Консультант Плюс: работаем комфортно и эффективно
Наши пользователи знают, что КонсультантПлюс является крупнейшим в России банком правовой информации — сегодня в системе уже более 11 миллионов документов. Как эффективно работать с таким огромным массивом информации, выделяя и выбирая то, что нужно именно вам? Сегодня своим опытом с вами делятся наши персонажи: бухгалтер Ирина Викторовна, специалист по кадрам Юлия и юрист Юрий. Надеемся, что и начинающие, и «продвинутые» пользователи КонсультантПлюс найдут для себя интересные и полезные приемы работы с системой.
Все по полочкам: ваша записная книжка
Ирина Викторовна, бухгалтер. Раньше я каждый найденный в КонсультантПлюс нужный документ старалась распечатать. Но на семинаре в «ТЛС-ГРУП» я узнала о возможности ставить закладки в документах и решила ее использовать. По натуре я человек очень аккуратный, люблю порядок во всем, поэтому я сразу стала систематизировать информацию — создавать папки с соответствующими названиями и помещать каждую закладку в свою папку. Например, после выхода Постановления Правительства РФ № 1137 по счетам-фактурам было выпущено много разных разъяснений Минфина и ФНС. Все эти письма у меня собраны в папку «Счет-фактура», я точно знаю, что они всегда у меня под рукой. Сюда же я поместила пару интересных статей по корректировочным счетам-фактурам и поставила закладку на «Практическое пособие по НДС» из моего любимого «Путеводителя по налогам». Вот как выглядит моя «записная книжка».
Советы пользователю
Как установить закладку на документ?
Шаг 1. Откройте документ и установите курсор на нужном фрагменте. Нажмите на «Панели быстрого доступа» кнопку «Добавить».
Шаг 2. В открывшемся окне «Добавить в Избранное» выберите вкладку «Закладки и Документы». Здесь по желанию вы можете дать название вашей закладке (по умолчанию в качестве названия система использует фрагмент текста, на котором установлен курсор). Также система сама укажет название документа, на который вы установили закладку.
Шаг 3. При необходимости, нажав ссылку «Добавить комментарий», внесите свои заметки и примечания.
Шаг 4. Чтобы вам было удобнее ориентироваться в закладках, вы можете создать папки, используя кнопку , и сохранять в них закладки по схожей тематике.
Шаг 5. Сделав все необходимое, нажмите «Добавить».
Результат: в тексте документа вы увидите зеленый флажок. Это и есть ваша закладка. Теперь вы всегда сможете перейти к нужному фрагменту документа, открыв раздел «Избранное» и кликнув по соответствующей закладке. Если вы вносили свои комментарии к закладке, то увидите их также в тексте документа на зеленом фоне.
Постепенно вы создадите своего рода «записную книжку» и не будете тратить время на поиск нужного документа и нужного места в этом документе. Поверьте, это очень удобно!
Папки в разделе «Избранное» отсортированы по дате создания, но вы можете отсортировать их по алфавиту, кликнув мышью по полю «Название».
Ваше личное пространство
Юлия, молодой специалист, инспектор по кадрам. Я работаю инспектором по кадрам не так давно, первое время мне было сложновато ориентироваться в законодательстве, в Трудовом кодексе РФ. Открываю документ в КонсультантПлюс, а номер статьи не помню. Приходилось искать нужную статью по «Оглавлению» и терять драгоценное время. Сейчас я всем своим коллегам советую использовать «Список закладок документа». Это своего рода ваше персональное оглавление документа, здесь собраны все закладки, которые вы когда-либо устанавливали в данном документе. Вот как, например, выглядит у меня «Список закладок» Трудового кодекса РФ. Важно, что даже если в разделе «Избранное» закладки лежат в различных папках, то в «Списке закладок» документа все они будут видны как на ладони!
Сейчас я получаю второе высшее образование — экономическое. Мне приходится много читать, изучать профессиональную литературу. И в этом плане КонсультантПлюс просто незаменим! Нужные книги и статьи я сохраняю в свою электронную книгу и читаю в метро.
А в прошлом году КонсультантПлюс очень помог мне в подготовке курсовой работы. Я создала в разделе «Избранное» группу папок «Курсовая» и складывала туда все необходимые материалы. Потом, уже при написании работы, экспортировала нужные фрагменты в MS-WORD. Очень удобно, что к каждому фрагменту при этом автоматически проставляется ссылка на первоисточник. Сейчас я уже собираю материалы для диплома. В КонсультантПлюс я создала свое личное рабочее пространство, в котором мне легко и комфортно работать.
