Как вести несколько проектов одновременно но эффективно

Как вести много проектов сразу и не закопаться в них

Успеваете ли вы делать всё, что планируете? Храните ли сотни невыполненных задачек пылящимися на полке, или решаете одну за одной? Чувствуете ли вы в целом удовлетворение в достижении своих желаний (и неважно каких, рабочих или личных)?

Если на какой-либо из вопросов вы ответили негативно — эта статья для вас. В ней я поделюсь опытом, как делать больше и лучше!

Введение

• У меня свой вполне успешный бизнес, в рамках которого я веду тренинги, оказываю услуги по консалтингу и аусторсингу, разрабатываю веб-продукты.
• Лично я веду одновременно до 15 проектов по разным направлениям.
• Для чующих подвох: мои клиенты довольны результатом!
• Для чующих подвох-подвох: у меня в году по 2-3 месяца отпуска. С ноутбуком, но 2-3 месяца, в которые я путешествую, катаюсь на кайте или вейке, и ловлю прочие радости от жизни
• О, чуть не забыла: я почти не динамлю спорт, занимаюсь с преподавателями шахматами, языками, плаванием и наверное ещё чем-то.

В общем, я очень надеюсь, что всё вышесказанное было воспринято не как хвастовство, а как обоснованная аргументация, почему есть смысл прислушаться к написанному ниже. Итак, поехали.

Навыки, техники, правила.

По тайм-менеджменту много книг и тренингов. Я бы сказала, МНОГО. Я ходила на многие тренинги, читала многие книги, начинала всё это использовать, и когда что-то не получалось, расстраивалась: «я делаю что-то неправильно». А потом расстраиваться перестала. У каждого своя религия, свои особенности, и учитыать их — значительно важнее, чем следовать каким-то правилам, даже если они исходят от умных дяденек с тётеньками.
Только исследуя себя, можно понять, как именно надо «правильно себя использовать». А критерием правильности я считаю 2 условия: результат достигается, а мне самой от процесса — кайф! Если одно из условий не соблюдено, значит, что-то надо менять!

Учимся ценить своё время

Иногда мне кажется, что многие люди просто не понимают, насколько ограничено их время. Зарабатываются с головой, не уделяют достаточно времени семье, много времени тратят на рутинные мелочи… Я очень боюсь понять, что «жизнь прошла». Что я смогу вспомнить? Чего я достигну?

1. Честно призналась себе, что жить долго у меня врядли получится. Мы, людишки, вообще живём мало! Никогда об этом не забывайте, время говорит тик-тик… Стать долгожителем — хорошая идея, но 100 лет тоже не очень-то много!
2. Я выписала список из 100 жизненных целей, спасибо за совет книжке «Цельная жизнь». Если вдруг у меня опускаются руки и ничего не хочется делать, я открываю этот список, и энергии сразу хоть отбавляй! А друзья на прошлый ДР сделали мне альбом с фотографиями по каждой цели, и он тоже стал моим источником энергии!
3. Я выписала все свои активности, на что уходит время. Сделала табличку с пометками: насколько мне это нравится, насколько хорошо у меня это получается, и сколько времени я трачу. По всем задачам, где «не очень нравится» и «не очень получается» я стала придумывать стратегию: куда эти задачи деть. Это была целенаправленная работа по делегированию, которая закончилась и новыми людьми в команде, и бухгалтером на аутсорсе, и домработницей. На всё это ушло не очень много денег, зато теперь у меня почти нет ненравящихся задач, в итоге энергии значительно больше, и я делаю именно то, что умею делать хорошо!

Прокрастинация

Есть такое модное слово — «прокрастинация». Это когда вы страдаете фигнёй, только чтобы не браться за работу в целом или какую-то задачу в частности. Есть много статей о том, как с ней бороться, но у меня решение одно — отдаваться прокрастинации!
Как только меня начинает колбасить и «не работается», я перестаю работать. Это может длиться пару часов, а может — пару дней. Главное правило — «выгулять лень» по полной. Да, потом появятся факапы, придётся решать свалившиеся проблемы, дедлайн будет подтсёгивать, а выработанная в отдыхе энергия — помогать. Главное — НЕ ЗАСТАВЛЯТЬ СЕБЯ РАБОТАТЬ. НИКОГДА.

Делать то, что нравится

Это истина от Кэпа, но тем не менее: когда вы делаете то, что вам не нравится, вы теряете энергию, не получаете результат, в целом продуктивность снижается. Но как можно не делать то, что нужно?

• Делегировать — об этом уже было выше
• Сделать так, чтоб нравилось

Я долго искала подходящий вид спорта, изнывая от скуки в тренажёрке, в итоге я нашла то, что мне нравится (бассейн-пилатес-вейкборд-батут). Я долго исследовала, я пыталась заставлять себя в нелюбимые секции ради «результата», не без удовольствия от процесса ничего не получалось!

А как же совсем нудные и неинтересные задачи, такие как подготовка документов? Я это терпеть не могу, поэтому никогда не делаю дома. Я езжу с ноутом в любимую кафешку, пью любимый кофе с любимым коктейлем из свежевыжатых соков. Полчаса нелюбимой задачи в неделю пролетают с удовольствием!

Но это — неделегируемые исключения.

