Как установить индексированность полей в access

Создание и использование индекса для увеличения производительности

Если вы часто ведете поиск в таблице Access или сортировали ее записи по определенному полю, вы можете ускорить эти операции, создав для этого поля индекс. Access использует индексы в таблице при использовании индекса в книге: чтобы найти данные, Access ищет расположение данных в индексе. В некоторых случаях, например в случае первичного ключа, Access автоматически создает индекс. В других случаях индекс можно создать самостоятельно.

В этой статье дается описание индексов; рассматривается, какие поля следует индексировать; описывается создание, удаление и изменение индексов. Кроме того, в этой статье объясняется, в каких случаях приложение Access создает индексы автоматически.

В этой статье

• Что такое индекс?
• Выбор полей для индексирования
• Создание индекса
• Удаление индекса
• Просмотр и редактирование индексов
• Автоматическое создание индексов

Примечание: Методы, описанные в данной статье, нельзя использовать для создания индекса для таблицы веб-базы данных. Производительность веб-базы данных зависит от нескольких факторов, например производительности сервера SharePoint, на котором она размещена.

Что такое индекс?

Индексы обеспечивают поиск и сортировку записей в Access. В индексе хранится местоположение записей на основе одного или нескольких полей, которые были выбраны для индексирования. После того как Access получает сведения о позиции в индексе, он может извлечь данные путем перемещения непосредственно к нужной позиции. Благодаря этому использование индекса гораздо эффективнее просмотра всех записей для поиска необходимых данных.

Выбор полей для индексирования

Вы можете создавать индексы, основанные на одном или нескольких полях. В основном требуется индексировать поля, в которых часто осуществляется поиск, сортируемые поля и поля, объединенные с полями в других таблицах, что часто используется в запросах по нескольким таблицам. Индексы ускоряют поиск и выполнение запросов, однако они могут привести к снижению производительности при добавлении или обновлении данных. Каждый раз, когда вы добавляете или изменяете запись в таблице, содержащей один или несколько индексов, Access приходится обновлять индексы. Добавление записей с помощью запроса на добавление или с помощью импортирования записей также, скорее всего, будет происходить медленнее, если таблица-получатель содержит индексы.

Примечание: Первичный ключ таблицы индексируется автоматически.

Индексировать поля с типом данных «Объект OLE», «Вычисляемый» или «Вложение» невозможно. Индексировать другие поля следует в тех случаях, когда выполняются все указанные ниже условия.

• Тип данных поля: «Короткий текст» («Текст» в Access 2010), «Длинный текст» («Поле МЕМО» в Access 2010), «Число», «Дата/время», «Автонум», «Валюта», «Да/Нет» или «Гиперссылка».
• Предполагается поиск значений в поле.
• Предполагается сортировка значений в поле.
• Предполагается сохранение большого числа различных значений в поле. Если поле содержит много одинаковых значений, то применение индекса может не дать значительного ускорения выполнения запросов.

Составные индексы

Если предполагается, что необходимо будет часто выполнять поиск или сортировку по нескольким полям, вы можете создать индекс для этого сочетания полей. Например, если в одном запросе часто задаются условия для полей «Поставщик» и «Наименование_продукта», имеет смысл создать для этих полей составной индекс.

При сортировке таблицы по составному индексу Access сначала выполняет сортировку по первому полю, заданному для индекса. Последовательность полей определяется при создании составного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, затем выполняется сортировка по второму полю, заданному для индекса, и т. д.

В составной индекс можно включить до 10 полей.

Создание индекса

Перед созданием индекса необходимо решить, следует ли создать индекс для одного поля или составной индекс. Индекс для одного поля создается с помощью установки свойства Индексированное поле. В таблице ниже приведены возможные параметры свойства Индексированное поле.