Советы пользователю
Как использовать список закладок документа?
Открыв документ, выберите в контекстном меню (правая кнопка мыши) команду «Список закладок в документе». Перед вами перечень всех закладок, которые вы когда-либо устанавливали в данном документе. Вы можете перейти к нужной закладке, отредактировать закладку или удалить ее.
Как сохранить документ в формате для электронной книги?
Открыв документ, нажмите кнопку «Сохранить в файл» на панели инструментов. В открывшемся окне «Сохранить как» укажите каталог для сохранения и выберите формат, подходящий для вашего электронного устройства. Как правило, это PDF или EPUB. Нажмите кнопку «Сохранить».
Как сохранить список документов в папку?
Предположим, у вас имеется список документов, с которыми вы хотели бы позже ознакомиться подробнее. Весь этот список или его часть поместим в папку.
Шаг 1. Выделите мышью нужные вам документы из списка, удерживая клавишу «Ctrl». На «Панели быстрого доступа» нажмите кнопку «Добавить».
Шаг 2. В открывшемся окне «Добавить в Избранное» выберите вкладку «Папки».
Шаг 3. Создайте папку или группу папок. Если ранее вы уже создавали папки, можно сохранить список в одну из них. Нажмите кнопку «Добавить».
Если вы хотите сохранить в папку весь список, выберите в контекстном меню команду «Добавить весь список в Избранное». Далее шаги 2 и 3.
Если вы работаете с деревом-списком и хотите сохранить в папку материалы одного информационного банка, наведите курсор на выбранный банк в дереве-списке и выберите команду «Добавить документы текущей ветки в Избранное». Далее шаги 2 и 3.
Как экспортировать документ в MS-WORD?
Откройте текст документа, выделите мышкой нужный фрагмент (фрагменты) и воспользуйтесь кнопкой на панели инструментов. При этом система попросит выбрать, экспортировать ли фрагмент в открытый документ или в новый. По умолчанию система добавит информацию об источнике, т. е. проставит реквизиты документа, из которого скопирован фрагмент. Вы можете отказаться от этого, сняв соответствующую «галочку».
Все под контролем!
Юрий, юрист. С КонсультантПлюс я работаю давно, но возможность обмена информацией с коллегами раньше почему-то не использовал. В нашей компании существует довольно большой юридический отдел, мы стремимся свести к минимуму бумажный документооборот. Мобильность и оперативность стали важнейшими требованиями в нашей работе.
Теперь, если я даю поручение помощнику подготовить для меня подборку правовых актов или судебной практики, я знаю, что получу подборку по электронной почте и смогу загрузить ее в свой КонсультантПлюс и в офисе, и дома, и в зале суда.
Если я готовлю какой-либо документ или отчет в MS-WORD, то сразу проставляю ссылки на правовые или судебные акты из КонсультантПлюс. Это очень удобно, т. к. читая такой документ, достаточно просто кликнуть по ссылке, чтобы автоматически загрузился КонсультантПлюс и открылся бы нужный документ.
Кроме того, хочу порекомендовать всем коллегам ставить на контроль важные в вашей работе документы. КонсультантПлюс будет автоматически отслеживать изменения в выбранных вами документах и сообщать вам об этих изменениях. Я, например, взял за правило ставить на контроль интересующие меня проекты законов. Так можно проследить «судьбу» любого документа и не пропустить ничего важного.
Советы пользователю
Как отправить свою папку коллеге?
Шаг 1. Откройте раздел «Избранное», вкладку «Папки». Выделите нужную папку курсором и выберите в контекстном меню команду «Сохранить в файл».
Шаг 2. В открывшемся окне «Сохранить как…» задайте имя файла, каталог, где ваш файл будет сохранен, и нажмите «Сохранить».
Теперь можно отправить этот файл любому сотруднику, у которого есть доступ к КонсультантПлюс!
Как загрузить присланную коллегой папку?
Шаг 1. Откройте раздел «Избранное», вкладку «Папки». В контекстном меню выберите команду «Загрузить из файла».
Шаг 2. В появившемся окне «Открыть» укажите путь к нужному файлу и нажмите кнопку «Открыть».
В результате в вашем разделе «Избранное» появится папка с документами, подготовленная вашим коллегой.
Внимание! Аналогичным способом вы можете обмениваться с коллегами и закладками.
Как получить ссылку на документ в MS-WORD?
Шаг 1. Откройте документ в КонсультантПлюс на нужном фрагменте. В контекстном меню выберите команду «Получить ссылку на документ КонсультантПлюс». Появится сообщение.
