Сокрытие незаполненных полей в формах Word 2007/2010
Отвечаю, как и обещал на вопрос Алексея: Мне надо, чтобы сделанные мною в документе поля заполнялись сотрудником не все, а по выбору. Но при этом распечатываются слова — «Выберите элемент» или «Место для ввода текста». Можно ли как то скрыть «пустые» поля при печати? Собственно, идею данного решения я позаимствовал у Cindy Meister в Setting Empty Placeholder Text for a Content Control , и она довольно проста: для того чтобы показывать подстановочный текст (например, для той же фразы «Место для ввода текста»), Word использует специальный стиль, поэтому для сокрытия текста при печати, необходимо установить параметры данного стиля. Теперь тоже самое, но по шагам: 1. Создадим простейший документ-форму, как это было описано в статье Электронные формы в Microsoft Word 2007 (у меня данный документ не сохранился, поэтому я создам еще более простой). 
Попытка распечатать документ приведет вот к такому результату: 
Т.е. замещающий текст остался на месте 2. Откроем полный список стилей Word. Для этого нажать в Ribbon на кнопку: 
А затем в окне стилей: 
3. В открывшемся списке нужно найти стиль «Placeholder Text» (в русской версии «Замещающий текст»), выделить его и нажать кнопку «Modify. » (следите также чтобы правки были сделаны именно для текущего документа — переключатель «Only in this document» внизу окна): 
4. В окне настроек стиля выбрать настройку шрифта: 
и указать, что шрифт будет скрытым: 
5. Наконец перейти в настройки Word 
И на закладке Dispaly установить настройку показа скрытого текста, и проверить, что отключена печать скрытого текста. 
В результате при вводе документ будет выглядеть вот так: 
а на печати так: 
P.S.: Кстати, я был не прав, говоря, что данный способ оставляет незаполненные пространства под поля. При печати поля именно «схлапываются» будто на этом месте ничего нет.
Чтобы прочитать эту статью до конца,
авторизуйтесь или зарегистрируйтесь
Комментарии 15
Алексей Б. 18 июля 2012
Спасибо Михаил. Простое и красивое решение проблемы. Все получилось. Только встает вопрос — все это будет работать только на одном ком-ре. Или эти изменения сохранятся в теле документа и на другом ком-ре надо только проверить, что отключена печать скрытого текста (по умолчанию это так и есть, только дисплей выключен). Или такую процедуру надо производить на всех ком-ах пользователей, использующих этот документ?
Отредактировано 26 октября 2014
Михаил Романов 18 июля 2012
Всегда пожалуйста, Алексей.
Что касается вашего вопроса
Или такую процедуру надо производить на всех ком-ах пользователей, использующих этот документ?
то ответ таков: 1. Пункты по изменению стиля (с 1 по 4) вы делаете для самого документа. Я не даром заострил внимание на 3-м шаге, как это сделать. 2. Пункт 5, увы, нужно сделать для каждого компьютера, на котором вы будете открывать документ (точнее под каждым пользователем, т.к. настройки сохраняются в реестре для пользователя). Причем, по-умолчанию настройки Word таковы: скрытй текст не печатается, но и не показывается — ваши пользователи просто не увидят полей :(. Проблему можно нивелировать если вы работаете в сети предприятия и у вас используется Active Directory. В этом случае параметры офиса можно задать с помощью групповых политик. Более подробно смотрите статью на MSDN Обзор групповой политики для Office 2010, а скачать шаблоны для этих политик можно тут Office 2010 Administrative Template files (ADM, ADMX/ADML) and Office Customization Tool download Надеюсь, это поможет.
Отредактировано 26 октября 2014
Алексей Б. 18 июля 2012
Так и предполагал, вопрос задал, чтобы все это знали во избежании недоразумений. Проверил на портабельной версии — да по умолчанию просто не видно. Это ерунда — Включить одну галочку в параметрах Word (Экран — Всегда показывать эти знаки форматирования на экране — Скрытый текст) по силам любому. У вас инглиш версия, поэтому продублировал. Такие подробные инструкции как ваша — очень сильно способствуют внедрению электронных форм в жизнь офиса. Доступно всем.
Отредактировано 26 октября 2014
Алексей Б. 18 июля 2012
Еще хочу добавить, что при создании поля — Место для ввода текста, надо использовать — Вставить элемент управления «обычный текст». Так как использование Вставить элемент управления «форматированный текст» (RTF) приводит к его скрытию (набранного текста) при печати.
