Как сделать слияние word и excel

Советы по использованию промежуточного слияния

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Не ограничивайтесь базовыми возможностями слияния. Импортируйте списки из Excel и используйте инструменты Excel для работы с данными и числами. Отправляйте индивидуальные сообщения, настроив параметры слияния.

Слияние с использованием таблицы Excel

Слияние выполняется правильно, когда вся необходимая информация подготовлена как указано ниже.

Столбцы электронной таблицы соответствуют полям, которые вы хотите использовать при слиянии. Например, если вы хотите, чтобы адреса читателей выделялись по имени, убедитесь, что у вас есть отдельные столбцы для имени и фамилии.
Все данные для слияния содержатся в таблице.
Форматирование чисел не изменится. Если таблица содержит даты, время, денежные значения или почтовые индексы, которые начинаются или оканчиваются на 0, см. статью Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.

Когда данные готовы, можно начинать слияние

Откройте новый документ в Word.
Последовательно нажмите Рассылки, Начать слияние, а затем выберите необходимый тип слияния.
Щелкните меню Выбрать получателей >Использовать существующий список.
Найдите таблицу Excel и нажмите кнопку Открыть. Если в Word появится запрос, выберите Лист1$ и нажмите кнопку ОК. Теперь таблица Excel подключена к документу Word для слияния.
После этого можно вставить поля слияния, которые добавляют информацию из таблицы в документе. Например, чтобы добавить строки приветствия в сообщение электронной почты или письмо, щелкните вкладку Рассылки >Строка приветствия или добавьте адреса из списка, щелкнув Рассылки >Блок адреса.
Когда документ готов, щелкните пункт Просмотреть результаты и просмотрите каждую отдельную копию документа, щелкая стрелки.
Чтобы завершить слияние, нажмите кнопку Найти и объединить, а затем выберите команду Печать документов или Отправить электронные сообщения.

Как сделать слияние word и excel

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел»
ИНН 7735603520
ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович
ИНН 633015842586
ОГРНИП 310633031600071

Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel

В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.

При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.

В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.
Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.

Шаг 1. Настройка файла данных Excel

До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.

В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».
Все имена полей должны быть уникальными.
В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.
В таблице не должно быть пустых строк.

Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.

Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.

Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

Шаг 2. Настройка основного документа

В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.

Использовать текущий документ

Щелкните Шаблон.
Щелкните Выбор шаблона.
На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.

Щелкните Существующий документ.
В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.
Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.

Шаг 3. Указание источника данных Excel

В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
Нажмите кнопку Обзор.
В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.

Шаг 4. Выбор получателей

В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Укажите получателей с помощью флажков.

Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.

Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.
Щелкните один из следующих параметров:
- (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.
- (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.
- Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.

Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.

Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния

Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.

Вставка полей слияния

Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.

В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.
Вставьте один из следующих параметров.
Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
1. Щелкните Блок адреса.
2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.
1. Щелкните Строка приветствия.
2. Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.
3. Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
- Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.
- Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.
- Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.
- Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.
Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

AddressBlock

GreetingLine

Введите свое имя.

Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.

На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.

Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.

Изменение формата объединенных данных

Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.
1. В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (>).
2. В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.
Форматирование с помощью кодов полей

Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.

Ниже приведены примеры использования ключей.
- Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).
- Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).
- Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).
Шаг 6. Сохранение документа

Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.
Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей

При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.

Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:

26 февраля 2002 г.

Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052

Уважаемый Александр Демидов!

Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
- Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.
- Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.
При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
- Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.
- Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.
Шаг 8. Завершение слияния

Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.

Персонализация отдельных писем

Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните Изменить часть писем.
2. В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.
3. Нажмите кнопку ОК.
Печать писем

Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
1. На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.
2. В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
  - Для печати всех документов щелкните Все.
  - Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
  - Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
3. В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.
Сохранение объединенных писем для последующего использования

При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните Изменить часть писем.
2. В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
  - Для объединения всех документов щелкните Все.
  - Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
  - Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
3. Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.
Ссылки

Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:

318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word

318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access

318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002

294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word

290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002

294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word

294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word

294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word

Слияние с использованием таблицы Excel

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
- Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
- Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
- Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
- Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
- Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
- Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.
- Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Изменение списка рассылки
1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.
2. В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.
Примечание: Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.

Вставка поля слияния

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо
1. нажмите Рассылки >Блок адреса. Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса
2. Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия. Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
3. Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

Предварительный просмотр и завершение слияния

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
1. Нажмите Рассылки >Просмотр результатов.
2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая записьи Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
3. Нажмите Найти и объединить >Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.
Сохранение слияния

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
- Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Похожие публикации: