Вложение электронной почты — Email attachment
Вложение электронной почты — это компьютерный файл, отправленный вместе с сообщением электронной почты. Один или несколько файлов можно прикрепить к любому сообщению электронной почты и отправить вместе с ним получателю. Обычно это простой метод обмена документами и изображениями. канцелярская скрепка значок является стандартным индикатором вложения в почтовом клиенте .
- 1 История и технические детали
- 2 Ограничения по размеру
- 3 Вредоносное ПО
- 3.1 Опасные типы файлов
История и технические детали
Первоначально Интернет SMTP электронная почта была 7-битным ASCII только текст. Текстовые файлы были отправлены по электронной почте, включая их в тело сообщения. В середине 1980-х текстовые файлы можно было сгруппировать с помощью инструментов UNIX, таких как bundle и shar (архив оболочки), и включить их в тело сообщений электронной почты, что позволяло распаковывать их в удаленных системах UNIX с помощью одна команда оболочки.
Присоединение нетекстовых файлов было впервые выполнено в 1980 году путем ручного кодирования 8-битных файлов с использованием кода Мэри Энн Хортон uuencode, а затем с использованием BinHex или xxencode и вставка полученного текста в тело сообщения. Когда пользовательский интерфейс «Вложения» впервые появился на ПК в cc: Mail примерно в 1985 году, он использовал формат uuencode для передачи SMTP, как и Microsoft Mail позже..
Современные почтовые системы используют стандарт MIME, что делает вложения электронной почты более практичными и удобными. Он был разработан Натаниэлем Боренштейном и соавтором Недом Фридом — стандарт был официально выпущен как RFC2045 в 1996 году.
С MIME сообщение и все его вложения инкапсулируются в одно составное сообщение с кодировкой base64, используемой для преобразования двоичного кода в 7-битный текст ASCII — или на некоторых современных почтовых серверах, необязательно полная 8-битная поддержка через расширение 8BITMIME.
Ограничения на размер
Стандарты электронной почты, такие как MIME, не устанавливают никаких ограничений на размер файла, но на практике пользователи электронной почты обнаружат, что они не могут успешно отправлять очень большие файлы через Интернет.
Это связано с рядом потенциальных ограничений:
- Почтовые системы часто произвольно ограничивают размер, который их пользователи могут отправлять.
- Сообщение часто проходит через несколько писем. агентов передачи, чтобы связаться с получателем. Каждый из них должен сохранять сообщение перед его пересылкой и, следовательно, может также накладывать ограничения на размер.
- Почтовая система получателя может отклонять входящие электронные письма с вложениями более определенного размера.
В результате большие вложения могут быть успешными внутри компании или организации, но не могут быть отправлены через Интернет.
В качестве примера, когда служба Google Gmail увеличила произвольный лимит до 25 МБ, она предупредила, что: «вы не сможете отправлять большие вложения контактам. кто использует другие почтовые службы с меньшими ограничениями на вложения «.
Также обратите внимание, что все эти ограничения на размер основаны не на размере исходного файла, а на копии, закодированной в MIME. Обычная кодировка Base64 добавляет около 37% к исходному размеру файла, что означает, что исходный файл размером 20 МБ может превышать ограничение на размер прикрепленных файлов в 25 МБ. Ограничение размера электронной почты 10 МБ потребует, чтобы размер прикрепленных файлов фактически был ограничен примерно 7 МБ.
Вредоносные программы
Многие вредоносные программы распространяются через вложения электронной почты, причем некоторые даже считают их основным вектором кибератак на предприятия. Пользователям рекомендуется быть предельно осторожными с вложениями и не открывать вложения, которые получены не из надежного источника и не ожидаются, даже если отправитель находится в их адресной книге, поскольку их учетная запись могла быть захвачена или использована не по назначению. Хотя многие почтовые серверы сканируют вложения на предмет вредоносных программ и блокируют опасные типы файлов, на это не следует полагаться — тем более, что они не могут обнаружить эксплойты нулевого дня.
Опасные типы файлов
Пользователей электронной почты обычно предупреждают, что неожиданное электронное письмо с вложениями всегда следует считать подозрительным и опасным, особенно если известно, что оно отправлено не из надежного источника. Однако на практике этого совета недостаточно — «известные доверенные источники» были отправителями исполняемых программ, создавая неприятности и хаос еще в 1987 году с помощью Christmas Tree EXEC.