Места силы

• Если у меня есть место для продуктивной работы, то оно служит якорем. Если в нём я буду чатиться, играть, смотреть бигпикчу, то магия пропадёт. Здесь Место Силы, и его нельзя осквернять! Найдите такое место для себя, и обращайтесь к нему для решения сложных задач.
• Не делайте из места силы ежедневную бытовуху, магия работает не всегда. 2 мега-продуктивных часа в день — это здорово! Попытка работать на максимуме 40 часов в неделю ни к чему не приведёт.

Эффективное планирование

Многие умеют планировать в значении «создавать план». Но планирование — это ежедневная активность. Отслеживать статусы, не забывать главное, учитывать приоритеты, реагировать на изменения… Как это делать, если задач — много?

Я веду все задачи в редмайне, но этого мне не хватает, мне нужен более наглядный инструмент. И у меня их есть: это майнд-карта на стене.

Я беру лист ватмана, и фломастерами рисую майнд-карту. В ней есть все проекты, по крупным проектам — большие задачи-подпроекты. Внутри этих проектов я приклеиваю стикеры с конкретными задачами. Когда задача готова — я её перевешиваю в ветку «Сделано!», рядом с которой нарисован салют, полный радости и счастья. Каждую неделю выполненные задачи перемещаются в прозрачный файл, чтобы я видела, как много их было, какой файлик пухленький. Объёмы выполненных задач очень мотивируют!

• Мотивацию. Я с такой радостью переклеиваю листочки в «сделано!», и так горжусь собой, когда выполнила много задач за неделю, что в итоге следующие задачи решаются с большим позитивом!
• Наглядность. Я вообще люблю всё через майнд-карты представлять, по ним я вижу, что с каким проектом, где что требуется, где попа, где всё отлично.
• Удобство контроля. Не свои задачи я тоже леплю стикерами другого цвета, и знаю, что их надо мониторить.

Он против шерсти живёт

Когда в рабочее время вас всё время дёргают, куча времени тратится на бесполезные общения, отвлечения, вникания. Сложно переключаться между задачами, эффективность падает.

Очень везёт тем, кто может себе позволить работать в сдвинутом графике. У меня стандартный график либо с 6 до 14, либо с 16 до полуночи (либо меньше). Во-первых, это позволяет мне учитывать свои биоритмы, а они у меня всё время меняются. Во-вторых, благодаря этому я могу и решать задачи, связанные с другими людьми (когда нужно взаимодействие с кем-либо), а в другую часть времени я могу кропотливо сидеть и решать свои задачи, чтобы меня никто не дёргал.

В одной компании мне даже удалось убедить руководителя перевести ведущего аналитика, самого загруженного человека, на нестандартную неделю: он стал работать по субботам вместо понедельников. В итоге его результаты резко взлетели вверх, т.к. по субботам его никто не отвлекал!

Не откладывай на завтра то, что можно отложить на послезавтра

Многие считают, что хорошо всё делать заранее. Кто угодно, только не я!

• Приступаю к работе в 14 с чем-то. В почте за 9:30 письмо: «Наташа, беда! Пожар! На нас подали в суд! Такие-то проблемы». Иду дальше, в 13:45: «Я созвонилась, всё выяснила, узнала у юриста, всё решено, вот что нам надо сделать». А если бы я сразу взялась за решение?
• Решили с коллегой сделать доклад на конференцию. Я сделала поверхностное описание, он — очень детальное. Ему написали через месяц: «к сожалению, такая тема уже есть». Мне написали: «тема принята, но с учётом схожих тем, пожалуйста, сделайте акцент на этом и вот этом». В итоге, переделывал ВСЁ, а я ничего 🙂

Фиксация задач

Незафиксированные задачи — самй противный поглотитель энергии. 10 раз в день вспоминать «мне нужно не забыть сделать вот это» — брррр!

и пусть это будет таск-трекер, блокнот или гуглотабличка — неважно!

Прыгать? Выше головы, конечно же!

Самый страшный грех — это недооценивать себя. Планировать мало, откладывать, бояться.

Давно хочу сдать экзамен по ISTQB, но никак не начинаю готовиться? Отлично, сегодня я оплатила экзамен на 13.07, теперь придётся успеть.

Не знаю, как что-то сделать? Сначала надо пообещать/ввязаться, а там смотреть!

У меня ещё ни разу не было опыта, чтобы я (или кто-то ещё) чего-то НЕ СМОГ из-за нехватки времени. Из-за нежелания — да. Потому что годами откладывает — да. А вот если уже подписаться… В общем, попробуйте, ввяжитесь сразу в 5 авантюр, и убедитесь, что у вас всё получится.

Выводы

У каждого своя религия, и вполне вероятно, что для кого-то мои советы окажутся неприменимы. Но прежде чем решать — попробуйте! Создайте мега-список целей,. выделите нелюбимые активности, придумайте как что делегировать, найдите себе место силы, попробуйте сделать в 5 раз больше, чем вы делали раньше…

Если будет желание — то всё получится!

Как вести несколько личных проектов одновременно

Любой личный проект состоит из множества этапов. На каждом этапе нужно выполнить кипу дел. Проект быстро движется вперед только тогда, когда вы регулярно над ним работаете.

ЛидерТаск помогает самоорганизоваться, привести дела в порядок и развивать несколько проектов одновременно.

Проще говоря, проект — это папка, в которой находятся задачи.

Если проектов много, то удобнее всего их организовать в деревья. При такой организации вам будет легко найти нужный проект, а также распределять дела между ними.

