Как узнать внутренний номер телефона в офисе

Внутренний телефонный номер

Внутренний номер телефона можно охарактеризовать как цифровой код-идентификатор, присвоенный очереди(состоящей из нескольких внутренних/добавочных номеров компании) или специалисту для организации внутренней связи. Использовать такие номера для звонков внутри организации можно даже без задействования телефонных сетей общего пользования. Благодаря возможностям современных виртуальных АТС внутренние телефонные номера превращаются в эффективные инструменты для решения разных задач бизнеса. Давайте детально рассмотрим их, разберемся с тем, как эти идентификаторы можно использовать в компании и на какие эффекты от их внедрения может рассчитывать бизнес.

Полезные для бизнеса эффекты от внедрения внутренних номеров

Эффекты, которые получает бизнес от использования внутренних номеров, можно рассмотреть на примере услуги «Добавочный номер» от компании «Телфин». При ее подключении компании получают следующие выгоды:

• Снижение расходов на телефонную связь. Это касается в первую очередь звонков внутри корпоративной АТС. Плата за переговоры между абонентами корпоративной АТС не взимается. Кроме того, при использовании виртуальной телефонии звонки на «внешние» номера получаются дешевле по сравнению с «традиционной» и мобильной связью.
• Экономия времени сотрудников. Внутренний телефон в организации обычно состоит из 1-4 символов. За счет этого значительно сокращается время его набора. И эта экономия в масштабах большой компании может оказаться весьма и весьма значительной.
• Удобство для клиентов и партнеров. Зная внутренний (добавочный) номер нужного сотрудника, клиент может позвонить сразу ему, минуя секретарей и прочих посредников. Это значительно удобнее. К тому же звонящий меньше раздражается, что сказывается на уровне его лояльности и удовлетворенности качеством обслуживания.

Принципы работы внутренних номеров телефонов в организации и как на них можно звонить

Внутренний номер закрепляется за аккаунтом сотрудника внутри корпоративной АТС. Далее внутренний номер настраивается для приема и совершения звонков на различном оборудование:

• Стационарный аналоговый («традиционный») телефонный аппарат. При развертывании корпоративной виртуальной АТС такие телефоны должны подключаться к сети через SIP-адаптер.
• IP-телефон. Внешне напоминает «традиционный», только работающий по протоколу SIP
• Компьютер. Возможно 2 варианта подключения компьютера к ВАТС. Первый — установка «Софтофона» (он же — программный телефон). Это — специализированное ПО, позволяющее совершать/принимать звонки на компьютере через корпоративную ВАТС. Второй вариант — использование плагинов для браузеров, которые обладают полным функционалом для комфортного использования IP-телефонии: голосовые вызовы, видеозвонки, пересылка файлов и пр.
• Мобильный телефон. Интегрировать мобильные телефоны в состав корпоративной АТС и присвоить им внутренние номера не составит труда. В зависимости от провайдера для этого может использоваться технология FMC или подключение «напрямую».

В общем, видно, что внутренний номер можно закреплять за разными устройствами, что обеспечивает гибкость, удобство и возможность подстройки корпоративной АТС под нужды конкретной компании.

Как звонить на внутренние телефоны сотрудников

Здесь все зависит от того, откуда совершается звонок, а также от технологий, используемых провайдером телеком-услуг, чьей ВАТС пользуется компания.

Для звонков внутри корпоративной сети набирать основной номер абонента не требуется. Набирается только внутренний.

При звонках извне (от абонентов, не входящих в состав корпоративной виртуальной АТС) сценарии могут быть разными. Опять же, все зависит от провайдера, оказывающего услуги IP-телефонии.

Чаще всего используется вариант, когда «внешний» пользователь звонит на какой-то основной номер, а после ответа набирает в тональном режиме внутренний (дополнительный). Здесь можно организовать, например, набор сразу же после какого-то звукового сигнала или перечисление роботом доступных для вызова добавочных номеров (далее — ДН) с указанием сотрудников или подразделений, которым они принадлежат.

Также некоторые провайдеры IP-телефонии предоставляют возможность звонить напрямую на внутренние телефонные номера сотрудников, минуя голосовое меню. Как правило, такой сценарий реализуется для звонков с мобильных телефонов. В этом случае, чтобы сразу дозвониться на внутренний номер, абоненту нужно:

1. Набрать основной номер компании или подразделения. Это — стандартная, привычная всем комбинация установленной длины.
2. Поставить разделитель. В случае звонка с мобильного телефона в качестве разделителя, как правило используется запятая. Чтобы поставить ее при наборе номера на мобильном телефоне, нужно нажать и некоторое время удерживать символ «звездочка» (*).
3. Набрать дополнительный номер нужного сотрудника.
4. Нажать кнопку вызова.