Параметр свойства «Индексированное поле»

Не создавать индекс для этого поля (или удалить существующий индекс)

Да (допускаются совпадения)

Создать индекс для этого поля

Да (совпадения не допускаются)

Создать уникальный индекс для этого поля

При создании уникального индекса невозможно ввести новое значение в определенном поле, если такое значение уже существует в том же поле другой записи. Access автоматически создает уникальный индекс для первичных ключей, однако может потребоваться запретить создание повторяющихся значений и в других полях. Например, вы можете создать уникальный индекс для поля, в котором содержатся серийные номера, чтобы двум продуктам нельзя было присвоить один и тот же серийный номер.

Создание индекса для одного поля

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы, в которой необходимо создать индекс, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
2. Щелкните пункт Имя поля для поля, которое следует индексировать.
3. В разделе Свойства поля откройте вкладку Общие.
4. В свойстве Индексированное выберите значение Да (допускаются совпадения), если следует разрешить повторяющиеся значения, или значение Да (совпадения не допускаются), чтобы создать уникальный индекс.
5. Чтобы сохранить изменения, щелкните элемент Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.

Создание составного индекса

Чтобы создать составной индекс для таблицы, добавьте строку для каждого поля в индексе и укажите имя индекса только в первой строке. Все строки будут обрабатываться как часть одного индекса, пока не будет обнаружена строка с другим именем индекса. Чтобы вставить строку, щелкните правой кнопкой мыши место, куда вы хотите ее вставить, и выберите в контекстном меню команду Вставить строки.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы, в которой необходимо создать индекс, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
2. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть щелкните пункт Индексы. Появится окно «Индексы». Измените размеры этого окна, чтобы отображались пустые строки и свойства индекса.
3. В первой пустой строке столбца Индекс введите имя индекса. Для индекса можно использовать либо имя одного из индексируемых полей, либо другое подходящее имя.
4. В столбце Имя поля щелкните стрелку, затем щелкните первое поле, которое следует использовать в индексе.
5. Следующую строку столбца Индекс оставьте пустой, затем в столбце Имя поля укажите второе индексируемое поле. Повторите этот шаг для всех полей, которые необходимо включить в индекс.
6. Чтобы изменить порядок сортировки значений полей, в столбце Порядок сортировки окна «Индексы» щелкните пункт По возрастанию или По убыванию. По умолчанию выполняется сортировка по возрастанию.
7. В разделе Свойства индекса окна Индексы укажите свойства индекса для строки в столбце Имя индекса, содержащем имя индекса. Задайте свойства в соответствии с таблицей ниже.

Подпись	Значение
Первичный	Если Да, то индекс является первичным ключом.
Уникальный	Если Да, то каждое индексируемое значение должно быть уникальным.
Пропуск пустых полей	Если Да, то записи с пустыми значениями в индексируемых полях будут исключены из индекса.

Удаление индекса

Если индекс становится ненужным или приводит к значительному снижению производительности, его можно удалить. При этом удаляется только сам индекс, а не поля, на которых он основан.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы, для которой необходимо удалить индекс, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
2. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть щелкните пункт Индексы. Появится окно «Индексы». Измените размеры этого окна, чтобы отображались пустые строки и свойства индекса.
3. В окне «Индексы» выделите строки, содержащие индекс, который следует удалить, и нажмите клавишу DELETE.
4. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.
5. Закройте окно Индексы

Просмотр или редактирование индексов

Чтобы оценить влияние индексов на производительность или убедиться, что необходимые поля проиндексированы, просмотрите индексы в таблице.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши имя таблицы, индекс которой вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
2. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть щелкните пункт Индексы. Появится окно «Индексы». Измените размеры этого окна, чтобы отображались пустые строки и свойства индекса.
3. Просмотрите или измените индексы и свойства индексов в соответствии со своими задачами.
4. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.
5. Закройте окно Индексы

Автоматическое создание индексов

В некоторых случаях индексы создаются автоматически. Например, индексы создаются для любых полей, которые определяются пользователем в качестве первичного ключа таблицы.