Чтобы создать иерархию проектов, перетащите один из проектов на другой. Вот так выглядит дерево проектов:

Если у проекта есть подпроекты, то можно сворачивать и разворачивать всю ветку:

В каждый проект поместите дела, которые нужно выполнить:

В ЛидерТаске действует правило: одно конкретное дело может находиться только в одном конкретном проекте. Это позволяет держать структуру задач чёткой и понятной.

Задачи тоже можно выстраивать в древовидные структуры. Выглядит это так:

Далее привяжите дела к определённым датам. Просто перетащите дело на нужный день в календаре. В строчке задачи справа появится дата:

Каждый день с утра заглядывайте в раздел «Сегодня» в навигаторе. Там автоматически будут отображаться те дела, которые необходимо выполнить именно сегодня:

Таким образом вы не пропустите ни одной задачи по проектам. Вы всегда будете знать, что нужно сделать сегодня, что завтра, а что — на следующей неделе.

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!

Вы в курсе как правильно управлять и планировать, но совершенству нет предела. Именно поэтому мы дарим вам скидку 15% на нашу программу, с которой вы будете на самой вершине эффективного управления.

Ваш купон для покупки:
Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Управление несколькими проектами одновременно: стратегии и инструменты

Управление проектами – деятельность, обеспечивающая достижение цели наиболее выгодным для компании способом.

Иными словами, с помощью проектного менеджмента набор проблем и болей превращается сначала в подробный план избавления от них, а затем в успешный кейс, которым можно гордиться.

Это делается за счет:

1. анализа рисков и работы с ними;
2. выбора оптимальной стратегии управления;
3. использования подходящей методики координации команды;
4. умения правильно распределять задачи;
5. понимания контрольных точек проекта и важности качественной обратной связи.

Важные навыки в проектном менеджменте

Чтобы успешно следить за несколькими проектами, сдавать их в срок и получать результаты, заданные на этапе планирования, project-менеджер должен иметь целый список навыков. При этом важно учитывать, что такие сотрудники часто ведут несколько проектов одновременно. Эти проекты могут быть как независимыми друг от друга, так и частями сложного и масштабного продукта.

Чтобы организовать эффективное многопроектное планирование, а затем и управление несколькими проектами или одним, но большим, project-менеджер должен иметь такой профессиональный багаж:

• Знание методологий управления и понимание того, когда и какую следует использовать. Кто-то традиционно работает по каскадной модели, а кто-то выбирает одну из гибких методологий, например, Agile. Project-менеджер должен, в идеальном варианте, знать оба подхода.
• Умение работать с командой. Project-менеджеру очень важно не только уметь работать с существующими сотрудниками и задавать атмосферу в коллективе, но и быть в состоянии нанять новых специалистов, если это нужно для проекта. Кроме того, с новичками в команде нужно провести качественный онбординг, чтобы они как можно быстрее стали приносить пользу.
• Базовые знания в целевой сфере. Практически невозможно оценить, насколько хорошо проделана работа того или иного сотрудника, если совсем не разбираться в ней. Поэтому менеджеры проектов должны ориентироваться во многих технических отраслях.
• Умение планироватьнесколько проектов одновременно. Когда у project-менеджера в работе более двух проектов, навык распределять время и строить рабочий график становится очень ценным. Если вы работаете, например, по спринтам, то стоит в разных проектах начинать эти спринты в разные дни. Это избавит от хаоса в рабочих процессах.
• Понимание того, как расставлять приоритеты. В каждом проекте есть важные, но не срочные дела, срочные, но не особо важные и так далее. Чтобы распределить задачи по степени их критичности для общего успеха проекта, можно воспользоваться самым простым инструментом – матрицей Эйзенхауэра.
• Навыки делегирования. Делать все хорошо и самостоятельно можно только до определенного предела. Затем приходит понимание, что часов в сутках всего 24. Поэтому чем раньше project-менеджер поймет важность делегирования, тем меньше вероятность, что он выгорит и начнет допускать роковые ошибки.

Проблемы, ошибки и подводные камни управления несколькими проектами

У компаний могут быть совсем не похожие между собой проекты, но ошибки зачастую мало чем отличаются. Рассмотрим самые распространенные из них.

Поручить одному человеку организовать несколько проектов, находящихся на одной стадии жизненного цикла.

Если этих проектов не десять и они не слишком масштабны, а, например, типичны для вашей компании, ошибка не будет фатальной.

Но представьте другую ситуацию: нужно провести инициацию, то есть собрать максимум информации о том, какова цель проекта, обосновать, почему он актуален именно сейчас и обозначить круг заинтересованных лиц. Этот этап занимает по-настоящему много времени и от него зависит дальнейшее планирование и успех начинания.

А если таких проектов одновременно три или четыре? Понятно, что человек просто физически не сможет одинаково хорошо работать над несколькими проектами одновременно, и какой-то из них точно пострадает.

Чтобы избежать такой ситуации, следует заранее подумать, что project-менеджеру можно поручать более одного проекта, но они должны находиться на разных стадиях жизненного цикла. К примеру, один проходит стадию инициации, а второй подошел к этапу завершения.

«Замыкание» всех ключевых процессов на одном сотруднике

Даже когда project-менеджер предельно ответственный человек, он не застрахован от форс-мажоров. Если что-то случилось, а вся ключевая информация есть в голове только у одного человека – быть беде. В какой-то момент члены команды перестанут понимать, что и как дальше делать.

