хранят огромное количество информации: данные об операциях, контрагентах, работниках, клиентах и т. д. Сохранять информацию выгодно, потому что данные можно проанализировать и найти новые способы роста прибыли бизнеса.
Если компания небольшая, данные можно сохранить в Google Sheets, файлах Excel или даже в печатном виде в папках. Но если это крупная компания с миллионами операций в день, Excel уже не подойдет: в одном файле помещается максимум около миллиона строк.
Файлы Excel и Google Sheets при сотнях тысяч строк начинают сильно тормозить — работать с информацией в них уже неудобно. Тут на помощь приходят базы данных (БД). В статье разберем виды БД, свойства и популярные системы управления базами данных, которые помогают превратить большой объем информации в удобную систему. В статье разберем виды БД, свойства и популярные системы управления базами данных (СУБД).
База данных: что это
База данных простыми словами — это место, где хранятся данные в электронном виде.
В базе данных может храниться что угодно: фотографии на телефоне, расположение игроков на карте в компьютерной игре, номера заказов в сервисе такси или доставки продуктов. Основная работа базы данных — сохранение, изменение, быстрый поиск.
Работу с базой данных невозможно представить без СУБД (системы управления базой данных). Она позволяет изменять, добавлять или удалять данные, получить из базы нужную информацию по запросу или восстановить базу данных. Одни из самых популярных СУБД — Oracle, MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL.
На курсе «Python-разработчик» целый блок посвящен изучению баз данных. Вы узнаете, как работать с СУБД SQLite и PostgreSQL и программной библиотекой SQLAlchemy для работы с реляционными СУБД. Сделаете проект, где компания сможет выбирать поставщика товаров, исключить поставку одинаковых товаров от разных поставщиков, искать и сортировать информацию. По окончании курса с поддержкой нашего центра карьеры найдете первую работу.
Чем база данных отличается от таблиц Excel и Google Sheets
Внешне Excel, Google Sheets и базы данных похожи, но разница есть. В БД можно:
- Хранить больше записей и быстро их обрабатывать.
- Установить отношения между несколькими таблицами — связи, благодаря которым одновременно обрабатывают данные в нескольких таблицах одной БД. Еще связи нужны, чтобы обеспечить целостность данных и чтобы в базе не было потерянных записей. Если удалить из БД клиента, информация о нём удаляется во всех связанных таблицах. Если добавить — добавляется.
- Работать с расширенным набором функций: поиск, фильтрация, сортировка, агрегация и т. д.
Excel и Google Sheets ограничены размером файла. Они подойдут, если нужно работать с небольшим количеством данных и выполнять базовые операции. Для хранения и анализа больших объемов структурированных данных понадобится БД.
Свойства базы данных
Свойства баз данных:
- Быстродействие. Excel и Google Sheets тормозят, когда много данных. В них сложнее найти нужное. В БД проще и быстрее — и ничего не тормозит.
- Простота получения и обновления данных. За два клика можно обновить или добавить данные в базу.
- Безопасность. В большинстве БД можно настраивать разные уровни доступа к таблицам. Например, давать разрешение читать и редактировать не всем пользователям, а только некоторым.
- Многопользовательский доступ. С БД одновременно могут работать несколько человек.
- Объем хранимых данных. База данных дает возможность сохранять миллионы различных записей.
Как хранится информация в БД
По способу хранения данных БД делятся на:
- Централизованные — вся информация хранится на одном компьютере. Это может быть автономный ПК или сервер, к которому есть доступ у пользователей.
- Распределенные — информация распределена по разным компьютерам. Используется в локальных и глобальных компьютерных сетях.
База данных — это информационный склад. Сам по себе этот склад не может найти и обработать нужную клиенту информацию. Здесь в работу вступает СУБД. Система управления базой данных — это программное обеспечение, которое позволяет вносить изменения и отправлять запросы в базу данных, структурировать информацию и при необходимости восстановить базу с нуля.
Приходите на курс «Java-разработчик» — это не только подробные знания и практические навыки по программированию, работе с СУБД и языком запросов SQL. Еще 440 часов обучения от топовых экспертов в области, 5 проектов в портфолио, помощь в составлении резюме и диплом установленного образца. Благодаря этому вы легко найдете работу.