Для автоматического создания индекса также можно использовать параметр Автоиндекс при импорте и создании в диалоговом окне Параметры Access. Access автоматически проиндексирует все поля, имена которых начинаются с указанных в поле Автоиндекс при импорте и создании знаков или заканчиваются ими, например ID, ключ, код или число. Чтобы просмотреть или изменить текущие параметры, сделайте следующее:

1. Выберите Файл >Параметры.
2. Щелкните Конструкторы объектов, а затем в разделе Конструктор таблиц добавьте, измените или удалите значения в поле Автоиндекс при импорте и создании. Для разделения значений используйте точку с запятой (;).

Примечание: Если имя поля начинается со значения, указанного в списке, или заканчивается им, поле будет автоматически проиндексировано.

Так как каждый индекс требует дополнительной обработки, производительность при добавлении или обновлении данных снижается. Поэтому рекомендуется изменить значения, указанные в поле Автоиндекс при импорте и создании или уменьшить их число, чтобы сократить количество создаваемых индексов.

Индексированное поле

Индексированное поле можно использовать для контроля уникальности. В MS ACCESS, как и во многих других системах, при определении для индексированного поля значения свойства «уникальный индекс» в это поле не допускается ввод повторяющихся значений.

Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных полей тем, что для них MS ACCESS создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов.

Специальный индекс называется Ключ (первичный ключ) (рис. 1. 9), идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа MS ACCESS напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и MS ACCESS), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю производится индексирование и запрещается ввод повторяющихся или пустых значений ключа.

При создании таблицы в режиме таблицы MS ACCESS автоматически создает поле первичного ключа с именем «Код» и типом данных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ и задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в режиме конструктора.

Предполагаемый первичный ключ должен обладать указанными ниже характеристиками:

Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.

Поле или сочетание полей никогда не должно быть пустым или содержать значение NULL.

Значения не должны изменяться в процессе работы с БД. Свойство «Индексированное поле» определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

MS Access – индексирование

Индекс – это структура данных, специальная структура данных, предназначенная для повышения скорости поиска данных. Если вы часто выполняете поиск в таблице или сортируете ее записи по определенному полю, вы можете ускорить эти операции, создав индекс для поля. Microsoft Access использует индексы в таблице, так как вы используете индекс в книге для поиска данных.

• В некоторых случаях, например для первичного ключа, Access автоматически создает индекс для вас.
• В других случаях вы можете захотеть создать индекс самостоятельно.
• Индекс хранит расположение записей на основе поля или полей, которые вы выбираете для индексации.
• После того как Access получит местоположение из индекса, он сможет извлечь данные, перейдя непосредственно в правильное местоположение.
• Таким образом, использование индекса может быть значительно быстрее, чем сканирование всех записей для поиска данных.
• Индексы могут ускорить поиск в запросах, но они также могут снизить производительность при добавлении или обновлении записей.

Давайте теперь рассмотрим, какие индексы Microsoft Access создает по умолчанию и как их создавать сами, и узнаем, как удалять любые ненужные индексы. Откройте таблицу tblEmployees в базе данных Access, которую мы создали.

• Мы действительно не играли с индексами в этой базе данных, но это не значит, что у нас их нет.
• Фактически, любое поле, заданное в качестве первичного ключа в Access, автоматически индексируется.
• Access создает дополнительные вторичные индексы в зависимости от имен ваших полей.

Теперь перейдем в меню «Файл» и выберите «Параметры».

Вы увидите окно «Параметры доступа».

Перейдите к конструкторам объектов, и вы увидите раздел с меткой AutoIndex при импорте / создании, а в текстовом поле вы увидите ID; ключ; код; номер. По умолчанию, доступ автоматически добавляет вторичный индекс к полям, которые начинаются или заканчиваются этими именами, и это касается полей, которые вы импортировали, а также полей, которые вы создали вручную.

