Как создать правило в outlook для входящих сообщений

Создание правил с дополнительными действиями в Outlook для Windows

Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет с отправленными или полученными сообщениями электронной почты на основании заданных вами условий. Например, все сообщения от определенного человека могут перемещаться в папку, отличную от папки Входящие.

Некоторые сторонние разработчики создают надстройки с правилами для дополнительных действий. Это библиотеки динамической компоновки (DLL-файлы), которые перед использованием необходимо установить на компьютере приложением Outlook. Корпорация Майкрософт не предоставляет надстройки для дополнительных действий.

Примечание: Правило с дополнительным действием выполняется только на том компьютере, где оно установлено, и только при запущенном приложении Outlook.

1. Откройте вкладку Файл.
2. В правой области щелкните Управление правилами и оповещениями.
3. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.
4. В разделе Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.
5. В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.
6. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для условия, которое вы добавили, укажите значение и нажмите кнопку Далее.
7. В группе Шаг 1. Выберите действия установите флажок выполнить настраиваемое действие.
8. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните Настраиваемое действие.
9. В диалоговом окне Выбор настраиваемого действия в списке Выберите действие укажите нужное действие.

Примечание: если надстройка не отображается, возможно, она была неправильно установлена для использования в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к разработчику надстройки.

• Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».
• Теперь новое правило автоматически включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.
• Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

Создание правила в Outlook для Mac

По мере заполнения папки «Входящие» вам придется справляться с растущим потоком писем. Правила помогают сортировать все и в первую очередь получать самые важные сообщения. Outlook для Mac может автоматически выполнить правило для входящих и исходяющих сообщений на основе задающихся условий.

Правило — это действие, которое выполняется автоматически для входящих и исходяющих сообщений на основе задающихся условий. Вы можете создавать правила, которые помогут вам организовать свою порядок. Например, можно создать правила, автоматически помещающие сообщения в папки или относящие сообщения к категориям.

Важно: В новой Outlook для Mac (с октября 2020 г.) доступны только правила сервера, клиентские правила больше не поддерживаются.

Примечание: Щелкните развернув (>), чтобы просмотреть содержимое каждого заголовка ниже.

Создание правила на основе имени отправителя или группы контактов

Вы можете создать правило, перемещая все сообщения от [имя], в папку «Почта от [имя]». Если вы получаете почту от группы контактов (такженазывается списком рассылки), вы также можете автоматически переместить ее в определенную папку.

Чтобы создать папку для хранения писем, удовлетворяющих определенному правилу, откройте корневой каталог с почтой, на вкладке Организовать выберите команду Создать папку, введите имя каталога и нажмите клавишу ВВОД.

Совет: Если вы уже создали папку, перейдите к шагу 2.

В списке сообщений щелкните сообщение электронной почты с отправищиком или получателем, для чего вы хотите создать правило.

На вкладке Главная нажмите кнопку Правила, а затем выберите пункт Переместить сообщения из (имя отправителя) или Переместить сообщения в (имя получателя).

В поле поиска начните вводить имя папки, в которая вы хотите переместить сообщения.

Когда появится нужная папка, щелкните ее имя, нажмите кнопку Выбрать, а затем кнопку ОК.

• Если у вас учетная запись Microsoft Exchange, управляемая с помощью Microsoft Exchange Server 2010 или более поздней версии, правило автоматически сохранится на сервере.
• Если создано несколько правил, Outlook применяет их в том же порядке, в котором они перечислены в окне Правила.

Создание правила на основе существующего сообщения

При создании правила из существующего сообщения отправитель, получатель и тема автоматически заполняются инструкциями правил.

Чтобы создать папку для хранения писем, удовлетворяющих определенному правилу, откройте корневой каталог с почтой, на вкладке Организовать выберите команду Создать папку, введите имя каталога и нажмите клавишу ВВОД.

Совет: Если вы уже создали папку, перейдите к шагу 2.

В списке сообщений выберите письмо, на основе которого нужно создать правило.

На вкладке Главная нажмите кнопку Правила и выберите команду Создать правило.

В разделе При получении сообщения измените условия нужным образом. Чтобы удалить условие, нажмите кнопку . Чтобы добавить условие, нажмите кнопку .

В области Сделать следующеевыберите, что должно происходить при отправке или приеме электронной почты. Например, при приеме электронной почты от другого человека выберите Переместить в папку ,выберите папку, в которая нужно переместить сообщения электронной почты, и нажмите кнопку Выбрать папку. В поле Поиск найдите папку, созданную для этого правила, нажмите кнопку Выбрать инажмите кнопку ОК.

Создание пользовательского правила для учетной записи IMAP или POP

С помощью этой процедуры можно создать пользовательское правило для учетной записи IMAP или POP. Некоторые поставщики услуг IMAP и POP включают Gmail, Yahoo!, AOL и Hotmail/Outlook.com.

Примечание: Если вы не знаете тип своей учетной записи, см. в этой записи.