Типы баз данных
Существует огромное множество типов баз данных. Наиболее часто используют следующие типы:
- реляционные,
- нереляционные,
- документоориентированные,
- графовые,
- колоночные (столбцовые),
- key-value,
- сетевые,
- иерархические.
✔️ Реляционные. Состоят из множества таблиц, а между таблицами есть связи.
Две основные характеристики реляционной базы:
- Информация лежит в некотором количестве таблиц и распределена по ним по смыслу.
- Таблицы не существуют независимо друг от друга — они связаны определенными столбцами.
Чаще всего специалисты пользуются реляционными базами данных. Это базы, состоящие из множества таблиц, между которыми есть связи. Реляционные БД используют везде, где есть необходимость в сохранении огромных объемов информации: в IT-компаниях, банках, магазинах и так далее.
Обычно данные в реляционной БД хранят во вложенных таблицах. Информацию вносят с помощью записей.
Таблица — это вложенный объект по отношению к базе данных. Это значит, что база данных содержит внутри себя некоторое количество таблиц. Таблицы хранят разные группы данных. Например, одна таблица может хранить номера телефонов клиентов, а другая — список товаров на складе.
Таблица выглядит как лист в Google Sheets или Excel. Она состоит из определенного количества строк и столбцов. У каждого столбца бывает свое имя. В каждом из столбцов содержатся данные, относящиеся к заголовку столбца.
Запись — это одна строка в таблице в базе данных. Если менеджер добавляет данные нового пассажира или водителя в систему баз данных, то в таблице появляется новая запись.
К значениям столбца обычно есть некоторые требования. Часто в столбце реляционной базы данных хранятся данные одного типа: числа, тексты, файлы или другое.
Если создать реляционную базу данных, например, для такси, то она может содержать такие таблицы:
- заказы такси;
- таксисты;
- клиенты (или пассажиры);
- автомобили.
База данных такси содержит четыре таблицы, в каждой из которых — определенное количество столбцов. Например, в таблице «Клиенты» три столбца: «ID клиента», «Телефон клиента» и «Город клиента».
Можно было бы добавить всю информацию по заказам, таксистам, клиентам и автомобилям в одну таблицу, но она получилась бы слишком громоздкой. Анализировать и строить модели машинного обучения на основе такой таблицы было бы очень сложно, потому что модели машинного обучения нужны данные с определенным типом закономерностей. Удобнее, когда информация — в реляционной базе данных. То есть в разных таблицах в зависимости от смысла.
Реляционные базы данных не годятся для хаотичных неструктурированных данных, которые сложно распределить по нескольким таблицам в зависимости от смысла.
Еще бывают бизнесы и продукты, где необходим быстрый ответ на запрос, например онлайн-торги. Для них реляционные БД не подходят — лучше использовать другой тип.
✔️ Нереляционные БД. Нереляционные системы баз данных — базы данных, в которых информация содержится в виде документов JSON — стандартный текстовый формат, в котором данные структурированы на основе определенного языка программирования — джаваскрипт. Это язык программирования, который используется, например, для механизма обновления ленты новостей в соцсетях, анимации, интерактивных карт и многого другого. А в случае БД помогает структурировать данные.
✔️ Документоориентированные базы данных. По названию можно понять, что в базе данных такого типа единицей информации является документ. Обычно нет никаких ограничений по формату этого документа — он может быть в json-формате, xml, int и т. д.
В документоориентированных базах данных нет схемы данных — это значит, что можно добавлять новые данные как угодно и в каком угодно формате, не требуя, чтобы у всех остальных записей БД была одинаковая структура.
Примеры таких БД — MongoDB, Couchbase, Firebase.
✔️ Key-value базы данных. В такой базе данных удобно хранить информацию, которая легко представляется в виде пары «ключ — значение». Ключ — это специальное поле в таблице с уникальной информацией. Эти поля используют для хранения уникальных идентификаторов объектов, например ID клиента или кода товара. Значение указывает на характеристики ключа.
Самый главный плюс key-value-баз — они быстро выдают значение по ключу. Поэтому такие БД часто используют в задачах, когда ответ от базы важно получать в режиме онлайн.
Пример БД key-value
✔️ Графовые. Этот тип баз данных хранит информацию в графах. Графы — математический термин и означает совокупность двух множеств: множества объектов — вершин и множества парных связей этих объектов — ребер. Пример графа — дерево каталогов в компьютере: диски, папки и файлы — вершины, вложенность файлов и папок в папки и диски — ребра.
