Как правильно назначить ответственного или ответственным?
Ответ справочной службы русского языка. Верно: назначить ответственным и Иванова — начальника участка и Петрова — начальника участка. Вопрос № 295343 Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно: назначить ответственнОЙ за ведение делопроизводства помощника директора Иванову И.И. или назначить ответственнЫМ за ведение делопроизводства помощника директора Иванову И.И. Ответ справочной службы русского языка Правилен второй вариант.
Приказ о назначении ответственного лица
Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует. Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме. Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Кто назначает ответственное лицо
В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.
Сотрудник, назначенный ответственным лицом, может отвечать за материальные ценности, техническую или пожарную безопасность, охрану труда, проведение работ на объектах повышенной опасности и пр.
В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ.
Перед выпуском приказа
Чаще всего приказ подразумевает возложение ответственности за охрану труда. Это связано с тем, что предоставление персоналу безопасных условий при выполнении рабочих обязанностей является одним из первых условий законного функционирования предприятия, особенно занятого в производственной отрасли.
Прежде, чем оформлять документ о возложении подобного рода обязательств на подчиненных, следует провести для них курс соответствующего обучения.
В дальнейшем справки, аттестаты и т.п. документы, подтверждающие квалификацию работников, необходимо приложить к приказу о назначении ответственных лиц. Важно помнить, что такие документы действуют, как правило, не более пяти лет, поэтому периодически сотрудников придется отправлять не переаттестацию, причем за счет предприятия.
Если же ответственность возлагается за материальные ценности, то перед тем как сотрудник подпишет такой приказ и возьмет на себя все риски, должна пройти инвентаризация имущества, поскольку в будущем человек будет нести ответственность за его сохранность.
Шапка приказа
Приказ об ответственном лице имеет вполне стандартную структуру.
В «шапке» документа пишется полное наименование предприятия с указанием его организационно-правовой формы (ЗАО, ОАО, ООО, ИП). Затем указывается населенный пункт, в котором это предприятие расположено, а также дата заполнения приказа (число, месяц, год).
Чуть ниже нужно написать вид документа (в данном случае это приказ) и его номер по внутреннему документообороту. Далее коротко прописывается суть приказа и для каких целей он создан. Затем ниже по центру строки пишется слово «приказываю» и ставится двоеточие.
Тело приказа
Вторая часть документа содержит более подробную информацию. Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве. В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами). Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать. В последнем пункте следует указать полный список документов, которыми должны руководствоваться работники для выполнения требований по контролю за зоной ответственности.
В завершение под приказом нужно поставить подпись руководителя, а также печать организации. Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.
После написания приказа
Сотрудники, на которых специальным приказом была возложена ответственность за какой-либо частью производственного процесса, с момента его подписания должны проводить инструктажи с коллегами, доводить до сведения персонала правила техники безопасности, различные внутренние нормативные акты и др. В числе прочего они обязаны вести специальный журнал проведения инструктажа, где работники, его прошедшие, должны ставить свои подписи. Периодически они же должны осуществлять контроль за знанием сотрудников правил по охране труда и безопасности на производстве.
Приказ о назначении ответственных лиц
Когда нужно назначить ответственного за пожарную безопасность, охрану труда, персональные данные или воинский учет, работодатель издает приказ. В законодательстве нет списка обязательных приказов, которые должны быть у работодателя, но есть ряд документов, за отсутствие которых предусмотрена ответственность.
Подготовили для вас шаблоны обязательных приказов, которые можно скачать, если каких-то не досчитаетесь.
Зачем нужен приказ об ответственных лицах
Приказ о назначении ответственных лиц — документ, который закрепляет за сотрудником дополнительные обязанности и возлагает за них ответственность.
Дмитрий Цветков — директор ООО «Уникальные возможности». По закону он несет ответственность за пожарную безопасность в компании. Но он хочет делегировать часть полномочий сотруднику — например, руководителю службы охраны Котову — и издает об этом приказ.
Теперь уже Котов отвечает за пожарную безопасность в компании: разрабатывает планы эвакуации, инструкции по использованию огнетушителей, обучает и инструктирует работников, закупает противопожарный инвентарь: знаки пожарной безопасности, рукава, противогазы.
Приказ о назначении ответственного лица достаточно оформить один раз, его не нужно ежегодно обновлять. Переиздать приказ придется, когда ответственного сотрудника переводят на другую должность или увольняют. В первом случае в приказе указывают его новую должность, а во втором — другого работника, который будет исполнять обязанности ушедшего.
Какие приказы обязательно должны быть у работодателя, а какие — нет
Приказы о назначении ответственных лиц бывают обязательные и не обязательные.
