Как сохранить письмо из outlook на компьютер

Как сохранить, экспортировать и архивировать письма в Outlook 2010 и 2013

Outlook — программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.

Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013

Если вы хотите сохранить одно письмо в Outlook 2010 или 2013, то вам достаточно выполнить следующие действия:

1. Откройте вкладку «Файл».
2. Выберите подраздел «Сохранить как».
3. Укажите название, формат и расположение сохраняемого файла. Нажмите «OK». Письмо будут сохранено в указанном вами формате, теперь с ним можно делать всё то же, что и с любым другим файлом: переносить, копировать, удалять, переименовывать и т. д. Перенеся этот файл на другой компьютер, вы сможете открыть его с помощью Outlook.

Где Outlook хранит письма

По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:\Documents and Settings\название_учетной_записи\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook. Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.

Как заархивировать письма

Архивация в Outlook — это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.

Автоматическая архивация

По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.

Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

Папка	Период устаревания
«Входящие» и «Черновики»	6 месяцев
«Отправленные» и «Удалённые»	2 месяца
«Исходящие»	3 месяца
«Календарь»	6 месяцев
«Задачи»	6 месяцев
«Заметки»	6 месяцев
«Дневник»	6 месяцев

После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:\User\Название_учетной_записи\Documents\Outlook Files\archive.pst.

Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Параметры».
2. Перейдите к дополнительным параметрам программы, щёлкнув на пункт «Дополнительно».
3. Кликните по кнопке «Настройка автоархивации».
4. Укажите, как часто нужно проводить проверку на наличие устаревших элементов и что с ними нужно делать: архивировать или удалять. Также здесь можно изменить путь к папке, в которой будет храниться создаваемый архив.
5. Если вы хотите отключить автоархивацию, то снимите галочку напротив параметров промежутка выполнения автоархивации.

Ручная архивация

При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Сведения».
2. Разверните кнопку «Средства очистки» и выберите функцию «Архивировать», если вы пользуетесь Outlook 2013.
3. Или функцию «Удалять старые элементы», если вы пользуетесь Outlook 2016.
4. Выберите один из типов архивации: согласно параметрам автоматической архивации или ручную настройку. Установите все параметры архивации, выберите, какие папки стоит архивировать, и кликните по кнопке «ОК», чтобы завершить процесс.

Видео: архивация в Outlook

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

1. Находясь во вкладке «Главная», разверните кнопку «Создать элемент», перейдите к пункту «Другие элементы» и выберите функцию «Файл данных Outlook».
2. Укажите путь до файла с письмами.
3. Дождитесь, пока программа распознает все письма. В панели быстрого перехода к папкам в Outlook появится новый раздел, названный «Архив» или именем загруженного файла, в нём вы найдёте все письма.

Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010

Экспорт писем

Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».
2. Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.
3. Отметьте вариант «Экспорт файлов».
4. Укажите, что хотите создать файл в формате pst.
5. Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».
6. Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.
7. Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно.
8. В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.

Как выделить письма

Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.

Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.

Сохранение вложений из нескольких писем

Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

1. Выделите письма, вложения которых необходимо сохранить, разверните вкладку «Файл» и выберите функцию «Сохранить вложения».
2. Развернётся окошко со списком найденных вложений. Отметьте те, которые хотите сохранить, и кликните по кнопке «ОК».
3. Укажите путь, по которому будут отправлены вложения из писем.

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к параметрам программы.
2. Откройте дополнительные параметры программы, нажав на кнопку «Дополнительно».
3. Кликните по кнопке «Область чтения». Уберите галочку с параметра «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения» и сохраните внесённые изменения.

Не отображаются старые письма

Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к настройкам учётной записи.
2. Во вкладке «Электронная почта» кликните по кнопке «Изменить».
3. В блоке «Параметры автономного режима» перетащите ползунок так, как вам нужно. Если перетащить его до правого конца, то письма будут отображаться всегда, независимо от того, как давно они были получены и прочитаны.

Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.