KoldunBlog
~ Публикация содержимого данного сайта возможна только с указанием обратных ссылок на первоисточник
Форматирование документа, часть 1: ввод текста, выделение и отмена действия
10 Суббота Июл 2010
Метки
Вступление
Перед началом работы по форматированию и редактированию текста следует освоить основные способы выделения текста, навигации по документу и отмене выполненных действий. Данную проблематику мы попытаемся рассмотреть в этой статье.
Ввод текста
Когда вы запускаете программу Microsoft Word 2010, первое что вы видите, это область для ввода текста, в левом верхнем углу которой располагается курсор ввода текста. Он всегда мигает и отмечает место, в котором будет появляться вводимый текст. Когда вы начинаете вводить текст – курсор начинает смещаться вправо, а буквы появляются всегда слева от него. Кстати, если вы включите отображение непечатаемых символов – вы сможете увидеть знак абзаца справа от курсора (этот знак невозможно удалить). Если вам нужно переместить курсор ввода текста в нужное место страницы, вы можете воспользоваться помощью клавиши пробел (), — для перемещения вправо по строке и — для смещения вниз (в область в которой еще не добавлены абзацы).
Специфика набора текста лежит в следующем: если, в процессе ввода текста, слово не помещается в строке, оно автоматически переносится на следующую строку, при этом у вас должен быть отключен автоматический перенос по слогам. Если же не помещается строка – автоматически добавляется новая. Учтите, что клавиша используется исключительно для создания нового абзаца, поэтому не стоит нажимать ее всякий раз, когда надо осуществить переход на следующую строку.
Опытные пользователи, в первую очередь набирают сам текст, а уже затем к нему применяют форматирование — формат шрифта и абзаца, стили, выравнивание и т.п. Работа над ошибками проводится, чаще всего, в конце набора текста, с целью не замедлять сам процесс набора.
Обычный текст удобнее всего набирать в режиме документа «Черновик», а вот с документами, в которых есть элементы форматирования и графики лучше всего работать в режиме «Разметка страницы». Если же вы работаете с большим и сложным документом, который будет состоять из множества глав и разделов, рекомендуется использовать режим «Структура».
Свободный ввод текста
Свободный ввод текста позволяет работу с документом сделать подобной работе в графическом редакторе — при помощи одной мыши размещать текст в нужном нам месте. Используя двойной щелчок мышью — вы сможете помещать текст, таблицы и различный графический материал непосредственно в месте щелчка. Эта, безусловно, полезная функция, доступна только в двух режимах – «Разметка страницы» и «Веб-документ». Чтобы иметь возможность использовать свободный ввод, необходимо его включить в настройках программы. Для этого сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Файл»;
- Откройте вкладку «Параметры»;
- В открывшемся окне «Параметры Word» откройте вкладку «Дополнительно» и в группе «Параметры правки» поставьте флажок в пункте «Разрешить свободный ввод»;
- Для закрытия окна нажмите кнопку «ОК»
Рисунок 1. Включение свободного ввода текста
Выделение
Уметь форматировать текст по всем основным направлениям (шрифты, абзацы, табуляция) – должен уметь каждый пользователь. И чем лучше знает этот вопрос пользователь – тем более сложные, красивые и неповторимые документы он сможет создать. А это основное условие для повышения удобства восприятия документа. Знать, как выделять отдельные фрагменты текста (и символы) просто необходимо для эффективного форматирования текста. Если пользователь научится быстро и правильно выделять фрагменты текста, он сможет выполнять гораздо больше работы за определенный неизменный промежуток времени. Например, для секретаря, это может нести два существенных преимущества:
а) он (она) сможет попросить более высокую зарплату, так как выполняет гораздо больший объем работы, чем другие секретари;
б) она (он) получит массу свободного времени на работе, которые сможет направить на различные нужды – от чашечки чая с шоколадом и «зависания» в социальных сетях, до освоения новейших средств Microsoft Office 2010.