Шаг 2. Перейдите в ваш документ в MS-WORD или в письмо в Outlook и выберите команду «Вставить».
Результат: в вашем тексте появится ссылка на выбранный документ. Для перехода по ссылке достаточно кликнуть ее, удерживая клавишу «Ctrl».
Как поставить документ на контроль?
Откройте интересующий вас документ, кликните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду «Поставить на контроль».
Теперь после каждого пополнения система будет автоматически проверять все стоящие на контроле документы. Если в них произойдут какие-либо изменения, система сама сообщит вам об этом!
Все поставленные на контроль документы хранятся в разделе «Избранное» на вкладке «Документы на контроле». Если в стоящем на контроле документе произойдут изменения, то на пиктограмме раздела «Избранное» на «Панели быстрого доступа» появится значок и сообщение: «Произошли изменения в документах на контроле. Нажмите для просмотра».
Кликнув это сообщение, вы сразу перейдете в раздел «Избранное» на вкладку «Документы на контроле». Здесь вы найдете информацию о том, какие именно изменения были внесены в документ.
О каких изменениях сообщает система?
- Документ утратил силу / вступил в силу.
- В документ внесены изменения.
- Появилась новая редакция документа.
- Появилась новая редакция документа с изменениями, не вступившими в силу.
- Ранее созданная редакция с изменениями, не вступившими в силу, стала действующей.
- Документ прошел регистрацию в Минюсте.
Для более подробного изучения изменений рекомендуем использовать функции «Обзор изменений документа» или «Сравнение редакций», расположенные на «Правой панели» в тексте документа.
Таким образом, поставив на контроль важные для вас документы, вы можете быть уверены, что внесенные в них изменения не останутся незамеченными.
Итак, сегодня мы, используя опыт и советы наших пользователей, убедились, что в КонсультантПлюс есть все возможности не только для поиска документов, но и для создания комфортного рабочего пространства. Попробуйте использовать описанные в статье функции в вашей повседневной работе с КонсультантПлюс. А если у вас возникнут какие-либо вопросы, специалисты нашей «Горячей линии» всегда готовы ответить на них по телефону: +7 (495) 956-42-22.
Полная версия КонсультантПлюс: как скачать документ
Благодаря высокоскоростному интернету практически любую информацию сейчас можно посмотреть онлайн. И все же для комфортной работы вам может потребоваться скачать документ на компьютер, мобильное устройство или записать на переносной носитель. Система КонсультантПлюс позволяет скачивать нужные вам материалы и нормативно-правовые акты.
Скачиваем документ из базы
Для эффективной работы с программой рекомендуем приобрести полную версию КонсультантПлюс по цене, оптимальной для вас (подробнее). Она предоставляет больше возможностей для работы с программой. Сохранить любой документ из базы можно как из результатов поиска, так и во время ознакомления с документом.
Как это сделать:
· Находясь в тексте статьи или нормативно-правового акта, поставьте курсор в любое место и нажмите правую клавишу мыши. В выпавшем окне контекстного меню выбирайте пункт «Сохранить в файл». Выберите, как скачать документ из КонсультантПлюс – в формате PDF, RTF, DOC или другой вариант.
· Из выдачи перечня документов, найденных по запросу, также можно сохранить любой материал. Для этого кликните правой клавишей мышки по названию и вновь нажмите «Сохранить в файл». При скачивании таким способом выбор формата тоже доступен.
Мы разобрались, где скачать в КонсультантПлюс документы целиком. Помимо целого материала сохранить можно отдельные части текста. Просто выделите курсором нужный вам фрагмент, вызовите правой кнопкой мыши контекстное меню и выбирайте ту же опцию – «Сохранить в файл». Программа сохранит кусок текста в удобном для вас формате.
В системе КонсультантПлюс есть возможность копирования в Word
В системе КонсультантПлюс есть возможность копирования в Word.
Пункт Главного меню , которое расположено в левой верхней части экрана, доступен только в окне со списком документов и в окне с текстом документа.
Выбрав данный пункт меню в ТЕКСТЕ документа, вы имеете возможность перенести в редактор Microsoft Word весь текст или фрагмент (фрагменты) текста документа.
Выделение нужного фрагмента текста производится стандартным образом: нажать левую кнопку мыши на начале или окончании фрагмента и, не отпуская эту кнопку, пометить весь фрагмент. Доступен выбор нескольких фрагментов текста с помощью последовательного выделения.
