Как создать адресную книгу в outlook

Создание адресной книги

При отправке электронного письма вам может потребоваться найти и выбрать адрес электронной почты в определенной группе контактов, например из коллег, родственников или членов клуба. Чтобы упростить поиски, вы можете создать личную адресную книгу с именами из папок контактов Outlook.

Для этого создайте папку в разделе Контакты, а затем преобразуйте ее в адресную книгу.

1. Откройте вкладку Люди в нижней части окна Outlook.
2. На вкладке Главная в разделе Мои контакты щелкните правой кнопкой мыши папку Контакты и выберите команду Создать папку.
3. В диалоговом окне Новая папка введите название каталога, выберите необходимое расположение и нажмите кнопку ОК. Вероятно, лучше всего поместить новую папку в каталог Контакты.
4. Чтобы убедиться, что созданная папка доступна в качестве адресной книги, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства в контекстном меню.
5. Откройте вкладку Адресная книга Outlook и убедитесь, что установлен флажок Показать эту папку как адресную книгу.
6. Убедитесь, что новая папка с контактами добавлена в качестве адресной книги. Для этого на вкладке Главная нажмите кнопку Адресная книга. В диалоговом окне Адресная книга проверьте, отображается ли новая адресная книга в списке Адресная книга.

Добавление контактов в адресную книгу

После создания личной адресной книги или группы контактов вы можете добавить в нее контакты.

Добавление контакта в Outlook для Windows

Вы можете собирать и упорядочивать сведения о людях, сохраняя новые контакты в адресной книге. Контакты похожи на электронные карточки, которые сохраняют контактные данные человека. Контакт может быть таким же базовым, как имя и адрес электронной почты, или включать дополнительные сведения, такие как адрес улицы, несколько номеров телефонов и изображение профиля.

После того как вы сохраните кого-то в качестве контакта, вы можете ввести первые несколько букв его имени в сообщение электронной почты, и Outlook заполнит его адрес электронной почты. Или с помощью нескольких щелчков мыши вы можете позвонить тому человеку, не искать его номер телефона.

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

1. Выберите Люди в левой части окна.
2. На вкладке Главная выберите Новый контакт.
3. Введите имя и другие сведения, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Совет. Вы можете ввести дополнительные контактные данные в любое время. Выберите контакт из списка, выберите Изменить и начните добавлять дополнительные сведения.

Добавление контакта из сообщения электронной почты

1. Откройте сообщение, чтобы имя пользователя отображалось в одной из следующих строк: From:, To:, Cc:или СК:.
2. Щелкните правой кнопкой мыши соответствующее имя и выберите Добавить в контакты Outlook.
3. В открывавшемся окне введите сведения, которые нужно сохранить.

Примечание: Outlook вставляет адрес электронной почты контакта в поле Email и все другие сведения о контакте, доступные в сообщении в соответствующих полях. Если контакт находится в вашей организации, это, вероятно, включает его название, отдел, номер телефона и офис.

Добавление контакта с нуля

1. Щелкните Люди в нижней или левой части экрана или нажмите клавиши CTRL+3.
2. В меню Файл выберите Создать контакт или нажмите клавиши CTRL+N.

Совет: Чтобы создать контакт из другой папки Outlook, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+C.

Советы:

• Чтобы добавить еще одного контакта из той же компании, щелкните стрелку вниз рядом с элементом Сохранить & Создать, а затем выберите Контакт из той же компании.

Добавление второго адреса электронной почты, номера телефона или физического адреса контакта

Вы можете сохранить несколько номеров телефона, адресов электронной почты или почтовых адресов для кого-либо.

1. Если вы еще не добавили контакт, создайте новый контакт. В противном случае откройте существующий контакт.
2. Щелкните стрелку вниз рядом с пунктом Электронная почта, любое из полей Номер телефона или Бизнес-адрес, а затем выберите один из других параметров в раскрывающемся списке. Например, чтобы добавить второе сообщение, выберите Электронная почта 2. Чтобы добавить номер телефона TTY/TDD , щелкните стрелку рядом с любым из полей телефона и выберите TTY/TDD.

Добавление фотографии контакта

Если у вас есть изображение человека, сохраненное на вашем компьютере (или в каком-либо другом расположении), вы можете использовать его в его контактных данных.