Чтобы этого избежать, нужно создать документы, в которых четко описаны задачи (и даже созданы шаблоны для регулярных), процессы и зоны ответственности.

Идеальный вариант – когда в команде есть сотрудник, который может подстраховать project-менеджерa.

Отказ от программ управления проектами или использования слишком большого их количества.

Оба варианта – ошибочные. Да, если проекты в управлении несложные, может показаться, что достаточно почты и нескольких документов на Google Drive.

На самом деле так только кажется и только до того момента, когда нужно будет быстро понять общую картину, например, по времени, затраченному тем или иным специалистом. Окажется, что никто ничего не фиксировал.

Бывает и наоборот, когда для обмена файлами используют одну программу, для общения и постановки задач – другую, а для тайм-трекинга – четвертую. Со временем возникнет вопрос о том, как синхронизировать все эти данные.

Поэтому еще в начале работы над проектом оцените его масштабы, специфику, форму оплаты труда и т.д. Это поможет понять, нужен ли вам только тайм-трекер и, например, мессенджер или понадобится полноценный таск-трекер, способный строить диаграммы Ганта, генерировать отчеты и расставлять приоритеты для нескольких проектов.

Стратегии управления несколькими проектами одновременно

Когда приходится отслеживать несколько проектов, можно использовать следующие стратегии.

1. Установите цели проектови согласуйте их с заказчиком. Обязательно сделайте это в письменном виде и подробно. Все участники процесса должны понять цели одинаково и подтвердить это. Если кто-то «чуть-чуть не согласен», переписывайте цели до того момента, пока они будут единогласно приняты и командой, и заказчиком.
2. Поймите масштабы проектов. Для этого нужно детально расписать все шаги по достижению целей. Чем больше подробностей, тем лучше. Если план очень приблизительный, то возникнут проблемы, связанные с непониманием масштабов и дополнительными затратами ресурсов.
3. Учтите риски каждого проекта. Они могут быть разными: где-то – задержки финансирования, где-то – нюансы в рабочем графике. Главное – подумать о них заранее и решить, как свести влияние этих рисков на проект к минимуму.
4. Набирайте лучшие команды. Иногда есть соблазн сэкономить и взять на работу кого-то не столь опытного, но с меньшей зарплатой. Это приводит к тому, что время потрачено, деньги заплачены, а самые простые задачи сделаны кое-как. Тогда придется нанимать новую команду, которая будет делать с нуля или исправлять ошибки предшественников.
5. Соберите в одном месте всю ключевую информацию по проектам. Скорее всего, для этого понадобится таск-менеджер, в котором реализована работа с несколькими проектами одновременно. Такое решение позволит иметь перед глазами наглядную картину того, что происходит в каждом из проектов сейчас, а что должно быть в будущем. Так можно заметить накладки, проблемы со сроками и степенью загруженности сотрудников.
6. Изучите проекты с точки зрения стратегии. Посмотрите, какой проект наиболее важен для компании. Выясните, какие задачи в нем самые сложные и затратные по времени. Назначьте им самый высокий приоритет и начинайте работу с них, несмотря на то, что всегда есть соблазн первым сделать простые таски.
7. Избегайте необоснованного разрастания проектов. Чаще всего проект начинает обрастать большим количеством новых деталей в том случае, когда мало времени было уделено планированию. Иногда такая ситуация возникает из-за стремления сделать идеальный продукт. Но этот рост может привести к тому, что будут сорваны все сроки, а бюджет станет слишком большим.
8. Достигните баланса интересов команд и заказчиков. В начале все якобы согласовывают цели, но в процессе работы периодически возникают конфликты между разработчиками и заказчиками. В этом случае project-менеджер должен использовать качества дипломата и найти золотую середину так, чтобы никого не обидеть.
9. Избавьтесь от микроменеджмента. Иногда кажется, что важно быть в курсе всего, что происходит в проекте. Это приводит к тому, что project-менеджер чуть ли не стоит за спиной у членов команды, контролируя каждый шаг. Результатом такого подхода становится то, что команды стрессуют, теряются, не могут работать самостоятельно. Лучше развивать доверие в коллективе и поощрять разумную инициативность и автономность.
10. Объясните всем общий план работы над проектом. И не забудьте обозначить конкретную зону ответственности каждого человека. Зафиксируйте все это в письменном виде, чтобы любой член коллектива мог при необходимости быстро узнать, к кому можно обратиться с вопросом.
11. Регулярно обновляйте статусы в проектах. Вы должны знать состояние дел по каждому проекту. Иногда апдейты нужны буквально каждый день, а иногда достаточно актуализировать статусы еженедельно. Это зависит от сложности проекта и времени, отведенного на него.
12. Постоянно обращайтесь за фидбеком к коллегам. Это очень важно, ведь вовремя полученная критика или удачный совет позволяют избежать критических ошибок, на исправление которых придется потратить время и деньги.
13. Найдите варианты сохранить средства, а затем реинвестировать их. Обычно у заказчиков есть готовность к тому, на сколько может вырасти бюджет. Если вы уложитесь в самый минимальный вариант сметы, а проект завершите раньше, чем обещали, то вполне реально получить бонус. Его можно вложить в развитие сотрудников или в покупку новой техники. То есть в то, что позволит команде стать лучше.
14. Не бойтесь адаптироваться. Соблюдение плана важно, но иногда от него следует отступать, чтобы отреагировать на вызовы или проблемы, возникающие при работе. Лучше изменить что-то в тактике, чтобы добиться стратегической цели другим путем.
15. Установите временные ограничения по проектам. Чтобы управлять сложными проектами, менеджер должен четко обозначить для команд, с которыми он работает, когда и по каким вопросам он доступен.
16. Стандартизируйте форматы документов на проектах . Хорошо, если проекты ведутся для одного заказчика. Тогда есть шанс, что project-менеджеру не придется осваивать неизвестные и/или неудобные для него способы оформления промежуточных результатов и итоговой отчетности. Если же проекты от разных заказчиков, целесообразно еще в начале работы постараться договориться об унифицированном формате документов.
17. Выберите способ борьбы с прокрастинацией. Практически все сталкиваются с этим явлением, особенно, когда проектов несколько, а какие-то из них даются с трудом. Можно воспользоваться методикой, которую применяет сооснователь The Muse Алекс Кавулакос. Рабочее время на протяжении дня он распределяет следующим образом: 1 большой проект или задача, 3 средних и 5 мелких.
18. Организуйте эффективную коммуникацию. Без отлаженного алгоритма общения с командами хорошо работать не получится. Поэтому создайте командные чаты в удобном для вас мессенджере. Хорошо, если можно интегрировать его с таск-менеджером. При таком варианте, например, членам команды могут поступать сообщения с напоминанием о задачах, по которым подходит дедлайн.
19. Автоматизируйте все, что можно. Если, например, в проекте много звонков, а менеджеры не всегда могут ответить на них, настройте автоматический callback, для этого есть специальные сервисы и скрипты, чтобы связать их с базой контактов или CRM. Если предусмотрены повторяющиеся задачи, выберите таск-менеджер, где они будут назначаться автоматически.
20. Оцените проект после его завершения. Очень важно подвести итоги, посмотреть, какие были сделаны ошибки и как их исправили. Также важно зафиксировать, какие шаги были максимально удачными. Со следующими проектами этот опыт обязательно нужно учесть.