Графовый тип подходит, когда нужно получить информацию об основном объекте и об объектах, которые с ним связаны.
Пример проекта, в котором идеально использовать графовые базы данных, — обычная социальная сеть вроде ВК. Графовая база данных поможет быстро найти всю необходимую информацию не только нужного нам пользователя, но и всех его друзей, групп и сообществ.
✔️ Столбцовые. В столбцовые (или колоночные) БД данные записывают в столбцы, а не в строки.
Колоночные БД удобны, когда нас интересует информация не во всех столбцах, а в каких-то конкретных. Искать по конкретным столбцам быстрее, чем по строкам.
Допустим, у нас есть таблица, где 100 миллионов записей за год. В колонке «Дата» будут храниться только 366 записей, потому что в году 366 дней — включая високосные. Можно заменить 100 миллионов отсортированных записей в этом поле на 366 пар значений вида — и в таком виде хранить их в базе. Такая запись занимает в 100 тысяч раз меньше места и ускоряет выполнение запросов.
Денис Кондратьев, программист с опытом 17 лет, разработчик компьютерных игр, рассказывает о сетевых и иерархических типах баз данных.
Сетевые и иерархические базы данных — это два примера структур данных, используемых в системах управления базами данных (СУБД). Они впервые появились в 60–70-х годах и служат основой для многих современных концепций и практик в области управления данными.
✔️ Сетевая база данных — это тип БД, в которой данные организованы по принципу сети или связанной структуры. То есть у одной записи может быть несколько родительских и дочерних записей.
Представьте сетевую базу данных для больницы. У вас есть таблицы «Пациенты», «Врачи» и «Больницы». Пациент может наблюдаться у нескольких врачей: то есть может быть несколько родительских записей. А один врач может наблюдать разных пациентов: у врача несколько дочерних записей. Так врачи и пациенты образуют связанную структуру, или сеть отношений. Еще у больницы множество врачей и пациентов, а врач может быть связан с несколькими больницами. Это создает дополнительные связи в сети.
✔️ Иерархическая база данных строится по принципу «родитель — ребенок», где каждый дочерний элемент имеет только один родительский элемент. Эта модель организует данные в древовидной структуре и идеально подходит для сценариев, где нужно хранить информацию в предопределенной и строго упорядоченной иерархии.
Рассмотрим систему управления файлами на компьютере. Местоположение каждого файла уникально в иерархической структуре каталогов или папок. Например, папка «Мои документы» может содержать подпапки «Фотографии», «Видео» и «Текстовые документы». В этих подпапках есть собственные файлы или дополнительные подпапки. В этом примере «Мои документы» — родительский элемент для «Фотографий», «Видео» и «Текстовых документов», а эти элементы, в свою очередь, могут быть родительскими элементами для своих файлов или подпапок.
Эта структура напоминает иерархическую базу данных, где у элемента есть только один «родитель», но может быть несколько «детей» или подэлементов.
Иерархические базы данных были весьма популярны в ранних СУБД, но они менее гибкие по сравнению с сетевыми или реляционными базами данных.
Как получить информацию из БД и связать данные между собой
Чтобы получать, добавлять, сохранять нужные данные в базе данных, в большинстве случаев используют язык запросов SQL. Это простой язык программирования, который помогает извлечь необходимый срез данных из базы.
Чтобы обозначить связи в БД, используют primary key и foreign key.
Primary key — это столбец (или группа столбцов) в таблице с уникальными значениями. Если брать пример с той же базой такси — primary key каждой таблицы там обозначен светло-зеленым цветом.
Пример реляционной БД такси
В верхней таблице, которая хранит заказы такси, каждая строка будет содержать в себе информацию об отдельном заказе со своим уникальным ID. Это значит, что в таблице не будет строк с одной и той же информацией.
Foreign key — это такой столбец в таблице, в котором содержится primary key из другой таблицы. На картинке foreign key выделены серым. ID автомобиля является primary key в таблице с автомобилями, но во всех других таблицах (например, в таблице с таксистами) ID автомобиля будет являться foreign key.
Выстраивание связей между таблицами — не единственная функция foreign и primary key. Еще они могут помочь контролировать корректность записей в таблицах. Например, если мы хотим добавить запись с новым таксистом в таблицу с таксистами и неправильно написали ID автомобиля, то база данных сообщит об этом. База не найдет соответствующий ID автомобиля в таблице с автомобилями и выдаст сообщение, что где-то произошла ошибка.