Готово, сразу будет осуществлен вызов внутреннего номера.

Как выбирать добавочные номера телефонов для сотрудников

Каких-то строгих требований и однозначно «железобетонных» правил по выбору нет. Чаще всего при выборе опираются на длину числовой комбинации (зависит от количества абонентов). Здесь все довольно просто: внутренний номер длиной в 1 символ дает 10 комбинаций. Т.е. такой вариант подходит для небольших компаний или отделов. А двухзначный добавочный дает уже 100 вариантов комбинаций: т.е. с помощью одного основного виртуального номера можно обслуживать уже до 100 абонентов из числа сотрудников компании.

При назначении комбинаций сотрудникам или подразделений можно воспользоваться опцией их автоматического распределения или сделать все вручную. При выборе второго варианта вы сможете выбрать, например, наиболее запоминающиеся комбинации и назначить их работникам, либо распределить номера между подразделениями и сотрудниками по какому-то специфичному алгоритму.

Возможности и технологии, доступные пользователям внутренних номеров

Пользователям добавочных номеров в АТС доступны все возможности и опции IP-телефонии. Среди них:

• Интеграция с CRM и другими корпоративными системами, используемыми компанией в работе.
• Запись телефонных переговоров, их хранение и воспроизведение.
• Участие ДН в схемах переадресации вызовов.
• Подключение автоответчика.
• Включение внутренних номеров в IVR-меню.
• Сбор статистики по ДН и формирование отчетности.
• Возможность подключения к разговору дополнительных специалистов.
• Участие в аудио- и видеоконференциях.

Управление внутренними номерами организуется через тот же интерфейс, с помощью которого управляется вся виртуальная АТС. Какие-то дополнительные инструменты для этого не требуются. Подключаются номера буквально в несколько кликов. Если у вас в компании уже есть корпоративная ВАТС, раздать сотрудникам ДН не составит труда, и начать пользоваться ими можно сразу.

Как работают внутренние номера сотрудников

Как правило, организации со множеством подразделений подключают несколько телефонных номеров. Однако это не всегда облегчает коммуникацию – как внутреннюю, так и внешнюю. Номер конкретного отдела может быть занят, так что дозвониться не могут не только клиенты, но и сами менеджеры. Эту проблему помогают решить внутренние номера телефонов сотрудников. Рассказываем, что это такое и как работает.

Что такое внутренний номер

Обычный корпоративный номер – это комбинация из 6 или 7 цифр. Тогда как внутренний номер сотрудника – это 3 или 4 цифры. Коммуникация в компании становится более эффективной, ведь такую короткую комбинацию можно легко запомнить и быстро набрать.

Если организация работает с традиционной городской телефонией, масштабировать таким образом внутреннюю сеть дорого и сложно. Обойтись без лишних затрат бюджета и времени позволяет виртуальная АТС. В личном кабинете администратора можно назначить любое количество внутренних номеров, задать для каждого необходимые настройки. Например, время дозвона и отображаемое при внутренних звонках имя.

Так выглядит раздел с внутренними номерами в личном кабинете ВАТС от New-Tel

Внутренний номер можно подключить для любого устройства сотрудника. Это может быть:

• Обычный стационарный телефон – аппарат соединяется с корпоративной телефонной сетью с помощью SIP-адаптеров.
• SIP-телефон – аппарат, который выглядит как обычный телефон, но подключается к IP-сети без адаптера.
• ПК, ноутбук или планшет – для звонков на такие устройства ставят специальное ПО (софтфоны) или плагины, которые передают голосовые данные через интернет.
• Смартфон или мобильный телефон – внутренний номер можно назначить для мобильного номера сотрудника (корпоративного или личного).

Внутренняя телефонная сеть не является изолированной. Дозвониться по добавочному номеру могут не только сотрудники, но и клиенты.

Как звонить на внутренние номера

Чтобы дозвониться до сотрудника по внутреннему номеру, можно использовать два сценария:

С помощью голосового меню

IVR – одна из подключаемых опций в виртуальной АТС. Когда абонент набирает основной номер, ВАТС запускает голосовое меню с вариантами дальнейших действий. Одним из действий будет набор добавочного номера сотрудника в тональном режиме.

Прямой звонок

Набрать внутренний телефон в организации можно и без голосового меню. Обычно виртуальная АТС поддерживает режим прямого набора. Для этого с мобильного телефона нужно набрать основной номер, поставить разделительную запятую, набрать внутренний номер и нажать кнопку вызова.

Еще одна полезная опция ВАТС, связанная со звонками по внутренним номерам, – переадресация. Например, клиент или сотрудник звонит менеджеру «А» по номеру 100. В настройках телефонии можно установить время дозвона – например, 20 секунд. Если по истечении этого времени сотрудник не берет трубку, звонок автоматически переводится на менеджера «Б» с номером 101.