Лучшие продукты для проектного менеджменту

Выше мы писали о том, что сложность управления несколькими проектами одновременно лишь возрастает при отказе от специальных программ или их чрезмерном использовании. Поэтому мы подготовили список сервисов, которые сделают работу project-менеджером более эффективной.

Исходя из особенностей проекта, можно создать релевантную его сложности «сборку» или выбрать только один продукт, закрывающий большинство задач.

Продукты для управления проектами

Они позволяют координировать работу команд за счет того, что все сотрудники видят общий план проекта и свой фронт труда. Руководитель имеет перед глазами полную картину по проекту в любой момент времени.

Trello

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Особенности: Продукт отлично подойдет, если у вас в управлении одновременно несколько небольших проектов. Благодаря приятному интерфейсу в виде Канбан-доски и простой регистрации Trello обычно нравится сотрудникам. Удобно то, что задачи отображаются в виде карточек, которые можно перетаскивать между колонками. Назначить ответственного за задачу и поделиться ею с командой можно буквально в несколько кликов.

Доступны интеграции со Slack, Google Drive, Jira и другими сервисами.

Недостатки: Некоторым руководителям не нравится то, что под каждый проект нужно создавать новую доску, иногда есть сложности с настройками.

Тарифы: Предусмотрен бесплатный тестовый период. Самый бюджетный тариф стоит $5 за пользователя в месяц, если платить за год. При ежемесячной оплате он обойдется в $6.

В базовом тарифе нет таких полезных функций, как отчеты и аналитика в режиме реального времени, это есть в премиум-версии за $17,5. Также пользователи более дорогого тарифа могут объединять доски в коллекции и администрировать команды.

Существует полностью бесплатный пакет. В нем пользователь не может добавлять поля в досках, а календарь и хронология проектов также отсутствуют.

Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.

Worksection

Платформы: Web, Windows, iOS и Android

Особенности: Это многофункциональный продукт, который может быть использован и как планировщик нескольких проектов, и как инструмент управления ими. Он предоставляет максимально полную и наглядную статистику. К примеру, руководитель видит:

• издержки;
• скорость работы над проектом;
• задачи с истекающими сроками;
• степень вовлеченности команды и другие важные параметры.

Пользователям нравятся:

• диаграммы Ганта;
• доски Канбан;
• информативные дашборды;
• повышенная безопасность хранения данных (можно выбрать сервер в Германии);
• оперативная техподдержка, которая отвечает в среднем через 10 минут после обращения (в выходные – в течение часа).

Также среди преимуществ: интеграция с CRM-системами, GoogleDocs, Slack, Telegram.
Недостатки: Не все пользователи довольны работой мобильного приложения.

Тарифы: Есть 14-дневная триал-версия. Платные тарифы стоят от $29 в месяц за десять проектов и десять пользователей. В тарифе за $49 в месяц в вашем распоряжении уже 20 проектов и столько же пользователей, а за $199 в месяц количество проектов может быть любым, пользователей – до 50.

Можно пользоваться бесплатной версией, но она рассчитана на два проекта и пять пользователей. Кроме того, нельзя хранить более 0,1 Гб данных. В то время как в премиум-тарифе пользователи могут хранить 500 Гб информации, иметь собственный домен и повышенную безопасность.

