Как подгрузить архив в outlook

Архивация и резервное копирование почтового ящика

С помощью мастера импорта и экспорта можно архивировать почтовый ящик, экспортировать его в файл и восстанавливать данные, импортировать их из файла обратно в почтовый ящик.

Мастер импорта и экспорта

• В Outlook есть средство для создания и восстановления почтового ящика, который называется мастером импорта и экспорта.
• Чтобы открыть ее, откройте вкладку «ФАЙЛ» >«Открыть & экспорт > и экспорт.»
• Для этого нужно экспортировать почтовый ящик в файл на компьютере, а затем восстановить данные, импортив их обратно в почтовый ящик. Тип файла, в который вы экспортируете данные, — это файл данных Outlook с расширением PST.
• Если вы решили перейти на архивную проверку вручную, можно отключить автоархиватор.
• На вкладке «ФАЙЛ» >параметры >параметры >автоархив установки. Затем, с каждой кнопки «ОК», от нее можно выполнить автоархив.

Хотите узнать больше?

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.

Архивация в Outlook для Windows

Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

У всех учетных записей есть доступ к папке «Архив». Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, таких как «Входящие», «Отправленные» и «Удаленные». Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке «Архив».

Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку «Архив» или назначить существующую папку папкой архива. Расположение папки «Архив» для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.

При перемещении сообщений в папку «Архив» с помощью кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшается. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, можно использовать веб-архив в Microsoft 365 для предприятий.

Архивация сообщений с помощью кнопки «Архивировать»

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку Архив без их удаления можно использовать кнопку «Архивировать» в группе «Удалить» на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.

• Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку Архив. По умолчанию при вводе условия в поле «Поиск» Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.
• Элементы по-прежнему доступны на телефоне или других устройствах через папку Архив.

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

1. Выберите сообщение электронной почты, для архивации.
2. Выберите архив на панели инструментов.
3. Вы получите всплывающее уведомление, подтверждающее действие и предоставляющее возможность отменить.

Архивация элементов в Outlook

1. Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.
2. В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.

Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

Примечание. Кнопка Архив отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно.

Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы запретить перемещение элементов в папку «Архив» при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.

Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. Это исправление не применяется к версиям Outlook с бессрочной лицензией.

Как найти папку «Архив»?

Папка Архив находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите Вид > Область папок > Обычный вид.

Как выполнить поиск в папке «Архив»?

По умолчанию при вводе запроса в поле в верхней части списка папок Outlook поиск выполняется во всем почтовом ящике.

Если вы хотите ограничить область поиска только папкой «Архив», сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке «Архив».

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке «Входящие».

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуем использовать архивацию для перемещения из папки «Входящие» сообщений, которые больше не нужны. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки «Входящие» и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Можно ли выбрать другую папку для архивации?

Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, которую невозможно переименовать, переместить или удалить. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки «Архив», выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Почему новая функция архивации называется почти так же, как серверный архив?

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Что насчет автоархивации?

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.

Автоархивацию можно по-прежнему использовать , если у вас нет серверного архива, а ИТ-отдел не отключил ее. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Автоархивация старых элементов вручную в Outlook для Windows.

Я администратор Office 365 корпоративный. Могу ли я отключить архивацию с помощью групповой политики?

Архивация доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, Outlook в Интернете и Outlook.com. Ее невозможно отключить с помощью групповой политики.

Нужна дополнительная помощь?

• Архивация старых элементов вручную в Outlook для Windows
• Создание вложенной папки

Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда и функция Архивировать не отображаются ни для одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включили учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

1. Выполните одну из указанных ниже процедур.
   • В Outlook 2013:щелкните Файл >сведения > средства очистки >Архив.
     
   • В Outlook 2016: выберите пункты Файл >Сведения >Инструменты >Удалять старые элементы.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке «Отправленные» может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке «Входящие».