1. В меню Сервис выберите пункт Правила.
2. В левой области окна Правила в поле Правила клиента выберитетип учетной записи.
3. В нижней части окна Правила нажмите кнопку Добавить .
4. В поле Имя правила введите название правила.
5. В списке Припоступления нового сообщения щелкните стрелки в первом поле, чтобы открыть список, и выберите тип сведений, которые вы хотите определить.
6. В области При поступления нового сообщенияпродолжайте перемещаться слева направо, щелкая стрелки и выбирая условия для правила. Чтобы удалить условие, нажмите кнопку . Чтобы добавить условие, нажмите кнопку .
7. В области Выполнить следующиедействия укажите действия, которые должны выполняться правилом.
8. Нажмите кнопку ОК.

Создание настраиваемого правила для учетной записи Exchange

Используйте эту процедуру, если ваша учетная запись работает на Exchange сервере.

Примечание: Если вы не знаете тип своей учетной записи, см. в этой записи.

1. В меню Сервис выберите пункт Правила.
2. В левой области окна Правила в области СЕРВЕРЫ EXCHANGE щелкнитеимя учетной записи. (Этот параметр доступен только для учетных записей, управляемых Microsoft Exchange Server 2010 или более поздней.)
3. В спискеПри поступления нового сообщения щелкните стрелки в первом поле, чтобы открыть список, а затем выберите тип сведений, которые вы хотите определить, например От,Получатели или Тема.
4. В области При поступления нового сообщенияпродолжайте перемещаться слева направо, щелкая стрелки и выбирая условия для правила.
5. Щелкните Добавить условияпоиска , а затем в списке поиска выберите добавить для каждого из них, которые вы хотите добавить.

Как узнать тип своей учетной записи

Если вы попытались создать правило в Outlook для Mac и не знаете тип своей учетной записи электронной почты, вот как это сделать:

1. В окне Правила выберите команду Показать все.
2. В окне Параметры Outlook в разделе Личные параметры щелкните Учетные записи.
3. В левой области окна Учетные записи выберите учетную запись, для которой требуется создать правило. В правой верхней области окна Учетные записи будет указан тип учетной записи, например «Учетная запись IMAP», «Учетная запись Exchange» или «Учетная запись POP».
4. Чтобы вернуться в поле Правила, нажмите кнопку Показать всеи в списке Электронная почтавыберите правила.

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.

Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.

1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» или в другую папку электронной почты и выберите пункт правила.
2. Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.
3. В диалоговом окне Создание правила выберите один или несколько из первых трех флажков.
4. Если вы хотите, чтобы правило переместило сообщение в папку, выполните указанные ниже действия установите флажок переместить элемент в папку, а затем выберите папку, в диалоговом окне Выберите папку, которая появится и нажмите кнопку ОК.
5. Нажмите кнопку OК, чтобы сохранить выбор и вернуться в окно создания правила.

Примечание: Если вы хотите применить правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок на появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите ОК.

Создать правило с помощью Мастера правил

Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.

• Будьте организованны: Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.
• Информированность: Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.
• Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.

Правила настраиваются практически неограниченно . Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.

1. Выберите Файл >Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.
2. На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.
3. Выберите один из шаблонов из Шага 1. Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.
4. В Шаге 2: измените окно описания правила, нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу, чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий, чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.
5. Нажмите Далее.

На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.
2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.
2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.
2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.

1. На последней странице Мастера правил введите имя для правила.
2. Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».
3. По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.
4. Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.

Удаление правила

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
3. Нажмите кнопки Удалить>ОК.

Выполнение правил вручную

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
2. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
3. Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК. Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
4. В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
5. Нажмите Выполнить.

Правила сервера и правила клиента

В приложении Outlook есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

• Правила сервера
  При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен. Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.
• Правила только для клиента
  Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Применение правил к другим элементам Outlook

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

• Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.
• Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.
• Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.
• Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

• Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку
  Это правило доступно только в том случае, если используется учетная запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Использование правил папки «Входящие» в Outlook для Windows

Используйте правила для папки «Входящие» для автоматического выполнения определенных действий с сообщениями электронной почты, которые в нее поступают. Например, вы можете создать правила, которые будут изменять уровень важности поступающих сообщений, автоматически перемещать их в другие папки или удалять на основе определенных критериев.

Если вы не используетеOutlook для Windows, проверка, какую версию Outlook вы используете, а затем выберите один из следующих параметров для получения сведений о правилах папки «Входящие».

Важно: Действия в новой и классической версии Outlook для Windows могут отличаться. Чтобы определить, какую версию Outlook вы используете, найдите раздел Файл на ленте. Если пункта Файл нет, следуйте инструкциям на вкладке Новый Outlook. Если в меню отображается параметр Файл, выберите вкладку Классический Outlook.

Создание правила для папки «Входящие»

Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.