Рейтинг на Capterra: 4,9 из 5.

Hubstaff Tasks

Платформы: Web, SaaS, облако.

Особенности: Несложный таск-трекер, интерфейс которого построен по принципу Канбан-доски. Карточки задач можно перетаскивать, комментировать, отслеживать прогресс, использовать контрольные списки, ярлыки. Есть даже специальная функция для работы по спринтам.

Недостатки: Пользователи недовольны тем, что в сервисе нет шаблонов задач, интеграций по API.

Тарифы: Чтобы разобраться в продукте, можно воспользоваться тестовым периодом, он длится 14 дней. Бесплатный тарифный план позволяет работать с ним 5 пользователям, каждый из них получает не более 100 Мб памяти, создать можно до 10 проектов. За $5 в месяц количество пользователей и проектов не ограничивается, каждый получает 5 Гб памяти.

Рейтинг на Capterra: 4,6 из 5.

Teamwork

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux
Особенности: В этом таск-менеджере удобно работать за счет наличия:

• списков задач, наличия подзадач;
• диаграмм Ганта и досок Канбан;
• календарей.

Повышают эффективность работы встроенный чат, тайм-трекер и инструменты для совместной работы с документами.

Недостатки: Наблюдаются проблемы с API, сбои в работе с повторяющимися задачами не всем понятен интерфейс.

Тарифы: В течение 30 дней доступна тестовая версия. Платные тарифы будут стоить от $10 до $18 за пользователя в месяц, если заплатить сразу за год. При ежемесячной оплате стоимость составит от $12,5 до $22,5 в месяц.

Есть и полностью бесплатная версия, она подойдет командам до пяти человек, работающим над 1-2 проектами. Правда, функционал урезан: есть вехи, задачи, обмен сообщениями, но нет биллинга, шаблонов проектов. Например, за $10 пользователи получают в дополнение к бесплатному функционалу тайм-трекер, инвойсы, чат и 20 шаблонов проектов.

Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.

Сервисы для тайм-трекинга

Даже если вы только начинаете работу или работаете над простыми проектами, тайм-трекеры стоит использовать. Они помогут понять, сколько времени занимает выполнение тех или иных задач, затем эти данные помогут более качественно планировать подобные проекты.

Time Doctor

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.

Особенности: Интуитивно понятный продукт подойдет руководителям, желающим знать, какие веб-сайты в рабочее время посещают сотрудники. А еще этот тайм-трекер периодически делает скриншоты экрана.

Есть интеграции с Asana, Basecamp, Trello и другими продуктами.

Недостатки: Не всегда корректно работает синхронизация времени при переключении между несколькими устройствами, некоторых пользователей раздражают всплывающие уведомления.

Тарифы: На бесплатное знакомство с продуктом у пользователей есть 14 дней. Стоимость платных тарифов при разовой оплате за год – от $70 до $200 за пользователя. В самом дешевом тарифе доступны задачи и проекты, неограниченное количество отслеживаемого времени и скриншотов, за $100 приложение отслеживает адреса сайтов, посещаемых сотрудником, и позволяет воспользоваться 60+ интеграциями.

Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.

Toggl Track

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.

Особенности: Интуитивно понятный продукт с приятным интерфейсом. Позволяет не только фиксировать время, но и создавать отчеты и графики. Предусмотрена возможность экспорта данных.

Недостатки: Не всем пользователям нравится то, что не удобно работать с приостановкой сеансов. У некоторых возникают сложности с поиском проектов, над которыми работали давно.

Тарифы: На 30 дней предоставляется бесплатный доступ к тарифу Premium. Есть и версия, за которую не нужно платить вообще. Она подходит для команд, где не больше пяти сотрудников. Количество отслеживаемого времени не ограничивается, как и число тегов, клиентов. Платные тарифы будут стоить от $9 до $18 в месяц за пользователя при одноразовой оплате. Если продлевать подписку ежемесячно, цены выше: от $10 до $20. В платных тарифах можно создавать шаблоны проектов, использовать биллинг, округление времени для отчетов.

Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.

TMetric

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Особенности: Простой тайм-трекер, позволяющий учитывать не только рабочее время, но и перерывы.

Есть интеграции с Asana, Basecamp, GitHub, Pipedrive, Trello, Wrike.

Недостатки: Здесь не предусмотрены инструменты для создания счетов, некоторым пользователям сложно разобраться с навигацией.

Тарифы: Триал предоставляется на 30 дней. Есть полностью бесплатная версия с отчетами для неограниченного количества пользователей. В таком варианте нет интеграций, биллинга, отслеживания уровня активности работников. Все это есть в тарифе за $5 в месяц. А за $7 можно делать скриншоты экрана, начислять зарплату сотрудникам и использовать интеграцию с Jira, GitLab и Redmine.

Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.

TimeCamp

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.

Особенности: Удобный инструмент, позволяющий отслеживать, сколько времени занимают типовые задания, быть в курсе производительности сотрудников и выставлять счета клиентам.

Недостатки: Пользователи отмечают, что функцию детализации времени следует улучшить, а форматы отчетов доработать.