на основе мэйнфреймов. червей ILOVEYOU и Anna Kournikova 2000 и 2001 годов, в почтовых системах все чаще добавляются уровни защиты для предотвращения потенциальных вредоносных программ. Сейчас многие блокируют определенные типы вложений.
Как написать письмо с вложением (с примерами)
Знание того, как написать и отправить электронное письмо с вложением, может повысить вашу продуктивность за счет улучшения общения с другими людьми. Электронные письма с вложенными файлами — ценный инструмент коммуникации, но они требуют знаний и этикета.
В этой статье мы обсудим, что такое вложение в электронное письмо, как написать письмо с вложением, советы по написанию писем с вложениями и примеры, которые можно использовать в качестве руководства.
Что такое вложение в электронное письмо?
Вложение электронной почты — это файл, который прикрепляется к электронному письму. Его назначение обычно состоит в том, чтобы повысить ценность или выгоду, которую письмо предлагает читателю, предоставляя дополнительный контент, который вы не можете выразить в тексте письма. Вложение может иметь различные форматы и размеры, наиболее типичными вложениями являются:
- Большие текстовые файлы
- Различные типы документов, такие как PDF-файлы и документы Microsoft Word
- Электронные таблицы
- Отсканированные файлы
- Формы
- Фотографии
- Видео
Как написать письмо с вложением
При составлении и отправке электронного письма с вложением учитывайте эти пять шагов:
1. Определите, какие файлы вы хотите отправить
Прежде чем писать письмо, вы должны точно знать, какой файл вы собираетесь отправить и где он находится на жестком диске вашего устройства или на диске памяти. Знать, какой файл или файлы вы собираетесь отправить, важно, потому что их нужно упомянуть в тексте письма, а знание их местонахождения поможет вам быстро найти и прикрепить их перед отправкой письма.
Формат файла PDF является наиболее рекомендуемым для обмена профессиональными документами, такими как резюме и сопроводительные письма. Для изображений и фотографий наиболее часто используются форматы JPEG и PNG.
2. Напишите тему письма
Следующий шаг — составление темы письма. Поскольку многие потенциальные получатели склонны игнорировать письма с вложениями, если они не знают, что это за вложенные файлы, тема письма должна отражать тот факт, что оно содержит один или несколько вложенных файлов, и предоставлять информацию о том, что это за файлы.
3. Составление тела письма
Если прикрепленные файлы — единственная причина, по которой вам нужно отправить сообщение, тело письма может быть просто кратким описанием прикрепленных файлов. Если прикрепленные файлы являются лишь частью того, что должно быть передано в письме, их необходимо упомянуть в тексте письма, в идеале — в коротком предложении, уточняющем, что это за файлы. Отправлять письмо с вложениями и без текста не рекомендуется, так как получатель или его почтовый провайдер могут спутать его со спамом.
4. Прикрепить файлы
После составления письма последним шагом перед отправкой будет прикрепление необходимого файла или файлов. Однако этот шаг может произойти в любой момент в процессе составления и отправки письма. Многие отправители предпочитают прикреплять файлы перед написанием письма, так как это исключает риск забыть прикрепить их.
В Gmail вы можете прикрепить файлы, перетащив их в тело письма или нажав кнопку Прикрепить файлы в нижней части окна составления письма, выбрав файлы, которые вы хотите загрузить, и нажав Открыть . Вы можете выполнить аналогичные действия для других программ электронной почты.
5. Просмотрите и отправьте письмо
После того, как тема и тело письма написаны, а файлы прикреплены, вы можете сделать быструю вычитку и отправить письмо получателю.
Советы по написанию электронных писем с вложениями
Примите во внимание эти советы, которые помогут вам написать и отправить электронное письмо с вложенными файлами:
Как упомянуть вложение в теле письма
Как и в большинстве других форм коммуникации, при общении по электронной почте необходимо следовать некоторым правилам и рекомендациям. Когда речь идет о вложениях в электронную почту, рекомендуется упоминать вложенный файл где-нибудь в тексте письма перед отправкой, как в официальных, так и в неофициальных ситуациях. Вот несколько примеров того, как упоминать вложения в электронных письмах:
- Я прикрепил свое резюме здесь.
- Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемым отчетом о бюджете.
- Вот файл PDF, о котором вы просили.
- Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой разбивкой расходов.
- Вы найдете вложение ниже.
- Запрашиваемый документ прикреплен к этому письму.
- Дайте мне знать, если у вас есть вопросы о вложении.
- Я связал фотографии в этом письме.
- Прилагается информация, о которой вы просили.
- Прилагаемая папка содержит необходимую информацию.
Хотя обычно легко распознать письмо с вложениями, поскольку оно сопровождается дополнительным значком рядом с темой письма, указывающим на наличие вложения, некоторые получатели не открывают письма с вложениями, если точно не знают, что это такое и откуда они взялись. Обычно это делается для того, чтобы не подвергать себя опасности получить потенциально вредоносное вложение, например, компьютерный вирус, который может поразить устройство или другие файлы.
Убедитесь, что вложение имеет соответствующий формат файла
Вы должны убедиться, что получатель может получить доступ к файлам, которые вы собираетесь отправить. Если вы отправляете текстовые файлы, электронные таблицы, отсканированные документы, фотографии или любые другие типы файлов, важно использовать общий формат файла, чтобы увеличить вероятность того, что получатель сможет открыть вложение.
Общие форматы файлов, которые лучше всего подходят для вложений в электронную почту, включают:
- Фотография: JPEG или JPG, GIF, PNG
- Документ: PDF, DOC или DOCX, HTML или HTM, XLS или XLSX, TXT
- Видео: MP4, MOV, WMV
- Презентация: PPT или PPTX
- Аудио: M4A, MP3, WAV
Постарайтесь ограничить размер прикрепленного файла
Большинство серверов электронной почты имеют ограничение на размер вложений из-за проблем безопасности, поэтому рекомендуется максимально ограничить размер вложенных файлов. Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от характера файлов. Большинство файлов станут значительно меньше, если вы воспользуетесь программой сжатия для преобразования их в zip-файлы. Вы также можете изменить размер фотографий с неоправданно высоким разрешением, чтобы значительно уменьшить их размер, и сжать несколько текстовых файлов в один PDF-файл.
Ниже приведены максимальные размеры файлов вложений для распространенных почтовых служб:
- AOL: 25 МБ
- Apple Mail: 20 МБ
- Google: 25 МБ
- Hotmail: 10 МБ
- Outlook: 20 МБ
- Yahoo: 25 МБ
Вместо этого отправьте ссылку
Когда вы отправляете профессиональные электронные письма, подумайте о том, чтобы включить ссылку, содержащую информацию, которую вы собираетесь прикрепить, вместо того, чтобы прикреплять фактические файлы. В зависимости от ситуации, это может быть ссылка на ваше резюме, ссылка на фотографии или текстовые файлы, которые вы собираетесь отправить, или просто ссылка на место, куда вы ранее загрузили файлы. Это может облегчить и сделать более безопасным для получателя доступ к информации.
Избегайте отправки множества несвязанных файлов в одном электронном письме
Рассмотрите возможность отправки нескольких электронных писем одному и тому же получателю, если вы хотите отправить ему множество различных файлов, не имеющих отношения друг к другу. Таким образом, вы сможете избежать путаницы, используя тему и тело каждого письма для описания соответствующего вложенного файла, и получателю будет легче найти то, что ему нужно, позже.
Примеры электронных писем с вложениями
Вот два примера того, как написать электронное письмо с вложением:
Пример 1: Ответ на деловой запрос с вложением в формате PDF
Тема письма: Обновление информации о поставках медицинских товаров с прикрепленным файлом PDF
Уважаемый доктор. Мэтьюс,
В ответ на ваш запрос относительно следующей партии медицинских принадлежностей, которая поступит в Главный госпиталь Святого Франциска в январе 2021 года, прилагаем наименование и количество каждой партии в формате PDF.
Спасибо за ваш запрос, и не стесняйтесь написать нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно отправки или любого другого вопроса, с которым мы можем вам помочь.
Майкл Гилмур
Johnson MedicalПример 2: Фотоприложение
Тема письма: Фотографии из нашей поездки в Большой каньон
К этому письму я приложил 10 лучших фотографий из нашей поездки в Гранд-Каньон. Я вышлю вам еще несколько примеров, как только получу их от Харрисона.
Надеюсь, они вам понравятся, и я с нетерпением жду нашего следующего приключения!
