Как сделать отчет в ворде

Создать Word отчет в C#

Высокоскоростная .NET библиотека для создания отчетов Word и автоматизации документов с использованием шаблонов Word и пользовательских данных.

Этот генератор отчетов предоставляет эффективный независимый от платформы API. Используйте наш Reporting API для разработки высокоуровневого программного обеспечения для платформы .NET. Интегрировав наше решение в свое программное обеспечение, вы сможете создавать потрясающие отчеты на основе шаблонов Word и пользовательских данных с помощью C#.

Посмотреть фрагмент кода

Отчетность для Word с использованием C#

Создавайте красивые отчеты из Word шаблонов и пользовательских данных с помощью C#. Дополните свои отчеты списками, таблицами, диаграммами, изображениями, штрих-кодами и другими элементами документов на .NET. С помощью LINQ движка генерации документов для .NET вы можете легко создавать отчеты.

Посмотрите, как легко создать отчет Word на C#, выполнив следующие действия:

Выберите источник данных, например JSON, XML, CSV, базу данных или объекты пользовательских типов.
Подготовьте шаблон Word документа. Используя синтаксис на основе LINQ, сортируйте, фильтруйте и группируйте данные непосредственно в шаблонах Word.
Используйте наш .NET генератор отчетов, чтобы связать шаблон Word и данные из вашего источника данных с помощью LINQ синтаксиса и получить отчет в выбранном вами формате.

Автоматизированная генерация Word документов на C#

Используя это .NET решение, вы можете создавать отчеты во многих популярных форматах документов с профессиональным качеством. Не только отчеты, создавайте Word документы любого типа, такие как счета, резюме, контракты, письма и другие, используя C#.

Генерация отчетов Word на C#

Наш генератор отчетов основан на технологии динамической привязки источника данных к полям в Word шаблоне с использованием LINQ синтаксиса. Такой программный движок значительно повысит производительность труда при подготовке однотипных документов за счет автоматизации рутинных операций.

Создать отчет Word на C#

Чтобы увидеть, как создать отчет на C# и как работает наш API, загрузите шаблонный Word документ и файл с вашими данными. Укажите имя объекта источника данных, если он используется в Word шаблоне. После запуска кода загрузите отчет в удобном формате, сгенерированный нашей .NET библиотекой.

Подготовка отчетов и бизнес-планов. Отчеты в Word

Для выполнения отчета в Word, нажмите кнопку со значком Word во вкладке главного меню «отчеты» выберите планы (установите флажки). Кроме основных планов, дополнительно, можно выбрать титульный лист и информацию о проекте.

Подготовка бизнес-плана — это творческий процесс, требующий некоторого осмысления. Программа готовит расчетную часть (примерно 90% бизнес-плана), описание рынка, выводы к таблицам и графики вы готовите самостоятельно (смотрите видео-урок).

Смотрите также видео-урок, где мы учимся создавать профессиональный бизнес-план с нуля — на примере проекта интернет-магазина. В Частях 7-10 мы покажем, как готовить отчеты в Word, из созданных ранее таблиц и графиков в Excel. Смотрите и скачивайте этот пример бизнес-плана в Word.

Экспорт планов в Word

После завершения планирования, пора начинать готовить отчеты будущего бизнес-плана, в том числе, в текстовом редакторе Word.

В Budget-Plan Express процесс создания бизнес-планов в Word максимально автоматизирован. На первом этапе создается документ в Word, куда экспортируются отмеченные таблицы – в той валюте и на том языке («русский», «английский» или «пользовательский»), которые выбрал пользователь. Вместе с тем, бизнес-план – это «свободный» отчет, не ограниченный рамками стандартов, и включает целый комплекс материалов и иллюстраций – аналитический текст, выводы, фрагменты таблиц, графики, анализ рисков, вариантный анализ и т. д.

Доработка бизнес-плана проекта, включая компоновку материала, оформление и дизайн – это следующие этапы, на которые, возможно, потребуется значительно больше времени. Однако, большую часть «рутинной» работы по созданию финансовых таблиц за вас сделает программа.

Budget-Plan Express – программный продукт для подготовки бизнес-планов и презентаций в формате Word и Excel — для малого бизнеса и учебы (студентов, слушателей MBI и т. д.)