Выделение слова
- Поместите курсор ввода текста на нужном слове;
- Дважды щелкните левой кнопкой мыши
- Поместите курсор ввода текста в начале или конце слова;
- Нажмите и удерживайте клавишу , а затем, используя стрелки вправо или влево, выделите нужное слово. Кстати, так вы сможете выделить не только одно слово, но и несколько слов, часть слова, строку или несколько строк
- Поместите курсор ввода текста в начале или конце слова;
- Нажмите и удерживайте клавиши и , а затем нажмите стрелку вправо – для выделения слова от начала (расположение курсора при этом в начале слова) и влево – для выделения от конца слова (курсор расположен в конце текста)
Рисунок 2. Различные типы выделения
Автоматическое выделение слов
В Microsoft Word 2010 есть возможность выделять слова, лишь поместив на них курсор ввода текста. При настройках по умолчанию такая возможность не доступна, то есть ее необходимо включить. Для включения автоматического выделения слова сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Файл»;
- Нажмите на «Параметры» и в открывшемся окне «Параметры Word» откройте вкладку «Дополнительно»;
- В группе «Параметры правки» поставьте флажок в пункте «Автоматически выделять слова»;
- Для закрытия окна нажмите кнопку «ОК»
Рисунок 3. Включение автоматического выделения слов
Последовательное выделение нескольких символов или слов
Что бы последовательно выделить несколько слов или символов, сделайте следующее:
- Поместите курсор ввода текста в начале или конце нужного участка текста;
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, а затем протащите курсор по тексту. Если вы случайно отпустили левую кнопку мыши, а выделяемый фрагмент небольшой – еще раз щелкните ее в любом месте страницы, а затем проведите выделение заново. Если выделение достаточно большое, и на его повторное создание уйдет масса времени – нажмите и удерживайте клавишу и снова создайте выделение. Когда выделение создано – можете отпустить клавишу . Более того, так вы можете брать ненормированный тайм-аут в процессе выделения – например, когда вам нужно отвлечься по другим вопросам или вы просто устали удерживать левую кнопку мыши
1. Нажмите комбинацию клавиш:
- — выделение на один знак справа от курсора;
- – выделение на один знак слева от курсора.
Данный способ уже был описан выше, и он очень удобен для точного посимвольного выделения. Более того, такой способ выделения придется по душе программистам, системным администраторам и всем кто привык больше работать с клавиатурой, нежели с мышью.
Выделение предложения
Для выделения целого предложения, сделайте следующее:
- Нажмите и удерживайте клавишу , а затем один раз щелкните левой кнопкой мыши по любому слову предложения.
Выделение абзаца
Что бы выделить абзац, сделайте следующее:
- Трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову абзацу
- Поместите курсор в конце последнего слова абзаца, либо в начале первого слова абзаца;
- Нажмите комбинацию клавиш – для выделения от начала абзаца и – для выделения от конца абзаца.
Настройка выделения абзацев
Выделение знака абзаца совместно с текстом абзаца, при их последующем вырезании и вставке, приводит к оставлению пустого абзаца в начальной позиции. Что бы этого избежать, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Файл»;
- Нажмите «Параметры» и в открывшемся окне «Параметры Word» откройте вкладку «Дополнительно;
- В группе «Параметры правки» поставьте флажок в пункте «Выделение абзацев»;
- Нажмите кнопку «ОК»
Рисунок 4. Настройка выделения абзацев
Выделение строк
Для того чтобы целиком выделить одну или несколько строк, сделайте следующее:
- Подведите курсор к левому или правому полю страницы, напротив строки, которую хотите выделить. Если вы поместите курсор в левом поле, курсор примет вид стрелки с наклоном вправо, а если в правом – то курсор примет вид стрелки с наклоном влево;
Щелкните левой кнопкой мыши (строка полностью выделится)
- Нажмите комбинацию клавиш:
- – в случае, если курсор расположен в конце строки;
- – в случае, если курсор находится в начале строки.
Выделение нескольких строк
Как и в случае со словами, можно выделить несколько строк. Для этого сделайте следующее:
- Поместите курсор ввода текста в начале или конце строки;
- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, а затем протащите курсор по вертикали – вверх или вниз, в зависимости от того что нужно выделить
- Поместите курсор ввода текста в начале или конце строки;
- Нажмите комбинацию клавиш:
- – выделение со смещением на строку вниз;
- – выделение со смещением на строку вверх.