Спасибо!
Ваша заявка отправлена!

Преимущества внутренних номеров

Внутренние номера открывают массу полезных возможностей для бизнеса. В первую очередь, это быстрая коммуникация внутри корпоративной сети. К преимуществам такого способа связи можно отнести:

• Экономию времени – корпоративная сеть быстро масштабируется. Компания может избежать лишних затрат за счет гибких тарифов на подключение внутренних номеров.
• Качественное обслуживание клиентов – абонент может дозвониться до конкретного менеджера в отделе, не тратя время на дозвон по общему номеру. Значит, клиенту можно назначить персонального менеджера, который будет всегда на связи.
• Экономию расходов – звонки по внутренним номерам бесплатные. Даже если сотрудники находятся в разных филиалах, междугородние и международные звонки для них тарифицироваться не будут.
• Полный доступ ко всем опциям виртуальной АТС – звонки по внутренним номерам можно записывать и анализировать. Сотрудники могут проводить с их помощью аудио- и видеоконференции.

Если вам нужен телефон для внутренней связи в офисе, специалисты компании New-Tel помогут подобрать готовые решения с гибкими настройками опций. С помощью ВАТС вы сможете подключить к внутренним номерам необходимый функционал без лишних переплат.

Добавочный номер сотрудника — что это?

Одна из востребованных и активно использующихся бизнесом опций виртуальной АТС «Телфин.Офис» — добавочный номер. Благодаря ей вы можете назначить какому-то отделу или конкретному сотруднику короткую числовую комбинацию, по которой можно быстро набрать его.

• Зачем использовать добавочный номер?
• На какое оборудование можно «повесить» добавочный и что для этого нужно?
• Видеоинструкция по созданию добавочного номера
• Как звонить на добавочные номера внутри сети и «снаружи» разными способами?

Добавочный номер — это внутренний номер, обычно состоящий из 3-4 цифр, присваиваемый сотруднику, отделу или офису. Он является «добавочным», поскольку добавляется к основному телефонному номеру компании, и может охватывать большое количество сотрудников и подразделений.

Зачем использовать добавочный номер?

Использовать такой номер можно для различных целей. Опыт клиентов «Телфин», эксплуатирующих виртуальную АТС «Телфин.Офис», показывает, что с их помощью эффективно решаются следующие задачи:

• Экономия времени на внутренних коммуникациях . Сотрудникам не нужно запоминать длинные номера коллег — только добавочные. За счет этого набор номера происходит гораздо быстрее, коммуникации внутри организации значительно ускоряются.
• Денежная экономия на телефонной связи . Во-первых, добавочные «прикрепляются» к основным номерам, подключенным к корпоративной виртуальной АТС. Для пользователей АТС «Телфин.Офис» внутренние звонки бесплатные. Во-вторых, при использовании добавочных можно существенно сократить количество основных номеров. Чем их меньше, тем затраты компании на телефонную связь ниже.
• Повышение лояльности клиентов и партнеров . Не надо тратить время на то, чтобы узнать у оператора или через IVR-меню телефон нужного сотрудника. Можно сразу позвонить ему, зная добавочный номер.
• Разгрузка секретарей и операторов колл-центров . Благодаря добавочным номерам вы можете наладить прямой дозвон к нужным специалистам, минуя всякого рода «посредников».

На какое оборудование можно «повесить» добавочный и что для этого нужно?

Для присвоения добавочных номеров сотрудникам компании достаточно иметь корпоративную АТС, к которой они подключены. Чтобы использовать добавочный номер, специально закупать какое-то оборудование или устанавливать дополнительное программное обеспечение не нужно. Включение добавочных и их распределение между сотрудниками происходит в панели управления виртуальной АТС.

Что касается оборудования, оно может быть любым:

• «Традиционные» стационарные телефоны . Они подключаются к корпоративной виртуальной АТС через SIP-адаптеры.
• IP-телефоны . Такое оборудование не требует дополнительных мер или устройств для подключения к корпоративной виртуальной АТС.
• Компьютеры. Здесь есть 2 варианта . Пользоваться виртуальным основным и добавочным номером можно при наличии на компьютере программного телефона (он же — «Софтофон») или при установленном в браузер плагине.
• Мобильные телефоны . Добавочный номер можно присвоить корпоративной SIM-карте, подключенной к виртуальной АТС по технологии FMC или по другой технологии, либо, как в предыдущем случае — при наличии на смартфоне «Софтфона».

Если вам удалось подключить к корпоративной виртуальной АТС стационарный телефон, смартфон или другое устройство, будьте уверены, что присвоить ему добавочный номер не составит труда. Для этого потребуется всего лишь выполнить некоторые настройки в панели управления ВАТС.