Если вы хотите сделать любое поле проиндексированным, вы можете перейти на вкладку Поле .

Выберите любое поле, которое вы хотите проиндексировать, и установите флажок Индексированный в разделе Проверка поля. У вас также есть альтернативные варианты для создания или удаления индекса. Вы можете вернуться к представлению « Дизайн» .

Вы можете настроить индексы, выбрав любое поле. Вы также можете увидеть, как они индексируются в области свойств поля ниже. Любое поле, которое не выбрано рядом с индексированным, означает, что для данного поля нет индекса. Вы можете изменить это, щелкнув раскрывающееся меню и выбрав два других параметра – Да (Дублировать ОК) и Да (Без дубликатов) .

Последний параметр Да (Нет Дубликатов) означает, что Access автоматически запретит повторяющиеся значения в этом поле. Давайте теперь создадим индекс для нашего поля фамилии.

Давайте выберем LastName для индексации и скажем « Да» (Дубликаты ОК) . При сохранении Access создаст этот индекс. Еще одна область, где вы можете просматривать и настраивать свои индексы для таблицы, – это область разработки таблиц в группе « Показать / Скрыть ».

Если вы нажмете на эту кнопку «Индексы», появится специальное представление, отображающее все индексы, созданные для этой таблицы.

Теперь у нас есть два индекса для tblEmployees – один, который был создан автоматически на основе поля первичного ключа, и один, который мы только что создали для поля LastName. Это разные способы работы с индексами в таблицах Microsoft Access.

1 Цель работы

Изучить принципы построения баз данных, освоить правила создания и редактирования таблиц в СУБД ACCESS 97.

2 Задачи работы

Ознакомиться со справочной системой MS Access 97. Создать и отредактировать многотабличную базу данных.

3 С одержание работы

3.1 Запустить MS Access .

3.2 Изучить один из разделов справочной системы по указанию преподавателя.

3.3 Создать новую базу данных в файле с именем Student .

3.4 Создать структуру ключевой таблицы БД, определив ключевое поле и индексы; сохранить ее, задав имя Студенты.

3.5 Ввести в таблицу Студенты 10-15 записей и сохранить их.

3.6 Создать структуру неключевой таблицы БД и сохранить ее, задав имя Экзамены.

3.7 Установить связь с отношением один-ко-многим между таблицами Студенты и Экзамены с обеспечением целостности данных.

3.8 Заполнить таблицу Экзамены данными.

3.9 Проверить соблюдение целостности данных в обеих таблицах.

4 Требования к отчету

Отчет о проделанной работе должен содержать :

· название работы, ее задачи и описание последовательности выполнения;

· конспект разделов справочной системы, указанных в задании;

· описание структуры создаваемой БД;

· ответы на контрольные вопросы по указанию преподавателя.

5 Общие сведения

5.1. Основные принципы проектирования баз данных

5.1.1 Основные определения

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств — систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) — это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных — это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии .

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся ( related ) только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать как с единым целым , основанным на значениях связанных между собой данных. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем.

Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

Класс объектов — совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов являются студенты, преподаватели, предметы. Для каждого отдельного объекта из данного класса объектов в таблице создается отдельная запись.

Свойство (атрибут) — определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца ( поля ) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество — это свойства для объекта Студент.

Связь (отношение) — способ , которым связана информация о разных объектах.

5.1.2 Типы связей между объектами

Основным структурным компонентом базы данных , как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов. Например, в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студента и фамилии преподавателей, которым он сдавал экзамены, т.к. это свойства разных классов объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1) , один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М).

Связь типа “один-к-одному” (1:1)

При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа).