Смотрите видео-урок, где мы посчитали проект и показали, как готовить отчеты в Word – оформить таблицы, построить графики и сделать выводы.

Параметры экспорта планов в Word

Для подготовки отчета в Word нужно вызвать специальную форму, где нужно указать параметры экспорта будущего бизнес-плана. Для вызова формы экспорта выполните пункт меню: «Главное меню → «Отчеты» → «Создать отчет в Word»«.

В форме подготовки экспорта отчета в Word установите соответствующие флажки, как показано на рисунке, а также – валюту отчета и период.

Для создания заголовка и титульного листа, установите соответствующий флажок и напишите (или выберите из списка) наименование отчета. Так как отчет будет создан в Word, настройки титульного, пожалуй, не столь существенные, ведь окончательное компоновка и редактирование отчета выполняются в самом редакторе Word.

Процедура экспорта займет некоторое время, в зависимости от количества периодов и количества отмеченных планов. Выполнение полного отчета может продлиться примерно 5-10 минут. Рекомендуется создавать отчеты в Word по каждому плану или по частям, например – операционные планы, финансовые отчеты и т. д.

Если для отчетов используются различные языки («русский», «английский», «пользовательский»), предварительно нужно выполнить перевод текстов таблиц с помощью специальной процедуры «Транслит».

Этапы выполнения процедуры экспорта транслируются в статусной строке Word. В случае успешного выполнения процедуры, в статусной строке появится сообщение: «Процедура создания отчета завершена!»

Во время выполнения процедуры, не рекомендуется щелкать мышью внутри редактора Word до окончания завершения процедуры экспорта.

Создание простого отчета

В Access можно создавать различные отчеты, от простых до сложных. Начните с размышлений об источнике записей отчета. Независимо от того, является ли отчет простым списком записей или сгруппирована сводка продаж по регионам, сначала необходимо определить, какие поля содержат данные, которые вы хотите увидеть в отчете, и в каких таблицах или запросах они находятся.

После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов — это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов.

В этой статье

Выбор источника записей
Создание отчета с помощью средства «Отчет»
Создание отчета с помощью мастера отчетов
Создание наклеек с помощью мастера наклеек
Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»
Разделы отчета
Элементы управления
Доработка отчета в режиме макета
Доработка отчета в режиме конструктора
Добавление элементов управления в отчет
Сохранение работы
Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте
Просмотр отчета
Печать отчета
Отправка отчета по электронной почте

Выбор источника записей

Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.

Создание отчета с помощью средства «Отчет»

Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что при его использовании отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

В области навигации щелкните таблицу или запрос, на основе которых вы хотите создать отчет.
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Отчет. Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета.
Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

После просмотра отчет можно сохранить, а затем закрыть и его, и источник записей — таблицу или запрос. В следующий раз при открытии отчета Access отобразит в нем самые последние данные из источника записей.

Создание отчета с помощью мастера отчетов

В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.

На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
Следуйте указаниям на страницах мастера отчетов. На последней странице нажмите кнопку Готово. Предварительный просмотр отчета позволяет увидеть, как он будет выглядеть при печати. Вы также можете увеличить масштаб для просмотра деталей. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые вы хотите добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.

Создание наклеек с помощью мастера наклеек

Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.

В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек — таблицу или запрос.
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки.
Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Отобразятся наклейки в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния Access можно увеличить масштаб, чтобы просмотреть детали. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте.

Примечание: Предварительный просмотр — это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других представлениях данные отображаются в одном столбце.

Создание отчета с помощью средства «Пустой отчет»

Если вам не подходят ни средство «Отчет», ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства «Пустой отчет». Это очень быстрый способ, особенно если в отчет нужно добавить всего несколько полей. Чтобы воспользоваться средством «Пустой отчет», выполните следующие действия:

На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Пустой отчет. В режиме макета будет открыт пустой отчет, а в правой части окна Access появится область «Список полей».
В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые вы хотите включить в отчет.
По очереди перетащите каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выберите несколько полей и перетащите их одновременно.
Используйте средства в группе Колонтитулы на вкладке Конструктор отчета , чтобы добавить логотип, заголовок, номера страниц или дату и время отчета.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. В следующем списке описаны разделы отчета и их использование:

Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например логотип компании, название отчета или дата. Если в заголовок отчета добавлен вычисляемый элемент управления, использующий агрегатную функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы. Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по товарам, заголовок группы можно использовать для печати названия товара. Если в заголовке группы есть вычисляемый элемент управления с агрегатной функцией Sum, сумма вычисляется для текущей группы.
Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации о ней.
Нижний колонтитул. Выводится в конце каждой страницы. Используется для нумерации страниц и печати сведений, относящихся к странице.
Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Примечание: В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.