1. Щелкните значок изображения в поле нового контакта.
2. Найдите рисунок, который вы хотите использовать, в поле Добавить рисунок контакта и нажмите кнопку ОК.

Другие способы добавления контактов

• Импорт контактов из .csv или PST-файла Файл .csv содержит контакты, экспортированные в текстовый файл, где каждая часть сведений о контакте разделена запятой (.csv означает «значение, разделенное запятыми»).

PST-файл — это файл, экспортируемый из Outlook в формат, который может читать другой компьютер с Outlook.

• Получение контактов из Excel С помощью мастера импорта и экспорта можно перенести контактные данные, сохраненные в файле Excel, например .xlsx или .xls.

Другие действия, которые можно выполнить с помощью карта контактов

Вы контролируете, какие сведения добавляются в контактную карта. Вы можете обновлять и удалять информацию по выбору.

Изменение способа представления имен в карта контакта

1. На вкладке Файл выберите Параметры >Люди .
2. В разделе Имена и регистрация выполните следующие действия.
3. В списке Заказ по умолчанию «Полное имя» выберите параметр.

Параметр	Пример
Первый (средний) Последний	Молли Н Демпси
Последняя первая	Демпси Молли
First Last1 Last2	Молли Джонс Демпси

В списке заказов по умолчанию «Файл как» выберите параметр.

Параметр	Пример
Последнее, первое	Демпси, Молли N
Первый список	Молли Н Демпси
Компания	Contoso Ltd.
Last, First (Company)	Демпси, Молли (Contoso Ltd.)
Компания (первый последний)	Contoso Ltd. (Демпси, Молли N)

Обновление сведений о существующем карта контактов

1. На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.
2. В диалоговом окне Адресная книга: контакты в списке Адресная книга выберите адресную книгу, в которой хранятся сведения о контакте.
3. Выберите контакт, который вы хотите изменить, щелкните правой кнопкой мыши и в контакте карта, измените или обновите сведения по мере необходимости.
4. Выберите Сохранить & Закрыть >Файл >Закрыть.

Добавление добавимого номера

На карточке контакта в разделе Номера телефонов выберите Бизнес.

Примечание: Не выбирайте стрелку раскрывающегося списка рядом с полем «Бизнес», «Бизнес-факс» или «Мобильный «. Выберите фактическое поле.

В диалоговом окне Флажок номера телефона введите сведения о телефоне, включая поле Добавочный номер .

Пересылка карта контакта коллеге или деловому партнеру

1. Откройте карта контакта.
2. На вкладке Контакт в группе Действия в списке Пересылка выберите Как контакт Outlook.

Добавление контакта

Создавайте и добавляйте контакты, чтобы всегда поддерживать порядок в списке людей, с которыми вы переписываетесь в Outlook. Если вы сохраните чей-либо контакт и введете в сообщении несколько первых букв имени этого человека, Outlook вставит его адрес электронной почты.

Добавление контакта из сообщения

1. Щелкните правой кнопкой мыши имя в строке Кому, Копия, СК или От.
2. Выберите пункт Добавить в контакты Outlook.
3. Добавьте любые дополнительные сведения.
4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Добавление контакта с нуля

1. В разделе Людинажмите Создать контакт.
2. Добавьте любые дополнительные сведения.
3. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Изменение адресной книги по умолчанию

При создании электронного письма удобно, когда во время ввода получателей появляются ваши основные контакты. Для этого может потребоваться изменить адресную книгу по умолчанию.

1. На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.
2. В открывшемся диалоговом окне Адресная книга выберите команды Сервис >Параметры.
3. Задайте значение параметра При открытии в адресной книге отображать этот список адресов первым: выберите адресную книгу, которую хотите использовать по умолчанию.
4. Нажмите кнопку ОК и закройте диалоговое окно.

Изменение порядка проверки списков адресов в Outlook

Если вы используете несколько адресных книг (например, одну для личных целей, а другую — для общения по интересам с другими людьми), вы можете изменить порядок их проверки в Outlook. После этого при вводе имени контакта в поле «Кому» в первую очередь будут отображаться наиболее актуальные контакты.

1. На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.
2. Выберите команды Сервис >Параметры, а затем установите переключатель Настраиваемый.
3. Расположите свои адресные книги в нужном порядке с помощью кнопок «Вверх» и «Вниз» рядом со списком.
4. Нажмите кнопку ОК.