Пример 3: Заявление о приеме на работу с вложением резюме
Тема письма: Тара Санчес Резюме: Инженер-программист
Я наткнулся на объявление о вашей вакансии инженера-программиста на сайте Indeed.com — кажется, что это отличная возможность! Я прикрепил здесь свое резюме и сопроводительное письмо и буду рад, если меня рассмотрят на эту должность.
Пожалуйста, дайте мне знать, если есть дополнительная информация, которую я могу отправить вам и вашей команде. Я продолжу работу, если не получу ответа в течение недели.
Спасибо за ваше время,
Вложение файла в сообщение электронной почты
Возможность прикреплять файлы к электронному письму — полезная функция, когда вам нужно поделиться дополнительной информацией. Используйте кнопку Прикрепить файл в меню команд или кнопку Новые вложения в теле сообщения, чтобы прикрепить файлы к сообщению.
- Предельный размер файла по умолчанию для вложения файла электронной почты составляет 5 МБ. Системные администраторы могут увеличить ограничения на размер вложенных файлов электронной почты.
- Вы не можете прикреплять файлы к отправленным сообщениям электронной почты после того, как была предпринята попытка их доставки посредством синхронизации на стороне сервера.
Работа с вложениями
Вы можете прикрепить к письму неограниченное количество файлов; однако существуют ограничения на размер файлов, которые регулируются вашим системным администратором.
Улучшенная электронная почта является формой электронной почты по умолчанию, однако вы можете переключать формы, выполнив следующие действия:
- Под названием темы сообщения электронной почты нажмите на значок каретки (v) рядом с пунктом Эл. почта
- Появится раскрывающийся список параметров формы сообщений электронной почты, из которых вы можете выбрать.
Вложения файлов отображаются по-разному в зависимости от формы сообщений электронной почты, с которой вы работаете. Вы можете переключать формы сообщений электронной почты без потери информации.
Вложение файлов в форме электронной почты
- Электронная почта. Этот экран подтверждает, с какой формой электронной почты вы работаете.
- Вложение. В этом разделе отображается список вложенных файлов в вертикальном виде и отображаются только первые три вложения.
- Число файлов. Это отображается, когда у вас больше файлов, чем можно просмотреть, и позволяет увидеть общее количество вложенных файлов слева под последним вложением с возможностью пролистнуть страницу, чтобы увидеть больше файлов.
Вложение файлов в форме улучшенной электронной почты
- Улучшенная электронная почта. Этот экран подтверждает, что вы работаете в форме Улучшенная электронная почта.
- Вложенные файлы. В этом разделе отображаются все вложения электронной почты в виде плитки над сообщением по горизонтали. По умолчанию максимальное количество файлов, которые могут отображаться, составляет пять вложений перед отображением функции перемотки страниц.
- Число файлов. Это отображается, когда у вас файлы занимают больше двух строк, и позволяет увидеть общее количество вложенных файлов слева под последним вложением с возможностью пролистнуть страницу, чтобы увидеть больше файлов.
- Команды вложения. Это позволяет вам использовать функции выбора, выбора всех, сортировки, удаления и загрузки при работе с вложенными файлами.
Работа с панелью команд вложений
Когда вы вложили один или несколько файлов в сообщение, вы можете управлять ими с помощью команд вложения файлов.
Команды выбора
Команды выбора позволяют выбрать отдельные файлы или несколько файлов одновременно.
-
Выбрать все. Эта команда расположена справа над вложенными файлами и позволяет выбрать сразу все вложенные файлы.
Примечание Команда Выбрать все выбирает только видимые файлы. Если у вас есть несколько страниц вложенных файлов, вам нужно будет перейти на эту страницу и выбрать эти файлы независимо.
Форматирование файловых вложений в сообщении электронной почты может быть изменено в зависимости от используемого устройства и формата, в котором оно работает.
- Формат отображения Независимо от формата отображения, вложенные файлы будут отображать только количество файлов, разрешенных вашим системным администратором.
- Представление страниц. Представление страниц отображает общее количество вложений в сообщении электронной почты и всегда отображается под вложенными файлами.
Команды удаления и скачивания
Это две самые важные команды при работе с изображениями.
- Удалить. Эта команда работает с командами Выбрать. Перед удалением файла его необходимо сначала выбрать. Появится запрос подтверждения, в котором вам потребуется подтвердить, что вы хотите удалить выбранные файлы.
