Экспорт сообщений электронной почты, контактов и элементов календаря в Outlook с помощью PST-файла
В этой статье мы обсудим, как экспортировать электронную почту, календарь и задачи Outlook в PST-файл, а затем импортировать данные в другую учетную запись электронной почты. PST-файл также можно использовать в качестве резервной копии в случае потери данных Outlook.
Например, предположим, что у вас есть почтовый ящик Microsoft 365 и учетная запись Gmail, и вы хотите переместить содержимое учетной записи Gmail в почтовый ящик Microsoft 365. Кроме того, вы переходите с Microsoft 365 для семьи или личной подписки на подписку Microsoft 365 для бизнеса. С помощью Outlook можно экспортировать элементы из существующей учетной записи и импортировать их в почтовый ящик Microsoft 365 для бизнеса.
Смотреть: экспорт или резервное копирование электронной почты, контактов и элементов календаря
Подготовка
Прежде чем приступить к экспорту, необходимо выполнить несколько действий, чтобы убедиться, что экспорт проходит гладко.
- В Outlook может быть несколько учетных записей электронной почты. Перед началом экспорта убедитесь, что выбрана правильная учетная запись электронной почты.
- Очистка почтового ящика. Управление размером почтового ящика. Сохраните нужное содержимое, а остальное оставьте позади.
- По умолчанию Outlook настроен на скачивание электронной почты за последние 1 год. Если вы хотите экспортировать все сообщения электронной почты, откройте Outlook, выберите Параметры учетной записи >Имя учетной записи и Параметры синхронизации и переместите ползунок в положение Все.
- Убедитесь, что PST-файл не экспортируются в расположение OneDrive. Если у вас есть автоматическая синхронизация, убедитесь, что она не синхронизируется с расположением OneDrive. OneDrive блокирует автоматическую синхронизацию PST-файлов Outlook.
Шаги. Экспорт электронной почты, контактов и элементов календаря из Outlook в PST-файл
Воспользуйтесь одним из перечисленных ниже наборов инструкций по экспорту.
Microsoft 365: экспорт элементов из почтового ящика Microsoft 365 в PST-файл
- Если вы еще не используете Outlook, добавьте учетную запись электронной почты Microsoft 365 в приложение Outlook. После этого Outlook автоматически синхронизируется с Microsoft 365. Содержимое почтового ящика Microsoft 365 появится в Outlook. После этого можно переместить письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Microsoft 365 с помощью Outlook.
- В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл. Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
- Выберите команды Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт.
- Выберите Экспорт в файл >Далее.
- Щелкните Файл данных Outlook (PST-файл) >Далее.
- Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи. Установите флажок Включить вложенные папки. Это гарантирует, что все в учетной записи будет экспортировано: папка «Входящие», «Календарь», «Контакты» и «Задачи». Нажмите кнопку Далее.
- Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.
Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.
- Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
- При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
После экспорта данных электронной почты в PST-файл их можно перенести в другое место. Вы можете импортировать их в другие учетные записи электронной почты. Сведения о том, как это сделать с помощью Outlook, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла.
Outlook без Microsoft 365: экспорт элементов Outlook в PST-файл
- В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл. Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
- Выберите команды Открыть и экспортировать >Импорт и экспорт.
- Выберите Экспорт в файл >Далее.
- Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.
- Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи. Установите флажок Включить вложенные папки. Это гарантирует, что все в учетной записи будет экспортировано: папка «Входящие», «Календарь», «Контакты» и «Задачи». Нажмите кнопку Далее.
- Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.
Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.
- Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
- При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Можно сохранить PST-файл в OneDrive, а затем скачать его на новый компьютер. Также можно выполнить сохранение на переносной носитель, а затем импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook.
Какие данные экспортируются?
- При экспорте электронной почты, контактов и данных календаря в PST-файл создается копия данных. Из Outlook ничего не исчезает. Вы сможете просматривать и использовать сообщения, контакты и данные календаря в Outlook.
- В Outlook при экспорте электронных писем также экспортируются все вложения.
- Outlook не экспортирует метаданные, такие как свойства папок (представления, разрешения и параметры автоархивации), а также правила обработки сообщений и списки заблокированных отправителей.
Важно: Если вы используете режим кэширования Exchange, Outlook будет экспортировать только элементы, уже находящиеся в кэше. По умолчанию ваш кэш содержит элементы за последние 12 месяцев. Чтобы экспортировать данные за более чем 12 месяцев, сначала отключите режим кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Включение или отключение режима кэширования Exchange.
Когда следует экспортировать (создавать резервную копию) и импортировать PST-файл?