• Автор: Денис Долгополов
• Распечатать

Сохранение сообщения в файле

Outlook вы можете сохранить сообщение электронной почты несколькими вариантами. Например, получаемые сообщения можно сохранить как файл на компьютере или в другой папке Outlook. Сообщение, которое вы создаете, можно сохранить в черновике и завершить позже.

Совет: Хотите сохранить сообщение электронной почты в формате PDF? В Windows 10 с помощью команды Печать распечатайте сообщение в формате PDF. Дополнительные инструкции или инструкции для других версий Windows см. в документе Сохранение сообщения в формате PDF.

Сохранение сообщения в файле на компьютере или в облаке

1. Дважды щелкните сообщение, которое нужно сохранить, и в меню Файл выберите пункт Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранить как в области папок выберите папку ,а затем — папку, в которой нужно сохранить файл.
3. В поле Имя файла введите имя файла.
4. В списке Тип файла примите тип по умолчанию или выберите в списке другой тип файла.

Сохранение сообщения в формате PDF

Outlook не включает PDF-файл как один из типов по умолчанию Сохранить как. С программа Microsoft Print To PDF, включенная в Windows 10, позволяет печатать любые сообщения электронной почты непосредственно в PDF-файл. Если у вас нетWindows 10 , вы можете сохранить сообщение электронной почты в формате HTML, открыть его в Word, а затем сохранить его в формате PDF с помощью функции «Сохранить как» в Word.

Сохранение PDF-файла в формате PDF в Windows 10

1. Откройте сообщение, которое вы хотите сохранить, и на вкладке Файл нажмите кнопку Печать.
2. В drop-down Printer (Принтер) выберите Microsoft Print to PDF (Печать в PDF).
3. Нажмите кнопку Печать.
4. В окне Сохранить как для печати выберите папку для PDF-файла и введите имя файла. Затем нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение в формате PDF в других версиях Windows

1. Откройте сообщение, которое нужно сохранить, и на вкладке Файл нажмите кнопку Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранить как в области папок выберите папку ,а затем — папку, в которой нужно сохранить файл.
3. В поле Имя файла введите имя файла.
4. В списке Тип сохранения выберите HTML, а затем — Сохранить.
5. Откройте Word и выберите файл >Открыть.
6. Выберите HTML-файл, сохраненный в шаге 4.
7. Выберите файл > сохранить как ,а затем выберите PDF (*.pdf) в формате файла, прежде чем напечатать сохранить.

Сохранение сообщения в другой Outlook папке

Если вы хотите сохранить сообщение в другой Outlook, самый простой способ сделать это — переместить или скопировать его в папку назначения. См. статью Перемещение или копирование элемента в другую папку.

Как сохранить письмо из Outlook на компьютер в виде файла?

Как сохранить письмо из Outlook на компьютер, если оно нужно вам для дальнейшего прочтения и использования? Легко, давайте быстро перенесем файл на рабочий стол (или в другую папку)!

Выгружаем файл

В этом обзоре мы расскажем, как сохранить почту Outlook на компьютере без лишних трудностей. Используйте любой приведенный способ – все они проверены на практике и 100% работают.

Для начала найдите в рабочей области сообщение, которое вы хотите перенести на рабочий стол. Щелкните по нему два раза, чтобы выделить – после этого можно переходить к основной инструкции, как сохранить письма на компьютер из Аутлука.

Не забудьте узнать, как в Outlook создать группу для рассылки для экономии времени.

• Найдите наверху слева вкладку «Файл» ;

• Из выпадающего меню выберите пункт «Сохранить как…» ;

• Откроется Проводник – выбирайте папку, куда будет загружено сообщение;
• При необходимости вы можете задать желаемое название;
• После этого кликните по значку подтверждения.

Готово! Вам удалось разобраться, как сохранить сообщение из Outlook на компьютер. Учтите, что формат останется по умолчанию – это внутренний формат почтового сервиса в Юникоде.