Причем, для присвоения добавочного номера не обязательно, чтобы абонент находился физически где-то поблизости к корпоративной АТС. К ВАТС можно подключать даже удаленных пользователей, а значит, и с закреплением за ними добавочных проблем не возникнет.

Видеоинструкция по созданию добавочного номера

Как звонить на добавочные номера внутри сети и «снаружи» разными способами?

• Звонки на добавочный внутри корпоративной сети . Здесь все довольно просто и понятно. Чтобы позвонить нужному абоненту, подключенному к той же корпоративной ВАТС (к тому же сегменту), что и вы, достаточно просто набрать его добавочный номер. Вводить основной не требуется.
• Звонки на добавочный со стационарного телефона . В этом случае процесс можно разделить на 2 этапа. Сначала набирается основной номер. После дозвона срабатывает голосовое меню, в котором можно информировать о возможных добавочных номеров. Пользователь выбирает нужный и вводит его.

Важно . Звонки на добавочные номера возможны только со стационарных телефонов, поддерживающих тональный набор.

Чтобы позвонить с мобильного телефона сразу на нужный вам добавочный номер, необходимо:

1. Набрать основной номер.
2. Поставить разделитель. В качестве него используется запятая. Чтобы поставить ее при наборе номера с мобильного телефона, нужно нажать и удержать некоторое время кнопку «*».
3. После появления запятой набрать добавочный номер.
4. Нажать кнопку вызова.

Дозвон происходит сразу же на нужный добавочный. Если вам неизвестен этот номер, можно поступить как в предыдущем сценарии — позвонить на основной, прослушать сообщение с перечислением доступных добавочных номеров, выбрать подходящий и ввести его с клавиатуры.

С софтфона или при использовании плагина для браузера можно звонить на добавочный номер любым из двух рассмотренных выше способов. Набор в этом случае также по умолчанию происходит в тональном режиме.

Добавочный номер — это внутренние номера, которые создаются в ВАТС и для них доступны все возможности и опции виртуальной телефонии: журнал звонков, сценарии и очереди звонков, запись разговоров и так далее. Пользуйтесь добавочными номерами, оптимизируйте общение внутри команды и внешние коммуникации. Для этого достаточно только подключить ВАТС и выполнить несложные настройки.

24 февраля 2022

Руководитель клиентского сервиса. Занимаюсь развитием и поддержкой сервисов Телфин в направлении клиентского сервиса совместно с командой. Повышаю эффективность бизнес-процессов. Отслеживаю рыночные и нишевые тренды.

Как набирать внутренний номер?

Однако в контактном номере могут быть и дополнительные цифры: внутренний код абонента. Как позвонить на такой телефон?

Оставьте заявку на подключение Виртуальной АТС

Быстрая и гибкая настройка. Выгодные тарифы — от 690 рублей в месяц!

Что такое дополнительный номер

Каждая цифра телефонного номер несет в себе определенное значение. Первая указывает на принадлежность к определенной стране. С «восьмерки» начинаются российские номера,с «единицы» — телефоны, зарегистрированные в США и т.д. Следующие три цифры определяют регион и город «прописки» номера. Оставшиеся – индивидуальный телефон абонента. Более длинные номера с двумя или тремя «лишними» цифрами принадлежат компаниям, с внутренней системой распределения звонков. Каждому сотруднику присваивается персональный номер, набрав который вы можете связаться с нужным специалистом напрямую. Внутренние номера – «хороший тон», позволяющий экономить время и деньги абонентов, желающих с вами связаться.

Зачем нужен короткий внутренний номер

Такое решение подойдет компаниям, к единому номеру которой подключено несколько дополнительных, на которые осуществляется переадресация. В этом случае вызовы распределяются в зависимости от доступности специалистов или по принципу релевантности. Первый вариант не всегда удобен из-за высокой вероятности дозвониться в отделение, находящееся в другом регионе. На прояснение ситуации, поиск нужного филиала или сотрудника, а также на переключение звонка уйдет немало времени. Облачная АТС позволяет распределять вызовы гораздо эффективнее и сразу направлять их «по адресу». Более удобного решения для оптимизации взаимодействия с клиентами сегодня нет. При этом время ожидания ответа и расходы на связь – минимальны.

Как набирать внутренний номер

Чтобы дозвониться по телефону с дополнительным кодом вам не придется производить никаких особых манипуляций. Городской номер вы набираете по стандартной схеме. После соединения с абонентом включается автоответчик, предлагающий переключить ваш телефон в тональный режим, после активации которого набирается дополнительный код. Для звонков внутри компании используется другой метод набора. Обычно в офисной АТС уже запрограммирован номер компании, поэтому достаточно ввести комбинацию, соответствующую конкретному отделу или сотруднику.