- Вы хотите переместить электронную почту из личной или семейной учетной записи Microsoft 365 в учетную запись электронной почты Microsoft 365 для бизнеса: Например, предположим, что у вас есть личная или семейная учетная запись электронной почты Майкрософт, alliebellew83@yahoo.com, и вы хотите переместить электронную почту в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 для бизнеса, alliebellew@contoso.com. Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте сообщение электронной почты из alliebellew83@yahoo.com в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в учетную запись Microsoft 365 для бизнеса.
- Если вы хотите переместить электронную почту из одной учетной записи в другую: Например, предположим, что у вас есть старая учетная запись электронной почты Yahoo — vasilybut77@yahoo.com, и вы хотите перенести письма в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 — vasilybut78@contoso.com. Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте электронную почту из учетной записи Yahoo в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в свою учетную запись Office 365.
- Когда вы меняете ПК: если вы переносите электронную почту с одного компьютера, на котором есть Outlook, на другой. Предположим, что на старом компьютере установлено приложение Outlook 2007, а вы только что купили компьютер с Outlook 2016. Экспортируйте данные электронной почты из Outlook 2007 (как описано в этой статье) и импортируйте их в Outlook 2016.
- Когда вы меняете ПК на Mac: если вы переносите электронную почту из Outlook на ПК и импортируете ее в Outlook 2016 для Mac.
- Если вы хотите регулярно создавать резервную копию всех писем, контактов и элементов календаря и сохранять ее в надежном месте. Создав PST-файл, скопируйте его в безопасное место: на USB-накопитель, на другой жесткий диск или в облачное хранилище, такое как OneDrive или Dropbox. Автоматического способа периодически выполнять резервное копирование всех элементов (старых и новых) не существует. Функция автоархивации архивирует только старые элементы и перемещает их, а не создает копию.
- Если вас интересует только резервное копирование контактов, см. статью Экспорт контактов из Outlook, чтобы скопировать контакты в CSV-файл.
Корпоративная почта: архивация входящих и исходящих писем
Под архивацией или теневым копированием всей входящей и исходящей корпоративной электронной почты подразумевается автоматическое создание копии каждого поступающего с/на адреса письма независимо от действий самого получателя/отправителя. Копирование, как правило, производится на отдельный почтовый ящик корпоративного домена, при этом заголовки «От», «Кому» и тело сообщения остаются исходными. При необходимости возможно разделение архивных потоков по неким критериям, например, копирование почты сотрудников разных отделов производится на разные адреса.
Для каких целей на предприятии может потребоваться архивация всей переписки в корпоративной почте?
Контроль за действиями сотрудников
Наиболее востребованная функция архивации почты. Имея доступ к копиям всей переписки подчинённых руководитель в любой момент может восстановить, например, историю переписки с клиентом и убедиться, в том насколько ответственно сотрудник выполняет свои должностные обязанности. Был ли отправлен ответ на письмо заказчика? Был ли ответ оперативным (копии сохраняют оригинальные дату и время сообщения)? Было ли электронное письмо работника по существу и исчерпывающим? Наконец, был ли он элементарно вежлив с подрядчиком/клиентом?
Особенно полезным свойством теневого копирования является невозможность само сотрудника повлиять на то какие письма попадут в архив, а какие нет — копируется всё вне зависимости от его желания или действий. То есть он может удалить «неудобное» сообщение в своём почтовом ящике и опустошить корзину и даже отформатировать жёсткий диск своего компьютера, однако сообщение в архиве останется неприкосновенным.
Осуществлять контроль за корпоративной перепиской сотрудников может как сам руководитель лично, так специалист службы безопасности компании (при наличии таковой) или любые другие ответственные лица — в зависимости от конкретного случая.
Возможность восстановления переписки
Если доступ к почте осуществляется по протоколу POP3 и хранение сообщений происходит на компьютерах пользователей, весьма вероятна потеря всей переписки в случае выходя из строя жёсткого диска или заражения вирусом. В таком случае восстановление из архива обеспечит быстрое возобновление рабочей переписки, клиентской базы, делового процесса в целом.
Архивация почты с юридической точки зрения
Во избежание юридических коллизий и возможных претензий со стороны сотрудников желательно документально закрепить право работодателя на архивацию, копирование и дальнейшую обработку любых сообщений в корпоративной почте сотрудника. Сделать это можно путём добавления соответствующего пункта в трудовой договор или, если в компании практикуется подписание дополнительного договора/обязательства/соглашения о неразглашении коммерческой тайны, то в этом документе. Так процесс создания и сохранения копии любого сообщения из переписки сотрудника приобретёт юридически значимый статус.
Техническая реализация копирования переписки
Наиболее простым и удобным образом архивацию можно реализовать с площадке хостера услуг корпоративной почты. Заказчик формулирует условия, по которым должна создаваться копия тех или иных (или всех) сообщений определённых (или всех) сотрудников, а поставщик услуги, провайдер хостинга почты настраивает своё оборудование соответствующим образом. Для доступа к архиву переписки наиболее универсальным следует признать теневое копирование писем в специально выделенный для этого ящик.
