Как поставить электронную подпись на документ word

Добавление или удаление цифровой подписи для файлов Microsoft 365

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Excel 2021 Word 2021 PowerPoint 2021 Excel 2019 Word 2019 PowerPoint 2019 Excel 2016 Word 2016 PowerPoint 2016 Excel 2013 Word 2013 PowerPoint 2013 Excel 2010 Word 2010 PowerPoint 2010 Excel 2007 Word 2007 PowerPoint 2007 Excel Starter 2010 Word Starter 2010 Еще. Меньше

Сведения о цифровых подписях (также называемых цифровыми идентификаторами), о том, для чего они могут использоваться, а также о том, как их использовать в Word, Excel и PowerPoint, см. в статье Все о цифровых подписях.

Создание строки подписи в документе Word или Excel

1. Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.
2. На вкладке Вставка выберите Строка подписи в группе Текст .
3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображаться под строкой подписи: • Рекомендуемый подписыватель: полное имя подписывателя.
   • Заголовок рекомендуемого подписывателя: название подписывателя, если оно есть.
   • Рекомендуемый адрес электронной почты подписывателя: при необходимости — адрес электронной почты подписывателя.
   • Инструкции для подписывателя. Добавьте инструкции для подписывателя, например «Перед подписанием документа убедитесь, что содержимое правильно».
4. Установите один или оба указанных ниже флажка. • Разрешите подписывшему добавлять комментарии в диалоговом окне Подписывание Разрешить подписывательу ввести цель подписи.
   • Показать дату подписи в строке подписи . Дата подписания документа будет отображаться с подписью.

Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.

Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Выберите Просмотреть подписи , чтобы завершить процесс подписи.

Подписание строки подписи в документе Word или Excel

При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.

1. В файле щелкните правой кнопкой мыши строку подписи и выберите Команду Подписать.
   Если файл откроется в защищенном представлении, выберите Изменить в любом случае, если файл получен из надежного источника.
2. Выполните одно или несколько из указанных ниже действий.
3. Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.
4. Чтобы добавить рукописную подпись, подпишите свое имя в поле рядом с элементом X с помощью функции рукописного ввода.
5. Чтобы использовать изображение с письменной подписью, выберите Выбрать изображение. В диалоговом окне Вставка рисунков выберите расположение файла изображения сигнатуры, выберите файл и нажмите кнопку Выбрать.

Примечание: Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.

В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.

Примечание: Вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув строку подписи. Введите свое имя рядом с X. Или в области Подписи в разделе Запрошенные подписи щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.

Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel

1. Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.
2. Щелкните правой кнопкой мыши строку подписи и выберите Удалить подпись.
3. Нажмите кнопку Да.

Примечание: Кроме того, можно удалить подпись, щелкнув стрелку рядом с подписью в области подписей. Выберите Удалить подпись.

Все о цифровых подписях

• Что такое цифровая подпись?
• Строки подписи в документах Word и Excel
• Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint
• Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint
• Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.

Сертификат подписи и центр сертификации

Сертификат подписи. Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.

Примечание: Дополнительные сведения об открытых и закрытых ключах см. в этой статье.

Центр сертификации. Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.

Совет: дополнительные сведения о получении цифрового сертификата см. в статье Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи.

Что гарантирует цифровая подпись?

• Подлинность. Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.
• Целостность. Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.
• Неотрекаемость. Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.
• Нотариальное заверение. Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с временем, проставленным защищенным сервером меток времени, при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.

Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.

• Цифровая подпись должна быть действительной.
• Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).
• Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.

Важно: Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.

Строки подписи в документах Word и Excel

Строка подписи напоминает типичный заполнитель подписи, который может отображаться в печатном документе. Однако он работает по-другому. Когда строка подписи вставляется в файл Microsoft 365, автор может указать сведения о предполагаемом подписывшем и инструкции для подписывающего. Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему лицу, это лицо видит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрошена. Подписыватель может:

• Введите подпись
• Выбор рисунка рукописной подписи
• ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись, например видимая линия цифровой подписи, обеспечивает подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.

Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint

Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи.

1. На вкладке Файл выберите Сведения.
2. Выберите Защитить документ, Защитить книгу или Защитить презентацию.
3. Выберите Добавить цифровую подпись.
4. Прочтите сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК.
5. В диалоговом окне Подписывание введите цель в поле Назначение подписи этого документа .
6. Нажмите кнопку Подписать.

После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи, а сам файл станет доступен только для чтения.

Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint

1. Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.
2. На вкладке Файл выберите Сведения.
3. Выберите Просмотр подписей.
4. Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи.
5. Рядом с именем подписи щелкните стрелку.
6. Выберите Удалить подпись, а затем нажмите кнопку Да.

Как поставить электронную подпись на документ word

Какие требования существуют к электронной подписи? Как подписать файл в форматах PDF, Word и SIG электронной подписью? А если у вас не один документ, а целая папка с бумагами? Можно ли их подписать одномоментно онлайн?

В нашем материале мы подготовили ответы на актуальные вопросы среди наших читателей в рамках задачи поставить ЭЦП на документах в PDF, Word и SIG.

