Pivot table excel как пользоваться

Создание сводных таблиц (PivotTables)

Сводная таблица (Pivot Table) — это мощный инструмент для вычисления, обобщения и анализа данных, позволяющий просматривать сравнения, закономерности и тенденции в ваших данных.

Представьте, что вам нужно из обширной таблицы, содержащей множество разнообразной информации, сделать краткий аналитический отчет для принятия решений. Предположим, у вас есть данные, где отображается информация по кредитному портфелю Банка, где есть записанная подробная информация по каждому заемщику.

Пример задачи

Предположим, что для анализа кредитного портфеля из базы данных в Excel выгружается вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одном кредитном соглашении:

• название заемщика;
• номер сделки;
• дата выдачи и дата погашения по кредиту;
• тип кредита;
• сумма кредита

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и вкалывают всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими.

Тем не менее еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Сколько кредитов выдали в каждом месяце? Какова величина кредитного портфеля в разрезе направлений кредитования по количеству и сумме? Десять самых больших заемщиков? и т.д.

Ответы на все вопросы можно получить легче, чем вы думаете. Минуты так за три, примерно. С помощью одного из наиболее потрясающих инструментов Microsoft Excel — Сводных таблиц .

Подготовка данных

Примите во внимание следующие советы при подготовке данных перед созданием Сводных таблиц:

• используйте чистые табличные данные для достижения наилучших результатов;
• размещайте данные в столбцах, а не в строках;
• убедитесь, что все столбцы имеют заголовки с одной строчкой уникальных непустых подписей для каждого столбца. Избегайте двойных строк заголовков или объединенных ячеек;
• отформатируйте данные как «умную таблицу Excel» (щелкните где-либо на ваших данных, а затем выберите «Вставить» – «Таблица» ( Insert — Table ) в меню-ленте (ribbon);
• если у вас есть сложные или вложенные данные (например, кросс-таблица), используйте Power Query для их преобразования (например, можно воспользоваться макросом, чтобы отменить сведение данных ), чтобы они были организованы в столбце с одной строкой заголовка.

Создание Сводной таблицы

Выделяем всю нашу таблицу с данными и жмем в меню Вставка — Сводная таблица ( Insert — PivotTable ).

Появится такое диалоговое окно, в котором мы можем выбрать куда поместить нашу сводную таблицу и скорректировать диапазон данных.

По умолчанию Эксель выбирает поместить сводную таблицу на новый лист (New Worksheet), однако мы можем в случае необходимости вручную выбрать текущий или любой другой лист книги (Existing Worksheet). Лучше для этого выбирать новый лист – тогда нет риска что сводная таблица «перекроется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку OK и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите, нажав кнопку OK называется макет (layout) сводной таблицы:

Работать с ним несложно – надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (PivotTable Field List) в области:

• строк (Row Labels);
• столбцов (Column Labels);
• фильтров (Report Filter);
• данных макета (Values).

Единственный нюанс – делайте это точнее, не промахнитесь! Уехали.

В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все четыре нужные нам поля из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. Останется только его хорошо отформатировать.

Форматирование Сводной таблицы

Выбираем форматирование сводной таблицы в меню PivotTables Tools – Design:

И получаем следующий вид:

Не так ли это все и сложно, не правда ли?

Недостатки

Единственный недостаток сводных таблиц – отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh) .

Статьи по теме:

• Изменение регистра букв в тексте
• Сумма прописью на украинском языке
• Поиск латиницы в кириллице и наоборот
• Транслитерация с украинского на английский

Как использовать 5 продвинутых приёмов для сводных таблиц Excel

Проблема, с которой мы все сталкиваемся — это не отсутствие данных; наоборот — это огромные объемы данных! Именно поэтому я выступаю за использование замечательной функции Excel — Cводные таблицы, чтобы обобщить и проанализировать ваши данные.

Будучи профессионалом в области финансов, я генетически склонен любить электронные таблицы. Но я также обнаружил, что я использую электронные таблицы для организации моей творческой и внештатной работы. Независимо от того, для чего вы используете электронные таблицы, сводная таблица может помочь вам найти больший смысл в данных.