Выделение большого фрагмента текста
Чтобы выделить большие фрагменты текста, сделайте следующее:
- Поместите курсор ввода текста в начале или конце фрагмента текста, который хотите выделить;
- Нажмите и удерживайте клавишу , а затем щелкните левой кнопкой мыши в начале/конце фрагмента текста (в зависимости от расположения курсора)
- Поместите курсор ввода текста, в месте, с которого хотите начать выделение;
- Нажмите комбинацию клавиш:
- — для выделения от места расположения курсора до начала документа;
- — для выделения от места расположения курсора до конца документа
Выделение нескольких участков текста
Очень часто приходится выделять несколько участков текста на странице или, в целом, в документе. Например, нужно выделить несколько предложений, расположенных в разных местах страницы, чтобы задать им особый шрифт и стилистику. Для этого сделайте следующее:
- Выделите нужный фрагмент текста;
- Нажмите и удерживайте клавишу , а затем выделите следующие участки текста
Выделение целого документа
Иногда нам не нравится форматирование документа, который мы читаем, редактируем или создаем. Допустим, необходимо изменить шрифт в документе, по всей его длине. Для этого вовсе не обязательно тянуть курсор (при зажатой левой кнопкой мыши) через весь документ, существуют более эффективные способы выделения документа целиком. Для этого сделайте следующее:
- Подведите курсор к левому полю (он примет вид стрелки, с наклоном вправо);
- Трижды щелкните левой кнопкой мыши (документ выделится полностью)
- Нажмите комбинацию клавиш
Выделение заголовков в режиме «Структура документа»
Чтобы выделить заголовок, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Вид»;
- В группе «Режимы просмотра документа» нажмите кнопку «Структура» (вы перейдете в режим структуры документа);
- Нажмите на кружке с плюсом внутри (обозначает заголовок). Так вы выделите не только сам заголовок, но и нижележащий текст (вплоть до следующего заголовка), даже если он при этом скрыт. Это вызвано тем, что всякие действия с заголовками автоматически применяются и к свернутому тексту
Рисунок 5. Выделение в режиме структуры
Находясь в режиме структуры можно быстро выделять большие участки текста, рассмотрим далее что еще можно выделять в режиме структуры.
Выделение заголовка, подзаголовка и основного текста
Чтобы выделить заголовок, подзаголовок и основной текст – дважды щелкните слева от заголовка левой кнопкой мыши. Курсор при этом примет вид стрелки.
Выделение абзаца основного текста
Чтобы выделить абзац основного текста, щелкните левой кнопкой мыши слева от строки абзаца – она выделена кружочком, залитым серым цветом.
Выделение нескольких заголовков основного текста
Для выделения нескольких заголовков – выделите первый заголовок, а затем нажмите и удерживайте клавишу , после чего выделите остальные заголовки.
Чтобы подряд выделить несколько заголовков и абзацев основного текста – нажмите и удерживайте левую кнопку мыши и протащите курсор (в виде стрелки) вдоль заголовков и абзацев.
Перейдя в режим разметки, вы сможете увидеть, что текст выделился соответствующим образом.
Отмена действия
Отмена действия – это возврат к состоянию документа, до внесения в него изменений. Этот инструмент позволяет быстро исправить допущенную ошибку, своего рода шаг назад – и чем раньше вы делаете его, тем быстрее исправляете ошибку.
Использование функции отмены
Для возврата назад, до совершения ошибки или просто ненужного действия, необходимо использовать функцию отмены. Для этого сделайте следующее:
- На панели быстрого доступа, нажмите кнопку возврата назад. Чтобы войти в меню отмены действия – нажмите по кнопке с треугольником рядом с кнопкой «Отменить ввод». В этом меню вы можете выбрать конкретное действие, к которому хотели бы возвратиться. Учтите, что все действия, расположенные выше в списке, также отменяются
- Нажмите комбинацию клавиш или
Вы можете отменить сотни последних событий, а это значит — практически до начала внесения изменений в документ, что очень удобно и практично.
Рисунок 6. отмена действия на панели быстрого доступа
Отказ от отмены действия
Если вы сделали лишний шаг назад, и вам надо «вернуться» немного вперед, это также можно сделать двумя способами:
- На панели быстрого доступа нажмите кнопку «Повторить ввод»
Заключение
Выделение и отмена действия – это основы, которые должен знать любой, кто работает с документами в Microsoft Word 2010 или более ранних версиях. Без этого практически невозможно нормально работать и исправлять ошибки. В данной статье были подробно рассмотрены различные способы выделения, а также вопросы, связанные с отменой действий.