Сведения об элементах управления

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.

Связанный элемент управления —это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля «Фамилия» в таблице «Сотрудники».
Свободный элемент управления —это элемент управления, который не имеет источника данных (такого как поле или выражение). Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
Вычисляемый элемент управления — это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать для элемента управления, определив выражение в качестве его источника данных. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и +), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле «Цена за единицу» на постоянное значение (0,75): = [Цена за единицу] * 0,75 Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.

При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. Затем можно добавить несвязанные и вычисляемые элементы управления, которые завершают проектирование, с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчетов .

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.

Кроме того, вы можете привязать поле к элементу управления, введя его имя в сам элемент управления или в поле значения ControlSource на его странице свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат.

Элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

Связанный элемент управления имеет прикрепленную подпись, и эта подпись по умолчанию принимает в качестве заголовка имя поля (или заголовка, определенного для данного поля в базовой таблице или запросе), поэтому не нужно вводить заголовок самостоятельно.
Связанный элемент управления наследует многие параметры поля из базовой таблицы или запроса (например, свойства Format, DecimalPlaces и InputMask). Это гарантирует, что значения свойств поля не изменятся при создании связанного с ним элемента управления.

Если вы уже создали свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства ControlSource этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве ControlSource выполните поиск по слову «ControlSource» в справочной системе.

Доработка отчета в режиме макета

Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета.

Access выведет отчет в режиме макета.

Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

Вы можете использовать область Список полей, чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей, выполните одно из следующих действий:

На вкладке Конструктор макета отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Доработка отчета в режиме конструктора

Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор.

Access выведет отчет в конструкторе.

На вкладке Конструктор отчета в группе Сервис щелкните Добавить существующие поля.
Нажмите клавиши ALT+F8.

После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей.

Добавление поля из области »Список полей»

Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в отчет.

При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.

Добавление элементов управления в отчет

Некоторые элементы управления создаются автоматически, например элемент управления «Связанное текстовое поле», который создается при добавлении поля из области «Список полей » в отчет. Многие другие элементы управления можно создать в режиме конструктора с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор отчета .

Определение имени средства

Наведите указатель мыши на средство. Access отобразит имя средства.

Создание элемента управления с помощью средств в группе «Элементы управления»

Щелкните инструмент для типа элемента управления, который вы хотите добавить. Например, чтобы создать поле проверка, установите флажок .
Щелкните в бланке формы место, где должен быть левый верхний угол элемента управления. Щелкните один раз, чтобы создать элемент управления стандартного размера, или щелкните средство и перетащите указатель мыши в бланке, чтобы получить элемент управления нужного размера.

Если вам не удалось с первой попытки поместить элемент управления туда, куда нужно, его можно переместить:

Щелкните элемент управления, чтобы выделить его.
Наведите указатель мыши на край элемента управления и удерживайте его, пока указатель не примет вид четырехсторонней стрелки .
Перетащите элемент управления в нужное место.

В результате этой процедуры создается свободный элемент управления. Если тип элемента управления подразумевает отображение данных (например, текстовое поле или флажок), для этого необходимо указать в его свойстве ControlSource имя поля или выражение. Дополнительные сведения см. в разделе Элементы управления.

Отображение страницы свойств

Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:

На вкладке Депорт-конструктор в группе Инструменты щелкните Лист свойств.
Нажмите клавишу F4.

Сохранение документа

Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.

Сохранение макета отчета

Щелкните Файл >Сохранить или нажмите клавиши CTRL+S. Кроме того, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.
Если у отчета нет названия, введите его в поле Имя отчета, а затем нажмите кнопку ОК.

Сохранение макета отчета под новым именем

Щелкните Файл >Сохранить как >Сохранить объект как.
В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта «Отчет» в, а затем нажмите кнопку ОК.

Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте

Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.

Просмотр отчета

Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.

Если вы хотите временно изменить данные в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.
Если вы хотите изменить макет отчета, просматривая его данные, воспользуйтесь режимом макета.
Если вы просто хотите просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.

Примечание: Если в отчете есть несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.

Просмотр в режиме отчета

Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.

Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета.

Работа с данными в режиме отчета

В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:

На вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите Копировать.
Щелкните выделенные строки правой кнопкой мыши и выберите команду Копировать.
Сочетание клавиш: CTRL+C.

Отображение только нужных строк с помощью фильтров

В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец «Страна/регион» и требуется отобразить только строки, содержащие название «Канада», выполните следующие действия:

В отчете найдите слово «Канада» и щелкните его правой кнопкой мыши.
Выберите команду Равно «Канада».

Access создаст и применит фильтр.

Включение и отключение фильтров

Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная. При этом фильтр не удаляется — происходит лишь его включение и отключение.

Удаление фильтра

Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля. (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)

Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр. Вам потребуется заново создать фильтр.

Примечание: Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета Access не применит фильтр. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр.

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр.

Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.

1. Щелкните, чтобы открыть первую страницу.

2. Щелкните, чтобы вывести предыдущую страницу.

3. Щелкните, чтобы вывести следующую страницу.

4. Щелкните, чтобы открыть последнюю страницу.

5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на указанную страницу.

В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.

Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:

На вкладке Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.
Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Режим макета или Конструктор .

Совет: После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в Microsoft Word, Microsoft Excel и некоторые другие программы Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.

Печать отчета

Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.

Изменение параметров страницы

Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Хотя параметры страницы можно изменить в любом представлении, режим предварительного просмотра для этого наиболее удобен, поскольку он позволяет сразу видеть результаты внесенных изменений.
На вкладке Предварительный просмотр в группах Макет страницы и Размер страницы щелкните Книжная или Альбомная , чтобы задать ориентацию страницы, Размер , чтобы задать размер бумаги, Поля для настройки полей и т. д.
После изменения параметра рекомендуется с помощью кнопок навигации просмотреть несколько следующих страниц, чтобы убедиться, что изменения не нарушили их форматирования.

Отправка отчета на принтер

Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать. Откроется диалоговое окно Печать.
Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
Нажмите кнопку ОК.

Отправка отчета по электронной почте

Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.

Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите Отправить по электронной почте.
В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
В почтовом приложении заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.

Экспорт отчета на страницу в Microsoft Word (построитель отчетов)

Модуль подготовки отчетов Word подготавливает отчеты с разбиением на страницы в формате Microsoft Word (DOCX). Используется формат Office Open XML.

Содержимое файлов, создаваемых этим модулем подготовки, имеет тип application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document , а файлы имеют расширение DOCX.

Дополнительные сведения об экспорте в Word см. в статье Экспорт отчетов (построитель отчетов и SSRS).

После экспорта отчета в документ Word можно изменить содержимое отчета и спроектировать отчеты в стиле документа, такие как наклейки для почтовой рассылки, заказы на покупку или стандартные письма.

Создать и изменить определение для отчета на страницу (RDL-файл) можно с помощью построителя отчетов (Майкрософт), построителя отчетов Power BI и конструктора отчетов в SQL Server Data Tools.

Элементы отчета в Word

Отчеты, экспортированные в формат Word, имеют вид вложенной таблицы, представляющей текст отчета. Область данных табликса подготавливается к просмотру в виде вложенной таблицы, в которой отображается структура области данных отчета. Текстовые поля и прямоугольники выводятся как отдельные ячейки таблицы. Значение текстового поля отображается внутри ячейки.

Изображения, диаграммы, гистограммы, sparkline-графики, карты, индикаторы и датчики выводятся как статические изображения, каждое в своей ячейке таблицы. Гиперссылки и ссылки детализации, содержащиеся в этих элементах отчета, также экспортируются. Карты и области, которые можно выбрать на диаграмме, не поддерживаются.

Многостолбцовые отчеты в стиле газетной верстки не подготавливаются к просмотру в формате Word. Фоновые изображения и цвета текста отчета и страницы не подготавливаются к просмотру.