Этот урок, мы построим по нашему начальному уроку по использованию сводных таблиц, для лучшей работы с данными. Я покажу вам пять моих любимых передовых приёмов сводной таблицы.

На протяжении всего этого урока я буду использовать пример данных, предоставленных Microsoft на этой странице. Используйте эти данные, чтобы воссоздать примеры или проверить функции, которые я демонстрирую.

Как применять продвинутые приёмы сводных таблицы в Excel (короткое видео)

Мне нравится преподавать с помощью скринкастов, которые дают вам возможность наблюдать за тем, как я использую функции шаг за шагом. Ознакомьтесь с коротким видео ниже, которое охватывает пять моих любимых расширенных возможностей сводных таблиц Excel:

5 продвинутых приёмов сводных таблиц в Excel

Продолжайте читать для ознакомления о том, как использовать каждую из этих пяти функций в приведенном ниже уроке, включая: Срезы, Временную шкалу, Табличный вид, Вычисляемые поля и Рекомендуемые Сводные таблицы. Давайте приступим.

1. Срезы

Срезы — инструмент указания и клика, чтобы уточнить данные, включенные в сводную таблицу Excel. Вставьте срез и вы сможете легко изменять данные, включенные в сводную таблицу.

По многу раз я разрабатываю отчеты сводных тсблац, которые будут использоваться другими. Добавление срезов может помочь конечному пользователю настроить отчет по его вкусу.

Чтобы добавить срез, кликните в сводной таблице и найдите вкладку Анализ на ленте Excel.

Удерживайте Ctrl на клавиатуре, чтобы выбрать множество элементов срезов, которые будут включать в себя несколько выборок из столбца, в качестве данных сводной таблицы.

2. Временная шкала

Временные шкалы это особый тип срезов, используемый для настройки дат, включенных как часть данных сводной таблицы. Если ваши данные содержат даты, вам действительно нужно попробовать Временную шкалу в качестве способа выбора данных за определенные периоды времени.

Совет: если эта функция у вас не работает, убедитесь, что в исходных данных есть дата, отформатированная в электронной таблице, как дата.

Чтобы добавить временную шкалу, убедитесь, что вы выбрали сводную таблицу (щелкните внутри неё), а затем нажмите кнопку Анализ > Вставить временную шкалу на ленте Excel. Во всплывающем окне отметьте столбец даты (или несколько столбцов) и нажмите OK, чтобы создать временную шкалу.

После того, как временная шкала вставлена, вы можете кликнуть и перемещать ручки на временной шкале, чтобы изменить то, что входит в сводную таблицу.

Вы можете изменить способ работы временной шкалы, нажав на раскрывающийся список в правом нижнем углу. Вы можете изменить временную шкалу, чтобы вместо конкретных дат отображались данные по кварталу или году, например.

3. Табличный вид

Стандартный вид сводных таблиц в Excel выглядит как водопад; при перетаскивании большего количества полей в строки, Excel создает больше «слоев» в данных.

Проблема в том, что в сводные таблицы в стандартном представлении трудно вписывать формулы. Если у вас есть данные в сводной таблице, но вы хотите просмотреть её в виде обычной электронной таблице, вы должны использовать табличное представление для сводной таблицы.

Почему вы должны использовать табличный вид? Приведение данных сводной таблицы в классический вид с табличным стилем, позволит вам легче вписывать формулы данных или вставлять их в отдельный отчет.

Большую часть времени, мне удобнее использовать в Excel табличный вид. Он больше похож на стандартный вид электронных таблиц и легче писать формулы и работать с данными в ней. Я мог бы также взять это представление и вставить его в новую вкладку.

4. Вычисляемые поля

Вычисляемые поля это способ добавить столбец в сводную таблицу, которая не находится в исходных данных. Вы можете использовать стандартные математические операции для создания совершенно новых полей для работы. Возьмите два существующих столбца и используйте математику для создания совершенно новых.

Предположим, что у нас в электронной таблице есть данные о продажах. У нас есть количество проданных товаров и цена продажи за каждый товар. Это идеальный момент, чтобы использовать вычисляемое поле для вычисления общей суммы заказа.