На правах рекламы:
Как удалить текстовое поле в Word
Как удалить текстовое поле в Word 2013 и других версиях
Темы покрыты Показать
Microsoft Word предоставляет вам ряд инструментов для форматирования текста и других объектов, которые вы добавляете в текст вашего документа. Но некоторые из этих объектов ведут себя немного иначе, чем стандартный текст документа, особенно текстовые поля. Если вы обнаружите, что текстовое поле или текст внутри является проблемой, возможно, вы ищете способ удалить текстовое поле в Microsoft Word 2013.
Текстовое поле — это полезный объект, который можно добавить в документ, который вы редактируете в Microsoft Word. Текстовые поля универсальны, их легко перемещать по документу, и вы можете форматировать их отдельно от остального содержимого.
Но вы, вероятно, работаете с документом, который содержит текстовое поле, которое больше не нужно, что может заставить вас искать способ удалить его из документа. В приведенном ниже руководстве вы узнаете, как удалить это текстовое поле.
Как удалить текстовое поле из текстового документа
- Откройте документ.
- Щелкните границу текстового поля.
- Нажмите на Удалить أو Возврат на одну позицию на клавиатуре.
В приведенном ниже руководстве содержится дополнительная информация об удалении текстовых полей в Word 2013, включая изображения этих шагов.
Читайте также Как проверить орфографию с помощью сочетаний клавиш в Microsoft Word
Как избавиться от текстовых полей в Microsoft Word (Руководство с изображениями)
Действия, описанные в этой статье, были реализованы в Microsoft Word 2013, но будут работать и в других версиях Word. Обратите внимание, что этот метод удаления текстового поля из вашего документа приведет к удалению текстового поля и его информации, поэтому убедитесь, что вы можете потерять эту информацию, прежде чем выполнять эти шаги.
Шаг 1. Откройте документ в Word.
Шаг 2: Найдите текстовое поле, которое вы хотите удалить, затем коснитесь границы текстового поля один раз, чтобы выбрать его.
Шаг 3. Нажмите клавишу. Удалить أو Клавиша Backspace клавиатура, чтобы удалить текстовое поле из документа.
В нашем руководстве ниже приводится дополнительная информация об удалении текстовых полей Word, в том числе о том, как удалить границу из текстового поля, если вы все еще хотите сохранить поле и текст внутри.
Могу ли я удалить текстовое поле в wordpress, не удаляя текст?
Если у вас есть информация, содержащаяся в текстовом поле, но вы хотите, чтобы этот текст был частью документа, вы всегда можете вырезать и вставить текст из текстового поля в желаемое место в документе. Затем вы можете выполнить описанные выше шаги, чтобы удалить оставшийся пустой объект текстового поля.
Чтобы опустить текст, вы можете выбрать его с помощью мыши, а затем использовать сочетание клавиш на Ctrl + X . Это временно удалит содержимое из его текущего местоположения и поместит его в буфер обмена. Затем вы можете щелкнуть точку в документе, куда вы хотите добавить вырезанный текст, а затем нажмите Ctrl + V чтобы вставить текст в это место.
Однако, если вы хотите расположить текстовое поле, но хотите удалить его «рамочную» часть, то есть линию вокруг поля, вы также можете это сделать.
Читайте также Как обрезать изображение в Excel 2013
Это достигается путем форматирования текстового поля так, чтобы оно не имело границ, что мы обсудим в следующем разделе.
Как удалить границы текстового поля в Word 2013
Текстовое поле в Microsoft Word 2013 — это объект, похожий на изображение или фигуру, который вы также можете добавить в свой документ.
Это сопоставление означает, что вы можете применить к текстовому полю несколько различных типов форматирования, и одним из контролируемых вами элементов является граница.
Чтобы удалить границу текстового поля в Microsoft Word, вы можете использовать следующие шаги:
- Щелкните внутри текстового поля.
- Выбрать вкладку Формат формы Вверху окна.
- Нажмите Контур формы в группе шаблоны форм в ленте.
- выберите без набросков .
Теперь границы текстового поля должны исчезнуть, а внутри останется только текст.
Вы всегда можете снова добавить обводку, вернувшись в раскрывающееся меню «Контур фигуры» и выбрав другой цвет.