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком «Не автоархивировать». При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Нажмите OК.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

1. Щелкните Файл >Параметры >Дополнительно.
2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
3. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые Outlook архивируются автоматически через определенные промежутки времени. Дополнительные информацию об автоархивке см. вэтой статьи.

Кроме автоархивативирования или замены, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы. Архивариум вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки включены в архив и какие Outlook файл данных (PST).

Чтобы вручную Outlook элементы, сделайте следующее:

1. Перейдите на вкладку Файл.
2. Нажмите кнопку Средства очистки.
3. Нажмите кнопку Архивировать.
4. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую вы хотите архивировать. Любая вложенная папка выбранной папки включается в этот архив вручную.
5. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.
6. Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в области Архивный файл нажмитекнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Место назначения файла появится в поле Архивный файл.
7. Чтобы включить элементы, которые по отдельности помечены как исключенные из автоматической архива, включив в него элементы с пометкой «Не автоархивировать». Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а игнорирует только для этого архива параметр Не автоархивативировать.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, отключите автоархивировать. Выполните следующие действия:

1. Откройте вкладку Файл.
2. Нажмите кнопку Параметры.
3. На вкладке Дополнительные в области Автоархивканажмите кнопку Автоархив Параметры.
4. Чтобы выполнить автоархивную проверку каждые n дней, сжимите его.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Автоархиватив, который включен по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через запланированные интервалы времени. Однако вы можете вручную архивировать элементы и архивировать их в определенном расположении.

Примечание: Параметры Microsoft Office Outlook 2007 автоархивизации можно настраивать. Вместо архива или архива элементов вручную вы можете обнаружить, что автоархивальная обработка может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения см.в этой статьи.

1. В меню Файл выберите пунктАрхивировать .
2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем укажите дату в области Архивировать элементы старше.
3. В области Архивныйфайл нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.
4. Если вы хотите переопрепрестировать предыдущий параметр, чтобы не архивировать отдельные элементы автоматически, выберите параметр Включить элементы с параметром «Не автоархивировать». Если вы решите вручную архивировать эти элементы во время этой процедуры, на элементы снова будет оголен параметр Не автоархивативировать, если этот параметр не будет переопределен вручную в будущем.
5. Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и указанном расположении.

Папка архива автоматически добавляется в почтовый ящик Office 365

В почтовый ящик Office 365 автоматически добавлена папка архива. В конце декабря 2016 г. Office 365 была обновлена, чтобы автоматически создавать папку архива при любом доступе (первоначальному или последующему) к почтовому ящику Exchange.

Известные проблемы

Дубликат папки Archive1

В дополнение к папке архива может быть создана папка-дубликат Archive1. Если архивированное сообщение электронной почты перемещается в папку Archive1 , выполните следующие действия в Outlook и Outlook в Интернете:

1. Настройте учетную запись электронной почты для использования режима онлайн.
   • Выберите Файл, Настройки учетной записи, Параметры учетной записи. .
   • В диалоговом окне Настройка учетных записей щелкните нужную учетную запись на вкладке Электронная почта и нажмите Изменить.
   • Снимите флажок Использовать режим кэширования Exchange и последовательно нажмите кнопки Далее и Готово.
2. Закройте приложение Outlook и запустите его снова.
3. После перезагрузки Outlook переместите все содержимое в папку, которая в данный момент назначен как папка архива по умолчанию. В данном случае это папка Archive1.
4. Удалите папку с именем Archive.
5. Закройте программу Outlook.
6. Войдите в почтовый ящик Exchange Online через Outlook в Интернете (http://portal.office.com).
7. На портале Office 365 щелкните Параметры и в разделе Параметры приложения щелкните параметр Почта.
   • Обратите внимание на то, где ссылка «Почта находится в этом меню, так как позднее потребуется вернуться к другому языку
8. Нажмите кнопку Общие, а затем выберите Регион и часовой пояс. Выберите другой язык.
   • Выбирайте простой язык на случай, если вы не сможете найти это меню без перевода.
9. После нажатия кнопки Сохранить для сохранения изменений нового языка вернитесь в электронную почту и обратите внимание на все папки на новом языке.
   • Если выбран вариант Español (Mexico), обратите внимание, что имя папки Archive1 изменилось на Archivo.
10. Теперь нажмите кнопку Параметры и перейдите по ссылке Параметры почты в разделе Ваши параметры приложения
    • Измените параметр General ( Общие) , Regions and time zone(Регион и часовой пояс), Language (Язык) обратно на Русский.
11. Запустите Outlook и сбросьте учетную запись электронной почты, чтобы использовать режим кэширования Exchange.