Разбиение на страницы

Когда отчет открывается в текстовом редакторе Word, он повторно разбивает отчет на страницы на основании размера страницы. Повторное разбиение на страницы может привести к появлению разрывов страниц в непредвиденных местах. В некоторых случаях может оказаться, что экспортированный отчет содержит два разрыва страницы подряд или пустые страницы. Можно попытаться изменить разбиение на страницы в Word, настраивая размеры полей страницы.

Этот модуль подготовки отчетов поддерживает только логические разрывы страниц.

Размер страницы

В подготовленном для просмотра отчете высота и ширина страницы в текстовом редакторе Word определяются следующими свойствами RDL: высота и ширина листа бумаги, ширина левого, правого, верхнего и нижнего полей страницы.

Ширина страницы

В формате Word поддерживаются страницы шириной до 55,87 см. Если ширина отчета превышает 55,87 см, отчет все равно будет подготовлен к просмотру; однако в текстовом редакторе Word его содержимое не будет выведено ни в режиме разметки страницы, ни в режиме чтения. Чтобы просмотреть данные, необходимо переключиться в обычный режим разметки или в режим веб-документа. В этих режимах текстовый редактор Word сокращает количество пробельных символов, поэтому отображается большая часть содержимого отчета.

При подготовке к просмотру отчет будет сделан настолько широким, насколько это потребуется, чтобы вывести его содержимое, но не более 55,87 см шириной. Минимальная ширина отчета основана на свойстве языка определения отчетов Width на панели свойств.

Свойства документа

Модуль подготовки отчетов в формате Word записывает следующие метаданные в DOCX-файл.

Свойства элемента отчета	Description
Report Title (заголовок отчета)	Заголовок
Report.Author	Автор
Report.Description	Комментарии

Верхние и нижние колонтитулы страницы

Верхние и нижние колонтитулы страницы отображаются как области верхнего и нижнего колонтитула в Word. Если в верхнем или нижнем колонтитуле страницы расположен номер страницы отчета или выражение для указания общего количества страниц отчета, они преобразуются в поле документа Word, так что в подготовленном к просмотру отчете номер страницы будет выведен правильно. Текстовый редактор Word не поддерживает настройки высоты верхнего или нижнего колонтитула, заданные в отчете. Свойство PrintOnFirstPage в зависимости от условий может указывать, выводится ли на печать текст из верхнего и нижнего колонтитулов страницы на первой странице отчета. Если в готовом для просмотра отчете содержится несколько страниц и каждая страница состоит только из одного раздела, то можно присвоить свойству PrintOnFirstPage значение False, и текст на первой странице будет подавляться. В противном случае текст выводится на печать независимо от значения свойства PrintOnFirstPage.

Модуль подготовки отчетов Word пытается выполнить синтаксический анализ всех выражений в верхних и нижних колонтитулах страницы при экспорте отчетов в Word. Множество форм выражений успешно проходят синтаксический анализ, и ожидаемые значения появляются в верхних и нижних колонтитулах страницы на всех страницах отчета.

Но если нижний или верхний колонтитул страницы содержит сложное выражение, результатом которого являются различные значения на разных страницах отчета, то на всех страницах отчета может отображаться одно и то же значение. В следующих двух выражениях номера страниц не наращиваются в экспортированном отчете. Номер страницы преобразуется в одно и то же значение на всех страницах отчета.

=»Page: » + Globals!PageNumber.ToString + » of » + Globals!TotalPages.ToString
=Avg(Fields!YTDPurchase.Value, «Sales») & » Page Number » & Globals!PageNumber

Это происходит потому, что модуль подготовки отчетов Word анализирует отчет для определения наличия таких полей, относящихся к разбиению на страницы, как PageNumber и TotalPages , и обрабатывает только простые ссылки, а не вызовы функций. В данном случае в выражении вызывается функция ToString . Следующие два выражения являются эквивалентными, и оба обеспечивают правильную подготовку к просмотру при предварительном просмотре отчета в построителе отчетов или конструкторе отчетов либо при подготовке к просмотру опубликованного отчета на веб-портале Reporting Services или в библиотеке SharePoint. Но модуль подготовки отчетов Word успешно выполняет синтаксический анализ только второго выражения и правильно подготавливает к просмотру номера страниц.