Чтобы начать работу с вычисленными полями, начните кликнув внутри сводной таблицы, а затем найдите на ленте Анализ. Нажмите меню Поля, элементы и наборы, а затем выберите Вычисляемое поле.

В новом всплывающем окне начните с присвоения вычисленному полю имени. в моем случае я назову его Total Order. Общая стоимость заказа это количество, умноженное на цену каждой единицы. Затем я дважды кликнул по первому полю названия (quantity) в списке полей в этом окне.

После добавления названия этого поля, я добавлю знак умножения *, а затем дважды кликаю по общему количеству (quantity). Давайте продолжим и нажмите ОК.

Теперь Excel обновил мою расширенную сводную таблицу и добавил новое вычисленное поле. Вы также увидите список сводных таблиц в списке полей, чтобы вы могли перетаскивать их в любое место отчета, когда вам это нужно.

Если вы не хотите использовать арифметику по двум столбцам, вы также можете ввести свои собственные арифметические значения в вычисляемом поле. Например, если бы я хотел просто добавить 5% налога с продаж для каждого заказа, я мог бы написать следующее в вычисленное поле:

В принципе, вычисленные поля могут содержать любые стандартные математические операторы, такие как сложение, вычитание, умножение и деление. Используйте эти вычисленные поля, если вы не хотите обновлять исходные данные.

5. Рекомендуемые сводные таблицы

Функция Рекомендуемые сводные таблицы настолько хороша, что это похоже на обман. Вместо того, чтобы тратить время на перетаскивание полей, я начинаю с одной из рекомендуемых конфигураций.

Эта функция настолько проста в использовании, что и говорить нечего. Вы можете использовать её для быстрого создания расширенных сводных таблиц в Excel. Просто выделите свои данные, перейдите на вкладку Вставка на ленте Excel и выберите Рекомендуемые сводные таблицы.

Всплывающее окно содержит множество вариантов создания сводной таблицы из исходных данных. Щелкните по эскизам в левой части этого окна, чтобы просмотреть рекомендуемые параметры сводной таблицы предоставленной Excel.

Несмотря на то, что это расширенная функция, о которой осведомлены мало пользователей, это также отличный инструмент для запуска сводных таблиц. Ничто не мешает вам изменить сводную таблицу, заменив поля самостоятельно, но это удобная отправная точка.

Также, мне нравится эта функция в качестве изучения данных. Если я не знаю, что я ищу, когда я начинаю исследовать данные, рекомендуемые сводные таблицы Excel часто более проницательны, чем я!

Повторяйте и продолжайте обучение (с ещё бо́льшими уроками по Excel)

Этот продвинутый урок по Excel помог вам глубже погрузиться в сводные таблицы, одну из моих любимых функций для анализа и просмотра электронной таблицы Excel. Я использую сводные таблицы, чтобы находить значение в больших наборах данных, благодаря чему, я могу принимать правильные решения и принимать меры.

Эти уроки вам продвинуть ваши навыки с Excel и сводным таблицам на следующий уровень. Проверь их:

• ExcelZoo имеет большой обзор приёмов сводной таблицы в их статье, 10 уроков для освоения сводных таблиц (на английском).
• Мы в Envato Tuts+ рассмотрели сводные таблицы с помощью урока для новичков Как создать свою первую сводную таблицу в Microsoft Excel.
• Для более простого введения в Microsoft Excel ознакомьтесь с нашей учебной серией Как сделать и использовать формулы в Excel (Учебный лагерь для начинающих).

Что вы всё ещё хотите узнать о сводных таблицах? Сообщите мне ваши идеи или вопросы в комментариях ниже этого урока.

Как сделать сводную таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Создание сводной таблицы в Excel

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Power Pivot в Excel: как выгрузить данные из внешних источников и собрать их в одну базу

Инструкция со скриншотами. Разбираемся, для чего нужна и как работает надстройка Power Pivot для Excel.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Power Pivot — встроенный инструмент Excel для обработки и анализа больших объёмов данных. С помощью неё в Excel загружают данные из нескольких источников разных форматов, моделируют их в одну базу и работают с ней дальше.