Связь типа “один-ко-многим” (1:М)

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону «один», другая — сторону «много». Например, нужно иметь информацию о студентах и результатах сдачи ими экзаменов (дата сдачи, предмет, оценка и т.д.). Если все это хранить в одной таблице, то ее объем неоправданно возрастет, т.к. в ней для каждой записи об очередном экзамене должны повторяться все анкетные сведения о студенте. Поскольку Студент и Экзамены — это разные классы объектов, то и свойства их должны храниться в разных таблицах.

Решением этой задачи является создание двух таблиц. Условно назовем их Студенты и Экзамены. В каждой из них хранятся соответствующие свойства. Для связи этих таблиц нужно использовать только часть информации о студенте, сдающем экзамен. Но она должна однозначно определять каждого студента среди всех. Такой информацией может явиться, например, номер зачетки (он уникален для каждого студента).

В таблице со стороны «один» ( в нашем примере Студенты) такие поля называются ключевыми. Основное требование к значениям в ключевых полях — это их уникальность для каждой записи (т.е. они не должны повторяться).

Связь типа “много-ко-многим” (М:М)

При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи . Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим . Соответсвенно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны «много» и одна со стороны «один». Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

5.2 Структура MS Access 97

Первая версия MS Access была создана в 1993 г. фирмой Microsoft . MS Access — это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows . Access позволяет создавать сложные базы данных, определяя структуру таблиц, связи между ними. Access обладает совершенной системой создания запросов, отчетов и форм любой сложности. В Access , как любом приложении Windows , можно использовать все возможности обмена данными между приложениями ( DDE и OLE ), что позволяет включить в базу данных графическую и (или) звуковую информацию.

В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением . mdb . В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и изменять их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов для вывода на печать. макросы и модули позволяют автоматизировать работу с базой данных.

5.3 Справочная система MS Access 97

В Access97 реализована мощная система оперативной помощи, которая предоставляет пользователям возможность получения справочной информации без прерывания работы с программой. В Access предусмотрено несколько способов быстрого доступа к справочной информации с помощью команд из меню Справка.

Выбор пункта Вызов справки выводит на экран диалоговое окно справочной системы, содержащее три вкладки: Содержание, Предметный указатель и Поиск. Первые две вкладки снабжены краткими инструкциями, вкладка Поиск вызывает вспомогательное диалоговое окно. В нижней части окна расположены управляющие клавиши. Окно справочной системы всегда расположено поверх всех остальных окон.

Вкладка Содержание открывает страницу с перечнем папок, содержащих разделы справочной системы, этой вкладкой удобно пользоваться при систематическом изучении разделов Access . При единичных обращениях к справке, удобнее пользоваться вкладкой Предметный указатель. Вкладкой Поиск обычно пользуются в тех случаях, когда не удается разрешить вопрос первыми двумя способами.

5.3.1 Помощник MS Office

Помощник MS Office появляется на экране сразу после запуска Access 97 и выдает советы и справки об особенностях работы Access 97.

В англоязычной версии Access , помощник умеет отвечать на вопросы. В русской редакции это свойство отсутствует, он лишь периодически выводит на экран полезные советы. Кроме этого помощник подбирает разделы справки о выполняемом задании.

5.3.2. Что это такое?

Эта команда меню Справка позволяет выяснить назначение различных элементов диалоговых окон. Для вывода пояснения к любому из элементов окна диалога достаточно нажать кнопку в области заголовка окна, при этом к указателю мыши “прилипает” знак вопроса. Чтобы узнать назначение какого-либо элемента окна, достаточно поместить на этот элемент указатель и щелкнуть клавишей мыши.

5.4 Начало работы с MS Access

Запуск Access осуществляется двойным щелчком мыши по значку MS Access на рабочем столе, в окне Microsoft Office .

После запуска на экране появится рабочий экран программы MS Access 97, в верхней строке которого расположено Главное меню, а под ним панель инструментов. Она содержит кнопки, дублирующие действия команд главного меню. С помощью команды Вид\Панели инструментов можно самостоятельно определить, которые из них будут отображены на экране.