Если доступ ответственного сотрудника к этому ящику осуществляется по протоколу IMAP, возможна сортировка копий сообщений по папкам. Например, иерархическая структура:
- Сотрудник 1:
- Входящая;
- Исходящая.
- Сотрудник 2:
- Входящая;
- Исходящая.
- Сотрудник 3:
- Входящая;
- Исходящая.
В большинстве случаев этого более чем достаточно. Пользователю ящика с копиями нужно лишь следить за тем, чтобы он не переполнялся и не были превышены лимиты квот на максимальный объём, занимаемый сообщениями или на их максимальное количество.
Заключение
Контроль за корпоративной почтой с помощью её архивации (теневого копирования) — мощное средство защиты от утечек коммерческой тайны, средство контроля и оценки эффективности деятельности сотрудников, а также создания резервной копии на случай выходя из строя оборудования или ПО. Сложно переоценить важность корпоративной почты в бизнес-процессах современной компании, архивация же даёт руководителю мощное средство контроля за её потоками.
Профессиональный хостинг-провайдер корпоративной почты Tendence.ru с 2006 года предоставляет своим заказчикам самые широкие возможности по контролю за почтовыми потоками.
Эксперт-рецензент: Александр Злобин
При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник — сайт Tendence.ru обязательна!
16147 просмотров
Как перенести корпоративную электронную почту на почтовый хостинг?
Итак, оценив все преимущества корпоративной почты, вы решили перенести почтовый сервер на профессиональный хостинг почты. Предположим, что соответствующий хостинг выбран, подобран выгодный тарифный план и подписан договор. Какими будут ваши дальнейшие действия ? Инструкция по переносу корпоративной почты состоит из трёх несложных шагов.
Изменение MX-записей
MX (Mail eXchanger) — тип записи в файле доменной зоны, которая указывает на сервер(ы), ответственные за почту этого домена. Их изменение необходимо, чтобы перенаправить поток входящей корпоративной почты на новый IP-адрес, адрес хостинг-провайдера. Изменить MX-записи можно самостоятельно, если поддержка DNS продолжает осуществляться заказчиком услуги корпоративного почтового хостинга или передать DNS-серверы на поддержку хостеру. В таком случае все нужные изменения произведут специалисты оператора.
У провайдера профессионально оказывающего услуги хостинга почты такая опция, как правило, бесплатна. Единственное, что потребуется от клиента, передать делегирование домена с текущих DNS на серверы нового хостера, например:
ns1.tendence.ru
ns2.tendence.ru
ns3.tendence.ruСделать это можно в личном кабинете регистратора доменных имён.
Создание почтовых ящиков
Чтобы пользователи корпоративной почты могли продолжить пользоваться своими привычными адресами необходимо создать их на хостинге. Администратор может сделать это самостоятельно, используя защищённый HTTPS-доступ к веб-интерфейсу управления, или поручить эту задачу службе поддержки провайдера.
В некоторых случаях возможен экспорт списка адресов пользователей со старого сервера и импорт их на новую площадку. Зачастую удаётся даже сохранить пароли к ящикам, что облегчает перенастройку email-клиентов у пользователей.
Перенастройка email-клиентов на компьютерах пользователей
Необходимо указать новый адрес почтового сервера для приёма/отправки почты, дополнительные настройки, при необходимости новый пароль. Если на хостинг почты переносится «самодельный» сервер, то скорее всего придётся заменить написание логина для проверки почты на почтовый адрес полностью, с указанием домена.
Например, логин user заменить на user@company.ru
Это необходимо, так на на почтовых серверах хостинга поддерживается большое число доменов и имена ящиков до @ могут совпасть. При полном указании e-mail адреса совпадений быть не может, они уникальны. Ещё придётся включить SMTP-авторизацию, которая аутентифицирует пользователя корпоративной почты при отправке сообщения. Указание при этом логина в виде полного email-адреса обязательно, так же как и при настройке получения почты.
Ранее, в случае «самодельного» почтового сервера, размещённого в корпоративной локальной сети организации, почтовые клиенты могли работать без этой настройки, так как всей внутренней сети было разрешено отправлять сообщения через свой сервер. Что рано или поздно приводило к блокированию провайдером IP-адреса организации для отправки почты (закрывался исходящий 25 tcp порт). Либо IP-адрес выделенной линии компании попадал в блок-списки адресов, рассылающих спам, и почта с него переставала приниматься большинством почтовых хостингов.
Причина таких неприятностей заключается в заражении локальной сети вирусами-«троянцами», которые начинали использовать корпоративный почтовый сервер внутри сети как релей (open relay) для рассылки спама. Разумеется, воспроизведение подобной ситуации на профессиональном почтовом хостинге попросту невозможно. Во-первых, отправка сообщений от имени поддерживаемых доменов возможна только после SMTP-авторизации (SMTP AUTH или «Проверка подлинности пользователя» для программ Microsoft). Во-вторых, круглосуточный мониторинг сетевой активности пользователей корпоративной почты быстро выявит нештатную активность того или иного пользователя и администратор почтового хостинга предотвратит её.