В Power Pivot нет ограничений по количеству строк. Excel позволяет работать только с 1 048 000 строк, а в Power Pivot их может быть гораздо больше. При этом производительность программы не уменьшается.

Поэтому Power Pivot точно пригодится в случаях, когда стандартный Excel не справляется с количеством данных и их форматами.

В статье разберёмся:

• для чего нужна и как работает надстройка Power Pivot;
• как загрузить данные из внешних источников в Power Pivot;
• как смоделировать данные в Power Pivot и создать базу данных;
• как узнать больше о работе в Excel.

При подготовке статьи мы использовали материалы курса Skillbox «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO».

Для чего нужна надстройка Power Pivot и как она работает

Как мы сказали выше, Power Pivot расширяет стандартные возможности Excel и позволяет обрабатывать большое количество данных из разных источников.

Power Pivot — бесплатная надстройка для Excel. Для Excel 2010 года её нужно загружать отдельно с сайта Microsoft. Для версий после 2013 года она встроена в стандартную функциональность программы. К сожалению, Power Pivot не предусмотрен для macOS-версии Excel.

Работа в Power Pivot проходит в таком порядке:

• Загружаем данные из разных источников — например, из базы данных Microsoft Access, «1C», из текстовых файлов или электронных таблиц, из интернета.
• Настраиваем связи между загруженными данными — создаём модель данных. Для этого не нужна функция ВПР или другие поисковые функции Excel — в Power Pivot свои инструменты для объединения данных.
• Проводим дополнительные вычисления — при необходимости.
• Power Pivot строит на основе моделей данных необходимые отчёты — в виде сводных таблиц или диаграмм.

В следующих разделах разберём на примере, как загружать данные из внешних источников в Power Pivot, как их моделировать. А также покажем, как на основании этих данных создать отчёт в форме сводной таблицы.

Загружаем данные из внешних источников в Power Pivot

Предположим, у нас есть четыре файла разных форматов:

• данные о продажах книжного издательства → в формате TXT;
• справочник регионов → в виде базы данных в Access;
• справочник товаров → в XLS;
• ценовая политика → на слайде Power Point.

Данные о продажах. Это таблица с четырьмя столбцами — город, ID товара, дата продажи и количество проданных единиц — и более чем полутора миллионами строк.

Справочник регионов. В файле одна таблица, в которой перечислены все города России, субъекты и округа.

Справочник товаров. В этой таблице перечислены названия книг, их формат и ID‑номер.

Ценовая политика. Это слайд, где указаны актуальные цены на книги разных форматов.

Наша задача — связать данные из этих источников в одну базу. Для начала нужно загрузить эти данные в Power Pivot.

Шаг 1

Открываем пустой файл Excel и активируем надстройку Power Pivot

Для этого потребуется разблокировать вкладку «Разработчик». Переходим во вкладку «Файл» и выбираем пункты «Параметры» → «Настройка ленты». В открывшемся окне в разделе «Основные вкладки» находим пункт «Разработчик», отмечаем его галочкой и нажимаем кнопку «ОК» → в основном меню Excel появляется новая вкладка «Разработчик».

Теперь на этой вкладке нажимаем кнопку «Настройки COM», в появившемся окне выбираем Microsoft Power Pivot for Excel и жмём «ОК».

Готово — на панели появилась отдельная вкладка Power Pivot.

Шаг 2

Открываем окно Power Pivot

Для этого переходим на вкладку Power Pivot и нажимаем на кнопку «Управление».

Готово — открылось окно Power Pivot. Оно относится к файлу Excel, через который мы его открыли.

В этом окне нам нужно собрать данные из наших четырёх источников и настроить связи между ними.

Шаг 3

Выгружаем данные из баз данных

На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Из базы данных» и выбираем «Из Access».

В появившемся окне в поле «Имя базы данных» прописываем адрес, где хранится файл Access со справочником регионов, — адрес можно найти через кнопку «Обзор».

Если база данных зашифрована, в этом же окне нужно ввести имя пользователя и пароль.