Примеры использования баз данных
Базы данных сейчас используют почти везде: это один из надежных способов ничего не потерять.
На сайтах все статьи и картинки хранятся в базах данных. Когда пользователь заходит на сайт, контент извлекается из БД. Чтобы хранить фото, контакты, музыку на смартфоне, тоже используют базы данных. Благодаря этому пользователь может получить молниеносный доступ к информации.
На любом сайте или в приложении, где есть регистрация, логины и пароли тоже хранятся в базе данных.
В большой компании данные о сотрудниках — имена, данные документов, банковские счета для зарплаты — всё хранится в базах данных. В маленькой компании информацию можно иногда хранить в обычной таблице.
Популярные СУБД
СУБД — система управления базами данных. Это инструменты, с помощью которых запрашивают данные в базе, изменяют или создают базы. В компаниях наиболее популярны такие бесплатные СУБД:
- Это реляционная СУБД. Ее используют в Google, LinkedIn, Amazon, Meta* и других крупных и средних компаниях.
- Это объектно-реляционная СУБД. Она поддерживает большое количество разных языков программирования и типов данных. Для этой СУБД можно использовать существующие расширения или писать собственные — создавать скрипты для новых объектов.
- Это нереляционная документоориентированная СУБД. Такая система может работать с огромными массивами данных весом от 1 Тб.
- Redis (Remote Dictionary Server). Это открытая NoSQL-система управления базами данных. То есть она не использует язык запросов SQL, а запрашивает данные с помощью других языков программирования и конструкций. Redis полезна, чтобы хранить игровые сессии, рейтинговые таблицы, состояние игроков, статистику игр и других временных или постоянных данных, которые нужно обрабатывать быстро.
Полезные материалы для изучения баз данных
Рассказывает Денис Кондратьев, программист с опытом 17 лет, разработчик компьютерных игр.
Новичкам полезно изучить:
�� Книги
«Базы данных: Введение в теорию и методологию» А. С. Маркова, К. Ю. Лисовского. В книге — обзор теории баз данных и как их применять на практике.
Database System Concepts А. Силбершатца, Г. Ф. Корта и С. Сударшана. Это классический учебник, который подробно рассказывает о концепциях баз данных.
�� Онлайн-курсы
Introduction to Databases на Coursera от Стэнфордского университета. Этот курс включает различные виды баз данных: реляционные, иерархические, сетевые и объектно-ориентированные.
Databases на edX от Harvard University. В курсе — про важные концепции: язык SQL, реляционные базы данных и т. д.
�� Любой курс по разработке от Skypro.
За 10–12 месяцев вы получите нужные основы, выполните практические задания и сразу сможете работать с базами данных. Готовый проект положите в портфолио — это увеличит ваш вес в глазах работодателей. С поддержкой экспертов нашего центра карьеры сможете составить сильное резюме, сопроводительное письмо и найти хорошую работу.
Курс Skypro «Аналитик данных».
За 12 месяцев научитесь работе с СУБД, освоите язык запросов SQL, Excel, основы Python, программы для визуализации данных и сможете уверенно презентовать результаты анализа заказчику. После прохождения курса гарантируем трудоустройство и выдаем диплом о профпереподготовке.
�� Веб-сайты и блоги
W3Schools — множество учебников и руководств по языку SQL и другим темам, связанным с базами данных.
Stack Overflow — ответы на вопросы о базах данных и SQL.
Database Journal — статьи, советы, учебники и новости о различных типах баз данных.
�� Интерактивные платформы для обучения
Codecademy — интерактивные курсы по SQL и работе с базами данных.
SQLZoo — интерактивные упражнения для изучения языка SQL.
«Важно помнить, что изучение баз данных — это не только о том, чтобы усвоить SQL или какой-то конкретный тип базы данных. Это про понимание основных принципов проектирования баз данных, моделирования и управления данными».
Денис Кондратьев
программист, разработчик компьютерных игрЕсли хотите анализировать сложные данные, стать продвинутым пользователем Excel и научиться работать с языком запросов SQL, пройдите курс «Аналитик данных». Освоите профессию с нуля, даже если совсем нет опыта в IT. Мы не только дадим знания, но и доведем до новой работы — или вернем вам деньги за курс. Гарантию прописываем в договоре.