Вы также можете использовать опцию заливки фигуры, если хотите изменить цвет фона текстового поля.
Как я могу отобразить вкладку «Формат»?
В верхней части окна документа Microsoft Office Word есть ряд вкладок, которые всегда видны. Сюда входят такие вещи, как вкладка «Главная», вкладка «Вставка», вкладка «Просмотр» и т. Д.
Но в этой статье мы имеем в виду вкладку «Формат фигуры», которая не всегда видна. Параметры форматирования текстового поля отображаются только при щелчке по текстовому полю или внутри него.
Могу ли я удалить несколько текстовых полей в Word 2013?
Microsoft Word позволяет выбирать несколько объектов или текстовых групп с помощью клавиши. Ctrl .
Для этого вы выберете первое, что хотите выбрать, а затем удерживайте клавишу. Ctrl И выберите второй, третий объект и так далее.
После того, как вы выбрали все эти объекты, вы можете применить одно и то же изменение ко всем.
Этот метод множественного выбора также работает с текстовыми полями.
Читайте также Как восстановить удаленный файл Word
Чтобы удалить несколько текстовых полей в Microsoft Word, щелкните границу первого текстового поля, затем удерживайте клавишу. Ctrl и щелкните границу второго текстового поля. После того, как вы выбрали оба текстовых поля, вы можете нажать кнопку. удалять на клавиатуре, чтобы удалить их.
Обратите внимание, что сложно выбрать несколько текстовых полей одновременно, поэтому вам, возможно, придется попробовать это несколько раз. Когда вы нажимаете клавишу Ctrl и пытаетесь выбрать второе текстовое поле, указатель мыши изменится на стрелку со знаком + и прямоугольник рядом с ней, когда указатель находится в правильном положении. Когда вы видите этот стиль курсора, вы можете щелкнуть мышью, чтобы выбрать второе текстовое поле.
Дополнительные сведения о том, как удалить текстовое поле в Word 2013
В приведенном выше руководстве вы найдете способ удалить текстовое поле из документа, выбрав его, а затем просто нажав клавишу на клавиатуре. Поскольку нет специальной кнопки или инструмента для удаления текстового поля Microsoft Word, это наиболее эффективный способ выполнить работу.
Если вы просто хотите удалить текст внутри текстового поля, вы можете щелкнуть внутри текстового поля, нажать Ctrl + A на клавиатуре, чтобы выделить все внутри, а затем нажать «Удалить» или «Backspace» на клавиатуре. Это удаляет весь текст из текстового поля, но оставляет само текстовое поле.
Текстовое поле в Word ведет себя немного иначе, чем текст, который вы добавляете непосредственно в текст документа. Вы можете перетащить текстовое поле в другое место в документе, вы можете повернуть текстовое поле или изменить его размер.
Вы можете вставить текстовое поле, выбрав вкладку «Вставка» в верхней части окна, а затем нажав кнопку «Текстовое поле» в группе «Текст» на ленте. Затем вы можете щелкнуть в любом месте документа, и в этом месте появится текстовое поле.
Как удалить место для ввода текста в ворде
4. СОЗДАНИЕ ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Выход
Работа с текстовой документацией поглощает значительное количество времени в деятельности зооинженеров. Использование персонального компьютера для формирования всевозможных отчетов, справок, служебных записок этими специалистами становится насущной необходимостью. Наиболее подходящим для этой цели в настоящее время является текстовой процессор Word , детально изучить который можно по общедоступной литературе [ 12, 13, 14 ].
4.1. Возможности, активизация программы, устройство окна MS Word
Стандартный набор редактирования текста включает следующие основные операции:
MS Word 97 и других модификаций — это приложение Windows , предназначенное для создания, просмотра, изменения и печати текстовых документов. Данная программа одна из самых совершенных в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение стандартных действий с текстом и сотен различных операций над текстовой и графической информацией.
В состав MS Word 97 включен широкий набор средств автоматизации, упрощающий выполнение типичных задач (подробно о его назначении можно узнать в справочной системе редактора):
Существует большое число средств работы с таблицами, обогащения и украшения текста, а также с Web и Internet , просмотра электронных документов, создания и редактирования сообщений электронной почты.