Тарифы: Есть пробный период, а также бесплатная версия, в которой нет ограничений по количеству пользователей, проектов и задач. Платные тарифы будут стоить от $7 до $10 в месяц за пользователя. Если заплатить сразу за год, можно получить скидку 10%. Уже в тарифе за $7 у пользователей есть отчеты, которые можно экспортировать, округление времени, неограниченное количество интеграций и бюджетирование.

Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.

Программы для общения команд

Довольно часто в командной работе нужно нечто большее, чем комментарии к задачам. Для этого созданы удобные продукты для общения в разных форматах.

Slack

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.

Особенности: Основа работы платформы – каналы, в которых команды могут общаться текстовыми сообщениями, обмениваться файлами и совершать видеовызовы. Есть возможность создавать закрытые чаты, доступные только по приглашению.

Недостатки: Пользователи периодически отмечают проблемы со звонками и вступлением в каналы. Некоторых смущает цена и то, что ответа от техподдержки приходится ждать долго.

Тарифы: Можно пользоваться бесплатным периодом для тестирования продукта. Также есть тариф, за использование которого не нужно платить. Он дает доступ к 10 000 сообщений вашей команды, позволяет осуществлять голосовые и видеозвонки один на один, а также дает возможность подключить 10 интеграций.

Платные тарифы стартуют от $8 за пользователя в месяц ($6,67, если сразу заплатить за год доступа). За эту сумму можно получить дополнительные функции: полную историю сообщений, сколько угодно интеграций, звонки для групп до 15 человек, гостевые аккаунты.

Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.

Vectera

Платформы: Web, облако, SaaS.

Особенности: Продукт, выводящий общение в команде и с клиентами на новый уровень благодаря наличию частных и групповых конференций, возможности совместного использования и демонстрации экрана, досок для рисования во время общения. Также можно обмениваться документами, делать заметки, настраивать синхронизацию с календарем и CRM, облачными системами.

Недостатки: Не всем хватает размера доски, некоторые пользователи хотели бы видеть больше интеграций.

Тарифы: Перед выбором тарифа для постоянного использования можно на 14 дней подключить тестовый период. Есть также бесплатная версия, она подходит для встреч один на один, доступны 4 переговорных комнаты и совместное использование экрана. За $27 в месяц добавляется неограниченное количество комнат, заметки частных встреч, шаблоны переговорных комнат, групповые сеансы связи, облачное и локальное хранение записей.

Рейтинг на Capterra: 4,8 из 5.

Lucidspark

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.

Особенности: Этот цифровой холст хорошо подходит для проведения коллективных брейнштормов, голосований, построения карты пути клиента и матрицы 2х2 (SWOT-анализ). Можно использовать наклейки, таймер, чат.

Недостатки: Не всем пользователям легко разобраться с настройками конфиденциальности для файлов, работа с досками также требует улучшений.

Тарифы: Доступен триал. Есть бесплатная версия, в ней можно пользоваться тремя досками, интеграциями, рисовать от руки и отправлять эмодзи. За $7,95 в месяц досок становится сколько угодно, добавляются метки и автоматическая группировка идей.

Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.

Chanty

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.

Особенности: Многофункциональный командный чат. В нем можно обмениваться текстовыми, аудио- и видео сообщениями, включать совместное использование экрана. Удобно то, что сообщения можно преобразовывать в задачи и назначать исполнителей, ставить дедлайны.

Есть интеграция с Dropbox, Trello, Jira.
Недостатки: Клиентам не хватает пользовательских смайлов и расширенных настроек.

Тарифы: Можно подключить бесплатную версию. Она подойдет командам до 10 человек. В их распоряжении будет 10 Гб для хранения данных и возможность обмениваться голосовыми сообщениями. Чтобы пользоваться групповыми видеозвонками, интеграциями и получить возможность создавать задачи в чате, нужно будет заплатить $4 за пользователя в месяц (если платить сразу за год, то месяц использования будет стоить $3).

Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.

Продукты для обмена файлами

Такие сервисы облегчают совместную работу над проектами и гарантируют, что доступ к необходимой информации будет у всех, кому это важно.

Hightail

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.

Особенности: Оптимальное решение для тех, кому нужно работать с действительно большими файлами, например дизайнерскими. Здесь же можно назначать задачи членам команды и отслеживать их активность.

Недостатки: Не у всех пользователей корректно работает синхронизация файлов между устройствами и облачным хранилищем. Техподдержка отвечает на обращения недостаточно быстро.

Тарифы: Есть триал-версия и бесплатный тариф. Без оплаты функционал ограничен: пользователи могут загружать файлы до 100 Мб, каждый получает не более 2 Гб пространства. За $12 в месяц, при оплате за год, пользователь может загружать файлы размером до 25 Гб, в его распоряжении неограниченное пространство для хранения.

Рейтинг на Capterra: 4,4 из 5.

Zoho WorkDrive

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.

Особенности: Продукт подойдет командам, которые хотят загружать файлы на диск, а затем открывать коллегам доступ к просмотру, комментированию, редактированию.

Недостатки: Пользователи отмечают, что файлы долго загружаются, а техническая поддержка оставляет желать лучшего.

Тарифы: Есть бесплатная пробная версия. Платные тарифы стартуют с $2,5 за пользователя в месяц при годовой оплате, если платить ежемесячно , минимальный тариф обойдется в $3. За эту сумму команда до 3 человек получает 1 Тб места для хранения, можно загружать файлы, размер которых не больше 1 Гб.

Рейтинг на Capterra: 4,6 из 5.