- Загрузить. Эта команда также работает с командами Выбрать и параметрами загрузки вашего браузера, позволяя загружать отдельный файл или несколько файлов одновременно.
Предварительный просмотр вложенных изображений
- Дополнительные параметры. Эта команда предоставляет список действий для этого типа файла.
- Изображение без предварительного просмотра. Только типы изображений без предварительного просмотра позволяют вам экспортировать выбранные записи, скачать или удалить прикрепленный файл.
- Типы изображений с предварительным просмотром. Позволяет вам экспортировать выбранные записи, предварительно просмотреть, скачать или удалить прикрепленный файл. Когда вы выбираете параметр предварительный просмотр, появляется всплывающее окно с изображением с именем, указанным ниже.
Поддерживаемые вложения файлов электронной почты
Ниже приведен список поддерживаемых типов файлов изображений:
тип изображения поддерживает предварительный просмотр поддерживается встроенное (в редакторе) BMP.bmp Да Да GIF.gif Да Да ICO.ico Да Да JPG.jpg Да Да PNG.png Да Да SVG.svg Да Да PDF.pdf Да (предварительный просмотр не поддерживается в IE) Нет Просмотр и вставка изображений в сообщение электронной почты
Использование визуальных элементов помогает пользователям передать огромный объем информации одним взглядом. Возможность просматривать и вставлять встроенные изображения в электронную почту с помощью функций перетаскивания или копирования и вставки является очень мощным инструментом для пользователей. Кроме того, вы можете перейти к файлу или сослаться на URL-адрес в Интернете с помощью кнопки на панели инструментов изображения.
Вы можете перетаскивать или копировать и вставлять изображения в сообщение электронной почты.
- Изображения в сообщениях электронной почты Вы можете настроить размер изображения.
- Сохраните. После завершения правки выберите Сохранить или Сохранить и закрыть.
Примечание При добавлении встроенного изображения в электронное письмо для шаблонов электронной почты существует ограничение на размер файла 1 МБ. (Для новых писем или писем с ответом нет ограничений на размер письма (оно становится частью общего размера письма).
Обратная связь
Отправить и просмотреть отзыв по
Как оформить email-рассылку с вложением, чтобы ее точно заметили
Написать «прайс-лист во вложении» – недостаточно. Чтобы мотивировать клиента открыть письмо с вложением, нужно постараться.
В статье рассказываем, какие вложения можно добавлять к электронным письмам. Объясняем, как акцентировать внимание на прикрепленном файле, чтобы подписчик его точно открыл.
Какими бывают вложения в email-письмах
Бывает, что через электронную почту нужно отправить что-то, кроме текста – например, презентацию в PDF-формате или таблицу в формате XLSX. И здесь на помощь приходит вложение.
Вложение – это файл, который нельзя включить в текст электронного письма из-за его формата.
Чаще всего письма с вложениями встречаются в транзакционных рассылках. Когда пользователю присылают чек об оплате услуги, билеты на самолет или в кино — документ который подтверждает сделку между компанией и клиентом.
Иногда вложения отправляют в приветственных письмах, когда дарят лид-магнит за регистрацию на сайте. Также рассылки писем с вложениями помогают, когда заинтересованному пользователю нужно отправить книгу, чек-лист или презентацию.
Отправка писем с вложением – частый случай для сегмента B2B. Так, к сообщениям прикрепляют заявки, инструкции, договоры, коммерческие предложения, прайс-листы, запросы.
Письмо с вложением в виде чека
Письмо с вложением в виде справки
Письмо с вложением в виде билета
Какие файлы можно прикреплять к email-письмам: их формат и размер
Некоторые файлы не получается прикрепить к электронному письму. А некоторые файлы, даже если их вышло отправить, не открываются на устройстве получателя. Часто это случается из-за того, что вложение оказывается не того формата или превышает размер.
Допустимый формат
Обычно к электронным письмам прикрепляют файлы таких форматов:
- .xls и .xlsx – для отправки таблиц.
- .doc и .docx – для отправки документов и других текстовых файлов.
- .pdf – для отправки резюме, книг, буклетов.
- .jpg и .png – для отправки фотографий, изображений, скриншотов.
- .pptx – для отправки презентаций.
- .zip – для отправки нескольких файлов в одном архиве.