Можно ли дистанционно выпустить электронную подпись?

Для подписания документа в дистанционном формате необходимо выпустить электронную цифровую подпись. Если речь идет о документе для внутреннего ЭДО, достаточно выпустить простую электронную подпись. Ей обычно подписывают документацию внутри компании.

Выпустить ЭЦП можно самостоятельно, не покидая рабочего места. Для этого необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН) в разделе «Профиль». Сертификат оформляется с ключом проверки электронной подписи и действует в течение одного года. Процедура оформления подписи бесплатная.

Для придания юридической значимости договору потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, КЭП) или неквалифицированная электронная подпись (УНЭП, НЭП). Сделать КЭП и НЭП самостоятельно нельзя. Выпускаются данные виды подписи в удостоверяющем центре (УЦ). Перечень удостоверяющих центров размещен на сайте Минцифры.

Что потребуется для подписания электронного документа?

Для подписания электронных документов необходимо выпустить сертификат с квалифицированной электронной подписью.

Установить на рабочем столе компьютера следующие программы: КриптоАРМ, КриптоПро CSP, КриптоПро PDF, Adobe Acrobat Pro, КриптоПро Office Signature.

КриптоПро АРМ – программа, предназначенная для шифрования и расшифрования данных, для создания и проверки ЭЦП с использованием сертификатов открытых ключей.

КриптоПро Office Signature – плагин, необходимый для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из пакета Microsoft Office 2007, 2010, 2013 и 2016 (для 2016 необходима версия плагина 2.0).

КриптоПро PDF – программа для создания и проверки электронной цифровой подписи в программах Adobe Reader, Adobe Acrobat.

КриптоПро CSP – лицензия, позволяющая хранить сертификаты, и необходима для работы с КриптоПро PDF. Данный софт защитит персональные данные владельца подписи от изменений третьими лицами и зашифрует её в уникальный код.

У всех перечисленных программ есть демоверсии, и от 7 до 14 дней можно использовать ПО бесплатно. Для последующей работы рекомендуем запросить у поставщика актуальный прайс, если планируете продлить лицензию на год и более.

На рынке существуют аналоги КриптоПро: OpenSSL, GnuPG, Bouncy Castle, Libgcrypt, которые обеспечивают надежную защиту данных и легко интегрируются в различные системы и приложения.

Какие документы можно подписывать ЭЦП?

Согласно Федеральному закону №63 «Об электронной подписи» квалифицированной цифровой подписью можно подписывать все электронные документы, которые требуются подтверждения законности прав.

Как с помощью ЭЦП подписать документы формата Word и Excel?

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо добавить на рабочий стол программу КриптоПро Office Signature.

Пользователь заходит в Outlook. Переходит в Настройки > открывает Файл > Сведения , нажимает кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро).

Почему именно КриптоПро Office Signature?

Microsoft Office Starter и Microsoft Office 365 не поддерживают функционал электронной подписи. Программа КриптоПро Office Signature разработана для подписания ЭЦП в файлах в Word и Excel из пакета MO 2007-2016 г выпуска.

Как подписать документ с помощью ЭЦП в формате PDF?
Один и самых популярных запросов – как поставить штамп ЭЦП на документ PDF?

Для подписания PDF-файлов потребуется Acrobat Reader DC. Открываем документ в данной программе. Выбираем Инструменты> Сертификаты> Открыть> Добавить цифровую подпись. Перед тем, как поставить подпись, выбираем для нее место в документе и ЭЦП. После подписания файла его необходимо пересохранить. После нажатия на подпись, всплывает окно с информацией о сертификате и сроке его действия.

Для просмотра электронной подписи в PDF открываем документ. На месте ЭЦП зафиксировано время и дата подписания, ФИО подписанта, данные отображаются сразу же после заверки документа. Если третье лицо попытается внести правки в документ, то подпись «слетит» и файл будет считаться недействительным.

Как создать и подписать файл в формате SIG с помощью ЭЦП?

КроптоПро уже установлен на компьютере. Чтобы подписать документ в формате SIG с помощью ЭЦП, скачайте КриптоАРМ. Данная программа работает в связке с КриптоПро.

Открываете документ для подписания. Переходите в программу КриптоАРМ > Подписать.

Шаг 1. Запускаем Мастер создания электронной подписи.

Шаг 2. Добавляем папку с документами или документ.

Шаг 3. Далее выбираем сертификат. Подписываем документ.
Где хранится электронная подпись?

Вопрос безопасности в работе с электронными документами является ключевым. Подделать договор, наложив на электронный документ фальшивую электронную подпись, невозможно. Закрытый ключ электронной подписи нужно хранить на специальном токене, который защищен паролем. Если носитель похитит мошенник, получить доступ к ключу подписи у него не получится.

Ключи электронной подписи можно копировать на другие носители. Если вы хотите, можете отключить функцию копирования. Для этого при оформлении заявки сообщите менеджеру, что вам нужен неэкспортируемый ключ электронной подписи. В этом случае скопировать подпись с носителя будет невозможно.