Запуск редактора осуществляется стандартным для Windows способом. Для этого в Панели задач Рабочего стола окна Windows щелкнуть на кнопке Пуск, из меню выбрать Программы и Microsoft Word . Второй, более удобный способ — дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на значке ярлыка редактора Word , расположенном на рабочем столе. Или щелкнуть на этом ярлыке правой кнопкой и из контекстного меню выбрать пункт Открыть. Последний способ оказывается наиболее приемлемым для начинающего пользователя.
В результате будет открыто окно редактора Word . Его устройства в значительной степени напоминает окно Excel . Если пользователь хорошо знаком с электронной таблицей, освоение текстового редактора не представит особых затруднений. Но нужно иметь в виду, что работа в Word требует значительно больших навыков владения буквенно — цифровой клавиатурой, чем в Excel . Причем, для серьезной работы необходимо уверенно и быстро вводить буквы не только русского, но и латинского алфавитов.
Окно редактора включает следующие основные элементы ( рис. 9 ):
4.2. Установка конфигурации для ввода данных Выход
Для ввода, размещения информации в документе с учетом необходимых требований, а также в соответствии с пожеланиями того или иного пользователя, перед началом работы или её окончанием следует отметить условия, которые служат основой формирования текста.
В числе подобных операций можно указать следующие.
Подобную установку можно проводить, когда документ еще не содержит информации, или (что предпочтительнее) когда он полностью подготовлен для вывода. Для этого использовать меню Правка — Выделить все и выполнить указанные действия.
Если требуются более обширные установки, используемые во всех документах, воспользоваться меню Сервис — Параметры. В диалоговом окне активизировать необходимую вкладку (например, Вид) и установить (операция подключена) или убрать (отключена) флажок напротив наименования требующейся операции ( рис. 12 ).
4.3. Работа с текстом, сохранение данных Выход
Перед началом ввода данных необходимо создать новый документ. Это примерно то же самое, что озаглавить и раскрыть новую тетрадь. Операция выполняется через меню Файл — Создать. Этот способ для начинающего пользователя не совсем удобен, поскольку связан с выбором шаблона. Лучше щелкнуть на кнопке Создать (с изображением чистого листа) панели инструментов Стандартная. Признаком того, что документ создан, является появление его имени в строке заголовка окна редактора. После создания документ готов к приему информации. Если текстовой документ создан ранее, его необходимо открыть при помощи меню Файл — Открыть. Выбрать при помощи диалогового окна нужный каталог а также файл и щелкнуть на кнопке Открыть.
Крайне желательно, сразу же, еще до ввода данных, выполнить сохранение файла. Для этого выбрать меню Файл — Сохранить и в диалоговом окне указать нужный каталог и имя сохраняемого файла, после чего щелкнуть на кнопке Сохранить. Это предотвратит массу неприятностей из-за потери не сохраненных вовремя документов. В дальнейшем, если не установлен режим Автосохранения или для подстраховки, при вводе периодически щелкать на кнопке Сохранить (с изображением дискеты) панели инструментов Стандартная.
Ввод данных целесообразно проводить при активизированной кнопке Непечатаемые символы панели инструментов Стандартная. Эта кнопка имеет рисунок, напоминающий повернутую влево русскую буквы Р . Позиция этого же символа в тексте указывает конец абзаца. При первом знакомстве с редактором кажется, что появляющиеся на экране символы клавиши пробела (в виде черных точек между словами) и обозначения конца абзаца мешают вводу информации. На самом деле они очень помогают правильному, квалифицированному формированию текста, особенно абзацев. Вообще клавишу пробела нужно использовать однократным нажатием только для разделения слов. Если требуется продвинуться «вглубь» строки без ввода текста, следует использовать клавишу Tab . Такой прием удобен при выравнивании текста в нескольких строках, например, при записи фамилий или указании исходных реквизитов, требующих выравнивания в правой стороне листа («Согласовано», «Утверждаю» и т. п.).
Сам по себе ввод текста не представляет для обучаемых особых затруднений. Обычно уже на первом — втором занятиях пользователи могут создавать при помощи текстового редактора довольно значительный по объему файл.
Среди наиболее часто выполняемых операций работы с текстом отметим следующие.
4.4. Построение и заполнение таблиц Выход
Таблицы, создаваемые в Word , не могут в полной мере заменить возможности электронной таблицы Excel . Но они являются непременным атрибутом текстового документа. Важно, что таблицу, созданную в Excel , при необходимости можно вставить в документ Word.
