Как настроить папки в аутлуке

Группировка и просмотр электронной почты в папке «Входящие»

Outlook группет сообщения по дате, но вы можете изменить их на «От», «Тема» или «Срок» для помеченных элементов, а также как беседы или в настраиваемом представлении.

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.

Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

• В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

• В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

После создания папки нужно создать правило обработки входящих писем, для автоматической сортировки писем в эти папки.

У вас не должно быть настроено фильтров в браузерной версии почты Kerio Connect.

Создание правил фильтрации

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих сообщений, отвечающих заданным условиям.

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Чтобы все сообщения, полученные с адреса jira@corporation.corp (уведомления от Jira), confluence@corporation.corp (уведомление из конфлюенс), hipchat@corporation.corp (уведомления из HipChat), направлялись в специальную папку, необходимо выполнить следующую последовательность действий.

• Откройте вкладку Файл ->Управление правилами и оповещениями ->Новое.

• Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.

• Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, jira@corporation.corp.

• Укажите правило Переместить их в папку Jira.

• Нажмите Далее.
• Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.
• На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!

Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:

• Установить флажки От и Содержащие в тексте сообщения.

• Задать в поле и содержащее в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.

• Нажать Далее.
• Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку .

• В качестве назначенной папки указать Комментарии.
• Нажать Далее.
• На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
• Нажать Далее.
• Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
  • Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
  • Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
    • Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
    • Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
    • Создать правило для всех учетных записей.

    Создание правила Упомянул

    Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».

    Настроить сортировку писем в папки в Outlook 2007

    Может быть не все знают что Outlook обладает очень удобной системой сортировки писем по папкам. Если Вам приходят письма из разных компаний/людей, то можно создать структуру папок для того, чтобы письма из каждой компании лежали в отдельной папке.

    Например, (Рис. 1) у меня созданы папки для писем от коллег.

    

    Для создания правила автоматической сортировки писем щелкните правой кнопкой мыши на письме, которое нужно автоматически переместить и выберите пункт «Создать правило» (Рис. 2).

    

    Далее отметьте галочками поле «От:» и «Переместить в папку:». Нажмите кнопку «Выбор папки» и выберете папку из списка, куда будет автоматически попадать письмо.

    Если такой папки нет, то нажмите кнопку «Создать…» для того чтобы создать папку. (Рис. 3)

    

    Нажмите «Ок». В открывшемся окне поставьте галочку и нажмите «Ок» (Рис. 4).

    

    После этого все письма от этого отправителя будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали.

    Если Вам необходимо настроить получение писем от компании Company c адресами Имя@company.ru, то можно настроить автоматическую сортировку для всем писем, которые заканчиваются на @compamy.ru.

    Для этого при создании правила отметьте только галочку «Переместить элемент в папку» и нажмите кнопку «Дополнительно» (Рис. 5).

    

    Далее выберите пункт «Содержащие в адресе получателя» (Рис. 6) и в нижнем поле нажмите на ссылку текст>.

    

    После этого введите окончание e-mail адреса (например company.ru) и нажмите «Добавить». После этого нажмите «Ок» (Рис. 7).

    

    После этого нажимайте «Далее» пока эта кнопка не станет серой (неактивной). В открывшемся окне выберите пункт «Выполнить это правило для сообщений, которые уже есть в папке» и нажмите «Готово» (Рис. 8).

    

    Все, правило создано. Теперь все письма от компании company будут приходить не в папку Входящие, а в ту, которую Вы выбрали. Аналогично можно настроить сортировку писем по множеству других параметров (см. рис. 6).

    Прочтите также:

    1. Создание шаблонов писем в Outlook 2007
    2. Индивидуальное оформление писем в Outlook 2007
    3. Восстановление удаленных писем в Outlook 2003
    4. Сортировка писем по папкам в Outlook Web Access

    Настроить сортировку писем в папки в Outlook 2007 ”

    1. Арсений 11.09.2014 в 16:22

    Добрый день.
    Подскажите, пожалуйста, какие необходимо выполнить настройки для того, что бы количество непрочитанных (новых) писем отображалось и в старших папках (в дереве папок).
    Например, что бы почтовые папки, когда пришло новое письмо в папку “Антон”, выглядили так: -Входящие (1)
    – Команда (1)
    Киррил
    Антон (1)
    Сергей Т.е. что бы было видно, что пришло новое письмо в подпапку при свернутом древе папок. Спасибо.