Обязательные приказы должны оформлять все компании и ИП, даже если руководитель или ИП делает все сам. За их отсутствие грозит штраф. Список приказов зависит от специфики бизнеса. Например, в строительных компаниях должен быть ответственный за организацию и безопасность работы на высоте, на промышленных предприятиях — ответственный за промбезопасность.
Не обязательные приказы. Это документы, за отсутствие которых не грозит наказание. Например, к таким относится приказ о назначении материально ответственного лица.
По закону сотрудник отвечает за причиненный ущерб в пределах среднего месячного заработка. Например, если секретарь разольет кофе на рабочий ноутбук, он будет должен возместить ремонт техники. Но больше его средней месячной зарплаты удержать не получится.
Ограниченная материальная ответственность есть у всех работников, которые подписали трудовой договор с компанией. Но если приказом назначить ответственного сотрудника и заключить с ним отдельный договор о полной материальной ответственности, взыскать ущерб будет проще.
Полная материальная ответственность наступает только в определенных случаях, подробнее об этом рассказывали в отдельной статье.
Приказы о назначении ответственных
Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (особенно одних и тех же лиц) за какую-то функцию организации и за постоянные задачи нет никакого смысла.
Организация фактически представляет собой группу функций и группу людей. Все функции и трудовые обязанности закрепляются положениями о подразделениях и должностными (рабочими) инструкциями сотрудников, фиксируются в трудовых договорах с ними. Это т.н. ответственность «по должности», которая возлагается постоянно и на действующего работника, и на принимаемого нового.
Посмотрите на формулировки должностных (рабочих) инструкций 1 , в которых может быть заранее закреплена ответственность за выполнение трудовой функции, в т.ч. отдельных трудовых действий. Например, в должностной инструкции ведущего специалиста кадровой службы может быть установлено, что он «назначается ответственным за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел и за предоставление сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде». На основании должностной инструкции и трудового договора 1 раз издается приказ об ответственности ведущего специалиста с указанием фамилии, имени и отчества, и сотрудник будет оставаться ответственным до тех пор, пока не перейдет на другую должность или не уволится.
Тогда новый сотрудник, принятый ведущим специалистом в кадровую службу на основании действующей должностной инструкции, трудового договора и приказа о приеме на работу, будет единожды приказом назначен ответственным за тот же блок задач на весь период своей работы в организации в этой должности.
Ответственность может возлагаться приказом руководителя и в рамках делегирования полномочий, и на основании требований действующего законодательства не только как постоянная, но и как дополнительная функция, не закрепленная в должностной инструкции и трудовом договоре работника. В этом случае ее необходимо будет подтверждать внесением изменений в действующую должностную инструкцию и/или трудовой договор конкретного работника, решать вопросы об оплате дополнительных обязанностей и о мотивации, о замещении в случае временного отсутствия и др. Все решения будут действовать только на период действия ответственности, возложенной на конкретного сотрудника (персоналию), с даты издания приказа без указания срока действия и даты отмены, а не ежегодно.
- за архивное хранение документов: обеспечение хранения, комплектования, учет и использование документов архивного фонда организации (если архив не образуется как структурное подразделение, см. Пример 2 далее);
- ведение делопроизводства (во всей организации и в структурных подразделениях, см. Пример 1 далее);
- обработку и защиту персональных данных работников (во всей организации и в структурных подразделениях);
- за ведение табеля учета рабочего времени (в структурных подразделениях);
- за хранение бланков (отдельно – бланков строгой отчетности), печатей и штампов (всей организации и в структурных подразделениях);
- за ведение и учет трудовых книжек работников и вкладышей к ним, ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведение и учет личных дел (в кадровой службе);
- за предоставление сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде (в кадровой службе или в бухгалтерии, что предусматривает делегирование права использования усиленной квалифицированной электронной подписи);
- за ведение воинского учета, бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности (обычно в кадровой службе);
- за организацию работы с обращениями граждан и организаций (чаще всего – на заместителя руководителя);
- за работу с обращениями граждан в письменной форме и в форме электронных документов, с запросами пользователей информации, поступивших в письменной форме, в т.ч. в форме электронных документов (на службу делопроизводства, ИТ-отдел и руководителей структурных подразделений, если им предоставляется право вести переписку по исполнению обращений).
А вопрос назначения ответственных за пожарную безопасность имеет свою специфику, потому что жестко регулируется государством. Как оформить приказ о назначении ответственных в этой сфере, мы подробно рассмотрели в отдельной статье.
Связанный материал
Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?
См. статью «Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?» в № 3’ 2021