В следующем окне появляется список всех таблиц, которые хранятся в выбранной базе данных.

В нашем случае она одна — «Справочник регионов». Выбираем её и нажимаем «Готово».

Начинается импорт выбранной таблицы в Power Pivot. После этого появляется окно с результатом. Проверяем информацию и нажимаем «Закрыть».

Готово — первые данные загрузились в Power Pivot. В окне появился отдельный лист «Справочник регионов», на нём отражена та же таблица, что была и во внешнем источнике.

Шаг 4

Выгружаем данные из текстового файла

На вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Из других источников». В появившемся окне выбираем «Текстовый файл» и нажимаем «Далее».

В появившемся окне в поле «Имя базы данных» прописываем адрес, где хранится текстовый файл с данными о продажах.

После этого в нижней части окна появляется предпросмотр таблицы из источника данных.

При необходимости корректируем настройки — например, меняем вид разделителя столбцов или отключаем ненужные графы таблицы. Затем нажимаем «Готово».

Начинается импорт выбранной таблицы из текстового файла в Power Pivot. После этого появляется окно с результатом. Проверяем информацию и нажимаем «Закрыть».

Готово — в окне Power Pivot появилась вторая вкладка «Продажи» — на ней более полутора миллионов строк. Напомним, в Excel без надстройки могло бы поместиться около миллиона.

Шаг 5

Выгружаем данные из файла Excel

По аналогии с предыдущим шагом на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Из других источников». Во всплывшем окне выбираем «Файл Excel» и нажимаем «Далее».

В появившемся окне в поле «Имя базы данных» прописываем адрес, по которому хранится файл Excel со справочником товаров. Нажимаем «Далее»,

В следующем окне появляется список всех таблиц, которые хранятся в выбранной базе данных.

В нашем случае она одна — «Справочник товаров». Выбираем её и нажимаем «Готово».

Снова происходит импорт и появляется окно с результатом.

В окне Power Pivot появилась третья вкладка «Справочник товаров». Также со всеми данными, которые хранились в первоисточнике — внешнем файле Excel.

Шаг 6

Выгружаем данные из файла Power Point

В этом случае выгрузить данные можно только методом «копировать — вставить».

Открываем файл Power Point, содержащий ценовую политику. Выделяем таблицу, нажимаем правую кнопку мыши и выбираем «Скопировать».

Затем возвращаемся в окно Power Pivot и на любой вкладке нажимаем кнопку «Вставить» на главной панели.

В появившемся окне вводим имя таблицы — «Цены» — и нажимаем «ОК».

Готово — в окне Power Pivot появилась четвёртая вкладка «Цены».

Важно понимать, что при таком варианте выгрузки данных — копировании и вставке — таблица не будет обновляться, если внести изменения в исходный файл Power Point.

В предыдущих трёх вариантах — при загрузке таблиц из базы данных, текстового файла и файла Excel — в случае изменения данных в исходных файлах они также изменятся и в Power Pivot. Ниже показываем, как это сделать.

Шаг 7

Обновляем данные из внешних источников в Power Pivot

Для этого на главной панели любой вкладки нужно нажать кнопку «Обновить», затем «Обновить все».

Появится окно, где будет видно, какие вкладки обновляются. В нашем случае это только первые три вкладки.

Обновление проходит быстро — примерно за 10–15 секунд обновляются три вкладки, в одной из которых более полутора миллионов строк.

Файл из Power Point придётся обновлять вручную.

Моделируем данные в Power Pivot

В предыдущем разделе мы загрузили данные из внешних источников в Power Pivot. Сейчас у нас есть четыре вкладки, в которых хранятся четыре таблицы: «Справочник регионов», «Продажи», «Справочник товаров», «Цены».

Задача этого этапа — связать данные всех таблиц так, чтобы можно было анализировать информацию одновременно по всем столбцам.

Шаг 1

Меняем режим представления данных в Power Pivot

Для этого на главной вкладке окна Power Pivot нажмём кнопку «Представление диаграммы».