Если нужно снять выделение с одного помеченного фрагмента, то можно просто щелкнуть мышкой по любой части окна с текстом документа. В случаях, когда выделено несколько фрагментов текста или выделенный фрагмент не полностью помещается на экране, в т.ч. совсем не виден, перед снятием выделения будет появляться стандартное диалоговое окно:
Находясь в тексте документа, копирование в Word также можно сделать, вызвав контекстное меню по правой кнопке мыши и выбрав в нём пункт «Экспорт в Word» либо можно нажать на кнопку над текстом документа.
При экспорте выбранного текста документа из системы КонсультантПлюс в Word возможны две ситуации:
· Если редактор Word заранее не был открыт, то при экспорте он откроется автоматически, в нём будет создан новый документ, куда и будет скопирован искомый текст.
· Если редактор Word уже был открыт, то при экспорте система предложит выбрать, куда следует копировать искомый текст – в новый документ Word или в уже открытый документ Word, причем в то место, где стоит курсор.
Нужную форму копирования можно выбрать в появившемся окне:
В этом же окне можно выбрать опцию «Добавить информацию об источнике», которая при экспорте текста или фрагмента текста в Word скопирует и реквизиты документа из КонсультантПлюс.
Выбрав пункт меню в СПИСКЕ документов, вы можете перенести в редактор Microsoft Word выбранные названия документов из списка, их нужно заранее пометить, например, с помощью клавиши Insert.
Если требуется скопировать весь список, то его можно пометить, например, с помощью команды «Пометить все» контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши.
Если ни один документ в списке не помечен, то будет экспортировано название того документа, на котором стоит курсор.
Находясь в списке документов, копирование в Word также можно сделать, вызвав контекстное меню по правой кнопке мыши и выбрав в нём пункт «Экспорт в Word» либо можно нажать на кнопку над списком.
При экспорте названий документов из списка системы КонсультантПлюс в текстовый редактор Word возможны те же две ситуации:
· Если редактор Word не был открыт заранее, то он будет открыт автоматически.
· Если же редактор Word был открыт, то у вас имеются две возможности копирования:
§ В открытый документ Word в то место, где стоит курсор;
§ В новый документ Word.
Нужную форму копирования вы можете выбрать в появившемся окне:
Требуется экспортировать список названий совместных документов Минфина РФ и Минэкономразвития РФ в новый документ редактора Word.
Шаг 1. Строим список требуемых документов. Для этого в словаре поля «Принявший орган» Карточки поиска последовательно находим значения МИНФИН РФ и МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РФ, отмечая каждый раз найденное значение галочкой.
Для отмеченных значений выбираем логическое условие «И» и нажимаем кнопку «ОК».
В Карточке поиска нажимаем кнопку .
Шаг 2. Помечаем полученный список, например, щелчком правой кнопки мыши по списку вызываем контекстное меню и выбираем команду «Выделить все».
Шаг 3. Нажимаем кнопку пиктографического меню .
Если редактор Word не был открыт, то он откроется автоматически, в нем будет открыт новый документ, куда и будет экспортирован помеченный список.
Если же редактор Word уже был открыт, то появится диалоговое окно, где будет предложено выбрать, куда следует скопировать документ. Выбираем вариант «В новый документ».
Шаг 4. В редакторе Word будет открыт новый документ, куда и будет экспортирован список названий документов.
Вопросы и ответы по работе с системой КонсультантПлюс
Как сохранить найденный в системе КонсультантПлюс документ на компьютер или флешку?
Документ, найденный в системе КонсультантПлюс, можно сохранить на компьютер или любой съемный носитель (флешка, внешний диск и т.п.). Сохранить документ можно как находясь в его тексте, так и оставаясь в списке документов, полученных в результате поиска.
Если нужный документ открыт, для его сохранения необходимо кликнуть в любой области текста правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать опцию «Сохранить в файл». В открывшемся окне указать путь для сохранения документа, при необходимости изменить название и формат документа. Документ будет сохранен.
Находясь в списке документов, для сохранения документа надо кликнуть правой кнопкой мыши на его названии и в контекстном меню выбрать опцию «Сохранить в файл».
Если нужно сохранить только отдельные фрагменты документа, необходимо их выделить, затем вызвать контекстное меню правой кнопкой мыши и выбрать опцию «Сохранить в файл».
- Можно ли отправить по почте документ непосредственно из системы КонсультантПлюс?
- Можно ли скопировать в Word только фрагмент текста, а не весь документ целиком?
- Как убрать гипертекстовые ссылки при копировании документа из системы КонсультантПлюс?
- Как узнать, сколько страниц займет распечатанный документ?