1. Чтобы быстро создать правило, которое перемещает все сообщения электронной почты от определенного отправителя или набора отправителей в папку, щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке сообщений, для которого нужно создать правило, выберите Дополнительные действия , а затем — Создать правило.
2. Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.
3. Нажмите ОК. Это правило будет применяться для всех входящих сообщений. Если вы хотите сразу же применить правила для папки «Входящие», установите флажок Выполнить это правило в папке «Входящие» прямо сейчас.

Примечание: В настоящее время вы можете применить только те правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно применить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.

Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры. Откроется меню настройки правил.

• У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения из условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.
• Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения см. в статье Остановка дальнейшей обработки правил в Outlook в Интернете.
• Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.

Изменение правила для папки «Входящие»

1. В верхней части страницы выберите Параметры .
2. Выберите Почта >Правила.
3. В правиле, которое вы хотите изменить, щелкните значок .
4. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить.

Примечание: Некоторые правила, созданные в других версиях Outlook, не обрабатываются в Outlook в Интернете. Такое правило невозможно выполнить или изменить в Outlook в Интернете.

Удаление правила для папки «Входящие»

1. В верхней части страницы выберите Параметры .
2. Выберите Почта >Правила.
3. В правиле, которое вы хотите удалить, щелкните значок .

Совет: Если вы просто хотите временно отключить правило, щелкните переключатель рядом с ним.
Настройка порядка применения правил к входящим сообщениям

Правила применяются к входящим сообщениям в порядке их расположения в списке «Правила для папки «Входящие»». Вы можете настроить порядок применения созданных правил к сообщениям, поступающим в папку «Входящие».

1. В верхней части страницы выберите Параметры .
2. Выберите Почта >Правила.
3. Выберите правило и щелкните значок со стрелкой вверх или стрелкой вниз, чтобы изменить порядок, в котором оно будет применяться к входящим сообщениям.

Применение правил для папки «Входящие» к существующим сообщениям

По умолчанию в папке «Входящие» применяется правило на входящие сообщения после того, как вы создали правило. Чтобы применить правило к существующим сообщениям:

1. В верхней части страницы выберите Параметры .
2. Выберите Почта >Правила.
3. Выберите рядом с правилом, которое требуется применить.

Примечание: В настоящее время можно выполнить только правила, в которых сообщение от отправителя перемещается в папку. Невозможно запустить другие правила, например те, которые используют заголовок сообщения или помечают сообщение как непрочитанное.

Создание правила на основе сообщения

1. Щелкните существующее сообщение правой кнопкой мыши и выберите пункты Правила >Создать правило.
2. Выберите условия и действия с сообщением. Например, чтобы перемещать сообщения с указанной темой в определенную папку, выберите условие Тема содержит, установите флажок Переместить элемент в папку, выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать для создания новой, а затем нажмите кнопку ОК.
3. Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку ОК.
4. Чтобы правило можно было использовать сразу, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки и нажмите кнопку ОК. В этой папке появится сообщение.

Создание правила на основе шаблона

1. На вкладке Файл нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями и выберите команду Новое.
2. Выберите шаблон. Например, для пометки сообщений выполните указанные ниже действия.
   • Выберите шаблон Пометка сообщений от определенного пользователя к исполнению.
3. Измените описание правила.
   • Нажмите на подчеркнутое значение, выберите нужные параметры и нажмите кнопку OK.
4. Нажмите кнопку Далее.
5. Выберите условия, добавьте необходимые сведения и нажмите кнопку ОК.
6. Нажмите кнопку Далее.
7. Завершите настройку правила.
   • Присвойте правилу имя, настройте параметры и проверьте описание. Щелкните подчеркнутое значение для редактирования.
8. Нажмите кнопку Готово. Некоторые правила работают только при запущенном приложении Outlook. Если появится это предупреждение, нажмите кнопку ОК.
9. Нажмите кнопку ОК.

Изменение правила

Если вы настроили правила для упорядочения входящей почты , но они не работают должным образом, эти действия могут помочь вам найти и устранить проблему.

Чтобы исправить нарушенное правило, выполните следующие действия:

1. Щелкните Файл > Управление правилами & оповещениями.
2. Если появится сообщение о том, что у вас есть нарушенное правило, которое необходимо изменить, нажмите кнопку ОК.
3. Установите флажок рядом с правилом красным цветом.
4. Щелкните ссылки в разделе Описание правила и измените правило при необходимости, а затем нажмите кнопку ОК.

Чтобы изменить параметры, имя, расположение или поведение правила, выполните следующие действия:

1. Щелкните Файл > Управление правилами & оповещениями.
2. Установите флажок рядом с правилом, которое требуется изменить.
3. Щелкните Изменить правило, выберите тип изменения, которое вы хотите внести, а затем выполните действия.

Примечание: Чтобы удалить правило, в диалоговом окне Правила и оповещения проверка поле рядом с правилом и нажмите кнопку Удалить.

Удаление правила

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.
2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.
3. Нажмите кнопки Удалить>ОК.

Выполнение правил вручную

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.
2. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.
3. Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК. Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.
4. В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.
5. Нажмите Выполнить.