В средней части расположено начальное окно Microsoft Access, состоящее из двух полей. Верхнее поле предлагает создать новую БД и содержит кнопки для выбора способа ее создания: с помощью конструктора (Новая база данных) или с помощью Мастера баз данных (Запуск мастера). Нижнее поле этого окна предлагает открыть уже созданную ранее БД.

После нажатия кнопки Новая база данных Access97 запрашивает имя для файла, в котором будет храниться база данных и открывает окно новой базы данных (рис.1).

Нажав кнопку Запуск Мастера Access97 приглашает создать базу данных, используя некоторые стандартые темы приложений из своей библиотеки. Эти приложения включают в себя весь необходимый набор объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Из предложенных примеров можно выбрать подходящий и на его основе создать свою БД. После этого пользователю остается только ввести в таблицы нужные данные.

Мастер баз данных не может учитывать все нюансы конкретного применения БД, поэтому созданное таким образом приложение можно откорректировать, используя режим Конструктора для нужного объекта БД .

5.5 Создание новой базы данных с помощью Конструктора

После запуска Access нужно щелкнуть на кнопке Новая база данных в окне Miсrosoft Access и в предложенном диалоговом окне задать имя для файла БД. После этого на экране появляется окно базы данных (рис.1), из которого можно получить доступ ко всем ее объектам: таблицам, запросам, отчетам, формам, макросам, модулям.

Для создания новой таблицы нужно перейти на вкладку Таблица и нажать кнопку Создать. В следующем окне следует выбрать способ создания таблицы — Конструктор.

Рис.1 Окно базы данных (фрагмент)

После этого Access выводит окно Конструктора таблицы (рис.2), в котором задаются имена, типы и свойства полей для создаваемой таблицы .

Имя поля не должно превышать 68 символа и в нем нельзя использовать символы ! . [ ] .

Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access (таблица 1). Тип поля определяется характером вводимых в него данных.

Среди типов данных Access есть специальный тип — Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.

Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.

Рис.2 Окно Конструктора таблицы

Размер поля — определяется только для текстовых и Memo -полей; указывает максимальное количество символов в данном поле. По умолчанию длина текстового поля составляет 50 символов

Формат поля – определяется для полей числового, денежного типа, полей типа Счетчик и Дата\Время. Выбирается один из форматов представления данных.

Число десятичных знаков — определяет количество разрядов в дробной части числа.

Маска ввода — определяет шаблон для ввода данных. Например, можно установить разделители при вводе телефонного номера

Подпись поля — содержит надпись, которая может быть выведена рядом с полем в форме или отчете ( данная надпись может и не совпадать с именем поля, а также может содержать поясняющие сведения).

Значение по умолчанию — содержит значение, устанавливаемое по умолчанию в данном поле таблицы. Например, если в поле Город ввести значение по умолчанию Уфа, то при вводе записей о проживающих в Уфе, это поле можно пропускать, а соответствующее значение (Уфа) будет введено автоматически. Это облегчает ввод значений, повторяющихся чаще других.

Условие на значение — определяет множество значений, которые пользователь может вводить в это поле при заполнении таблицы. Это свойство позволяет избежать ввода недопустимых в данном поле значений. Например, если стипендия студента не может превышать 250 р., то для этого поля можно задать условие на значение:

Сообщение об ошибке — определяет сообщение, которое появляется на экране в случае ввода недопустимого значения.

Обязательное поле — установка, указывающая на то, что данное поле требует обязательного заполнения для каждой записи. Например, поле Домашний телефон может быть пустым для некоторых записей ( значение Нет в данном свойстве). А поле Фамилия не может быть пустым ни для одной записи (значение Да).

Пустые строки — установка, которая определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (“ “).

Индексированное поле — определяет простые индексы для ускорения поиска записей.

Для сохранения структуры таблицы нужно ввести команду Файл\Сохранить и в окне Сохранение ввести имя таблицы.

Таблица 1 Типы данных MS Access 97