- .html и .htm. – для отправки веб-страниц
Эти файлы обычно легко открываются на компьютере, поскольку для них установлены программы. Например, WinRAR читает файлы в формате.zip. А в Яндекс.Почте, например, даже не нужны программы, файлы можно открывать в интерфейсе.
Файлы более редких форматов не всегда открываются корректно – их лучше не добавлять к письмам. Некоторые почтовые сервисы и вовсе запрещают добавлять файлы определенных типов:
Почти половина пользователей читает электронную почту с телефона. Это тоже нужно учитывать при отправке email-писем с вложениями. Например, прикреплять файлы в формате .html. Для их просмотра не нужны специальные программы – достаточно веб-браузера.
Email-письмо с вложением в формате html
Допустимый размер
Размер файла зависит от сервиса email-маркетинга, через который компания делает рассылку. Например, у Sendsay вес письма с вложением не должен превышать 5 МБ.
Если отправитель делает рассылку не через сервис email-маркетинга, а напрямую клиенту на один почтовый адрес, размер вложения зависит почтового сервиса. А именно – от электронной почты или почтового клиента, через которые отправляют письмо. Разница в том, что электронная почта работает через веб-браузер, а почтовый клиент доступен на компьютере без интернета.
Известные почтовые сервисы устанавливают такие размеры вложений:
- Gmail – до 25 МБ. Если размер файла больше 25 МБ, Gmail загружает его на Google Диск и присылает ссылку.
- Яндекс.Почта – до 25 МБ. Если размер больше, вложения загружаются на Яндекс Диск.
- Почта Mail.ru – до 25 МБ. Если размер больше, вложения отправляются в Облако.
- Microsoft Outlook – до 20 МБ.
Чтобы точно не ошибиться в формате и размере вложения, изучите:
- правила сервиса email-маркетинга, через который вы отправляете сообщения
- требования почтовых сервисов, через которые клиенты читают ваши письма
Как прикрепить вложение к электронному письму
Чтобы рассылка писем с вложением успешно открывалась, нужно правильно прикрепить файл. Это достаточно просто:
1. Если отправляете письмо через почтовый сервис — электронная почта или почтовый клиент, вложение можно добавить, нажав на скрепку «Прикрепить файл».
Вот так выглядит отправка email с вложением в почте Mail.ru
2. Если отправляете письмо через сервис email-маркетинга, все зависит от требований конкретной платформы. Покажем, как эта функция работает на платформе Sendsay.
Как отправить электронное письмо с вложением через Sendsay
1. Выбрать способ, которым будете добавлять вложение:
- прикреплять с компьютера (любой формат файла)
- загружать по ссылке (любой формат файла)
- генерировать из черновика (только форматы .pdf и .xlsx)
С помощью функции «Создать из черновика» можно оформлять персональные вложения для каждого подписчика: квитанции, коммерческие предложения, банковские выписки.
2. Озаглавить вложение латинскими буквами, чтобы подписчик увидел корректное название файла.
3. Проверить, чтобы письмо вместе с вложениями или картинками весило не больше 5 МБ.
Как акцентировать внимание читателя на вложении: 8 способов
Иногда во вложении отправляют что-то особенно ценное для получателя, например, авиабилет. Но из-за особенностей почтового сервиса пользователь может не заметить вложение сразу, что не очень удобно.
Вложение в Gmail находится на втором экране, в то время как техническая информация – на первом. Получается, прикрепленный файл, в котором самое важное, тяжело заметить
Поэтому важно понять, как оформить письмо с вложением, чтобы прикрепленный файл точно увидели. Вот несколько вариантов:
1. Написать про вложение в теме или прехедере. Допустим, нужно отправить клиенту коммерческое предложение. Тогда можно вставить в начало или конец темы фразу «коммерческое предложение в письме». Или указать в прехедере «коммерческое предложение во вложении». Такие приемы побуждают скорее открыть письмо.
2. Не добавлять в письмо больше 2-3 файлов. Чем больше вложений, тем сильнее рассеивается внимание получателя. Если файлов несколько, например, это банковская выписка за полгода, их лучше оформить в zip-архив или загрузить в облачное хранилище.
3. Сказать про вложение в начале и в конце письма. Особенно это касается писем, где текст не вмещается в рамки одного экрана. Так человек, даже если не откроет вложение сразу, вспомнит про него в конце прочтения. А лучше изначально делать текст письма коротким – так сообщение отобразится на одном экране и вложение сложно будет не заметить.