    Помогло! Спасиибо. Коротко и понятно.
    Спасибо. Полезная статья

    Здравствуйте!
    При создании правил обработки сообщений перестает появляться оповещение о новом письме (конверт в трее), может кто знает как решить эту проблему?

    Ольга, в правиле обработки почты надо вместе с “переместить папку” указать “отобразить в окне оповещение”.

    Подскажите, а как выполнить обратное действие, убрать все папки и чтобы все письма как и было изначально, попадали в общую папку входящие?

    Анастасия, Зайдет в “Сервис-Правила и оповещения” и удалите все созданные там правила – письма будут попадать в папку “Входящие”.

    Спасибо за статью! Очень помогла

    Здравствуйте!
    У меня после создания правила не появляется конвертик на панели задач (в трее) при поступлении сообщений в папки отличные от “Входящие”. “Отобразить в окне оповещения” не помогает, т.к. выводит отдельное модальное окошко, что очень не удобно. Подскажите, пожалуйста: как отображать конвертик, при поступлении сообщений для всех папок?

    Здравствуйте!
    Как отменить “созданное правило”
    я сделал несколько раз и теперь приходит от этого майла несколько сообщении одинакового содержания

    @Ruslan, зайдет в «Сервис-Правила и оповещения» и удалите созданные там лишние правила.

    @ Департамент ИТ:
    А что там лишнее? У меня два почтовых ящика. И письма сортируются по данным почтовым ящикам. А нужно, чтобы все падали в Личные папки. Если честно, я так и не поняла, как нужно настроить.

    Здравствуйте Департамент IT. При настройке сортировки писем только уже исходящих столкнулся с такой проблемой. шаг №1 выбираю применить это правило когда отправлены сообщения адресованные “имя”. Здесь все верно, выбираю на шаге №2 папку, однако появляется условие переместить копию в папку имя. Почему-то нет обычного перемещения, при выборе этого условия письма все дублируются в соответствующих папках кому отправлены и в общей “отправленные”, как сделать без условия “копии…”

    @Юрий
    Да, действительно, для исходящих писем переместить в другую папку можно только копию. Причины, по которым так было сделано, мы не знаем.

    Добрый день!
    Скажите пожалуйста, а как сделать, чтобы все письма попадали в другую папку?

    Подскажите пожалуйста, создала папку (к примеру1), затем создала правило что все письма от отправителя с определенным адресом должны падать в вышеуказанную папку. Все ранее пришедшие письма упали в эту папку, а новые с этого же адреса опять попадают в папку “Входящие”

    Здравствуйте. У нас в офисе почта приходит на один адрес вперемешку, а читаем на 2-х разных компьютерах.
    Как я могу на своём месте не переносить, а только копировать ссылку на письмо, а само письмо оставалось в папке “Входящие” ? Спасибо.

    добрый день! подскажите пожалуйста как настроить Аутлук чтоб входящие письма дублировались на личную почту (на mail.ru)

    Добрый день, я создал правило как было указанно на сортировку писем от коллег и клиентов, по кому то это работает, а по некоторым все равно приходит в общак, как быть?

    Добрый день.
    Подскажите как сделать чтобы письма падающие в папку уведомляли об этом всплывающим окном.а то высвечивает только входящие, а остальные папки не видно, приходится их открывать чтобы увидеть письмо.

    Здравствуйте,
    outlook 2007
    как можно удалить содержимое всей папки ?
    как можно выбрать письма по дате, затем удалить их ?
    то есть хочу удалить письма до 1 августа 2015 года допустим ?
    спасибо

    всё чётко и ясно! спасибо!!

    При удалении не нужных писем, просто зачеркиваются и остаются в списке… как сделать так, что бы они удалялись в отдельную папку. спасибо

    Спасибо за советы, реально помогли! Теперь почта идеальная!
    Наталья

    Добрый день.
    Подскажите как создать правило, чтобы во входящей папке оставались письма только с одним определенным доменом, а письма не содержащие этот домен перемещались в отдельную папку

    Добрый день, как сделать, чтоб в папке Входящие в начале общего списка сообщений отображались не прочитанные отсортированные по дате прихода.
    Спасибо

    В основной папке “Входящие” есть раздел “От” (от кого). В подразделениях папки “Входящие” этот раздел напрочь отсутствует. Есть разделы “Тема”, “Категории” и тд, всё, что не нужно. Найти раздел “От кого” невозможно. Как с этим бороться?