Сложное выражение: Выражение является =»Average Sales » & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, «Sales») & » Page Number » & Globals!PageNumber
Выражение с отрезками текста: текст, Средний объем продаж, выражение, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, «Sales) , текст Номер страницы, выражение =Globals!PageNumber

Чтобы избежать этой проблемы, при включении выражений в колонтитулы используйте несколько отрезков текста вместо одного сложного выражения. Следующие два выражения эквивалентны. Первое выражение является сложным, а второй использует отрезки текста. Модуль подготовки отчетов Word успешно выполняет синтаксический анализ только второго выражения.

Карта документов

Если в отчете существуют метки карты документов, их можно использовать в качестве меток «Оглавление слов» (TOC) для соответствующих элементов и групп отчета. Метка схемы документа будет использована как текст метки оглавления. Целевая ссылка будет расположена возле элемента, на котором установлена метка. Хотя toC не создается для экспорта в документе Word, вы можете создать собственный TOC с помощью меток карты документов, которые отображаются в отчете, выполнив следующие действия.

В документе Word выберите положение, в котором должен находиться TOC.
На ленте нажмите кнопку «Вставить«.
Выберите раскрывающееся меню «Быстрые части «.
Выберите поле в раскрывающемся меню.
В именах полей выберите TOC и нажмите кнопку «Оглавление » в области свойств поля.
В всплывающем окне нажмите кнопку «Параметры» и убедитесь, что поле «Запись таблицы» проверка.
Нажмите кнопку «ОК » в обоих всплывающих окнах, чтобы завершить процесс и создать toC.

Дополнительные сведения о создании карт документов см. в статье «Создание карты документов» или «оглавление» (построитель отчетов).

Интерактивность

В формате Word поддерживается ряд интерактивных элементов. Ниже приведено описание особенностей поведения.

Показать и скрыть

Модуль подготовки отчетов к просмотру в формате Word отображает элементы отчета с учетом их состояния в момент подготовки к просмотру. Если элемент отчета скрыт, он не будет отображен в документе Word. Если элемент отчета отображается, он будет отображен в документе Word. Переключение видимости в формате Word не поддерживается.

Гиперссылки и ссылки детализации

Гиперссылки и ссылки детализации в текстовых полях и изображениях отчета отображаются в документе формата Word как гиперссылки. При выборе гиперссылки откроется веб-браузер по умолчанию и перейдет по URL-адресу. При выборе гиперссылки детализации доступ к исходному серверу отчетов осуществляется.

Интерактивная сортировка

Содержимое отчета выводится на основе текущей сортировки области данных отчета. Формат Word не поддерживает интерактивную сортировку. После подготовки отчета можно использовать функции табличной сортировки текстового редактора Word.

Закладки

Содержащиеся в отчете закладки отображаются как закладки Word. Ссылки закладок подготавливаются к просмотру как гиперссылки, ведущие на метки закладок в документе. Метки закладки должны быть меньше 40 символов. Единственный специальный символ, который можно использовать в метке закладки — символ подчеркивания (_). Неподдерживаемые специальные символы удаляются из имени метки закладки. Если имя длиннее 40 символов, оно усекается. Если имена нескольких закладок в отчете повторяются, эти закладки не будут отображены в документе Word.

Отрисовка стиля Word

Далее следует краткое описание отображения стилей при подготовке отчета в формате Word.

Палитра цветов

Содержащиеся в отчете цвета отображаются в документе Word.

Граница

Границы элементов отчета, отличные от границ страницы, отображаются в формате Word как границы ячеек таблицы Word.

Строки в экспортированных отчетах

При экспорте и просмотре отчетов в Word данные отчета или константы могут оказаться подчеркнутыми красной или зеленой волнистой линией. Красная волнистая линия указывает на орфографическую ошибку. Зеленая волнистая линия указывает на грамматическую ошибку. Это происходит в тех случаях, когда отчет содержит слова, не соответствующие правилам языка (орфографии и грамматики), выбранного в Word. Например, заголовки столбцов в отчете на английском языке, скорее всего, будут подчеркнуты красной волнистой линией, если отчет готовится к просмотру на версии Word для испанского языка. Орфографические ошибки характернее для отчетов, чем грамматические, поскольку обычно отчеты содержат короткие фрагменты текста, а не полные предложения и абзацы.