Как подписать документ Word

Цифровая подпись — это особый вид электронной подписи, основанный на цифровых сертификатах.

Эти сертификаты выпускаются общедоступными центрами сертификации, например компанией Entrust, после процесса проверки идентификационных данных. Обычно они хранятся в специальных USB-токенах, предназначенных для безопасного размещения сертификатов и ключей цифровой подписи.

Microsoft Word предоставляет возможность добавления цифровых подписей одного или нескольких физических лиц, чтобы обеспечить:

• подотчетность подписей;
• подлинность контента;
• целостность документа.

В этом примере описано, как подписать документ Word с помощью цифрового сертификата Entrust, называемого сертификатом подписи документов.

Вариант 1. Цифровая подпись без строки визуальной подписи в документе Word

Шаг 1. Приобретите сертификат подписи документов у компании Entrust. Сертификаты подписи документов действительны от 1 до 3 лет и выпускаются в виде USB-токена, который мы отправляем вам после проверки вашей личности. Этот процесс может включать видеосеанс в реальном времени.

Шаг 2. Установите сертификат подписи документов. Можно выполнять инструкции, представленные в этом руководстве.

Шаг 3. Откройте документ Word для цифровой подписи и перейдите на вкладку File (Файл).

• Убедитесь, что в меню слева выбран элемент Info (Информация).
• Выберите элементы Protect Document (Защитить документ) >Add a Digital Signature (Добавить цифровую подпись).

• В диалоговом окне Sign (Подпись) выполните перечисленные далее действия.
  • Выберите тип обязательства (автор, утверждающее лицо или автор и утверждающее лицо).
  • Введите цель для подписания документа.
  • Щелкните элемент Details (Сведения), чтобы ввести информацию о себе (должность и местоположение). Эта информация станет частью вашей подписи.
  • Щелкните элемент Change (Изменить), чтобы выбрать сертификат подписи документов Entrust, если он не отображается на нижней панели.
  • Щелкните элемент Sign (Подпись).

  

  • Укажите свой пароль токена, если потребуется.
  • Если появится диалоговое окно Request Permission to use a Key (Запросить разрешение на использование ключа), выберите вариант Grant permission (Предоставить разрешение) для продолжения.
  • Word продолжит подписание документа.

  Вариант 2. Цифровая подпись со строкой визуальной подписи в документе Word

  Шаг 1. Приобретите сертификат подписи документов у компании Entrust. Сертификаты подписи документов действительны от 1 до 3 лет и выпускаются в виде USB-токена, который мы отправляем вам после проверки вашей личности. Этот процесс может включать видеосеанс в реальном времени.

  Шаг 2. Установите сертификат подписи документов. Можно выполнять инструкции, представленные в этом руководстве.

  Шаг 3. Откройте документ Word для цифровой подписи и перейдите на вкладку Insert (Вставка).

  • В разделе Signature Line (Строка подписи) выберите элемент Microsoft Office Signature Line (Строка подписи Microsoft Office).
  • Заполните необязательные поля для лица с правом подписи и щелкните OK (ОК). В документе будет отображаться поле подписи, которое можно переместить.
  • Теперь вы можете отправить документ лицу с правом подписи или подписать документ самостоятельно, если вы являетесь этим лицом. Просто дважды щелкните строку подписи и введите свои имя и фамилию или, при наличии, добавьте изображение своей подписи, щелкнув элемент Select Image (Выбрать изображение).

  

  • Убедитесь в том, что в поле Signing as (Подпись как) выбран сертификат подписи документов. При необходимости можно щелкнуть элемент Change (Изменить), чтобы выбрать правильный сертификат. Затем щелкните элемент Sign (Подпись).
  • Укажите свой пароль токена, если потребуется.
  • Если появится диалоговое окно Request Permission to use a Key (Запросить разрешение на использование ключа), выберите вариант Grant permission (Предоставить разрешение) для продолжения.
  • Word продолжит подписание документа.

  Примеры

  В документе с цифровой подписью будут отображаться баннеры, указывающие, что документ помечен как окончательный, не может быть отредактирован и содержит подписи.

  Если подпись сформирована из строки подписи, она также будет отображаться в документе в том месте, где была размещена строка подписи.

  Цифровые подписи можно проверить, щелкнув элемент View Signatures (Просмотр подписей). Отобразятся проверенное имя лица с правом подписи и причина подписания.

  Как подписать документ электронной подписью в Word

  Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:

  1. Перейдите на вкладку «Файл», откройте «Сведения» и нажмите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».

  2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).

  3. Нажмите «Подписать».

  

  Проверить подпись.

  Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».

  

  Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.

  Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.

  Подписанный документ вы можете проверить с помощью нашей инструкции

  Похожие публикации:

  1. Scratch как поменять язык на русский
  2. Как объединить dwg файлы в 1 файл
  3. Как убрать исправления в ворде
  4. Как удалить виртуальную машину в virtualbox