    Добрый день! Подскажите, каким образом можно сделать фильтр в отправленных письмах, чтобы они сортировались по адресатам. Во входящих я создал папки с фамилиями адресатов и входящие письма сыпятся в свои папки, а вот как эту операцию выполнить с отправленными?
    и еще вопрос: как сформировать отчет по переписке с выбранным адресатом для печати? т.е. то что я пишу и следом то что адресат ответил.

    Здравствуйте. Скажите пожалуйста, как сделать так чтобы этот тип сообщений оправлялся сразу в отдельную папку? Спасибо
    Your message
    To:
    Subject:
    Sent: Sunday, January 5, 2020 9:20:00 AM (UTC+04:00)
    was read on Thursday, January 9, 2020 3:47:35 PM

    Работа с папками сообщений в Outlook.com

    Если вы хотите упорядочить сообщения в Outlook.com, можно создать новые папки или переименовать, переместить или удалить существующие папки. Можно также настроить правила, чтобы Outlook.com автоматически перемещали сообщения в папки в зависимости от заданных условий.

    Папки по умолчанию

    По умолчанию в учетной записи есть следующие папки:

    • Входящие. Если вы не создали правило для папки «Входящие», чтобы перенаправлять входящие сообщения в другую папку, и они не распознаются как нежелательная почта, то попадают в папку «Входящие».
    • Нежелательная почта Сообщения, имеющие признаки нежелательных, но не заблокированные фильтром нежелательной почты до попадания в ваш почтовый ящик, будут автоматически перемещены в эту папку. Узнайте больше о том, как пометить электронную почту как нежелательную или заблокировать отправителей в Outlook.com.
    • Черновики. Если вы создаете новое сообщение или отвечаете на входящее, но вам нужно сделать перерыв, такое сообщение автоматически сохранится в папке «Черновики». Вы сможете вернуться к нему позже, чтобы продолжить редактирование, а затем отправить.
    • Отправленные. По умолчанию копия каждого сообщения, которое вы отправляете, попадает в папку «Отправленные».
    • Удаленные. Когда вы удаляете сообщение, оно перемещается в папку «Удаленные».
    • Архив Это хорошее место для хранения сообщений, с которыми вы работаете, но, возможно, захотите обратиться к ним позже. Перемещение сообщений, с которыми вы закончили, в архив помогает уменьшить беспорядок в папке «Входящие».

    Отсутствующие папки

    Если не удается увидеть левую панель папок, выполните следующие действия.

    1. Выйдите из Outlook.com.
    2. Очистите кэш браузера. Узнайте, как это сделать для Microsoft Edge, Chrome, Firefox или Safari.
    3. Закройте все вкладки и окна браузера.
    4. Вновь войдите на сайт www.outlook.com.

    Советы: При просмотре на небольшом экране может потребоваться выполнить следующее:

    

    1. Разверните окно браузера или прокрутите влево, чтобы просмотреть список папок.
    2. Разворачивайте область папок только при необходимости. Щелкните значок с тремя линиями в боковой панели слева, чтобы отобразить или скрыть папки.
    3. Откройте параметры вида и установите флажок Скрыть область чтения, затем нажмите Сохранить. Это позволит увеличить место на экране для отображения папок.

    Контекстное меню папок

    Большую часть действий с папками можно выполнить с помощью контекстного меню, которое выводится при щелчке правой кнопкой мыши на папке.

    • Создать новую вложенную папку Используется для создания вложенной папки в папке, которую вы щелкнули правой кнопкой мыши.
    • Удалить папку. Удаляет папку со всем содержимым, перемещая ее в папку «Удаленные». Папки по умолчанию, такие как папка «Входящие», не могут быть удалены.
    • Удалить все Перемещает все элементы в выбранной папке в «Удаленные».
    • Пометить все как прочитанные Помечает все элементы в выбранной папке как прочитанные.
    • Переименовать Позволяет изменить имя папки. Стандартные папки, такие как папка «Входящие», переименовать невозможно.

    Создание папки

    Вы можете создать дополнительные папки, чтобы упорядочить сообщения удобным для вас образом. Например, вы можете создать папку для конкретного проекта, для всех сообщений, полученных от одного человека, или для списка рассылки.

    Создание папки

    1. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши имя почтового ящика и выберите Создать папку.
    2. Введите имя новой папки в поле и нажмите клавишу ВВОД. При создании новой папки она добавляется в алфавитном порядке под папкой Archive.

    Создание вложенной папки

    1. В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку, в которую вы хотите добавить вложенную папку.
    2. Выберите Создать вложенную папку.
    3. Введите имя новой папки в поле и нажмите клавишу ВВОД.

