Объединение нескольких документов Word в один
Если вам нужно объединить отдельные документы Microsoft Word, вы можете скопировать и вставить их вместе, если они короткие, или объединить их, если они длинные.
При слиянии документов формат может не сохраниться.
- Выберите вкладку Вставка.
- Выберите Объект и выберите Текст из файла в раскрывающемся меню.
- После этого можно выбрать файлы, которые должны быть объединены в текущий документ. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl для выбора нескольких документов.
Примечание. Документы будут объединены в порядке, в котором они отображаются в списке файлов. Чтобы использовать другой порядок, выберите и вставьте каждый файл отдельно в нужном порядке.
Дополнительные сведения см. в разделе Форум.
Советы по использованию промежуточного слияния
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Не ограничивайтесь базовыми возможностями слияния. Импортируйте списки из Excel и используйте инструменты Excel для работы с данными и числами. Отправляйте индивидуальные сообщения, настроив параметры слияния.
Слияние с использованием таблицы Excel
Слияние выполняется правильно, когда вся необходимая информация подготовлена как указано ниже.
- Столбцы электронной таблицы соответствуют полям, которые вы хотите использовать при слиянии. Например, если вы хотите, чтобы адреса читателей выделялись по имени, убедитесь, что у вас есть отдельные столбцы для имени и фамилии.
- Все данные для слияния содержатся в таблице.
- Форматирование чисел не изменится. Если таблица содержит даты, время, денежные значения или почтовые индексы, которые начинаются или оканчиваются на 0, см. статью Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Когда данные готовы, можно начинать слияние
- Откройте новый документ в Word.
- Последовательно нажмите Рассылки, Начать слияние, а затем выберите необходимый тип слияния.
- Щелкните меню Выбрать получателей >Использовать существующий список.
- Найдите таблицу Excel и нажмите кнопку Открыть. Если в Word появится запрос, выберите Лист1$ и нажмите кнопку ОК. Теперь таблица Excel подключена к документу Word для слияния.
- После этого можно вставить поля слияния, которые добавляют информацию из таблицы в документе. Например, чтобы добавить строки приветствия в сообщение электронной почты или письмо, щелкните вкладку Рассылки >Строка приветствия или добавьте адреса из списка, щелкнув Рассылки >Блок адреса.
- Когда документ готов, щелкните пункт Просмотреть результаты и просмотрите каждую отдельную копию документа, щелкая стрелки.
- Чтобы завершить слияние, нажмите кнопку Найти и объединить, а затем выберите команду Печать документов или Отправить электронные сообщения.
Сравнение и объединение двух версий документа
Чтобы узнать, чем отличаются две версии документа, можно выполнить их сравнение. Кроме того, две версии документа можно объединить в один файл. В обоих случаях различия в Word помечаются метками исправления.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Сравнение двух версий документа
- Откройте одну из двух версий документа, которые требуется сравнить.
- В меню Рецензирование выберите Сравнить документы.
- В списке Исходный документ выберите исходный документ.
- В списке Измененный документ перейдите к другой версии документа и нажмите кнопку ОК. Изменения из измененной копии объединяются в новую копию, основанную на исходной версии документа. Исходная версия при этом остается неизменной. Все отличия, обнаруженные в измененной копии документа, помечаются метками исправления.
Совет: Чтобы изменить параметры сравнения документов или отображаемый уровень детализации, в меню Сервис наведите указатель мыши на пункт Отслеживать изменения, выберите пункт Сравнить документы, а затем .
Объединение двух версий документа
- Откройте одну из двух версий документа, которые требуется объединить.
- В меню Рецензирование выберите Объединить документы.
- В списке Исходный документ выберите одну версию документа.
- В списке Измененный документ перейдите к другой версии документа и нажмите кнопку ОК. Изменения из измененной копии объединяются в новую копию, основанную на исходной версии документа. Исходная версия при этом остается неизменной. Все отличия, обнаруженные в измененной копии документа, помечаются метками исправления.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Сравнение двух версий документа
- Откройте одну из двух версий документа, которые требуется сравнить.
- В меню Сервис наведите указатель на пункт Исправления и выберите команду Сравнение версий.
Примечание: Причиной недоступности функции Сравнить документы может быть защита документа. Чтобы снять защиту документа, в меню Сервис выберите пункт Отменить защиту документа.
Совет: Чтобы изменить параметры сравнения документов или отображаемый уровень детализации, в меню Сервис наведите указатель мыши на пункт Отслеживать изменения, выберите пункт Сравнить документы, а затем .
Объединение двух версий документа
- Откройте одну из двух версий документа, которые требуется объединить.
- В меню Сервис выберите команду Объединение документов.
- Во всплывающем меню Исходный документ выберите первую версию документа.
- Во всплывающем меню Измененный документ выберите другую версию документа и нажмите кнопку ОК.
Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel
В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.
При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.
- В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.
- Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.
Шаг 1. Настройка файла данных Excel
До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.
- В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».
- Все имена полей должны быть уникальными.
- В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.
- В таблице не должно быть пустых строк.
Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.
Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.
Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:
294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
Шаг 2. Настройка основного документа
- В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.
-
Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.
- Щелкните Шаблон.
- Щелкните Выбор шаблона.
- На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.
- Щелкните Существующий документ.
- В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.
- Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.
Шаг 3. Указание источника данных Excel
- В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
- Нажмите кнопку Обзор.
- В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.
Шаг 4. Выбор получателей
- В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
- Укажите получателей с помощью флажков.
Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.
- Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.
- Щелкните один из следующих параметров:
- (Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.
- (Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.
- Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.
- Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
- Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.
Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния
Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.
Вставка полей слияния
Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.
- В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.
- Вставьте один из следующих параметров.
- Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
- Щелкните Блок адреса.
- В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.
- Щелкните Строка приветствия.
- Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.
- Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
- Нажмите кнопку ОК.
- Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
- Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.
- Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.
-
Щелкните Почтовая марка.
- Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.
- Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.
Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:
26 февраля 2002 г.
AddressBlock
GreetingLine
Введите свое имя.
Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.
На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.
Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.
Изменение формата объединенных данных
Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.
- В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния (>).
- В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.
Форматирование с помощью кодов полей
Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.
Ниже приведены примеры использования ключей.
- Для отображения числа 34987,89 как $34 987,89 добавьте ключ числового формата (\#).
- Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).
- Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).
Шаг 6. Сохранение документа
Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.
-
В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.
Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей
При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.
Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:
26 февраля 2002 г.
Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052Уважаемый Александр Демидов!
Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
- Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.
- Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.
При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
- Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.
- Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.
Шаг 8. Завершение слияния
Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Персонализация отдельных писем
Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.
- Щелкните Изменить часть писем.
- В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.
- Нажмите кнопку ОК.
Печать писем
Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
-
Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.
В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.- На шаге 6 мастера слияния (завершение слияния), щелкните Печать.
- В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
- Для печати всех документов щелкните Все.
- Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
- Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
- В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.
Сохранение объединенных писем для последующего использования
При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.
- Щелкните Изменить часть писем.
- В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
- Для объединения всех документов щелкните Все.
- Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
- Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
- Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.
Ссылки
Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:
318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word
318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access
318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002
294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word
290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002
294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word
294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word