Наличие волнистых линий в отчете заставляет предположить, что в нем содержатся ошибки, хотя на самом деле их может и не быть. Волнистые линии можно убрать, изменив язык проверки для отчета. Чтобы изменить язык проверки, выделите все содержимое отчета и задайте для него нужный язык. Можно выделить как весь отчет, так и его часть. В Word за выбор языка отвечает параметр Язык проверки правописания, который находится в области Язык на вкладке Рецензирование. После изменения содержимого документ вновь необходимо сохранить.

От языка используемой программы Office зависит язык средств проверки (например, словарь), включенный в программу или языковой пакет Microsoft Office.

В следующих разделах приведена дополнительная информация о настройке параметров Office и Word.

Изменить язык редактирования можно в Языковых параметрах Microsoft Office или в диалоговом окне Параметры Word в Word. Дополнительные сведения см. в разделе Включение использования других языков в программах Office.
Установка языкового пакета Office и изменение языка редактирования. Дополнительные сведения см. в разделах Включение использования других языков в программах Office и Параметры языка Office.

Смена языка редактирования в языковых параметрах Microsoft Office или в диалоговом окне Параметры Word в Word отразится на всех программах Office.

Ограничения Word

Microsoft Word накладывает следующие ограничения:

Таблицы формата Word поддерживают не более 63 столбцов. Если в отчете содержится больше 63 столбцов, при попытке его подготовки в формате Word таблица будет разбита на несколько. Дополнительные столбцы помещаются рядом с 63 столбцами, отображаемыми в тексте отчета. Поэтому расположение столбцов отчета может не совпадать с ожидаемым.
В формате Word поддерживаются страницы шириной и высотой не более 55,87 см. Если содержимое отчета по ширине превышает 55,87 см, в режиме разметки страницы часть данных может не отображаться.
В формате Word не учитываются настройки высоты верхнего и нижнего колонтитула.
После экспорта отчета Word повторно разбивает его на страницы. Это может привести к появлению в отчете, готовом для просмотра, дополнительных разрывов страниц.
Word не повторяет строки заголовка на второй и последующих страницах, невзирая на задание для свойства RepeatOnNewPage строки статического заголовка в табликсе (таблице, матрице или списке) значения True. Чтобы настроить отображение строк заголовков на новых страницах, можно в отчете определить явные разрывы страниц. Однако поскольку к отчету, подготовленному к просмотру и экспортированному в приложение Word, применяется собственный алгоритм разбиения на страницы, то полученные результаты могут различаться и повторение строки верхнего колонтитула не гарантируется. Статическая строка заголовка представляет собой строку, содержащую заголовки столбцов.
Текстовые поля, содержащие неразрывные пробелы, увеличиваются в размерах.
При экспорте текста в Word применение текста с художественным оформлением шрифта может для некоторых шрифтов привести к выпадению или образованию непредвиденных глифов в подготовленном для просмотра отчете.

Преимущества использования отрисовщика Word

В дополнение к тому, что для экспортированных отчетов стали доступными новые средства в файлах DOCX Microsoft Word, файлы экспортированных отчетов с расширением DOCX, как правило, имеют меньший размер. Отчеты, экспортированные с использованием модуля подготовки отчетов Word, обычно намного меньше, чем такие же отчеты, экспортированные с использованием модуля подготовки отчетов Word 2003.

Обратная совместимость экспортированных отчетов

Предусмотрена возможность выбирать режим совместимости Word и задавать параметры совместимости. Модуль подготовки отчетов Word создает документы с включенным режимом совместимости. Повторное сохранение документов с выключенным режимом совместимости может привести к нарушению макета документа.

После отключения режима совместимости и повторного сохранения отчета в макете отчета могут произойти непредвиденные изменения.

Отрисовщик Word 2003

Модуль подготовки отчетов Microsoft Word 2003 устарел. Дополнительные сведения см. в разделе Нерекомендуемые функции служб SQL Server Reporting Services в SQL Server 2016.

Модуль подготовки отчетов Word совместим с Microsoft Word 2003, а также с установленным пакетом совместимости Microsoft Office для Word, Excel и PowerPoint. Дополнительные сведения см. в разделе Пакет совместимости Microsoft Office для Word, Excel и PowerPoint.