В Word таблица может быть простой, используемой по прямому назначению для отображения текстовой информации. Кроме того, с её помощью можно форматировать текст (например, для создания однотипных этикеток с небольшими изменениями некоторых данных — в зоотехнии это могут быть станковые карточки животных). Также удобно использовать таблицу для создания документа типа рекламной листовки, с размещением в отдельных ячейках текста и рисунков. Можно с помощью таблицы подготовить документ, содержащий орнамент (набор рисунков в разных ячейках)
Существует несколько способов создания таблиц. Самый распространенный — при помощи меню Таблица — Добавить таблицу. В диалоговом окне указать число столбцов и число строк и, при необходимости, щелкнуть на кнопке Автоформат и выбрать один из типовых форматов таблицы. При оформлении стандартных документов последнее не требуется. В заключение щелкнуть на кнопке Ok . Внимательный просмотр пунктов меню Таблица дает достаточные сведения об операциях, выполняемых при создании и редактировании таблицы. В частности, сформированную таблицу можно модифицировать путем изменения строк и столбцов при помощи этого меню.
Для придания созданной простой таблице более сложной конфигурации (обычно связанной с объединением заголовков столбцов) необходимо выделить требующиеся для объединения ячейки (например, в которых будет размещен общий подзаголовок) выбрать меню Таблица — Объединить ячейки. Подчеркнем, что эту операцию желательно проводить после окончательной установки необходимого количества столбцов и их требующейся ширины. В дальнейшем изменение этих параметров возможно, но потребует дополнительных усилий.
Следует учесть, что каждая ячейка таблицы является «микродокументом», поэтому в ней можно производить все операции, осуществляемые с документом: ввод, форматирование, копирование, удаление данных, добавление границ, заливки, управление ориентацией и выравнивание текста и т. д.
Для различных целей формирования таблицы удобно использовать панель Таблицы и границы. В частности, для того, чтобы быстро просуммировать ячейки в строке или столбце чисел, следует установить курсор в ту ячейку, где будет помещаться сумма, затем щелкнуть на кнопке Автосумма (с символом S .
Можно выполнить простейшие вычисления по столбцам или строкам таблицы — определение суммы (СМ) или среднего значения (СЗ). Для этого проделать следующее:
4.5. Оформление и печать документа Выход
При работе в Word пользователь имеет массу возможностей для того, чтобы изменить форму, не касаясь при этом содержания документа. Один и тот же документ можно оформить сотней разных способов. Практически выбор формата полностью зависит от вкуса пользователя и от его умения применить инструменты форматирования, входящие в состав текстового редактора.
Многочисленные примеры неудачного оформления документов обусловлены тем, что начинающие пользователи стараются на одной странице применить все известные им инструменты форматирования. В результате возникают аляповатые документы, где на странице содержится 5 — 6 различных шрифтов. Подобное оформление лишь отвлекает внимание читателя от содержания.
Наличие в текстовом редакторе большого числа дублирующих друг друга возможностей создания текста довольно часто ставит недостаточно опытного пользователя в затруднительное положение. Поэтому лучше выбрать и досконально освоить (с запоминанием выполнения операций) какой — либо один способ создания и оформления документов и применять его постоянно. Например, как правило, более удобно использовать панели инструментов, а не меню; во многих случаях предпочтительнее комбинации клавиш по сравнению с выбором операций из меню или кнопками панелей. Для зооинженера совершенно необязательно знать бесчисленные тонкости редактора, главное здесь, в отличие от многих жизненных ситуаций — не процесс, а результат.
Подготовленный и оформленный документ, как правило, предназначен для вывода на печать. Для этого выполнить следующее:
В последние годы все шире используются так называемые «электронные» документы. Особенностью таких документов являются неограниченные возможности форматирования. Их можно читать, редактировать, размножать, передавать на любые расстояния по каналам связи, представляемым сетевыми ресурсами.
1. Основные операции при работе с текстом
2. Устройство окна текстового процессора (ТП) MS Word
3. Назначение и установка конфигурации ТП
4. Выполнение ввода текста в ТП
5. Назначение кнопки Непечатаемые символы в ТП
6. Клавиши перемещения по тексту в ТП
7. Создание таблицы в ТП
8. Простейшие вычисления по таблице в ТП
9. Подготовка текста к выводу на печать