На этом перенос почтового сервера завершён. Все остальные настройки требуются или рекомендуются для беспроблемного приёма-передачи электронной почты, например:
- PTR-запись, необходимую для преобразования IP-адреса в имя и проверки сервера-отправителя;
- SPF-запись, ограничивающую список IP-адресов, с которых возможна отправка писем от имени домена;
- DKIM-запись, позволяющую Email серверам получателей проверять криптографические подписи каждого письма;
и другие сделает поставщик услуг почтового хостинга. У клиента, системного администратора компании, переносящей свой почтовый сервер на хостинг почты, голова о них болеть не должна и для пользователей все эти изменения произойдут совершенно незаметно. Ну, это конечно в том случае, если провайдер хостинга почты выбран профессиональный ! 😉
Эксперт-рецензент: Александр Злобин
При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник — сайт Tendence.ru обязательна!
Архивирование писем в корпоративной почте
В корпоративной почте установлены лимиты на размер почтового ящика сотрудника. При достижении определённых лимитов функционал Вашего ящика будет меняться. Имеются следующие лимиты:
- По достижении объема 5.8 ГБ – предупреждение о скором заполнении личного почтового ящика.
- По достижении объема 5.9 ГБ – запрет отправки писем. Входящие письма продолжат поступать.
- По достижении 6 ГБ – запрет отправки и получения писем. Письма, отправленные Вам, будут потеряны.
Чтобы узнать текущий размер вашего почтового ящика Вы можете воспользоваться Инструкцией «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ» или Инструкцией «Как узнать размер почтового ящика через Microsoft Outlook», находящиеся ниже.
У каждого корпоративного почтового ящика есть связанный только с ним сетевой архив. Если Вы используете для подключения к почтовому серверу протокол Exchange (MAPI) или веб-доступ, то данный архив будет отображаться в интерфейсе почтового клиента как отдельный почтовый ящик. Точно так же, как и в основном почтовом ящике в архиве можно создать любую структуру папок для хранения писем.
Абсолютно все письма старше 2-х лет будут автоматически перемещаться из основного почтового ящика в сетевой архив. Это справедливо для всех папок почтового ящика, таких как входящие, отправленные, удаленные и т.д. При автоматическом перемещении в сетевой архив структура папок, созданных вручную, будет сохраняться.
Если Вы желаете уменьшить текущий размер Вашего личного почтового ящика, Вы можете самостоятельно переместить любые письма в сетевой архив. Если Вы используете Outlook, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через MS Outlook». Если Вы используете веб-доступ, то используйте «Инструкцию по перемещению писем в сетевой архив через веб-доступ».
Все письма старше 5-и лет будут удаляться из сетевого архива. Эти письма нельзя будет восстановить. Если Вам необходимо чтобы группа писем осталась даже после достижения возраста в 5 лет, то Вам требуется сохранить их заранее, до достижения 5-летного возраста, c использованием архивного файла.
Любые почтовые сообщения можно выгрузить в отдельный архивный файл, размещенный на компьютере пользователя. Инструкцию см. ниже. После этого эти почтовые сообщения перестанут храниться в почтовом ящике (или в сетевом архиве), поэтому размер почтового ящика уменьшится. За целостность и сохранность этого файла пользователь отвечает сам, поэтому мы Вам советуем иногда делать копию архивного файла и сохранять эту копию на другом носителе: флэшке, другом жестком диске, в сетевом расположении и т.п. Архивный файл, так же как и любой файл, можно перенести на другой компьютер и подключить его в Outlook для использования на другом компьютере. Для выполнения этого действия см. «Инструкцию по подключению архивного файла на другом компьютере».
Подключение по альтернативным протоколам
Если Ваш почтовый ящик в Вашем клиентском ПО подключен не по протоколу Exchange, например, по протоколам SMTP и IMAP, то Вы можете узнать размер своего почтового ящика с помощью инструкции «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ».
Так же в этом случае в Вашем клиентском ПО папки сетевого архива не будут отображаться в списке папок. Работа с сетевым архивом в режиме IMAP не доступна. Поэтому для уменьшения размера почтового ящика Вы можете использовать «Инструкцию по сохранению писем в отдельный файл» или «Инструкцию по перемещения писем в сетевой архив через веб-доступ».
Инструкция «Как узнать размер почтового ящика через веб-доступ»
1. Откройте сайт mail.urfu.ru. Желательно использовать Internet Explorer 11. Введите данные своей учетной записи, логин и пароль, и нажмите Enter на клавиатуре.