Egnyte

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Особенности: Инструмент, позволяющий не только загружать файлы и работать с ними, но и контролировать доступ к ним, получая уведомления о несанкционированных действиях.

Недостатки: При загрузке и синхронизации файлов возникают проблемы.

Тарифы: Для знакомства можно использовать бесплатную тестовую версию. Платные тарифы стоят от $20 в месяц за пользователя при оплате за год. За эти деньги вы получаете безопасность файлов, управление доступом к ним и защиту от вредоносных программ. Максимальный размер загружаемого файла – 100 Гб.

Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.

Google Drive

Платформы: Web, iOS, Android.

Особенности: Продукт, упрощающий загрузку, синхронизацию и совместную работу с файлами. Также здесь можно разграничить права доступа.

Недостатки: Не всегда корректно работает синхронизация, если файл большой, то предварительного просмотра для него не будет. Скорость работы сервиса зависит от качества подключения к Интернету.

Тарифы: Бесплатно пользователи получают 100 Гб для хранения своих данных. За $6 в месяц можно получить еще 30 Гб места, а за $12 уже 2 Тб.

Рейтинг на Capterra: 4,8 из 5.

Сервисы для разработчиков

Как правило, для работы с полным циклом разработки программного обеспечения выбирают специальные программы. Они ускоряют взаимодействие разработчиков между собой, позволяют улучшить управление требованиями, сценариями тестирования и разработкой как таковой.

Redmine

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.

Особенности: Эта платформа с открытым исходным кодом позволяет создавать проекты и задачи, выставлять им приоритеты и контролировать прогресс. Также можно обмениваться файлами, репозиториями, работать над проблемами и ошибками ПО.

Недостатки: У пользователей есть претензии к UX, поиску, процессу первичной настройки.
Тарифы: Есть бесплатная тестовая версия, платный тариф обойдется от $25 в месяц.
Рейтинг на Capterra: 4,1 из 5.

Jira

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.

Особенности: Команды, которые предпочитают agile, часто для совместной работы выбирают именно этот инструмент. Доски Канбан и Scrum, отчеты о спринтах, графики скорости завершения задач – все это позволяет ясно понимать, на какой стадии находится работа, а также точнее планировать будущие проекты.

Недостатки: Многим сложно разобраться в принципах работы продукта, а также у пользователей возникают трудности с поиском задач.

Тарифы: Есть триал-версия, для команд до 10 человек инструмент полностью бесплатный. Командам, имеющим от 11 сотрудников, продукт обойдется в $7 в месяц.

Рейтинг на Capterra: 4,4 из 5.

Confluence

Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.

Особенности: Обычно этот продукт используется как информационный центр для компании в целом и отдельных команд. В нем удобно хранить правила, инструкции и другую документацию. Редактировать материалы могут сами сотрудники, при этом видно, кто и какую правку внес.

Недостатки: Существуют проблемы с экспортом документов и поиском по тексту.

Тарифы: Есть бесплатный тариф для 10 пользователей без ограничений по количеству созданных страниц. За $55 в месяц доступ к продукту могут получить до 20 000 пользователей.

Рейтинг на Capterra: 4,4 из 5.

Codegiant

Платформы: Web, Windows, Mac.

Особенности: Еще один инструмент для разработчиков, который нравится пользователям приятным интерфейсом. Он позволяет управлять проектами и задачами, базой знаний, загружать репозитории.

Недостатки: Не всех устраивает, что продукт не имеет мобильного приложения.

Тарифы: Начать знакомство с продуктом можно в рамках триал-версии. Для команд из 5 и менее человек есть возможность использовать Codegiant бесплатно, для репозитория отводится 5 Гб. За $9 в месяц снимается ограничение на количество пользователей, емкость репозитория увеличивается до 50 Гб.

Рейтинг на Capterra: 4,4 из 5.

Если вы готовы использовать стратегии управления несколькими проектами одновременно и осваивать новые программы, то параллельное ведение проектов не вызовет у вас никаких трудностей.

Как вести несколько проектов одновременно но эффективно

Всем привет! Мне часто приходят различные интересные вопросы от вас о работе дизайнера. И я решила ввести новую рубрику «Маша отвечает» 🙂
Студентка Екатерина Богомолова задала такой вопрос:

Мария и всем добрый вечер! У меня вопрос-лирическое отступление)) Когда проектов 3-5 и более, как не запутаться между ними? Есть какая-то программа или система учета особенностей каждого проекта? Кроме блокнота и ручки)

— Екатерина Богомолова

Вы же понимаете, что дело не в том, чтоб записать информацию на листочке. А в том, чтобы понять клиента и его потребности, тогда у вас сформируется целостная картинка проекта.

Так что из советов следующее:

Не набирать с лихвой. Качество и включенность в проект могут упасть.

Записываем все! Хотя бы в блокнот. Но лучше использовать программы учета, crm-системы. Например, такие как AMO, Планфикс, Google Задачи, Trello и тд. Прикрепила скриншоты с примерами как я веду свои проекты ↓

Проекты желательно вести на разных стадиях: тут начало и работа над планировочным решением, в другом проекте — уже делаем визуализации, а в третьем — уже ремонт во всю.

При знакомстве, на самых начальных этапах, первой-второй встрече максимально полно расспросить, уточнить и понять. Чтобы портрет клиента сразу четко сложился.