Предыдущая версия модуля подготовки отчетов Word, совместимая с Microsoft Word 2003, переименована в Word 2003. По умолчанию доступен только модуль подготовки отчетов Word. Чтобы получить доступ к модулю подготовки отчетов Word 2003, необходимо обновить файлы конфигурации служб Reporting Services. Модуль подготовки Word 2003 создает содержимое файлов типа application/vnd.ms-word , имена файлов имеют расширение DOC.

В SQL Server Reporting Services стандартный модуль подготовки отчетов Word имеет версию, которая создает формат Microsoft Word (DOCX). Это параметр Word, содержащийся в меню Экспорт на веб-портале Reporting Services и в списке SharePoint. Более ранняя версия, совместимая только с Microsoft Word 2003, теперь называется Word 2003 и содержится в меню под этим именем. Пункт меню Word 2003 не отображается по умолчанию, но администратор может сделать его видимым, обновив файл конфигурации RSReportServer. Для экспорта отчетов из среды SQL Server Data Tools (SSDT) с помощью модуля подготовки отчетов Word 2003 необходимо обновить файл конфигурации RSReportDesigner. Однако настройка видимости модуля подготовки отчетов Word 2003 не обеспечивает его доступность во всех сценариях. Поскольку файл конфигурации RSReportServer хранится на сервере отчетов, для обеспечения возможности чтения файла конфигурации средства и продукты, хранящиеся в целевом местоположении экспорта отчетов, должны быть подключены к серверу отчетов. При использовании средств или продуктов в отключенном или локальном режиме модуль подготовки отчетов Word 2003 недоступен. Пункт меню Word 2003 по-прежнему будет недоступен. Если сделать модуль подготовки отчетов Word 2003 видимым, изменив файл конфигурации RSReportDesigner, пункт меню Word 2003 будет всегда доступен в режиме предварительного просмотра отчета в SQL Server Data Tools (SSDT).

Пункт меню Word 2003 не отображается в следующих случаях.

Построитель отчетов работает в отключенном режиме и используется для предварительного просмотра отчетов.
Веб-часть средства просмотра отчетов работает в локальном режиме, а ферма SharePoint не интегрирована с сервером отчетов служб Reporting Services. Дополнительные сведения см. в статье Отчеты, созданные в локальном и подключенном режимах в средстве просмотра отчетов.

Если пункт меню модуля подготовки отчетов Word 2003 видим, то в следующих сценариях будут доступны параметры Word и Word 2003 :

Веб-портал Reporting Services, если службы Reporting Services установлены в собственном режиме.
Сайт SharePoint, если службы Reporting Services установлены в режиме интеграции с SharePoint.
SQL Server Data Tools (SSDT) при предварительной версии отчетов.
Построитель отчетов подключен к серверу отчетов.
Веб-часть средства просмотра отчетов в удаленном режиме.

Элементы для двух модулей подготовки отчетов Word в файлах конфигурации RSReportServer и RSReportDesigner показаны в следующем коде XML:

Расширение WORDOPENXML определяет модуль подготовки отчетов Word для файлов DOCX Microsoft Word. Расширение WORD определяет версию Microsoft Word 2003. Visible = «false» указывает, что модуль подготовки отчетов Word 2003 скрыт. Дополнительные сведения см. в разделах Файл конфигурации RsReportServer.config и Файл конфигурации RSReportDesigner.

Различия между отрисовщиками Word и Word 2003

Отчеты, подготовленные к просмотру с использованием модулей подготовки Word или Word 2003, как правило, визуально неразличимы. Но можно заметить небольшие различия между двумя форматами Word или Word 2003.

Настройки сведений об устройстве

Некоторые настройки по умолчанию для этого модуля подготовки отчетов можно изменить. Изменив настройки сведений об устройстве можно, например, пропустить все гиперссылки и ссылки детализации, или развернуть все элементы, которые могут быть развернуты, независимо от их состояния на момент подготовки отчета. Это делается с помощью настроек сведений об устройстве. Дополнительные сведения см. в статье Word Device Information Settings.

Следующие шаги

Разбиение на страницы в службах Reporting Services
Поведение при отрисовке
Интерактивные возможности различных модулей подготовки отчетов
Подготовка к просмотру элементов отчета
Таблицы, матрицы и списки