Если этот вариант вас не устраивает, можно попробовать перенести письмо в Word-документ. К сожалению, прямое сохранение писем из Outlook на компьютер в Word-формате не предусмотрено. Но есть небольшая хитрость, позволяющая обойти это ограничение.

• Жмем на кнопку «Файл» , переходим к уже знакомому меню;
• Как только откроется диалоговое окно, выбираем место хранения и даем название;
• Ниже находим поле «Формат» и жмем на стрелку, выбираем вариант «HTML» .

Первый шаг сделан! Теперь нужно завершить процесс переноса данных:

• Открываем новый документ Word и жмем «Файл» ;

• Переходим к вкладке «Открыть» через выпадающее меню;

• Находим сохраненный ранее документ и кликаем по нему.

Вот и все, данные будут автоматически экспортированы в Word – вот как сохранить переписку в Outlook на компьютер в нормальном, читаемом формате.

При необходимости готовый документ вы можете переформатировать в PDF. Такая функция есть в Microsoft Word.

• Сначала перенесите HTML-файл так, как мы рассказывали выше;
• Затем нажмите на вкладку «Файл» , далее «Сохранить как…» ;

• Перейдите к разделу «Формат» , найдите подраздел «Форматы экспорта» ;
• Кликните по значку PDF и не забудьте задать документу название.

Вы узнали, как сохранить письмо в Outlook на компьютер. Поделитесь в комментариях, удалось ли вам справиться и перенести почту на рабочий стол в нужном формате? Или у вас возникли вопросы и сложности? Если вы знаете другие способы выгрузки данных – расскажите нам!

Экспорт сообщений электронной почты, контактов и элементов календаря в Outlook с помощью PST-файла

В этой статье мы обсудим, как экспортировать электронную почту, календарь и задачи Outlook в PST-файл, а затем импортировать данные в другую учетную запись электронной почты. PST-файл также можно использовать в качестве резервной копии в случае потери данных Outlook.

Например, предположим, что у вас есть почтовый ящик Microsoft 365 и учетная запись Gmail, и вы хотите переместить содержимое учетной записи Gmail в почтовый ящик Microsoft 365. Кроме того, вы переходите с Microsoft 365 для семьи или личной подписки на подписку Microsoft 365 для бизнеса. С помощью Outlook можно экспортировать элементы из существующей учетной записи и импортировать их в почтовый ящик Microsoft 365 для бизнеса.

Смотреть: экспорт или резервное копирование электронной почты, контактов и элементов календаря

Подготовка

Прежде чем приступить к экспорту, необходимо выполнить несколько действий, чтобы убедиться, что экспорт проходит гладко.

• В Outlook может быть несколько учетных записей электронной почты. Перед началом экспорта убедитесь, что выбрана правильная учетная запись электронной почты.
• Очистка почтового ящика. Управление размером почтового ящика. Сохраните нужное содержимое, а остальное оставьте позади.
• По умолчанию Outlook настроен на скачивание электронной почты за последние 1 год. Если вы хотите экспортировать все сообщения электронной почты, откройте Outlook, выберите Параметры учетной записи >Имя учетной записи и Параметры синхронизации и переместите ползунок в положение Все.
• Убедитесь, что PST-файл не экспортируются в расположение OneDrive. Если у вас есть автоматическая синхронизация, убедитесь, что она не синхронизируется с расположением OneDrive. OneDrive блокирует автоматическую синхронизацию PST-файлов Outlook.

Шаги. Экспорт электронной почты, контактов и элементов календаря из Outlook в PST-файл

Воспользуйтесь одним из перечисленных ниже наборов инструкций по экспорту.

Microsoft 365: экспорт элементов из почтового ящика Microsoft 365 в PST-файл

1. Если вы еще не используете Outlook, добавьте учетную запись электронной почты Microsoft 365 в приложение Outlook. После этого Outlook автоматически синхронизируется с Microsoft 365. Содержимое почтового ящика Microsoft 365 появится в Outlook. После этого можно переместить письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Microsoft 365 с помощью Outlook.
2. В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл. Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
3. Выберите команды Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт.
4. Выберите Экспорт в файл >Далее.
5. Щелкните Файл данных Outlook (PST-файл) >Далее.
6. Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи. Установите флажок Включить вложенные папки. Это гарантирует, что все в учетной записи будет экспортировано: папка «Входящие», «Календарь», «Контакты» и «Задачи». Нажмите кнопку Далее.
7. Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.

Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.

• Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
• При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.

После экспорта данных электронной почты в PST-файл их можно перенести в другое место. Вы можете импортировать их в другие учетные записи электронной почты. Сведения о том, как это сделать с помощью Outlook, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла.

Outlook без Microsoft 365: экспорт элементов Outlook в PST-файл

1. В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл. Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
2. Выберите команды Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт.
3. Выберите Экспорт в файл >Далее.
4. Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.
5. Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи. Установите флажок Включить вложенные папки. Это гарантирует, что все в учетной записи будет экспортировано: папка «Входящие», «Календарь», «Контакты» и «Задачи». Нажмите кнопку Далее.
6. Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.

Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.

• Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
• При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.

Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Можно сохранить PST-файл в OneDrive, а затем скачать его на новый компьютер. Также можно выполнить сохранение на переносной носитель, а затем импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook.

Какие данные экспортируются?

• При экспорте электронной почты, контактов и данных календаря в PST-файл создается копия данных. Из Outlook ничего не исчезает. Вы сможете просматривать и использовать сообщения, контакты и данные календаря в Outlook.
• В Outlook при экспорте электронных писем также экспортируются все вложения.
• Outlook не экспортирует метаданные, такие как свойства папок (представления, разрешения и параметры автоархивации), а также правила обработки сообщений и списки заблокированных отправителей.

Важно: Если вы используете режим кэширования Exchange, Outlook будет экспортировать только элементы, уже находящиеся в кэше. По умолчанию ваш кэш содержит элементы за последние 12 месяцев. Чтобы экспортировать данные за более чем 12 месяцев, сначала отключите режим кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Включение или отключение режима кэширования Exchange.

Когда следует экспортировать (создавать резервную копию) и импортировать PST-файл?

• Вы хотите переместить электронную почту из личной или семейной учетной записи Microsoft 365 в учетную запись электронной почты Microsoft 365 для бизнеса: Например, предположим, что у вас есть личная или семейная учетная запись электронной почты Майкрософт, alliebellew83@yahoo.com, и вы хотите переместить электронную почту в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 для бизнеса, alliebellew@contoso.com. Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте сообщение электронной почты из alliebellew83@yahoo.com в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в учетную запись Microsoft 365 для бизнеса.
• Если вы хотите переместить электронную почту из одной учетной записи в другую: Например, предположим, что у вас есть старая учетная запись электронной почты Yahoo — vasilybut77@yahoo.com, и вы хотите перенести письма в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 — vasilybut78@contoso.com. Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте электронную почту из учетной записи Yahoo в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в свою учетную запись Office 365.
• Когда вы меняете ПК: если вы переносите электронную почту с одного компьютера, на котором есть Outlook, на другой. Предположим, что на старом компьютере установлено приложение Outlook 2007, а вы только что купили компьютер с Outlook 2016. Экспортируйте данные электронной почты из Outlook 2007 (как описано в этой статье) и импортируйте их в Outlook 2016.
• Когда вы меняете ПК на Mac: если вы переносите электронную почту из Outlook на ПК и импортируете ее в Outlook 2016 для Mac.
• Если вы хотите регулярно создавать резервную копию всех писем, контактов и элементов календаря и сохранять ее в надежном месте. Создав PST-файл, скопируйте его в безопасное место: на USB-накопитель, на другой жесткий диск или в облачное хранилище, такое как OneDrive или Dropbox. Автоматического способа периодически выполнять резервное копирование всех элементов (старых и новых) не существует. Функция автоархивации архивирует только старые элементы и перемещает их, а не создает копию.
• Если вас интересует только резервное копирование контактов, см. статью Экспорт контактов из Outlook, чтобы скопировать контакты в CSV-файл.