4. Убедить текстом. Текстом можно не только сообщить, что в письме есть вложение, но и побудить получателя скорее перейти к прикрепленному файлу. Самый простой способ — несколько раз написать, что письмо с вложением. Также можно подробно расписать пользу вложения для получателя.
Например, бренд недвижимости присылает читателю презентацию о новом объекте. Чтобы человек открыл вложение, компания приводит три аргумента о том, как ему пригодится информация внутри:
— В презентации руководитель проекта отвечает на 7 самых частых вопросов про новый жилой комплекс.
— В новом жилом комплексе есть планировки, которыми читатель недавно интересовался — возможно, одна из квартир станет для него идеальным вариантом.
— Помимо презентации, во вложении есть сравнительная таблица 5 последних жилых комплексов.
Конечные способы убеждения зависят от вашего стиля общения и специфики аудитории. Главное — показать подписчикам, что ваше вложение действительно окажется для них полезным. Ведь никто не будет тратить время на то, чтобы открыть непонятный рекламный материал.
5. Продублировать часть вложения скриншотом. Если вы присылаете презентацию, книгу или еще какой-то объемный материал, сделайте скриншот одной из его страниц и вставьте в тело письма. Напишите, что продолжение в прикрепленном файле, так получателю будет интереснее открыть вложение.
6. Добавить анимацию. В начало письма можно вставить CSS-анимацию — например, баннер со словами «вложение здесь» и стрелкой, показывающей на прикрепленный файл. При наведении на баннер стрелка начнет двигаться. Этот прием еще раз напомнит подписчику, что ему нужно посмотреть вложение.
По сравнению с GIF-анимацией CSS-анимация загружается быстрее, а значит читатель не будет нервничать из-за того, что не может увидеть изображение. А еще письма с CSS-анимацией — это отличный вариант интерактива, ведь пользователи сами могут запускать движение анимированных элементов.
7. Адаптировать письмо под мобильные устройства. На смартфонах и планшетах электронные письма отображаются немного по-другому, а некоторые форматы файлов не открываются. Чтобы человек дочитал сообщение и точно заметил вложение, адаптируйте письмо под мобильные платформы. Например, в конструкторе писем Sendsay верстка адаптируется под мобильные устройства и планшеты. А для большей надежности перед отправкой можно проверить, как сообщение будет выглядеть на разных устройствах — компьютере, планшете, телефоне. В Sendsay эта функция встроена сразу в конструктор.
8. Продублируйте вложение ссылкой. Если человек не заметит прикрепленный файл, то заметит ссылку – ведь она кликабельна и находится прямо в тексте.
Радикальный способ – вообще не использовать вложение, а загрузить файл в облачное хранилище и отправить на него ссылку. В этом есть свои плюсы: почтовые клиенты с меньшей вероятностью посчитают письмо спамом, а размер вложений будет почти не ограничен.
Чек-лист: как отправить письмо с вложением, чтобы все получилось
- Чтобы письмо с вложением успешно дошло по адресу, изучите требования сервиса email-маркетинга или почтового сервиса. Особенно обратите внимание на формат и размер прикрепляемого файла.
- Не ставьте в название вложения подозрительные символы вроде / ? ! +. Пишите только слова. В Sendsay, например, вложения озаглавливают латинскими буквами.
- Старайтесь не отправлять во вложении файлы редких форматов. У получателя может не оказаться программы, чтобы их открыть. Лучше используйте проверенные форматы вроде pdf, xlsx, docx.
- Перед отправкой проверяйте, не вышли ли вложения за рамки допустимых размеров. Если вышли, большинство почтовых сервисов загрузит их в облачное хранилище.
- До конца загружайте вложение и только потом отправляйте, чтобы файл не повредился.
- Не просто добавляйте вложение, а старайтесь акцентировать на нем внимание – анимацией, текстовым объяснением, темой и другими способами, о которых мы рассказали.
Кроме того, мы делимся полезной информацией в сфере digital-маркетинга в нашем телеграм-канале, при подписке на который дарим книгу «Email-маркетинг для бизнеса». Подробнее о том, как ее получить, рассказали в закрепленном сообщении канала.
Подключайте Sendsay, чтобы сделать ваш email-маркетинг мощнее ��