    Переименование папки

    Примечание: Переименовать стандартные папки, такие как «Входящие», «Черновики» или «Удаленные», невозможно.

    1. В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите переименовать.
    2. Выберите команду Переименовать.
    3. Укажите имя папки и нажмите клавишу ВВОД.

    Перемещение папки

    Вы не можете изменить порядок папок в разделе Папки и не можете переместить вложенные папки в меню main папки. Вложенные папки должны всегда находиться внутри другой папки.

    Вы можете изменить порядок папок или других элементов в списке Избранное. Чтобы добавить папку в избранное, щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите добавить в избранное.

    Примечание: Если вы случайно переместите папку в вложенную папку, создайте новую папку и скопируйте все сообщения электронной почты из вложенной папки в новую папку верхнего уровня.

    Удаление папки

    Примечание: Стандартные папки, такие как «Входящие» и «Отправленные», удалить нельзя.

    1. В области слева щелкните правой кнопкой мыши папку или подпапку, которую хотите удалить.
    2. Выберите команду Удалить папку.
    3. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить удаление.

    Папка «Удаленные»

    Когда вы удаляете сообщение или папку, это сообщение или папка сперва попадает в папку «Удаленные». Вы можете удалять сообщения из нее вручную или настроить в Outlook.com автоматическую очистку папки «Удаленные» при выходе из учетной записи.

    Примечание: Чтобы просмотреть содержимое удаленных папок, щелкните стрелку рядом с пунктом Удаленные, чтобы развернуть папку.

    Очистка папки «Удаленные» при выходе

    

    1. Перейдите в раздел Параметры обработки сообщений (Параметры>Обработка сообщений > почты).
    2. В разделе Параметры сообщенийустановите флажок рядом с Очищать папку «Удаленные».
    3. Нажмите кнопку Сохранить.

    Узнайте, как восстановить удаленные сообщения, в статье Восстановление удаленных сообщений на Outlook.com.

    Обработка сообщений

    Используйте команды на панели команд Outlook.com или настройте правила, чтобы Outlook.com автоматически перемещать сообщения в папки по мере их получения.

    Автоматическая обработка сообщений с помощью команд

    Такие команды, как Очистить и Переместить, позволяют автоматически удалять или перемещать все сообщения от конкретного отправителя. Команды отображаются на панели команд Outlook.com при выборе сообщения в папке «Входящие».

    • С помощью команды Очистить можно быстро удалить ненужные сообщения из папки «Входящие». Выбрав сообщение, вы можете автоматически удалить все входящие сообщения от его отправителя, сохранить только последние сообщения или удалить сообщения, полученные более 10 дней назад.
    • Команда Переместить позволяет переместить определенное сообщение в другую папку.

    Автоматическая обработка сообщений с помощью правил

    Используйте правила для автоматического перемещения сообщений в папки при их получении.

    

    1. В папке «Входящие» выделите сообщение, для которого нужно назначить правило, и выберите на панели команд.
    2. Выберите Создать правило. Откроется диалоговое окно Создание правила.
    3. Выберите папку, в которую нужно перемещать сообщения от этого отправителя.
    4. Чтобы выбрать другие условия и действия, выберите Дополнительные параметры. По умолчанию установлен флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Если не снять его, последующие правила будут игнорироваться, даже если они применимы к сообщению.
    5. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить правило.

    Есть дополнительные вопросы?

    Чтобы получить поддержку в Outlook.com, щелкните здесь или выберите Справка в строке меню, затем введите запрос. Если вам не удастся решить проблему самостоятельно, прокрутите страницу вниз до надписи Все еще нужна помощь? и выберите Да.

    Чтобы связаться с нами в Outlook.com, необходимо войти в систему. Если не удается войти, щелкните здесь.

    Дополнительные сведения об учетной записи Майкрософт и подписках см. в разделе Справка по учетной записи и выставлению счетов.

    

    Чтобы получить справку и устранить неполадки с другими продуктами и службами Майкрософт, укажите свою проблему здесь.

    Публикуйте вопросы, следите за обсуждениями и делитесь знаниями в сообществе Outlook.com.

    Похожие публикации:

    1. Как отделить печать и подпись от отсканированного документа
    2. Как подключить магнитолу к 24 вольтам
    3. Как разделить строку на столбцы в excel
    4. Когда тангенс положительный а когда отрицательный