Папка архива в неожиданном месте

Папка архива может оказаться в неожиданном месте, например в виде вложенной папки в корзине. Чтобы переместить папку архива в место по умолчанию, выполните следующие действия в Outlook в Интернете:

1. Настройте учетную запись электронной почты для использования режима онлайн.
   • Выберите Файл, Настройки учетной записи, Настройки учетной записи. .
   • В диалоговом окне Настройка учетных записей щелкните нужную учетную запись на вкладке Электронная почта и нажмите кнопку Изменить.
   • Снимите флажок Использовать режим кэширования Exchange и последовательно нажмите кнопки Далее и Готово.
2. Закройте приложение Outlook и запустите его снова.
3. После перезагрузки Outlook скопируйте содержимое папки, назначенной в качестве папки архива по умолчанию. Это можно сделать путем создания новой папки и перемещения электронной почты из папки архива в новую или путем экспорта содержимого папки архива в файл данных Outlook (PST).
4. Закройте программу Outlook.
5. Войдите в почтовый ящик Exchange Online через Outlook в Интернете (http://portal.office.com).
6. Откройте вкладку Почта.
7. Перейдите к папке архива , которая находится в неожиданном месте.
8. Удалите папку Архив.
   Важно! Изучите шаги 9-11, которые необходимо выполнить сразу же после выполнения этого шага.
9. На портале Office 365 щелкните Параметры и в разделе Параметры приложения щелкните параметр Почта .
   • Обратите внимание на расположение ссылки Почта, так как позднее потребуется вернуться к ней, когда пользовательский интерфейс будет отображаться на другом языке
10. Нажмите кнопку Общие, а затем выберите Регион и часовой пояс. Измените язык.
    • Выбирайте простой язык на случай, если вы не сможете найти это меню без перевода.
11. После нажатия кнопки Сохранить для сохранения изменений нового языка вернитесь в электронную почту и обратите внимание на все папки на новом языке.
    • Если выбран вариант Español (Мексика), обратите внимание на новую папку Archivo на верхнем уровне.
12. Теперь нажмите кнопку Параметры и перейдите по ссылке Параметры почты в разделе Ваши параметры приложения.
    • Измените параметр General ( Общие) , Regions and Time Zone(Регион и часовой пояс), Language (Язык) обратно на русский. Папка верхнего уровня переименовывается в архив.
13. Запустите Outlook и сбросьте учетную запись электронной почты, чтобы использовать режим кэширования Exchange.

Дополнительная информация

Функция «Архив одним щелчком» была доступна в веб-версии Outlook для Office 365 более года до того, как пользовательский интерфейс Outlook 2016 был обновлен и в нем стала отображаться кнопка «Архив». Если папка архива не существует, нажмите кнопку Archive (Архив) в Outlook 2016, чтобы создать папку архива или выбрать существующую папку в качестве целевой папки для архива одним щелчком мыши. Однако с задокументированным здесь изменением папка была создана без запроса или вмешательства другого пользователя.

Дополнительные сведения о функции «Архив одним щелчком» в Outlook в интернете см. в разделе Новые функции Outlook в Интернете.

Дополнительные сведения о функции «Архив одним щелчком» в Outlook 2016 см. в разделе Архив в Outlook 2016 для Windows.