В этом режиме отображения каждая таблица показана в виде прямоугольника, в котором перечислены её столбцы. Для удобства эти прямоугольники можно двигать и менять местами.

В этом же режиме отображения в Power Pivot настраивают связи между таблицами.

Шаг 2

Настраиваем связи между данными таблиц

Первая связь. В таблице «Продажи» есть столбец «Город», но нет столбцов «Субъекты» и «Округ». Все эти столбцы, включая столбец «Город», есть в таблице «Справочник регионов».

Соответственно, чтобы объединить данные этих двух таблиц, нужно создать связь по столбцу «Город». Для этого нужно зажать мышкой такой столбец в одной из таблиц и перетянуть его во вторую таблицу. Между таблицами появится линия.

Готово — между таблицами «Справочник регионов» и «Продажи» появилась связь по столбцу «Город». Теперь у каждой строки продаж будет указан не только город, но также субъект и округ.

Вторая связь. В таблице «Продажи» есть столбец «Товар», где перечислены ID‑номера книг, но нет названий книг и их форматов. Все эти данные находятся в таблице «Справочник товаров».

По аналогии с предыдущей связью построим связь между столбцом «Товар» в таблице «Продажи» и столбцом «ID товара» в таблице «Справочник товаров».

Названия столбцов, по которым строят связи между таблицами, не обязательно должны быть одинаковыми. Главное, чтобы в таких столбцах хранилась аналогичная информация. В нашем случае это ID-номера книг.

При этом Power Pivot не проверяет самостоятельно, правильно ли настроена связь — совпадают ли данные столбцов двух таблиц, — поэтому проводить связи между таблицами нужно внимательно.

Третья связь. Теперь к уже объединённым данным нужно добавить цены. Они хранятся в четвёртой таблице. Настроим связь между ней и таблицей «Справочник товаров» по столбцу «Формат».

Благодаря этой связи в «Справочнике товаров» появится информация о ценах на книги.

Готово. Мы построили модель из четырёх таблиц из разных источников и связали данные этих таблиц по идентичным столбцам. Чтобы увидеть результат, нужно создать сводную таблицу.

Шаг 3

Создаём сводную таблицу.

На главной вкладке нажимаем кнопку «Сводная таблица».

Дальше выбираем, на каком листе нужно создать сводную таблицу — на новом или на существующем.

Готово — появился новый лист для сводной таблицы. Слева на листе расположена область, где появится отчёт сводной таблицы после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которой мы будем работать с этими настройками.

Панель «Поля сводной таблицы» состоит из двух частей. В верхней части находится список полей — в нашем случае Power Pivot перенёс в список полей данные четырёх таблиц, которые мы связали между собой. В нижней части — четыре области: «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своё назначение.

Чтобы создать отчёт сводной таблицы, нужно выбрать необходимые поля из списка полей и перенести их в нужную область.

Подробнее о назначении областей, а также о том, как строить и настраивать сводные таблицы в стандартной версии Excel, говорили в этой статье Skillbox Media.

Для примера построим отчёт в форме сводной таблицы, который покажет количество продаж издательства в субъектах России с детализацией по формату книг.

Для этого в область «Строки» перенесём поля «Округ» и «Субъект» из «Справочника регионов», в область «Значения» — поле «Количество» из таблицы «Продажи», в область «Столбцы» — поле «Формат» из «Справочника товаров».

Готово. Мы получили таблицу, где по вертикали расположены все субъекты и округа страны, по горизонтали — количество проданных книг с разбивкой по форматам.

По такому же принципу можно строить другие отчёты — в зависимости от того, какую информацию для анализа нужно получить. Например, в отчёте можно показать количество продаж с детализацией по названиям книг и датам их продажи.

Как узнать больше о работе в Excel

• В этой статье Skillbox Media собрали в одном месте 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.
• В Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
• Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.

Другие материалы Skillbox Media по Excel

• Как сделать сводные таблицы в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
• Как сделать ВПР в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
• Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами
• Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами
• Как установить фильтр и расширенный фильтр в Excel: детальные инструкции со скриншотами
• Для чего нужны макросы в Excel и как их сделать: инструкция со скриншотами